Descubra os 11 principais métodos e técnicas de feedback e saiba como dar um feedback eficaz
O caminho para o mau desempenho dos trabalhadores está cheio de boas intenções. Ao dar feedback, não quer ser a razão da desmotivação do trabalhador. Por isso, reprime as suas preocupações e permite que eles repitam os erros.
Ao desviar o nariz do problema, o seu pessoal não saberá se está a sair-se bem ou mal. Isto cria espaço para uma baixa moral. Os funcionários sentir-se-ão desmotivados para atingir os objectivos, o que acabará por resultar naquilo que estava a tentar evitar.
A principal conclusão deste cenário é que o feedback é imprescindível para todas as organizações que se esforçam por se manterem no topo. Mas, mais importante ainda, é necessário dar esse feedback da forma correcta.
Suponhamos que decide dar feedback e acaba por ser demasiado pessoal ou duro. Esta abordagem pode ter consequências desastrosas para si, para o empregado e para a organização.
Este artigo explica extensivamente os diferentes tipos de feedback e as técnicas para evitar tais desastres.
🔄 Porque é que o feedback correto é importante
Apenas 2% dos trabalhadores se empenham após o feedback.
Mas um feedback eficaz é mais do que uma simples sessão de avaliação organizada entre os gestores e os seus subordinados directos.
Em vez disso, trata-se de um processo contínuo caracterizado pela troca de feedback construtivo, pelo agendamento de acções de acompanhamento e pela definição de objectivos SMART.
Todos estes factores asseguram que os maus hábitos não se tornem mais importantes no futuro.
Nem todos os trabalhadores são iguais, pelo que uma técnica única não é ideal. Os métodos de feedback correctos têm em conta esta natureza dinâmica dos trabalhadores e ajudam-no a tomar decisões informadas na resolução de problemas.
Alguns empregados são extrovertidos e não hesitam em sentar-se frente a frente consigo para receber um feedback construtivo.
Outros podem ser demasiado tímidos para o olhar nos olhos e preferir que isso seja feito de forma anónima através do feedback 360.
Tipos de feedback dos trabalhadores
Por fornecedor
Auto-feedback significa dar feedback a si próprio.
As perguntas de auto-feedback levam os empregados a obter informações sobre o seu desempenho, identificando os pontos fortes, os pontos fracos e as realizações. Isto ajuda-o a determinar os próximos passos para se tornar melhor, ao mesmo tempo que obtém o apoio dos seus colegas de trabalho.
O feedback dos pares (ou avaliação 360º) refere-se à troca de feedback entre colaboradores.
A avaliação pelos pares pode ser feita de forma anónima. Normalmente, os pares partilham as suas ideias através de formulários de inquérito criados pelos gestores ou pelas operações de pessoal.
O feedback dos pares pode centrar-se nas aptidões e competências específicas da função ou em áreas mais genéricas como a colaboração, a contribuição para a equipa, etc.
Os trabalhadores desenvolvem um sentimento de solidariedade quando todos realizam tarefas semelhantes e partilham diariamente o mesmo espaço de trabalho. Esta estreita relação de trabalho faz com que se conheçam melhor uns aos outros, por vezes até melhor do que os directores.
Além disso, coloca-os na melhor posição para darem feedback perspicaz uns aos outros.
O feedback do gestor, também conhecido como feedback ascendente, move-se da base da hierarquia para o topo.
Aqui, os trabalhadores dão feedback aos seus gestores e não o contrário.
Este tipo de feedback ajuda os gestores:
- descobrir pontos cegos;
- abordar as falhas de competências de gestão que possam estar a causar ou a contribuir para o fraco desempenho ou a falta de empenho dos trabalhadores.
Feedback descendente é um fluxo de feedback do topo para a base da hierarquia.
Pode implicar que os gestores façam avaliações de desempenho individuais com os seus subordinados directos ou que preencham inquéritos de feedback descendente.
Após a recolha de feedback, o gestor informa o colaborador sobre o seu desempenho, as áreas em que não está a ter um bom desempenho e o que pode fazer para melhorar.
Por formato
O feedback informal refere-se ao feedback que é dado de forma casual e não profissional. Não é necessário agendar uma data ou planear a sua realização, uma vez que pode acontecer ao acaso.
Por exemplo, os colegas podem partilhar feedback informal enquanto tomam café na sala de descanso.
O feedback formal tem de ser programado e é contínuo. As avaliações formais são também obrigatórias, o que significa que todos os empregados têm de participar. Exemplos disto são as avaliações anuais do desempenho ou o feedback do gestor e dos pares.
O feedback formativo funciona como um teste-piloto. Tem lugar antes ou durante a integração ou formação dos empregados. O seu objectivo é ajudar os gestores a obter respostas dos empregados sobre o que falta na formação e como podem adaptá-la para satisfazer as suas necessidades.
Por exemplo, o feedback formativo responde a perguntas como: "Os tópicos da formação estão a ser ensinados de acordo com a sua compreensão?", "Há indicações de que os objectivos da formação serão atingidos?"
O feedback sumativo ocorre após o fim de um programa de formação. É a resposta dos empregados que os gestores utilizam para medir a eficácia da formação.
Por exemplo, os gestores testarão os empregados com base nos tópicos de formação para avaliar melhorias significativas nas competências e proficiências dos empregados. Os resultados influenciarão então as decisões dos gestores sobre o melhor caminho a seguir.
Por qualidade
Feedback construtivo combina factos e observações em vez de rumores ou suposições. O objectivo é ajudar o receptor a compreender o que está a fazer bem ou mal e o impacto na organização. Também lhes permite saber que têm a oportunidade de corrigir os seus erros, ajudando-os a definir objectivos.
Entretanto, quem dá o feedback mantém-se objectivo e põe de lado os sentimentos pessoais em relação ao receptor, o que aumenta a sua eficácia.
Por exemplo: "Sarah, admiro a tua voz durante as reuniões. Penso que seria melhor não interromper os seus colegas até eles acabarem de falar. Da próxima vez, podes tentar fazer um sinal ao presidente para evitar interrupções. O que achas?"
Precisa de mais exemplos? Reunimos 30 exemplos adicionais de feedback construtivo para cenários de competências e comportamentos específicos. Além disso, também incluímos algumas dicas práticas para os gestores.
O feedback destrutivo é qualquer feedback que ataca directamente a personalidade dos colaboradores ou se aproveita das suas falhas. Não diz ao destinatário qual é o problema, como e porquê é um problema e o que pode fazer para o resolver.
Por exemplo: "Sarah, falas demasiado".
O feedback de apreciação é um tipo de feedback que se centra na apreciação dos empregados. O objectivo é reconhecê-los pelo seu trabalho árduo e contribuições para o local de trabalho.
Por exemplo: "Obrigado por me acompanhar e me ajudar a manter-me actualizado em relação aos projectos. É um excelente coordenador de equipa".
👩🏫 5 Técnicas para dar feedback
A sanduíche de feedback
As sanduíches de feedback são cobertas com:
- um elogio no topo;
- uma afirmação negativa no meio;
- outra declaração positiva no final.
Eis o seu aspecto:
O pãozinho de cima: Thomas, adorei a sua apresentação sobre a integração de novas contratações de forma mais eficaz.
A carne: No entanto, achei que precisava de ser mais cativante. Tente encurtar o texto e torná-lo mais animado.
O pãozinho de base: Mas no geral, óptimo trabalho! Continuem o bom trabalho!
Esta técnica de avaliação e evitação remonta aos antigos filósofos gregos Demócrito e Aristipo. Estes desenvolveram uma teoria sobre o facto de ser da natureza humana maximizar o prazer e evitar a dor em todos os momentos da nossa existência.
Actualmente, muitos empregadores utilizam esta técnica para atenuar as críticas que fazem aos trabalhadores.
Mas a sandes de feedback não é a mais saborosa de engolir.
Embora funcione como uma muleta para os gestores se apoiarem, a mensagem central do feedback perde-se no caminho. Os seus empregados podem começar a pensar: "Estive bem ou não estive bem? Estou confuso".
Da próxima vez que tentar dar feedback, as pessoas poderão esperar más notícias depois das positivas, diminuindo assim a confiança.
Para resolver este problema:
- Comece pelos aspectos positivos;
- dar um contributo construtivo;
- termine o feedback com soluções práticas que os empregados possam utilizar para rectificar a situação, em vez de misturar o seu ponto principal com mais elogios.
Diálogos de melhoria
Os diálogos de melhoria são métodos de feedback divertidos para fazer os empregados falarem sem os pressionar com perguntas para darem feedback. O jogo é simples. Você e um empregado sentam-se juntos para tirar de uma pilha de cartões ou escolher de uma lista com diálogos semi-acabados escritos neles.
Cada afirmação representa um tópico diferente.
Por exemplo: "Tenho um melhor desempenho quando..." (factores de desempenho), "Quero aprender mais sobre..." (necessidades de formação).
Quando os empregados escolhem uma afirmação, têm de a terminar com o que lhes vier à cabeça.
Por exemplo: "Tenho melhor desempenho quando estou num ambiente de colaboração."
Depois, cabe-lhe a si responder com a sua própria declaração.
Esta contribuição mantém a bola a rolar e ajuda-o a construir a conversa com o seu contributo. Desta forma, pode obter informações suficientes sobre o tópico.
Quando o conseguir, o jogo continua com o seu empregado a escolher outra carta ou outra afirmação.
O script DESC
O feedback ineficaz é vago e desfocado, dois problemas significativos que o guião DESC tenta resolver.
O acrónimo DESC significa Descrever, Exprimir, Especificar e Consequências. O seu objectivo é dar uma imagem perfeita do problema ao receptor do feedback e ajudá-lo a compreender o resultado pretendido.
A parte descritiva do feedback incide sobre o comportamento observado pessoalmente por quem o dá, e não sobre as observações colectivas dos seus colegas.
O facto de receber informações individuais elimina qualquer possibilidade de o destinatário se sentir perseguido pelos seus pares.
A fase de expressão da técnica DESC é quando diz ao receptor como é que a situação o fez sentir ou teve um impacto negativo. Em seguida, especifica o que gostaria que ele fizesse para avançar e diz-lhe os resultados do que está a sugerir (tanto positivos como negativos).
Por exemplo: "Ethan, ontem fiquei no escritório para acabar o nosso projecto. Por isso, cheguei tarde a casa. Senti-me stressada com a responsabilidade de tratar das nossas duas tarefas. Preferia que trabalhássemos em conjunto no futuro. Desta forma, podemos concluir os projectos mais cedo e ter um avanço no próximo".
O quê e porquê
A técnica "O quê e porquê" é simples.
Sempre que quiser dar um feedback positivo ou fazer uma crítica construtiva, concentre-se no que o funcionário fez (o quê) e depois diga-lhe porque é que foi eficaz ou ineficaz (o porquê).
Esta técnica elimina as dúvidas e os receios de qualquer trabalhador, uma vez que este saberá que não se trata da sua personalidade. Em vez disso, trata-se de algo que fez e verá as repercussões dessa acção.
No futuro, deverá ser mais fácil tomar mais atitudes positivas ou evitar a repetição de erros.
Por exemplo: "Nádia, sinto que a sua atitude atenciosa para com o nosso cliente o deixou à vontade. Pude ver que se sentiram valorizados e mais dispostos a discutir o negócio."
Alimentação
O feedforward está mais preocupado com o futuro do que o feedback, onde o foco está nos comportamentos passados ou actuais.
O objectivo desta técnica é desviar a atenção das acções que não podemos mudar.
Os erros e as acções já cometidos estão gravados na pedra. Como não se pode voltar atrás no tempo para os alterar, a melhor solução é alargar as possibilidades do futuro. O objectivo do feedforward é evitar que se cometa outro erro.
O feedforward não diz: "Mike, tens chegado atrasado ao trabalho nos últimos três dias". Em vez disso, diz: "Durante as próximas semanas, Mike, sugiro que apanhes boleia com o Tomás. Ele consegue sempre chegar mais cedo ao escritório".
💡 4 dicas para dar um feedback mais eficaz
1. Ser específico
É fácil jogar com o jogo da culpa e apresentar um registo dos erros cometidos pelos seus empregados nas últimas semanas.
Mas o feedback torna-se obsoleto e ineficaz quando é feito com rodeios.
Em vez disso, concentre-se num comportamento que os seus empregados tenham demonstrado recentemente e explique porque é que esse comportamento é um problema.
Não parta do princípio de que eles têm todo o contexto. Eles podem nem sequer saber que se trata de um problema importante até o apontar.
Por exemplo, não diga: "Ana, estás sempre a interromper-me quando falo".
Isso coloca o trabalhador numa posição defensiva, perguntando-se quando é que isso aconteceu.
Depois, são obrigados a provar que estás errado.
Eis uma melhor forma de abordar o problema.
"Anna, esta manhã, durante a reunião de equipa, interrompeu o meu discurso...."
Esta abordagem especifica a altura em que a situação ocorreu e o local onde ocorreu. Assim, é mais fácil para os empregados lembrarem-se e corrigirem os seus erros.
2. Ouvir
34% dos trabalhadores afirmam que os seus gestores não ouvem as suas opiniões.
Muitas vezes, os gestores são apanhados a dizer aos seus colaboradores o que estão a fazer de certo ou errado. Mas também é essencial parar por um momento e ouvir. Pode estar a contribuir para o problema.
Ouvir as perspectivas dos seus empregados pode revelar erros que nem sequer se apercebe que está a cometer.
Ajudá-lo-á também a criar soluções realistas para os problemas no local de trabalho.
3. Dar conselhos práticos
Termine sempre o feedback sugerindo soluções para ajudar os empregados a saber qual o próximo passo.
Eles nem sempre conseguem ler a nossa mente.
Por isso, pode dizer-se: "Preciso que melhorem os vossos desenhos de I.U." e eles não saberão o que quer dizer.
Ponha-se no lugar deles e aconselhe-os sobre a forma como abordaria a situação.
Acima de tudo, que estas soluções sejam viáveis e personalizadas de acordo com as suas necessidades.
Seria lamentável aconselhá-los a inscreverem-se em cursos de formação dispendiosos que o seu orçamento e os seus horários não podem comportar.
4. Ser coerente
Crie uma cultura de feedback em que todos esperem o feedback e estejam preparados para ele com antecedência. Incentive a mentalidade de crescimento na sua organização, oferecendo programas de formação sobre feedback. Desta forma, todos aprendem a dar e a receber feedback correctamente, desde o topo da estrutura organizacional até à base.
Mas, de um modo geral, não se limite a um único canal de feedback. Em vez disso, utilize vários métodos e técnicas de feedback para garantir que todos os funcionários se sintam confortáveis.
Sugestão: Utilize um software de feedback 360º e permita definições de anonimato rigorosas para os mais tímidos. Além disso, utilize interacções individuais para discutir os resultados.
➡️ Criar uma cultura de feedback para impulsionar o desempenho e o crescimento
Por mais terrível que possa parecer a ideia de dar feedback, é a forma mais eficaz de criar confiança entre si e os seus empregados.
Os empregados confiarão mais em si se criar um espaço seguro para partilharem as suas opiniões e se utilizar essas opiniões para mudar as coisas na organização. Como resultado, ficarão empenhados e dedicados às suas funções e à produção de resultados.
Mas uma cultura de feedback próspera precisa de mais do que fluxogramas ou reuniões agendadas. Todos têm de estar presentes e os processos envolvidos têm de se adequar às necessidades de todos, uma vez que nem todos os tipos de feedback são iguais.
A nossa solução de feedback permite-lhe criar uma cultura de feedback que se alinha com o ADN da sua organização.
Partilhe o feedback de forma contínua e frequente com os trabalhadores, e não apenas durante as reuniões individuais e os ciclos de avaliação do desempenho.
Fale com os nossos especialistas para obter uma demonstração.