Matrice des compétences : Qu'est-ce que c'est et comment en créer une (+ modèles Excel gratuits)
Vous souhaitez améliorer la productivité de votre équipe, réduire les écarts de compétences et vous assurer que chaque membre est équipé pour réussir, tout en disposant d'une représentation visuelle facile à utiliser des compétences de votre équipe ?
Si oui, l'utilisation d'une matrice de compétences au sein de votre organisation peut vous aider à atteindre ces objectifs.
Cet article explique ce qu'est une matrice de compétences, son importance et comment en créer une. Nous fournirons également des exemples et des modèles Excel gratuits de matrice de compétences que vous pouvez télécharger.
Vous découvrirez comment éviter les erreurs courantes dans la création de matrices de compétences, et nous vous présenterons le logiciel de matrice de compétences de Zavvy.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences?
Une matrice de compétences, généralement élaborée par l'équipe chargée des talents ou par des professionnels des ressources humaines (RH), est un outil utilisé pour évaluer les compétences et les aptitudes d'un employé. Elle permet d'identifier l'ensemble des aptitudes, le niveau d'expérience et les compétences générales requises pour un poste ou un projet.
Dans la pratique, il peut s'agir d'un simple tableau bidimensionnel dans Excel :
- Dimension 1: personnes ou services (ci-dessous : lignes)
- Dimension 2: compétences (ci-dessous : colonnes)
Si vous souhaitez évaluer les compétences à grande échelle et plus efficacement dans votre entreprise, utilisez un logiciel de matrice de compétences pour gagner du temps et lier directement les compétences aux méthodes de développement.
📈 Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'une matrice de compétences ?
L'évaluation efficace des performances des employés et leur formation au moyen d'initiatives stratégiques d'apprentissage et de développement (L&D) peuvent conférer aux entreprises un avantage concurrentiel et accroître leurs bénéfices.
Mettre l'accent sur le développement professionnel de votre personnel permet également de mieux le fidéliser. Selon le rapport 2023 Workplace Learning de LinkedIn, l'une des principales raisons pour lesquelles les employés démissionnent est le manque d'opportunités d'apprendre et de développer de nouvelles compétences. En d'autres termes, le recyclage et l'amélioration des compétences de votre personnel devraient être votre priorité absolue en tant que professionnel des ressources humaines, manager ou cadre de haut niveau.
Toutefois, selon la Harvard Business Review, une formation plus poussée n'est pas toujours la solution :
"Nous ne pouvons pas nous contenter d'envoyer nos employés à des ateliers axés sur les compétences à la mode en ce moment et espérer obtenir des résultats. Ce qui est essentiel, c'est d'élaborer des stratégies cohérentes basées sur les compétences. Nous devons réfléchir sérieusement aux compétences spécifiques à cibler, aux personnes qui doivent les acquérir et à la combinaison d'éducation, d'expérience et d'exposition qui sera efficace pour créer les organisations fondées sur les compétences dont nous avons besoin pour relever les défis de l'avenir".
Mais comment savoir où vous en êtes ? Une matrice de compétences peut vous faciliter la tâche.
Il aide à :
- identifier les lacunes en matière de compétences
- créer des plans de développement ciblés
- affecter les employés aux bons projets
- embaucher les bonnes personnes pour combler les lacunes
En bref, il vous aidera à prendre de meilleures décisions en matière de développement du personnel, de planification de la relève et de conception des rôles.
Parlons plus en détail de l'importance d'une matrice de compétences.
🏆 Avantages de l'utilisation d'une matrice de compétences
Permet d'évaluer efficacement les compétences de vos employés
Une matrice de compétences facilite la compréhension des compétences de vos employés et aide les équipes RH à comprendre les lacunes en matière de compétences au niveau de l'entreprise et de l'équipe.
Vous pouvez utiliser ces informations pour
- Améliorer la planification des effectifs
- Améliorer la collaboration et la productivité des équipes grâce à la complémentarité des compétences.
- Réduire le risque opérationnel en ayant des employés qualifiés dans les rôles critiques
Aide à la création de plans d'apprentissage personnalisés et efficaces
De nombreuses équipes RH n'abordent pas la L&D de manière stratégique. Les personnes peuvent avoir accès à une bibliothèque de cours de formation ou à un budget d'apprentissage, et c'est tout. Mais il n'y a pas de précision, pas d'orientation vers un objectif.
Toutefois, cette approche est très inefficace.
Un processus adéquat de développement du personnel comprend
Comment les matrices de compétences s'intègrent-elles dans le processus global de développement des ressources humaines ?
En suivant cette approche, vous vous assurez que vos employés connaissent les éléments suivants :
- ce que vous attendez d'eux à un niveau de carrière/rôle spécifique
- Où se situent-ils par rapport à vos attentes ?
Vous pouvez utiliser les informations ci-dessus pour développer stratégiquement votre personnel et réduire l'écart entre vos attentes et les compétences de vos employés.
Le résultat :
- une réduction des coûts de formation
- une réduction du temps perdu à cause de formations non pertinentes
- une augmentation des effets de l'entraînement et, par conséquent, des performances
Aligner la formation des employés sur leurs lacunes en matière de compétences et sur leurs intérêts peut être bénéfique pour l'organisation, car les employés heureux sont plus productifs et donnent le meilleur d'eux-mêmes lorsqu'ils aiment leur travail. Cette approche peut également aider les employés à être reconnus pour leurs compétences, ce qui renforce leur estime de soi et leur niveau d'engagement.
Aide au recrutement
Une matrice de compétences rationalise le recrutement en établissant une cartographie claire des compétences existantes au sein d'une équipe, ce qui permet d'identifier les lacunes en matière de compétences. Cette approche ciblée garantit que les nouvelles recrues apportent les compétences spécifiques nécessaires, favorisant ainsi une équipe équilibrée et performante.
En outre, il aide à créer des descriptions de poste et des critères d'évaluation précis, ce qui permet d'améliorer l'efficacité du processus de recrutement.
Étude de cas sur la matrice des compétences: Par exemple, une organisation a contacté Vahura OnBoard afin d'obtenir de l'aide pour trouver son premier administrateur indépendant. Pour ce faire, Vahura OnBoard a utilisé un modèle de matrice de compétences, qui consistait à analyser les besoins de l'entreprise et à identifier dix compétences essentielles. Parmi ces dix compétences, trois nécessitaient une expertise importante.
Après avoir évalué plusieurs professionnels, Vahura OnBoard a recommandé un ancien président d'organisme de réglementation possédant des connaissances approfondies pour occuper le poste.
Aide les employés à identifier leurs forces et leurs faiblesses
Il est facultatif de divulguer les résultats du bilan de compétences à tout le monde, mais cela peut présenter plusieurs avantages.
Lorsque les employés comparent objectivement leurs compétences à des critères prédéfinis, ils prennent conscience de leurs forces et de leurs faiblesses, ce qui favorise la connaissance de soi, la responsabilité personnelle et le développement ciblé des compétences. Cela profite à leur développement personnel et professionnel au sein de l'organisation.
Améliore la mobilité interne et la rétention
La mobilité interne fait référence au mouvement des employés au sein de l'organisation. Avoir une vue d'ensemble des diverses compétences que possèdent vos employés vous donne un aperçu du potentiel inexploité qui sommeille au sein de votre entreprise. Une matrice de compétences permet aux responsables et aux RH d'identifier les lacunes en matière de compétences au sein des équipes et de les combler avec d'autres collègues internes possédant les compétences requises.
Lorsque les compétences sont répertoriées, il est également plus facile pour les employés de changer de service ou de projet en fonction de leurs objectifs de carrière.
"La mobilité interne stimule la rétention et renforce les compétences de la main-d'œuvre : Au bout de deux ans, un employé qui a effectué une mobilité interne a plus de chances de rester dans son entreprise" - LinkedIn's 2023 Workplace Learning Report (Rapport sur l'apprentissage en milieu de travail 2023)
Les différents modes de progression interne au sein d'une entreprise
Aide à la planification de la succession
Les entreprises peuvent utiliser une matrice de compétences pour identifier les employés qui ont le potentiel de reprendre des rôles critiques dans le cadre de leur progression de carrière. Cela permet d'assurer une transition en douceur lorsque des personnes clés quittent l'entreprise et de motiver les employés en leur fournissant une feuille de route claire pour la progression de leur carrière au sein de l'organisation.
📝 Comment créer une matrice de compétences pour vos employés ?
1. Identifier les compétences pour évaluer
Vous pouvez le faire en examinant les compétences nécessaires pour les différents rôles au sein de l'équipe ou du département. Lors de l'identification des compétences à évaluer, tenez compte des compétences essentielles pour réussir dans un rôle particulier et des compétences supplémentaires qu'il serait bon d'avoir.
Par exemple, un gestionnaire de marketing de contenu doit maîtriser la stratégie de marketing de contenu, la rédaction et les principes fondamentaux du référencement. Toutefois, il serait bon qu'il puisse également s'occuper de la conception graphique de base et de l'édition vidéo
Le cadre de carrière de votre entreprise constitue un bon point de départ pour déterminer les compétences à évaluer : il s'agit d'une définition écrite des compétences de base de chaque fonction - y compris :
- compétences non techniques (communication, intelligence émotionnelle, etc.)
- des compétences solides ou spécifiques à votre métier (web analytics, Javascript, etc.)
- les valeurs (c'est-à-dire la manière dont la personne incarne cette valeur)
Certaines entreprises se contentent d'un modèle générique pour tous. D'autres, en revanche, ont des parcours de progression détaillés pour chaque rôle et chaque niveau. Lisez notre guide détaillé sur la création de cadres de progression de carrière si vous n'en avez pas dans votre entreprise.
Vous cherchez un exemple ?
Un modèle générique facilitera ultérieurement les comparaisons à l'échelle de l'entreprise sur des compétences particulières. Les modèles très spécifiques qui sont uniques pour chaque fonction sont excellents, mais ils ne contiennent pas les compétences de base que vous souhaiteriez voir apparaître chez tout le monde.
Notre conseil : un mélange des éléments ci-dessus. Conservez certaines compétences qui sont les mêmes pour tous les membres de l'organisation et incluez-en quelques-unes qui sont plus techniques.
2. Évaluer les compétences et les intérêts de vos employés
Les méthodes utilisées par les employeurs pour évaluer le niveau de compétences de leur personnel varient d'une organisation à l'autre.
Voici quelques façons courantes de classer et de catégoriser les compétences des employés :
- ⬇️ Les cadres ou les supérieurs immédiats donnent un retour d'information(retour d'information descendant).
- ️ Demander aux salariés de déclarer eux-mêmes leurs compétences, leurs intérêts et leur niveau de compétence dans chacun de ces domaines(auto-évaluation)
- ↔️ Les collègues s'évaluent mutuellement de manière anonyme(Peer feedback)
- ⬆️ Les subordonnés directs évaluent leurs managers(feedback ascendant)
- 🔄 Tout ce qui précède(rétroaction à 360°)
- ✏️ Évaluations graduées.
- 🪪 Certifications.(Bibliothèque de formation externe)
Si vous cherchez la bonne façon de créer des niveaux uniques, notre matrice de compétences gratuite sera exactement ce qu'il vous faut :
Nous recommandons généralement cinq niveaux, allant de basique à expert.
2.5 Ne pas oublier l'étalonnage
Il est bien connu que tout le monde a certains préjugés et certaines tendances à évaluer les gens à la hausse ou à la baisse. Ces préjugés peuvent nuire à l'engagement et à la fidélisation des employés, ainsi qu'aux objectifs de l'entreprise.
L'étalonnage de l'évaluation des performances répond à ce problème en établissant des normes d'évaluation claires, de sorte que tous les évaluateurs disposent d'un ensemble uniforme de lignes directrices à suivre lorsqu'ils évaluent le travail d'une personne. Il s'agit de réunir toutes les personnes qui fournissent un retour d'information sur l'évaluation afin de discuter et de comprendre comment appliquer chaque évaluation à la personne évaluée.
Ce faisant, le retour d'information sur les évaluations peut devenir plus cohérent, plus juste et plus fiable.
Vous voulez en savoir plus sur l'étalonnage ? Lisez notre guide sur l'étalonnage des examens des performances
3. Ajouter les données dans un tableau ou une matrice
L'une des façons les plus courantes de créer une matrice de compétences est d'utiliser Excel. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une matrice de compétences dans un document Excel.
- Créez un tableau ou une matrice avec les compétences énumérées dans la première colonne et nommez-le "Compétences".
- Inscrivez horizontalement les noms des membres de l'équipe dans la colonne "Nom".
- Créez les colonnes "Expertise" et "Intérêt" sous Nom.
- Ajoutez les données relatives à l'expertise et au niveau d'intérêt collectées précédemment.
Vous aurez ainsi une vue d'ensemble des capacités et du niveau de compétence de chaque employé. Classez les compétences par catégories en fonction de leur contribution à la réalisation concrète du projet.
Comme le souligne à juste titre Dennis du PMI, la matrice des compétences peut également être représentée à l'aide d'idéogrammes pour la communication visuelle, par exemple, harvey balls.
4. Identifier les employés ayant les bonnes compétences
Considérez les compétences nécessaires pour chaque rôle et associez-les aux employés qui les possèdent. Les employés possédant des compétences spécifiques peuvent également utiliser ces informations pour identifier les lacunes en matière de compétences et les combler.
Les professionnels des ressources humaines auront ainsi une vue d'ensemble des compétences de chaque employé. Classez les compétences par catégories en fonction de leur contribution à la réalisation concrète du projet.
5. Utiliser la matrice des compétences pour identifier les besoins de formation et répartir les tâches.
Créez des programmes de formation et de développement qui aideront les employés à améliorer leurs compétences. S'il existe des compétences que certains employés ne possèdent pas encore, envisagez de faire appel à un formateur pour animer un atelier.
Cela aidera les employés à développer les compétences nécessaires pour réussir dans leur rôle et leurs projets.
🎶 Consultez notre étude de cas sur la formation et le développement des employés chez Cisco.
❗Modèles et exemples de matrices de compétences
Exemple 1 - Matrice des compétences de base pour les petites équipes
Voici un exemple de matrice de compétences qui combine l'expertise ET l'intérêt, quelque chose que vous pouvez vouloir faire, mais qui peut aussi rendre les choses beaucoup plus complexes à l'échelle.
Ces chiffres représentent
Exemple 2 - Matrice de compétences avancées pour les organisations
Si vous aimez les informations basées sur les données, vous aimerez le modèle suivant.
Il est bien adapté aux grandes organisations qui souhaitent comprendre quelles sont les compétences de leur personnel et quelles sont les compétences qu'elles devraient former en priorité.
Pour éviter une complexité excessive, ce deuxième exemple ne contient pas actuellement le terme "intérêts" - mais vous pourriez certainement l'ajouter à votre tableau.
Ce qui est particulièrement utile, c'est qu'il établit automatiquement une liste des trois compétences les plus importantes, c'est-à-dire celles que vous devez vous efforcer d'améliorer :
Vous pouvez télécharger et modifier ces deux modèles de matrice de compétences ici.
Matrice des compétences
Pour vous aider avec le cadre de carrière, nous avons également créé une matrice de compétences pour compléter la matrice de qualifications.
Notre modèle contient :
- 🚀 36 compétences des contributeurs individuels : 5 niveaux de maîtrise : basique, intermédiaire, avancé, compétent, expert.
- 💪 200+ indicateurs comportementaux et métriques de performance : Donnez aux membres de votre équipe une compréhension claire de ce qu'il faut faire pour progresser dans leur carrière.
- 🔨 Plus de 100 suggestions d'activités de développement : Vous pouvez ainsi développer les compétences de vos collaborateurs grâce à des étapes claires et réalisables que les managers et les employés peuvent suivre.
➡ Vous voulez accélérer vos processus RH ? ️ Consultez nos modèles sur le développement des employés, la formation, le feedback et la performance, et bien plus encore ici.
🙅 Meilleures pratiques à suivre lors de l'élaboration d'une matrice de compétences
Si vous créez correctement votre matrice de compétences, elle peut faciliter votre processus de recrutement et le rendre plus efficace.
Voici quelques bonnes pratiques de la matrice des compétences que vous pouvez suivre pour en tirer le meilleur parti :
- Ne créez pas de matrice de compétences sans avoir d'abord évalué les compétences nécessaires à la réussite d'un projet ou d'une fonction, ce qui garantira que votre approche est complète et tient compte à la fois du point de vue de l'employé et de celui de l'entreprise.
- Veillez à inclure toutes les compétences essentielles requises pour chaque fonction.
- N'oubliez pas l'importance de l'étalonnage ; efforcez-vous d'obtenir des données valables plutôt que de vous fier à des estimations arbitraires.
- Aligner les compétences avec les membres de l'équipe et les rôles de manière précise afin de maintenir la précision de la matrice.
- Ne vous arrêtez pas après la création. Votre matrice n'est qu'un début. Il est maintenant temps de mettre en pratique les nouvelles connaissances acquises et d'améliorer la formation et le développement pour toujours.
🛠 L'utilité d'un logiciel de matrice des compétences
Notre modèle et nos instructions ci-dessus sont sans aucun doute utiles, mais leur mise en œuvre pourrait vous demander beaucoup de temps et d'efforts :
- Obtenir la contribution de toutes les parties prenantes et de toutes les équipes
- S'assurer que ces données sont valides et équitables
- S'inquiéter constamment d'une erreur accidentelle dans Excel
- Maintenir la matrice à jour
C'est là qu'intervient notre Zavvy, qui vous facilite la vie comme jamais auparavant.
Exemple tiré du logiciel de matrice des compétences de Zavvy(une carte thermique des résultats du retour d'information)
Le logiciel d'automatisation des RH et de Matrice des compétences de Zavvy vous aide à.. :
- Obtenir des données valables et impartiales par le biais d'un retour d'information à 360°.
- Engager automatiquement toutes les parties prenantes - pas besoin de le rappeler à qui que ce soit
- Calibrez vos données
- Affichez-les sous forme de carte thermique pour obtenir une vue de la matrice des compétences.
- Il est automatiquement mis à jour en même temps que vos cycles de retour d'information réguliers(évaluation des performances, etc.).
Le plus beau ?
L'analyse ne s'arrête pas à la matrice. D'autres analyses, comme les grilles à 9 cases, sont également à portée de clic !
L'évaluation des compétences n'est que la première étape. Notre outil aide également votre personnel à développer les bonnes compétences et à trouver les meilleurs programmes de formation disponibles. Grâce à des cadres de carrière clairs et à une progression équitable, notre logiciel de gestion des carrières offre des parcours clairs à chacun.
Curieux ? Demandez une démonstration dès aujourd'hui.
❓ FAQ
Quel est l'objectif d'une matrice de compétences ?
L'objectif premier d'une matrice de compétences est de fournir une représentation visuelle des aptitudes et des compétences disponibles au sein d'une équipe ou d'une organisation. Elle permet d'identifier les lacunes en matière de compétences, de faciliter le développement ciblé des employés et de garantir la bonne affectation des ressources pour une performance optimale et une croissance stratégique. Ce faisant, elle améliore l'efficacité globale de la planification des effectifs et de la gestion des talents.
Quelle est la différence entre une matrice des aptitudes et une matrice des compétences ?
Une matrice des aptitudes et une matrice des compétences sont similaires en ce sens qu'elles visent toutes deux à fournir une vue d'ensemble structurée des aptitudes et des compétences d'une organisation.
La différence réside toutefois dans la perspective : une matrice de compétences se concentre sur les aptitudes ou les tâches spécifiques d'un employé, tandis qu'une matrice de compétences se concentre sur les compétences ou les aptitudes requises pour un rôle.
D'une certaine manière, le premier concerne l'état actuel d'un employé, tandis que le second définit l'ensemble des compétences idéales d'une personne dans un rôle particulier.
Comment les matrices d'aptitudes et les modèles de compétences s'articulent-ils ?
Les matrices de compétences et les modèles de compétences sont complémentaires. Alors qu'une matrice de compétences fournit une ventilation détaillée des aptitudes spécifiques requises pour un poste, un modèle de compétences offre une vision plus holistique des compétences et aptitudes plus larges nécessaires pour réussir dans ce poste. En utilisant les deux, vous pouvez créer une compréhension plus complète de ce qu'il faut pour exceller dans un poste donné.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences pour l'embauche ?
Une matrice de compétences pour l'embauche est un outil qui peut être utilisé pour évaluer les compétences et les qualifications des candidats à l'emploi. En créant une matrice qui décrit les compétences et les tâches spécifiques requises pour un poste particulier, vous pouvez comparer l'expérience et les capacités de chaque candidat afin de déterminer qui est le plus apte à occuper le poste.
Quelle est l'étape suivante après l'élaboration d'une matrice de compétences ?
L'étape suivante consiste à l'utiliser pour éclairer la prise de décision. Il peut s'agir d'utiliser la matrice pour identifier les lacunes dans les compétences de votre équipe et de créer des plans de développement pour combler ces lacunes. Vous pouvez également utiliser la matrice pour évaluer les candidats à un poste ou pour déterminer quels membres de l'équipe sont les plus aptes à travailler sur un projet particulier.
Quelle est l'utilité d'un logiciel de matrice des compétences ?
Un logiciel de matrice des compétences peut contribuer à rationaliser la création et la mise à jour d'une matrice des compétences. En utilisant un logiciel pour automatiser le processus, vous pouvez gagner du temps et réduire le risque d'erreurs. En outre, de nombreux logiciels de matrice de compétences offrent des fonctions avancées de reporting et d'analyse qui peuvent vous aider à mieux comprendre les compétences de votre équipe et à identifier les domaines à améliorer.