Hoe een 4-daagse werkweek in te voeren: Voorbeelden en strategieën
COVID-19 heeft de wereldwijde beroepsbevolking volledig veranderd. Waar we ooit een standaard werkweek van maandag tot vrijdag zagen, zien we nu werkweken van vier dagen, volledig op afstand werken en een ongekende flexibiliteit wat betreft werkschema's.
Flexibiliteit op de werkplek is een blijvertje.
Veel werkgevers hebben zelfs gemerkt dat hun productiviteit is toegenomen na de invoering van flexibele roosters of telewerken/hybride werken.
Werkweken van vier dagen worden populaire flexibiliteitsinstrumenten om het moreel te verbeteren en de productiviteit te verhogen zodat werk en privé beter in balans zijn.
In een vierdaagse werkweekregeling verminderen werknemers hun uren zonder dat ze minder loon krijgen. De uren variëren meestal van 32 tot 36 uur per week over de hele werkweek, wat betekent dat er elke week een weekend van drie dagen is.
Geen slechte opzet als je op zoek bent naar meer werkflexibiliteit.
Maar de vierdaagse werkweek is een van de meest drastische veranderingen die een bedrijf kan doorvoeren. En er komt meer bij kijken dan een bedrijfsbrede memo.
In wezen moet je het hele bedrijf opnieuw inwerken.
Enkele voorbeelden zijn:
- Tactisch veranderingsmanagement,
- het verkrijgen van buy-in van bovenaf,
- en de verwachtingen bijstellen.
Dus, hoe implementeer je het systeem met succes in de hele organisatie?
Voor- en nadelen van een vierdaagse werkweek
Voordelen
Evenwicht tussen werk en privéleven
Volgens Sloan Management Review verhoogt de overgang naar een vierdaagse werkweek in plaats van een vijfdaagse de productiviteit en het moreel van de werknemers. Het is logisch - geen loonsverlaging, langere weekends, beter evenwicht tussen werk en privé.
Productiviteit
Studies hebben aangetoond dat werknemers bij een traditionele werkweek van 40 uur slechts 15 uur per week productief zijn.
Wanneer werknemers zich gedwongen voelen zich aan een traditioneel werkschema te houden, kan de productiviteit drastisch dalen. Maar interessant is dat, zoals uit de studie blijkt, langere werkdagen boven minder werkdagen de productiviteit juist verhogen.
Aantrekken van talent
Bedrijven met een vierdaagse werkweek werven vaak beter talent aan dan hun concurrenten met een vijfdaagse werkweek.
De moderne werknemer wil flexibiliteit en een focus op werknemerservaring. In een hete wereldwijde talentenmarkt moeten slimme werkgevers zich richten op het bieden van flexibiliteit op de werkplek.
Nadelen
Hoewel een vierdaagse werkweek vele duidelijke voordelen heeft, zijn er ook nadelen die u in overweging moet nemen voordat u overstapt.
Verhoogde druk
Na een proef met een vierdaagse werkweek in Nieuw-Zeeland meldden werknemers dat ze meer stress en druk voelden rond hun werkprestaties. Het aantal werkuren is dan wel afgenomen, maar er is nog steeds evenveel werk.
Veel werk in minder uren kan gemakkelijk tot extra stress leiden als niet de juiste uitvoeringsstrategieën worden gevolgd. Deze resultaten geven aan hoe belangrijk de juiste aanpak is.
Werkt niet voor elke branche
Een vierdaagse werkweek is niet voor elk model geschikt. Detailhandelsbedrijven bijvoorbeeld, die dagelijks contact met klanten vereisen, kunnen misschien niet kiezen voor een vierdaagse werkweek, maar dat betekent niet dat flexibiliteit op de werkplek geen optie is.
Succesverhalen over een vierdaagse werkweek
Grote bedrijven en zelfs hele landen hebben de vierdaagse werkweek uitgeprobeerd - en met veel succes.
Hoewel de permanente invoering van de vierdaagse werkweek voor veel werkgevers nog in de beginfase verkeert, zijn deze studies uitstekende voorbeelden van hoe een vierdaagse werkweek zowel de werknemers als het bedrijf ten goede kan komen.
Met het oog op de balans tussen werk en privé en de geestelijke gezondheid kondigde Buffer's CEO Joel Gascoigne in mei 2020 een proef van één maand aan. En sindsdien zijn ze niet meer teruggegaan.
De eerste proef was zo succesvol dat ze de vierdaagse werkweek hebben verlengd tot eind 2020. Na het horen van werknemers en het zien van een toename van de productiviteit is de vierdaagse werkweek nu voor onbepaalde tijd sinds het einde van het jaar.
Werknemers van Microsoft in Japan ondervonden een ongekende productiviteitsstijging van 40% na de invoering van een proef met een vierdaagse werkweek. Niet alleen de productiviteit nam drastisch toe, maar ook de totale elektriciteitskosten daalden met bijna 25%.
De proef was actief in de zomer van 2019, en hoewel het een groot succes zag, is er niet veel extra beweging geweest van Microsoft met betrekking tot verdere pogingen of een permanente verandering.
IJsland (ja, het land) testte een vierdaagse werkweek met bijna 3.000 werknemers van 2015 tot 2019, ruim voor de wereldwijde COVID-19 pandemie.
Uit onderzoek bleek dat de productiviteit voor de meeste werknemers die aan de proef deelnamen gelijk bleef of zelfs verbeterde.
De proef omvatte de overgang naar een werkweek van 35 of 36 uur over vier dagen. Door het succes van het experiment is meer dan 80% van de IJslandse werknemers overgestapt op een vierdaags systeem zonder loonsvermindering of zal dat in de toekomst doen.
Andere landen, zoals Spanje en het Verenigd Koninkrijk, hebben met vergelijkbaar succes proeven gehouden.
En België heeft in februari 2022 het recht op een vierdaagse werkweek bij wet ingevoerd.
Waarom verandermanagement de sleutel is tot een succesvolle implementatie
Het invoeren van een vierdaagse werkweek is meer dan het versturen van een bedrijfsbrede e-mail. Veranderingsmanagement is een gestructureerde, op maat gesneden aanpak voor het verspreiden van veranderingen binnen een organisatie.
Gebruik maken van hulpmiddelen, consistente communicatie en het opbouwen van relaties, is veranderingsmanagement een cruciale vaardigheid die vaak over het hoofd wordt gezien en onderschat.
Het is verleidelijk om uw werknemers gewoon een e-mail te sturen waarin een positieve verandering wordt voorgesteld. Een e-mail sturen is leuk, genereert buzz en brengt uw boodschap snel over.
Het doorvoeren van een belangrijke en ingrijpende verandering als een vierdaagse werkweek vergt tijd en een zorgvuldige afweging om succesvol te zijn.
Denk na over een impactvolle communicatiecampagne voor uw team, of dat nu persoonlijke communicatie is, een reeks e-mails en memo's, of een gepersonaliseerd veranderingstraject via Zavvy.
Wij helpen onze klanten precies dat te doen. En in de volgende hoofdstukken delen we het exacte proces.
Hoe introduceer je een vierdaagse werkweek in je bedrijf?
Gedachte veranderen: Input vs. resultaat
Overgaan naar een vierdaagse werkweek in uw bedrijf is echt een verschuiving in de definitie van succes. Teams die zich strikt houden aan een traditionele 40-urige werkweek zijn vaak gericht op de zichtbare inbreng van het team.
Dat betekent dat de prioriteit is ervoor te zorgen dat iedereen zijn 40 uur registreert en fysiek aanwezig is om zijn taken uit te voeren.
Klinkt dat bekend?
Resultaatgericht denken is een dramatische verschuiving in de manier waarop werk wordt gezien en zorgt voor flexibiliteit, evenwicht tussen werk en privéleven, en een algehele grotere tevredenheid van werknemers.
Resultaatgericht werken richt zich eerder op het duidelijk definiëren van doelen en doelstellingen en laat werknemers die doelen bereiken op de manier die voor hen het beste werkt.
In plaats van te focussen op een minimum aantal uren of fysiek aanwezig te zijn in een kantoor om taken en opdrachten af te werken, legt resultaatgericht werken het vertrouwen en de verantwoordelijkheid terug in de handen van uw meest waardevolle bezit - uw mensen. Ziet u het verschil?
Overgang naar een vierdaagse werkweek betekent overgang naar een resultaatgericht werkmodel.
Wil een vierdaagse werkweek slagen, dan moet het management van bovenaf resultaatgericht werken omarmen.
Vertrouw erop dat uw werknemers hun taken uitvoeren op de manier die voor hen het beste werkt.
Hier zijn enkele tips voor uw people managers om de verandering onder de knie te krijgen
1. Een duidelijk inzicht hebben in uw resultaten
👉 Stel duidelijke statistieken op voor uw teams
Er is geen ruimte voor dubbelzinnigheid in een resultaatgerichte werkcultuur; het verplaatsen van de doelpalen of het veranderen van de eisen kan het algemene doel van deze aanpak schaden, namelijk het bevorderen van vrijheid en creatieve probleemoplossing binnen een stevig kader.
Moedig people managers aan om te streven naar het nauwkeurig en efficiënt meten van resultaten en stel specifieke en duidelijk omschreven metrieken vast voor uw team.
⚙️ Hoe?
- Eén manier om dit te doen is het stellen van deadlines. Deadlines en solide outputdoelstellingen zijn belangrijke elementen die een resultaatgericht model doen werken.
- Ervoor zorgen dat de resultaten in overeenstemming zijn met de missie en visie van het bedrijf en dat ze aan de juiste rollen binnen de teams worden toegewezen.
2. Vertrouw je team en weersta de drang om te micromanagen
👉 Vertrouwen levert de beste resultaten op
Vertrouw erop dat uw teamleden van hun werk houden en het werk doen.
⚙️ Hoe?
Voortgangsverslagen kunnen worden ingebouwd in regelmatige één-op-één bijeenkomsten, waar zij u kunnen bijpraten over hun vorderingen en plannen met u kunnen delen.
Vermijd ouderwets micromanagen.
Daar is geen plaats voor in deze resultaatgerichte werkcultuur. Je kunt je teamleden geen onafhankelijkheid, verantwoordelijkheid en autonomie geven en tegelijkertijd over hun schouders blijven meekijken.
3. Zorgen voor de juiste vaardigheden in de juiste functies
👉 Hebben uw teamleden de juiste vaardigheden om de door u gestelde doelen te bereiken?
- Voordat u van deze werkcultuur een echt succes kunt maken, moet u ervoor zorgen dat u de juiste vaardigheden in de juiste functies hebt aangenomen en dat alle teamleden voldoende zijn opgeleid.
- Opleiding toewijzen waar nodig.
⚙️ Hoe?
Bekijk de meest benodigde vaardigheden en communiceer deze verwachtingen openlijk. Probeer voor je 1:1 sessie een training te bedenken voor elke vaardigheid.
4. Open en empathische communicatie aanmoedigen
👉 Vergeet niet dat mensen in de eerste plaats mensen zijn en werknemers in de tweede plaats.
Door empathie in de communicatie kunnen werknemers gehoord worden, zich gewaardeerd voelen en in het algemeen productiever zijn.
⚙️ Hoe?
Leid met empathie en probeer echt te begrijpen wie uw mensen zijn en wat zij nodig hebben - stap in de schoenen van uw collega en begrijp dat het leven zich aandient.
🚨 Onthoud Hoewel deze specifieke cultuur autonomie waardeert, moeten je directe collega's nog steeds het gevoel hebben dat ze bij jou terecht kunnen met problemen en vragen. Maak jezelf beschikbaar voor je teamleden.
Maximaliseer uw tijd (en die van anderen)
Met minder werkdagen (en vaak minder werkuren) is het maximaliseren van de tijd van uw team essentieel.
1. Snijd de vergaderingen
Vergaderingen moeten waarde toevoegen, geen tijd verspillen.
Het gebeurt maar al te vaak dat we na een vergadering van een uur denken dat de inhoud in één e-mail had kunnen worden samengevat.
Het is misschien het beste om een standaardbeleid voor vergaderingen in te voeren.
Verlang bijvoorbeeld dat vergaderingen 30 minuten of minder duren of wijs vaste dagen en tijden aan waarop niet mag worden vergaderd. Zorg voor duidelijke, gestructureerde agenda's om het gesprek te sturen en stel doelen voor elke vergadering.
⚙️ Hoe?
Vraag jezelf voor een vergadering af:
- Vereist het soort informatie dat u wilt communiceren een vergadering - of is er een eenvoudigere, minder tijdrovende manier om de informatie door te geven (bv. e-mail, slack, Asana, Miroboard enz.)?
- Is er een andere manier om het gewenste resultaat te bereiken?
- Kan deze kwestie wachten of moet ik echt meteen een afspraak maken?
- Wat is het doel en de juiste vorm ervan (bijv. 1:1, Brainstorm, Standup, Retro enz.)?
2. Bereid goed
👉 Een duidelijke agenda helpt om efficiënter te zijn en te begrijpen of de vergadering überhaupt relevant is.
⚙️ Hoe?
- Een duidelijke agenda opstellen
- Nodig alleen diegenen uit die er echt bij moeten zijn. Vraag jezelf af: Hoe kunnen zij waarde toevoegen of winnen door deze vergadering bij te wonen?
- Neem het doel, de doelstelling en de agenda van de vergadering op in de uitnodiging voor de agenda
- Deel documenten/links die u tijdens de vergadering wilt bespreken
- Informeer de deelnemers of zij iets moeten voorbereiden voor de vergadering.
- Stel een realistisch tijdschema op en deel mee hoeveel tijd zij hiervoor moeten uittrekken.
3. Een facilitator benoemen
Een facilitator is de persoon die de vergadering leidt, de deelnemers op koers houdt, cirkelvormige discussies stopt, ervoor zorgt dat de vergadering eindigt met duidelijke resultaten en volgende stappen, en de tijd in de gaten houdt.
4. Time-box uw activiteiten
👉 Voorkom dat discussies uit de hand lopen
⚙️ Hoe?
Trek voor elke activiteit in uw agenda een bepaalde tijd uit en houd u aan dit schema.
Deze aanpak dwingt u en het team om efficiënter te denken en circulaire discussies te vermijden.
De tijdsbestekken voor elke activiteit moeten altijd een beetje te krap aanvoelen, zodat je hersenen meteen in de oplossingsmodus gaan, in plaats van rond te hangen. Verspil geen energie van je team
5. Alleen werken, samen werken
👉 Vermijd groepsdenken, ideeënbesmetting en groepsvooroordelen
⚙️ Hoe?
Ditbetekent dat je in real time samenwerkt aan hetzelfde probleem, maar in plaats van openlijk ideeën te bespreken of te brainstormen, noteer je ze stilletjes op een sticky note (bv. op een Miroboard).
Dus, in plaats van de zoektocht naar oplossingen te beginnen met een open discussie, geef het team wat plakbriefjes, zet een timer, en vraag hen hun ideeën te noteren en ze nadien eventueel te bespreken. Deze techniek geeft ook introverte en jongere teamleden de mogelijkheid om hun ideeën vrij te delen.
6. Eindig altijd met een beslissing
👉 Definieer duidelijke resultaten
⚙️ Hoe?
Laatde laatste paar minuten van elke vergadering vrijom de volgende stappen te bespreken. Zelfs als u niet tot een definitieve conclusie kunt komen, moeten er na afloop van de vergadering duidelijke volgende stappen worden bepaald.
💡 Enkele effectieve vergaderstrategieën om ervoor te zorgen dat mensen je vergadering met een duidelijk doel verlaten:
- Actiepunten of follow-ups toewijzen aan specifieke teamleden
- Een deadline vaststellen en een duidelijk tijdschema bepalen voor alle actiepunten
- Als er discussies waren die geparkeerd werden, zorg er dan voor dat ze weer opduiken, zodat uw team kan kiezen hoe, wanneer en of ze verder gaan.
7. Notulen van vergaderingen maken en delen
👉 Maximaliseer wrijving met transparantie
⚙️ Hoe?
Notulen van een vergaderingzijn een tastbaar verslag van de vergadering voor de deelnemers en een bron van informatie voor leden die niet aanwezig konden zijn.
Ze moeten toegankelijk zijn voor elk teamlid (gebruik tools zoals google docs, Asana, Miro enz.) en de essentie van de vergadering vastleggen, inclusief details zoals:
- genomen beslissingen
- geplande volgende stappen
- identificatie en opvolging van actiepunten
8. Verduidelijking van de verwachtingen inzake het tijdschema
👉 Zorg voor duidelijke schema's en flexibiliteit binnen het team.
⚙️ Hoe?
Door van tevoren de juiste verwachtingen te scheppen over werkdagen en -uren, individuele roosters en procedures voor het aanpassen van roosters, wordt het hele team klaargestoomd voor succes.
Flexibiliteit is belangrijk, maar het is ook belangrijk om vooraf duidelijk te communiceren over wijzigingen in bestaande schema's.
🔄 Verzamel consequent feedback. En ernaar handelen
1. Breng uw feedbacksysteem op orde
👉 S timuleer opwaartse feedback tijdens het proces
⚙️ Hoe?
Feedbackonderzoeken plannen bij verschillende mijlpalen van uw projectuitvoering
- Direct na de overstap
- 30 dagen na
- 60 dagen na
- ...
Impulsenquêtes zijn één manier om dat na verloop van tijd te doen. Wij raden echter aan om ten minste in het begin 2-3 specifieke vragen toe te voegen.
2. Maak van team retros een prioriteit
👉 Maak van team retros een prioriteit
Retros zijn het meest effectief aan het einde van de invoering van een nieuw proces of procedure.
⚙️ Hoe?
Retros zijn krachtige instrumenten om feedback te verzamelen, processen te verbeteren en positieve communicatie met werknemers te bevorderen.
Overweeg onmiddellijk na de invoering een retrosessie te houden om feedback te krijgen over hoe de overgang is ontvangen, en meerdere sessies na de invoering om feedback te krijgen over hoe de vierdaagse werkweek verloopt.
Als je inspiratie zoekt om het een beetje te veranderen, zijn hier 10 ideeën van Miro.
Hoe Zavvy kan helpen om het goed te doen
Een vierdaagse werkweek invoeren betekent het hele bedrijf opnieuw inwerken.
Je hebt tactisch veranderingsmanagement nodig, een communicatieplan en praktische begeleiding voor iedereen - vooral people managers.
Dit is hoe Zavvy kan helpen:
- Inhoud op maat om uw werknemers te begeleiden bij de overgang naar een vierdaagse werkweek - pas het traject volledig aan aan de behoeften van uw werknemers
- Microlearning laat uw medewerkers in hun eigen tempo leren en stemt tegelijkertijd de hele organisatie af op de verandering
- Verschillende soorten inhoud, zodat u zich kunt aanpassen aan de individuele leerstijlen van uw werknemers
- Automatische feedback ophalen wanneer je maar wilt
Creëer een volledig aangepast microlearningtraject met een kant-en-klaar sjabloon. Maak het creëren van content een fluitje van een cent en concentreer je op het doorvoeren van positieve veranderingen in je bedrijf met het intuïtieve trainingsplatform van Zavvy.
Benieuwd hoe het werkt? Vraag een gratis gesprek aan met onze employee experience specialisten!
Veelgestelde vragen
Hoe werkt een vierdaagse werkweek?
Een vierdaagse werkweek is een vrij eenvoudig concept van arbeidsflexibiliteit. In plaats van een standaard werkweek van 40 uur over vijf werkdagen, werken werknemers minder uren (meestal 32 tot 36 uur per week) over vier werkdagen.
Werknemers krijgen elke week een weekend van drie dagen. Studies hebben aangetoond dat vierdaagse werkweken leiden tot een hogere productiviteit, een beter werknemersmoreel en een algemeen betere werkervaring voor zowel werknemers als werkgevers.
Werken werknemers minder uren?
In de meeste vierdaagse werkweekregelingen werken de werknemers minder uren zonder loonvermindering.
Werknemers zijn niet alle 40 uur per week productief, wat betekent dat er vaak een mogelijkheid is om het aantal werkuren in een week te verminderen zonder de productiviteit te beïnvloeden.
Er zijn echter bedrijven en bedrijfstakken die bij de overgang naar een vierdaagse werkweek de arbeidstijd niet kunnen verkorten.
Zo kunnen functies die directe interactie met externe klanten vereisen misschien niet minder uren werken, maar wel overgaan op een vierdaagse werkweek.
Is een vierdaagse werkweek minder productief?
Bij vele proeven met een vierdaagse werkweek over de hele wereld is het bewijs overweldigend. Niet alleen is er vrijwel geen negatief effect op de productiviteit, het is zelfs gebruikelijk dat de productiviteit toeneemt bij de invoering van een vierdaagse werkweek.