Onboarding aziendale 101: cultura, collaborazione e Compliance per i nuovi assunti
Volete che i vostri nuovi assunti si sentano benvenuti e a proprio agio fin dal primo giorno in azienda?
Certo che sì. Creare questo tipo di esperienza per i dipendenti aumenta la fidelizzazione e la soddisfazione. Ma non viene fuori dal nulla.
Un aspetto fondamentale per sviluppare un ambiente accogliente è l'onboarding aziendale. Con un'introduzione all'azienda strutturata e ben progettata, i dipendenti si sentono più a loro agio in ufficio, migliorando il loro lavoro di squadra.
In questa guida analizzeremo il processo di onboarding aziendale dall'inizio alla fine. Parleremo di cos'è e perché è importante, oltre alle fasi e ai componenti chiave di ogni piano di onboarding aziendale.
✈️ Cos'è l'onboarding aziendale?
L'onboarding aziendale è il processo di introduzione dei nuovi assunti all'organizzazione nel suo complesso. Questa esperienza consente ai nuovi dipendenti di conoscere la cultura, le politiche e i prodotti dell'azienda.
Poiché l'onboarding aziendale non è legato alle responsabilità di un ruolo specifico, praticamente tutti i nuovi assunti partecipano alla stessa esperienza. L'esperienza condivisa crea una prima impressione forte e getta le basi per una solida cultura aziendale.
🆚 Onboarding aziendale vs onboarding basato sui ruoli
I primi giorni di lavoro possono sembrare un turbine di informazioni per i nuovi assunti. Con così tante informazioni sull'azienda, sul team e sul proprio ruolo, i nuovi dipendenti possono essere rapidamente sopraffatti durante il processo di onboarding.
Separare l'onboarding aziendale e l'onboarding basato sul ruolo in processi propri rende più facile per i nuovi assunti ricordare e comprendere le informazioni più essenziali.
Ecco una breve descrizione di ciò che comporta l'onboarding aziendale e l'onboarding basato sul ruolo:
Distinguere questi tipi di onboarding per i nuovi dipendenti è vantaggioso per tutti. Il team People Ops può creare un'esperienza coesa per ogni nuovo assunto, mentre i responsabili delle assunzioni possono personalizzare il percorso di onboarding in base alle esigenze del proprio team e del proprio dipendente.
Prendiamo ad esempio il team di vendita e gli sviluppatori. Entrambi i gruppi hanno bisogno della stessa introduzione alla cultura e alle politiche aziendali. Ma l'onboarding basato sul ruolo di cui hanno bisogno è molto diverso.
- In un processo di onboarding delle vendite, vi concentrerete sull'apprendimento delle caratteristiche del prodotto rivolte al cliente e sulle chiamate di vendita.
- L'onboarding degli sviluppatori, invece, richiede una conoscenza del prodotto molto più complessa e tecnica.
Perché è importante l'onboarding aziendale?
Molte aziende si affrettano a fare l'onboarding aziendale a favore di quello basato sui ruoli. Ma le organizzazioni che saltano l'onboarding aziendale si perdono un sacco di vantaggi per tutti i dipendenti.
Tutto si riconduce alla creazione di un'esperienza eccellente per tutti i nuovi assunti. Con l'aumento del lavoro a distanza e l'afflusso di lavoratori più giovani, è ora che le aziende prendano sul serio l'esperienza dei dipendenti. In questo modo, tutti vincono.
Ecco alcuni dei vantaggi che si possono ottenere sviluppando l'onboarding aziendale come parte dell'esperienza dei dipendenti:
Secondo McKinsey, un'esperienza positiva per i dipendenti rende i nuovi assunti otto volte più propensi a rimanere nella vostra organizzazione. È chiaro: investire nell'esperienza dei dipendenti ripaga.
👀 Panoramica del processo di onboarding aziendale
Se siete nuovi all'idea dell'onboarding aziendale, potreste chiedervi come si svolge il processo dall'inizio alla fine.
Ecco una rapida panoramica delle fasi dell'onboarding aziendale. Più avanti, approfondiremo ulteriormente tutto ciò che è necessario fare in un percorso di onboarding aziendale.
Preimbarco
La creazione di un'esperienza fantastica per i dipendenti attraverso l'onboarding aziendale inizia ancora prima del primo giorno di lavoro del nuovo assunto.
Spesso chiamata preboarding, questa fase consente di sbrigare alcune pratiche burocratiche e di rendere i nuovi assunti entusiasti del loro ruolo.
Creare entusiasmo aiuta a calmare i nervi dei nuovi assunti, in modo che si sentano sicuri e pronti ad affrontare il primo giorno di lavoro. Potete arricchire l'esperienza di pre-boarding dei dipendenti inviando pacchetti di benvenuto o organizzando incontri con il team prima della data di inizio del lavoro.
Orientamento
Nei primi giorni di lavoro in azienda, chiedete ai nuovi assunti di partecipare all'orientamento.
L'orientamento dei nuovi dipendenti è un processo breve e concentrato in cui i gruppi di neoassunti imparano a conoscere l'azienda. In genere include documenti e formazione obbligatori, oltre a informazioni sulle politiche e sulle procedure aziendali.
Non accontentatevi di una giornata di orientamento dei dipendenti al posto di una vera esperienza di onboarding aziendale. L'estensione dell'onboarding aziendale al di là dell'orientamento è fondamentale per ottenere i vantaggi di fidelizzazione dei dipendenti.
Inserimento in azienda
L'onboarding aziendale continua per tutta la prima settimana del nuovo assunto. In seguito, è possibile estenderlo ulteriormente se la vostra azienda lo desidera.
Durante il resto del processo di onboarding aziendale, sottolineate la creazione di relazioni con il vostro nuovo assunto in tutta l'organizzazione. Se da un lato è necessario dedicare molto tempo alla conoscenza del proprio team, dall'altro è fondamentale che i nuovi membri del team familiarizzino anche con persone di altri reparti.
Prospettiva
Un processo formale di onboarding aziendale può durare da un paio di giorni a una settimana, a seconda della struttura della vostra organizzazione. Una volta terminato l'onboarding aziendale, i nuovi assunti devono passare all'onboarding basato sul ruolo, guidato dal loro manager.
Durante l'onboarding dei dipendenti, è possibile rafforzare gli argomenti trattati durante l'orientamento attraverso percorsi di microlearning. Questo aiuta i dipendenti ad assorbire realmente le informazioni vitali sulla vostra azienda.
📝 7 parti essenziali dell'onboarding aziendale
Sviluppare una panoramica completa ma concisa di tutta la vostra azienda può sembrare opprimente. Cosa includere? Che cosa vogliono sapere i nuovi dipendenti e che cosa non è poi così utile?
Per semplificare al massimo la creazione della vostra lista di controllo per l'onboarding aziendale, abbiamo creato questo elenco di componenti chiave.
La storia
Offrite ai nuovi dipendenti le informazioni su come è nata la vostra azienda. Questo è particolarmente utile per le piccole imprese, le startup e le organizzazioni orientate alla missione, dove la storia dell'azienda è parte integrante del marchio.
La storia dell'azienda può sembrare un argomento arido, ma non deve esserlo per forza. Al contrario, rendetelo interessante alludendo alla tradizione aziendale, alle battute interne o ad altri aspetti della cultura che i nuovi assunti dovrebbero conoscere.
Cultura e valori
Come è e come ci si sente a lavorare nella vostra azienda?
È necessario rispondere a questa domanda quando si parla di cultura e valori aziendali.
È utile fornire una panoramica dei valori aziendali insieme a esempi di questi valori in azione.
Per rafforzare i valori aziendali, sfruttate il valore del microlearning. Con Zavvy, potete impartire brevi lezioni sulla cultura aziendale tramite Slack per mantenere i nuovi assunti regolarmente impegnati e creare punti di contatto ricorrenti per interiorizzare i valori.
Panoramica dei prodotti e dei servizi
Poiché tutti i dipendenti sono rappresentanti della vostra azienda, è importante che siano in grado di rappresentarla agli altri. Pertanto, tutti i nuovi assunti devono avere una buona conoscenza di ciò che la vostra azienda offre e di come si distingue dalla concorrenza.
Assicuratevi di includere queste informazioni nella panoramica del prodotto:
- Prodotti principali o categorie di prodotti
- Valore unico o posizionamento sul mercato
- Pubblico di riferimento o personas del marchio
In definitiva, tutti i dipendenti devono essere in grado di identificare facilmente un potenziale cliente.
L'onboarding basato sui ruoli richiede anche una formazione sul prodotto, ma questa dipenderà dalle esigenze del ruolo. Le vendite potrebbero avere bisogno di una maggiore conoscenza delle funzionalità rivolte al cliente, mentre gli ingegneri avranno bisogno di conoscenze più tecniche.
Politiche di congedo annuale
Non sorprende che molti nuovi dipendenti vogliano conoscere le politiche aziendali in materia di congedi e altri benefit fin dal primo giorno. I benefit e le ferie sono parti fondamentali di molti pacchetti retributivi, quindi assicuratevi di dedicare a questo argomento la giusta attenzione.
Assicuratevi che ogni nuovo dipendente comprenda quanto segue sulle ferie annuali:
È essenziale includere le ferie annuali nell'onboarding aziendale, in modo che ogni dipendente comprenda le politiche allo stesso modo. Con un messaggio coerente sulle ferie annuali, potrete ridurre le disuguaglianze in materia di ferie.
Vantaggi e benefici
Le ferie annuali non sono l'unico benefit che i dipendenti devono conoscere. Parlate di tutto ciò che la vostra azienda offre ai dipendenti, in modo che i nuovi assunti possano apprezzare appieno il lavoro con voi.
I benefit possono includere qualsiasi cosa, dall'assicurazione sanitaria alle stock option, dalle iscrizioni in palestra ai pranzi settimanali. Indipendentemente dai vantaggi offerti dalla vostra azienda, assicuratevi che ogni dipendente sappia come accedere a ciò di cui ha bisogno.
È intelligente creare risorse per questo tipo di informazioni, in modo che i dipendenti possano consultarle in seguito. Se alcuni benefit si attivano solo dopo un certo periodo di tempo, è possibile creare un percorso automatico in Zavvy per aiutare il nuovo assunto ad accedere a tali benefit non appena ne ha diritto.
Accesso e impostazione degli strumenti
Nel nostro mondo digitale, molte delle impostazioni degli strumenti per un ufficio possono essere effettuate in anticipo o addirittura in modo automatico. Durante l'onboarding dell'azienda, prevedete del tempo per la risoluzione di problemi come la reimpostazione delle password o la perdita delle chiavi API, per ogni evenienza.
È possibile creare liste di controllo dei compiti in Zavvy per assicurarsi che i nuovi assunti si occupino di tutte le impostazioni di base degli strumenti:
Non dovreste insegnare ai vostri nuovi dipendenti come usare gli strumenti essenziali per l'ufficio, ma potete aiutarli a capire le sfumature dell'utilizzo di questi strumenti da parte della vostra azienda. Ecco alcuni esempi di domande relative agli strumenti a cui potete aiutare i nuovi assunti a rispondere:
- Quando è opportuno inviare un messaggio Slack invece di un'e-mail?
- Come si accede ai calendari condivisi?
- Quale e-mail devo usare per accedere al nostro software HR?
- Chi devo contattare per la reimpostazione della password?
I nuovi assunti riceveranno una formazione più dettagliata sugli strumenti del proprio team, quindi limitatevi agli strumenti aziendali come la posta elettronica, la messaggistica istantanea e i sistemi di calendario.
Visita dell'ufficio e presentazioni
Offrite ai nuovi assunti un tour completo dell'ufficio e le presentazioni principali non appena possibile. Anche se questo può sembrare difficile se si è in un ufficio remoto o in un ambiente di lavoro ibrido, è altrettanto importante a prescindere dall'ambiente.
Aiutare i nuovi assunti a familiarizzare con l'ambiente dell'ufficio è un fattore importante per farli sentire a proprio agio e benvenuti. Sapere dove andare e vedere qualche faccia amica può fare miracoli per calmare un nuovo dipendente nervoso e creare un'esperienza accogliente.
Se avete un ufficio ibrido, prendete in considerazione l'idea di far fare ai nuovi assunti un video tour dell'ufficio. Utilizzate uno smartphone per effettuare una videochiamata mobile mentre girate per l'ufficio, indicando le cose importanti o interessanti.
Se il vostro ufficio è completamente remoto, dovrete essere un po' più creativi. Ad esempio, si può pensare a videochiamate in stile webinar con sale riunioni per presentare i nuovi assunti ai dipendenti di altri reparti. Oppure, organizzate una cadenza regolare di incontri virtuali con persone di tutta l'azienda.
Mantenete le visite virtuali e le presentazioni informali e divertenti. Inviate ai nuovi assunti dei rompighiaccio a cui rispondere, oppure inviate pacchetti di caffè e tè in modo che anche i dipendenti remoti possano godersi una tazza di caffè insieme.
➡️ Cosa viene dopo l' onboarding aziendale?
Quando l'onboarding aziendale formale giunge al termine, è il momento di passare completamente all'onboarding basato sui ruoli.
Da questo momento, il nuovo dipendente lavorerà a stretto contatto con il proprio team per comprendere i processi e gli strumenti di cui ha bisogno per lavorare bene. L'onboarding formale dei dipendenti dura in genere dai sei ai dodici mesi, a seconda dell'organizzazione e della complessità del ruolo.
Anche dopo la conclusione dell'onboarding, la formazione basata sul ruolo non è finita. La formazione e lo sviluppo continui dei dipendenti sono fondamentali per sviluppare l'intera forza lavoro e pianificare i cambiamenti aziendali.
Consultate la nostra lista di controllo per la formazione dei nuovi assunti per una panoramica completa di ciò che viene dopo l'onboarding aziendale.
📈 Migliori pratiche di onboarding aziendale
Nello sviluppare il vostro piano di onboarding aziendale, tenete a mente queste best practice.
Essere flessibili
La coerenza è fondamentale nell'onboarding aziendale, ma ciò non significa che dobbiate applicare regole rigide. Tenete conto dei team che hanno esigenze diverse in base al ruolo e consentite la flessibilità nel processo di onboarding aziendale.
Ad esempio, i team di vendita tendono a concentrarsi con maggiore urgenza sul time-to-productivity, poiché contribuiscono in modo così diretto al risultato economico. Potrebbero aver bisogno di un piano di onboarding aziendale modificato per consentire una maggiore formazione basata sul ruolo nella prima settimana.
Automatizzare con il software di onboarding
Offrire un'esperienza di onboarding coerente è una sfida anche per le piccole imprese, e diventa sempre più difficile con la crescita. Per ovviare a questo problema, investite in un software di onboarding dei dipendenti come Zavvy.
Con questo tipo di piattaforma, è possibile costruire percorsi di onboarding personalizzati e assegnarli automaticamente ai nuovi assunti. I responsabili delle risorse umane e delle assunzioni ottengono informazioni sui progressi dell'onboarding aziendale e di ruolo per tutti.
Si possono anche automatizzare operazioni come
- 📅 Programmare riunioni di orientamento, presentazioni di reparto,...
- 👬 Collegare e coinvolgere i nuovi assunti e i compagni di compagni di onboarding
- 🎉 Celebrazione dei traguardi con messaggi motivanti via Slack o Teams
- 🔄 Raccogliere feedback in ogni fase del processo per migliorarlo.
Creare un modello
Lo sviluppo di un modello per l'onboarding aziendale vi aiuta a essere coerenti con ogni nuovo dipendente, lasciando al contempo spazio per i cambiamenti necessari.
Il nostro modello di lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti vi guida attraverso tutto ciò che è necessario fare sia per l'onboarding aziendale che per quello basato sui ruoli. Adattate questo modello di onboarding alle esigenze della vostra azienda, quindi caricatelo nel vostro software di onboarding dei dipendenti per renderlo ancora più facile da gestire.
⚙️ Rendete memorabile l'onboarding con Zavvy
Siete pronti a creare il programma di onboarding aziendale che avreste voluto avere quando eravate nuovi assunti? Costruite il vostro percorso di onboarding in Zavvy, dove potrete automatizzare gli incarichi e monitorare istantaneamente i progressi dei nuovi assunti.
Piattaforme come Zavvy offrono un'esperienza coesa per tutti i nuovi assunti, contribuendo a una cultura aziendale condivisa e a un senso di soddisfazione dei dipendenti. È possibile passare senza problemi i dipendenti dall'onboarding aziendale a quello basato sul ruolo, fino alla formazione e allo sviluppo continui con un unico strumento.
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