Formação em feedback: Como melhorar as competências dos gestores para dar e receber feedback
Atualizado:
29.12.2023
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14 minutos
última atualização
29.12.2023
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14 minutos
Última atualização:
29 de dezembro de 2023
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Muitos gestores encaram o facto de dar feedback como um mal necessário e de o receber como uma afronta.
Alguns contornam a questão ou fazem tudo o que está ao seu alcance para evitar partilhar feedback negativo, de modo a não terem de lidar com qualquer reacção emocional.
Para outros líderes, gritar, usar uma honestidade brutal ou proferir longos discursos desmoralizantes é a abordagem mais indicada para criticar o desempenho e as acções dos seus subordinados directos.
Estes métodos podem obter os resultados desejados, mas prejudicam as relações a longo prazo, deixando-o com uma força de trabalho ansiosa, hostil e desinteressada.
É aqui que entra em jogo a formação em feedback: uma necessidade para pessoas em posições de liderança, mesmo para líderes experientes. Esta formação permite-lhes aprender diferentes modelos e técnicas para dar e receber positivo ou feedback positivo ou negativo.
Este artigo irá:
Aprofundar a importância da formação em feedback para os gestores.
Discutir estratégias e técnicas comprovadas para melhorar as suas capacidades de dar feedback construtivo.
Partilhe dicas para receber e implementar feedback para o crescimento dos seus líderes.
Ofereça um esboço de curso para a sua próxima formação sobre como dar e receber feedback no local de trabalho.
Dar-lhe um questionário de auto-avaliação para verificar a sua receptividade ao feedback.
Porquê criar formação para receber e dar feedback?
Dar ou responder ao feedback de forma incorrecta pode gerar resultados adversos, como conflitos, desconfiança, insatisfação no trabalho, diminuição da produtividade e desgaste dos trabalhadores.
Vamos explorar o valor de proporcionar aos seus gestores formação sobre como dar e receber feedback.
Dar e receber feedback é uma competência como qualquer outra que precisa de ser desenvolvida
Não se pode esperar que as pessoas sejam excelentes a dar e a receber feedback só porque são gestores.
É preciso ajudá-los a perceber o que está errado no seu processo actual e como podem optimizá-lo para reduzir a ansiedade e transformar cada cenário de feedback numa oportunidade de aprendizagem.
Como diz Alex Milligan, co-fundador e director de marketing (CMO) da NuggMD:
"Há uma fórmula para dar feedback eficazmente e uma e uma linha ténue entre fazer uma crítica útil e falar mal de um empregado. No entanto, poucos gestores sabem distinguir naturalmente a diferença. A formação em matéria de feedback dota os gestores das competências necessárias para transformar até o feedback mais difícil em mensagens motivadoras."
É indispensável para permitir uma cultura orientada para o crescimento
A formação adequada sobre como dar e receber feedback pode transformar a forma como as pessoas na sua organização comunicam.
Se quer mesmo cultivar um ambiente em que os trabalhadores confiem, respeitem e se apoiem mutuamente, a formação em feedback deve fazer parte do seu plano de desenvolvimento da liderança.
Quando as pessoas ficam aquém das expectativas e recebem compreensão, empatia e conselhos construtivos, isso só irá aprofundar os laços no local de trabalho, levando a uma maior felicidade no trabalho e motivação para atingir os objectivos da equipa.
Sharon Heather, Directora de Desenvolvimento Comercial da EasyMerchant Limited, dá crédito a este ponto, baseando-se na sua experiência de mais de uma década em liderança e gestão de pessoas:
"Aprendi que os gestores que recebem formação sobre feedback estão mais bem preparados para dar feedback construtivo aos membros da sua equipa. Isto não só melhora o desempenho individual, como também ajuda a criar uma cultura de melhoria contínua no seio da equipa."
Muitos consideram desconfortável dar e receber feedback
É da natureza humana evitar situações desconfortáveis e ficar na defensiva quando se recebe um feedback menos que positivo. É necessária uma prática consciente para ultrapassar estas definições e aceitar o desconforto e a avaliação externa.
A formação em dar e receber feedback estabelece as bases para tal, fornecendo as ferramentas certas e os recursos de conhecimento necessários para ajudar os gestores a enfrentar o desconforto com compaixão, empatia e honestidade.
Permitirá aos chefes de equipa cultivar uma cultura que dá prioridade ao fornecimento regular de feedback eficaz aos empregados e exige e acolhe com agrado esse feedback.
Pode ser um tema delicado que pode fazer subir ou descer o moral de alguém
Stephen Baldwin, fundador e Director de RH da Assisted Living, afirma:
"A formação em feedback ajuda a desenvolver a inteligência emocional e as qualidades de liderança dos seus gestores. As pessoas respeitam os líderes que admitem os seus erros e aceitam abertamente sugestões para melhorar o seu desempenho."
O objectivo é dar aos seus líderes a capacidade de receberem feedback produtivo com uma mente aberta, em vez de deixarem que este lhes magoe o ego. Por outro lado, também lhes dará as ferramentas para fornecerem feedback accionável que estimule o desenvolvimento e não afaste os empregados.
Reconhecer a importância do feedback
Um feedback eficaz tem em conta o que pretende dizer, as palavras que utiliza para as exprimir e o impacto que a sua comunicação pode ter nos outros.
A formação em dar e receber feedback pode ajudar os gestores a compreender que o feedback é uma dádiva. Sem ele, a organização estagnará.
Este conhecimento levá-los-á a tornarem-se melhores comunicadores que não se coíbem de elogiar. Ou de dizer aos subordinados quais os comportamentos a corrigir ou as competências que devem dedicar mais esforços para melhorar.
O que incluir na suaformação sobre dar e receber feedback?
Naturalmente, a formação da sua empresa sobre como dar e receber feedback reflectirá o seu estilo único, os seus desafios e as suas lacunas de competências.
No entanto, independentemente da forma como conceber o seu programa de formação em matéria de feedback, é necessário incluir determinados elementos para que este seja eficaz.
Objectivos da formação
Antes de planear os seus esforços de formação e criar cursos, deve definir o que espera alcançar com a formação.
Saber de que forma pretende que a formação tenha impacto nos participantes permitir-lhe-á conceber um programa de estudos que aborde as suas principais preocupações e o ajude a atingir esses objectivos.
Para determinar os objectivos de formação que deve definir, pode enviar inquéritos de feedback aos gestores e empregados. O seu objectivo é descobrir o que pensam ou sentem sobre a forma como o feedback é dado e recebido na organização.
Os aspectos do processo de feedback com que tendem a ter dificuldades ou que consideram insatisfatórios são os alvos que a sua formação deve procurar corrigir.
Por exemplo, os seus objectivos podem ser os seguintes
No final desta formação online sobre como dar e receber feedback, os gestores serão capazes de
Compreender a importância de dar e receber feedback.
Aprender diferentes modelos para dar e receber feedback respeitoso.
Identificar a mentalidade e as atitudes necessárias que conduzem a um feedback produtivo.
Pinpoint erros comuns que podem ter consequências negativas no processo de feedback.
Aplicar o contexto para compreender a causa principal dos problemas de desempenho e oferecer feedback situacional.
Desenvolver competências e melhores práticas e implementar planos para emitir e receber críticas construtivas.
Reforçar a confiança e os comportamentos positivos através de feedback.
Vários modelos para ajudar no processo de feedback
Dar feedback é mais do que aquilo que se diz.
A forma como se enquadra a mensagem é igualmente importante.
Não se pode esperar que todos os gestores saibam como encontrar um equilíbrio entre as duas coisas de forma eficaz. Por isso, não se esqueça de ensinar as estruturas para dar feedback da forma correcta.
Os modelos de feedback que ensina na sua formação guiarão os gestores na estruturação de conversas e na apresentação de avaliações claras, específicas e accionáveis, mesmo quando desconfortáveis.
Ajudá-los-á a dar um feedback sincero centrado nas acções e nos comportamentos, e não na personalidade do indivíduo.
Existem muitos tipos diferentes de modelos de feedback que pode utilizar para aumentar a confiança, melhorar a comunicação e estruturar o seu processo de feedback:
Modelo de feedback DESC;
Modelo de feedback STAR;
Modelo de feedback GROW;
Modelo de feedback SBI;
Modelo de feedback IDEA;
Modelo de feedback CEDAR;
Modelo de feedback CEE;
Modelo de feedback BOOST;
Modelo de feedback Pendleton;
Modelo de feedback em sanduíche.
Embora cada modelo tenha as suas características, nenhum quadro de feedback é superior.
Em vez disso, terá de seleccionar uma ou mais quese adeqúem aos participantes com base nas suas dificuldades, experiência e níveis de confiança.
Orientações gerais
Esta é a parte da sua formação em que vai decompor a mensagem principal que está a tentar transmitir.
Os gestores aprenderão sobre os tipos de feedback, a psicologia do feedback e os diferentes modelos de feedback. No entanto, poderá demorar algum tempo até que os consigam executar correctamente.
Continuam a ter de fazer o seu trabalho e a encontrar formas de comunicar com os subordinados directos.
A partilha de directrizes e sugestões gerais de feedback que podem ser implementadas imediatamente permitir-lhes-á começar a mudar a forma como encaram as conversas sobre feedback.
Quando implementarem estas pequenas alterações e obtiverem resultados produtivos, ficarão ainda mais entusiasmados com a incorporação de estruturas mais amplas no seu processo de feedback.
As directrizes têm de ser simples e fáceis de memorizar.
Eis alguns exemplos de directrizes para dar feedback que pode recomendar aos gestores:
Comece com uma pergunta de sim/não para preparar o destinatário para o feedback.
Indique o problema ou comportamento específico com exemplos de quando ocorreu.
Limite-se a um ou dois pontos de cada vez. Demasiado feedback de uma só vez pode sobrecarregar o destinatário.
Descreva como o comportamento o afectou a si, aos outros membros da equipa ou à empresa.
Propor ou fazer um brainstorming de uma solução para evitar que o problema surja no futuro.
As directrizes úteis para receber feedback incluem:
Mostre que está a ouvir activamente; estabeleça contacto visual, resuma o ponto de vista da pessoa e faça perguntas de esclarecimento.
Tenha em atenção o seu tom e a sua linguagem corporal quando responder ao comentário do orador.
Demonstre o seu interesse pela perspectiva deles e pergunte como pode melhorar.
Reserve algum tempo para analisar a informação, reflectir sobre o seu comportamento e decidir se vai utilizar ou ignorar o feedback.
Não há problema em não concordar com as críticas, mas não as leve a peito e procure sempre uma segunda opinião antes de as ignorar.
Dica nº 1: Incentive os gestores a partilharem exemplos de abordagens de feedback que utilizaram no passado e que funcionaram ou não funcionaram para eles.
Dica #2: Analisar bons e maus exemplos de feedback é um óptimo exercício para incluir na sua formação. Prepare-se com exemplos concretos e peça aos gestores para reflectirem sobre eles utilizando as directrizes que partilhou anteriormente.
Eis alguns bons e maus exemplos que pode incluir no seu debate:
"O trabalho da Maria é constantemente inferior e é frustrante trabalhar com ela. Ela precisa de trabalhar mais."
👍 "Embora haja espaço para melhorias, aprecio o esforço que a Mary coloca no seu trabalho. Penso que ela poderia beneficiar de mais formação e orientação sobre como dar prioridade às tarefas."
Actividades de formação sobre como dar e receber feedback
Pôr em prática as teorias que aprenderam sobre dar e receber feedback permitirá aos participantes absorver os conhecimentos e ver como é pô-los em prática.
Por isso, é necessário incorporar actividades de formação no seu programa. Há várias formas de o fazer.
Para começar, pode iniciar cada lição pedindo a todos que partilhem exemplos do que consideram ser um bom ou mau feedback.
Ou pode pedir-lhes que falem sobre a parte do processo de feedback com que têm mais dificuldades.
Não só obterá algumas respostas interessantes, como também levará os participantes a começarem a pensar criticamente sobre a forma como abordam o feedback.
Dica: Considere a possibilidade de utilizar actividades de aprendizagem social, como exercícios de grupo e jogos de papéis no final do curso de formação, para reforçar o tema de uma forma divertida.
Por exemplo, a sua actividade de formação pode consistir em criar cenários e pedir a alguns participantes que dêem feedback utilizando os modelos que lhes foram ensinados. De seguida, outro grupo de participantes recebe o feedback e reage ao mesmo.
O último grupo pode assumir o papel de observador e discutir até que ponto os modelos de feedback e as directrizes foram bem utilizados, o que deveria ter sido evitado e o que teria sido feito melhor.
Sinta-se à vontade para ser tão criativo quanto quiser com as suas actividades de formação para dar e receber feedback. Pode até inspirar-se em jogos populares como as charadas, o bingo e as notas num frasco.
Recolha de conclusões de todos os participantes
É importante que os seus gestores beneficiem da sua formação sobre como dar e receber feedback e não se limitem a fazer o que é necessário.
No final de cada módulo ou curso de formação, convide-os a escrever ou a explicar o que lhes chamou a atenção. Que lições levam consigo ou estão ansiosos por utilizar nas suas interacções de feedback?
As respostas obtidas permitir-lhe-ão aperfeiçoar o seu programa de formação e levar mais gestores a repensar as noções preconcebidas sobre o feedback.
Dicas para líderes, mentores e gestores
Outro ingrediente essencial que deve ser incluído na formação sobre como dar e receber feedback são as dicas práticas. Pense nas dicas como breves indicações para ajudar os participantes a aplicar facilmente o que aprenderam.
Comece por considerar que outros truques os gestores podem utilizar para melhorar a forma como dão e recebem feedback. Este é um excelente local para partilhar quaisquer conselhos úteis adicionais que possam não constar dos principais conteúdos ou cursos de formação.
Pode colocar as suas dicas no final de cada lição de formação ou no final do último módulo.
Questionário para incentivar a retenção de conhecimentos e a participação
Como é que garante que os participantes retêm a informação nos seus cursos de formação?
Fazendo-lhes perguntas.
As avaliações permitir-lhe-ão acompanhar a forma como o gestor absorve os materiais.
Em função das pontuações, é possível saber se os participantes estão a progredir ou a ter dificuldades com o curso de formação.
Estes últimos apontam para algo de errado no seu processo, como maus instrutores, fraca apresentação de conteúdos, estrutura confusa e cursos aborrecidos ou longos.
Os testes também ajudam a reforçar os conhecimentos antigos e novos, tornando-os mais fáceis de recordar no futuro.
Pense em adicionar pequenos questionários no final de cada lição e, claro, um questionário final no final de todo o curso de formação.
Dica #1: Mantenha a linguagem do seu teste o mais simples possível e opte por perguntas curtas para evitar confundir os alunos.
Dica#2: Recomendamos a utilização de uma mistura de perguntas - correspondência, escolha múltipla, preenchimento de espaços em branco e verdadeiro ou falso - no seu teste.
Dica #3: Evite usar perguntas abertas, a menos que seja necessário, porque elas exigem mais esforço para responder e as respostas são mais difíceis de analisar e interpretar para os relatórios de treinamento.
Eis alguns exemplos de perguntas de resposta única para incluir na sua formação:
1. Porque é que o feedback é importante na liderança?
a) Ajuda os líderes a melhorar as suas capacidades de comunicação.
b) Permite que os trabalhadores se sintam valorizados e ouvidos.
c) Promove o crescimento e o desenvolvimento contínuos tanto dos dirigentes como dos trabalhadores.
d) Ajuda os líderes a manter o controlo sobre as suas equipas.
2. Qual das seguintes opções NÃO é uma vantagem de dar feedback regularmente?
a) Aumento da motivação e do empenhamento dos trabalhadores.
b) Melhoria do desempenho e da produtividade da equipa.
c) Prevenção de surpresas aquando da avaliação do desempenho.
d) Incentivar a competição e a rivalidade entre os membros da equipa.
Utilizar um inquérito para recolher feedback e medir a eficácia da formação
O seu trabalho não termina depois de os gestores concluírem o curso de formação.
Continua a ser necessário avaliar o sucesso do seu programa de formação.
A forma mais eficaz de o fazer é criar inquéritos de feedback pós-formação para enviar aos participantes no final da formação.
Se fizer as perguntas certas , o seu inquérito fornecerá feedback quantitativo e qualitativo de várias perspectivas.
A sua equipa de aprendizagem e desenvolvimento pode então aproveitar estes dados para aumentar o envolvimento na formação e melhorar a qualidade das suas futuras actividades de formação sobre dar e receber feedback.
A sua avaliação pós-formação deve centrar-se nos seguintes objectivos principais
Medir em que medida os participantes consideraram a formação cativante e pertinente.
Identificar se a formação correspondeu às expectativas dos gestores.
Avaliar se os participantes adquiriram novas competências ou conhecimentos com a formação
Descobrir o que os participantes pensam sobre o conteúdo, a estrutura, a realização e a duração da formação.
Determinar em que medida os participantes aplicaram ou estão a aplicar as aprendizagens da formação no local de trabalho.
Avaliar se a formação atingiu os objectivos pretendidos.
As perguntas que incluir no seu inquérito devem abordar estes pontos e ajudá-lo a responder-lhes.
👩🎓 Descrição do curso de formação "Dar e receber feedback
O que este modelo contém: Ensine os seus líderes de pessoal a criar uma cultura de comunicação aberta e a promover o desenvolvimento contínuo com este esboço de curso de formação abrangente. O modelo inclui oito módulos com tópicos, actividades de aprendizagem envolventes e exercícios de feedback impactantes para os gestores.
Porque é que é benéfico: A criação de um curso de formação pode consumir muito tempo e esforço. Este modelo faz todo o trabalho pesado por si, descrevendo todos os conteúdos e actividades que a sua formação sobre como dar e receber feedback irá abranger. Desta forma, pode saltar várias etapas e semanas de planeamento e ir directamente para a preparação dos seus materiais de formação.
Em alternativa, pode começar com a formação do Zavvy's Manager sobre como dar feedback.
🕵️♀️ Porque é que dar e receber feedback é essencial numa empresa?
Quando bem pensado, dar e receber feedback cria oportunidades para os membros da equipa verem para além dos seus pontos cegos.
Permite uma discussão aberta e a avaliação dos comportamentos e do desempenho a diferentes níveis da organização para promover a confiança, a colaboração e a produtividade.
De seguida, apresentamos outras vantagens que o domínio da arte do feedback pode trazer à sua empresa.
Permite que os gestores actuem como treinadores
Dar e receber feedback de forma significativa é uma competência essencial competência de liderançaindependentemente do sistema ou estilo de gestão da sua empresa.
Sem isso, os seus gestores não saberão como apoiar os seus empregados. Além disso, não terão noção de como as suas acções e decisões afectam as pessoas que gerem.
Jonathan Elser, Director Executivo da EcomHalo, explica:
"Dar e receber feedback permite à equipa de gestão falar com os empregados num ambiente mais natural. Em vez de se limitarem a dar instruções ou orientações, estão a falar com eles ao seu próprio nível e de uma forma que eles compreendem. Isto ajuda a melhorar a comunicação geral e a construir pontes entre os diferentes níveis de funcionários."
Aprender a manter a objectividade e a lidar com conversas difíceis - quer sejam eles a dar ou a receber - ajudará os seus gestores a tornarem-se treinadores eficazes, orientando a sua equipa para o sucesso.
Motiva as pessoas a mudar e a fazer o seu melhor trabalho
Os trabalhadores anseiam por feedback. Querem que as suas contribuições sejam notadas e valorizadas. Também querem saber que serão ouvidos e respeitados se partilharem as suas opiniões e feedback com os seus supervisores ou gestores.
Quando recebem reconhecimento positivo e apreço pelo seu trabalho, tornam-se mais confiantes nas suas capacidades e esforçam-se por melhorar.
A chave aqui é fazer com que os seus colaboradores tratem todo o feedback, mesmo as críticas, como um exercício de melhoria e não como um julgamento do qual se devem defender.
Mas tudo isto só acontece se o feedback for dado e recebido da forma correcta.
Suponhamos que os trabalhadores são depreciados e repreendidos de forma abusiva sempre que cometem um erro. Nesse caso, eles desinteressar-se-ão e a moral da equipa cairá a pique.
O mesmo acontecerá se se aperceberem que não podem dar um feedback positivo sem pagar por isso de uma forma ou de outra.
Cria uma cultura orientada para o crescimento e o alto desempenho
Não é possível construir uma cultura de aprendizagem sem criar um ambiente em que as pessoas sejam livres de dar e receber feedback positivo e negativo sem incidentes.
Um feedback eficaz é a forma como os gestores criam experiências de excelência para os funcionários e garantem que estes se mantêm satisfeitos e empenhados. Além disso, ajuda-os a resolver as tensões no escritório antes que estas se transformem em algo tóxico.
É também a forma de os gestores saberem o que os seus subordinados directos pensam do seu estilo e competências de liderança e quais as áreas em que precisam de trabalhar.
O resultado é um local de trabalho com uma cultura de elevado desempenho, onde todos se sentem integrados e estão dispostos a desenvolver-se para alcançar um maior sucesso na equipa e na carreira pessoal.
➡️ Criar uma cultura de feedback e desempenho com Zavvy
Já falámos sobre a necessidade de formar os seus gestores para dar e receber feedback. Tudo o que falta fazer é conceber e implementar o seu programa de formação em feedback.
ZavvyO conjunto de ferramentas tudo-em-um do Zavvy ajuda-o a acelerar o processo. O facilita-lhe a tarefa:
Qual é o objectivo da formação em dar e receber feedback?
O objectivo de dar e receber feedback é ajudar os líderes e os colaboradores a compreenderem a importância do feedback para o sucesso individual e organizacional. Também os ensina a dar feedback produtivo e as estratégias que podem utilizar para receber, absorver e responder ao feedback de forma respeitosa.
Porque é que dar e receber feedback é importante na liderança?
Os gestores são responsáveis por definir o tom e a cultura de uma organização.
No entanto, suponhamos que não sabem como aceitar o feedback com calma ou comunicar eficazmente a sua apreciação e insatisfação.
Nesse caso, acabará por ter um local de trabalho onde todos estão desmotivados, desinteressados e com medo de dizer o que pensam.
O que é que aprende ao receber feedback?
O feedback pode ajudá-lo a aperceber-se dos pontos fracos, dos pontos cegos e de outros atributos que talvez não conheça sobre si próprio. Ajuda-o a ver o que está a fazer bem e onde pode melhorar.
Precious Arinze
Precious Arinze é uma profissional de marketing de conteúdos na MediaBerry que escreve sobre marketing, tecnologia, automação e desenvolvimento de colaboradores para empresas SaaS e B2B. Quando não está a elaborar estratégias e a executar ideias sobre como fazer crescer uma marca utilizando o conteúdo como veículo de promoção, pode encontrá-la a trabalhar em poemas e ensaios.