Como conduzir uma reunião de avaliação de desempenho: O seu guia completo
Planeou as avaliações de desempenho, distribuiu-as e pediu a todos que as preenchessem. Só falta uma coisa: apresentar o resultado aos seus empregados numa reunião de avaliação do desempenho.
Independentemente da experiência anterior, organizar este tipo de reunião pode parecer assustador.
A preparação para uma reunião de avaliação do desempenho ajuda-o a manter a calma e a dar feedback de forma adequada. Porque mesmo com críticas construtivas, a forma como as partilha faz a verdadeira diferença.
Este artigo ensiná-lo-á a conduzir uma reunião de avaliação do desempenho com os seus empregados. Como resultado, acabará por se sentir melhor equipado para lidar com esta pedra angular do processo de avaliação.
O que é uma reunião de avaliação do desempenho?
Uma reunião de avaliação do desempenho é uma discussão formal entre um trabalhador e a sua chefia para avaliar o desempenho profissional do trabalhador durante um determinado período.
Estas reuniões fazem normalmente parte do sistema de gestão do desempenho mais alargado de uma organização e ocorrem frequentemente de forma regular, por exemplo, anual ou semestralmente. No entanto, algumas empresas podem realizá-las com maior frequência.
Uma reunião de avaliação do desempenho tem como objectivo criar um espaço de partilha de feedback sobre os pontos fortes e as áreas a melhorar de um colaborador. É também uma oportunidade para o colaborador e o gestor discutirem as suas realizações, desafios e objectivos. Além disso, podem analisar projectos ou tarefas específicas, o desempenho geral do trabalho ou as aptidões e competências relacionadas com o trabalho.
Sugestão: Para obter um resultado positivo, é necessário colocar as perguntas correctas durante a fase de avaliação.
➡️ Consulte o nosso artigo sobre avaliações dos trabalhadores para saber mais sobre todo o processo.
✍️ Como efectuar uma avaliação do desempenho: Não se esqueça da preparação
A forma como se apresentam os resultados é fundamental. Toda a gente quer sentir-se vista e apreciada e saber que o seu trabalho faz a diferença. Uma reunião de avaliação do desempenho é a oportunidade de mostrar aos seus empregados que eles são importantes - e como.
Independentemente de qualquer crítica construtiva, pode aprender a conduzir este tipo de reunião de forma a que os seus empregados saiam inspirados e motivados para continuar a crescer!
Na fase de preparação, os gestores têm algumas tarefas críticas.
Recolha e análise de dados de desempenho
Se utilizar uma avaliação de desempenho a 360º, deve recolher as classificações de desempenho de vários participantes.
Dica: Certifique-se de que sabe qual o feedback que deve apresentar ao seu empregado e como interpretar os resultados.
Definição de objectivos
O que é que quer obter da reunião?
Idealmente, pretende que o seu empregado saia com objectivos e passos de acção claros e sem ambiguidades quanto aos resultados da sua avaliação de desempenho.
Também quer que se sintam motivados e inspirados para continuar a trabalhar e a ter um desempenho ainda melhor.
Dica: O pior é entrar numa reunião sem uma ordem de trabalhos clara e aperceber-se de que esteve a fazer conversa fiada durante toda a reunião , sem ter ideias claras e passos de acção.
Criar uma agenda
A ordem de trabalhos deve indicar o que vai ser abordado na reunião. Envie-a aos participantes com antecedência por correio electrónico - mais informações na próxima secção.
➡️ Consulte o nosso modelo de agenda de reunião de revisão trimestral.
💡 O seu guia passo a passo e dicas para reuniões de avaliação do desempenho
Seguem-se os passos recomendados para reuniões de avaliação do desempenho eficazes.
Para uma consulta rápida, encontrará os passos descritos na secção seguinte como uma lista de verificação.
Definir expectativas
Uma reunião de avaliação do desempenho bem sucedida começa antes da hora e do dia marcados; começa quando se envia o convite para a reunião.
No convite, inclua uma descrição geral da ordem de trabalhos, eventuais preparativos e o que os seus empregados podem esperar.
Convide-os a contactá-lo para esclarecer quaisquer dúvidas antes da reunião.
Dica: Para além de ter empregados bem preparados, definir expectativas também ajuda a acalmar os nervos, uma vez que reduz o número de incógnitas e potenciais surpresas desagradáveis.
Trabalhar com objectivos
O bom desempenho é um conceito altamente subjectivo se não utilizarmos objectivos. A base das avaliações é o desempenho dos seus empregados em comparação com os seus objectivos individuais (e específicos da equipa). É também este aspecto que será discutido numa reunião de avaliação do desempenho. O nosso método recomendado de definição de objectivos é o SMART: definir objectivos que sejam
- Específico: Não deve haver ambiguidade quanto ao âmbito do objectivo. Um exemplo de um objectivo não específico é "aumentar o número de seguidores nas redes sociais". Um objectivo específico seria "aumentar o nosso número de seguidores nas redes sociais em 5000 seguidores no prazo de 2 meses". Este exemplo também inclui outras partes dos objectivos SMART.
- Mensurável: Um objectivo mensurável significa que está a trabalhar com uma métrica chave que pode ser quantificada. No exemplo acima, "5000 seguidores" é um objectivo que torna a meta mensurável.
- Alcançáveis: É essencial que os objectivos pareçam estar ao alcance (com algum esforço!) para manter os empregados motivados. Se o objectivo for demasiado rebuscado, podem sentir-se desanimados.
- Relevante: Deve haver uma razão clara para estar a trabalhar para este objectivo específico. Por exemplo, verificar as métricas das redes sociais seria mais adequado para um gestor de marketing do que para um representante do serviço de apoio ao cliente.
- Com prazo: É necessário um prazo para atingir o objectivo. O ideal é trabalhar com objectivos que possam ser atingidos antes da próxima reunião de avaliação do desempenho, de modo a poderem discutir o resultado.
Um objectivo SMART deve ser facilmente compreendido, mesmo por alguém sem conhecimentos especializados no seu nicho. Por exemplo, toda a gente pode compreender o conceito de 5000 seguidores em dois meses, mesmo com poucos conhecimentos de redes sociais.
Os empregados podem então trabalhar para atingir esses objectivos antes da sua próxima avaliação de desempenho.
🕵️♀️ Se quiser ir mais longe, criámos um guia para saber mais sobre a diferença entre objectivos de desempenho e objectivos de desenvolvimento.
Discutir as realizações e as insuficiências
Graças aos objectivos, será mais fácil ver onde o empregado atingiu ou excedeu as expectativas e onde ficou aquém.
Eis as nossas dicas para falar sobre as suas realizações:
- Discutir o desempenho e dar feedback construtivo é a parte central de uma reunião de avaliação do desempenho - uma reunião que muitos novos gestores podem temer. Lembre-se de que é mais importante a forma como dá o feedback do que o que está em causa.
- Concentre-se na forma como os empregados podem evitar repetir o que correu mal, em vez de culpar os erros do passado.
- Encontrar o equilíbrio entre ser empático, por um lado, e autoritário, por outro. Para o conseguir, é preciso prática. Mas tornar-se-á mais fácil a cada avaliação de desempenho.
- Assegure-se de que o feedback que dá é o mais construtivo e objectivo possível. Quando aplicável, utilize métricas para reforçar os seus argumentos com números.
- Utilize a escuta activa para que os seus empregados se sintam ouvidos e para que a mensagem chegue mais longe. Em suma, isto implica transmitir-lhes o significado da mensagem com as suas próprias palavras. Também inclui estar presente e dar-lhes toda a sua atenção.
- Mantenha o contacto visual se a reunião for presencial e continue a olhar para o ecrã se a discussão for em linha. Verificar o telemóvel é um grande erro quando se pratica a escuta activa.
Dica: Não tenha medo do silêncio! As descobertas mais significativas surgem quando damos espaço às pessoas para reflectirem e ligarem os pontos, em vez de nos apressarmos a preencher e evitar um silêncio potencialmente embaraçoso.
Quer mais dicas e exemplos? Veja os nossos exemplos de feedback construtivo.
Destacar áreas de melhoria
As áreas em que o seu empregado não atingiu os seus objectivos devem, idealmente, ser o foco do próximo período.
Porque é que eles acham que não atingiram o objectivo?
- Terá sido devido a um fraco desempenho, ética de trabalho e falta de motivação?
- Poderia ter feito mais para os apoiar?
- Teriam precisado de formação ou recursos adicionais?
- Existem lacunas no processo de avaliação do desempenho?
- Ou os objectivos de desempenho dos trabalhadores eram demasiado optimistas?
Seja qual for a razão, é necessário assegurar que os gestores e os trabalhadores estão cientes das áreas a melhorar antes de avançar.
Ao discutir áreas de crescimento, oriente os seus empregados encorajando-os a encontrar soluções em vez de as impor.
Dica: Uma abordagem de coaching aumenta as hipóteses de as pessoas seguirem em frente e fazerem os ajustes necessários. Afinal de contas, foram elas que delegaram as tarefas a si próprias, não você!
Para ver uma abordagem de coaching ao desempenho e ao crescimento na vida real, consulte o nosso estudo de caso detalhado sobre o desenvolvimento de funcionários na Spotify. Eles são, sem dúvida, uma das melhores organizações de aprendizagem por aí.
➡️ Saiba mais sobre como melhorar a gestão do desempenho e quais os indicadores de desempenho dos colaboradores a medir nos nossos guias completos.
Definir objectivos para o próximo período de revisão
Deixe que as lições aprendidas com a definição de objectivos anterior influenciem os objectivos para o período seguinte. Trabalhar com objectivos baseados em pontos fortes pode ajudar a criar um plano de acção para potenciar os pontos fortes de alguém em vez de corrigir os pontos fracos. Pode ajudar a incentivar os empregados a fazer um trabalho melhor. Além disso, muitas pessoas gostam mais de fazer coisas em que são boas do que coisas que consideram desafiantes.
Sugestão: É fundamental documentar os resultados da reunião de avaliação do desempenho para referência futura.
Programar os acompanhamentos
Recomendamos a realização de controlos regulares durante o próximo período de revisão.
Durante a reunião, certifique-se de que se trata de uma conversa a dois.
Faça perguntas abertas para envolver ainda mais o empregado.
Envolver os seus empregados é a chave para fazer com que as suas avaliações de desempenho passem da medição do desempenho para a gestão do desempenho.
Com muitos empregados e reuniões de avaliação de desempenho, torna-se rapidamente muito difícil manter o controlo - o nosso software de check-in é perfeito!
Como é que se estrutura uma reunião de avaliação do desempenho? Exemplo de ordem de trabalhos da reunião
Utilize esta lista de verificação, que resume o que foi abordado anteriormente, para realizar reuniões de revisão eficazes.
- Defina as expectativas - Partilhe no convite o que os seus empregados podem esperar da reunião e quaisquer preparativos necessários.
- Trabalhar com objectivos - Utilizar objectivos SMART como base para a avaliação.
- Discutir as realizações - Lembre-se de usar uma escuta activa e discutir o que eles e você poderiam ter feito melhor.
- Destacar áreas de melhoria - Permita que o seu empregado desenvolva soluções para os problemas de desempenho.
- Defina objectivos para o próximo período de revisão - Deixe que o passado informe o futuro para definir objectivos realistas, mas não deixe de desafiar os seus empregados.
- Agendar acções de acompanhamento - As acções de acompanhamento podem ser decisivas numa reunião de avaliação do desempenho. Ajudam os seus empregados a corrigir o rumo e a detectar quaisquer mal-entendidos antes que se tornem erros.
Obtenha todos os nossos modelos de reunião de check-in aqui. Com modelos para 17 cenários diferentes, podemos garantir que há algo para si.
5 Benefícios da realização de reuniões de avaliação do desempenho
As ferramentas e as soluções de software podem melhorar consideravelmente o processo de gestão do desempenho. No entanto, não substituem as conversas directas entre gestores e trabalhadores.
As reuniões de avaliação do desempenho - presenciais ou em linha - são preciosas. Eis porquê.
Asseguram a compreensão mútua
É possível evitar muitos erros com uma comunicação correcta. A comunicação é fundamental para o crescimento e o sucesso profissional, sobretudo no caso das equipas à distância, uma vez que não se pode simplesmente passar por um colega e deixar uma pergunta. Tudo tem de ser explicado em pormenor, porque cada um tem uma versão diferente do senso comum ou da forma de realizar procedimentos específicos.
Uma conversa sobre a avaliação do desempenho é uma oportunidade para esclarecer que estão na mesma página no que diz respeito ao desempenho do funcionário, aos itens de acção e aos objectivos do funcionário.
As reuniões de avaliação do desempenho dão um tom positivo e orientado para o futuro
Não se esqueça de equilibrar a crítica construtiva com o feedback positivo. Estabeleça padrões para o desempenho futuro e relacione-os com os potenciais resultados benéficos, tanto para o seu empregado como para toda a equipa. As pessoas sentir-se-ão mais motivadas para fazer um bom trabalho se virem como as suas contribuições contribuem para as vitórias da empresa.
Incentivam o crescimento
O feedback sobre o desempenho dá indicações claras sobre os pontos a melhorar e sobre aquilo em que cada colaborador se deve concentrar no próximo período de avaliação. É mais fácil crescer se tivermos algo com que competir (os nossos objectivos). Além disso, as reuniões presenciais, sempre que possível, ou as reuniões individuais virtuais com a chefia são mais poderosas do que simplesmente receber os resultados das avaliações de desempenho enviados por correio electrónico.
Destacam as realizações e o potencial
Estas reuniões destacam as realizações e o potencial, o que ajuda a motivar e a envolver os membros da sua equipa. Se trabalhar com objectivos baseados em pontos fortes, estas reuniões, por vezes temidas, podem ter um tom muito mais positivo e ajudar os colaboradores a capitalizar os seus pontos fortes naturais dentro da organização.
Contribuem para um melhor desempenho global
Um melhor desempenho global é um benefício claro do ponto de vista individual e da empresa.
Pode ser fácil assumir que as pessoas preferem um e-mail ou uma mensagem de texto rápida na nossa era digital, mas isso representa um grande potencial perdido.
As avaliações de desempenho são muito mais proveitosas quando organizadas como uma reunião em vez de uma conversa unilateral.
Como lidar com temas sensíveis durante as reuniões de avaliação do desempenho
Enquanto gestor, deve estar preparado para abordar questões sensíveis (como o desempenho insuficiente) durante a reunião de avaliação do desempenho, que pode ser a parte mais enervante da reunião.
Aqui estão as nossas melhores dicas para enfrentar o desafio.
- Sempre que possível, apoie o seu feedback com dados para o tornar o mais objectivo possível. Por exemplo: em vez de dizer: "O seu desempenho não tem estado à altura dos padrões", diga: "O seu objectivo de vendas para o último período de avaliação era de 1 milhão de dólares e conseguiu 100 mil dólares". O desempenho insuficiente é apenas um facto e não uma opinião pessoal. Isto torna-se mais difícil quando se avaliam qualidades "mais suaves", como as capacidades de comunicação.
- Em vez de fazer a crítica logo à partida, convide o seu colaborador a partilhar as suas ideias sobre a área em que teve um desempenho insuficiente. Por exemplo, "O que tem a dizer sobre os seus resultados de vendas durante o último período de avaliação?". Se o colaborador tiver auto-consciência, saberá que os seus resultados ficaram aquém das expectativas e motivá-lo-á para isso. É mais complicado com os empregados que não têm auto-consciência e responsabilidade.
- As pessoas que ficam na defensiva e procuram culpar os outros fazem-no muitas vezes devido a diferentes medos a que se agarram. Na medida do possível, procure a causa principal do medo. Talvez tenham medo de perder o emprego se admitirem que cometeram um erro ou que não tiveram o desempenho esperado. Podem também sentir culpa e vergonha em relação aos erros e desviá-los como estratégia de sobrevivência.
- Seja compassivo e empático. Tente colocar-se no lugar do seu empregado e compreender porque é que ele não conseguiu atingir os seus objectivos ou porque é que as coisas não correram como planeado. Tente perceber se existe uma razão subjacente. Talvez ele esteja a debater-se com uma situação da sua vida privada que não se sente à vontade para partilhar.
- Planeie o que vai dizer, mas não faça um guião. As suas palavras têm de fluir naturalmente para não parecerem forçadas. Prepare-se mentalmente, pensando em potenciais resultados e na forma como irá lidar com cada um deles. Se estiver disposto a aprender com cada reunião de avaliação do desempenho, ficará surpreendido com a rapidez com que melhorará e se sentirá à vontade a conduzi-las!
- Esteja aberto a mudar a sua mentalidade. As reuniões de avaliação do desempenho não são interrogatórios. Não está lá para tentar desvendar os erros do passado de alguém ou para o fazer sentir-se culpado por coisas que correram mal. Está lá para o ajudar a atingir o seu potencial máximo no futuro. Cultive uma mentalidade de crescimento, concentrando-se nas lições aprendidas e nas possibilidades de melhoria.
Nunca é demais estar preparado para lidar com temas sensíveis. Se precisar de mais prática, consulte a nossa formação sobre como dar e receber feedback.
➡️ Zavvy permite reuniões de avaliação do desempenho mais significativas
As reuniões de avaliação do desempenho são essenciais para o processo de avaliação e são algo que a sua organização não deve descurar.
O resultado de uma reunião pode ser determinante para a motivação e os resultados dos seus colaboradores e, consequentemente, para o desempenho da sua empresa.
Saber que a utilização mais estratégica do seu tempo é preparar a forma de dar o feedback. Uma coisa menos óptima e que consome muito tempo é a administração por detrás de uma reunião de avaliação do desempenho.
E é por isso que o Zavvy vem facilitar a sua vida!
O nosso software de avaliação do desempenho permite uma recolha de dados mais fácil e é um local de referência para tudo o que diz respeito ao desempenho e desenvolvimento dos trabalhadores.
Além disso, o nosso software de reuniões individuais torna as reuniões de avaliação do desempenho à distância mais fáceis de gerir. Ajuda a organizar conversas estruturadas e significativas.
Marque uma demonstração para saber como o Zavvy pode facilitar o processo de avaliação de desempenho da sua organização e o crescimento de 360° dos funcionários.