Exempel på introduktionsplan för nyanställda: Skapa en introduktion som dina nyanställda kommer att älska
Visste du att 88 % av medarbetarna anser att deras företag inte gör ett bra jobb med onboarding-processen?
Och att en positiv onboardingupplevelse gör det 69 % mer sannolikt att medarbetarna stannar kvar på företaget i tre år?
Slutsats: du behöver en gedigen onboarding-process för att inte förlora dina medarbetare till dina konkurrenter.
En robust onboarding-process är en ofta förbisedd hörnsten på vägen mot framgång som företag. Förutom att den bidrar till att behålla medarbetarna får den också positiva effekter på produktiviteten.
Den här artikeln guidar dig genom en framgångsrik onboarding-process.
Du får med dig en checklista för onboarding av anställda som är klar att använda.
📄 Vad är en onboardingplan?
En onboarding-plan beskriver de steg som krävs för att integrera en ny medarbetare. Hela processen kan ta från ett par månader till ett år.
Vi föreslår att du använder en 90-dagarsplan för att hjälpa dina nyanställda att få självförtroende och känna sig redo att arbeta självständigt - och göra succé i sina nya roller!
I bästa fall börjar onboarding-planen redan innan medarbetarens första dag för att få dem att känna sig välkomna och lugna ner sina nerver.
📊 Varför behöver du en plan för onboarding?
Om du hade en nyanställd som skulle börja i morgon, skulle du då veta hur du bäst introducerar hen?
En genomtänkt onboardingprocess krävs för att ditt företag ska nå upp till de 12 % av företagen som gör ett bra jobb med onboarding. Och den består av en hel del steg: bara preboarding består av 75+ uppgifter på Twitter.
Med en detaljerad onboarding-plan på plats behöver du inte oroa dig.
Spara tid genom att automatisera det!
Även om du är upptagen med deadlines och möten med intressenter är du bara några få klick från att ge dina nyanställda en utmärkt onboardingupplevelse - om och om igen. Det kommer att se ut som om du har ägnat timmar åt att förbereda deras ankomst (oroa dig inte, din hemlighet är säker hos oss!).
Eftersom processen är så komplex och involverar många intressenter är det av yttersta vikt att hålla reda på varje steg.
Förutom att informera den nya medarbetaren om agendan måste du se till att varje deltagande person - chef, teamledare och mentor - vet exakt vad du behöver från dem och när.
En smidig introduktionsprocess underlättar för nyanställda:
- Känn dig välkommen och inkluderad från dag ett.
- Få upp hastigheten snabbare.
- Förstå förväntningarna.
- Håll koll på deras mål och hur de ligger till.
- Lära sig allt de behöver och stärka sina nya färdigheter.
- Förstå och anpassa dig till företagets kultur och värderingar.
Dessutom hjälper det till att undvika vanliga fallgropar från dig som arbetsgivare - som att glömma att beställa en ny bärbar dator eller begära tillgång till relevant programvara.
📝 Exempel på onboarding-plan och redigerbar checklista
Här är vårt förslag på en omfattande plan att inkludera i era onboardingprogram.
Ladda ner vår checklista för nyanställda och exempel på introduktionsplan för nyanställda för att enkelt skapa en anpassad introduktionsprocess.
En tumregel är att varje aktivitet relaterar till en av de fem C:na för onboarding.
Tips: Om du redigerar mallen för checklistan för onboarding ska du kontrollera att uppgiften ingår i minst ett av de fem C:na: efterlevnad, förtydligande, kultur, koppling och återkoppling.
Förberedelse
Dokument
- Skicka ut nödvändiga dokument för signering.
- Kontrollera att dokumenten har undertecknats.
Tillgång och hårdvara
- Beställ hårdvara (t.ex. bärbar dator, telefon, surfplatta - och kontorsutrustning om tillämpligt).
- Förbered konton och åtkomsträttigheter.
- Förbereda andra tillgångar.
Förberedelse av team
- Meddela kollegorna och boka möten. Det bästa är om du kan boka ett möte med varje teammedlem under introduktionsveckan.
- Introduktionsmöten är viktiga för distribuerade team som saknar spontana samtal under kaffepausen.
- Blockera tid i din kalender. Du bör ha ett välkomstmöte med din nyanställda under deras första dag och avsätta tid för snabba avstämningar under deras första vecka.
Se till att innehållet är uppdaterat
- Planera den första veckan - Beskriv alla utbildningskurser och uppgifter för din rekryt.
- Samla in material om företagskulturen. Se till att inkludera eventuella introduktionsvideor.
- Presentera de viktigaste avdelningarna. Presentera de viktigaste intressenterna för din nyanställda: avdelningschef, teamledare, mentor/coach och (valfritt) VD/direktör.
- Produkt & landskap - Fokusera på att erbjuda svar på följande frågor:
✔️ Vilka är era produkter och tjänster?
✔️ Vilken är ditt företags konkurrensposition på marknaden?
✔️ Vad är syftet med ditt företag och din/dina produkt(er)?
✔️What är din marknads varumärke?
- Interna policyer, inklusive policy för hybridarbete - I tider efter pandemin erbjuder många företag flexibla arbetsarrangemang där personalen kan arbeta en del av sin arbetstid hemifrån. Se till att klargöra er WFH-policy.
➡️ Kolla in vår mall för policy för arbete hemifrån: En enkel struktur och bästa praxis för din hybridpolicy eller policy för arbete hemifrån.
- Uppdatera dokumentation om efterlevnad (vid behov).
- Samla in rollspecifikt innehåll.
- Se till att inkludera utbildning i integritet och dataskydd. Ange en kontaktperson: Vem ska den nyanställde vända sig till med tekniska frågor?
➡️ Få koll på efterlevnaden med Zavvys färdiga utbildningsmall för datasäkerhet. Den täcker ämnen som phishing, lösenordshantering, GDPR och mycket mer.
Förberedelser
En framgångsrik onboarding börjar med preboarding.
Skicka ett välkomstpaket
- Genom att skicka ett välkomstpaket lägger du grunden för nöjda medarbetare från dag 1.
- Förutom städning och viktig information kan du inkludera extramaterial som företagsmerchandise, lunchkuponger eller till och med en blombukett.
Skicka ett välkomstmeddelande
- Berätta om kulturen, teamet och förmånerna - det hjälper din nya medarbetare att bli peppad på att börja!
- Förhandsgranska schemat för dag 1 - Att ha en mental bild av vad de kan förvänta sig under sin första dag hjälper till att lindra stress och oro.
- Inkludera startdatum, tid och plats - även om du har nämnt det tidigare. Din nyanställda har mycket att hålla reda på. Kanske har de också flyttat för rollen, så gör deras liv så enkelt som möjligt!
- Erbjuder sig att svara på alla frågor.
Skapa relationer
- Uppmuntra nätverkande - Beroende på personlighet kan din nyanställda känna sig mer eller mindre tvingad att ta kontakt med andra.
- Nyanställda kan drabbas av bedragarsyndrom och känna att de måste visa vad de går för innan de kan börja nätverka. Låt dem veta att deras åsikter värdesätts från dag 1, och leta efter sätt att inkludera dem i nätverksevenemang.
Dag 1
Håll en minnesvärd mottagning
Du har bara en chans att göra ett första intryck - så se till att det blir ett bra intryck!
- Fira med ett teamintroduktionsmeddelande.
- Säg hej personligen (eller på telefon).
- Ordna en (virtuell) lunch.
- Uppmuntra till delning på sociala medier - Låt teammedlemmarna dela de spännande nyheterna om din nyaste teammedlem på Twitter eller LinkedIn.
- Dela på interna nätverk och nyhetsbrev - Om du använder ett internt nätverk, välkomna din nya medarbetare med ett uppskattande inlägg. Du kan inkludera information om deras roll och bakgrund och hur glad du är över att ha dem ombord.
Tips: Uppmuntra teammedlemmarna att engagera sig i inlägget och uttrycka sin entusiasm.
Ge tillgång till
- Passerkort / ID / Nyckel;
- Hårdvara;
- Verktyg.
Få dem på rätt spår
- Introduktion till företagets mål och projekt - Fokus på kvartals- och årsmål samt den huvudsakliga projekt-/produktpipelinen.
- Presentera företagets KPI:er och konkurrenssituationen. Kom ihåg att du kan delegera dessa uppgifter till teammedlemmar - även yngre sådana. De kommer att känna sig uppskattade och tillfredsställda när de ombeds att lära upp en nyanställd.
- Introduktion till avdelningar och processer - Även om din rekrytering kommer från ett liknande företag eller en liknande befattning kan arbetsflödet ha varit helt annorlunda.
- Se till att täcka in kommunikationsrutinerna - vilken är hierarkin? Vilken typ av medium är lämpligt för vilken typ av budskap? Viss kommunikation kan vara bättre via e-post, medan annan är smidigare via direkta chattar som Slack.
Kompis för introduktion
- Presentera dem för deras onboarding-kompis (och förbered båda). Rollen som onboarding buddy är mer informell än team leadens. Det är någon som inte är i position att utvärdera prestationer utan snarare en kontaktpunkt för eventuella frågor. I början kan det kännas mindre skrämmande att prata med en kollega i stället för att ta upp saker med chefen.
Tips: I bästa fall förkroppsligar onboarding-kompisen företagets värderingar och känner till den nyanställdes roll.
Vecka 1
Formaliteter
- Låt dem underteckna policyer för efterlevnad.
Klarhet
- Första 1:1-samtalet - Att börja ett nytt jobb kan vara överväldigande. Klargör därför för din nya medarbetare att hen kan vända sig till dig om hen har några frågor. Regelbundna temperaturkontroller är viktiga under introduktionsprocessen.
Socialisering
- Se till att de deltar i alla relevanta möten. Du vill inte höra "vilket möte?" och upptäcka att du har glömt att bjuda in din nya medarbetare.
- Uppmuntra till nätverkande. Som tidigare nämnts bör du bjuda in din rekryterade medarbetare till interna och externa nätverksträffar. Kanske är det en branschträff på gång?
Tips: Att göra det lilla extra kan göra skillnad och göra dina medarbetare till ivriga ambassadörer för din arbetsplats. Och glada medarbetare leder till lägre personalomsättning och högre intäkter.
Process
- Skapa eller kommunicera en 30-60-90-dagarsplan.
Tips: Planen bör vara i händerna på din nya medarbetare så snart som möjligt.
Produktivitet
- Skapa ett första uppdrag. De bästa onboarding-processerna inkluderar praktisk erfarenhet så tidigt som möjligt.
- Föreslå användbara dagliga resurser. Vilka ytterligare resurser kan underlätta inlärningsprocessen?
Här är några exempel: en podcast, en kostnadsfri onlinekurs eller till och med ett spel, beroende på vad din medarbetare ska lära sig.
Värdering
- Fira den första veckan med ett litet budskap. Den första veckan är förhoppningsvis spännande och intressant, men den kan också vara intensiv. Det är mycket ny information att komma ihåg och ansikten att känna igen. Din medarbetare kanske oroar sig för om han eller hon har levt upp till dina förväntningar. Ett litet meddelande om uppskattning och uppmuntran kan räcka långt!
Första 30 dagarna
Återkoppling
- Be om feedback. Använd en onboarding-enkät för att samla in insikter,
- Fokusera på: Hur upplever de processen så här långt? Kommunikationen, undervisningen och den sociala integrationen?
- Var öppen och tacksam för all feedback - det är värdefull information att ta med sig till kommande ombordstigningar.
Vägledning
- Skicka regelbundna dagliga tips. Det kan handla om allt från en praktisk Excel-formel som gör de dagliga beräkningarna enklare till den godaste smaken i kaffemaskinen.
- Att kombinera praktisk information med rolig trivia kommer att engagera dina nyanställda mer.
💡 Upptäck 11 bästa metoder för att öka engagemanget hos nya medarbetare.
Kompis
- Stäm av med onboarding-kompisen och ge vägledning.
- Se till att allt flyter på och ge vid behov anvisningar om hur du ska gå vidare.
Första 60 dagarna
Rollutbildning
När den första månaden har gått bör du och din nyanställda ha klarat av det mesta av städningen. Nu kan din medarbetare dyka djupare ner i sina uppgifter. Det är här som rollspecifik utbildning tar en mer betydande del av onboardinguppgifterna.
- Utöka den rollrelaterade utbildningen. Naturligtvis handlar den första veckan mest om administrativa uppgifter och att lära sig nya system och rutiner.
- Lägg till inledande arbetsuppgifter för att göra utbildningen ännu mer relevant.
Översyn av mål
- Gå igenom de första målen och iterera. Onboarding är en känslig procedur. Du vill inte skrämma din nyanställda - men du vill ändå att de ska veta vilka förväntningar som finns på deras prestationer.
- Överväg att koppla varje onboardinguppgift till ett mål. Gå igenom målen i ett tidigt skede och se vad som behöver finjusteras.
Första 90 dagarna
Kontinuerlig utveckling
Under den sista månaden av onboardingen bör övergången från nyanställd till medlem i kärnteamet äga rum.
Fördelen med en 90-dagars introduktionsprocess är att din medarbetare inte kommer att känna sig kastad ut på djupt vatten och förväntas kunna allt.
- Säkerställ en smidig övergång till den övergripande utvecklingsprocessen.
- Uppmuntra medarbetaren att skapa sin första tillväxtplan.
- De regelbundna avstämningarna och den feedback som är unik för onboardingen ersätts av ett standardiserat feedback- och utvärderingssystem.
Återkoppling
- Samla in feedback en gång till - den här gången för hela onboardingprocessen.
Kompis
- Håll den sista incheckningen med onboarding-kompisen för att samla in insikter om hur användbart kompisprogrammet har varit.
💡 Vill du ha mer inspiration? Kolla in 15+ ytterligare mallar för onboarding. Vi kan garantera att det finns något för dig.
➡️ Byt ut tråkiga checklistor mot en onboardingupplevelse som dina medarbetare kommer att minnas med ett automatiserat arbetsflöde för onboarding.
➡️ Kör en onboarding-plan som dina nyanställda kommer att älska på autopilot
Onboarding av medarbetare är en investering i dina medarbetare - och därmed i ditt företag.
En bra onboarding-plan bör vara omfattande, men den behöver inte vara komplicerad ur ett administrativt perspektiv.
Använd ett automatiseringsverktyg för att skapa en onboardingupplevelse som sticker ut och levererar information och integration utöver vad ett tråkigt kalkylblad kan förmedla. Det kommer att betala sig i form av mer lojala medarbetare - och ge dig tid att fokusera på din geniala sida. Alla vinner på det!
Med Zavvy kan du skapa en automatiserad onboardingprocess som ändå ger en minnesvärd onboardingupplevelse med en mänsklig touch. Många av våra kunder uppskattar hur enkelt det är att använda - även för medarbetare som inte är så tekniskt kunniga:
Tid är pengar - och vi är glada att se hur en av våra kunder, Storyblok, har sparat 15 timmar varje vecka samtidigt som företaget har vuxit!
Tänk vad du skulle kunna skapa med 15 extra timmar i veckan.
Om du vill uppleva hur du kan få dina medarbetare produktiva snabbare och samtidigt spara mycket tid, kontakta oss för en kostnadsfri 30 minuters onboarding-demo!
❓FAQs
Hur kan jag använda mallen för onboardingplanen?
Du kan använda den som inspiration - vårt råd är att redigera den och göra den till din egen. Använd den som grund för att planera ditt automatiserade arbetsflöde för onboarding.
Hur lång tid bör onboardingen ta?
Vanligtvis 3-6 månader - men ibland ett helt år. Hur lång tid onboardingprocessen tar beror på faktorer som rollens komplexitet och hur mycket utbildning som behövs. Vilka resurser du har tillgång till spelar också roll. Många företag har alldeles för korta onboardingprocesser, vilket leder till bristande självförtroende och produktivitet.
Vilka är faserna i onboarding?
De fyra faserna i onboarding är
- Förberedelser
- Introduktion för nyanställda
- Rollspecifik utbildning
- Underlätta övergången
Oavsett om du håller det till 3 månader eller ett helt år, glöm inte att inkludera dessa i din onboardingprocess.