Utbildningsplan för anställda: En plan för framgångsrik utbildning
En väl utformad utbildning förbättrar personalens tillväxt, utveckling och engagemang och stärker organisationens potential.
Men när det gäller utbildning är det som ordspråket säger: "Att inte planera är att planera för att misslyckas" - enordentlig utbildningsplan för anställda lägger grunden för att dina utbildningsinsatser ska bli framgångsrika.
Och eftersom studier visar att många nyanställda lämnar sina roller på grund av otillräcklig utbildning, är det värt att planera utbildningen ordentligt.
I den här artikeln visar vi dig hur du skapar en effektiv utbildningsplan för dina anställda:
- Vad du ska leta efter.
- De steg du behöver ta.
- Verktygen som ökar dina chanser att lyckas.
💪 Vad är en utbildningsplan för anställda?
I en utbildningsplan för anställda fastställs lärandemål, strategier, kursplaner och metoder för utbildning av anställda i hela organisationen.
En bra utbildningsplan ökar dina anställdas kompetens och utveckling och hjälper dem att bli effektivare i sina roller.
Med 41 % av de anställda säger upp sig på grund av bristande karriärutveckling, är det uppenbart att utbildning är avgörande för personalens utveckling.
Väl utformad utbildning för anställda ger också en"gladare och mer produktiv arbetskraft", menar Steve PenfoldVD för Elucidat, en specialiserad leverantör av e-lärande.
"Utbildning av anställda är av avgörande betydelse för att en konkurrenskraftig arbetsstyrka ska lyckas. Oavsett bransch är det viktigt att fylla luckorna i de anställdas yrkeskunskaper för att hålla dem produktiva och nöjda."
Penfold är inte ensam. Getsmarter, en utbildningsplattform på nätet, lyfter fram flera av följande fördelar med utbildning för anställda för organisationer och deras anställda, bland annat:
- Behållning av anställda genom att erbjuda möjligheter till karriärutveckling.
- Ledarskap genom utbildningsledd utveckling.
- Stärkande av medarbetarna genom att motivera och inspirera dem med hjälp av en övertygande vision av företagets ambitioner.
- Arbetsplats och medarbetarengagemang genom regelbundna omvärderingar av kompetensen.
Och om utbildningen av någon anledning inte är bra kommer dina anställda att märka det och reagera därefter.
40 % av de anställda med nya roller, som får dålig utbildning slutar inom ett år..
Det är dyrt att byta ut anställda - upp till 2 500 dollar per anställd - så kostnaden för otillräcklig utbildning kan bli betydande.
Korrekt utbildning av anställda är viktigt och en utbildningsplan för anställda är det första steget du kan ta för att säkerställa ett effektivt utbildningsprogram i din organisation.
📝 Vad är ett utbildningsprogram för anställda?
Medan en utbildningsplan ger dig en mall är det ett utbildningsprogram som ger den liv - detär det verktyg som levererar fördelarna med utbildningen till dina medarbetare och din organisation.
Om du undrar hur du ska bygga upp ditt första utbildningsprogram för anställda, tar vi dig igenom de viktigaste stegen.
❓ 7 viktiga frågor att tänka på när du planerar utbildning för anställda
För att skapa en effektiv träningsplan måste du först tänka på följande:
- Målen för ditt utbildningsprogram.
- Vad de anställda förväntar sig av utbildningen.
- Hur utbildningsverksamheten överensstämmer med organisationens affärsmål.
Med detta i åtanke följer här sju frågor som hjälper dig att fokusera på att bygga upp ett effektivt träningsprogram:
Fastställ dina utbildningsmål
1. Vilka utbildningsbehov har dina anställda? Vilka färdigheter har de för närvarande och var finns det brister eller kunskapsluckor?
2. Hur kommer utbildningen att förbättra dina anställdas prestationer? Kommer det att finnas mätbara förbättringar av förmågan genom att lära sig tekniska färdigheter? Eller kommer det att finnas mindre mätbara men inte mindre meningsfulla fördelar, t.ex. hur man kommunicerar mer effektivt?
3. Kommer utbildningen att främja din organisations utveckling av människor? Kommer den att behandla kompetenser som hjälper dina anställda att ta på sig chefsroller eller öka deras karriärutveckling?
Inkludera dina anställda
4. Vad vill dina anställda ha ut av utbildningen?
- Vad får dem att känna sig mer självsäkra?
- Vilka inlärningsmetoder fungerar bäst för dem?
- Var ligger deras intressen?
Anpassa din utbildning och dina affärsmål
5. Hur kommer utbildningen att öka produktiviteten? På vilket sätt kommer utbildningen att leda till effektivare och mer produktiva arbetsflöden för dina medarbetare?
6. Hur kommer utbildningen att bidra till att behålla de anställda? Kommer utbildningen att främja lojalitet bland dina anställda genom att förbättra deras kompetens och karriärutveckling?
7. Kommer utbildningen att hjälpa dina anställda att uppnå företagets mål? Hur väl överensstämmer utbildningsmålen med din organisations företagspolicy, vision och mål?
🛠 Hur man skapar en effektiv utbildningsplan för anställda i 9 steg
Svaren på frågorna ovan hjälper dig att utforma en solid utbildningsplan som uppfyller organisationens och personalens behov.
Följande nio steg är förslag på bästa praxis för att komma igång.
1. Identifiera dina anställdas utbildningsbehov
Det första steget i utformningen av ditt utbildningsprogram är att ta reda på vilka kunskaper, förmågor och färdigheter dina medarbetare har , var bristerna finns och hur de förhåller sig till förväntningarna på rollen och prestationen.
Tips: Det bästa sättet att förstå dina medarbetares utbildningsbehov är att göra en bedömning av utbildningsbehovet. Den avslöjar dina anställdas färdigheter , hur ofta de använder dessa färdigheter och vilka färdighetsnivåer som är avgörande för deras arbetsprestationer, enligt Indeed.
Den identifierar också vem som behöver vilken typ av utbildning.
2. Anpassa din utbildning och dina affärsmål
När du har förstått dina anställdas utbildningsbehov kan du jämföra dem med organisationens affärsmål.
Utbildningsprogrammets inlärningsmål bör överensstämma med och främja dina affärsmål.
Tänk på modulerna i ditt utbildningsprogram när du utvecklar dem och se hur de relaterar till affärsresultat.
Tips: När du utformar ditt innehåll bör du leta efter luckor mellan utbildningsresultaten och dina affärsmål och anpassa innehållet för att täppa till dessa luckor.
3. Fastställ dina utbildningsmål och inlärningsmål
Vid det här laget bör du känna till lärandemålen för din utbildning och de affärsmål som de ska stämma överens med - dettaär en bra vägledning för att fastställa dina lärandemål.
Målen för inlärningen bör ta upp de resultat som du vill uppnå med utbildningen, t.ex. utveckling av specifika kompetenser, förbättring av medarbetarnas prestationer, produktivitet och bibehållande av personal. Se därför till att du utformar utbildning som direkt stöder dessa resultat.
4. Utvärdera dina utbildningsresurser
Undersök vilka resurser som finns tillgängliga för ditt utbildningsprogram (och om du behöver ytterligare resurser):
- Utbildningsbudgeten ,
- Den teknik som du kan använda, och
- Utbildningsmaterial som du har till ditt förfogande
De är alla relevanta för att förstå vilken typ av utbildning du utformar och hur den ska levereras.
Nikos Andriotis, en erfaren IT- och e-learningspecialist, har sammanställt en hjälpsam checklista för att bedöma utbildningsresurser:
- ☑️ Finns det befintligt utbildningsmaterial som du kan återanvända för ditt utbildningsinnehåll (t.ex. dokument, presentationer, videor eller annat innehåll)?
- ☑️ Har du tillgång till interna resurser för att utveckla ditt utbildningsinnehåll? Skribenter, videofilmare, grafiker, ämnesexperter och AI-innehållsförfattare kan ge värdefull hjälp med att ta fram utbildningsmaterial av hög kvalitet.
- ☑️ Hur mycket tillgång kommer du att ha till tekniska resurser, t.ex. IT-stöd? Du kan behöva hjälp med att installera och leverera e-learninglösningar eller andra typer av moderna LMS-system.
- ☑️ Vad är utbildnings utbildningsbudget? En högre budget kan göra det möjligt att anlita experter för att skapa anpassat innehåll. En lägre budget kan begränsa vilken typ och omfattning av utbildning du kan leverera. När du bedömer din budget är det viktigt att ta hänsyn till alla utbildningskostnader - direkta och indirekta - och hur de förhåller sig till de riktmärken som din organisation har satt upp.
- ☑️ Har ni tillgång till lokaler för att ge personlig utbildning? Den här frågan är bara relevant om ni planerar att erbjuda personlig utbildning, men om ni vet detta i förväg kan det hjälpa er att se över möjligheterna.
- ☑️ Finns det kommersiella kurser som täcker en del av eller hela ert utbildningsinnehåll? Om så är fallet, och om budgeten tillåter det, kan detta ge dig bekväm tillgång till en mall för en utbildningsplan för anställda för att påskynda upplägget och genomförandet av ditt utbildningsprogram.
- ☑️ Kan du använda kostnadsfria utbildningsresurser som finns tillgängliga on- och offline? Om du hittar något som uppfyller dina behov kan du spara mycket tid och arbete genom att använda det.
5. Få stöd från den högsta ledningen
Att få stöd från de högsta beslutsfattarna i din organisation är ett viktigt steg mot att säkerställa att ditt utbildningsprogram blir framgångsrikt.
"Ledningens stöd hjälper till att visa hur viktigt ett program är", förklarar Shannon Kluczny, erfaren utbildare och kundansvarig på BizLibrary.
Tips: Efter de föregående stegen har du allt du behöver för att göra en bra affärsidé för utbildning, dvs. fördelarna, de resurser som krävs och hur den överensstämmer med affärsmålen.
Det är också värt att hålla den högsta ledningen informerad när du utarbetar din träningsplan.
6. Utarbeta utbildningsplanen.
Utbildningsplanen kombinerar det du hittills har samlat in - dina anställdas behov, utbildningens mål och syften, godkännande och (eventuellt) feedback från högsta ledningen samt en inventering av tillgängliga resurser. Allt detta kommer att vägleda dig i dina utbildningsinsatser.
Utformningen av en läroplan går hand i hand med den valda utbildningsmetoden (se nästa steg), så det kan hända att du behöver gå flera gånger mellan dessa steg.
Som ett minimum bör läroplanen ta hänsyn till följande:
- Innehållet ska vara inriktat på de inlärningsmål som du tidigare har fastställt, anpassat till den typ av färdigheter som lärs ut (t.ex. hårda respektive mjuka färdigheter) och anpassat till moderna inlärningsbehov, dvs. tillämpbart, aktuellt, informationsrikt, engagerande och med tydliga behållningar.
- Utbildningsmottagarna: Vem i organisationen kommer att få utbildningen? Alla anställda, bara vissa grupper eller avdelningar?
- Arbetsflöde och schemaläggning: definiera den tid som finns tillgänglig för utbildning, hur ofta sessionerna ska hållas, om de är självstyrande eller lärarledda, hur inlärningsmålen ska ordnas och hur mycket flexibilitet som behövs.
- Leveransmetod och material: definiera utbildningsformat, verktyg och medium.
Att utveckla läroplanen är ett viktigt steg som kan ta ett tag att arbeta igenom.
7. Bestäm utbildningsmetoden.
Du kan öka nyttan av din utbildning genom att välja den lämpligaste utbildningsmetoden för din personal och din verksamhet.
Tips: Var uppmärksam på nya inlärningstrender och moderna utbildningsmetoder, t.ex. mikrolärande.
Utbildningen på arbetsplatsen är under utveckling. Här finns bara några exempel på inlärningsmetoder som anpassas till behoven i moderna organisationer:
- distansutbildning jämfört med personlig utbildning,
- scenariobaserad,
- undersökande,
- spelifierat lärande, och
- mikrolärande.
Modern utbildning finns i många olika former, så för att göra dem begripliga har Indeed delat in dem i åtta olika typer av utbildningsmetoder för anställda.
1. Teknikbaserat lärande tillhandahålls helt online (dvs. e-lärande) eller med hjälp av en hybridmetod som inbegriper datorer (dvs. datorbaserad utbildning). Denna metod möjliggör lärande i egen takt och tillgång på begäran. Den är dock inte övervakad, så det är svårt att veta hur väl dina deltagare tar till sig materialet.
2. Simuleringar är mest användbara för teknisk utbildning, t.ex. inom medicin- eller flygindustrin. De efterliknar verkliga scenarier, så att dina praktikanter får exponering för situationer som de kan stöta på på jobbet.
3. Praktisk utbildning är ett praktiskt tillvägagångssätt som lämpar sig väl för nyanställda i organisationen eller personer i nya roller.
4. Coachning eller mentorskap är också bra för nyanställda, personer som genomgår rollförändringar eller personer som är för trötta i sina nuvarande roller. Det är en stödjande typ av utbildning, men det kan ta värdefull tid från dina mest kunniga personer (eftersom de kommer att tillbringa tid som mentorer).
5. Instruktörsledd utbildning är ett traditionellt tillvägagångssätt som möjliggör interaktion i realtid mellan utbildaren och deltagarna, men det är svårt att skala upp.
6. Rollspel är mycket effektivt när det gäller scenarier för interaktion med klienter eller kunder. Det gör det möjligt för praktikanterna att öva på att hantera verkliga och eventuellt svåra situationer.
7. Videobaserad utbildning är ett snabbt och effektivt sätt att utbilda personal och ett populärt alternativ till läsmaterial. Du kan välja mellan flera format: animation, live-action, berättelse till kamera eller inspelningar av datorskärmar.
8. Fallstudier är användbara när du behöver träna på analytiska färdigheter eller problemlösningsförmåga. Det fungerar ofta genom att ge praktikanterna scenarier att arbeta igenom, verkliga eller påhittade, och be dem hitta lösningar.
Genom att välja den lämpligaste metoden kan du maximera utbildningens effekt på dina medarbetare och din organisation.
➡️ Upptäck hur Zavvy hjälpte till att skapa en anpassad utbildningsrutin för ledare på Freeletics.
8. Utvärdera utbildningsprogrammets effektivitet
The utbildningens effektivitet av ditt program mäter dess effekt i förhållande till dess mål och syften.
"Det blir mycket lättare att kvantifiera utbildningen", föreslår Kluczny, när de anställdas utbildningsbehov "är anpassade till verksamheten" .
Använd mått som kvantitet, kvalitet, tid, kostnad och effektivitet och utveckla en strategi för benchmarking för att bedöma framstegen i förhållande till dessa mått.
Använd också enkla rapporter som är lätta att komma åt och organisera din övervakning genom att använda regelbundna, schemalagda utvärderingstillfällen.
9. Mät, ompröva och förbättra ditt utbildningsprogram.
För att upprätthålla ett effektivt utbildningsprogram för anställda bör du regelbundet övervaka dina utbildningsmått och effektivitet för att förstå vad du kan förbättra.
Dr. Lisa Evans, chef för programmet Learning and Design Technology vid University of San Diego, föreslår att du ställer dig själv frågor som:
- Vad fungerar? Vad fungerar inte?
- Har lärandemålen ändrats?
- Hur är det med dina affärsmål? Har du nyligen uppdaterat ditt företags uppdrag? Bör du justera lärandemålen?
- Behöver du mäta mätvärden på ett annat sätt?
Använda feedback från medarbetarna för att informera om din process genom att fråga dina medarbetare vad de har lärt sig av sin utbildning, hur den hjälpte dem, vad de gillade och vad de inte gillade.
En utbildningsmatris är ovärderlig - den samlar utbildningsinsatserna i din organisation så att du kan hålla dig uppdaterad om vem som får vilken utbildning och när. Den hjälper dig att spåra och schemalägga all utbildning i din organisation.
Tips: Använd en utbildningsmatris för att få en överblick över utbildningen i din organisation och hur den är kopplad till anställda och team.
➡️ Kolla in Zavvy:s färdiga utbildningsmallar för att se hur Zavvy kan hjälpa din personal att utvecklas genom innovativa och flexibla utbildningslösningar.
❌ 4 fallgropar i utbildningsplanen för anställda som du bör undvika
Att driva ett träningsprogram kan vara en utmaning, så var medveten om vanliga fallgropar att undvika. Här är fyra av dem som du bör hålla utkik efter:
1. Överbelasta dina medarbetare genom att förvänta dig att de ska passa in utbildningen i sina upptagna scheman utan att ge dem den flexibilitet eller tid som behövs för utbildningstillfällen.
2. En plan som inte kan anpassas till förändrade behov eller omständigheter: Är din utbildningsplan tillräckligt flexibel för att kunna anpassas till en ny pandemi, till exempel?
3. Utbildning som inte är synkroniserad med utveckling av medarbetarna är en stor brist, eftersom utveckling av medarbetarna ligger till grund för utbildningens fördelar för dina medarbetare och din organisation.
Tips: Skapa utvecklingsplaner för anställda för att belysa var din utbildning kommer att vara till störst nytta för dina medarbetare.
4. Att inte följa förslagen om bästa praxis för att utvärdera programmets effektivitet och följa upp med de anställda, eller att göra dessa saker men inte agera på dem.
➡️ Skapa mer givande utbildningserfarenheter och påskynda inlärningen med Zavvy
Utbildning är viktigt, och det är viktigt att ha ett praktiskt tillvägagångssätt för att planera och utforma utbildningen.
Zavvy ger dig utbildningslösningar för att skapa effektiva, flexibla och relevanta utbildningsprogram för din organisation.
Från intuitiv planering av medarbetarutveckling till modern utbildning som använder vetenskapligt underbyggda metoder - som mikrolärande och distanserad repetition - har Zavvy verktygen och expertisen för att maximera tillväxten hos dina medarbetare genom utbildning.
Zavvy fungerar smidigt med dina befintliga ramar för personalutveckling och erbjuder fullständig flexibilitet när det gäller hur du lägger upp din utbildning.
Kontakta oss för en 30 minuters demo och se det själv.