5 steg till ett effektivt kompetensbaserat performance management-system
Performance management är mer än en årlig utvärdering. Det är en fortlöpande process som utvecklar medarbetarnas potential och driver organisationens framgång.
Medarbetarnas förväntningar på utvecklingssamtal håller på att förändras. De ser det som en möjlighet att utvecklas.
Suman Rudra, HR med över 20 års erfarenhet, säger att alla vill veta hur långt de kan gå och hur deras framtid kan se ut i en organisation. Det är där kompetenser kommer in i bilden. Kompetenser är futuristiska. Med kompetenser som fastställts för olika roller i förväg har medarbetarna en tydlig väg för långsiktig tillväxt i sina nuvarande och nästa roller.
Låt oss se hur kompetenser kan kopplas till prestationsstyrning.
Denna artikel kommer att:
- Förklara begreppet kompetensbaserad prestationsstyrning och hur det skiljer sig från traditionell prestationsstyrning.
- Erbjuda detaljerade steg för att implementera ett kompetensbaserat prestationshanteringssystem.
- Diskutera de största utmaningarna som företag ställs inför när de inför ett kompetensbaserat prestationsstyrningssystem och hur de kan undvikas.
🌟 Vad är ett kompetensbaserat prestationsstyrningssystem?
Ett kompetensbaserat prestationshanteringssystem är en metod för att utvärdera och förbättra anställdas prestationer baserat på utveckling och demonstration av specifika färdigheter, kunskaper och beteenden, så kallade kompetenser. Dessa kompetenser är kopplade till att framgångsrikt utföra arbetsuppgifter och uppnå affärsmål.
Istället för att bara fokusera på output eller resultat, betonar detta performance management-system de processer och beteenden som medarbetarna använder sig av för att uppnå dessa resultat. Det möjliggör en mer holistisk och balanserad bedömning av medarbetarnas prestationer, som omfattar både "vad" och "hur" de åstadkommer det.
En kompetensbaserad metod för prestationsstyrning:
- Främjar kontinuerligt lärande och ständiga förbättringar.
- Främjar yrkesmässig utveckling.
- Anpassar individuella prestationer till organisationens mål.
🆚 Traditionell kontra kompetensbaserad prestationsstyrning
🪜 5-stegsprocess för att implementera ett kompetensbaserat prestationsledningssystem
1. Kartläggning av kompetenser
Det första steget är att kartlägga kompetensen för varje roll. Skapa en lista över alla arbetsroller i organisationen och definiera de funktionella (tekniska eller domännivå) och kärnkompetenserna för varje roll.
➡️ Varför stirra på en tom sida? Ladda ner en kostnadsfri mall för kompetensmatris för att komma igång.
🆘 O bservera: Behandla inte kompetenskartläggningsprocessen som en engångsföreteelse.
Kompetenser för olika roller utvecklas med tiden.
Dessutom tillkommer nya roller med tiden när företaget expanderar. Dessa roller behöver också en kompetenskartläggning och en arbetsbeskrivning som stämmer överens med kartläggningen.
2. Skapa kompetensbaserade karriärvägar
Kompetensbaserade karriärvägar är en tydlig graf över de kompetenser som behövs för nuvarande och framtida roller.
Till exempel behöver en junior utvecklare kommunikationsförmåga på en grundläggande nivå.
Å andra sidan behöver de avancerad tidshanteringskompetens för att planera leveranser väl för att bli teamledare.
3. Utbilda chefer och medarbetare
Detta steg är avgörande för att hela systemet ska fungera. Utbilda medarbetare och chefer i:
- Grunderna i kompetensramverk.
- Hur tillväxtplaner utformas baserat på kompetenser.
- Hur fungerar kompetensbaserade karriärvägar?
- Hur man bedömer baserat på kompetenser.
- Hur man går från utvärdering till coachning.
HR-teamet kan äga detta initiativ och genomföra sessioner för att få medarbetare och chefer på samma sida. Ni kan också erbjuda vidareutbildning för att utveckla de färdigheter som krävs för att cheferna ska kunna coacha medarbetarna.
4. Möjliggöra kompetensutveckling
Innan du utvärderar medarbetare, ge dem en möjlighet att växa.
Anställda kan ha enskilda möten med chefer och definiera utvecklingsplaner för lärande baserat på kompetenser.
Två viktiga sätt att lära sig är:
1. Hands-on-projekt: Chefer kan tilldela ytterligare uppgifter från vanliga leveranser eller skugguppdrag där anställda kan lära sig kompetensen
2. Utbildning: Teamet för lärande och utveckling kan också tillhandahålla ytterligare utbildnings- och utvecklingsprogram (online, offline) för kompetenser.
5. Initiera kompetensbaserad prestationsbedömning
Slutligen, efter allt grundarbete du har gjort, kan du inleda en kompetensbaserad utvärdering.
Samtalen är nu mer tillväxtfokuserade och inte nödvändigtvis toppstyrda.
Vi rekommenderar starkt att du samlar in 360-feedback (feedback från kollegor, juniorer och chefer) för att få väl avrundad feedback.
➡️ Behöver du en genväg till dina första kompetensbaserade utvärderingar? Kolla in vår mall för kompetensbaserade utvecklingssamtal för att komma igång.
😟 7 utmaningar att vara medveten om när man inför ett kompetensbaserat system och hur man kan övervinna dem
Ofullständig kompetenskartläggning
Att definiera kompetenser är inte den lättaste uppgiften.
Ord som kompetens, färdigheter och beteenden används ofta synonymt.
Det första steget är att ha en konkret definition av varje kompetens som är kopplad till rollen och hur den kan påverka arbetet.
Här är ett exempel på definition och färdighetsnivåer för en vanlig kompetens: Tidsplanering.
Definition: Förmågan att prioritera uppgifter, hålla deadlines och använda tiden effektivt.
Färdighetsnivåer:
- Grundläggande: Kan prioritera uppgifter och hantera sin tid.
- Mellanliggande: Kan prioritera uppgifter och hantera tiden för mindre team.
- Avancerad: Kan prioritera uppgifter och hantera tiden för större team.
- Mycket bra: Kan optimera teamets tid.
- Expert: Kan optimera organisationens tid.
Ett annat misstag som organisationer gör är att endast definiera tekniska färdigheter och ignorera kärnkompetenser som kommunikation, tidshantering etc. Båda är viktiga för att en individ ska kunna prestera sitt bästa.
En ofullständig kartläggning skapar en svag bas för resultatstyrning.
💡 Lösning: Slutför din kartläggningsprocess med hjälp av vår steg-för-steg-guide för kompetenskartläggning. Du får detaljerade steg från att göra en lista över roller till hur du definierar kompetens för varje roll.
För en genväg, hämta vårt kompetensramverk med rollbaserade kompetenser för 10 olika avdelningar.
Svårt att övergå från traditionella system
Att övergå från traditionella system till kompetensbaserade system är tidskrävande.
Att omvandla hela systemet kräver förändringar i processer, verktyg och framför allt tankesätt.
Du kan också stöta på motstånd från medarbetare som är bekväma med befintliga system och inte ser förändringen som en möjlighet att utvecklas.
💡 Lösning: Förvänta dig inte att allt ska bli perfekt i en iteration. Börja med en fungerande modell under det första kvartalet och förbättra den ytterligare baserat på feedback. Det tar tid att göra en process perfekt och för medarbetarna att vänja sig vid den.
Bristande förståelse för systemet
Toshi Jain, en HR-ledare med över 17 års erfarenhet, säger att det största implementeringsproblemet hon såg var en brist på förståelse för kompetensbaserad prestationshantering hos medarbetarna.
Chefer och medarbetare kan ha fastnat i sitt sätt att göra saker och inte förstå varför de nu måste jaga denna nya sak, "kompetens".
💡 Lösning: Håll regelbundna möten om kompetenshantering och utvecklingssamtal.
Toshi Jain har gjort det till en självklarhet att genomföra minst ett utbildningstillfälle per kvartal där hon ger en översikt över performance management-system i sin nuvarande organisation.
Att inte förstå vikten av kompetens
Megan Leasher, en prisbelönt industri- och organisationspsykolog, säger att HR-ledare säger att organisationer ser motstånd från anställda eftersom många inte förstår vad kompetens är och varför det plötsligt är viktigt.
💡 Lösning: Börja med grunderna innan du talar om eller utbildar i performance management-systemet. Prata om hur viktiga kompetenserna är och hur de är kopplade till affärsmål och individuell tillväxt.
Inga aktiva insatser för att utveckla kompetenser
Matthew BrownChief People & Culture Officer på Schoox, lyfter fram den främsta orsaken till de problem som medarbetarna möter när de inför det nya och förbättrade prestationshanteringssystemet: Det är att se kompetenser bara någon enstaka gång vid rekrytering/utvärderingar och sedan inte ha några utbildnings- och utvecklingsprogram för det. Hur kan anställda utvärderas för något som de inte arbetar för?
💡 Lösning: Planera kompetensbaserat lärande för medarbetarna. Stöd medarbetarna med utvecklingsplaner och utbildning för att de ska kunna behärska de kompetenser som är kopplade till deras roll eller de roller de siktar på.
Att skifta fokus från betyg till coachning
Chefernas tuffaste utmaning är att ändra sitt tankesätt från att bedöma prestationer till att coacha medarbetarna och vägleda dem att bli bättre.
Toshi talade vidare om ämnet och hon sa att det största problemet hon såg var att performance management var tätt sammankopplat med årliga utvärderingar.
För det första är det svårare för medarbetare att göra ärliga självutvärderingar när de vet att det direkt påverkar ersättningen.
Cheferna pressas också att se utvärderingarna enbart utifrån ett utvärderingsperspektiv och inte utifrån att coacha medarbetarna (vilket är viktigt för att kompetensbaserade utvärderingar av prestationshantering ska fungera).
Den hårda sanningen är att många parametrar påverkar utvärderingar: marknad, företagets resultat och mer.
💡 Lösning: Koppla bort årliga utvärderingar från prestationsbedömningar. Ett år är ändå ganska lång tid att lämna medarbetarna utan feedback. Genomför kvartalsvisa kompetensbaserade utvecklingssamtal och behåll en loop av kontinuerlig feedback.
🅰️ Adobe har bemästrat konsten att ge kontinuerlig feedback. Läs mer i vår fallstudie om prestationshantering på Adobe.
Att knyta kompetenskartläggning till hela medarbetarens livscykel
Organisationer tycker att det är svårt att koppla kompetenskartläggning till hela medarbetarlivscykeln: rekrytering, utbildning och prestationshantering.
💡Lösning: Du kan ta nedanstående tre steg:
- Börja med att använda kompetensramverket vid rekrytering. Utarbeta arbetsbeskrivningar för alla roller baserat på kompetenser.
- Lägg till kompetensrelaterad utbildning i ditt Learning Management System.
- Slutligen, implementera ett kompetensbaserat prestationshanteringssystem när arbetet är klart.
🏆 5 Fördelar med kompetensbaserad prestationsstyrning
Ger klarhet
Kompetensbaserad prestationsstyrning skapar för det första klarhet för medarbetarna om vad som förväntas av dem. Vad är värre än att i slutet av året få reda på att man har gjort allt fel i sin utvecklingssamtal?
Det gör det också tydligare för cheferna att sätta upp realistiska förväntningar.
"Kompetensbaserade system säkerställer att man inte förväntar sig att en fisk ska klättra i ett träd", säger Madiha Mouchtak, grundare och VD för Answer Inside.
I traditionella system finns det inga standarder för att sätta mål, vilket gör det subjektivt.
Men i kompetensbaserade system vet cheferna vad de ska bedöma och vilka mål de anställda har.
Säkerställer tydliga tillväxtplaner
Med kompetensmodeller vet medarbetarna vad de ska göra för att växa i sin nuvarande roll och hur de ska gå vidare till nästa nivå.
För att citera Madiha igen:"Vad är värre än att diskutera mål med chefen i ett utvecklingssamtal, arbeta med det året runt och komma tillbaka nästa år bara för att upptäcka att de nu förväntar sig något nytt."
Kompetensmodeller ger medarbetarna möjlighet att skapa specifika och genomförbara tillväxtplaner.
Till exempel vet en senior marknadsförare som siktar på att bli marknadschef att de måste utveckla analytiska färdigheter för att hantera all data de får från olika marknadsföringskanaler och lära sig att fatta strategiska beslut.
Underlättar successionsplanering
Endast 1 av 5 företag gör successionsplanering på det sätt som det borde göras. När vi frågade om utmaningarna var de främsta utmaningarna som lyftes fram
- Saknar en standardiserad process.
- Bristande kunskap.
- Få med sig medarbetare och ledare.
Ett kompetensramverk stöder successionsplanering genom bättre strategier för nyckelroller och utveckling av kompetenser i förväg för dessa roller i arbetsstyrkan.
Möjliggör bättre granskningar
Chefer är mer rädda för enskilda samtal än sina medarbetare.
Stuart Hearn, en entreprenör inom HR Tech, säger att en kompetenskarta är ett bra verktyg för att genomföra enskilda utvecklingssamtal. Den skapar en grund för diskussionen, och cheferna har en fusklapp att gå tillbaka till och diskutera målen.
Skapar en högpresterande organisation
De färdigheter som krävs för olika jobb håller på att förändras. De förväntas förändras med 50 % fram till 2027.
Regelbunden kompetenskartläggning av jobb och prestationsmätning baserat på kompetenser säkerställer att du bygger upp medarbetarnas kompetens så att du kan hålla jämna steg med förändrade krav och undvika kompetensglapp.
➡️ Aktivera kompetensbaserad prestationshantering med Zavvy
Zavvy tar sig an den största utmaningen inom performance management: att knyta kompetenser till hela medarbetarens livscykel.
Med Zavvy kan du göra det:
- 🤖 Definiera enkelt kompetenser över nivåer och roller med Zavvy AI.
- 🗺️ Skapa kompetensdrivna karriärvägar för medarbetarna så att de får full insyn i vad som förväntas av dem.
- 🌱 Utveckla tillväxtplaner för varje kompetens.
- 💪 Tilldela kurser för att uppnå varje kompetens.
- 🔄 Genomför regelbundet kompetensbaserade utvecklingssamtal för att stötta medarbetarna.
📅 Boka ett kostnadsfritt samtal. En av våra experter guidar dig genom hela processen.
❓ Vanliga frågor
Hur hänger kompetenser ihop med prestationsstyrning?
Kompetenser är färdigheter och beteenden som en person behöver för att kunna utföra sitt jobb väl. En kvalitetssäkringsingenjör behöver till exempel en gedigen förståelse för programvarutestning, kommunikation och teamarbete. Att sträva efter att förbättra de företags- och jobbspecifika kompetenserna har en positiv inverkan på individens prestationer och skapar i slutändan högpresterande team.
Vad är skillnaden mellan prestation och kompetens?
Kompetenser är färdigheter och beteenden som en person behöver för att göra ett bra jobb. Å andra sidan innebär prestation att man granskar hur man har utfört sitt arbete. Enkelt uttryckt är kompetens det förväntade målet, och prestation är det faktiska resultatet.
Är kompetens och KPI:er samma sak?
Enkelt uttryckt: kompetens och KPI är inte samma sak. Key Performance Indicators (KPI:er) är ofta kopplade till avdelningar eller företaget som helhet.
Till exempel är intäkter eller vinst per anställd, utnyttjandegrad och genomsnittligt antal slutförda uppgifter vanliga KPI:er. Du kan sätta KPI:er för att förbättra kompetenser: t.ex. förbättra förhandlingsförmågan, vilket framgår av andelen avslut bland dina säljare.
Vilken roll spelar kompetens i prestationsutvecklingen?
Kompetenskartläggning identifierar vilka färdigheter eller beteenden en individ behöver för att lyckas i sin roll. När kompetenskartläggningen är klar blir den basen för medarbetarutvecklingen. Vad ska de utbildas i och vad ska de utvärderas på.
Vilka är de 5 viktigaste stegen i kompetenskartläggningsprocessen?
De fem viktigaste stegen i kompetenskartläggningsprocessen är
1. Gör en lista över roller i organisationen.
2. Hitta kärnkompetenser för varje roll.
3. Fastställ funktionella kompetenser för varje roll.
4. Skapa en idealisk kompetensprofil med en lista över förväntade kärnkompetenser och funktionskompetenser för varje roll.
5. Tilldela kompetenser till alla medarbetare. Bedöm var de befinner sig för närvarande och vad de ska sikta på.
Vilka är de 6 kärnkompetenserna för ledningen?
De viktigaste kärnkompetenserna för chefer är:
1. Tidshantering: Förmåga att prioritera uppgifter och hantera sin egen och teamets tid.
2. Kommunikation: Förmågan att effektivt dela idéer och förmedla information till teamet.
3. Att omfamna förändringar: Förmågan att hantera förändrade krav, hantera oro och leda teamet genom förändringarna.
4. Ledarskap: Förmågan att stödja individers utveckling och uppnå gruppens mål.
5. Realistisk målsättning: Förmågan att sätta upp uppnåeliga mål för teamet som överensstämmer med verksamhetens krav.
6. Övertalningsförmåga: Förmågan att effektivt presentera sina åsikter för teammedlemmarna och påverka deras beslut i företagets bästa intresse.
Vad är ett exempel på kompetensbaserad prestationsstyrning?
Ett av de största teknikföretagen, IBM, har använt kompetensmodellen i flera år. Teknikjätten kartlägger kompetenser för olika roller. Det främsta prestationsmålet för IBM-medarbetare är att utmärka sig inom dessa kompetensområden.