What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Trouver "le candidat idéal" pour pourvoir votre poste revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Non seulement c'est impossible, mais cela coûte un temps et des ressources irrémédiables. Tous les talents, même ceux qui possèdent les meilleures qualifications, ont besoin d'une formation pour devenir un élément indispensable de votre organisation.
Vous devez leur fournir les ressources et le coaching qui les aideront à donner le meilleur d'eux-mêmes. Une matrice de formation est un tableau de bord qui vous permet de suivre en permanence les formations dispensées dans l'ensemble de l'entreprise.
📋 Qu'est-ce qu'une matrice de formation ?
Une matrice de formation est un tableau qui rassemble tous les programmes de formation de l'entreprise et les associe aux employés et aux équipes.
D'une certaine manière, il s'agit du tableau de bord principal de chaque responsable L&D.
Voici comment :
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Les managers et les employés définissent plans de développement individuels au début d'un cycle de développement (par exemple, 6 mois). Ils peuvent contenir un mélange d'initiatives à l'échelle de l'entreprise et d'objectifs personnels à court et à long terme.
- Toutes ces mesures sont regroupées dans une matrice de formation. Il s'agit de la vue d'ensemble de l'entreprise, dans laquelle les services du personnel planifient et suivent les progrès de chaque initiative, jusqu'au niveau individuel.
Il donne plus ou moins une vue d'ensemble de la formation des personnes et des équipes au sein d'une entreprise. Il peut être bidimensionnel sur Excel ou sur des outils d'organisation en ligne - ou un mélange de graphiques, de boules de Harvey, de barres et d'autres formats visuels.
D'une certaine manière, il s'agit d'une synthèse des plans de développement(voir notre modèle ici) pour les personnes et les équipes, à laquelle s'ajoutent des programmes à l'échelle de l'entreprise.
❓ Pourquoi avoir une matrice de formation ? (et l'utiliser presque quotidiennement)
Une matrice de formation est un outil fantastique pour tenir à jour un calendrier des besoins, des cours ou des programmes de formation des employés et pour les mettre en œuvre efficacement afin de répondre aux exigences et d'en assurer le suivi.
Il permet de rationaliser le processus de formation et de développement.
Si vous êtes un lecteur assidu de notre blog, nous n'avons plus besoin de vous expliquer la valeur gigantesque d'une solide stratégie d'apprentissage et de développement pour les personnes et les organisations.
Nous allons donc abréger cette fois-ci. C'est ainsi qu'une bonne planification porte ses fruits :
- Une enquête menée par Axonify a montré que 93 % des employés ont constaté un effet positif sur leur niveau d'engagement grâce à la mise en œuvre de programmes de formation des employés bien planifiés.
- Et 70 % des salariés quitteraient leur emploi actuel pour travailler dans une organisation qui investit dans le développement et l'apprentissage simplifiés des salariés.
- Enfin, les taux de rétention des organisations dotées de processus d'apprentissage rationalisés et robustes atteignent 30 à 50 %.
🆚 Matrice de formation vs. matrice de compétences: Quelle est la différence et comment s'articulent-elles ?
Différences
Nombreux sont ceux qui confondent ces deux concepts, alors qu'ils sont en fait très différents.
Une matrice de compétences est une vue d'ensemble de toutes les aptitudes ou compétences dont vous disposez au sein d'une organisation. Pour chaque employé ou équipe, elle vous aide à identifier les lacunes, les points forts et les opportunités.
En pratique, une matrice de compétences donne une image de la composition actuelle des compétences au sein de l'entreprise. Il s'agit d'un outil analytique permettant d'identifier l'état actuel.
Une matrice de formation est une vue d'ensemble de tous les programmes de formation que les employés suivent (ou devraient suivre) dans l'entreprise.
En pratique, une matrice de formation est votre tableau de bord de planification. C'est l'endroit où tout est réuni, où vous pouvez suivre les progrès réguliers des cours obligatoires et volontaires, et où vous pouvez identifier les bons et les mauvais programmes.
Comment ils peuvent travailler ensemble
Un bref rappel sur les plans de développement des employés :
Un plan de développement définit les domaines d'intervention et les actions essentielles pour le développement d'un employé.
Il contient généralement...
- Les objectifs (domaine d'intervention)
- Les actions clés (c'est-à-dire la formation) requises. Il s'agit de cours, mais aussi de mentorat, d'observation au poste de travail, de projets professionnels, etc.
- Délai pour chaque action
- Budget nécessaire pour la formation
Votre matrice de compétences est un outil puissant pour créer des plans de développement plus efficaces - et d'autres programmes de formation à l'échelle de l'entreprise.
Il est difficile d'élaborer un plan de développement décent si l'on ne comprend pas les écarts entre les compétences actuelles des personnes et les compétences souhaitées.
Et si l'on ne comprend pas les lacunes en matière de compétences à l'échelle de l'entreprise, imposer aveuglément des cours de formation à tout le monde est une mauvaise idée.
Et votre matrice de formation est la synthèse de toutes les actions. C'est tout.
🛠 Comment créer une matrice de formation ?
Voici un processus étape par étape pour créer une matrice de formation pour tous.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Avant de commencer : Que doit contenir une matrice de formation ?
Concevoir une matrice de formation sur une feuille Excel ne demande pas beaucoup d'efforts : il suffit d'un peu de planification et des données requises de la matrice de compétences et de développement.
Les ingrédients clés de la matrice de formation sont les suivants
- Nom
- Rôle
- ID de l'employé
- Responsable des rapports
- Programmes de formation
- Délais
- Calcul : Pourcentage d'achèvement de la formation
Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez ajouter des dimensions telles que le budget approuvé.
Étape 1 : Évaluer la formation requise par les nouvelles recrues et les anciens employés
Cela dépend vraiment de l'état d'avancement de votre processus de développement actuel.
Si vous devez repartir à zéro, faites-le avec une évaluation des besoins en formation et des plans de développement individuels.
Si vous allez un peu plus loin, ajoutez des matrices d'aptitudes et des modèles de compétences pour des décisions plus éclairées.
N'oubliez pas d'ajouter les éléments obligatoires : Pensez à compliance, à l'intégration dans l'entreprise et aux politiques de travail hybride.
Étape 2 : Ajouter chaque employé
Il suffit de dresser la liste de tous les salariés sous forme de nouvelles lignes. Créez des colonnes pour
- Nom
- Département
- Rôle
- ID
- Responsable du personnel
- Tout autre élément qui devrait figurer ici
Étape 3 : Dresser la liste des formations requises
Dressez la liste de toutes les formations qui ont lieu.
Pensez à
- Embarquement dans l'entreprise
- Embarquement de l'équipe
- Compliance
- Ateliers à l'échelle de l'entreprise ou fournisseurs de cours
- Contribution des plans de développement. Vous pouvez soit ajouter toutes les actions (y compris les actions de mentorat), soit les limiter aux cours. Nous vous recommandons d'ajouter une variable de catégorie pour filtrer ultérieurement si vous optez pour la première option.
Étape 4 : Diviser le programme de formation en différents thèmes
Maintenant que vous avez fini de répartir les programmes de formation entre les personnes ou les employés de votre entreprise, il est temps de diviser le programme de formation en sous-thèmes. Il est temps de diviser le programme de formation en sous-thèmes. Ainsi, vous pouvez facilement suivre les progrès ou le développement de chaque employé. Vous pouvez également noter le nombre de sujets et suivre le nombre de sujets couverts.
Vous pouvez même utiliser des coches ou d'autres aides visuelles pour cocher chaque sujet. Vous pouvez également combiner cette méthode avec la matrice de développement.
Étape 5 : Suivi des progrès et du statu quo
C'est là que les choses deviennent passionnantes.
Le suivi des progrès est essentiel pour 1) évaluer le succès après coup et 2) identifier les endroits où le budget a été gaspillé.
Tout d'abord, définissez un moyen de suivre les progrès de chacun.
Dans notre modèle, nous avons opté pour...
Note: Les cases à cocher "Non commencé" et "Terminé" sont des variables "FAUX" et "VRAI" dans la feuille de calcul. Il est ainsi plus facile de les compter.
Ajoutez ensuite ces valeurs aux cellules de la matrice en fonction de votre vue d'ensemble.
Conseil supplémentaire : dans l'idéal, vous récupérerez automatiquement ces données à partir d'autres sources, comme les plans de développement individuels.
Si tout le reste vous semble beaucoup de travail, n'hésitez pas à consulter notre logiciel de développement des employés entièrement automatisé.
Etape6 : Ajouter des formules pour un maximum d'informations
Pour tirer le meilleur parti de votre analyse, ajoutez des formules pour calculer automatiquement...
- Taux d'achèvement par cours (nombre total d'achèvements / nombre total de cours commencés)
- Taux d'échec par cours (taux d'achèvement par cours)
- Taux d'achèvement par personne (nombre total d'achèvements par personne / nombre total de cours commencés par la personne)
Si vous avez des doutes à ce sujet, vous pouvez toujours consulter notre modèle.
Voici à quoi ressemble le résultat :
Résumé du cours :
Résumé des personnes :
📝 Modèle de matrice de formation (feuille de calcul)
Notre modèle de feuille de calcul de matrice de formation est votre raccourci pour mettre en place votre première matrice de formation en quelques minutes.
Vous pouvez l'obtenir gratuitement ici. Une fois que vous y avez accès, assurez-vous de cliquer sur"Fichier" ->"Faire une copie" et personnalisez-la comme vous le souhaitez.
⚙️ Feuilles de calcul ou logiciels pour le développement des employés
Feuilles de calcul
Il est universellement admis que les feuilles de calcul sont "peu coûteuses à utiliser".
D'une certaine manière, ils ne nécessitent pas de logiciels ni de coûts de maintenance.
Cependant, nous négligeons souvent le coût de la "main-d'œuvre" nécessaire pour remplir les données et les contrôler en permanence manuellement.
En outre, elles sont sujettes à des erreurs humaines et exigent que l'utilisateur connaisse les formules d'Excel.
L'autre limite de l'utilisation des feuilles de calcul est leur évolutivité. Les feuilles de calcul ne sont pas une solution viable pour les grandes organisations qui doivent assigner des tâches et suivre les progrès de plus de 1 000 employés dans plusieurs départements.
Logiciel en nuage pour des processus transparents
L'utilisation d'un logiciel comme Zavvy est une solution efficace pour mettre en place un cadre complet et automatisé sans se perdre dans les tâches administratives.
Les managers et les départements RH utilisent notre outil pour assigner, engager et suivre les progrès de leurs collaborateurs en pilotage automatique.
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Une matrice de formation combinée à une matrice de compétences et à un plan de développement permet de dresser la liste des compétences et des qualifications requises pour faire partie d'une équipe, d'un groupe ou d'une unité et de créer un plan de préparation et de formation pour le projet et le travail et de générer un maximum de revenus.
Ne manquez pas de profiter des autres ressources de notre blog ; nous mettons constamment à jour nos articles sur l'intégration, les principes de base des RH et le développement. Si vous souhaitez déjà mettre en œuvre votre programme de formation des employés.
Grâce à des solutions telles que la formation interne et externe, les plans de développement et le retour d'information, vous pouvez facilement mettre en place un cycle transparent de développement de votre personnel, sans les complications des feuilles de calcul.
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