Guida completa ai colloqui interni per le risorse umane
In qualità di professionisti delle risorse umane, il colloquio è fondamentale per selezionare candidati di alta qualità. Quando la maggior parte delle persone pensa a un colloquio di lavoro, pensa di parlare con un estraneo per decidere se è adatto all'azienda.
I colloqui interni sono una pratica simile ma distinta, che condivide molte delle stesse competenze ma con sfide leggermente diverse.
Alcuni potrebbero addirittura sostenere che il colloquio interno sia un'abilità più cruciale e raffinata per le aziende in crescita.
In questo articolo approfondiremo cos'è un colloquio interno, perché è importante e spiegheremo come condurlo in modo efficace.
La conduzione di un colloquio interno richiede più di un semplice elenco di domande. Si tratta di una parte di un processo più ampio per trattenere, formare e incoraggiare dipendenti di qualità in modo che possano crescere con l'azienda.
📝 Che cos'è un colloquio interno?
Un colloquio interno è una conversazione tra un dipendente attuale e un manager o un professionista delle risorse umane. Si differenzia da un colloquio esterno che si concentra su un potenziale assunto non ancora affiliato all'azienda.
I colloqui di promozione interna si svolgono spesso quando si prendono in considerazione cambiamenti di mansioni o promozioni interne, ma non sono l'unico uso che se ne fa. Un altro esempio di colloquio interno è la revisione dei dipendenti, in cui si discutono le prestazioni, la soddisfazione e il feedback dei dipendenti attuali.
Anche se una posizione non è disponibile, i colloqui interni sono importanti per misurare la soddisfazione dei dipendenti, raccogliere feedback preziosi sull'azienda e far sentire i dipendenti apprezzati e riconosciuti per il loro ruolo nell'organizzazione.
Suggerimento: i colloqui interni non devono essere un'attività stressante. A seconda della situazione, può essere opportuno un incontro formale o un check-in informale.
Colloqui interni e percorso di carriera
Troppo spesso le aziende perdono di vista l'importanza di riallacciare i rapporti con i propri dipendenti. L'attività è intensa, tutto fila liscio e i dipendenti conoscono i loro compiti e ruoli quotidiani.
Allora perché preoccuparsi di distogliere le persone dal loro lavoro?
Senza interazione e riconoscimento, alcuni dipendenti si sentiranno come ingranaggi di una ruota: Timbrano il cartellino, svolgono le loro mansioni quotidiane, escono e ricominciano il giorno dopo.
Questa monotonia può diventare sgradevole per alcuni, e la sindrome dell'impostore si instaura. Potrebbero pensare di dover fare di più o di poter essere facilmente sostituiti e di non essere preziosi per l'azienda.
Suggerimento: Un semplice check-in può rassicurare i dipendenti sul loro lavoro e far loro sapere che c'è un piano che va oltre i compiti del giorno successivo.
Suggerimento: assicuratevi che ci siano sufficienti possibilità di aggiornamento per i vostri dipendenti. È un'ottima strategia di fidelizzazione dei dipendenti.
I colloqui interni sono un'ottima occasione per parlare di progressione di carriera. Molti dipendenti hanno voglia di crescere e avere successo nella loro azienda, soprattutto dopo essere stati assunti o promossi. Stabilire un piano per il loro avanzamento dà loro delle pietre miliari su cui concentrarsi e che attendono con ansia, spezzando la monotonia quotidiana.
Mantenere la mobilità delle carriere
La mobilità di carriera non deve necessariamente riguardare l'avanzamento verticale e le posizioni di leadership.
I colloqui di lavoro interni sono essenziali per riconoscere il desiderio di un dipendente di fare una mossa orizzontale o di provare qualcosa di nuovo. È possibile conoscere meglio i punti di forza e i desideri di un dipendente, consentendo di trovare il ruolo che meglio si adatta alle sue capacità in azienda.
Un dipendente felice è un dipendente produttivo.
Un supporto e una comunicazione adeguati da parte del management sono fondamentali per coltivare lavoratori felici e di successo e per sfruttare al meglio le loro capacità e il loro talento.
Suggerimento: assicuratevi di avere un processo di inboarding per supportare le prestazioni dei dipendenti nei loro nuovi ruoli.
Perché intervistare i candidati interni?
Quando si pensa ai colloqui e al processo di assunzione, molti pensano immediatamente ai colloqui esterni. Sebbene questo sia necessario e prezioso per qualsiasi azienda sana, ci sono molti vantaggi nel concentrarsi prima sui candidati interni.
La promozione dall'interno offre diversi vantaggi immediati ed evidenti quando si ricoprono ruoli vacanti in un'azienda. Ecco alcuni fatti relativi alla promozione di candidati interni rispetto all'assunzione di candidati esterni:
- I candidati interni sanno come funziona l'azienda e cosa aspettarsi.
- Sono già impegnati e investiti nel successo dell'azienda.
- (Di solito) possiedono competenze e conoscenze del settore.
- (Spesso) conoscono il loro predecessore e possono ereditare più facilmente la sua saggezza.
- È vantaggioso per i dipendenti vedere il loro duro lavoro ricompensato con promozioni.
- Il reclutamento esterno è più costoso di quello interno.
La promozione dall'interno spesso richiede l'assunzione di personale esterno per sostituire il precedente ruolo del dipendente. Tuttavia, di solito ha senso far salire nella scala gerarchica una persona che ha già esperienza nell'azienda e far assumere al nuovo assunto una posizione di livello più basso. Questa strategia mantiene una gerarchia di anzianità e motiva i dipendenti a sviluppare il loro potenziale all'interno dell'azienda.
💡 Come prepararsi a un colloquio interno e cosa cercare nei candidati
I colloqui interni, sulla carta, possono sembrare molto simili a quelli esterni. Si cerca sempre di stabilire se il candidato ha le caratteristiche e l'esperienza necessarie per ricoprire il ruolo.
Le differenze si riscontrano soprattutto all'inizio e alla fine del colloquio.
Suggerimento: poiché probabilmente avete già intervistato questa persona in precedenza e probabilmente lavorate con lei regolarmente, arriverete entrambi al tavolo con una conoscenza preesistente dell'altro. Inoltre, il candidato potrebbe già avere qualche conoscenza approfondita della posizione disponibile.
Anche l'obiettivo finale del colloquio sarà un po' diverso. Promuovere un candidato interno può essere un incontro molto diverso da quello con un nuovo assunto, soprattutto per quanto riguarda il follow-up.
Aree tematiche del colloquio interno
Per quanto riguarda le domande del colloquio vero e proprio, ecco alcuni argomenti che dovrete assicurarvi di trattare per determinare se il candidato interno sarà adatto al nuovo ruolo:
- Successo e soddisfazione nella posizione attuale;
- Motivazione della candidatura al nuovo ruolo;
- Concentrarsi sul miglioramento e sulla crescita personale;
- Esperienza trasferibile che faciliterà la formazione;
- Competenze adatte al lavoro per cui ci si candida;
- Punti di forza rispetto ai candidati esterni.
Un aggiornamento sul ruolo attuale del dipendente e sulle sue soddisfazioni è un ottimo rompighiaccio per stabilire il tono dell'incontro.
Suggerimento: sapere se i candidati interni sono soddisfatti dell'azienda e che cosa piace e non piace della loro posizione attuale può fornire indicazioni utili per capire se il nuovo ruolo è adatto a loro. Inoltre, si può usare questo dato per passare alla motivazione che li ha spinti a candidarsi per la nuova posizione.
Capire l'ambizione
Conoscere meglio il desiderio di un dipendente di muoversi all'interno dell'azienda ed eventuali interessi particolari può aiutare a definire un percorso e un piano per i futuri spostamenti e per un eventuale obiettivo finale all'interno dell'organizzazione, in base alla matrice di livellamento delle mansioni dei team.
È anche una buona idea monitorare le competenze e l'esperienza dei candidati interni per assicurarsi che siano in regola:
A) un candidato forte per il nuovo ruolo e
B) stabilire obiettivi per le future tappe di avanzamento nel loro percorso di carriera.
Infine, occorre esaminare i pro e i contro della promozione di candidati interni interessati rispetto all'assunzione di candidati esterni. Soprattutto se accettate candidature sia interne che esterne per il ruolo, al momento della decisione dovrete confrontare obiettivamente i pro e i contro di tutti i candidati qualificati.
Suggerimento: Anche in questo caso, considerate il modo in cui concluderete e darete seguito al colloquio interno. La mancata selezione di un candidato interno può richiedere più tatto e comunicazione, perché non si vuole influire negativamente sul morale del dipendente. Un rifiuto senza tatto può influire sulla soddisfazione e sulle prestazioni dei candidati interni nel loro ruolo attuale.
✍️ Come valutare i candidati durante un colloquio interno
Quando si misurano le competenze di un candidato interno e si confrontano con quelle di candidati esterni, si ha il vantaggio di poter utilizzare i dati aziendali per effettuare una valutazione accurata.
Dovreste già conoscere le qualifiche e le caratteristiche desiderate per il ruolo, quindi cercate di trovare prove a sostegno del fatto che un candidato interno abbia le caratteristiche necessarie.
Suggerimento: utilizzate il colloquio come un'opportunità per colmare le lacune nei vostri dati, chiedendo se il dipendente ha capacità o interessi di cui non siete a conoscenza.
Una delle migliori fonti di informazione per valutare le capacità di un candidato interno è il suo attuale manager e il suo team.
Suggerimento: cercate di raccogliere tutti gli appunti o le recensioni precedenti che possono essere rilevanti per conoscere le attitudini e i talenti del candidato nei settori pertinenti.
Potete anche chiedere al loro attuale team manager quali sono i punti di forza o di debolezza che li renderebbero adatti o meno al nuovo ruolo.
Suggerimento: anche le valutazioni tecniche sono fondamentali per garantire che il candidato interno abbia le competenze giuste per avere successo. Tuttavia, eventuali valutazioni, progetti o punteggi precedenti possono aiutare a misurare le capacità e la crescita del dipendente nel corso della sua permanenza in azienda.
Includere una valutazione tecnica come parte del processo di colloquio interno può essere prudente per confermare le loro attitudini. Questo test può essere effettuato:
- durante il colloquio,
- come seconda fase dopo il colloquio,
- o anche come fase preliminare al colloquio.
Tipi di domande comuni per i colloqui
Per essere più specifici, ecco alcune domande di colloquio per i candidati interni che potete utilizzare per stimolare la conversazione e scoprire se un candidato è una buona scelta per il ruolo disponibile:
- Cosa le piace o non le piace del suo ruolo attuale?
- Cosa vi interessa della nuova posizione?
- Dove vorrebbe vedersi tra cinque anni?
- Quanto ne sa del nuovo ruolo?
- Perché sareste adatti al nuovo ruolo?
- Dove pensate di poter essere più preziosi per l'azienda?
- Prevede qualche sfida nel nuovo ruolo?
- Avete domande sul nuovo ruolo?
A seconda della posizione, le domande da porre in un colloquio interno saranno più mirate. Ma in generale, probabilmente vorrete toccare questi argomenti o usarli come punti di partenza per approfondire i pensieri e le capacità del candidato.
Suggerimento: ognuna di queste domande probabilmente darà vita a conversazioni su esperienze e domande specifiche, quindi lasciate che la conversazione fluisca in modo naturale da ognuna di esse e cercate opportunità per raccogliere informazioni più specifiche e pertinenti.
➡️ Per un elenco più esaustivo di domande e idee per i colloqui interni, consultate il nostro elenco di 33 domande per i colloqui interni.
❗️ Follow-up dei colloqui interni: gestirli con cura
Come accennato in precedenza, la conclusione di un colloquio interno e il follow-up richiedono maggiore attenzione rispetto a un colloquio esterno. Se un colloquio esterno va male o decidete di scegliere un altro candidato, l'intervistato continua la sua ricerca di lavoro altrove. Il danno per l'azienda è limitato.
Per i candidati interni, un rifiuto può influire negativamente sul loro morale a breve o a lungo termine.
Come professionista delle risorse umane, il vostro compito è quello di fare ciò che è meglio per l'azienda, che di solito coincide con ciò che è meglio per i dipendenti.
Suggerimento 1: se non ascoltate attentamente i candidati interni durante il colloquio interno, potreste dover occupare non una, ma due posizioni vacanti.
La comunicazione è fondamentale, soprattutto se molti candidati interni si candidano per una singola posizione. Solo uno avrà successo. Per questo può essere una buona idea spiegare le ragioni e i criteri che determinano il successo di un candidato.
Suggerimento 2: fate sapere ai candidati non selezionati che il loro interesse per l'avanzamento di carriera è apprezzato e preso in considerazione.
Suggerimento 3: rassicurate i candidati interni che li terrete in considerazione quando si apriranno nuovi ruoli in futuro.
I candidati interni possono fare domanda di avanzamento perché sono infelici o insoddisfatti della loro attuale posizione. La perdita di questa opportunità può essere sufficiente a spingere alcuni di loro a cercare altre opzioni. È quindi nell'interesse dell'azienda far sapere ai candidati interni che esiste un piano di avanzamento.
Suggerimento 4: può essere utile un incontro separato con i candidati non selezionati per aggiornare i piani di sviluppo o discutere altre possibilità di mobilità interna.
Scaricate il modello di piano di sviluppo dei dipendenti per aiutarvi a tenere il passo con i vostri collaboratori.
Come detto in precedenza, uno degli obiettivi del colloquio interno è scoprire i gusti e le preferenze dei dipendenti rispetto al loro ruolo attuale. Assicuratevi di prendere nota di eventuali problemi e di affrontarli nel follow-up, in modo che si sentano ascoltati e sappiano che state lavorando a una soluzione per migliorare la loro situazione.
Suggerimento 5: inviare un'e-mail di ringraziamento dopo un colloquio interno è un primo passo eccellente.
➡️ Conclusione: Investire nello sviluppo dei dipendenti
Nel complesso, volete che tutti i vostri dipendenti siano motivati, felici e impegnati. Spesso i candidati interni sono la scelta più logica per ricoprire i ruoli più alti, poiché è più efficiente promuovere dall'interno e aiutare i dipendenti a crescere piuttosto che assumere dall'esterno.
Alcuni vantaggi aggiuntivi dei colloqui interni e della promozione dall'interno sono:
- Creare un'opportunità per conoscere la soddisfazione dei dipendenti e ottenere un feedback aziendale.
- Motivare i dipendenti a crescere e prosperare con l'azienda.
- Migliorare la comunicazione tra la direzione e i dipendenti.
- Rafforzate il valore dei candidati interni per l'azienda e riconoscete il loro duro lavoro.
- Fare della vostra azienda un luogo di lavoro che investe nella crescita e nella soddisfazione dei dipendenti.
Anche se non avete promozioni disponibili al momento, i colloqui interni per le revisioni dei dipendenti o i check-in possono aiutarvi a rimanere aggiornati con i dipendenti sulle stesse informazioni di cui sopra. In questo modo, quando si presenterà un'opportunità, avrete una breve lista di persone idonee e motivate a fare carriera e a crescere con l'azienda.
Sostenere la mobilità interna dei dipendenti e investire nello sviluppo dei dipendenti con Zavvy.