Padroneggiare il colloquio di permanenza: 15 domande da porre al colloquio di permanenza (e quelle da evitare)
Nessun capo vuole ricevere una lettera di dimissioni inaspettata da parte del proprio collaboratore di punta. Ma se non hanno conversazioni oneste con i loro dipendenti, rischiano che questo accada più volte.
Il fatto è che se non ascoltate le preoccupazioni sull'esperienza dei vostri dipendenti, il vostro tasso di fidelizzazione ne risentirà. Fortunatamente, c'è una soluzione: rimanere in contatto con i dipendenti.
Il potere si sta spostando nelle mani dei dipendenti e le loro aspettative sono in aumento. Di conseguenza, i colloqui di permanenza stanno guadagnando popolarità mentre le aziende lottano per trattenere i talenti durante la carenza globale di manodopera. Usarli con saggezza dovrebbe essere una parte fondamentale della vostra strategia di fidelizzazione dei talenti.
Scoprite quali domande fare e quali evitare in questa guida.
👩💼 Cos'è un colloquio di permanenza?
Un colloquio di permanenza è un colloquio tra manager e dipendenti che ha lo scopo di scoprire cosa spinge il dipendente a rimanere con l'azienda e cosa potrebbe spingerlo a lasciare.
Di solito si tratta di conversazioni informali con domande aperte che i dipendenti possono utilizzare per esprimere opinioni oneste sulla vita lavorativa.
💡 S uggerimento: I colloqui di permanenza non sono pensati per costringere il dipendente a rimanere. Non sono incontri in cui si propongono modifiche all'ambiente di lavoro o al contratto del dipendente.
Si tratta invece di esercizi di raccolta di informazioni che dovrebbero essere eseguiti periodicamente dalle risorse umane e dalla direzione per capire come si sentono le persone e farsi un'idea dei potenziali rischi di turnover.
Un'alternativa alla permanenza nei colloqui è la mantenimento sondaggio è un modulo di feedback a cui i dipendenti possono rispondere, classificando la loro esperienza.
I responsabili delle risorse umane possono quindi utilizzare i punteggi quantificabili per vedere i rischi di turnover che aumentano e diminuiscono nel tempo.
È un'idea utile in alcune circostanze, ma non crediamo che sia abbastanza personale da sostituire una vera conversazione. E non vi fornirà le sfumature che si ottengono con un colloquio di lavoro.
👨🏻💼 Perché condurre un'intervista di permanenza?
I colloqui di permanenza sono un'opportunità per ottenere un feedback dai vostri dipendenti su ciò che funziona bene e su ciò che potrebbe essere migliorato. Sono anche l'occasione per dimostrare ai vostri dipendenti che siete interessati alla loro felicità e soddisfazione sul lavoro.
In particolare, sono un metodo per capire il rischio di un elevato turnover dei dipendenti. Se ben condotte, le interviste di permanenza possono far luce su frustrazioni che potrebbero non essere state notate e che impediscono ai dipendenti di immaginare un futuro con voi.
I colloqui di permanenza possono essere parte integrante della strategia di fidelizzazione dei dipendenti.
Sono migliori se abbinati a una strategia più ampia che promuove una cultura aziendale sana, investe nella formazione e nello sviluppo e offre una retribuzione equa.
I colloqui di permanenza sono anche l'occasione per convincere qualcuno a rimanere in azienda se pensa di andare altrove. Secondo Sabina Nawaz, executive coach per i leader di Fortune 500, non sono solo un lusso opzionale, ma sono essenziali:
"Soprattutto in questo momento, di fronte alle 'Grandi Dimissioni', ogni conversazione con un dipendente è una conversazione di ri-assunzione".
Richard Finnegan, un esperto di risorse umane, ha riportato alcuni risultati che aprono gli occhi su quanto possano essere utili queste conversazioni. Facendo colloqui di permanenza:
- Un sito di pensionamento community ha aumentato del 100% la fidelizzazione dei suoi dipendenti nei primi 180 giorni.
- Un call center ha ridotto il turnover dei dipendenti del 20%.
❓ Le 15 migliori domande per il colloquio di soggiorno da porre ai vostri dipendenti
Non si vuole rimanere senza sapere cosa fare quando tutti i dipendenti vogliono andarsene. Il modo migliore per essere all'avanguardia è invece quello di condurre colloqui regolari.
Ecco le domande migliori per ottenere il massimo delle informazioni dai vostri lavoratori.
1) Quale sarebbe la sua giornata lavorativa ideale?
Questa domanda aiuta a farsi un'idea delle motivazioni che li spingono a venire al lavoro.
- Cosa li spinge?
- Cosa li spinge a venire e a lavorare sodo?
- Preferirebbero andare avanti con un carico di progetti più gestibile?
- Che cosa vogliono dal venire al lavoro (oltre allo stipendio)?
2) Che cosa del suo lavoro le fa venire voglia di alzarsi dal letto la mattina?
Questa domanda vi parla della motivazione e dell'atteggiamento della persona nei confronti del lavoro.
La domanda potrebbe anche seguire chiedendo: Ci sono fattori specifici che contribuiscono al vostro stato emotivo prima di iniziare il vostro workday?
Si ottengono così preziose informazioni sulle prestazioni, l'impegno e la soddisfazione generale dei dipendenti.
💡 Suggerimento: Le risposte vi aiuteranno a prendere decisioni informate e a sviluppare strategie per migliorare il benessere e la produttività dei dipendenti.
3) A cosa pensa durante il viaggio?
Questo offre spazio alla creatività, ma anche la possibilità di una valutazione onesta della loro esperienza lavorativa. Se temono di arrivare al lavoro e pensano a quanto sarà dura la giornata, è un brutto segno.
4) Pensa di essere riconosciuto adeguatamente per i suoi risultati?
Il riconoscimento è uno dei fattori più essenziali per la soddisfazione sul lavoro: dovete far sapere alle persone che notate il loro lavoro e che festeggiate i loro risultati.
In caso contrario, è l'occasione per farvi sapere se non sentono l'amore. Altrimenti, sentirsi poco apprezzati è un rischio di fuga.
5) In che misura riesce a raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata?
Ognuno ha una definizione diversa di equilibrio tra lavoro e vita privata e del suo significato. Ma lasciare che il dipendente vi dica come la pensa vi aiuterà a capire se lo state spingendo troppo oltre.
Alcuni sono felici di lavorare a lungo e di dedicare la maggior parte delle loro energie al lavoro. Altri hanno una vita familiare impegnativa o vogliono una linea di demarcazione netta tra lavoro e tempo libero. Qualunque sia la loro preferenza, è necessario che voi siate in grado di soddisfare le loro esigenze.
6) Cosa le ha causato stress o ansia di recente?
Lo stress e l'ansia a lungo termine possono portare al burnout, un'altra minaccia per la fidelizzazione, quindi è essenziale identificarlo e prevenirlo tempestivamente.
Questa domanda è volutamente aperta. Non specifica il luogo di lavoro o la vita personale.
💡 Suggerimento: se un dipendente è alle prese con lo stress, offrite comprensione e comprensione e, se possibile, fornite un'assistenza adeguata.
7) C'è qualcosa di nuovo che volete imparare quest'anno?
Le Risorse Umane ottengono informazioni preziose scoprendo quali sono le novità che i dipendenti vogliono imparare e come preferiscono farlo. Aiuta a capire quali sono le carenze di competenze e i desideri delle persone.
Potete anche chiedere: come imparate meglio? Facendo? Osservando? Partecipando a corsi di formazione?
💡 Suggerimento: Sapere come i dipendenti imparano meglio rende l'apprendimento più divertente ed efficace nell'organizzazione.
8) Quando è stata l'ultima volta che ha pensato di lasciare l'azienda?
Se hanno preso in considerazione l'idea di lasciare l'azienda negli ultimi mesi, è una cosa da prendere sul serio.
Una domanda ovvia sarebbe: "Cosa ti ha spinto ad andartene?".
Se un particolare problema lo richiede, è il momento di agire.
9) Cosa vorrebbe fare se fosse qui tra cinque anni?
Questo è un modo eccellente per determinare se siete allineati sulla progressione di carriera.
- Si aspettano più di quanto possiate offrire?
- Hanno un percorso chiaro per raggiungere un nuovo ruolo?
- Oppure le loro ambizioni non rientrano nella vostra azienda?
Il colloquio di soggiorno è un'ottima occasione per scoprirlo.
10) Se potesse cambiare qualcosa del suo lavoro qui, cosa cambierebbe?
Questa è una delle domande più utili che si possano fare. Anche se pensate di sapere cosa deve essere cambiato, non siete gli unici a saperlo.
Alcuni dei suggerimenti più preziosi possono venire da persone che non sono al comando, quindi lasciatele parlare.
11) Qual è l'aspetto peggiore del lavoro qui?
Questa domanda sembra diretta, ma è importante porla. E se i dipendenti hanno preoccupazioni genuine, dovrebbero essere in grado di aprirsi e farvi sapere cosa li preoccupa.
Che si tratti delle strutture dell'ufficio, della cultura aziendale, della mancanza di opportunità o di altro, sentire la risposta di più dipendenti metterà sicuramente in luce alcuni problemi risolvibili.
12) Quali altre aziende del settore ammirate?
Se il dipendente ha amici nel settore, probabilmente sarà ben informato su come si comportano gli altri. Se il dipendente sa che un concorrente ha una politica di benessere interessante, potrebbe dirvi che vorrebbe lo stesso nella vostra azienda.
Si può poi chiedere: "Cosa dovremmo fare noi che loro fanno?".
13) Vi sentite sostenuti per dare il meglio di voi stessi?
Sono molti gli elementi mobili che possono consentire ai dipendenti di dare il meglio di sé al lavoro. Dall'avere accesso agli strumenti giusti, al trovarsi in un ambiente di lavoro collaborativo, al ricevere feedback costruttivi e opportunità di crescita.
Utilizzate questa domanda per capire se c'è qualcos'altro che potete fare per aiutare i vostri collaboratori.
Forse il carico di lavoro è troppo elevato, oppure i compiti non sono stati illustrati in modo sufficientemente dettagliato.
Può darsi che l'attrezzatura o la configurazione della scrivania limitino le loro capacità, oppure che non stiate investendo abbastanza nella loro crescita.
Scoprite cosa manca loro e assicuratevi di darglielo il prima possibile.
14) Ha mai pensato di lasciare la squadra? Se sì, quando e cosa l'ha spinto a farlo?
Potete chiedere ai vostri dipendenti se hanno mai pensato di lasciare il team a causa di un problema specifico, come la leadership o i conflitti tra i colleghi.
Cercate di capire i problemi di fondo e proponete soluzioni per migliorare la coesione e la collaborazione del team. Ad esempio, si possono organizzare workshop di team building, corsi di formazione sulla leadership e sullo sviluppo delle capacità di collaborazione.
15) Vi capita mai di pensare: "Amo il mio lavoro"? Se sì, quando è stata l'ultima volta che l'avete detto? Quali sono state le circostanze che l'hanno accompagnata?
La risposta rivelerà perché la persona vuole far parte della vostra organizzazione e quale parte del suo ruolo le piace di più.
Questa conoscenza vi aiuta a creare un ambiente di lavoro eccellente che favorisca queste esperienze positive e le mantenga impegnate.
🙅♀️ Domande da evitare in un colloquio di lavoro
Sebbene dipenda dalle leggi sul lavoro vigenti nel vostro Paese, nella maggior parte delle nazioni occidentali ci sono alcune cose che non dovreste chiedere, come ad esempio:
- sesso, identità di genere, orientamento sessuale;
- età, razza, religione o origine etnica;
- stato di salute o di disabilità;
- gravidanza o stato civile e progetti familiari.
Dovete anche evitare domande irrilevanti o invadenti che mettano a disagio il dipendente o gli facciano sospettare che abbiate un secondo fine. Alcuni esempi sono:
- Quando pensate di andare in pensione? È meglio non curiosare nei loro piani di pensionamento perché potrebbe sembrare invadente.
- Siete soddisfatti del vostro attuale pacchetto di retribuzione/benefici? Evitate di approfondire il tema della loro soddisfazione per mantenere un'atmosfera positiva e non conflittuale.
- Altre aziende si sono rivolte a voi? Questa domanda potrebbe indurli a mettere in dubbio le vostre motivazioni e può portare a una situazione scomoda.
📈 Giocate a lungo termine e migliorate la fidelizzazione dei dipendenti con Zavvy
Rendere la vostra azienda un luogo di lavoro eccellente non è un progetto che si realizza dall'oggi al domani.
Non si può intraprendere in pochi giorni. È necessario incorporarlo in ogni fase del ciclo di vita del dipendente.
Noi di Zavvy sappiamo che tutti i processi relativi al ciclo di vita dei dipendenti possono avere un impatto sulla fidelizzazione. Il nostro obiettivo è quindi quello di aiutarvi a creare un'esperienza straordinaria per i vostri dipendenti durante tutto il loro percorso all'interno dell'organizzazione, dal reclutamento all'onboarding, fino alla crescita dei dipendenti.
Con il software per le riunioni individuali di Zavvy, potete impostare ed eseguire colloqui di permanenza con pochi clic. Avrete un'unica fonte di verità su ciò che mantiene i vostri dipendenti impegnati nella vostra azienda.
Ma che dire di quelli che sono a rischio di fuga? Cosa farete per affrontare le loro sfide?
Zavvy supporterà i vostri manager e dipendenti con:
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- oltre 10.000 corsi di formazione per offrire maggiori opportunità di crescita al vostro personale (sappiamo quanto le persone vogliano accrescere le proprie competenze, quindi l'elenco è in continua crescita).
- Cicli di feedback significativi cicli di feedback per costruire responsabilità, fiducia e prestazioni.
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❓ FAQ
🚪 Un colloquio di permanenza è uguale a un colloquio di uscita?
No, un colloquio di permanenza e un colloquio di uscita non sono la stessa cosa. Sono l'opposto, anche se alcune domande potrebbero essere simili.
Un colloquio di uscita ha luogo quando una persona ha scelto di andarsene e lo ha reso ufficiale. Fa parte del processo di disimpegno dei dipendenti.
È un'occasione per sfogare le proprie frustrazioni (se ne hanno), spiegare alcuni dei fattori che li hanno spinti ad andarsene e fornire un feedback su come l'azienda può migliorare agli occhi dei dipendenti.
Un'intervista di permanenza, invece, cerca di ottenere informazioni simili prima che il dipendente decida di andarsene.
Nei colloqui di uscita, alcune persone eviteranno di essere brutalmente oneste per educazione e per non voler bruciare i ponti. Altri potrebbero non trattenersi quando gli viene chiesto cosa ne pensano. Dipende molto dalla personalità, dal ruolo lavorativo, dalla posizione nella gerarchia aziendale e dalla cultura attuale dell'azienda.
💬 Quante domande deve avere un colloquio di soggiorno?
Non esiste un numero ufficiale di domande da porre in un colloquio di lavoro. Tuttavia, dovreste cercare di mettere il dipendente a proprio agio il più possibile. Date loro il tempo necessario per ambientarsi nella conversazione e aprirsi, senza trascinarla più del dovuto.
Come regola generale, 10-15 domande dovrebbero riguardare gli argomenti principali di cui avete bisogno. Ma lasciate un po' di flessibilità con i tempi, perché domande aperte come queste possono andare in molte direzioni diverse.
🏢 Come si motivano le persone a rimanere in un'azienda?
L'azienda deve essere una grande azienda per cui lavorare per motivare le persone. Tutto qui. Facile, no?
Questa è la risposta semplice, ma probabilmente volete qualcosa di più utile. Quindi vi consigliamo di adottare l'approccio strategico che prevede:
- Raccolta di feedback.
- Calcolo del turnover e della retention.
- Pianificare sistematicamente le azioni per migliorare la situazione.
- Assicurarsi di offrire anche opportunità di mobilità professionale.(Il 42% dei dipendenti che cercano un nuovo lavoro"non ritiene che i propri talenti e le proprie capacità non siano utilizzati in modo efficace").
- Assicurarsi che le politiche di retribuzione e promozione siano competitive. (Dopo tre anni, c'è il 70% di possibilità che chi ha ricevuto una promozione sia ancora all'interno dell'azienda).