Cómo implantar una semana laboral de 4 días: Ejemplos y estrategias
COVID-19 cambió por completo la mano de obra mundial. Si antes teníamos una semana laboral estándar de lunes a viernes, ahora tenemos semanas laborales de cuatro días, trabajo totalmente a distancia y una flexibilidad sin precedentes en los horarios de trabajo.
La flexibilidad en el lugar de trabajo ha llegado para quedarse.
De hecho, muchos empresarios han notado un aumento de la productividad tras introducir horarios flexibles u opciones de trabajo a distancia o híbridas.
Las semanas laborales de cuatro días se están convirtiendo en herramientas de flexibilidad muy populares para mejorar la moral e impulsar la productividad con el fin de conciliar mejor la vida laboral y familiar.
En una semana laboral de cuatro días, los empleados reducen las horas sin obtener una reducción salarial. El horario suele oscilar entre 32 y 36 horas semanales a lo largo de la semana laboral, lo que significa fines de semana de tres días cada semana.
No es una mala configuración si buscas una mayor flexibilidad laboral.
Pero la semana laboral de 4 días es uno de los cambios más drásticos que puede sufrir una empresa en su lugar de trabajo. Y no basta con enviar una nota a toda la empresa para ponerlo en práctica.
En esencia, tendrá que reincorporar a toda la empresa.
Algunos ejemplos son:
- Gestión táctica del cambio,
- Conseguir la participación de las altas instancias,
- y reajustar las expectativas.
Entonces, ¿cómo implantar con éxito el sistema en toda la organización?
➗ Pros y contras de una semana laboral de cuatro días
➕ Ventajas
Conciliación de la vida laboral y familiar
Según Sloan Management Review, la transición a una semana laboral de cuatro días en lugar de cinco aumenta la productividad y eleva la moral de los empleados. Tiene sentido: no hay reducción salarial, los fines de semana son más largos y mejora la conciliación.
Productividad
De hecho, los estudios han demostrado que en una semana laboral tradicional de 40 horas, los empleados sólo son productivos durante unas 15 horas a la semana.
Cuando los empleados se sienten obligados a ceñirse a un horario de trabajo tradicional, la productividad puede disminuir drásticamente. Pero, curiosamente, como muestra el estudio, las jornadas laborales más largas sobre menos días de trabajo en realidad aumentan la productividad.
Atracción de talentos
Las empresas con semanas laborales de cuatro días suelen contratar mejores talentos que sus competidoras con semanas laborales de cinco días.
El empleado moderno quiere flexibilidad y centrarse en su experiencia. En un mercado global de talentos en plena ebullición, las empresas inteligentes deben apostar por la flexibilidad en el lugar de trabajo.
➖ Contras
Aunque la semana laboral de cuatro días tiene muchas ventajas obvias, hay inconvenientes que hay que tener en cuenta antes de hacer la transición.
Aumento de la presión
Tras una semana laboral de cuatro días de prueba en Nueva Zelanda, los empleados declararon sentir más estrés y presión en torno al rendimiento laboral. Puede que las horas de trabajo hayan disminuido, pero sigue habiendo la misma cantidad de trabajo.
Un gran volumen de trabajo en pocas horas puede provocar fácilmente un estrés adicional si no se siguen las estrategias de aplicación adecuadas. Estos resultados indican lo importante que es adoptar el enfoque adecuado.
No sirve para todos los sectores
Las semanas laborales de cuatro días pueden no ser adecuadas para todos los modelos. Por ejemplo, las empresas minoristas que requieren interacciones diarias con los clientes pueden no ser capaces de adoptar una semana laboral de cuatro días, pero eso no significa que la flexibilidad en el lugar de trabajo no sea una opción.
🏢 E jemplos de éxito de semana laboral de cuatro días
Grandes empresas e incluso países enteros han probado semanas laborales de cuatro días, y con mucho éxito.
Aunque la adopción permanente de semanas laborales de cuatro días se encuentra aún en una fase inicial para muchas empresas, estos estudios son excelentes ejemplos de cómo una semana laboral de cuatro días puede beneficiar tanto a los empleados como a la empresa.
Centrándose en la conciliación laboral y la salud mental, Joel Gascoigne, CEO deBuffer, anunció una prueba de un mes en mayo de 2020. Y desde entonces no han vuelto atrás.
La prueba inicial tuvo tanto éxito que ampliaron la semana laboral de cuatro días hasta finales de 2020. Tras escuchar a los empleados y comprobar un aumento de la productividad, la semana laboral de cuatro días es ahora indefinida desde finales de año.
Los empleados de Microsoft en Japón experimentaron un aumento de productividad sin precedentes del 40% tras introducir una semana laboral de prueba de cuatro días. No solo aumentó drásticamente la productividad, sino que los costes generales de electricidad se redujeron casi un 25%.
La prueba estuvo activa en el verano de 2019, y aunque vio un gran éxito, no ha habido mucho movimiento adicional de Microsoft con respecto a nuevos intentos o un cambio permanente.
Islandia (sí, el país) probó una semana laboral de cuatro días con casi 3.000 trabajadores de 2015 a 2019, mucho antes de la pandemia mundial de COVID-19.
La investigación demostró que la productividad se mantuvo o incluso mejoró para la mayoría de los trabajadores que participaron en el ensayo.
La prueba consistió en pasar a semanas laborales de 35 o 36 horas repartidas en cuatro días. Debido al éxito del experimento, más del 80% de la plantilla islandesa ha pasado a un sistema de 4 días sin reducción salarial o lo hará en el futuro.
Otros países, como España y el Reino Unido, han realizado ensayos con éxitos similares.
Y Bélgica introdujo por ley el derecho a una semana laboral de 4 días en febrero de 2022.
📈 Por qué la gestión del cambio es clave para una implantación exitosa
Implantar una semana laboral de cuatro días es algo más que enviar un correo electrónico a toda la empresa. La gestión del cambio es un enfoque estructurado y adaptado para difundir el cambio en toda una organización.
Aprovechar las herramientas, la comunicación coherente y la creación de relaciones, la gestión del cambio es una habilidad crucial que a menudo se pasa por alto y se infravalora.
Resulta tentador limitarse a enviar un correo electrónico para presentar un cambio positivo a los empleados. Enviar un correo electrónico es divertido, genera expectación y transmite el mensaje rápidamente.
Implantar con éxito un cambio tan significativo e impactante como una semana laboral de cuatro días requiere tiempo y una cuidadosa reflexión.
Piense en una campaña de comunicación impactante para su equipo, ya sean comunicaciones en persona, una serie de correos electrónicos y memorandos o un viaje de cambio personalizado a través de Zavvy.
Estamos ayudando a nuestros clientes a hacer exactamente eso. Y en los capítulos siguientes compartimos el proceso exacto.
📣 Cómo implantar una semana laboral de cuatro días en tu empresa
🧠 Cambio de mentalidad: Input vs. outcome
Pasar a una semana laboral de cuatro días en su empresa supone realmente un cambio en la definición del éxito. Los equipos que se ajustan estrictamente a una semana laboral tradicional de 40 horas suelen centrarse en la aportación visible del equipo.
Eso significa que la prioridad es asegurarse de que todos registren sus 40 horas y estén físicamente presentes para completar sus tareas.
¿Te suena?
El pensamiento basado en los resultados supone un cambio radical en la forma de ver el trabajo y aporta flexibilidad, equilibrio entre la vida laboral y personal y una mayor satisfacción general de los empleados.
El trabajo basado en resultados se centra más bien en definir claramente metas y objetivos y permitir a los empleados alcanzarlos de la forma que mejor les convenga.
En lugar de centrarse en un número mínimo de horas o en la presencia física en una oficina para completar tareas y asignaciones, el trabajo basado en resultados devuelve la confianza y la propiedad a su activo más valioso: su gente. ¿Ve la diferencia?
La transición a una semana laboral de cuatro días significa pasar a un modelo de trabajo basado en los resultados.
Para que la semana laboral de cuatro días tenga éxito, la dirección tendrá que adoptar el trabajo basado en los resultados.
Confíe en sus empleados para que realicen sus tareas de la forma que más les convenga.
He aquí algunos consejos para que sus gestores de personal dominen el cambio
1. Comprenda claramente sus resultados
👉 Establece métricas claras para tus equipos
No hay lugar para la ambigüedad en una cultura de trabajo basada en los resultados; mover los objetivos o cambiar los requisitos puede perjudicar el objetivo general de este enfoque, que es facilitar la libertad y la resolución creativa de problemas dentro de un marco firme.
Anime a los gestores de personas a esforzarse por medir con precisión y eficacia los resultados y establezca métricas específicas y claramente definidas para su equipo.
⚙️ ¿Cómo?
- Una forma de hacerlo es fijar plazos. Los plazos y unos objetivos de producción sólidos son elementos fundamentales para que un modelo centrado en los resultados funcione.
- Asegúrese de que los resultados se ajustan a la misión y la visión de la empresa y se asignan a las funciones adecuadas dentro de los equipos.
2. Confíe en su equipo y resista el impulso de microgestionar
👉 La confianza aporta los mejores resultados
Confíe en que los miembros de su equipo aman su trabajo y lo hacen.
⚙️ ¿Cómo?
Las actualizaciones de los progresos pueden incluirse en reuniones individuales periódicas, en las que pueden ponerle al día de sus avances y compartir sus planes con usted.
❌ Evitar la microgestión anticuada.
No tiene cabida en esta cultura de trabajo basada en los resultados. No puedes dar independencia, responsabilidad y autonomía a los miembros de tu equipo mientras sigues merodeando por encima de sus hombros.
3. Garantizar que se dispone de las competencias adecuadas en los puestos adecuados
👉 ¿Tienen los miembros de tu equipo las competencias adecuadas para alcanzar los resultados que te has marcado?
- Antes de que esta cultura del lugar de trabajo sea un verdadero éxito, debe asegurarse de que ha contratado a las personas adecuadas para los puestos adecuados y de que todos los miembros del equipo tienen la formación suficiente.
- Asignar formación cuando sea necesario.
⚙️ ¿Cómo?
Eche un vistazo a las habilidades más necesarias y comunique estas expectativas abiertamente. Antes de tu sesión 1:1, intenta pensar en un entrenamiento para cada habilidad.
4. Fomentar una comunicación abierta y empática
Recuerda que las personas son primero seres humanos y luego empleados.
La empatía en la comunicación permite que los empleados sean escuchados, se sientan apreciados y, en general, sean más productivos.
⚙️ ¿Cómo?
Lidere con empatía e intente comprender realmente quiénes son sus colaboradores y qué necesitan: póngase en el lugar de sus colegas y entienda que la vida va surgiendo.
🚨 Recuerde Aunque esta cultura en particular valora la autonomía, sus subordinados directos necesitan sentir que pueden acudir a usted con problemas y consultas. Ponte a disposición de los miembros de tu equipo.
🕠 Maximiza tu tiempo (y el de los demás).
Con menos días laborables (y a menudo menos horas de trabajo), es esencial aprovechar al máximo el tiempo de su equipo.
1. Cortar las reuniones
👉 Las reuniones deben aportar valor, no perder el tiempo.
Con demasiada frecuencia salimos de una reunión de una hora pensando que el contenido podría haberse condensado en un solo correo electrónico.
Puede ser mejor aplicar una política estándar para las reuniones.
Por ejemplo, exija que las reuniones duren 30 minutos o menos, o designe días y horas fijos en los que no se permitan reuniones. Disponga de órdenes del día claras y estructuradas para guiar la conversación y establezca objetivos para todas y cada una de las reuniones.
⚙️ ¿Cómo?
Antes de una reunión, pregúntese:
- El tipo de información que desea comunicar, ¿requiere una reunión o hay una forma más sencilla y menos lenta de transmitir la información (por ejemplo, correo electrónico, slack, Asana, Miroboard, etc.)?
- ¿Hay otra forma de conseguir el resultado deseado?
- ¿Puede esperar este asunto o realmente necesito concertar una reunión de inmediato?
- Cuál es el propósito y el formato adecuado (por ejemplo, 1:1, Brainstorming, Standup, Retro, etc.)
2. Preparar bien
👉 Una agenda clara ayuda a ser más eficiente y entender si la reunión es relevante en absoluto.
⚙️ ¿Cómo?
- Establecer una agenda clara
- Invita sólo a los que realmente necesitan estar allí. Pregúntese: ¿Cómo pueden aportar o ganar valor asistiendo a esta reunión?
- Incluir el propósito, el objetivo y el orden del día de la reunión en la invitación del calendario.
- Comparta los documentos/enlaces que desee debatir durante la reunión
- Informe a los asistentes si tienen que preparar algo antes de la reunión.
- Establece un plazo realista y comparte con ellos cuánto tiempo deben planificar para ello.
3. Designar un facilitador
Un facilitador es la persona que guía la reunión, ayuda a los participantes a mantener el rumbo, detiene las discusiones circulares, se asegura de que la reunión termine con resultados claros y próximos pasos, y controla el tiempo.
4. Registre sus actividades
👉 Evita que las discusiones se salgan de control
⚙️ ¿Cómo?
Asigna un tiempo determinado a cada actividad de tu agenda y cíñete a ese horario.
Este planteamiento le obliga a usted y al equipo a pensar de forma más eficaz y elimina las discusiones circulares.
Las franjas horarias de cada actividad deben ser siempre un poco ajustadas para que el cerebro pase directamente al modo solución, en lugar de quedarse de brazos cruzados. No malgastes la energía de tu equipo
5. Trabajar solos, juntos
👉 Evitar el pensamiento de grupo, la contaminación de ideas y los prejuicios de grupo.
⚙️ ¿Cómo?
Estosignifica que estás colaborando en el mismo problema en tiempo real, pero en lugar de discutir las ideas abiertamente o hacer un brainstorming, las apuntas en silencio en una nota adhesiva (por ejemplo, en una Miroboard).
Así que, en lugar de iniciar la búsqueda de soluciones con un debate abierto, entrega al equipo unas notas adhesivas, pon un cronómetro y pídeles que anoten sus ideas y las discutan después si es necesario. Esta técnica también ofrece a los introvertidos y a los miembros más jóvenes del equipo la posibilidad de compartir sus ideas libremente.
6. Termine siempre con una decisión
👉 Definir resultados claros
⚙️ ¿Cómo?
Dedicalos últimos minutos de cada reunión a debatir los pasos siguientes. Aunque no se pueda llegar a una conclusión final, los pasos siguientes deben definirse con claridad una vez concluida la reunión.
💡 Algunas estrategias eficaces para garantizar que los asistentes salgan de la reunión con claridad y determinación:
- Asignación de acciones o elementos de seguimiento a miembros específicos del equipo
- Fijar una fecha límite y definir un calendario claro para todas las acciones.
- Si hubo discusiones paralelas que quedaron aparcadas, asegúrate de que resurgen para que tu equipo pueda elegir cómo, cuándo y si mantenerlas en marcha.
7. Crear y compartir actas de reuniones
👉 Maximiza la fricción con transparencia
⚙️ ¿Cómo?
Lasactas de las reuniones son un registro tangible de la reunión para sus participantes y una fuente de información para los miembros que no pudieron asistir.
Deben ser accesibles para todos los miembros del equipo (utiliza herramientas como google docs, Asana, Miro, etc.) y capturar la esencia de la reunión, incluyendo detalles como:
- decisiones tomadas
- próximos pasos previstos
- identificación y seguimiento de las acciones
8. Aclarar las expectativas del calendario
👉 Establecer horarios claros y flexibilidad en el equipo.
⚙️ ¿Cómo?
Establecer de antemano las expectativas correctas sobre días y horas de trabajo, horarios individuales y procedimientos para ajustar los horarios hará que todo el equipo tenga éxito.
La flexibilidad es importante, pero también lo es una comunicación clara y directa sobre cualquier cambio en los horarios existentes.
🔄 Recoge opiniones de forma sistemática . Y actúe en consecuencia
1. Ponga en orden su sistema de retroalimentación
👉 F omentar la retroalimentación ascendente a lo largo del proceso.
⚙️ ¿Cómo?
Programe encuestas de opinión en diferentes etapas de la ejecución de su proyecto
- Justo después de hacer el cambio
- 30 días después
- 60 días después
- ...
Las encuestas por pulsos son una forma de hacerlo con el tiempo. Sin embargo, recomendamos que al menos al principio se añadan 2-3 preguntas específicas.
2. Hacer de la retrospectiva en equipo una prioridad
👉 Haz que los retros del equipo sean una prioridad
Las retrospectivas son más eficaces al final de la implantación de un nuevo proceso o procedimiento.
⚙️ ¿Cómo?
Los retros son herramientas poderosas para recoger opiniones, mejorar procesos y fomentar la comunicación positiva con los empleados.
Considere la posibilidad de organizar una sesión retro inmediatamente después de la implantación para recabar opiniones sobre cómo se ha recibido la transición, así como varias sesiones después de la implantación para recabar opiniones sobre cómo va la semana laboral de cuatro días.
Si buscas inspiración para cambiar un poco, aquí tienes 10 ideas de Miro.
🚀 Cómo puede ayudar Zavvy a hacerlo bien
Implantar una semana laboral de cuatro días significa reincorporar a toda la empresa.
Se necesita una gestión táctica del cambio, un plan de comunicación y orientación práctica para todos, especialmente para los gestores de personal.
He aquí cómo Zavvy puede ayudar:
- Contenido a medida para guiar a sus empleados en la transición a una semana laboral de cuatro días: personalice completamente el viaje para satisfacer las necesidades de sus empleados.
- Microlearning permite a sus empleados aprender a su propio ritmo al tiempo que toda la organización se adapta al cambio.
- Diversos tipos de contenidos, que le permiten adaptarse a los estilos de aprendizaje individuales de los empleados.
- Recogida automática recogida siempre que lo desee
Cree una jornada de microaprendizaje totalmente personalizada con una plantilla preconstruida. Haz que la creación de contenidos sea pan comido y céntrate en implementar cambios positivos en tu negocio con la intuitiva plataforma de formación de Zavvy.
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❓ Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona una semana laboral de cuatro días?
La semana laboral de cuatro días es un concepto de flexibilidad laboral bastante sencillo. En lugar de trabajar 40 horas semanales en cinco días laborables, los empleados trabajan menos horas (entre 32 y 36 horas semanales) en cuatro días laborables.
Los empleados tienen un fin de semana de tres días cada semana. Los estudios han demostrado que las semanas laborales de cuatro días aumentan la productividad, mejoran la moral de los empleados y, en general, mejoran la experiencia laboral tanto de los empleados como de los empresarios.
¿Trabajan menos horas los empleados?
En la mayoría de los acuerdos de semana laboral de cuatro días, los empleados trabajan menos horas sin reducción salarial.
Los empleados no son productivos las 40 horas semanales, lo que significa que a menudo existe la posibilidad de reducir el número de horas de trabajo semanales sin que ello afecte a la productividad.
Sin embargo, hay algunas empresas e industrias que no pueden reducir las horas de trabajo al pasar a una semana laboral de cuatro días.
Por ejemplo, las funciones que requieren una interacción directa con clientes externos quizá no puedan reducir las horas de trabajo, pero sí pasar a una semana laboral de cuatro días.
¿Es menos productiva una semana laboral de cuatro días?
En muchos ensayos de semanas laborales de cuatro días realizados en todo el mundo, las pruebas son abrumadoras. No solo no hay prácticamente ningún impacto negativo en la productividad, sino que es habitual ver un aumento de la productividad cuando se implanta una semana laboral de cuatro días.