Qué es un portal de incorporación de empleados y por qué no es suficiente

No hay una segunda oportunidad para una primera impresión.

Y en el lugar de trabajo, la incorporación es esa primera impresión.

No es de extrañar que un proceso de incorporación sólido sea vital para la satisfacción, retención y productividad de los empleados.

Y un portal o software de incorporación es un gran paso para garantizar un proceso fluido. Sigue leyendo para saber qué es un portal de incorporación, cuáles son sus ventajas, consejos para la incorporación de nuevos empleados y cómo crear una experiencia de incorporación excepcional. 

🚪 What's an (employee) onboarding portal? 

Un portal de incorporación de empleados es un sitio en el que los recién contratados empiezan a trabajar cuando se incorporan a una empresa. A través del portal, las personas contratadas pueden acceder a toda una serie de información sobre la empresa, la política de personal, el flujo de trabajo, el mecanismo de organización y mucho más. 

Nos gusta pensar en un portal de incorporación como una"puerta" a las primeras experiencias de los nuevos empleados en su empresa. Proporciona un único punto de acceso a la información relevante para todos los nuevos empleados. 

Onboarding portal vs. Onboarding software 

An employee onboarding portal is similar to onboarding software. However, the primary difference is the latter is more holistic, dynamic, and modern.

Un software de incorporación completo no es tanto un portal estático, sino que añade una capa de entrega automatizada que lleva a los usuarios por un viaje guiado en el tiempo.

Onboarding portal vs. Onboarding system or platform 

Una plataforma de onboarding es lo mismo que un software de onboarding.

De ahí la evolución moderna de un portal estático. 

Los tres tienen como objetivo principal ofrecer una experiencia acogedora a los nuevos empleados para que se relacionen con sus compañeros y con la empresa. 

🏆 The benefits of an employee onboarding portal 

Un portal de incorporación de empleados ayuda a una organización a ofrecer a su nuevo empleado una ventanilla única para todo lo que necesita saber.

Otras ventajas de la incorporación sistemática son 

Satisfactory welcoming experience

La incorporación sin papeles impulsa su marca y el nombre de su organización a la vez que ayuda a los nuevos empleados a establecerse más rápidamente. Un portal de incorporación ayuda a ofrecer una experiencia atractiva y competitiva en la guerra por el talento. 

Un proceso de incorporación fluido aumenta la satisfacción de los empleados y las tasas de retención. 

Según la investigación de Brandon Hall Group, el 60% de las organizaciones con un proceso de incorporación racionalizado tienen una estrategia de contratación optimizada. 

Creates a one-stop-shop 

Cuando se contrata a gente con frecuencia, toda la programación, el seguimiento y el envío de recordatorios le costarán horas. Los portales de incorporación actúan como ventanilla única para toda la información y automatizan parte del trabajo. 

Proporcionan información detallada que abarca contenidos visuales y acceso a documentos. Esto tranquiliza a los recién contratados y al equipo de RRHH incluso antes del primer día. 

Easy task management 

No todos los procesos de incorporación tienen lugar en las oficinas de RRHH. En el caso de los trabajadores presenciales, el departamento de TI tiene que configurar sus ordenadores, validar su aparcamiento, crear nuevos pases, asignar responsables de línea para preparar las inducciones... la lista es interminable. 

Sin un portal de incorporación, es difícil para RRHH saber qué procesos están completos y quién necesita cerrar la supervisión y el seguimiento. 

📊 Tips for onboarding new hires remotely or in-person

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a llevar tu incorporación al siguiente nivel.

Have a pre-onboarding process 

La primera impresión es importante. Un proceso de preinternado ayuda a los nuevos empleados a comprender qué pueden esperar, y es una gran oportunidad para entusiasmarlos.

El proceso previo a la incorporación puede incluir un"paquete de bienvenida a la empresa" con elementos como:  

• Una mirada al interior de la empresa a través de un manual, un vídeo corto, un libro electrónico, etc.
• Papelería o camisetas con la marca de la empresa 
• Datos de acceso y otras credenciales de los empleados 
• Ventajas exclusivas de la empresa, como descuentos para empleados, en su caso 
• Aperitivos, por ejemplo, bombones o incluso una cesta de mini magdalenas.
• Flores

Rompa el hielo con eventos de cohortes

Todos hemos experimentado alguna vez el nerviosismo del nuevo empleado. La mejor manera de tranquilizar a los recién contratados es reunirlos en un ambiente distendido.

Esto ayudará a aclarar cualquier duda, establecer una relación y crear el ambiente necesario para el lugar de trabajo. Asegúrate de que el tono de la reunión sea amistoso, cálido y desenfadado. Un poco de risa ayuda mucho. 

Implement a buddy system for at least 90 days 

Las estadísticas de incorporación indican que el 87% de las empresas afirman que los sistemas de compañeros de incorporación aceleran las competencias y capacidades de los nuevos empleados.

El sistema de compañeros ayuda a los nuevos empleados...

• Sentirse bienvenido y más cómodo en el lugar de trabajo.
• No dude en hacer preguntas que quizá duden en plantear a sus superiores. 
• Mejorar el aprendizaje informal mediante interacciones sociales.
• Aumentar la confianza mediante el reconocimiento en el lugar de trabajo. 

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Have a standardized onboarding procedure 

Un proceso de incorporación estándar da a los contratados un sentido de la orientación. También reduce el tiempo dedicado a la incorporación de los empleados y aumenta la productividad. 

Puede hacerlo añadiendo una lista de comprobación, ordenando los documentos necesarios e incluso organizando la formación si es posible. Todas estas cosas son más manejables si tienes un portal de incorporación.

Get feedback 

La mejor manera de saber cómo se están adaptando sus nuevos empleados es a través de la retroalimentación constante, lo que facilita; 

• Sepa lo que funciona y cómo puede mejorar lo que no funciona. 
• Obtenga una opinión sincera de sus reclutas sobre cómo fue el sistema de incorporación en general.  
• Responda a las preguntas, dudas y confusiones que puedan tener los candidatos. 
• Obtenga una perspectiva de sus planes de promoción en la empresa. 

También le ofrece una perspectiva externa sobre lo que debe mejorarse en el proceso de incorporación. 

❌ Why thinking of an onboarding 'portal' is not enough 

La incorporación de un empleado no es algo que termine al cabo de un día. Hasta que un recién contratado se acostumbra por completo a la vida diaria en una empresa, a los procesos esenciales, a la cultura, etc., hace falta tiempo.

Además, cuando se hace virtualmente, las cosas suelen llevar un poco más de tiempo. Claro: tienes menos conversaciones informales, por lo que tardas más en familiarizarte con las cosas. 

Enviar a los nuevos empleados acceso a un portal de incorporación estático es asegurarse de que la información está destinada a perderse.

Un proceso de incorporación implica 4 fases: 

• Orientación
• Formación
• Transición de funciones
• Desarrollo continuo

Cualquiera que sea la solución de incorporación que elija, debe tener en cuenta estas fases y guiar a todas las partes interesadas a lo largo del proceso.

Aquí tienes un flujo de trabajo ejemplar en Zavvy sólo durante los 3 primeros días.

Esto es mucho más eficaz que un portal estático porque

• Proporciona activamente información a todos los implicados a lo largo de un periodo de tiempo. La duración es ilimitada, y muchos clientes planifican aquí los 6 primeros meses.
• Conecta a las personas. ¿Ves cómo se envían estos mensajes a los gestores de personas y a los compañeros de incorporación? Estas también son cosas que puedes automatizar por completo. Para que esas personas puedan centrarse en las discusiones significativas que tendrán.
• Entrega la información utilizando canales modernos como Slack o Microsoft Teams. Hoy en día, las personas pasan la mayor parte de sus horas de trabajo en herramientas de colaboración como Slack. Y por eso nuestra solución llega a la gente directamente aquí en lugar de obligarles a ir a otro sitio por su cuenta.
• En convierte el onboarding en una experiencia que la gente recordará con gusto. La primera impresión cuenta. No basta con enviar a los usuarios a una aburrida colección de enlaces.

➡️ Aprende cómo funciona el onboarding con Zavvy

👀 What to look out for in an onboarding portal or software? 

Un portal de incorporación eficiente automatiza las tareas secas y los correos electrónicos/mensajes y crea una experiencia general duradera. 

Estos son algunos de los aspectos que debe buscar en un portal de incorporación: 

Integración con las herramientas existentes 

¿Puede el portal de incorporación integrarse con los sistemas y herramientas existentes en la empresa? 

Al comprar un software de incorporación preconfeccionado, debe asegurarse de que sea compatible con sus herramientas principales de HRMS, como Bamboo HR, Workday o Personio. 

Embedding of existing content

No todos los portales o software de onboarding son compatibles con vídeo y audio. Dado que el vídeo y el audio son procesos de aprendizaje esenciales para los alumnos, asegúrate de que tu solución es compatible con todos los sistemas multimedia que utilizas a diario, ya sea Loom, Vimeo o YouTube, Google Drive o Sharepoint. 

Canales de distribución modernos

¿Es compatible la herramienta de onboarding con herramientas de colaboración como Slack, Teams, etc.? Desgraciadamente, no todos los recién contratados tienen la confianza suficiente para hacer preguntas cuando están cara a cara con sus superiores. 

El envío de mensajes a través de estos canales multiplica por 3 la eficacia de la comunicación en comparación con el correo electrónico. 

Stakeholders task integration 

¿Puede integrar tareas para todas las partes interesadas utilizando el portal de incorporación? Por ejemplo, ¿es fácil avisar al departamento de TI, al director o incluso crear un programa de compañeros a través del portal? 

Por ejemplo, un miniestudio de casos de Microsoft reveló que el 56% de los nuevos empleados que se reunían con sus compañeros de incorporación al menos una vez contribuían en gran medida al éxito general del equipo. ¿Por qué no aprovecharlo?

Preboarding capability

¿Puede el portal de incorporación realizar también la preincorporación? La pre incorporación sirve de puente entre el momento en que un empleado acepta una oferta y el momento en que comienza el proceso de incorporación. 

Dado que genera entusiasmo hacia todo el proceso de contratación, es esencial integrarlo en su sistema de incorporación. 

El preembarque también ayuda a los empleados actuales: 

• Adelántese a sus funciones de compañero o empleado.
• Sepa cómo prepararse para dar la bienvenida a los nuevos empleados. 
  

🖥️ Do you need an LMS for onboarding? 

Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS ) puede utilizarse como lugar central para todos los cursos de formación de una empresa. En algunos casos, el "onboarding" es uno de estos cursos.

Las características principales de un LMS incluyen la gestión de cursos, las funciones de creación de cursos, la gestión de usuarios y el seguimiento. 

Entonces, ¿necesita un LMS? Sí y no. 

En comparación con un wiki o un portal de incorporación, un LMS puede crear una experiencia mejor. Los wikis ayudan a una organización a compartir ideas rápidamente enlazando páginas sencillas. 

Sin embargo, la mayoría de los sistemas LMS no están especialmente diseñados para el onboarding. Muchos sistemas de gestión del aprendizaje son demasiado complejos, carecen de potentes integraciones o son incapaces de ofrecer la experiencia guiada mencionada anteriormente.

➡️ How to create outstanding onboarding experience while automating the busywork with Zavvy 

El software de incorporación de empleados de Zavvy le ayuda a configurar fácilmente una experiencia de incorporación única y estructurada que cautiva a los nuevos empleados desde el primer día (o antes), y automatiza el trabajo necesario para ello.

Con Zavvy, puede configurar su primer proceso de incorporación en cuestión de minutos. 

Nuestra plataforma le permite:

• Cree fácilmente potentes procesos de preboarding o de incorporación de nuevos empleados utilizando nuestras plantillas y nuestro creador de flujos de trabajo de arrastrar y soltar. 
• Asigne automáticamente trayectos a los nuevos empleados en función de sus criterios y de nuestras integraciones con el sistema de gestión de recursos humanos.
• Seguimiento y control de la información sobre la incorporación durante todo el proceso 
• Integrar MS Teams y Slack para conectar a todas las partes interesadas y crear experiencias excepcionales para los nuevos empleados más allá de los correos electrónicos. 
• Incrusta contenidos de tus herramientas favoritas como Google Drive para todos los documentos de tu empresa, Loom para vídeos y Typeform para encuestas y cuestionarios. 

Y mucho más.

Learn more about our onboarding software here or directly book a free live demo with our team.

⏱ When is the right time to buy an onboarding portal or software? 

Tiene sentido empezar con un portal o software de incorporación tan pronto como se vea el potencial de contratación en números significativos. 

Pero no deberías esperar hasta entonces. 

La cuestión es: Una vez que esté ocupado reclutando nuevos empleados en cantidades significativas, dedicar tiempo a ordenar su proceso será más difícil.

Pero hacerlo le ahorrará horas cada semana. Así liberará horas para centrarse en la contratación, la mejora de la experiencia de las personas o el aprendizaje y el desarrollo. 

¿Tiene curiosidad por saber cómo lo hacen los demás?

Descubra cómo Alasco ha reducido a la mitad el tiempo necesario para alcanzar la productividad, a la vez que ha obtenido excelentes opiniones de los empleados desde el primer día.