Budgets de formation : Une clé pour améliorer la valeur à vie des employés
Imaginez que vous vous rendiez dans un pays où l'on parle une langue étrangère sans avoir fait de recherches, sans avoir planifié votre voyage et sans avoir eu recours à un guide touristique.
- Soit vous passez votre temps et votre argent à choisir au hasard des événements touristiques passionnants, soit vous regrettez ces événements.
- Ou alors, vous êtes tellement désemparé que vous ne faites pas grand-chose.
Il en va de même pour les budgets de formation. Les entreprises dépensent 130 milliards de dollars pour former leur personnel, et seulement 25 % de ces formations sont efficaces.
La raison la plus fréquente pour laquelle ces formations sont improductives est la faiblesse de la recherche, de la planification et de l'orientation.
Cet article vous montrera à quoi ressemble un budget de formation bien planifié et les étapes essentielles pour créer un budget de formation adéquat.
💰 Qu'est-ce qu'un budget de formation?
Un budget de formation fait référence aux coûts directs et indirects et aux ressources utilisées pour former les employés d'une organisation. Il comprend le coût des cours, des livres et d'autres matériels d'apprentissage. Il comprend également les coûts indirects tels que les salaires, les rémunérations et le temps consacré à la mise en place de la formation.
La mise en place d'un budget de formation est essentielle à l'autonomisation des salariés. Il permet aux employés d'accéder aux connaissances de qualité dont ils ont besoin pour travailler efficacement.
Dans de nombreux cas, les employés peuvent décider plus ou moins librement de l'utilisation de leur budget de formation.
L'ultime liberté, l'ultime pouvoir. N'est-ce pas ? Pas nécessairement.
Cependant, un budget de formation bien utilisé influence également la satisfaction du client.
Un employé bien formé sait comment s'adresser aux clients et éviter les situations, alors qu'un mauvais service à la clientèle et un moral bas peuvent entraîner des pertes de profit et affecter votre retour sur investissement.
📈 Pourquoi les budgets de formation sont-ils importants ?
Amélioration de la réussite et de l'expérience des clients
Vos employés sont les gardiens entre votre organisation et vos clients. Ils doivent donc recevoir une formation adéquate pour offrir de meilleurs services. Une mauvaise expérience client peut avoir un impact négatif sur la réputation de votre organisation. La mise en place d'un LMS dédié à la formation des clients peut donc permettre à vos représentants d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour offrir une expérience client exceptionnelle.
86 % des clients feront de nouveau affaire avec vous s'ils ont eu une expérience positive. En revanche, si c'est l'inverse qui se produit, 53 % d'entre eux opteront pour un partenariat avec la concurrence.
Améliore la valeur de la durée de vie des employés
Un budget de formation élevé permet d'offrir une bonne expérience aux employés. Lorsque vous pouvez vous permettre de donner à votre personnel les ressources dont il a besoin pour se perfectionner, il considère que vous investissez dans son potentiel.
Ce qui finit par renforcer leur confiance et conduit à l'engagement des employés. Les travailleurs engagés considèrent que la réussite de l'organisation est vitale pour eux-mêmes.
En revanche, le travailleur désengagé ne fait le travail que parce que vous le lui demandez. Par conséquent, le premier est plus performant et continue de s'améliorer au fil des ans. En outre, il restera plus longtemps dans l'organisation, car vous avez placé la barre très haut pour la concurrence.
Ces facteurs vous aideront à connaître vos employés les plus précieux et à prendre de meilleures décisions en matière de capital humain, qui se traduiront par un retour sur investissement plus important.
Améliore la rétention des talents
94 % des salariés resteront chez leur employeur si celui-ci investit dans l'apprentissage à long terme. Un budget de formation raisonnable associé à un plan de développement montre votre engagement à aider vos employés à se perfectionner. En outre, cela crée un climat de confiance sur le lieu de travail et place la barre très haut pour la concurrence.
Une organisation à l'épreuve du temps
En 2022, 42 % des compétences de base nécessaires à l'exercice des emplois existants changeront en raison de l'évolution rapide des technologies. En outre, d'ici 2025, 75 % de la main-d'œuvre sera dominée par les milléniaux qui accordent de l'importance à l'apprentissage continu.
En leur fournissant les ressources dont ils ont besoin pour se développer, vous les préparez à un environnement de travail qui évolue rapidement. À l'inverse, ne pas leur fournir de ressources rend leurs compétences rouillées et redondantes, ce qui a un impact négatif sur le succès de votre organisation.
Un budget de formation garantit la longévité de votre organisation en donnant aux employés les moyens de s'adapter aux évolutions et aux changements futurs en leur fournissant les ressources nécessaires à leur perfectionnement.
Améliore le rendement et la performance au travail
Ce que vous donnez à votre organisation est ce qui en ressort. Des employés mieux formés ont besoin de moins de supervision, sont plus assidus au travail et ont de meilleures relations avec les clients .
Tous ces facteurs stimuleront les ventes et le succès de l'organisation. Mais réduire la formation des employés au lieu d'investir dans celle-ci aura des conséquences désastreuses.
📊 Repères : Quel budget de formation les entreprises accordent-elles à leur personnel ?
Le budget de formation que les entreprises accordent à leurs employés varie. En général, les entreprises sont conscientes du retour sur investissement de la formation de leur personnel. Mais la pandémie de COVID 19 a entraîné des changements importants dans les habitudes de dépenses des organisations.
Bien que de nombreuses entreprises complètent la formation physique par des plateformes d'apprentissage en ligne afin de réduire les coûts de formation, elles continuent d'allouer des fonds considérables à la formation du personnel.
Selon l'Industry Report, les organisations basées aux États-Unis qui comptent entre 100 et 999 employés ont dépensé environ 1 678 dollars par employé pour la formation rien qu'en 2020.
Le rapport révèle également que les grandes entreprises consacrent 22 millions de dollars à la formation, tandis que les entreprises de taille moyenne dépensent 808 355 dollars. Les petites entreprises dépensent 506 819 dollars.
Pour Abby Wilson, de LGBTQ flags Australia, "le budget de formation que nous fixons correspond généralement au montant du salaire de chaque personne. Lorsque nous le pouvons, nous l'augmentons d'environ 2 à 3 %".
La Penta Academy prévoit un budget annuel de formation de €1,000. Penta met en outre des programmes et des cours gratuits à la disposition des employés via leurs comptes LinkedIn.
⚖️ Comment calculer les coûts de formation ?
1. Déterminer vos besoins en formation
Max Benz, fondateur de Banking Geeks, affirme que.. :
"Lorsqu'il s'agit d'établir des budgets de formation pour les employés, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Tout d'abord, vous devez évaluer les besoins de votre personnel.
- Dans quels domaines doivent-ils s'améliorer ?
- Quelles compétences doivent-ils acquérir ?
Une fois que vous avez une bonne compréhension des besoins en formation, vous pouvez commencer à rechercher le coût des différents programmes. Vous devrez également prendre en compte le temps nécessaire pour la formation et la perte de productivité qui peut en résulter.
Enfin, vous devrez fixer un budget réaliste et réalisable. En tenant compte de tous ces facteurs, vous pouvez élaborer un budget de formation qui répondra aux besoins de vos employés tout en respectant vos contraintes financières."
Un plan détaillé de développement du personnel doit passer en revue les lacunes en matière de compétences et les besoins de votre organisation. Il doit également prendre en compte les aspirations professionnelles de vos collaborateurs et trouver un terrain d'entente pour les aider à y parvenir.
Vous devrez travailler avec d'autres managers, l'ensemble de votre équipe People Ops et les employés que vous devez former. Vous aurez ainsi une vision à 360 degrés de la création de la meilleure stratégie de formation.
Voici comment déterminer les besoins de formation de vos employés :
- Reportez-vous à la description du poste de votre employé (ou mieux : le parcours professionnel).
- Demandez aux employés quels sont leurs objectifs de carrière.
- Aligner leurs objectifs sur les objectifs et les valeurs de l'entreprise. Par exemple, créez un tableau d'affichage et exposez-le dans l'organisation. De cette manière, chacun voit les objectifs de l'organisation, comment il s'intègre dans le tableau d'ensemble et pourquoi son rôle dans la réalisation de l'objectif de l'organisation est essentiel.
- Tester et évaluer leur ensemble de compétences. La manière la plus courante d'y parvenir est de procéder à une évaluation à 360° basée sur les compétences.
Pensez à poser les questions suivantes :
- La formation se déroulera-t-elle en ligne ou sur place ?
- Y aura-t-il des frais de voyage, des frais d'alimentation et des frais d'hébergement ?
- Dois-je engager des personnes ressources extérieures à mon organisation ? Y a-t-il des membres de mon organisation qui peuvent encadrer et former d'autres membres du personnel ?
- Quel sera le coût de chacune de ces formations ?
- Devrai-je acheter du matériel et des aides à l'apprentissage pour mon personnel ?
Après avoir répondu à ces questions, évaluez le coût de la formation en fonction des ressources dont ils ont besoin.
2. Calculer sur la base du salaire
Une autre façon de déterminer le coût de la formation des salariés consiste à utiliser cette formule simple :
Salaire annuel total (par employé) X 1-3% = budget de formation.
Déterminez le montant total que vous dépensez pour chaque employé. Multipliez ensuite ce montant par un à trois pour cent de leur salaire. Vous obtiendrez ainsi votre budget de formation.
Cette technique est idéale car elle permet de couvrir à la fois les coûts fixes (salaires des employés, fournitures de bureau et équipement) et les coûts variables (coûts cachés ou non planifiés).
3. Engagez une agence de RH pour calculer votre budget de formation
Vous pouvez également faire appel à une agence de RH pour vous aider à calculer votre budget de formation. Cela s'avérera utile lorsque vous aurez du mal à le faire de manière autonome.
Elle vous permettra également d'avoir un point de vue extérieur et de découvrir des coûts cachés que vous n'auriez pas remarqués lors du processus de planification.
Maciej Kubiak, responsable du personnel chez PhotoAiD, partage son point de vue sur l'externalisation du calcul du budget de formation :
"Nous avons eu du mal à créer une stratégie de budget de formation appropriée, c'est pourquoi nous avons fait appel à une société de ressources humaines externe. Avec leur aide, nous avons établi un budget annuel pour le développement des employés.
Les salariés ne choisissent pas les cours de leur propre chef. Parce que les dirigeants connaissent les besoins de l'ensemble de l'équipe et de certains travailleurs, ils discutent des plans de développement avec les membres de leur équipe. Des objectifs de carrière sont définis pour l'ensemble de l'équipe et les dirigeants les présentent aux employeurs.
En conséquence, le budget de formation est réparti entre les services et non entre les salariésLes dirigeants sont des personnes qui font le lien entre les besoins de l'entreprise et les attentes des salariés".
🚩 Limites : Quels sont les enjeux d'un budget de formation ?
Les employés ne savent pas comment dépenser leurs budgets de formation, qui restent donc inutilisés. L'effervescence autour de l'avenir du travail et des compétences nécessaires pour s'y préparer les pousse à rechercher frénétiquement des cours.
- Ils recherchent ces cours sur la base d'informations générales au lieu de trouver ceux qui sont adaptés à l'évolution de leur carrière.
- D'autres employés dépensent leur budget de formation pour assister à des conférences qui ne produisent que peu ou pas de retour sur investissement pour l'organisation et l'employé , simplement pour que la question soit "réglée" rapidement.
- Certains employés peuvent être déchirés entre les tonnes de cours en ligne et être accablés par la surcharge d'informations.
Voici ce que vous pouvez faire pour contourner ces problèmes :
- Créez un formulaire d'enquête sur l'évaluation des besoins en formation. Cette enquête est un formulaire en ligne qui contient des questions auxquelles les employés doivent répondre pour les aider à dispenser la meilleure formation possible. Il vous aidera à identifier les priorités en matière de formation et à concentrer votre budget sur ce qui est important.
- Travaillez en étroite collaboration avec les employés pour établir le budget de formation. Discutez avec les employés et écoutez leur avis sur ce qui devrait rester dans le budget ou être supprimé.
- Investissez dans un accompagnement individuel. Tous les problèmes ne nécessitent pas une formation intensive. Par exemple, un employé qui a des problèmes de communication ou qui ne respecte pas les délais. Dans ce cas, il est préférable de coacher directement l'employé.
📈 Comment donner plus de sens au budget de formation
Voici comment vous pouvez tirer parti d'un budget de formation pour faire progresser et développer votre organisation :
1. Évaluer les besoins de formation des salariés
Chaque employé est différent.
Une approche unique de la formation aura donc l'effet inverse. En revanche, une analyse des besoins en formation vous aidera à mieux connaître votre personnel.
2. Cultiver une culture de l'apprentissage
Une culture de l'apprentissage fait référence à l'état d'esprit de croissance des travailleurs. C'est lorsque les employés sont prêts à apprendre et à appliquer ce qu'ils ont appris pour aider leur organisation à réussir.
Le microapprentissage de Google est un exemple de culture d' apprentissage saine.
Les employés envoient par courrier électronique de brèves suggestions sur ce qu'ils pensent que l'autre personne peut faire pour s'améliorer dans son travail. Cela leur permet de savoir ce qu'ils font bien ou mal sans les surcharger d'informations. C'est aussi une façon de donner un retour d'information.
Les cours Whisper sont également utilisés pour envoyer des "nudges" aux managers. Les "nudges" sont des rappels qui aident les managers à accomplir leurs tâches à temps. Par exemple, ils reçoivent des courriels qui leur rappellent d'assister aux réunions et de donner un retour d'information constructif.
Cultiver une culture de l'apprentissage complète votre budget de formation. Elle garantit que la formation qui suit n'est pas un événement unique. Au contraire, les employés continuent à mettre en pratique ce qu'ils ont appris après la formation :
- Promouvoir l'apprentissage continu en constituant une bibliothèque de ressources. Réservez un bureau ou une section de l'organisation pour héberger du matériel d'apprentissage physique. Par exemple, des livres, des documents audio, des vidéos, etc. Vous pouvez également mettre en place un système de gestion de l'apprentissage (LMS ) pour permettre aux travailleurs à distance d'accéder aux copies numériques de ce matériel.
- Offrez des incitants pour motiver vos employés à mieux travailler. Récompensez-les ensuite lorsqu'ils s'améliorent ou atteignent des objectifs importants. Par exemple, votre employé des ventes a commencé à gagner 300 dollars de plus par semaine. Offrez-lui des incitations monétaires (argent, primes, plans salariaux) et non monétaires (éloges, reconnaissance et promotion).
3. Élaborer un cadre de carrière
Un cadre de carrière est une carte visuelle qui illustre les rôles et les familles d'emplois et aide les travailleurs à identifier les possibilités d'évolution au sein des familles d'emplois. Par exemple, la comptabilité, l'audit et la planification financière forment ensemble une famille d'emplois.
Voici trois conseils pour développer un cadre de carrière dans votre organisation :
- Identifiez l'objectif du cadre ou les problèmes qu'il doit résoudre. Par exemple, une mauvaise communication des rôles et des responsabilités dans la structure organisationnelle.
- Choisissez votre outil. Par exemple, Notion propose des fonctions que vous pouvez utiliser pour construire votre cadre de carrière. Par exemple, le modèle de tableau d'affichage des offres d'emploi. Vous pouvez également utiliser les feuilles Google. La solution la plus pratique et la plus complète est la fonction "career pathing" de Zavvy.
🪄 Vous avez peur que les cadres de carrière se transforment en un projet gigantesque ? Zavvy AI vous permet de créer des parcours pour chaque rôle et chaque niveau en quelques minutes.
- Maintenez votre cadre de carrière à jour. Les organisations sont caractérisées par des éléments en perpétuel mouvement. Le cadre de carrière doit donc s'adapter à tout le monde, les nouveaux comme les anciens. Vous pouvez faire cet exercice au cours du premier trimestre, deux fois par an ou une fois par an.
- Promouvoir la responsabilité. Confiez cette tâche à un expert de l'organisation. Si vous ne trouvez personne, faites appel à un expert externe.
4. Créer un processus de développement
La création d'un processus de développement transformera votre budget de formation en une expérience d'autonomisation mesurable. En organisant des activités de développement et en fournissant du matériel d'apprentissage, vous leur donnez les outils dont ils ont besoin pour se développer.
Vous pouvez ensuite programmer des séances de suivi du retour d'information qui vous permettront de mieux comprendre les performances des employés. Les employés peuvent également faire l'objet d'une évaluation par le biais d'un retour d'information à 360 degrés, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble de votre personnel.
Suivez les étapes suivantes pour créer un processus de développement unique dans votre organisation :
- Concevoir un modèle. Consultez nos modèles gratuits de plan de développement de l'employé pour vous inspirer.
- Ayez une conversation ouverte avec vos employés. Découvrez leurs aspirations professionnelles. Le fait de disposer d'un cadre de carrière à ce stade leur permettra de savoir comment évoluer dans la structure de l'entreprise. Nous en avons parlé dans la section précédente.
- Organiser des programmes d'orientation des employés pour les tenir au courant de la progression de l'organisation.
- Utiliser des cadres de carrière pour définir les tâches et les attentes des employés.
- Organiser une discussion individuelle avec les employés sur les domaines de formation choisis. Pour que l'expérience de formation soit fructueuse, il faut que les employés et le chef d'entreprise s'entendent sur les points de vue.
- Suivez le principe 70-20-10 pour les plans de développement. La formation doit comprendre 70 % d'apprentissage sur le tas, 20 % d'apprentissage formel et 10 % d'apprentissage par retour d'information.
5. Tester et évaluer les progrès
Créez une matrice de formation avant le début de la formation afin de connaître les qualifications actuelles de chaque employé et le statut de la qualification. En d'autres termes, il s'agit de savoir si les salariés les ont acquises ou non.
Partagez votre modèle matriciel avec tous les membres de l'organisation afin de les tenir au courant. Après la formation, utilisez des tests à blanc pour évaluer ce que les participants ont appris de cette expérience.
Établissez des règles budgétaires pour définir ce qui se passe lorsque les employés n'utilisent pas leur budget. Par exemple, si un employé prend une pause, il doit former l'employé suivant qui le remplacera.
Si vous disposez d'un petit budget, utilisez des méthodes de formation moins coûteuses comme le mentorat par les pairs, où un collègue forme un employé moins expérimenté, comme nous le verrons dans la section suivante.
👬 Comment former des personnes avec un petit budget
Il arrive que vous soyez confronté à des contraintes budgétaires. Malheureusement, cela signifie que vous ne pouvez pas donner aux employés les fonds nécessaires pour commencer leur formation. Mais c'est aussi l'occasion de faire preuve de créativité.
Vous n'avez pas nécessairement besoin de vous ruiner pour offrir à vos employés une formation pratique. Commencez plutôt par faire des compromis et remplacez les coûts de formation élevés par des solutions moins onéreuses.
- Investirdans la formation virtuelle. Les employés n'ont pas toujours besoin d'être physiquement présents. Ils peuvent appeler par vidéo les responsables et les formateurs depuis le confort de leur canapé, ce qui élimine les frais de déplacement et d'hébergement.
Par exemple, Amazon propose une formation virtuelle aux travailleurs à distance. L'entreprise vous fournit un ordinateur portable avec toutes les ressources informatiques dont vous avez besoin pour le processus. Vous pouvez utiliser des outils populaires tels que Zoom et Microsoft Teams pour lancer la formation virtuelle dans votre organisation. - Recherchez des plateformes qui proposent des cours gratuits. EdApp est un exemple de plateforme de formation des employés primée. Il en existe d'autres comme Coursera, GoSkills et OpenLearn.
- Obtenir des subventions pour la formation des employés. Par exemple, la subvention canadienne pour l'emploi (CJG) et les subventions pour la formation professionnelle du ministère du travail des États-Unis. Vous pouvez également vous associer à d'autres organisations ou entreprises qui proposent des programmes de formation et de développement. AT&T a créé son propre Master of Science en ligne. Elle propose également d'autres programmes connexes à ses employés.
- Encouragez la formation croisée. Apprenez à un employé à enseigner aux autres. Par exemple, les employés peuvent organiser des déjeuners-conférences tous les mois. À cette occasion, ils peuvent échanger leurs compétences et leurs connaissances.
- Optez pour l'achat de ressources réutilisables. Par exemple, des vidéos, des fichiers audio, des diapositives PowerPoint, etc.
➡️ Améliorer la valeur de la vie des employés avec Zavvy
Pour un meilleur retour sur investissement, les entreprises tournées vers l'avenir planifient le développement de leurs employés dès le recrutement. Vous devriez calculer les meilleurs moyens d'améliorer les compétences et de retenir les nouveaux talents, et ce que cela vous coûterait dès le départ.
Alors que vous vous efforcez continuellement d'affiner vos budgets de formation, utilisez des systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) pour suivre et enregistrer chaque étape du voyage.
Notre logiciel d'apprentissage et de développement tout-en-un vous aidera à créer un plan de développement qui ne laisse personne de côté. Vous pouvez :
- 🤖 Utilisez Zavvy AI pour créer des microcours.
- 🗺️ Créer des parcours de carrière pour que les employés sachent en toute transparence ce que l'on attend d'eux.
- 🌱 Élaborer des plans de croissance comprenant des mesures de formation concrètes.
- Attribuer des cours pour atteindre chaque compétence.
- 🔄 Réaliser des évaluations trimestrielles des performances basées sur les compétences à 360° pour soutenir régulièrement les employés.