7 dicas para dar feedback eficaz aos funcionários + conselhos de especialistas
Dar um feedback eficaz é crucial na fase de desenvolvimento e retenção da experiência do trabalhador.
No entanto, é fácil cometer erros quando se dá feedback.
Por exemplo, escolher um ambiente errado, acumular críticas e ter uma linguagem corporal negativa pode fazer mais mal do que bem.
É aqui que entra em acção uma estratégia eficaz de feedback dos trabalhadores.
A prestação de um feedback eficaz garante que a sua mensagem é transmitida de forma clara e que os seus trabalhadores ficam motivados para um melhor desempenho.
O que é um feedback eficaz?
Um feedback eficaz consiste em dar informações valiosas e correctivas aos empregados para melhorar o seu desempenho. O feedback eficaz pode ser positivo ou negativo e, normalmente, incide sobre um comportamento ou situação específicos.
Para que o seu feedback seja eficaz, tem de o ser:
- Proactivo: o feedback deve ocorrer pouco tempo depois de um evento, para que os funcionários possam resolver imediatamente as ineficiências.
- Específico: centra-se num aspecto específico que os trabalhadores fizeram e não em toda a sua experiência na organização.
- Objectivo: dar feedback com base no que estudou e não nos seus sentimentos pessoais.
- Construtiva: não deve ter um tom de julgamento ou envolver uma comunicação não violenta. Em vez disso, deve destacar as falhas dos funcionários, o impacto em grande escala da organização e fornecer um plano de ação.
- Consistente: um feedback eficaz dos colaboradores deve ser um processo recorrente e sistemático. Dependendo da sua estrutura organizacional, pode efectuar uma avaliação de desempenho semanal, anual ou trimestral.
Como dar feedback eficaz aos seus empregados com exemplos
Começar pelo positivo
Poderá sentir-se tentado a incluir a sandes de feedback no seu almoço. Uma sanduíche de feedback é quando elogia o seu empregado, chama-lhe a atenção para os seus erros e depois volta a elogiá-lo. Se é esse o seu caso, comece a fazer o contrário.
Este método é um pouco exagerado e dificulta a compreensão do ponto principal para os empregados. Em vez disso, comece com um comentário positivo. Pode ser sobre as últimas realizações dos seus empregados ou sobre um projecto em que estejam a trabalhar actualmente.
Diga algo do género: "Ana, estou muito impressionado com o design da interface do utilizador da nossa aplicação de fitness. Está a dar um excelente exemplo a todos os membros da equipa". Em seguida, continue a dar frases de feedback construtivo.
Eis como o pode fazer sem parecer intimidante:
- Faça uma pausa depois de dar um feedback positivo. Permita que os seus empregados processem o que acabou de dizer e respondam.
- Diga-lhes porque é que marcou a reunião privada.
- Evite usar "mas" - em alternativa, separe o feedback positivo do negativo. Por exemplo, "Primeiro, gostaria de dizer... (fazer elogios). Em segundo lugar, acho que seria melhor se... (dar feedback construtivo)".
Ser específico
Vejamos estes dois exemplos:
"Anna, adorei os novos botões interactivos que adicionou à nossa aplicação de fitness. Mas sinto que estão a entrar em conflito com o tema. Podes reduzir os tamanhos?"
Contra...
"Anna, óptimo trabalho! Mas tens de melhorar os teus desenhos."
A primeira declaração é um feedback específico. Indica ao empregado os seus pontos fortes e os pontos em que precisa de fazer alterações no seu trabalho. Entretanto, a segunda declaração é genérica e confusa. Não mostra ao UX designer o que é que os designs precisam de modificar.
Ao dar feedback específico aos empregados, como na primeira afirmação, Michael AlexisDirector Executivo da teambuilding.com, diz:
A minha dica número um para dar feedback aos empregados é ser mais directo. Experimente perguntar aos membros da sua equipa: "Numa escala de 1 a 10, até que ponto é directo no feedback? Muitas pessoas responderão "6, 7 ou 8", explicando que isso ajuda a amortecer a mensagem e a proteger os sentimentos do destinatário.
Depois, faça uma pergunta complementar: "Nessa mesma escala, até que ponto quer receber feedback directamente? Vai ouvir muitos "9" e "10". A questão é que as pessoas querem um feedback directo e são mais resistentes do que se possa pensar. Quando se dá às pessoas informações claras e transparentes, dá-se-lhes também a oportunidade de responder, explicar, melhorar, etc. é uma situação em que todos ganham."
Ser objetivo
A objectividade ao dar feedback significa referir-se a comportamentos que você próprio observou. Não baseie o seu feedback em rumores e boatos que circulam no local de trabalho. Em vez disso, transforme a sua observação em pontos de dados para tornar o seu feedback sólido e com impacto.
Por exemplo, não utilize frases como: "Está sempre atrasado para o trabalho e isso está a começar a afectar o seu desempenho." Esta afirmação cria espaço para a defensiva dos empregados, que provavelmente irão contrariar a sua opinião em vez de ajustarem o seu comportamento.
Em vez disso, opte pelo modelo Situação-Comportamento-Impacto.
Por exemplo, diga: "Nos últimos três dias (a situação), tem estado ausente das reuniões (o comportamento) e reparei que isso está a afectar o progresso do nosso projecto actual (o impacto)."
Conduzir a conversa por este caminho mostra que está ciente do problema. Viu como ele afecta toda a gente e agora está a tomar medidas proactivas para o resolver, independentemente dos seus sentimentos pessoais em relação ao empregado.
Leanne RenningerFundadora da LifeLabs Learning, diz que outra razão para adoptar esta abordagem é o facto de reforçar o comportamento positivo:
"Queremos ser capazes de especificar exactamente o que queremos que a outra pessoa aumente ou diminua. E se nos cingirmos a palavras vagas, a pessoa não terá qualquer pista sobre o que fazer para continuar a repetir esse comportamento."
Utilize estas dicas práticas de feedback para manter a objectividade:
- Desviar a conversa dos hábitos pessoais. Mantenha a conversa centrada na situação e não na pessoa.
- Não parta do princípio de que os seus empregados têm todo o contexto de fundo. Defina a natureza do problema e mostre-lhes porque é que é um problema.
- Não tenha medo de dar feedback negativo. Evite suavizar o golpe com uma sanduíche de feedback.
- Ouça a versão deles da história. Esteja aberto à possibilidade de estar a contribuir para o problema.
Dar conselhos práticos
Em contraste com a sanduíche de feedback, o feedback eficaz dos colaboradores começa de forma positiva, coloca a crítica construtiva no meio e termina com passos accionáveis que darão aos colaboradores a oportunidade de melhorar.
É vital que dê estes passos depois de transmitir o resultado final do seu feedback. Isto ajudará os seus empregados a sentirem-se confiantes, pois mostra a sua preocupação com o progresso deles e o seu interesse pelo seu sucesso. Assim, a atenção deles deixa de estar centrada no aspecto negativo do seu feedback e passa a estar centrada no progresso.
Por exemplo, pode dizer: "Um dos hábitos que me tem ajudado a chegar cedo ao trabalho de forma consistente é completar metade da minha lista de tarefas na noite anterior. Isso também funcionaria para si?".
Outras medidas práticas que pode tomar incluem
- Agendar reuniões de acompanhamento
- Partilhe soluções que possam ser relacionadas. Refira como essas medidas funcionaram para si ou utilize outros estudos de caso.
- Fornecer-lhes os recursos necessários.
- Chame a atenção para acções positivas que gostaria de ver mais.
Tornar o feedback frequente
32% dos trabalhadores têm de esperar mais de três meses para receber feedback do seu chefe de equipa.
A frequência do feedback depende da sua estrutura organizacional e do seu calendário, mas o ideal é dar feedback logo após a ocorrência de uma situação. Quanto mais cedo der feedback aos empregados, mais cedo eles poderão fazer as alterações necessárias.
Director Executivo da SnackNation, Sean Kellyafirma que:
Se não o fizeres, outras coisas vão preencher o espaço na lacuna. Não verá essa pessoa ou não se relacionará com ela pessoalmente durante mais quatro ou cinco dias ou uma semana ou duas semanas. Nessa altura, já perdeu a oportunidade, porque vai parecer estranho. Se falarmos nisso, é do tipo: "O quê? Tens estado sentado e a sentir-te assim?" ou "Tens acumulado algum ressentimento?"
Neste cenário, é mais provável que os empregados se esqueçam de determinadas situações ou comportamentos. Isto dificultará a resolução de problemas.
No entanto, ao mesmo tempo, o feedback frequente pode rapidamente tornar-se esmagador ou parecer uma microgestão.
Eis como evitar que isso aconteça:
- Verifique os seus motivos antes de dar feedback. Está a fazê-lo porque está irritado ou porque quer realmente melhorar a situação?
- Utilize ferramentas de feedback para complementar uma reunião formal - por exemplo, Qualtrics, Impraise e Weekdone.
- Observe o ambiente. Se os seus empregados estiverem tensos ou emotivos, não é a altura certa - espere até que o calor diminua.
Comunicar cara a cara
Reunir-se individualmente com os empregados é essencial para estabelecer a confiança. Permite-lhes ler a sua linguagem corporal e saber se está a ser transparente. Também estimulará a produtividade, uma vez que o empregado levará a situação mais a sério do que se ler o seu feedback por correio electrónico.
Além disso, dar feedback por escrito pode aumentar as hipóteses de má interpretação. Os seus empregados podem facilmente confundir o seu ponto de exclamação com um sinal de raiva ou gritaria. Na realidade, está a tentar dizer-lhes que a situação é urgente.
Sobre esta nota, Alexandria Butlerfundadora do Sista Circle, aconselha que:
Quer dar um feedback eficaz aos empregados? Conheça os seus colaboradores.
Todas as pessoas comunicam de forma diferente e todas têm gatilhos diferentes. É importante passar algum tempo com os membros da sua equipa para os conhecer como seres humanos.
Pergunte-lhes quais são as suas relações profissionais favoritas e os seus piores momentos profissionais. Compreender a personalidade de uma pessoa e as suas irritações ajudá-lo-á a dar o melhor feedback possível - da melhor forma possível.
Para isso:
- Crie um ambiente confortável para encorajar os empregados a falar. Organize a sessão de feedback numa sala de reuniões ou num escritório privado.
- Manter uma boa linguagem corporal. Estabeleça contacto visual para mostrar o seu interesse. Não incline o seu corpo para longe deles (vontade de sair) nem cruze os braços (hostilidade/defesa).
Nota: Para ajudar as pessoas a compreender a personalidade, os altos e baixos de cada um, desenvolvemos uma rotina dedicada:"Conversas que interessam".
Trata-se de uma rotina de ligação quinzenal divertida que junta as pessoas e as incentiva a falar sobre os seus "pontos altos e baixos mais altos".
Ouvir primeiro
Lembre-se de que o objectivo do feedback é melhorar o desempenho do funcionário e não intimidá-lo ou encurralá-lo. O processo também tem a ver consigo. A realização de sessões individuais de feedback com os funcionários pode esclarecer erros de gestão inconscientes que esteja a cometer.
Maciek KubiakDirector de Pessoal da PhotoAiD, afirma que:
Ouvir e estar atento são duas ferramentas muito importantes com que pode contar para tornar a sua equipa mais produtiva. Uma vez que o feedback construtivo é dado numa conversa, quando a outra pessoa da equipa se sente ouvida, cultiva-se a confiança entre os funcionários e a empresa.
Além disso, ambas as partes devem ouvir para dialogar e encontrar oportunidades para melhorar o desempenho da equipa de trabalho. Da mesma forma, isso permite que um ambiente de trabalho positivo se torne uma realidade em organizações que incentivam a escuta activa e o feedback construtivo desta forma.
Ouvir também evita que se fique preso a tentar resolver um problema que não tem solução.
Por exemplo, a razão pela qual o seu empregado começa subitamente a chegar tarde pode dever-se a responsabilidades familiares. Pode ter bebés ou pessoas dependentes que precisem de cuidados antes de sair de casa.
Quando se consegue identificar a origem da situação, é possível apresentar soluções realistas, como a abertura de uma creche para os pais ou a actualização das políticas de licença.
Torne-se um melhor ouvinte dos seus empregados com os seguintes passos:
- Minimizar as distracções no ambiente. Desligue os aparelhos e dedique toda a sua atenção.
- Aprenda competências de comunicação suave para desenvolver a sua inteligência emocional.
- Peça sugestões de melhoria para aperfeiçoar as suas capacidades de liderança.
💡 Confira: 30 exemplos de feedback construtivo para cenários de habilidades e comportamentos específicos e 36 exemplos de feedback construtivo para pessoas de alto desempenho.
Como receber feedback no local de trabalho
Um feedback eficaz funciona nos dois sentidos: para os líderes de RH se tornarem melhores nas suas funções e para os empregados aperfeiçoarem os seus comportamentos e desempenhos.
Se se encontrar na posição de receptor de feedback no local de trabalho, a primeira coisa que tem de fazer é ouvir. Ouça as opiniões e não interrompa os seus empregados durante o feedback em curso -espere até eles acabarem de falar.
Mas não se trata apenas de ter paciência para ouvir. Esteja aberto às sugestões e ideias do orador. Quando já tiver ouvido tudo, tenha em atenção as suas reacções. As acções falam mais alto do que as palavras, pelo que a mais pequena subida de tom ou alteração da linguagem corporal pode transmitir uma mensagem negativa.
Faça perguntas e peça exemplos de casos em que cometeu erros para obter esclarecimentos. Reflicta sobre o que acabou de ouvir e não se apresse a arranjar desculpas. Em vez disso, pense na validade do feedback. O orador é apenas uma fracção do número total de funcionários da organização, pelo que nem sempre tem de agir em conformidade.
Confirme com outros empregados a exactidão do feedback antes de tomar decisões. Seguem-se algumas medidas adicionais que pode tomar para receber feedback de forma profissional no local de trabalho:
- Praticar a gestão da raiva ou do stress. Fazer exercícios de respiração para aumentar a tolerância a situações incómodas.
- Apreciar o feedback para encorajar a abertura.
- Assuma os seus erros e peça desculpa quando necessário.
Como estabelecer uma cultura de feedback
Uma cultura de feedback refere-se ao hábito de partilhar feedback entre pares dentro de uma organização. Uma boa cultura de feedback é aquela em que os colaboradores sentem que podem partilhar as suas ideias, independentemente do papel do receptor. É mais provável que os colaboradores aceitem o feedback se virem que os seus líderes praticam o que pregam e que ninguém está acima do sistema.
As melhores práticas que se seguem ajudá-lo-ão a implementar uma cultura de feedback saudável na sua organização:
Dar formação sobre feedback
Todos os funcionários da organização devem aprender a receber e a dar feedback, desde o nível mais baixo até ao topo da hierarquia. É útil elaborar uma diretriz ou um curso de formação para simplificar o processo de feedback. A diretriz de feedback deve definir:
- Quem dá o feedback
- Quem o recebe
- A frequência e o procedimento
- O objectivo e as expectativas
Organizar aulas de formação para ensinar a comunicar eficazmente. Partilhe materiais ou recursos para promover uma aprendizagem rápida. Por exemplo, considere o modelo da Janela de Johari -umaferramenta popular para ilustrar e melhorar a auto-consciência e a compreensão mútua dos colegas de equipa.
Sugestão: Partilhe os materiais sob a forma de guias de instruções e vídeos digitais.
Utilizar múltiplos canais de comunicação
Muitas organizações têm dificuldade em estabelecer uma boa cultura de feedback devido à sua amplitude de controlo. Os directores têm demasiados funcionários sob a sua alçada, o que torna impossível ter tempo individual com os empregados. Por isso, dependem do feedback do grupo.
A principal desvantagem da avaliação em grupo é o facto de não permitir que se aproxime de um funcionário. Os trabalhadores não saberão exactamente o que estão a fazer bem ou o que está errado na sua rotina. A melhor estratégia é combinar vários canais de feedback.
Por exemplo, avalie a situação para determinar qual a estrutura de feedback que funciona. O feedback em grupo é ideal para quando é necessário alinhar vários funcionários com um determinado objectivo ou resultado. Mas se precisar de se relacionar com os funcionários a um nível mais profundo, as discussões individuais são a chave.
Outros canais de feedback que pode utilizar incluem:
- Feedback 360é um sistema de feedback abrangente em que todos dão o seu contributo. Por exemplo, gestores, supervisores e até clientes.
- Feedback virtual: elimina as reuniões presenciais, sendo eficaz para os trabalhadores à distância.
- Comentários anónimosO feedback anónimo: oculta a identidade dos participantes no feedback. Os colaboradores sentem-se mais confiantes para falar quando não lhes são garantidas quaisquer consequências.
Fazer disso uma rotina
Responsabilize os seus empregados pelas suas acções depois de receberem feedback.
Dica n.º 1: Crie um sistema que meça o progresso dos colaboradores, como a definição de indicadores-chave de desempenho (KPI) ou objectivos de desempenho SMART.
Dica n.º 2: Encoraje os seus empregados e os chefes de equipa a estabelecerem rotinas de check-in para partilharem feedback. Desta forma, combina dados quantificáveis com interacções presenciais e concebe soluções tangíveis. As reuniões 1:1 são um ótimo formato para isto.
Benefícios do feedback no local de trabalho
Aumenta a motivação
As organizações que investem num feedback eficaz registam um aumento de 2,5 vezes no envolvimento dos trabalhadores.
Quando se dá feedback, os empregados têm consciência de si próprios.
Ficam esclarecidos sobre a verdadeira dimensão do seu impacto na organização e sobre o seu desempenho. Se estiverem a ficar para trás, serão motivados a ter um melhor desempenho.
Aprendizagem contínua
75% dos trabalhadores são apanhados em tarefas monótonas e horas prolongadas no local de trabalho. Esta situação pode afectar o seu bem-estar e desempenho, provocando o esgotamento.
No entanto, um feedback regular e eficaz pode levá-los a aprender algo novo e a melhorar as suas competências.
Melhora as relações
Impor as suas opiniões e centrar-se nos aspectos negativos durante o feedback pode levar os trabalhadores a desenvolverem sentimentos de ressentimento em relação a si. Pelo contrário, quando dá um feedback eficaz, estabelece um sistema de confiança em que os trabalhadores podem dizer-lhe tudo.
Também melhora as relações ao nível da experiência do candidato.
52% dos candidatos afirmaram que voltariam a candidatar-se a uma organização se recebessem conselhos de contratação ou feedback sobre o seu desempenho após uma rejeição. Esta relação positiva pode aumentar as suas referências. Esses candidatos são mais propensos a deixar boas críticas sobre sua organização.
Bom para o desenvolvimento pessoal
Os estudos mostram que existe uma ligação entre o feedback positivo e a auto-eficácia. O feedback pode aumentar a auto-estima dos trabalhadores quando é dado de forma eficaz. Fá-los-á pensar: "Sou um trabalhador produtivo. Hoje tive um desempenho fraco. No entanto, posso ser melhor se seguir este processo".
Por outro lado, um feedback totalmente negativo diz-lhes "não és suficientemente bom", o que pode afectar a sua saúde mental.
Utilizar o feedback eficaz como um motor de crescimento, com a Zavvy
Dar feedback pode ser difícil. Ninguém gosta de ser o mau da fita na conversa, mas não tem de o ser. Torna-se mais fácil quando não deixa que os seus empregados resolvam os erros sozinhos.
Ao dar um feedback eficaz, não se limite a dizer ao seu pessoal que está a fazer algo errado, mas ofereça soluções.
Trabalhe em conjunto para encontrar soluções em vez de lhes dar ordens. Conduza a conversa com listas de tópicos sobre o que eles podem fazer para melhorar e adicione-os a um plano de desenvolvimento do funcionário.
Quando melhorarem, reconheça os seus êxitos.
A criação de um sistema de feedback eficaz não é um trabalho de um dia. No entanto, com consistência nas práticas acima referidas e reforço positivo, pode obter melhores resultados na sua organização ao longo do tempo.
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