Hur man skriver ett utvecklingssamtal för en anställd: 7 steg till framgång
Det vilar ett tungt ansvar över dig när du sätter dig ner för att skriva ett utvecklingssamtal.
Det kan hända att du stirrar på en tom skärm och inte vet var du ska börja eller hur du ska formulera dina tankar på ett effektivt sätt.
Det är särskilt svårt att hitta den perfekta balansen mellan att ge positiv feedback och konstruktiv kritik.
Men med rätt tillvägagångssätt och vägledning är det både möjligt att skriva effektiva och insiktsfulla utvecklingssamtal och en möjlighet att stärka dina teammedlemmar .
Den här guiden kommer att:
- Visar dig exakt hur du skriver ett utvecklingssamtal för en anställd.
- Ta del av praktiska strategier och tekniker för att tryggt navigera i processen och skapa effektiva utvärderingar som driver individuell och organisatorisk framgång.
🕵️♀️ Vilken är effekten av medarbetarsamtal?
Medarbetarsamtal har ett dåligt rykte.
Workhumans undersökningar visar att 55 % av medarbetarna inte anser att traditionella utvärderingar förbättrar deras prestationer.
För att motverka detta har företag som Netflix, Adobe och Deloitte redan sett över sina feedbackprocesser för att anpassa dem till moderna behov. Vissa har skrotat de årliga utvecklingssamtalen helt och hållet.
Men väl utformade utvecklingssamtal kan ha en enorm inverkan på medarbetare och organisationer på följande sätt:
- Tillhandahålla strukturerad feedback.
- Skapa tydliga förväntningar.
- Erbjuda möjligheter till tillväxt och utveckling.
- Främja medarbetarnas engagemang.
- Ökad produktivitet.
- Driva på övergripande resultatförbättringar.
💡 Tips: Att veta hur man skriver ett utvecklingssamtal för en anställd är en viktig del av processen. Men se till att du har ett effektivt system för prestationshantering innan du börjar skriva.
🪜 6 steg för att förbereda medarbetarsamtal
1. Förstå medarbetarens rollbeskrivning och nödvändiga kompetenser
Bekanta dig med din medarbetares arbetsbeskrivning och dess nyckelkompetenser.
Detta riktmärke kommer att ge dig en tydlig förståelse för de förväntningar och det ansvar som är förknippade med deras position.
Genom att anpassa utvärderingen till dessa kriterier blir det lättare att bedöma hur väl den anställde har presterat i förhållande till sina arbetsuppgifter.
➡️ Här är en mall för ett kompetensbaserat utvecklingssamtal som du kan prova.
2. Fastställa den anställdes aktuella prestationsmål
Utvärdera din medarbetares individuella prestationsmål. Du sätter upp dessa mål genom att:
- Fastställa dem i tidigare utvecklingssamtal.
- Diskutera och revidera dem i löpande 1:1-diskussioner.
- Beskriva dem under onboarding.
Bedöm om medarbetaren har gjort betydande framsteg för att uppnå sina mål eller notera eventuella potentiella förbättringsområden.
➡️ Behöver du hjälp med att sätta upp mål? Använd SMART-metoden för att definiera specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna prestationsmål.
3. Kontrollera uppgifter och avtal från prestationsgranskningen
Få en heltäckande översikt över medarbetarens feedbackhistorik genom att gå igenom tidigare utvecklingssamtal och eventuella överenskommelser som du har gjort eller som medarbetaren har gjort med en tidigare chef.
Detta steg ger sammanhang och möjliggör en helhetsbedömning av den anställdes prestationsutveckling.
Om du sätter upp specifika mål eller mätetal, utvärdera hur väl den anställde har presterat i förhållande till dem.
Chief Operating Officer Max Wesman förklarar hur detta fungerar på GoodHire:
"Bestäm med medarbetarna i förväg vilka mått som ska granskas i förväg. Det kan innebära att ni kommer överens om att fokusera på slutförandet av uppgifter, att hålla deadlines, kvaliteten på arbetet, staplingsförmåga, tillväxt och utveckling av lärande eller andra specifika mått som gör att ni båda kan spåra specifika prestationer och lyfta fram områden med styrkor och svagheter."
➡️ Vill du skapa ett formulär för utvecklingssamtal som dina medarbetare inte kommer att frukta? Kolla in vår guide.
4. Se resultatanteckningar efter halva cykeln
Oavsett hur ofta ni har formella utvecklingssamtal rekommenderar vi starkt att ni ser feedback som en kontinuerlig process och att ni gör detaljerade anteckningar under hela processen.
Dokumentera alla:
- informella utvecklingssamtal;
- prestationsrelaterade anmärkningar som kan förekomma i en 1:1;
- Återkommande feedback och observationer.
Dina anteckningar kommer att fungera som en värdefull resurs, så att du kan hänvisa till specifika fall, prestationer eller förbättringsområden.
Tips: Det är viktigt att bevara sekretessen och se till att du använder dessa anteckningar enbart för att förbättra medarbetarens prestation.
5. Begära och granska den anställdes självutvärdering
Förvandla utvecklingssamtalet till en tvåvägsdialog (minst) genom att bjuda in den som ska utvärderas att fylla i en självutvärdering. Denna samarbetsinriktade metod uppmuntrar medarbetarna att:
- Reflektera över sina arbetsprestationer.
- Identifiera deras styrkor och svagheter.
- Ge insikter om sitt eget perspektiv.
Tips: Gå igenom medarbetarens självutvärdering och din bedömning för att förstå luckor eller avvikelser.
🪞 Kolla in dessa nio exempel på formulär för självutvärdering av anställda.
6. Upprätta utvecklingsmål under utvecklingssamtalen
Ett 1:1-möte mellan granskaren (chefen) och den granskade (medarbetaren) är ett tillfälle att tillsammans diskutera resultatet av medarbetarsamtalet.
Detta möte ger en möjlighet att:
- Klargör eventuell feedback.
- Ta upp frågor eller funderingar.
- Upprätta prestations- och utvecklingsmål för framtiden.
Att involvera medarbetaren i målformuleringen skapar en känsla av ägande och engagemang för deras professionella utveckling.
Se till att målen stämmer överens med medarbetarens karriärsträvanden och organisationens mål.
💡 7 bästa metoder för att skriva ett effektivt utvecklingssamtal för dina anställda
Skapa ett utvecklingssamtal som berör dina medarbetare genom att följa dessa bästa metoder för utvecklingssamtal. Vi har inkluderat exempel för var och en för att vägleda dig i ditt skrivande.
Använd ett tydligt och objektivt språk
Det språk som används i utvecklingssamtal kan ha stor betydelse för hur medarbetarnas feedback tas emot. Använd ett tydligt och objektivt språk som innehåller specifika exempel på de beteenden som du vill lyfta fram.
Netflix är ett lysande exempel på ett företag som gör detta bra och alltid väljer feedback som är bra:
- klart;
- som kan åtgärdas;
- i god tro.
Men Netflix är inte det enda företaget som anammat dessa feedbackvärderingar.
Darryl StevensVD för Digitech Web Design, delade också med sig av sina råd till oss:
"Att undvika jargong eller alltför teknisk terminologi kan göra återkopplingen mer tillgänglig för din direktrapport. Var också noga med att ge konkreta exempel på framgångar eller förbättringsområden. Detta kommer att hjälpa din närmaste medarbetare att förstå vad de gör bra och även identifiera områden för tillväxt.
För att säkerställa att din närmaste medarbetare får feedback på ett positivt sätt, använd ett språk som är både direkt och stödjande. På så sätt kan du vara tydlig med förväntningarna utan att framstå som alltför hård eller kritisk."
Här är några tydliga, objektiva exempel på feedback som du kan skriva i dina utvecklingssamtal.
Exempel på positiv feedback
Dina bidrag under den här månadens teammöten har varit exceptionella. Under brainstormingen förra veckan väckte ditt förslag om att implementera en ny marknadsföringsstrategi en livlig diskussion och inspirerade teamet till innovativa idéer. Din förmåga att uttrycka dina tankar tydligt, även när du ger negativ feedback, har motiverat dina kollegor att aktivt delta och arbeta mot ett gemensamt mål. Dessa bidrag har drivit teamets utveckling framåt och skapat en samarbetsinriktad och produktiv atmosfär.
Exempel på konstruktiv feedback
Du har inte klarat av de förväntade deadlines för slutförandet av uppgifter den här månaden. Till exempel lämnades den rapport som skulle vara klar i fredags in tre dagar för sent, vilket orsakade förseningar i efterföljande steg i projektet. För att komma vidare är det viktigt att du prioriterar dina uppgifter och hanterar din tid på ett effektivt sätt. Försök att söka stöd eller kommunicera eventuella utmaningar som kan uppstå för att säkerställa att arbetet slutförs i tid.
➡️ Kolla in fler exempel på feedback, inklusive hur man ger konstruktiv feedback, vilket kan vara en utmaning.
Anta ett tillväxtorienterat tankesätt
Feedback kan vara problematiskt, eftersom så mycket av detaljerna fokuserar på vad den granskade personen har åstadkommit tidigare.
Men när det gäller att skriva utvecklingssamtal säkerställer en tillväxtinriktad inställning att du förblir positiv och fokuserar på potentialen i framtida prestationer snarare än att älta det som redan har hänt.
Tips: Det handlar om att se svagheter som utvecklingsmöjligheter och att använda en feedforward-strategi för prestationsbedömningar.
Exempel på feedforward
Ett område att fokusera på för att förbättra dina färdigheter är projektdelegering och effektivt teamarbete. Genom att aktivt söka möjligheter att delegera uppgifter och samarbeta med teammedlemmar kan du utveckla dina ledaregenskaper och främja en känsla av delat ansvar i teamet.
Jag uppmuntrar dig att delta i relevanta utbildningsprogram eller workshops, som jag kommer att dela med mig av som en uppföljningsåtgärd. Dessutom rekommenderar jag att du utforskar mentorskaps- eller coachningsrelationer inom organisationen. Att söka vägledning från erfarna kollegor kan ge värdefulla insikter och perspektiv som hjälper dig att växa i din yrkesroll. Deras expertis kan hjälpa dig att hantera utmaningar, utveckla nya färdigheter och frigöra din fulla potential.
För att följa dina framsteg kan vi sätta upp specifika och mätbara mål för projektdelegering och teamarbete. Vi kommer regelbundet att utvärdera din prestation i förhållande till dessa mål för att följa din utveckling och identifiera områden som behöver förbättras ytterligare.
Använd ett konstruktivt och handlingsinriktat språk
Utvecklingssamtal handlar inte bara om att fira framgångar och hitta utrymme för förbättringar. Det handlar också om att ta fram meningsfulla handlingsplaner. Nyckeln här är att ge handlingsorienterad feedback som gör det möjligt för medarbetaren att göra konkreta framsteg.
Praktiskt exempel på positiv feedback
Din forskning och analys för projekt X gav insiktsfulla resultat som förbättrade vår förståelse för kundernas behov. När du föreslog att vi skulle genomföra undersökningar för att samla in direkt feedback från kunderna gav det oss värdefulla insikter om deras preferenser och smärtpunkter. Din grundliga dataanalys gjorde det också möjligt för oss att identifiera nya trender och anpassa vår marknadsföringsstrategi därefter. De rekommendationer som du presenterade baserat på dina resultat har haft en påtaglig inverkan på vår kundnöjdhet och har bidragit avsevärt till vår övergripande framgång. Jag uppmuntrar dig att fortsätta utveckla din analytiska expertis för att identifiera nya möjligheter och driva kontinuerlig förbättring av våra marknadsföringsstrategier.
Praktiskt exempel på konstruktiv feedback
Du har inte använt vårt projektledningssystem konsekvent, vilket har orsakat förseningar i slutförandet av uppgifterna. När du till exempel avvek från det avsedda verktyget för uppgiftsspårning och använde ett separat kalkylblad för att uppdatera framstegen, ledde det till missförstånd och förvirring bland teammedlemmarna. Låt oss gå vidare genom att använda våra etablerade processer och verktyg för projektledning. På så sätt upprätthåller vi transparensen, effektiviserar arbetsflödet och säkerställer ett effektivt samarbete inom teamet.
Inkludera förstahandserfarenheter snarare än hörsägen
Som chef kanske du inte har möjlighet att bevittna varje aspekt av din medarbetares dagliga arbete. Men när du skriver ett utvecklingssamtal får inte skvaller på kontoret påverka din förmåga att ge en objektiv bedömning. Skriv om vad du har sett och upplevt istället för att förlita dig på hörsägen.
Det innebär att du aktivt söker efter förstahandsbevis för att öka noggrannheten och stärka din granskning:
- Använd datadrivna mått för att kvantifiera resultat och validera era slutsatser med nya insikter.
- Inkludera förstahandskommentarer från kollegor eller teammedlemmar som är direkt involverade i projektet.
- Granska medarbetarens arbetsprover och dokument för att få en bättre bild av dennes prestationer.
Exempel på återkoppling av förstahandserfarenheter
Under utvärderingsperioden var jag noga med att följa ert arbete på nära håll. Här är några exempel på vad jag har sett och upplevt på nära håll:
Projekt X: Jag bevittnade din exceptionella problemlösningsförmåga och förmåga att hantera oväntade utmaningar under genomförandet av projekt X. Din uppfinningsrikedom och snabba tänkande gjorde att vi kunde hålla snäva tidsfrister och leverera högkvalitativa resultat.
Samarbete mellan team: Jag observerade ditt effektiva samarbete med teammedlemmarna under den senaste marknadsföringskampanjen. Din vilja att lyssna, ge konstruktiv feedback och stödja dina kollegor var avgörande för att skapa en positiv och produktiv teammiljö.
Presentation av kunden: Jag deltog i kundpresentationen, där du visade upp din utmärkta kommunikationsförmåga. Din förmåga att formulera komplexa idéer på ett tydligt och koncist sätt gjorde ett starkt intryck på kunderna. De uttryckte tillfredsställelse med den nivå av professionalism och expertis som du visade.
Var uppmärksam på partiskhet
Fördomar är en omedveten form av fördomar som oavsiktligt kan smyga sig in i prestationsutvärderingar. Det förekommer i många former, bland annat:
- Förskjutning av aktualitet: Granskare kan ha en tendens att fokusera på händelser som inträffade senast och förbise tidigare prestationer
- Halo-effekt: Goda prestationer inom ett område kan leda till att den anställde bedöms mer positivt inom andra områden, oavsett bevis
- Bias för bekräftelse: Granskare kan fokusera på händelser som stöder deras uppfattning om medarbetaren snarare än att objektivt utvärdera deras prestationer
Lös problemet genom att föra anteckningar under hela feedbackcykeln. Dessa anteckningar hjälper dig att hålla fokus och ge en väl avrundad utvärdering som återspeglar medarbetarens prestation under hela perioden (inte engångshändelser).
Exempel på meddelanden efter halva cykeln
- Datum: mm/dd/åååå
- Anställd: Jane Barnes
- Observation: Arbetade bra under marknadsföringsteamets avstämningsmöte varannan vecka genom att lyssna på sina kollegors idéer och förbättra dem
- Förslag till förbättring: Utveckla förmågan att tala inför publik
➡️ Lär dig andra sätt att motverka feedbackbias i vår omfattande guide.
Erkänna framsteg och förbättringar
Nyckeln till ett framgångsrikt utvecklingssamtal är att uppmärksamma medarbetarens framsteg över tid snarare än att bara titta på den aktuella statusen. Detta kan uppmuntra medarbetarna att sträva efter högre standarder och visa att du bryr dig om deras utveckling. Jack UnderwoodVD och medgrundare av Circuit, beskriver hur man gör detta när man skriver ett utvecklingssamtal:
"Nämn: 'Du utmärker dig inom X, och vi vill gärna fortsätta att se mer av det'. Eller: "Tack för att du har ökat din prestation med X, precis som vi diskuterade under din senaste utvärdering. Det är imponerande framsteg!
Uppmärksamma bra beteende och gör det så specifikt som möjligt för att hjälpa din medarbetare att känna sig sedd för sitt hårda arbete. Låt inte positiv feedback falla mellan stolarna, utan gör den till en integrerad del av processen."
Handlingsbart exempel på bekräftelse av framsteg
Du har gjort stora framsteg sedan din senaste utvärdering, och jag är glad över att se hur mycket du har utvecklats. Din förmåga att hantera komplexa uppgifter och ytterligare ansvarsområden har varit särskilt berömvärd. Du erbjöd dig till exempel att leda projektplaneringen för kund X. Du arbetade flitigt för att säkerställa att planen slutfördes i tid och inom budget. Jag är glad att se ditt engagemang för att utveckla nya färdigheter och växa professionellt. Jag är övertygad om att du kommer att fortsätta att visa sådant engagemang och sådan excellens i ditt arbete framöver.
Åta sig att stödja utvecklingen
Din genomgång bör avslutas med ett tydligt utvecklingsstöd. Dessa framåtblickande avsikter visar engagemang för medarbetarnas tillväxt och fungerar som ett incitament för att motivera medarbetarna.
Gör detta genom att:
- Föreslå resurser som utbildningsprogram, onlinekurser och andra former av stöd för att hjälpa medarbetarna att utvecklas.
- Fastställa specifika prestationsmål för att hjälpa medarbetarna att följa sina framsteg
- Beskriva hur medarbetaren kan använda sina befintliga styrkor för att uppnå uppsatta mål
Konkret exempel på utvecklingsstöd
Jag är övertygad om att du har potential att utmärka dig i din roll, och jag rekommenderar följande steg för din utveckling:
Steg 1 - Förbättrad kompetens: Överväg att anmäla dig till utbildningsprogram som "Advanced Work Management Strategies" för att förbättra dina färdigheter i att organisera dina arbetsflöden. Detta program är känt för sin omfattande läroplan och sitt praktiska tillvägagångssätt, vilket jag tror kommer att ge dig de verktyg du behöver för att utmärka dig i din roll.
Steg 2 - Mentorskap: Jag föreslår att du söker mentorskap hos vår Senior Marketing Manager, Sarah Johnson. Sarah har en gedigen erfarenhet av branschen. Hon har framgångsrikt lett många kampanjer som liknar de som du har varit involverad i. Hennes insikter och vägledning kommer att vara ovärderliga för att förfina ditt strategiska tänkande och lyfta din marknadsföringsexpertis till nästa nivå.
Steg 3 - Fastställande av mål: Jag skulle vilja arbeta med dig för att sätta upp tydliga, mätbara mål för att underlätta din kontinuerliga tillväxt. Du kan till exempel sikta på att öka din konverteringsgrad med 10 % under nästa kvartal eller slutföra våra interna certifieringsprogram för digital marknadsföring inom två cykelperioder. Dessa mål kommer att ge dig en tydlig riktning och ett konkret mått på dina framsteg när du fortsätter att utmärka dig i din roll.
➡️ Driv på medarbetarnas prestationer och tillväxt med Zavvys 360°-tillväxtsystem
Zavvy erbjuder ett urval av verktyg för att utveckla dina medarbetare under deras yrkesmässiga resa.
- Med vår programvara för utvecklingssamtal kan du genomföra förstklassiga medarbetarutvärderingar utan huvudvärk. Du får en ny nivå av insikter om medarbetarna genom att bjuda in kollegor, chefer, direktrapporterande medarbetare, kunder och affärspartners att delta i 360-graders feedbackcykler.
- Med vår programvara för talangutveckling kan du lösa medarbetarutvecklingen med ett enda klick. Kombinera fokusområden med praktiska aktiviteter, kompletta med deadlines, för att driva resultat och positiva åtgärder från prestationsfeedback.
Är du redo att skapa en kultur av kontinuerlig tillväxt i din organisation?
📅 Testa Zavvy genom att boka en demo idag.