Upptäck 11 viktiga metoder och tekniker för feedback och lär dig hur du ger effektiv feedback.
Vägen till underprestationer hos de anställda är belagd med goda intentioner. Du vill inte vara orsaken till att medarbetarna inte vill engagera sig genom att ge feedback. Så du förtränger dina farhågor och låter dem upprepa sina misstag.
Om du vänder näsan bort från problemet vet din personal inte hur bra eller dåligt de gör det. Detta skapar utrymme för låg moral. De anställda kommer att känna sig omotiverade att uppnå målen, vilket i slutändan leder till det du försökte undvika.
Den viktigaste slutsatsen av detta scenario är att feedback är ett måste för varje organisation som strävar efter att hålla sig i toppen. Men ännu viktigare är att ge feedback på rätt sätt.
Antag att du trots allt bestämmer dig för att ge feedback, men att du blir för personlig eller hård. Ett sådant tillvägagångssätt kan få katastrofala konsekvenser för dig, den anställde och organisationen.
I den här artikeln förklaras utförligt olika typer av feedback och tekniker för att undvika sådana katastrofer.
🔄 Varför rätt feedback är viktigt
Endast 2 % av de anställda blir engagerade efter feedback.
Men effektiv feedback är mer än bara en arrangerad granskningssession mellan chefer och deras direkta medarbetare.
I stället är det en kontinuerlig process som kännetecknas av utbyte av konstruktiv feedback, planering av uppföljningar och fastställande av SMART-mål.
Alla dessa faktorer gör att dåliga vanor inte växer upp och blir till större problem i morgon.
Alla anställda är inte likadana, så en teknik som passar alla är inte idealisk. Rätt feedbackmetoder tar hänsyn till de anställdas dynamiska natur och hjälper dig att fatta välgrundade beslut för att lösa problem.
Vissa anställda är extroverta och tvekar inte att sitta ansikte mot ansikte med dig för att få konstruktiv feedback.
Andra kanske är för blyga för att se dig i ögonen och föredrar att det sker anonymt via 360 feedback.
🔍 O lika typer av feedback till anställda
Av leverantören
Självåterkoppling innebär att ge feedback till dig själv.
Frågor om självåterkoppling pressar de anställda att få insikt i sina prestationer genom att identifiera styrkor, svagheter och prestationer. Detta hjälper dig att bestämma nästa steg för att bli bättre samtidigt som du får stöd från dina medarbetare.
Peer feedback (eller 360 peer review) innebär att anställda utbyter feedback.
Peer review kan ske anonymt. Kollegor delar vanligtvis med sig av sina insikter med hjälp av undersökningsformulär som skapats av chefer eller personalavdelningar.
Feedback från kollegor kan fokusera på rollspecifika färdigheter och kompetenser eller mer generiska områden som samarbete, bidrag till teamet osv.
Medarbetarna utvecklar en känsla av samhörighet när alla har liknande uppgifter och delar samma arbetsplats dagligen. Denna nära arbetsrelation gör att de känner varandra bättre, ibland till och med bättre än cheferna.
Dessutom är de i den bästa positionen för att ge varandra insiktsfull feedback.
Chefsfeedback , även kallad uppåtriktad feedback, rör sig från botten av hierarkin till toppen.
Här ger de anställda feedback till sina chefer i stället för tvärtom.
Den här typen av feedback hjälper cheferna:
- avslöja blinda fläckar;
- ta itu med brister i ledningens färdigheter som kan orsaka eller bidra till att medarbetarna presterar sämre än vad de gör eller inte är engagerade.
Återkoppling nedåt är ett flöde av återkoppling från toppen till botten av hierarkin.
Det kan handla om att cheferna gör enskilda prestationsbedömningar med sina direktanställda eller att cheferna fyller i enkäter om nedåtgående feedback.
Efter insamlingen av feedback informerar chefen den anställde om hur bra de presterar, om områden där de inte presterar bra och om vad de kan göra för att förbättra sig.
I olika format
Informell feedback är feedback som du ger på ett avslappnat sätt snarare än på ett professionellt sätt. Du behöver inte boka ett datum eller planera för det, eftersom det kan ske slumpmässigt.
Kollegor kan till exempel dela informell feedback medan de dricker kaffe i pausrummet.
Formell feedback behöver planeras och är kontinuerlig. Formella utvärderingar är också obligatoriska, vilket innebär att alla anställda måste delta. Exempel på detta är årliga prestationsbedömningar eller feedback från chefer och kollegor.
Formativ feedback fungerar som ett pilottest. Den äger rum före eller under medarbetarnas onboarding eller utbildning. Syftet är att hjälpa cheferna att få svar från de anställda om vad utbildningen saknar och hur de kan anpassa den till deras behov.
Till exempel svarar formativ feedback på frågor som: "Lärs utbildningsämnena ut så att du förstår dem?", "Finns det tecken på att utbildningsmålen kommer att uppnås?".
Summativ återkoppling sker efter att ett utbildningsprogram avslutats. Det är de anställdas svar som cheferna använder för att mäta utbildningens effektivitet.
Cheferna kommer till exempel att testa de anställda utifrån utbildningsämnena för att mäta betydande förbättringar av de anställdas färdigheter och kompetens. Resultaten kommer sedan att påverka chefernas beslut om den bästa vägen att gå framåt.
Med kvalitet
Konstruktiv återkoppling kombinerar fakta och observationer snarare än rykten och antaganden. Syftet är att hjälpa mottagaren att förstå vad han eller hon gör rätt eller fel och hur det påverkar organisationen. Den låter dem också veta att de har möjlighet att rätta till sina misstag genom att hjälpa dem att sätta upp mål.
Samtidigt förblir den som ger feedback objektiv och lägger personliga känslor gentemot mottagaren åt sidan, vilket ökar effektiviteten.
Till exempel: "Jag beundrar hur högljudd du är under möten. Jag tror att det vore bäst att inte avbryta dina kollegor förrän de har pratat färdigt. Du kan försöka signalera till ordföranden nästa gång för att undvika störningar. Hur låter det?"
💡Behövs fler exempel? Vi har samlat ytterligare 30 exempel på konstruktiv feedback för specifika färdigheter och beteenden. Dessutom har vi även inkluderat några praktiska tips för chefer.
Destruktiv feedback är feedback som direkt angriper medarbetarnas personlighet eller utnyttjar deras brister. Den talar inte om för mottagaren vad problemet är, hur och varför det är ett problem och vad de kan göra för att lösa det.
Till exempel: "Du pratar för mycket, Sarah.
Uppskattningsfeedback är en typ av feedback som fokuserar på uppskattning av de anställda. Syftet är att erkänna dem för deras hårda arbete och bidrag till arbetsplatsen.
Till exempel: "Tack för att du kollar upp mig och hjälper mig att hålla mig uppdaterad om mina projekt. Du är en bra teamkoordinator."
👩🏫 5 Tekniker för att ge feedback
Sandwich med återkoppling
De är lagrade med:
- en komplimang på toppen;
- ett negativt uttalande i mitten;
- ytterligare ett positivt uttalande längst ner.
Så här ser det ut:
Den övre bullen: Thomas, jag gillade din presentation om onboarding om nyanställda på ett effektivare sätt.
Köttet: Jag tyckte dock att det behövde vara mer engagerande. Försök att förkorta den och agera mer livligt.
Den vanliga bullen: Men på det hela taget, bra jobbat! Fortsätt med det goda arbetet!
Denna teknik för att undvika bedömning går tillbaka till de gamla grekiska filosoferna Demokritus och Aristippus. De utvecklade en teori om hur det ligger i människans natur att maximera nöje och undvika smärta i alla delar av vår tillvaro.
I dag använder många arbetsgivare tekniken för att mildra kritiken mot anställda.
Men feedback-smörgåsen är inte den godaste att svälja.
Samtidigt som den fungerar som en krycka för cheferna att luta sig mot, förlorar man det centrala budskapet i feedbacken under resans gång. Dina anställda kan börja tänka: "Gjorde jag det bra eller gjorde jag det dåligt? Jag är förvirrad."
Nästa gång du försöker ge feedback kan de förvänta sig dåliga nyheter efter de positiva, vilket minskar förtroendet.
För att lösa detta:
- Börja med det positiva;
- ge konstruktiva synpunkter;
- Avsluta feedbacken med lösningar som medarbetarna kan använda för att rätta till situationen, i stället för att blanda ihop din huvudpoäng med fler komplimanger.
Förbättringsdialoger
Förbättringsdialoger är roliga metoder för att få medarbetarna att prata utan att pressa dem med frågor för att ge feedback. Spelet är enkelt. Du och en anställd sitter tillsammans och drar från en stapel kort eller väljer från en lista med halvfärdiga dialoger skrivna på dem.
Varje uttalande representerar ett annat ämne.
Till exempel: "Jag presterar bättre när..." (prestationsfaktorer), "Jag vill lära mig mer om..." (utbildningsbehov).
När medarbetarna väljer ett uttalande måste de avsluta det med vad som helst.
Till exempel: "Jag presterar bättre i en samarbetsmiljö."
Sedan är det upp till dig att svara med ditt eget uttalande.
Detta bidrag håller bollen i rullning och hjälper dig att bygga upp samtalet med din input. På så sätt kan du samla in tillräckligt med insikter om ämnet.
När du har uppnått detta fortsätter spelet med att din anställde väljer ett annat kort eller ett annat uttalande.
DESC-skriptet
Ineffektiv feedback är vag och ofokuserad, två viktiga problem som DESC-skriptet försöker lösa.
Förkortningen DESC står för Describe, Express, Specify och Consequences (beskriv, uttryck, specificera och konsekvenser). Dess syfte är att måla upp den perfekta bilden av problemet för feedbackmottagaren och hjälpa dem att förstå det önskade resultatet.
Den beskrivande delen av feedbacken fokuserar på beteende som givaren själv observerat, inte på kollektiva observationer av kollegor.
Genom att ta emot individuella insikter elimineras risken för att mottagaren känner sig överkörd av sina kollegor.
I DESC-teknikens uttrycksfas berättar du för mottagaren hur situationen har fått dig att känna dig eller påverkat dig negativt. Sedan specificerar du vad du vill att de ska göra framöver och berättar om resultaten av det du föreslår (både positiva och negativa).
Till exempel: "Jag stannade kvar på kontoret i går för att avsluta vårt projekt. Därför kom jag hem sent. Jag kände mig stressad av ansvaret för att hantera våra båda uppgifter. Jag skulle föredra om vi arbetade nära tillsammans i framtiden. På så sätt kan vi avsluta projekten tidigare och få ett försprång till nästa projekt.
Vad och varför
Tekniken "Vad och varför" är enkel.
När du vill ge positiv feedback eller konstruktiv kritik, fokusera på vad en anställd har gjort (vad) och berätta sedan varför det var effektivt eller ineffektivt (varför).
Den här tekniken tar bort alla anställdas tvivel och rädsla, eftersom de vet att det inte handlar om deras personlighet. I stället handlar det om något de gjort, och de får se konsekvenserna av detta.
Framöver bör det vara lättare för dem att göra fler positiva attityder eller undvika att upprepa misstag.
Till exempel: "Jag tycker att din uppmärksamma attityd till våra kunder gjorde dem bekväma. Jag kunde se att de kände sig uppskattade och mer angelägna om att diskutera affärer."
Framkoppling
Feedforward är mer inriktat på framtiden än feedback, där fokus ligger på tidigare eller nuvarande beteenden.
Syftet med den här tekniken är att ta bort uppmärksamheten från de handlingar som vi inte kan ändra.
Misstag och åtgärder som redan har gjorts är fastslagna. Eftersom du inte kan gå tillbaka i tiden för att ändra dem är den bästa lösningen att utöka möjligheterna i framtiden. Feedforward syftar till att förhindra att ett nytt misstag begås.
Feedforward säger inte: "Mike, du har kommit för sent till jobbet de senaste tre dagarna". Istället säger den: "Under de kommande veckorna föreslår jag att du samåker med Thomas. Han lyckas alltid komma tidigt till kontoret."
💡 4 tips för att ge effektivare feedback
1. Var specifik
Det är lätt att skylla på varandra och ta fram en lista över dina anställdas misstag under de senaste veckorna.
Men feedback blir gammal och ineffektiv när den är oklar.
Fokusera i stället på ett beteende som dina anställda har uppvisat nyligen och förklara sedan varför det beteendet är ett problem.
Tro inte att de har alla bakgrundssammanhang. De kanske inte ens vet att det är ett stort problem förrän du påpekar det.
Säg till exempel inte: "Anna, du avbryter mig alltid när jag pratar."
Den anställde hamnar i en defensiv ställning och undrar när det har hänt.
Då tvingas de bevisa att du har fel.
Här är ett bättre sätt att närma sig problemet.
"Anna, i morse under gruppmötet avbröt du mitt tal....".
Denna metod anger när situationen inträffade och var den inträffade. Det är alltså lättare för de anställda att komma ihåg och rätta till sina misstag.
2. Lyssna på
34 % av de anställda säger att deras chefer inte lyssnar när de uttrycker sina åsikter.
Ofta fastnar chefer i att tala om för sin personal vad de gör rätt eller fel. Men det är också viktigt att stanna upp en stund och lyssna. Du kan vara en av dem som bidrar till problemet.
Att lyssna på dina anställdas perspektiv kan avslöja misstag som du inte ens är medveten om att du gör.
Det hjälper dig också att skapa realistiska lösningar på problem på arbetsplatsen.
3. Ge råd som går att genomföra
Avsluta alltid feedback med att föreslå lösningar för att hjälpa medarbetarna att veta vad nästa steg är.
De kan inte alltid läsa dina tankar.
Du kan säga: "Jag vill att ni förbättrar era U.I.-konstruktioner", och de kommer inte att förstå vad du menar.
Sätt dig i deras situation och ge sedan råd om hur du skulle hantera situationen.
Viktigast av allt är att lösningarna är genomförbara och anpassade till dem.
Det skulle vara olyckligt att råda dem att anmäla sig till dyra kurser som deras budget och schema inte tillåter.
4. Var konsekvent
Skapa en feedbackkultur där alla förväntar sig feedback och är förberedda på den i förväg. Uppmuntra tillväxttänkandet i din organisation genom att erbjuda utbildningsprogram för feedback. På så sätt lär sig alla att ge och ta emot feedback på rätt sätt, från toppen av organisationsstrukturen till botten.
Men begränsar dig inte till en enda återkopplingskanal. Utnyttja i stället flera feedbackmetoder och tekniker för att se till att alla anställda känner sig bekväma.
Tips: Använd 360 feedback-programvara och aktivera strikta anonymitetsinställningar för de blyga. Använd dessutom enskilda samtal för att diskutera resultaten.
➡️ Skapa en feedbackkultur för att öka prestationer och tillväxt
Även om tanken på att ge feedback kan verka skrämmande är det det effektivaste sättet att bygga upp ett förtroende mellan dig och dina anställda.
Medarbetarna kommer att lita mer på dig om du skapar ett säkert utrymme där de kan dela med sig av sina synpunkter och använda dem för att vända på saker och ting i organisationen. Som ett resultat av detta kommer de att bli engagerade och engagerade i sina roller och i att producera resultat.
Men en blomstrande feedbackkultur kräver mer än flödesscheman eller schemalagda möten. Alla måste vara på plats, och processerna måste passa allas behov, eftersom alla typer av feedback inte är lika.
Med vår feedbacklösning kan du skapa en feedbackkultur som ligger i linje med din organisations DNA.
Dela feedback kontinuerligt och ofta med medarbetarna, inte bara under 1:1-samtal och resultatbedömningar.
Prata med våra experter för att få en demo.