Exemplo de plano de integração para novos funcionários: Crie uma integração que os seus novos contratados vão adorar
Sabia que 88% dos trabalhadores consideram que a sua empresa não faz um bom trabalho no processo de integração?
E que uma experiência de integração positiva aumenta em 69% a probabilidade de os trabalhadores permanecerem numa empresa durante três anos?
Conclusão: é necessário um processo de integração sólido para não perder os seus empregados para os seus concorrentes.
Um processo de integração sólido é uma pedra angular frequentemente negligenciada no caminho para o sucesso de uma empresa. Para além de aumentar a retenção de funcionários, também se repercute positivamente na produtividade.
Este artigo irá guiá-lo através de um processo de integração de funcionários bem sucedido.
Irá sair com uma lista de verificação de integração de colaboradores pronta a utilizar.
O que é um plano de integração?
Um plano de integração descreve as etapas de integração de um novo empregado. Todo o processo pode levar de alguns meses a um ano.
Sugerimos a utilização de um plano de 90 dias para ajudar os seus novos contratados a ganhar confiança e a sentirem-se prontos para trabalhar de forma independente - e arrasar nas suas novas funções!
Idealmente, o plano de integração começa antes do primeiro dia do empregado para que este se sinta bem-vindo e acalme os seus nervos.
Porque é que precisa de um plano de integração?
Se tivesse uma nova contratação a começar amanhã, saberia qual a melhor forma de a integrar?
É necessário um processo de integração bem pensado para que a sua empresa atinja os 12% de empresas que fazem um bom trabalho de integração. E inclui bastantes passos: só a pré-incorporação inclui mais de 75 tarefas no Twitter.
Com um plano de integração detalhado, não precisa de se preocupar com isso.
Poupe tempo automatizando-o!
Mesmo que esteja ocupado com prazos e reuniões com as partes interessadas, está apenas a alguns cliques de proporcionar aos seus novos contratados uma excelente experiência de integração - uma e outra vez. Vai parecer que passou horas a preparar a sua chegada (não se preocupe, o seu segredo está seguro connosco!).
Uma vez que o processo é tão complexo e envolve muitos intervenientes, é fundamental acompanhar cada passo.
Além de informar o novo funcionário sobre a ordem de trabalhos, é necessário garantir que todas as pessoas participantes - o gestor, o chefe de equipa e o mentor - saibam exatamente o que precisa delas e quando.
Um processo de integração harmonioso ajuda as novas contratações:
- Sinta-se bem-vindo e incluído desde o primeiro dia.
- Acelere a velocidade.
- Compreender as expectativas.
- Acompanhe os seus objectivos e o seu ritmo.
- Aprendem tudo o que precisam e reforçam as suas novas competências.
- Compreender e alinhar-se com a cultura e os valores da empresa.
Além disso, ajuda a evitar erros comuns da sua parte enquanto empregador - como esquecer-se de encomendar um novo computador portátil ou de pedir acesso ao software relevante.
Exemplo de plano de integração e lista de controlo editável
Eis a nossa sugestão para um plano abrangente a incluir nos seus programas de integração.
Descarregue a nossa lista de verificação de novas contratações e um exemplo de plano de integração para novos funcionários para criar facilmente o seu processo de integração personalizado.
Regra geral, cada atividade está relacionada com um dos cinco C's do onboarding.
Sugestão: Se editar o modelo de lista de verificação de integração, verifique se a tarefa se enquadra em pelo menos um dos cinco C: conformidade, esclarecimento, cultura, ligação e verificação.
Preparação
Documentos
- Enviar os documentos necessários para assinatura.
- Certificar-se de que os documentos foram assinados.
Acesso e hardware
- Encomendar hardware (por exemplo, computador portátil, telemóvel, tablet - e equipamento de escritório, se aplicável).
- Preparar contas e direitos de acesso.
- Preparar outros activos.
Preparação da equipa
- Notificar os colegas e marcar reuniões. O ideal seria marcar uma reunião com cada membro da equipa durante a semana de apresentação.
- As reuniões introdutórias são essenciais para as equipas distribuídas que não dispõem das conversas espontâneas da pausa para o café.
- Reserve tempo no seu calendário. Deve ter uma reunião de boas-vindas com o recém-contratado durante o primeiro dia e reservar tempo para conversas rápidas durante a primeira semana.
Garantir que os conteúdos estão actualizados
- Planeie a primeira semana - Defina todos os cursos de formação e tarefas para o seu recruta.
- Reúna materiais sobre a cultura da empresa. Certifique-se de que inclui todos os vídeos de integração.
- Apresentar os principais departamentos. Apresente os principais intervenientes ao seu novo contratante: o chefe de departamento, os chefes de equipa, o mentor/coach e (opcional) o CEO/diretor.
- Produto e paisagem - Concentre-se em oferecer respostas às seguintes questões:
✔️ Quais são os vossos produtos e serviços?
✔️ Qual é a posição competitiva da sua empresa no mercado?
✔️ Qual é a missão da sua empresa e do(s) seu(s) produto(s)?
✔️What é a sua marca de mercado?
- Políticas internas, incluindo a política de trabalho híbrido - Em tempos pós-pandémicos, muitas empresas oferecem regimes de trabalho flexíveis em que o pessoal pode trabalhar parte do seu horário a partir de casa. Certifique-se de que clarifica a sua política de trabalho em casa.
➡️ Consulte o nosso modelo de política de trabalho a partir de casa: Uma estrutura simples e as melhores práticas para a sua política híbrida ou de trabalho a partir de casa.
- Atualizar a documentação de conformidade (se necessário).
- Reunir conteúdos específicos da função.
- Certifique-se de que inclui formação sobre privacidade e proteção de dados. Incluir um contacto: A quem é que o novo funcionário se vai dirigir em caso de problemas técnicos?
➡️ Verifique a conformidade com o modelo de formação em segurança de dados pronto a utilizar da Zavvy. Abrange tópicos como phishing, gestão de palavras-passe, RGPD e muito mais.
Pré-embarque
Uma integração bem sucedida começa com a pré-integração.
Enviar um pacote de boas-vindas
- O envio de um pacote de boas-vindas estabelece as bases para a satisfação dos empregados desde o primeiro dia.
- Para além do serviço de limpeza e das informações essenciais, pode incluir extras como merchandising da empresa, cupões de almoço ou mesmo um ramo de flores.
Enviar uma mensagem de boas-vindas
- Fale sobre a cultura, a equipa e os benefícios - Isto ajuda o novo contratado a ficar entusiasmado para começar!
- Prever o horário do primeiro dia - Ter uma imagem mental do que podem esperar durante o primeiro dia ajuda a aliviar o stress e a ansiedade.
- Incluir data, hora e local de início - Mesmo que já o tenha mencionado anteriormente. O novo contratado tem muito que fazer. Talvez também se tenham mudado para a função, por isso, facilite-lhes a vida o mais possível!
- Oferecer-se para responder a quaisquer perguntas.
Criar relações
- Incentivar o trabalho em rede - Dependendo da sua personalidade, o recém-contratado pode sentir-se mais ou menos compelido a interagir com os outros.
- Os recém-contratados podem sofrer do síndroma do impostor e sentir que têm de provar o seu valor antes de estabelecerem contactos. Faça-os saber que a sua opinião é valorizada desde o primeiro dia e procure formas de os incluir em eventos de networking.
Dia 1
Organizar uma receção memorável
Só tem uma oportunidade para causar uma primeira impressão - por isso, faça-a bem!
- Celebre com uma mensagem de apresentação da equipa.
- Dizer olá pessoalmente (ou numa chamada).
- Organizar um almoço (virtual).
- Incentive a partilha nas redes sociais - Deixe que os membros da equipa partilhem as notícias interessantes do seu membro mais recente no Twitter ou no LinkedIn.
- Partilhe nas redes internas e no boletim informativo - Se utiliza uma rede interna, dê as boas-vindas ao seu novo funcionário com uma mensagem de agradecimento. Pode incluir pormenores sobre a sua função e antecedentes e o quanto está satisfeito por o ter a bordo.
Sugestão: Incentive os membros da equipa a participarem na publicação e a expressarem o seu entusiasmo.
Distribuir o acesso a
- Cartão de acesso / ID / Chave;
- Hardware;
- Ferramentas.
Colocá-los no caminho certo
- Introdução aos objectivos e projectos da empresa - Foco nos objectivos trimestrais e anuais e na principal reserva de projectos/produtos.
- Apresentar os indicadores-chave de desempenho da empresa e o panorama da concorrência. Lembre-se de que pode delegar estas tarefas a membros da equipa, mesmo os mais jovens. Eles sentir-se-ão apreciados e realizados quando lhes for pedido que ensinem um novo contratado.
- Introdução aos departamentos e processos - Mesmo que o seu recruta venha de uma empresa ou cargo semelhante, o fluxo de trabalho pode ser muito diferente.
- Certifique-se de que abrange as rotinas de comunicação - qual é a hierarquia? Que tipo de meio de comunicação é adequado para que tipo de mensagem? Algumas comunicações podem ser melhores através de correio eletrónico, enquanto outras são mais fáceis através de conversas directas como Slack.
Companheiro de bordo
- Apresente-os ao seu companheiro de integração (e prepare ambos). O papel do "onboarding buddy" é mais informal do que o do chefe de equipa. É alguém que não está em posição de avaliar o desempenho, mas sim um ponto de contacto para quaisquer questões. No início, pode parecer menos intimidante falar com um colega em vez de falar com uma chefia.
Dica: Idealmente, o amigo de integração incorpora os valores da empresa e conhece a função do novo contratado.
Semana 1
Formalidades
- Peça-lhes que assinem as políticas de conformidade.
Clareza
- Primeiras conversas 1:1 - Começar um novo emprego pode ser complicado. Por isso, esclareça o seu novo empregado de que pode recorrer a si em caso de dúvidas. As verificações regulares da temperatura são fundamentais durante o processo de integração.
Socialização
- Certifique-se de que ele participa em todas as reuniões relevantes. Não vai querer ouvir "que reunião?" e descobrir que se esqueceu de convidar o seu novo empregado.
- Incentivar o estabelecimento de contactos. Como já foi referido, convide o seu recruta para eventos internos e externos de criação de redes. Talvez esteja a aproximar-se um encontro do sector?
Sugestão: Fazer um esforço suplementar pode fazer a diferença e transformar os seus empregados em ávidos promotores do seu local de trabalho. E funcionários satisfeitos traduzem-se numa menor rotatividade e em maiores receitas.
Processo
- Criar ou comunicar um plano de 30-60-90 dias.
Sugestão: O plano deve estar nas mãos do novo empregado o mais rapidamente possível.
Produtividade
- Criar uma tarefa inicial. Os melhores processos de integração incluem experiência prática o mais cedo possível.
- Sugerir recursos úteis para o dia a dia. Quais são os recursos adicionais para facilitar o processo de aprendizagem?
Eis alguns exemplos: um podcast, um curso em linha gratuito ou mesmo um jogo, dependendo do que o seu empregado está a aprender.
Apreciação
- Celebrar a primeira semana com uma pequena mensagem. A primeira semana é, esperamos, excitante e interessante, mas também pode ser intensa. Há muita informação nova para recordar e rostos para reconhecer. O seu empregado pode preocupar-se com o facto de ter ou não correspondido às suas expectativas. Uma pequena mensagem de apreço e encorajamento pode ser muito útil!
Primeiros 30 dias
Feedback
- Pedir feedback. Utilize um inquérito de integração para recolher informações,
- Concentrar-se em: O que estão a achar do processo até agora? A comunicação, o ensino e a integração social?
- Mantenha-se aberto e grato por qualquer feedback - esta é uma informação valiosa para levar para as suas próximas embarcações.
Orientação
- Envie dicas regulares para o dia a dia. Estas podem ir desde uma fórmula útil do Excel que facilite os seus cálculos diários até ao sabor mais saboroso da máquina de café.
- Combinando informações práticas com curiosidades divertidas, as novas contratações serão mais interessantes.
💡 Descubra 11 práticas recomendadas para aumentar o envolvimento dos novos funcionários.
Amigo
- Acompanhar o amigo de integração e dar-lhe orientações.
- Certifique-se de que tudo está a correr bem e, se necessário, dê indicações sobre como proceder.
Primeiros 60 dias
Formação de funções
Passado o primeiro mês, você e o seu novo empregado já devem ter concluído a maior parte das tarefas domésticas. Agora, o seu empregado pode aprofundar as suas tarefas. É aqui que a formação específica da função assume uma parte mais significativa das tarefas de integração.
- Expandir a formação relacionada com a função. Naturalmente, a primeira semana é sobretudo dedicada a tarefas administrativas e à aprendizagem de novos sistemas e rotinas.
- Incluir tarefas introdutórias no trabalho para tornar a formação ainda mais relevante.
Revisão dos objectivos
- Rever os primeiros objectivos e iterar. A integração é um processo delicado. Não quer intimidar o recém-contratado, mas deve dar-lhe a conhecer as expectativas de desempenho.
- Pense em associar cada tarefa de integração a um objetivo. Reveja os objectivos desde o início e veja o que precisa de ser ajustado.
Primeiros 90 dias
Desenvolvimento contínuo
Durante o último mês da integração, deve ter lugar a transição do novo contratado para membro da equipa principal.
A vantagem de um processo de integração de 90 dias é que o seu empregado não se sentirá atirado para o fundo da piscina e não se espera que saiba tudo.
- Assegurar uma transição suave para o processo global de desenvolvimento.
- Incentivar o trabalhador a criar o seu primeiro plano de crescimento.
- Os controlos regulares e o feedback exclusivo do processo de integração são substituídos pelo sistema normalizado de feedback e avaliação.
Feedback
- Recolha feedback mais uma vez - desta vez para todo o processo de integração.
Amigo
- Realizar o check-in final com o buddy de integração para recolher informações sobre a utilidade do programa de buddy.
Está à procura de mais inspiração? Veja mais de 15 modelos de integração adicionais. Podemos garantir que há algo para si.
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A integração dos trabalhadores é um investimento nos seus colaboradores - e, consequentemente, na sua empresa.
Um bom plano de integração deve ser abrangente, mas não precisa de ser complicado do ponto de vista administrativo.
Utilize uma ferramenta de automatização para criar uma experiência de integração que se destaque e forneça informações e integração para além do que uma folha de cálculo monótona pode transmitir. O resultado será um maior número de funcionários fiéis - e poupar-lhe-á tempo para se concentrar na sua zona de genialidade. Todos ficam a ganhar!
A Zavvy permite-lhe criar um processo de integração automatizado que, ainda assim, proporciona uma experiência de integração memorável com um toque humano. Muitos dos nossos clientes apreciam o facto de ser fácil de utilizar, mesmo para os empregados que não têm conhecimentos técnicos:
Tempo é dinheiro - e estamos satisfeitos por ver como um dos nossos clientes, Storyblok, poupou 15 horas semanais enquanto expandia a empresa!
Imagine o que poderia criar com 15 horas semanais extra.
Se quiser experimentar tornar os seus colaboradores produtivos mais rapidamente, poupando muito tempo, contacte-nos para uma demonstração gratuita de 30 minutos de onboarding!
❓FAQs
Como posso utilizar o modelo de plano de integração?
Pode utilizá-lo como inspiração - o nosso conselho é que o edite e o torne seu. Utilize-o como base para planear o seu fluxo de trabalho de integração automatizado.
Quanto tempo deve demorar a integração?
Normalmente 3-6 meses, mas por vezes um ano inteiro. A duração do processo de integração depende de factores como a complexidade da função e a quantidade de formação necessária. Os recursos a que se tem acesso também são importantes. Muitas empresas têm processos de integração demasiado curtos, o que resulta numa falta de confiança e de produtividade.
Quais são as fases do onboarding?
As quatro fases do onboarding são
- Pré-embarque
- Orientação de novos contratados
- Formação específica da função
- Facilitar a transição
Quer se limite a 3 meses ou a um ano inteiro, não se esqueça de os incluir no seu processo de integração.