Cómo redactar un email impactante de anuncio de formación obligatoria (+5 ejemplos y plantilla)
Añada la palabra obligatorio a cualquier cosa, y de repente pierde su encanto. Compra obligatoria de caramelos. Obligación de ir a tomar café. A nadie le gusta sentir que tiene que hacer algo. ¿Y el término "programa de formación obligatorio"? Bueno, tampoco suena muy divertido.
Sin embargo, no hay escapatoria a la formación obligatoria. Ya se trate de una sesión sobre un nuevo programa informático, de actualizaciones de las políticas de la empresa o de un curso esencial de desarrollo de habilidades, es importante transmitir el mensaje con eficacia.
El correo electrónico que anuncia esta formación puede marcar la pauta e influir enormemente en los niveles de participación y compromiso.
Queremos dotarle de las herramientas necesarias para redactar un anuncio que fomente la participación y allane el camino para una sesión de formación fructífera.
En esta completa guía, trataremos los distintos aspectos de anunciar la formación obligatoria a través del correo electrónico, como:
- Elaborar un mensaje impactante y conciso.
- Comunicar con eficacia.
- Ejemplos y cinco plantillas para que pueda empezar hoy mismo con su correo electrónico.
📤 8 Elementos imprescindibles para anunciar la formación obligatoria en un email
Un buen correo electrónico informa a los empleados de los objetivos, el calendario y los requisitos de la formación.
He aquí algunos elementos imprescindibles que debe incluir su correo electrónico de anuncio de formación, junto con ejemplos para darles vida.
Un asunto que se explique por sí mismo
Utilice una línea de asunto clara y que llame la atención para comunicar la importancia de la formación y el propósito del correo electrónico. No hay necesidad de parecer inteligente; decir algo genérico como "urgente" sería un desperdicio de espacio.
Ejemplo: "Potencia tus habilidades: Formación obligatoria en ciberseguridad el 10 de junio"
Una introducción concisa
Comience el correo electrónico con una introducción breve y atractiva que explique el objetivo y la necesidad de la formación.
Ejemplo: "En un mundo digital, la seguridad de la información y los sistemas de nuestra empresa es de suma importancia. Para equipar a nuestro equipo para combatir las amenazas, estamos llevando a cabo una sesión obligatoria de formación en ciberseguridad."
Detalles de la formación
Describa claramente el tema de la formación, la fecha, la hora, el lugar (o la plataforma en línea) y la duración.
Ejemplo: "La formación de concienciación sobre ciberseguridad tendrá lugar el 10 de junio de 14:00 a 17:00 en la sala de conferencias principal. La sesión durará aproximadamente 3 horas".
Notificación obligatoria
Indique claramente que la formación es obligatoria para todos los empleados (o para un grupo específico, si procede).
Ejemplo: "La asistencia a la Formación de Concienciación sobre Ciberseguridad es obligatoria para todos los empleados. Es crucial para la protección continua de los activos digitales de nuestra organización."
Información sobre la inscripción
Si procede, indique a sus empleados cómo inscribirse en la formación. Incluya los plazos y cualquier información de contacto pertinente.
Ejemplo: "Para inscribirse en la formación, rellene el formulario en línea antes del 30 de mayo. Si tiene algún problema con la inscripción, póngase en contacto con Jane Smith en jsmith@example.com".
Expectativas y ventajas
Explique los resultados previstos de la formación y cómo beneficiará a los empleados y a la empresa.
Ejemplo: "Al participar en esta formación, adquirirás conocimientos para proteger nuestros activos digitales. También contribuirás a la seguridad de nuestros sistemas y te mantendrás al día de las mejores prácticas de ciberseguridad más recientes."
Recursos adicionales
Incluya materiales como recursos previos a la formación o lecturas obligatorias para preparar a los empleados.
Ejemplo: "Por favor, revise el documento adjunto "Conceptos básicos de ciberseguridad" para informarse de algunos conceptos básicos que trataremos."
Información de contacto
Ofrezca información de contacto para que los empleados puedan plantear preguntas o dudas sobre la formación.
Ejemplo: "Si tiene alguna pregunta o duda sobre la formación, no dude en ponerse en contacto con nuestro coordinador de formación, John Doe, en jdoe@example.com o en la extensión 5678."
💡 Consejo: Antes de enviar el correo electrónico, revise cuidadosamente el texto para detectar errores ortográficos o gramaticales. Asegúrese también de que todos los enlaces incluidos en el correo electrónico (por ejemplo, formularios de inscripción o recursos de formación previa) funcionan y dirigen al destinatario al destino correcto.
📖 Lea nuestra guía definitiva de formación de empleados para obtener más consejos prácticos como este.
📧 5 Ejemplos de correo electrónico de anuncio de formación obligatoria
Ejemplo 1 Formación sobre protección de datos
Asunto: Asegurar nuestro futuro: Formación obligatoria sobre protección de datos el 10 de septiembre
Estimado [Nombre del empleado],
La cantidad de datos que procesamos ha aumentado. Garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos se ha convertido en una prioridad máxima para nuestra organización. Estamos impartiendo formación sobre protección de datos para ayudar a todos los empleados a aprender prácticas de protección de datos.
Detalles de la formación:
Tema: Buenas prácticas y conformidad en materia de protección de datos
Fecha: 10 de septiembre
Horario: de 9.00 a 12.00 horas
Lugar: Sala de conferencias de la empresa (o a través de nuestra plataforma online para empleados remotos)
Duración: 3 horas
Inscripción: Le rogamos que se inscriba en la sesión de formación cumplimentando el formulario en línea antes del 1 de septiembre. Si tiene algún problema durante la inscripción, póngase en contacto con Jane Doe en janedoe@example.com.
La formación abarcará aspectos clave de la protección de datos, como:
- Identificación de datos sensibles.
- Comprender los principios de la minimización de datos.
- Aplicar prácticas seguras de tratamiento de datos.
- Cumplimiento de la normativa aplicable (por ejemplo, GDPR, CCPA).
Al asistir a esta sesión, desempeñará un papel crucial para mantener la confianza de nuestros clientes y socios.
Por favor, revise el documento adjunto: "Introducción a la normativa sobre protección de datos", para estudiar los marcos que trataremos. Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en ponerse en contacto con nuestro coordinador de formación, John Smith, en johnsmith@example.com.
Esperamos contar con su participación en esta importante sesión de formación.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su título]
Ejemplo 2: Formación sobre diversidad e inclusión
Asunto: Cultivar un lugar de trabajo inclusivo: Formación obligatoria sobre diversidad e inclusión el 5 de octubre
Estimado [Nombre del empleado],
Un lugar de trabajo diverso e integrador es esencial para fomentar la innovación, la creatividad y el sentimiento de pertenencia a nuestro equipo. Para ayudar a construir y mantener este entorno en [Nombre de la empresa], estamos llevando a cabo una sesión obligatoria de Formación en Diversidad e Inclusión para todos los empleados.
Detalles de la formación:
Tema: Comprender y abordar los prejuicios inconscientes
Fecha: 5 de octubre
Hora: 13.00 - 16.00
Lugar: Auditorio principal (o a través de nuestra plataforma en línea para empleados remotos)
Duración: 3 horas
Inscripción: Todos los empleados están ya inscritos. Si por cualquier motivo no puede asistir, póngase en contacto con nuestro coordinador de formación, John Smith, en johnsmith@example.com para encontrar una solución.
En esta sesión de formación se tratarán temas como:
- Reconocer y afrontar los prejuicios inconscientes.
- Comprender las microagresiones.
- Promover el compañerismo.
El objetivo de este taller es fomentar un lugar de trabajo integrador en el que se valoren las perspectivas de todos.
Por favor, tómese un momento para revisar el documento adjunto, "Sesgo inconsciente y su impacto en el lugar de trabajo", para obtener una mejor comprensión de los conceptos básicos que se explorarán durante la formación. Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en ponerse en contacto con nuestro Coordinador de Formación, John Smith, en johnsmith@example.com. Esperamos contar con su participación activa en la creación de un lugar de trabajo más integrador.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su título]
Ejemplo 3: Formación sobre productos
Asunto: Domine nuestro último producto: Formación obligatoria sobre el producto el 8 de noviembre
Querido equipo,
Nos complace anunciar el lanzamiento de nuestro nuevo [Nombre del producto] y, para garantizar el éxito de la implantación, es fundamental que todos los empleados conozcan a fondo las características, ventajas y casos de uso del producto. Para ello, vamos a organizar una sesión obligatoria de formación sobre el producto para todos los empleados.
Esta formación es una excelente oportunidad para que todos reforcemos nuestro conocimiento de los productos, mejoremos las interacciones con los clientes e impulsemos el éxito de nuestro negocio.
Detalles de la formación:
Tema: Formación [Nombre del producto
Dónde y cuándo: La formación tendrá lugar virtualmente durante tres días, del 1 al 3 de junio, de 10 de la mañana a 1 de la tarde cada día. La impartirán nuestros expertos en productos, que nos guiarán a través de módulos interactivos, actividades prácticas y debates interesantes.
Contenido de la formación: Esto es lo que trataremos:
- Conocimiento profundo de las características y ventajas del producto, las ventajas sobre la competencia, el público objetivo y los casos de uso clave.
- Técnicas para comunicar eficazmente el valor del producto a nuestros clientes.
- Estrategias para resolver las dudas más frecuentes de los clientes.
Objetivos: Nuestro objetivo con esta formación no es sólo fomentar un conocimiento exhaustivo de nuestros productos, sino también dotarle de las herramientas necesarias para transmitir sus ventajas exclusivas a nuestros clientes de forma convincente y con confianza.
Marque estas fechas en su calendario. Cuando se acerque la fecha compartiremos más detalles, incluidos los enlaces a las reuniones y el orden del día.
Recuerde que esta formación es obligatoria, ya que desempeña un papel crucial en el éxito de nuestra empresa y en su crecimiento personal dentro de la organización. No obstante, estamos seguros de que le resultará valiosa, atractiva y merecedora de su tiempo.
Si no puede asistir, póngase en contacto con nuestro Coordinador de Formación, John Smith, en johnsmith@example.com.
Esperamos contar con su participación en esta emocionante sesión de formación sobre productos.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su título]
Ejemplo 4: Formación centrada en la función (Curso de negociación para representantes de ventas)
Asunto: Mejore sus habilidades de negociación: Mandatory Sales Negotiation Training on Zavvy Estimado [Equipo de ventas,
Como representante de ventas, perfeccionar sus habilidades de negociación es esencial para cerrar acuerdos y aumentar los ingresos. Para apoyar su crecimiento profesional y mejorar sus habilidades, hemos organizado una sesión obligatoria de Formación en Negociación de Ventas específica para nuestro equipo de ventas.
Este curso no es sólo un requisito, es una oportunidad para aumentar su eficacia comercial y negociar con confianza y habilidad.
Detalles de la formación:
Tema: Técnicas avanzadas de negociación para profesionales de ventas
Dónde: El curso estará alojado en nuestra plataforma de capacitación de empleados, Zavvy, lo que le permitirá aprender a su propio ritmo y conveniencia.
Cuándo: El curso comienza el 10 de junio y concluye el 30 de junio. Durante este tiempo, podrás acceder a interesantes módulos, ejercicios interactivos y ejemplos prácticos que perfeccionarán tus habilidades de negociación.
Contenido de la formación: Esta sesión de formación se centrará en:
- Comprender y dominar estrategias avanzadas de negociación, como la creación de relaciones, la escucha activa, el manejo de objeciones y la creación de soluciones beneficiosas para todos.
- Desarrollar un estilo de comunicación persuasivo.
- Dominar las técnicas para manejar las objeciones y las negativas.
- Aprender a crear resultados beneficiosos tanto para el cliente como para nuestra organización.
Al participar en esta formación, podrá desenvolverse con confianza en situaciones de venta complejas y obtener mejores resultados tanto para nuestra empresa como para nuestros clientes.
Para acceder al curso, simplemente inicie sesión en Zavvy el 10 de junio. Encontrará el Curso de Negociación en la pestaña "Aprendizaje" de su panel de inicio. Por favor, dé prioridad a este curso durante el período de tiempo asignado. También le enviaremos una notificación por correo electrónico cuando le asignemos el curso.
Estamos encantados de embarcarnos en este viaje contigo y no podemos esperar a ver cómo aprovecharás estas habilidades de negociación para alcanzar nuevas cotas en tu carrera de ventas.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su título]
Ejemplo 5: Anuncio de formación obligatoria sobre acoso por correo electrónico
Asunto: Únase a nosotros para una formación obligatoria sobre el acoso: Taller y jornada de formación Zavvy
Estimado [equipo],
En [Nombre de la empresa], nos comprometemos a mantener un entorno de trabajo respetuoso e inclusivo, libre de cualquier forma de acoso. Como parte de nuestros esfuerzos continuos para mantener este compromiso, estamos organizando una sesión obligatoria de Formación en Prevención del Acoso para todos los empleados. Este programa integral consiste en un taller inicial, seguido de un atractivo viaje de formación en nuestra plataforma de capacitación de empleados, Zavvy.
Detalles de la formación:
Tema: Prevención y tratamiento del acoso laboral
Fecha del taller: El taller en directo se celebrará virtualmente el 15 de junio, de 10.00 a 12.00 horas. Nuestro equipo de RR.HH. y un experto ponente invitado explicarán en profundidad en qué consiste el acoso, su impacto en las personas y los equipos, y cómo prevenirlo en el lugar de trabajo. Esta sesión es el primer paso para garantizar que todo el mundo se sienta valorado, respetado y seguro en el trabajo. (Para los que no puedan asistir a esta sesión, la grabación se añadirá a la jornada de Zavvy).
Viaje a Zavvy: Después del taller, continuaremos nuestro viaje de aprendizaje en Zavvy. A partir del 16 de junio, encontrarás un módulo de formación dedicado que refuerza los conceptos principales del taller. Te esperan contenidos atractivos, cuestionarios de autoevaluación y otros recursos para consolidar tus conocimientos.
Ejercicio de juego de rol: Concluiremos la jornada de formación con un ejercicio interactivo de juegos de rol. Cada uno de ustedes será emparejado automáticamente con sus compañeros para formar pequeños grupos. Su tarea consistirá en debatir una situación hipotética, desarrollar una línea de actuación y presentarla. Cada grupo dispondrá de un canal Slack para facilitar el debate y completar la tarea.
Esta formación abarcará temas esenciales como:
- Identificar los distintos tipos de acoso.
- Comprender el impacto del acoso en las personas y en el lugar de trabajo.
- Comprensión de los procedimientos de información.
- Los pasos para prevenir y abordar el acoso.
Al asistir a esta sesión, desempeñará un papel fundamental en el fomento de un entorno de trabajo seguro, respetuoso e integrador para todos los empleados.
Agradecemos su dedicación a la promoción de un lugar de trabajo libre de acoso y esperamos contar con su participación en esta importante sesión de formación.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su título]
📝 Plantilla de correo electrónico de anuncio de formación obligatoria
Para ayudarle a crear un anuncio atractivo, hemos desarrollado una plantilla completa que puede personalizar para adaptarla a los requisitos específicos de sus materiales de formación.
Utilice esta plantilla como base para su anuncio.
Asunto: Anuncio: Sesión de formación obligatoria - [Tema de la formación]
Estimado [Nombre del empleado]/equipo,
Como parte de nuestro compromiso continuo de fomentar una cultura de crecimiento y desarrollo, nos complace anunciar una sesión de formación obligatoria sobre [Tema de la formación]. Esta formación tiene como objetivo mejorar tus habilidades y capacitarte para sobresalir en tu puesto en [Nombre de la empresa].
La formación abarcará:
- Punto clave 1
- Punto clave 2
- Punto clave 3
Detalles de la formación:
Tema: [Tema de formación]
Fecha: [Date]
Hora: [Hora de inicio] - [Hora de fin].
Localización: [Lugar o plataforma de formación virtual]
Duración: [Duración]
Por favor, marquen sus calendarios para este importante evento. Más detalles, incluido el [enlace/lugar de la reunión virtual], se comunicarán cuando se acerque la fecha.
Comprendemos que todo el mundo tiene una agenda muy apretada, pero esta formación es obligatoria porque desempeña un papel importante en nuestros [objetivos de la empresa/desarrollo profesional/cohesión del equipo/etc.]. Confiamos en que la sesión le resulte valiosa, informativa y que merezca la pena.
[Tema de formación] es crucial para el éxito de nuestra organización, ya que [explica brevemente la importancia del tema]. Además, al participar en esta formación, adquirirá valiosos conocimientos y habilidades para [enumere algunos beneficios y resultados esperados para los empleados].
Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en ponerse en contacto con nuestro coordinador de formación, [nombre del coordinador], en el [correo electrónico del coordinador].
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su título]
[Nombre de la empresa]
💪 Para más plantillas de formación, echa un vistazo a nuestra colección de plantillas de planes de formación.
💡 Consejos para comunicar la formación obligatoria a tus empleados
Destaque las ventajas
Haga hincapié en cómo la formación
- Beneficiar a los empleados en sus funciones.
- Ayúdales a desarrollar nuevas habilidades.
- Contribuir al éxito de la empresa.
¡Haz que se entusiasmen! Una de las ventajas de trabajar en una organización con una sólida cultura de aprendizaje es poder actualizar tus conocimientos en horario laboral.
Ejemplo: "Asistiendo a la formación de Excelencia en el Servicio de Atención al Cliente, mejorarás tu:
- Mejore su capacidad de comunicación.
- Resuelva fácilmente los problemas de los clientes.
- Estar mejor posicionado para el crecimiento futuro dentro de la empresa.
Utilizar un lenguaje claro
Escriba de forma clara y concisa, utilizando un lenguaje sencillo y fácil de entender para todos los empleados.
Ejemplo: "La formación se centrará en técnicas prácticas que podrá aplicar en sus interacciones diarias con los clientes"
Ser integrador
Diríjase a todos los empleados o al público objetivo específico de forma respetuosa e inclusiva.
Ejemplo: "Apreciamos las diversas perspectivas que aporta cada miembro del equipo. Estamos seguros de que esta formación será valiosa para todos, independientemente de su nivel actual de conocimientos."
Utilice un tono amistoso
Aunque la formación sea obligatoria, un tono amistoso en su correo electrónico puede hacer que los empleados sean más receptivos a la información. Una vez más, a los profesionales en activo no les gusta "tener que hacer algo" ni, como hemos comentado, la palabra obligatorio.
Ejemplo: "Entendemos que todo el mundo tiene una agenda muy apretada, pero invertir este tiempo en tu desarrollo merecerá la pena. Esperamos una sesión de formación productiva y agradable".
Personalizar el correo electrónico
La personalización hace un gran correo electrónico.
Si es posible, diríjase a cada empleado por su nombre en lugar de un saludo genérico.
Ejemplo: "Estimado [Nombre del empleado], nos complace anunciarle una sesión de formación obligatoria diseñada para ayudarle a destacar en su puesto."
No siempre es posible dirigirse a todos los empleados por su nombre. En ese caso, prueba a segmentar tu lista de correo electrónico por departamentos.
💡 Consejo: Necesitas ayuda para crear un programa de formación de alto ROI? Consulta nuestra guía sobre la creación de planes para empleados.
➡️ Garantizar experiencias de aprendizaje atractivas con Zavvy
Llamemos a las cosas por su nombre. A pocos les parecerá divertida la formación sobre el cumplimiento de las normas. Pero la seguridad de su empresa depende de unos empleados bien formados.
Con el sistema de crecimiento 360° de Zavvy, puede ejecutar atractivos programas de formación obligatoria con:
- Énfasis en el aprendizaje social y cooperativo: Fomentar el trabajo en grupo, la colaboración y las cohortes dinámicas de aprendizaje, fomentando un sentido de camaradería.
- Contenidos multimedia: Enriquezca los itinerarios de formación con contenidos multimedia integrados.
- Cuestionarios personalizables: Evalúe la retención de conocimientos y el progreso mediante cuestionarios con porcentajes de aprobación ajustables y preguntas de opción múltiple.
- Comunicación fluida: Benefíciate de notificaciones e integraciones con Slack y MS Office para una coordinación eficaz.
- Opiniones de los alumnos: Recopile información sobre la satisfacción de los alumnos mediante encuestas integradas.
- Aprendizaje autodirigido: Permita que los empleados tomen el control de su desarrollo inscribiéndose en cursos que se adapten a sus necesidades individuales.
Pero Zavvy es más que una solución de formación. Somos conscientes de la importancia de salvar las distancias entre la información sobre el rendimiento, los planes de desarrollo y la formación.
Por eso hemos creado una solución integral que combina todos estos elementos en una potente plataforma.
Además, con Zavvz's AI-powered Coach, tu personal puede obtener ayuda para escribir comentarios, acceder a recursos de aprendizaje y recibir valiosos consejos de coaching, todo ello sin salir de la plataforma Slack . Nuestro AI Skills Coach está siempre a su alcance, listo para apoyar su viaje de desarrollo profesional y ayudarle a tener éxito.
Mejore su formación obligatoria con la plataforma de capacitación de empleados de Zavvy: la salsa secreta para experiencias de aprendizaje atractivas, interactivas y francamente asombrosas.
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❓ Preguntas frecuentes
🤔 ¿Con cuánta antelación debo anunciar la formación obligatoria?
Recomendamos anunciar la formación obligatoria con al menos 2-4 semanas de antelación, para dar a los empleados tiempo suficiente para prepararse y hacer los preparativos necesarios.
🎯 ¿Cómo puedo animar a los empleados a comprometerse con el contenido de la formación?
Utilizar una variedad de técnicas de aprendizaje atractivas, como:
- actividades interactivas;
- debates en grupo;
- ejemplos de la vida real;
Hacer que el contenido sea más cercano y agradable para los empleados. Además, crear un entorno seguro y abierto en el que los empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo sus ideas.
📊 ¿Cómo puedo medir la eficacia de la formación obligatoria?
Mida la eficacia de su formación haciendo un seguimiento de la asistencia de los empleados, administrando evaluaciones previas y posteriores a la formación, recogiendo opiniones a través de encuestas y controlando cualquier cambio en el comportamiento o el rendimiento de los empleados relacionado con los temas de formación.
🤝 ¿Cómo puedo crear una experiencia de formación positiva para los empleados?
Cree una experiencia de formación positiva:
- Incorporar elementos de gamificación para que el aprendizaje sea divertido y atractivo.
- Reconocer y celebrar los logros de los empleados durante y después de la formación.
- Proporcionar oportunidades para la práctica y la aplicación de habilidades.
- Fomentar el aprendizaje entre iguales y la colaboración entre los empleados.
📚 ¿Cómo puedo garantizar el aprendizaje continuo más allá de la formación obligatoria?
Fomentar el aprendizaje continuo:
- Ofrecer oportunidades continuas de desarrollo profesional, como seminarios web, talleres o cursos en línea.
- Ofrecer acceso a recursos de aprendizaje, libros o plataformas en línea para aprender a su propio ritmo.
- Promover una cultura de aprendizaje dentro de la organización fomentando el intercambio de conocimientos y animando a los empleados a buscar oportunidades de crecimiento.