Hur man genomför ett utvecklingssamtal: Din kompletta guide
Du har planerat utvecklingssamtalen, delat ut dem och låtit alla fylla i dem. Nu återstår bara en sak: att presentera resultatet för dina medarbetare under ett utvecklingssamtal.
Oavsett tidigare erfarenhet kan det kännas skrämmande att organisera den här typen av möten.
Att förbereda sig inför ett utvecklingssamtal hjälper dig att behålla lugnet och ge feedback på rätt sätt. För även när det gäller konstruktiv kritik är det hur du delar med dig av den som gör den verkliga skillnaden .
I den här artikeln får du lära dig hur du genomför ett utvecklingssamtal med dina medarbetare. Som ett resultat kommer du att känna dig bättre rustad för att hantera denna hörnsten i utvärderingsprocessen.
💁 Vad är ett utvecklingssamtal?
Ett utvecklingssamtal är ett formellt samtal mellan en medarbetare och dennes chef för att utvärdera medarbetarens arbetsprestation under en viss period.
Dessa möten är vanligtvis en del av en organisations mer omfattande prestationsstyrningssystem och sker ofta regelbundet, t.ex. årligen eller halvårsvis. Vissa företag kan dock hålla dem oftare.
Syftet med ett utvecklingssamtal är att skapa utrymme för feedback om medarbetarens styrkor och förbättringsområden. Det är också ett tillfälle för både medarbetaren och chefen att diskutera medarbetarens prestationer, utmaningar och mål. Dessutom kan de gå igenom specifika projekt eller uppgifter, övergripande arbetsprestationer eller färdigheter och kompetenser som är relaterade till jobbet.
Tips: För ett lyckat resultat krävs att rätt frågor ställs under utvärderingssteget.
➡️ Läs vår artikel om medarbetarsamtal för att lära dig mer om hela processen.
✍️ Hur man genomför ett utvecklingssamtal: Glöm inte bort förberedelserna
Hur du levererar resultaten är avgörande. Alla vill känna sig sedda och uppskattade och veta att deras arbete gör skillnad. Ett utvecklingssamtal är ett bra tillfälle att visa dina medarbetare att de är viktiga - och hur.
Oavsett konstruktiv kritik kan du lära dig hur du genomför den här typen av möten på ett sätt som gör att dina medarbetare lämnar mötet inspirerade och motiverade att fortsätta utvecklas!
I förberedelsefasen har cheferna några viktiga uppgifter.
Insamling och granskning av resultatdata
Om du använder en 360-prestationsutvärdering måste du samla in flera deltagares prestationsbedömningar.
Tips: Se till att du vet vilken feedback du ska ge din medarbetare och hur du ska tolka resultaten.
Fastställande av mål
Vad vill du få ut av mötet?
Helst vill du att din medarbetare ska gå därifrån med tydliga mål och åtgärder och inga oklarheter kring resultatet av sin prestationsutvärdering.
Du vill också att de ska känna sig motiverade och inspirerade att fortsätta arbeta och prestera ännu bättre.
Tips: Det värsta är att gå in i ett möte utan en tydlig agenda och inse att du bara har småpratat under hela mötet utan några tydliga insikter och åtgärder.
Skapa en dagordning
Agendan ska beskriva vad ni kommer att ta upp under mötet. Skicka den till deltagarna i förväg via e-post - mer om det i nästa avsnitt.
➡️ Kolla in vår mall för dagordning för kvartalsmöten.
💡 Din steg-för-steg-guide och tips för utvecklingssamtal
Nedan följer våra rekommenderade steg för effektiva utvecklingssamtal.
För snabb referens finns de steg som beskrivs i nästa avsnitt som en checklista.
Ställ upp förväntningar
Ett framgångsrikt utvecklingssamtal börjar innan du har bestämt tid och dag; det börjar när du skickar kallelsen till mötet.
Inkludera en översikt över agendan, eventuella förberedelser och vad dina medarbetare kan förvänta sig i inbjudan.
Be dem kontakta dig om de har några frågor före mötet.
Tips: Förutom att ha väl förberedda medarbetare hjälper förväntningar också till att lugna nerverna, eftersom det minskar antalet okända faktorer och potentiella obehagliga överraskningar.
Arbeta med mål
Bra prestationer är ett högst subjektivt begrepp om vi inte använder mål. Grunden för utvärderingar är hur dina medarbetare presterar jämfört med deras individuella (och teamspecifika) mål. Detta är också vad du kommer att diskutera under ett utvecklingssamtal. Vår rekommenderade målsättningsmetod är SMART-mål: att sätta upp mål som är
- Specifik: Det bör inte finnas några oklarheter om målets omfattning. Ett exempel på ett ospecifikt mål är "öka antalet följare på våra sociala medier". Ett specifikt mål skulle vara "öka antalet följare på våra sociala medier med 5000 följare inom 2 månader". Det exemplet omfattar även andra delar av SMART-målen.
- Mätbart: Ett mätbart mål innebär att du arbetar med ett nyckeltal som kan kvantifieras. I exemplet ovan är "5000 följare" ett mål som gör målet mätbart.
- Uppnåeliga: Det är viktigt att målen verkar vara inom räckhåll (med lite ansträngning!) för att hålla medarbetarna motiverade. Om målet är för långsökt kan de känna sig modfällda.
- Relevant: Det bör finnas en tydlig anledning till varför du arbetar mot just detta mål. Att kontrollera mätvärden för sociala medier skulle till exempel vara mer lämpligt för en marknadschef än för en kundtjänstmedarbetare.
- Tidsbestämt: Du behöver en deadline för att nå målet. Helst vill du arbeta med mål som du kan uppnå före nästa utvecklingssamtal så att ni kan diskutera resultatet.
Ett SMART-mål bör vara lätt att förstå även för någon utan expertis inom din nisch. Till exempel kan alla få konceptet med 5000 följare inom två månader, även med liten förståelse för sociala medier.
Medarbetarna kan sedan arbeta mot dessa mål innan nästa utvecklingssamtal.
🕵️♀️ Om du vill gå djupare har vi skapat en guide för att lära dig mer om skillnaden mellan prestationsmål och utvecklingsmål.
Diskutera prestationer och tillkortakommanden
Tack vare målen blir det lättare att se var medarbetaren uppfyllde eller överträffade förväntningarna och var de inte gjorde det.
Här är våra tips för att prata om prestationer:
- Att diskutera medarbetarnas prestationer och ge konstruktiv feedback är den centrala delen av ett utvecklingssamtal - ett möte som många nya chefer fruktar. Kom ihåg att det handlar mer om hur du ger feedback än vad den handlar om.
- Fokusera på hur medarbetarna kan undvika att upprepa det som gick fel istället för att skuldbelägga tidigare misstag.
- Hitta balansen mellan att vara empatisk å ena sidan och auktoritär å andra sidan. Att lyckas med detta kommer att kräva övning. Men det kommer att bli lättare för varje utvecklingssamtal.
- Se till att all feedback du ger är så konstruktiv och objektiv som möjligt. Använd i förekommande fall mätvärden för att stärka dina argument med siffror.
- Använd aktivt lyssnande för att få dina medarbetare att känna sig hörda och få budskapet att gå fram bättre. I korthet innebär detta att du återger innebörden av deras budskap med dina egna ord. Det innebär också att vara närvarande och ge dem din fulla uppmärksamhet.
- Håll ögonkontakt om ni träffas fysiskt och titta på skärmen om ni diskuterar online. Att kolla mobilen är ett stort nej-nej när du övar på att lyssna aktivt.
Tips: Var inte rädd för tystnad! De viktigaste genombrotten kommer när vi ger människor utrymme att reflektera och koppla ihop punkterna i stället för att skynda oss att fylla i och undvika en potentiellt besvärlig tystnad.
💡 Vill du ha fler tips och exempel? Kolla in våra exempel på konstruktiv feedback.
Lyfta fram områden som kan förbättras
De områden där din medarbetare inte nådde sina mål bör helst vara i fokus under den kommande perioden.
Varför tror de att de inte nådde målet?
- Berodde det på dåliga prestationer, dålig arbetsmoral och bristande motivation?
- Kunde du ha gjort mer för att stödja dem?
- Skulle de ha behövt ytterligare utbildning eller resurser?
- Finns det några luckor i processen för prestationsbedömning?
- Eller var medarbetarnas prestationsmål för optimistiska?
Oavsett anledning måste du se till att chefer och medarbetare har klart för sig vilka områden som behöver förbättras innan du går vidare.
När du diskuterar utvecklingsområden, coacha dina medarbetare genom att uppmuntra dem att komma med lösningar istället för att tvinga fram dem.
Tips: Ett coachande förhållningssätt ökar människors chanser att fullfölja och göra de nödvändiga justeringarna. De har ju trots allt delegerat arbetsuppgifterna till sig själva, inte till dig!
👀 För att se ett coachande förhållningssätt till prestation och tillväxt i verkligheten, kolla in vår detaljerade fallstudie av medarbetarutveckling på Spotify. De är utan tvekan en av de bästa lärande organisationerna där ute.
➡️ Läs mer om hur du förbättrar din prestationshantering och vilka mått du bör mäta i våra kompletta guider.
Sätt upp mål för nästa granskningsperiod
Låt lärdomarna från den föregående målsättningen påverka målen för den kommande perioden. Att arbeta med styrkebaserade mål kan hjälpa till att skapa en handlingsplan för att utnyttja någons styrkor istället för att åtgärda deras svagheter. Det kan bidra till att uppmuntra medarbetarna att göra ett bättre jobb. Dessutom tycker många människor mer om att göra saker som de är bra på än saker som de tycker är utmanande.
Tips: Det är viktigt att dokumentera resultatet av utvecklingssamtalet för framtida bruk.
Planera uppföljningar
Vi rekommenderar regelbundna avstämningar under den kommande granskningsperioden.
Se till att det blir ett ömsesidigt samtal under mötet.
Ställ öppna frågor för att engagera medarbetaren ännu mer.
Att engagera dina medarbetare är nyckeln till att ta dina utvecklingssamtal från prestationsmätning till prestationshantering.
Med många anställda och utvecklingssamtal blir det snabbt mycket att hålla reda på - vår programvara för incheckning är perfekt!
📝 Hur strukturerar man ett möte för utvecklingssamtal? Exempel på dagordning för mötet
Använd denna checklista, som sammanfattar vad vi gick igenom ovan, för effektiva utvärderingsmöten.
- Skapa förväntningar - Berätta vad dina medarbetare kan förvänta sig av mötet och vilka förberedelser som krävs i inbjudan.
- Arbeta med mål - Använd SMART-mål som grund för utvärderingen.
- Diskutera prestationer - Kom ihåg att använda aktivt lyssnande och diskutera vad de och du kunde ha gjort bättre.
- Lyft fram förbättringsområden - Låt din medarbetare ta fram lösningar på problem som rör prestationen.
- Sätt upp mål för nästa granskningsperiod - Låt det förflutna påverka framtiden genom att sätta upp realistiska mål, men se till att utmana dina medarbetare.
- Schemalägg uppföljningar - Uppföljningar kan vara avgörande för ett utvecklingssamtal. De hjälper dina medarbetare att korrigera kursen och fånga upp eventuella missförstånd innan de blir till misstag.
📝 Här hittar du alla våra mallar för incheckningsmöten. Med mallar för 17 olika scenarier kan vi garantera att det finns något för dig.
🏆 5 Fördelar med att genomföra utvecklingssamtal
Verktyg och mjukvarulösningar kan avsevärt förbättra processen för prestationshantering. De ersätter dock inte direkta samtal mellan chefer och medarbetare.
Utvecklingssamtal - personliga eller online - är ovärderliga. Här är skälen till det.
De säkerställer ömsesidig förståelse
Du kan undvika många misstag med rätt kommunikation. Kommunikation är avgörande för professionell utveckling och framgång - i ännu högre grad för distansteam, eftersom man inte bara kan gå förbi en kollega och ställa en fråga. Allt måste beskrivas i detalj eftersom allas version av sunt förnuft, eller hur man genomför specifika förfaranden, är olika.
Ett utvecklingssamtal är en chans att klargöra att ni är överens om medarbetarens prestation, åtgärder och mål.
Utvecklingssamtalen har en positiv och framåtblickande ton
Var noga med att balansera konstruktiv kritik med positiv feedback. Sätt upp standarder för framtida prestationer och koppla dem till de potentiella positiva resultaten både för din medarbetare och för hela teamet. Människor blir mer motiverade att göra ett bra jobb om de ser hur deras bidrag bidrar till företagets framgångar.
De främjar tillväxt
Feedback ger tydliga anvisningar om var förbättringar behövs och vad varje medarbetare behöver fokusera på under den kommande utvärderingsperioden. Det är lättare att växa om man har något att konkurrera med (sina mål). Personliga möten, när det är möjligt, eller virtuella möten med chefen är också mer kraftfulla än att bara få resultaten av utvecklingssamtalen skickade via e-post.
De lyfter fram prestationer och potential
Dessa möten lyfter fram prestationer och potential, vilket bidrar till att motivera och engagera dina teammedlemmar. Om du arbetar med styrkebaserade mål kan dessa ibland fruktade möten få en mycket mer positiv ton och hjälpa medarbetarna att dra nytta av sina naturliga styrkor inom organisationen.
De bidrar till högre övergripande prestanda
Högre övergripande prestanda är en tydlig fördel ur ett individ- och företagsperspektiv.
Det kan vara lätt att anta att människor föredrar ett snabbt e-postmeddelande eller textmeddelande i vår digitala era, men det är en hel del missad potential.
Utvecklingssamtal är mycket mer givande när de organiseras som ett möte istället för ett enkelriktat samtal.
😟 Hur man hanterar känsliga ämnen under utvecklingssamtal
Som chef måste du vara beredd på att ta upp känsliga frågor (t.ex. underprestation) under utvecklingssamtalet, som kan vara den mest nervkittlande delen av mötet.
Här är våra bästa tips för att klara av utmaningen.
- Backa upp din feedback med data när det är möjligt för att göra den så objektiv som möjligt. Till exempel: istället för att säga "Din prestation har inte nått upp till standard", säg "Ditt försäljningsmål för den senaste utvärderingsperioden var 1 miljon dollar och du uppnådde 100 000 dollar". Underprestationen är bara ett faktum och inte en personlig åsikt. Detta blir en större utmaning när man utvärderar "mjukare" egenskaper, som t.ex. kommunikationsförmåga.
- Istället för att ge kritik direkt, be din medarbetare att dela med sig av sina tankar om det område där de underpresterade. Till exempel: "Vad har du att säga om dina försäljningsresultat under den senaste utvärderingsperioden?". Om medarbetaren har självinsikt kommer hen att veta att resultatet var under förväntan och motivera varför. Det är svårare med medarbetare som saknar självkännedom och ansvarstagande.
- Personer som går i försvarsställning och försöker skylla på andra gör det ofta på grund av olika rädslor som de håller fast vid. Försök så långt det är möjligt att hitta orsaken till rädslan. Kanske är de rädda att förlora jobbet om de erkänner att de gjort ett misstag eller inte presterat som förväntat. De kan också ha skuldkänslor och skamkänslor i samband med fel och bortförklarar dem som en hanteringsstrategi.
- Var medkännande och empatisk. Försök att sätta dig in i medarbetarens situation och förstå varför han eller hon inte lyckades nå sina mål eller varför något inte gick som planerat. Försök att ta reda på om det finns en bakomliggande orsak. Kanske kämpar de med en situation i sitt privatliv som de känner sig obekväma att dela med sig av.
- Planera vad du ska säga, men gör inget manus. Dina ord måste flöda naturligt för att de inte ska kännas forcerade. Förbered dig mentalt genom att tänka igenom potentiella utfall och hur du ska hantera dem. Om du är öppen för att lära dig av varje utvecklingssamtal kommer du att bli förvånad över hur snabbt du blir bättre och bekväm med att leda dem!
- Var öppen för att ändra ditt tankesätt. Utvecklingssamtal är inte förhör. Du är inte där för att försöka avslöja någons tidigare misstag eller få dem att känna sig skyldiga för saker som gick fel. Du är där för att hjälpa dem att nå sin fulla potential framöver. Odla en tillväxtinriktad inställning genom att fokusera på lärdomar och möjligheter till förbättringar.
💡 Vi kan inte vara för förberedda på att hantera känsliga ämnen. Om du behöver mer övning kan du kolla in vår utbildning om att ge och ta emot feedback.
➡️ Zavvy möjliggör mer meningsfulla utveckling ssamtal
Utvecklingssamtal är en viktig del av utvärderingsprocessen och något som din organisation inte bör förbise.
Resultatet av ett möte kan vara avgörande för din medarbetares motivation och resultat och därmed för ditt företags resultat.
Att veta att den mest strategiska användningen av din tid är att förbereda dig för hur du ska ge feedback. En mindre optimal och tidskrävande sak är administrationen bakom ett utvecklingssamtal.
Och det är därför Zavvy kommer in för att göra ditt liv enklare!
Vår programvara för utvecklingssamtal gör det enklare att samla in data och är en go-to place för allt som rör medarbetarnas prestation och utveckling.
Dessutom gör vår programvara för personliga möten det lättare att hantera utvecklingssamtal på distans. Den hjälper till att organisera strukturerade och meningsfulla samtal.
📅 Boka en demo för att lära dig hur Zavvy kan underlätta din organisations process för utvecklingssamtal och 360° medarbetarutveckling.