5 passos para um sistema eficaz de gestão do desempenho baseado em competências
A gestão do desempenho é mais do que uma revisão anual. É um processo contínuo que cultiva o potencial dos colaboradores e impulsiona o sucesso organizacional.
As expectativas dos trabalhadores relativamente às avaliações de desempenho estão a mudar. Encaram-nas como uma oportunidade de crescimento.
Suman Rudra(RH), com mais de 20 anos de experiência, afirma que toda a gente quer saber até onde pode ir e qual poderá ser o seu futuro numa organização. É aí que entram as competências. As competências são futuristas. Com as competências definidas antecipadamente para diferentes funções, os trabalhadores têm um caminho claro para o crescimento a longo prazo nas suas funções actuais e futuras.
Vejamos como as competências podem ser associadas à gestão do desempenho.
Este artigo irá:
- Explicar o conceito de gestão do desempenho com base em competências e as suas diferenças em relação à gestão tradicional do desempenho.
- Oferecer etapas detalhadas para a implementação de um sistema de gestão do desempenho baseado em competências.
- Discutir os principais desafios que as empresas enfrentam na adoção de um sistema de gestão do desempenho baseado em competências e como evitá-los.
O que é um sistema de gestão do desempenho baseado em competências?
Um sistema de gestão do desempenho baseado em competências é uma abordagem para avaliar e melhorar o desempenho dos colaboradores com base no desenvolvimento e demonstração de aptidões, conhecimentos e comportamentos específicos, conhecidos como competências. Estas competências estão associadas ao cumprimento das responsabilidades profissionais e à consecução dos objectivos empresariais.
Em vez de se concentrar apenas na produção ou nos resultados, este sistema de gestão do desempenho enfatiza os processos e comportamentos em que os colaboradores se envolvem para alcançar esses resultados. Permite uma avaliação mais holística e equilibrada do desempenho dos colaboradores, incorporando tanto "o que" os colaboradores realizam como "como" o realizam.
Uma abordagem baseada em competências para a gestão do desempenho:
- Promove a aprendizagem e a melhoria contínuas.
- Promove o crescimento profissional.
- Alinha o desempenho individual com os objectivos organizacionais.
Gestão do desempenho tradicional vs. baseada em competências
Processo de 5 passos para implementar um sistema de gestão do desempenho baseado em competências
1. Mapeamento de competências
O primeiro passo é começar por mapear as competências para cada função. Crie uma lista de todos os cargos da organização e defina as competências funcionais (técnicas ou de domínio) e essenciais para cada cargo.
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Nota: Não trate o processo de mapeamento de competências como um exercício único.
As competências para as funções evoluem com o tempo.
Além disso, à medida que a empresa se expande, vão sendo acrescentadas novas funções. Estas funções também necessitam de um mapeamento de competências e de uma descrição de funções que esteja de acordo com esse mapeamento.
2. Criar percursos profissionais baseados em competências
Os percursos profissionais baseados em competências são um gráfico claro das competências necessárias para as funções actuais e futuras.
Por exemplo, um programador júnior necessitará de competências de comunicação a um nível básico.
Por outro lado, precisam de competências avançadas de gestão do tempo para planearem bem os resultados a entregar para se tornarem chefes de equipa.
3. Educar os gestores e os trabalhadores
Este passo é crucial para o funcionamento de todo o sistema. Instruir os empregados e os gestores sobre:
- Os princípios básicos dos quadros de competências.
- Como são concebidos os planos de crescimento com base nas competências.
- Como funcionam os percursos profissionais baseados em competências.
- Como avaliar com base nas competências.
- Como mudar a conversa da avaliação para a formação.
A equipa de RH pode tomar a seu cargo esta iniciativa e realizar sessões para pôr os trabalhadores e os gestores em sintonia. Pode também realizar acções de formação adicionais para desenvolver as competências necessárias dos gestores para orientar os trabalhadores.
4. Permitir o desenvolvimento de competências
Antes de avaliar os empregados, dê-lhes uma oportunidade de crescer.
Os trabalhadores podem ter reuniões individuais com os gestores e definir planos de desenvolvimento para a aprendizagem com base nas competências.
Há duas formas principais de aprendizagem:
1. Projectos práticos: Os gestores podem atribuir tarefas adicionais a partir de resultados regulares ou tarefas-sombra em que os trabalhadores podem aprender as competências
2. Formação: A equipa de aprendizagem e desenvolvimento também pode fornecer programas adicionais de formação e desenvolvimento (online, offline) para competências.
5. Iniciar a avaliação de desempenho baseada em competências
Lastly, after all the base work you have done, you can initiate a competency-based appraisal.
As conversas estão agora mais centradas no crescimento e não são necessariamente uma comunicação do topo para a base.
Recomendamos vivamente a recolha de feedback 360º (feedback de colegas, juniores e gestores) para obter um feedback completo.
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7 desafios a ter em conta ao adotar um sistema baseado em competências e como superá-los
Mapeamento incompleto de competências
A definição de competências não é uma tarefa fácil.
Palavras como competência, aptidões e comportamentos são muitas vezes utilizadas indistintamente.
O primeiro passo é ter uma definição acionável de cada competência associada à função e do seu impacto no trabalho.
Segue-se um exemplo de definição e níveis de proficiência de uma competência comum: Gestão do tempo.
Definição: A capacidade de estabelecer prioridades nas tarefas, cumprir prazos e utilizar o tempo de forma eficaz.
Níveis de proficiência:
- Básico: É capaz de dar prioridade às tarefas e gerir o seu tempo.
- Intermédio: É capaz de dar prioridade às tarefas e gerir o tempo de equipas mais pequenas.
- Avançado: É capaz de dar prioridade às tarefas e gerir o tempo de equipas maiores.
- Proficiente: É capaz de otimizar o tempo da equipa.
- Especialista: Pode otimizar o tempo da organização.
Outro erro que as organizações cometem é definir apenas competências técnicas e ignorar competências essenciais como a comunicação, a gestão do tempo, etc. Ambas são importantes para que um indivíduo possa dar o seu melhor.
Um mapeamento incompleto cria uma base fraca para a gestão do desempenho.
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Difícil mudar dos sistemas tradicionais
A transição dos sistemas tradicionais para sistemas baseados em competências é morosa.
A transformação de todo o sistema exige mudanças nos processos, nas ferramentas e, acima de tudo, na mentalidade.
Também pode haver resistência por parte dos funcionários que se sentem confortáveis com os sistemas existentes e não vêem esta mudança como uma oportunidade de crescimento.
Solução: Não espere que tudo fique perfeito numa única iteração. Comece com um modelo de trabalho no primeiro trimestre e melhore-o ainda mais com base no feedback. É preciso tempo para aperfeiçoar um processo e para que os funcionários se habituem a ele.
Poor understanding of the system
Toshi Jain, an HR leader with over 17 years of experience, says the biggest implementation issue she observed was a lack of understanding of competency-based performance management in employees.
Managers and team members might be stuck in their way of doing things and do not understand why they must now chase this new thing, 'competency.'
Solução: Realizar sessões regulares sobre gestão de competências e avaliações de desempenho.
Toshi Jain has made it a point to conduct at least one quarterly training session giving an overview of performance management systems in her current organization.
Não compreender a importância das competências
Megan LeasherMegan Leasher, uma psicóloga industrial e organizacional premiada, afirma que os líderes de RH dizem que as organizações vêem resistência por parte dos funcionários, uma vez que muitos não compreendem o que é a competência e porque é que, de repente, é importante.
Solução: Antes de falar ou dar formação sobre o sistema de gestão do desempenho, comece pelo básico. Fale sobre a importância das competências e como estas estão ligadas aos objectivos empresariais e ao crescimento individual.
No active effort for developing competencies
Matthew BrownDiretor de Pessoas e Cultura da Schoox, destaca a principal razão para a desconexão que os funcionários enfrentam quando adoptam este novo e melhorado sistema de gestão do desempenho: É ver as competências apenas de vez em quando no recrutamento/revisões e depois não ter programas de aprendizagem e desenvolvimento para elas. Como é que os trabalhadores podem ser avaliados em relação a algo para o qual não estão a trabalhar?
Solução: Planear a aprendizagem baseada em competências para os colaboradores. Apoiar os empregados com planos de desenvolvimento e formação para dominarem as competências associadas às suas funções ou às funções que ambicionam.
Mudar a conversa da classificação para o coaching
O desafio mais difícil para os gestores é mudar a sua mentalidade de avaliar o desempenho para treinar os empregados e orientá-los no sentido de melhorarem.
Toshi falou ainda sobre o tema e disse que o principal problema que observou foi o facto de a gestão do desempenho estar fortemente associada às avaliações anuais.
Em primeiro lugar, é mais difícil para os empregados fazerem auto-avaliações honestas quando sabem que isso afecta diretamente a remuneração.
E os gestores também são pressionados a ver as revisões apenas sob o prisma da avaliação e não da formação dos empregados (o que é importante para que as revisões da gestão do desempenho com base nas competências funcionem).
A dura verdade é que muitos parâmetros afectam as avaliações: o mercado, o desempenho da empresa, entre outros.
Solução: Separar as avaliações anuais das análises de desempenho. De qualquer forma, um ano é muito tempo para deixar os funcionários sem feedback. Realize revisões trimestrais de desempenho baseadas em competências e mantenha um ciclo de feedback contínuo.
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Associar o mapeamento de competências a todo o ciclo de vida do trabalhador
As organizações têm dificuldade em associar o mapeamento de competências a todo o ciclo de vida do trabalhador: recrutamento, formação e gestão do desempenho.
💡Solução: Pode seguir os três passos abaixo:
- Comece por utilizar o quadro de competências na contratação. Elabore descrições de funções para todos os cargos com base nas competências.
- Adicione formação relacionada com as competências ao seu Sistema de Gestão da Aprendizagem.
- Por último, implementar um sistema de gestão do desempenho baseado em competências quando o trabalho de campo estiver concluído.
5 Vantagens da gestão do desempenho baseada em competências
Traz clareza
A gestão do desempenho baseada em competências começa por esclarecer os trabalhadores sobre o que se espera deles. O que é pior do que descobrir, no final do ano, que se estava a fazer tudo mal nas avaliações de desempenho?
It further brings clarity to managers to set realistic expectations.
"Competency-based systems ensure you are not expecting a fish to climb a tree," Madiha Mouchtak, Founder and Managing Director of Answer Inside.
Nos sistemas tradicionais, não existem normas para a definição de objectivos, o que os torna subjectivos.
Mas nos sistemas baseados em competências, os gestores sabem o que avaliar e os objectivos dos trabalhadores.
Assegura planos de crescimento claros
Com os modelos de competências, os colaboradores sabem o que têm de fazer para crescer na sua função atual e como passar para o nível seguinte.
Citando novamente Madiha:"O que é pior do que discutir objectivos com o gestor numa avaliação de desempenho, trabalhar nisso durante todo o ano e voltar no próximo ano apenas para descobrir que agora esperam algo novo."
Os modelos de competências permitem aos empregados criar planos de crescimento específicos e accionáveis.
Por exemplo, um profissional de marketing sénior que pretenda tornar-se diretor de marketing saberá que deve desenvolver competências analíticas para lidar com todos os dados que obtém de diferentes canais de marketing e aprender a tomar decisões estratégicas.
Facilita o planeamento da sucessão
Apenas 1 em cada 5 empresas faz o planeamento da sucessão como deve ser feito. Quando questionados sobre os desafios, os principais desafios destacados foram:
- Lacking a standardized process.
- Lacking knowledge.
- Getting buy-in from employees and leaders.
Um quadro de competências apoia o planeamento da sucessão através de uma melhor definição de estratégias para as funções-chave e do desenvolvimento antecipado de competências para essas funções na força de trabalho.
Permite melhores avaliações
Os gestores temem as reuniões individuais, muitas vezes mais do que os trabalhadores.
Stuart Hearn, an HR Tech entrepreneur, says a competency map becomes a good tool for conducting one-on-one performance review meetings. It sets a base for discussion, and managers have a cheat sheet to return to and discuss the goals.
Cria uma organização de alto desempenho
As competências necessárias para os empregos estão a mudar. Prevê-se que mudem 50% até 2027.
O mapeamento regular de competências para os postos de trabalho e a medição do desempenho com base nas competências asseguram o desenvolvimento das competências dos trabalhadores para o ajudar a acompanhar a evolução da procura e evitar lacunas de competências.
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Com o Zavvy, pode:
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- 🗺️ Criar percursos de carreira orientados por competências para que os empregados tenham total transparência sobre o que se espera deles.
- Desenvolver planos de crescimento para cada competência.
- Atribuir cursos para cada competência.
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❓ FAQs
Como é que as competências se relacionam com a gestão do desempenho?
Competencies are skills and behaviors an individual needs to do their job well. For example, a Quality Assurance engineer needs a solid understanding of software testing, communication, and teamwork competencies. Aiming to improve the company and job-specific competencies positively impacts individual performance and eventually builds high-performance teams.
Qual é a diferença entre desempenho e competência?
As competências são aptidões e comportamentos de que um indivíduo necessita para fazer bem o seu trabalho. Por outro lado, o desempenho é a análise da forma como a pessoa fez o seu trabalho. Em termos simples, a competência é o objetivo esperado e o desempenho é o resultado real.
As competências e os indicadores-chave de desempenho são os mesmos?
Simply put: competencies and KPIs are not the same. Key Performance Indicators(KPIs) are often linked to departments or the company as a whole.
For example, revenue or profit per employee, utilization rate, and average task completion rate are common KPIs. You could set KPIs for improving competencies: e.g., improve negotiation skills, as showcased by the closed rate of your sales reps.
Qual é o papel das competências no desenvolvimento do desempenho?
O mapeamento de competências identifica as aptidões ou comportamentos de que um indivíduo necessita para ser bem sucedido na sua função. Uma vez efectuado o mapeamento de competências, este torna-se a base para o desenvolvimento dos empregados. O que deve ser treinado e o que deve ser revisto.
Quais são as 5 etapas principais do processo de mapeamento de competências?
As cinco etapas principais do processo de mapeamento de competências são
1. Faça uma lista das funções na organização.
2. Encontrar as competências essenciais para cada função.
3. Determinar as competências funcionais para cada função.
4. Criar um perfil de competências ideal com uma lista das competências nucleares e funcionais esperadas para cada função.
5. Atribuir competências a todos os trabalhadores. Avaliar em que ponto se encontram atualmente e quais os objectivos a atingir.
Quais são as 6 competências essenciais da gestão?
The top core competencies for managers are:
1. Gestão do tempo: Capacidade de estabelecer prioridades nas tarefas e de gerir o seu tempo e o da equipa.
2. Comunicação: A capacidade de partilhar ideias e transmitir informações à equipa de forma eficaz.
3. Aceitar a mudança: A capacidade de lidar com exigências variáveis, gerir a ansiedade e liderar a equipa através das mudanças.
4. Liderança: A capacidade de apoiar o crescimento dos indivíduos e de atingir os objectivos da equipa.
5. Definição realista de objectivos: A capacidade de definir objectivos exequíveis para a equipa, em conformidade com as exigências da empresa.
6. Capacidade de persuasão: A capacidade de apresentar eficazmente as suas opiniões aos membros da equipa e de influenciar as suas decisões no interesse da empresa.
Qual é um exemplo de gestão do desempenho baseada em competências?
Uma das principais empresas de tecnologia, a IBM, utiliza o modelo de competências há vários anos. O gigante da tecnologia mapeia as competências para diferentes funções. O principal objetivo de desempenho para os funcionários da IBM é a excelência nestas competências.