Guía de calibración de la evaluación del rendimiento: Cómo realizar evaluaciones más justas
Si alguna vez has visto un reality show como Factor X o Bailando con las estrellas, estarás familiarizado con la mezcla de personalidades que componen el jurado. Siempre hay alguien simpático, alguien divertido, alguien serio y alguien que da puntuaciones más duras que sus compañeros porque eso hace que la televisión sea estupenda.
Pero si pasamos de la industria del entretenimiento al mundo de los negocios, es esta amplitud de personalidades y comportamientos impredecibles lo que hace que las evaluaciones de rendimiento sean un terreno de juego desigual.
Imagine el impacto si la mitad de su equipo recibe su evaluación anual de un jefe optimista y alentador que da puntuaciones generosas al rendimiento.
Pero la otra mitad recibe su crítica del equivalente directivo del Sr. Asqueroso de la televisión.
Sobre el papel, parece que este segundo grupo no ha dado en el clavo, y pueden esperar calificaciones menos impresionantes, aumentos salariales más bajos y menos posibilidades de ascenso.
Ahí es donde entra en juego la calibración de la evaluación del rendimiento.
Después de todo, ¿de qué sirve un sistema de evaluación del rendimiento que depende de la personalidad de sus directivos?
Debe conseguir que el proceso de evaluación sea estandarizado, justo y fácil de seguir.
Este artículo le proporcionará siete mejores prácticas para la calibración de la evaluación del rendimiento de su empresa, con el fin de garantizar que sus evaluaciones sean eficaces e imparciales.
⚖️ ¿Qué es la calibración de la evaluación del rendimiento?
La calibración de la evaluación del rendimiento es un proceso que se centra en las normas de calificación, de modo que los evaluadores dispongan de un conjunto uniforme de directrices que seguir a la hora de valorar el trabajo de alguien.
Todas las personas que proporcionen retroalimentación deben reunirse para discutir y entender cómo aplicar cada calificación a un revisado.
La calibración debe determinar lo siguiente:
- Cómo valorar de forma justa el trabajo realizado en el pasado dentro de un periodo de prueba determinado. Este periodo debe ser el mismo para todos (por ejemplo, un año, seis meses, etc.).
- Cómo evaluar a los empleados con funciones o niveles de empleo similares: la revisión debe abarcar las mismas categorías y competencias para todos.
- El sistema de puntuación de la revisión, incluidos los criterios de rendimiento específicos para cada nota/calificación.
🫱🫲 ¿Cómo es el proceso de las reuniones de calibración del rendimiento?
Las reuniones de calibración de la evaluación del rendimiento suelen celebrarse al final del ciclo de evaluación.
Un ciclo de rendimiento suele constar de seis etapas clave:
- Defina sus expectativas: aclare qué debe conseguir cada evaluado para obtener una puntuación determinada.
- Prepare su evaluación del rendimiento: Decida quién participará en la evaluación. Puede incorporar comentarios ascendentes, descendentes y de los compañeros en un ciclo de revisión de 360 grados.
- Revise las preguntas y la escala de valoración: esta importante etapa se centra en la aportación de la evaluación más que en los resultados. Compruebe el lenguaje utilizado en las preguntas para asegurarse de que no se han introducido prejuicios. Los seres humanos tenemos 188 prejuicios implícitos, y ser conscientes de ello nos impide hacer preguntas capciosas.
- Realice comprobaciones de calibración: utilice las mejores prácticas (véase más abajo) para trabajar con su lista.
- Celebrar una reunión de calibración: para debatir los resultados con los responsables de RRHH y los demás revisores. Es posible que los revisores tengan que ajustar sus puntuaciones o comentarios.
- Retroalimentación y revisión: en esta fase final entregará la retroalimentación (con las revisiones necesarias) a sus revisados.
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¿Quién debe participar en el proceso de calibración de la evaluación del rendimiento?
Crear un comité de calibración del rendimiento.
Debe incluir:
- Supervisores y gerentes responsables de proporcionar feedback a los empleados.
- Líder ejecutivo de la unidad de negocio específica cuyo rendimiento se está revisando, que puede aclarar los objetivos de la unidad y posee los datos críticos para medir el rendimiento.
- Responsables de RRHH que supervisarán todo el proceso de calibración.
Esta combinación de personas se reunirá para revisar las calificaciones de los empleados, definir lo que representan las calificaciones en una escala precisa de evaluación del rendimiento y justificar la calificación otorgada a cada persona.
Consejo: Para minimizar la posibilidad de sesgos en la gestión del rendimiento, su comité de calibración debe incluir a personas de diversos orígenes y experiencias culturales.
🏆 4 razones de peso para utilizar la calibración de la gestión del rendimiento
A las empresas les cuesta admitir que su sistema de evaluación del rendimiento necesita una calibración.
¿No podemos permitir que los líderes ejerzan su juicio sobre el rendimiento individual de sus empleados y concederles el beneficio de la duda de que lo están gestionando bien?
Si lo hace, se perderá las siguientes cuatro ventajas de la calibración de la gestión del rendimiento.
Generar calificaciones de rendimiento coherentes
Imagínese esto: Cuando un hospital abre una caja de termómetros, el personal médico debe saber que cada aparato está calibrado para medir la temperatura de forma coherente. Quieren instrumentos que analicen con precisión la temperatura central de un paciente para poder diagnosticar su estado y elaborar un plan de tratamiento basado en sus estadísticas vitales actuales.
Un termómetro defectuoso que mida la temperatura mucho más baja o más alta que nuestras escalas estándar Celsius o Fahrenheit podría hacer que se perdieran oportunidades de prescribir un tratamiento, con consecuencias potencialmente graves.
El concepto de calibración en la gestión del rendimiento funciona igual. Se trata de coherencia e igualdad.
Cuando sus revisores se ciñen a un estricto conjunto de normas, usted tiene la tranquilidad de saber que puede confiar en sus calificaciones de rendimiento.
Sabrá que cada empleado ha recibido una evaluación justa sin riesgo de que se cuelen cifras inusuales.
Definir los requisitos para que los empleados alcancen los índices de alto rendimiento
Al mantener esa conversación sobre el rendimiento de los empleados, la calibración proporciona una estructura irrefutable para que los empleados trabajen en su trayectoria profesional.
Supongamos que un colaborador obtiene un mediocre 6 sobre 10 en comunicación. Sabrá exactamente por qué ha obtenido esa puntuación y qué puede hacer para obtener un 8 o 9 sobre 10 la próxima vez.
También se sentirán tranquilos al saber que sus compañeros que también tienen dificultades con la comunicación no recibirán mejores notas que ellos en esta área.
Mejore la reputación de su evaluación del rendimiento
Las evaluaciones de los empleados no siempre han tenido buena reputación.
Un estudio de Gallup revela que sólo el 29% de los empleados cree que sus evaluaciones de rendimiento son justas.
Y sólo el 26% confirma que son precisos.
Pero esto cambia cuando su plantilla sabe que está haciendo todo lo posible para que la gestión del rendimiento sea justa.
Los estudios de McKinsey confirman que el 60% de los empleados que creen que el proceso de rendimiento de su empresa es justo también creen que es eficaz.
Cuando sus empleados acepten su sistema calibrado de gestión del rendimiento, puede esperar que su productividad y nivel de rendimiento se disparen.
¿La prueba?
Nuestras estadísticas sobre las opiniones de los empleados revelan que el 65% de ellos afirman que trabajarían más si sus jefes reconocieran activamente sus esfuerzos a través de las opiniones.
Reducir los prejuicios de los evaluadores para realizar evaluaciones justas
Cada crítico tiene sus propios prejuicios. Incluso con las mejores intenciones, todos tenemos prejuicios inconscientes que afectan a nuestra capacidad para hacer críticas justas.
Brooks Scott, Coach Ejecutivo y CEO de Merging Path, lo explica:
"Por muy profesionales, experimentados y conscientes de nosotros mismos que nos creamos, es imposible eliminar los prejuicios de los sistemas creados o aplicados por humanos. No intentes eliminarlos; intenta mitigarlos.
Consejo: Asigna a una persona en tu sesión de calibración de la evaluación del rendimiento cuya única función sea marcar palabras, frases y sentimientos que estén abiertos a interpretación. Aunque muchas formas de sesgo en el lugar de trabajo son inconscientes, no hace falta ser un experto en sesgos para medir la subjetividad frente a la objetividad.
Si un evaluador hace una observación sobre el rendimiento de un individuo que no es colectivamente procesable, específica y mensurable, probablemente proceda de su sesgo y, por tanto, no debería utilizarse ni a favor ni en contra de alguien".
No podemos eliminar todos nuestros prejuicios: son una respuesta cognitiva natural. Pero podemos tomar medidas para minimizarlos.
El primer paso es ser consciente de algunos sesgos comunes y, a continuación, utilizar la fase de calibración para comprobar si se han infiltrado en tus revisiones.
- Sesgo de recurrencia: cuando los evaluadores recuerdan los acontecimientos más recientes y olvidan el fantástico proyecto que su evaluado realizó hace seis meses.
- Sesgo de primacía: cuando la primera impresión de un directivo sobre un evaluado domina su valoración.
- El sesgo de la distancia se produce cuando los directivos favorecen a los empleados más cercanos en detrimento de los más lejanos. Este sesgo es frecuente en entornos de trabajo remotos e híbridos.
- Sesgo de similitud: las conexiones forman parte de los negocios, pero cuando los directivos favorecen a empleados que consideran similares a ellos (en cuanto a aficiones, antecedentes o creencias), esto puede afectar a la variabilidad en las valoraciones del rendimiento.
- Sesgo de indulgencia: los directivos pueden simpatizar con empleados que claramente se esfuerzan pero no dan la talla. Pueden asignar una puntuación de rendimiento generosa como herramienta de motivación, lo que es injusto para otros empleados que les han superado.
🧰 7 Mejores prácticas de calibración de la revisión del rendimiento
Trabaja los siguientes pasos para llevar a cabo una estrategia de calibración ganadora.
1. Reunirse para las sesiones de calibración
Tendrá que reunirse más de una vez para obtener los mejores resultados de sus sesiones de calibración, especialmente cuando esté poniendo en marcha por primera vez su renovada estrategia de gestión del rendimiento.
Reúna a su comité de calibración después de sus evaluaciones de rendimiento. Debatirá los datos de las revisiones desde un alto nivel para hacerse una idea del rendimiento general de su equipo.
Pero prepárese también para profundizar en las evaluaciones de rendimiento individuales o en una muestra representativa para asegurarse de que sus puntuaciones son justas y no están sesgadas.
2. Planificar la estrategia de la sesión de calibración
Discuta el programa de su control de calibración y lo que espera obtener de él.
Por ejemplo, el sesgo de indulgencia puede haber sido problemático en un ciclo de rendimiento anterior. Por lo tanto, la sesión de calibración puede centrarse en identificar nuevos casos de este sesgo inconsciente y asegurarse de que no ha sido sustituido por el sesgo de centralidad (cuando los directivos tienden a clasificar a sus empleados hacia la mitad de la escala).
Tenga claros los objetivos de su sesión de calibración y utilícelos para crear una norma empresarial clara.
3. Seleccione una escala
Determine la escala de rendimiento con la que desea trabajar.
Por ejemplo, puede elegir una escala de 3 puntos como:
- 1=el empleado no cumple las expectativas
- 2=el empleado cumple las expectativas
- 3=el empleado supera las expectativas
Sin embargo, las escalas más cortas carecen de matices, por lo que puede que le resulte más cómodo seleccionar una escala de 5 puntos o de hasta 10 puntos si prefiere la amplitud adicional.
4. Aclarar cada calificación
Sea cual sea la escala elegida, asegúrese de que cada valor numérico está redactado con precisión.
Evite utilizar términos vagos como "medio", "de acuerdo" o "bueno", que en cierto modo se prestan a interpretación.
Evite también palabras emotivas que puedan dar lugar a interpretaciones subjetivas.
Proporcionar documentación para guiar a los revisores en la elección de la calificación correcta para la evaluación de sus empleados.
Ejemplo: para obtener una puntuación de nivel 5, el empleado debe lograr X, Y y Z dentro del plazo del ciclo de evaluación del rendimiento, y usted debe poder presentar pruebas. Las pruebas pueden incluir cifras de ventas, puntuaciones de atención al cliente o una certificación.
5. Trazar la distribución de las puntuaciones de rendimiento
Durante la reunión de calibración, debe implicar a los directivos y líderes en la estimación de la distribución de las puntuaciones de rendimiento. En concreto, ¿cuántos miembros de su equipo esperan obtener resultados en las categorías alta, media y baja?
Algunos modelos de distribución a seguir son:
- Curva en forma de campana: distribución normal en la que la parte superior de la campana se refiere a la media, la mediana y la moda de los resultados, mientras que cada curva inclinada se refiere a las cifras periféricas.
- Cuota: cuando los directivos deben dar un volumen específico de una calificación en función del número de empleados que están revisando.
- Indulgencia: más cerca de una distribución más positiva.
Cuando la calibración funciona eficazmente, la mayoría de las puntuaciones deberían repartirse uniformemente por el término medio, con unas pocas puntuaciones atípicas en las categorías alta y baja. Si este no es el caso de su plantilla, es un indicador crítico de que ha llegado el momento de recalibrar.
6. Mantener conversaciones 1:1 con los directivos
Parte de cualquier comprobación de calibración debería consistir en celebrar una reunión cara a cara con cada uno de los directores para discutir por qué han otorgado determinadas puntuaciones.
El objetivo es comprobar que los directivos están de acuerdo con las normas de rendimiento y, sobre todo, eliminar cualquier prejuicio que puedan tener.
Si te das cuenta de que el Director A otorga puntuaciones de rendimiento más altas a los empleados masculinos que trabajan en la oficina que a las trabajadoras remotas, ¡esa es una conversación crucial que hay que tener!
En las grandes empresas en las que se pierde demasiado tiempo en las reuniones individuales con los directivos, la alternativa es confiar en los miembros del comité de calibración para que transmitan los comentarios pertinentes a los respectivos directivos.
7. Ajustar las calificaciones de rendimiento de los empleados
Si el calibrado detecta alguna incoherencia o algo que pueda interpretarse como parcialidad, puedes hacer los ajustes necesarios para aumentar la sensación de imparcialidad. Documenta siempre los cambios que realices y las razones para ello.
Recuerde: la calibración de las evaluaciones proporciona información valiosa sobre el funcionamiento de su sistema de gestión del rendimiento. Aprenda de ellas para mejorar el proceso en futuros ciclos.
📝 Dos prácticas plantillas que puedes utilizar
Para que todo este proceso le resulte un poco más concreto y tangible, hemos creado 2 plantillas que puede utilizar de inmediato.
1) Hoja de cálculo de calibración
🔍 Utilice esta hoja de cálculo para introducir sus datos por persona antes y después de la calibración. Obtén automáticamente una curva de campana y prácticas estadísticas por departamento.
2) Guía y lista de comprobación de la reunión de calibración
🔍 Utilice esta plantilla para guiar sus reuniones de calibración y llevar a cabo un proceso más estructurado y completo.
➡️ Solicite aquí gratuitamente las dos plantillas de calibración del rendimiento
➡️ Crear un proceso de evaluación del rendimiento justo y coherente con Zavvy
¿Se pregunta cómo crear un lugar de trabajo eficaz basado en una cultura justa de gestión del rendimiento?
El sistema de retroalimentación de 360 grados de Zavvy facilita la gestión de sus ciclos de revisión de una manera justa, solidaria y libre de prejuicios. Una vez que haya recopilado toda la retroalimentación de los gerentes, Zavvy habilitará la calibración para sus líderes. Sus empleados sólo verán las puntuaciones calibradas.
¿Y lo mejor de todo? Está totalmente automatizado, por lo que puede recopilar y ofrecer comentarios significativos sobre el rendimiento con sólo pulsar un botón.
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❓ Preguntas frecuentes
Consulta nuestras respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la calibración de la evaluación del rendimiento.
¿Por qué calibrar las calificaciones de la evaluación del rendimiento?
La calibración de la evaluación del rendimiento estandariza todo el proceso para que las evaluaciones sean justas para todos los empleados de su empresa.
Además, la calibración reduce la subjetividad al producir datos objetivos con los que trabajar.
¿Qué ocurre en una reunión de calibración del rendimiento?
En una reunión de calibración se comprueba principalmente si hay incoherencias en sus evaluaciones de rendimiento.
Un comité de calibración crea primero un conjunto estricto de normas de evaluación del rendimiento y luego se ciñe a ellas. El objetivo es ser transparente y reducir los sesgos en el proceso de evaluación.
Dependiendo del tamaño de su organización, optará por revisar todas las evaluaciones del rendimiento o seleccionar una muestra representativa.
Recuerde: divida a los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial y a los becarios en grupos separados.
Cuando existen incoherencias, esto sugiere que o bien se ha colado un sesgo en el proceso de revisión, o bien el revisor es inexperto y aún está completando su periodo de formación.
En cualquier caso, el comité de calibración trabajará con los directivos para solucionar estos problemas y ajustar las calificaciones en consecuencia para igualar las condiciones.
¿Cuáles son las mejores puntuaciones para los mejores?
No hay criterios establecidos para la calificación de los mejores resultados.
Corresponde a su comité de calibración definir las puntuaciones que necesitan sus empleados para ser los mejores. Después, todo se reduce a etiquetar cada valor numérico de tu escala de valoración y, a continuación, comunicar claramente estos valores a tus empleados y a los directivos que los revisan.
¿Quién es responsable del calibrado?
Se crea un comité de calibración expresamente para este proceso. Aunque puede invitar a cualquier persona a formar parte del comité, normalmente, esta función es más adecuada para los directivos de alto nivel que participan en las revisiones del rendimiento, los líderes ejecutivos de la unidad de negocio y los jefes de los equipos de personal.