Orçamentos de formação: Uma chave para melhorar o valor do tempo de vida dos empregados
Imagine viajar para um país que fala uma língua estrangeira sem pesquisar, planear ou utilizar um guia turístico.
- Ou se gasta o tempo e o dinheiro a escolher eventos turísticos excitantes ao acaso ou eventos que se lamenta.
- Ou então, é tão ignorante que acaba por não fazer nada de especial.
O mesmo se passa com os orçamentos de formação. As empresas gastam 130 mil milhões de dólares para formar o seu pessoal, mas apenas 25% dessa formação é eficaz.
A razão comum pela qual estas formações são improdutivas deve-se a uma investigação, planeamento e orientação deficientes.
Este artigo mostra-lhe o aspecto de um orçamento de formação bem planeado e os passos essenciais para criar um orçamento de formação adequado.
O que é um orçamento de formação?
Um orçamento de formação refere-se aos custos directos e indirectos e aos recursos utilizados para formar os colaboradores de uma organização. Inclui o custo de cursos, livros e outros materiais de aprendizagem. Inclui também os custos indirectos, como salários, compensações e tempo despendido na preparação da formação.
Reservar um orçamento para a formação é essencial para a capacitação dos trabalhadores. Ajuda os empregados a acederem aos conhecimentos de qualidade de que necessitam para desempenharem eficazmente as suas funções.
Em muitos casos, os trabalhadores podem decidir mais ou menos livremente como gastar o seu orçamento de formação.
Liberdade máxima, poder máximo. Não é verdade? Não necessariamente.
No entanto, um orçamento de formação correctamente utilizado também influencia a satisfação do cliente.
Um empregado bem formado sabe como lidar com os clientes e evitar situações, enquanto um mau serviço ao cliente e um moral baixo podem levar à perda de lucros e afectar o seu ROI.
Porque é que os orçamentos de formação são importantes?
Aumenta o sucesso e a experiência do cliente
Os seus empregados são os guardiões entre a sua organização e os clientes. Por isso, devem receber formação adequada para oferecerem melhores serviços. Uma má experiência do cliente pode afetar negativamente a reputação da sua organização. Por isso, a implementação de um LMS dedicado à formação de clientes pode capacitar os seus representantes com os conhecimentos e competências necessários para proporcionar uma excelente experiência ao cliente.
86% dos clientes voltarão a fazer negócio consigo quando tiverem uma experiência positiva. No entanto, se o inverso acontecer, 53% passarão a fazer parceria com a concorrência.
Melhora o valor do tempo de vida do funcionário
Um bom orçamento para a formação permite uma boa experiência para os trabalhadores. Quando pode dar ao seu pessoal os recursos necessários para melhorar as suas competências, eles interpretam isso como um investimento no seu potencial.
O que acaba por aumentar a sua confiança e leva ao empenhamento dos trabalhadores. Os trabalhadores empenhados vêem o sucesso da organização como algo vital para eles próprios.
Por outro lado, o trabalhador desinteressado só faz o trabalho porque lhe mandam. Como resultado, o primeiro tem um melhor desempenho e continua a melhorar ao longo dos anos. Além disso, ele permanecerá mais tempo na organização, uma vez que você colocou a fasquia alta para a concorrência.
Estes factores ajudá-lo-ão a conhecer os seus empregados mais valiosos e a tomar melhores decisões em matéria de capital humano que proporcionem um ROI mais significativo.
Melhora a retenção de talentos
94% dos trabalhadores permanecerão nos seus empregadores se estes investirem na aprendizagem a longo prazo. Um orçamento de formação razoável, associado a um plano de desenvolvimento, demonstra o seu empenho em ajudar os seus empregados a melhorar as suas competências. Além disso, gera confiança no local de trabalho e coloca a fasquia elevada para a concorrência.
Prepara a sua organização para o futuro
Em 2022, 42% das competências essenciais necessárias para o desempenho das actuais funções serão alteradas devido às rápidas mudanças tecnológicas. Além disso, até 2025, 75% da força de trabalho será dominada por millennials que valorizam a aprendizagem contínua.
Fornecer os recursos de que necessitam para crescer prepara-os para um ambiente de trabalho em rápida mudança. Por outro lado, o não fornecimento de recursos torna as suas competências enferrujadas e redundantes, afectando negativamente o sucesso da sua organização.
Um orçamento para a formação assegura a longevidade da sua organização, tornando os empregados aptos a adaptarem-se a futuros desenvolvimentos e mudanças, fornecendo os recursos necessários para a sua actualização de competências.
Melhora a produção e o desempenho no trabalho
O que alimenta a sua organização é o que sai do outro lado. Os empregados com melhor formação necessitam de menos supervisão, aparecem mais ao trabalho e relacionam-se melhor com os clientes.
Todos estes factores irão impulsionar as vendas e o sucesso da organização. Mas cortar na formação dos empregados em vez de investir nela terá consequências desastrosas.
📊 Referências: Qual o orçamento de formação que as empresas atribuem aos seus colaboradores?
O orçamento de formação que as empresas atribuem aos seus empregados varia. Geralmente, as empresas estão conscientes do ROI da formação do seu pessoal. Mas, devido à pandemia da COVID-19, houve mudanças significativas nos padrões de despesa das organizações.
Embora muitas empresas complementem a formação física com plataformas de e-learning para reduzir os custos de formação, continuam a afectar enormes fundos à formação do pessoal.
De acordo com o relatório do sector, as organizações sediadas nos EUA com 100 a 999 trabalhadores gastaram aproximadamente 1 678 dólares por trabalhador em formação só em 2020.
O relatório revela ainda que as grandes empresas afectam 22 milhões de dólares à formação, enquanto as médias empresas gastam 808 355 dólares. As pequenas empresas gastam 506.819 dólares.
Para Abby Wilson, das bandeiras LGBTQ da Austrália, "o orçamento de formação que definimos é, normalmente, o mesmo montante do salário que temos por indivíduo. Quando podemos, aumentamos o orçamento em cerca de 2-3%".
A Academia Penta estabelece um orçamento anual de formação de €1,000. Além disso, a Penta disponibiliza programas e cursos gratuitos para os funcionários através das suas contas no LinkedIn.
⚖️ Como se calculam os custos de formação?
1. Determinar as suas necessidades de formação
Max Benz, fundador da Banking Geeks, afirma que:
"Quando se trata de definir os orçamentos de formação para os empregados, há alguns factores a considerar. Em primeiro lugar, é necessário avaliar as necessidades da sua força de trabalho.
- Em que áreas precisam de melhorar?
- Que competências precisam de adquirir?
Quando tiver uma boa compreensão dos requisitos de formação, pode começar a pesquisar o custo de vários programas. Também é necessário factor no tempo necessário para a formação e qualquer perda de produtividade que possa resultar.
Finalmente, terá de definir um orçamento realista e exequível. Ao ter em conta todos estes factores, pode desenvolver um orçamento de formação que satisfaça as necessidades dos seus empregados, sem ultrapassar as suas limitações financeiras."
Um plano detalhado de desenvolvimento dos colaboradores deve analisar as lacunas de competências e as necessidades da sua organização. Deve também ter em conta as aspirações de carreira do seu pessoal e encontrar um terreno comum para o ajudar a atingir esse objectivo.
Terá de trabalhar com outros gestores, com toda a sua equipa de People Ops e com os empregados que precisa de formar. Isto dar-lhe-á uma visão de 360 graus para criar a melhor estratégia de formação.
Eis como determinar as necessidades de formação dos seus empregados:
- Consulte a descrição das funções do seu empregado (ou melhor: percurso profissional).
- Pergunte aos empregados quais são os seus objectivos de carreira.
- Alinhar os seus objectivos com os objectivos e valores da empresa. Por exemplo, crie um quadro de visão e coloque-o em exposição na organização. Desta forma, todos podem ver os objectivos organizacionais, como se encaixam no quadro geral e porque é que o seu papel é essencial para atingir o objectivo organizacional.
- Testar e avaliar o seu conjunto de competências. A forma mais comum de o fazer é através de uma avaliação de feedback 360° baseada em competências.
Pense em fazer as seguintes perguntas:
- A formação será em linha ou no local?
- Haverá despesas de viagem, de alimentação e de alojamento?
- Preciso de contratar pessoas com recursos fora da minha organização? Existem membros da minha organização que podem orientar e formar outro pessoal?
- Quanto custará cada uma destas formações?
- Terei de comprar materiais e material didáctico para o meu pessoal?
Depois de responder a estas perguntas, avalie o custo da formação com base nos recursos de que necessitam.
2. Calcular com base no salário
Outra forma de determinar o custo da formação dos trabalhadores é através desta fórmula simples:
Salário anual total (por trabalhador) X 1-3% = orçamento de formação.
Determine o montante total que gasta com cada trabalhador. Depois, multiplique esse valor por um a três por cento do seu salário. Isto dar-lhe-á o seu orçamento de formação.
Esta técnica é ideal, uma vez que permite cobrir tanto os custos fixos (salários dos empregados, material de escritório e equipamento) como os custos variáveis (custos ocultos ou não planeados).
3. Contrate uma agência de RH para calcular o seu orçamento de formação
Pode também contratar uma agência de RH para o ajudar a calcular o seu orçamento de formação. Isto será útil quando for difícil fazê-lo de forma autónoma.
Além disso, permite-lhe ter uma perspectiva externa e descobrir custos ocultos que lhe terão escapado durante o processo de planeamento.
Maciej Kubiak, Director de Pessoal da PhotoAiD, partilha a sua opinião sobre a externalização do cálculo do orçamento da formação:
"Tivemos dificuldades em criar uma estratégia orçamental de formação adequada, pelo que recorremos ao apoio de uma empresa externa de RH. Com a sua ajuda, estabelecemos um orçamento anual para o desenvolvimento dos funcionários.
Os trabalhadores não escolhem os cursos inteiramente por si próprios. Uma vez que os líderes conhecem as melhores necessidades de toda a equipa e de trabalhadores específicos, discutem os planos de desenvolvimento com os membros da equipa. São definidos objectivos de carreira para toda a equipa e os líderes apresentam-nos aos empregadores.
Por conseguinte, o orçamento para a formação é distribuído pelos departamentos e não por trabalhadores específicose os líderes são pessoas que estabelecem a ligação entre as necessidades da empresa e as expectativas dos trabalhadores".
🚩 Limitações: Que problemas traz um orçamento de formação?
Os trabalhadores não sabem como gastar os seus orçamentos de formação, deixando-os intocados. O burburinho sobre o futuro do trabalho e as competências necessárias para se prepararem para ele leva-os a procurar freneticamente por cursos.
- Procuram estes cursos com base em informações de carácter geral , em vez de encontrarem cursos adaptados às suas carreiras.
- Outros empregados gastam os seus orçamentos de formação a participar em conferências que podem ter pouco ou nenhum retorno para a organização e para o empregado, apenas para que o assunto seja "resolvido" rapidamente.
- Alguns empregados podem estar divididos entre as toneladas de cursos em linha e sobrecarregados com o excesso de informação.
Eis o que pode fazer para contornar estes problemas:
- Criar um formulário de inquérito de avaliação das necessidades de formação. Este inquérito é um formulário em linha que contém perguntas a que os empregados têm de responder para ajudar os seus empregados a ministrar a melhor formação. Ajudá-lo-á a identificar as prioridades de formação e a concentrar o seu orçamento no que é importante.
- Trabalhar em estreita colaboração com os empregados para criar o orçamento de formação. Fale com os empregados e ouça as suas opiniões sobre o que deve permanecer no orçamento ou ser retirado.
- Investir em formação individual. Nem todos os problemas necessitam de formação intensiva. Por exemplo, um funcionário que se debate com problemas de comunicação ou não cumpre prazos. Em vez disso, dê formação directa ao empregado.
Como tornar o orçamento da formação mais significativo
Eis como pode aproveitar um orçamento de formação para fazer progredir e desenvolver a sua organização:
1. Avaliar as necessidades de formação dos trabalhadores
Cada trabalhador é diferente.
Por isso, uma abordagem de tamanho único para a sua formação terá o efeito contrário. Por outro lado, uma análise das necessidades de formação ajudá-lo-á a conhecer melhor o seu pessoal.
2. Cultivar uma cultura de aprendizagem
Uma cultura de aprendizagem refere-se à mentalidade de crescimento dos trabalhadores. É quando os empregados estão dispostos a aprender e a aplicar o que aprenderam para ajudar as suas organizações a ter sucesso.
Um exemplo de uma cultura de aprendizagem saudável é a microaprendizagem da Google.
Os trabalhadores enviam por correio electrónico pequenas sugestões sobre o que pensam que a outra pessoa pode fazer para melhorar o seu trabalho. Isto permite-lhes saber o que estão a fazer bem ou mal sem os sobrecarregar com informações. É também uma forma de dar feedback.
Os cursos Whisper também são utilizados para enviar "nudges" aos gestores. Os "nudges" são lembretes que ajudam os gestores a concluir as suas tarefas a tempo. Por exemplo, recebem mensagens de correio electrónico que os lembram de participar em reuniões e de dar feedback construtivo.
Cultivar uma cultura de aprendizagem complementa o seu orçamento de formação. Assegura que a formação que se segue não é um evento único. Em vez disso, os empregados continuam a praticar o que aprenderam após a formação:
- Promover a aprendizagem contínua através da criação de uma biblioteca de recursos. Reserve um gabinete ou secção da organização para albergar materiais de aprendizagem físicos. Por exemplo, livros, áudio, vídeos e muito mais. Também pode criar um Sistema de Gestão da Aprendizagem (LMS) para dar aos trabalhadores remotos acesso a cópias digitais destes materiais.
- Ofereça incentivos para motivar os seus empregados a terem um melhor desempenho. Depois, recompense-os quando melhorarem ou atingirem objectivos importantes. Por exemplo, o seu empregado de vendas começou a ganhar 300 dólares extra por semana. Dê-lhes incentivos monetários (dinheiro, bónus, planos salariais) e não monetários (elogios, reconhecimento e promoções).
3. Desenvolver um quadro de carreira
Um quadro de carreira é um mapa visual que ilustra as funções e as famílias de funções e ajuda os trabalhadores a identificar oportunidades de crescimento dentro das famílias de funções. Por exemplo, a contabilidade, a auditoria e o planeamento financeiro formam uma família de profissões.
Eis três sugestões para desenvolver um quadro de carreira na sua organização:
- Identifique o objectivo do quadro ou os problemas que precisa de resolver. Por exemplo, a falta de comunicação das funções e responsabilidades na estrutura organizacional.
- Escolha a sua ferramenta. Por exemplo, o Notion tem funcionalidades que pode utilizar para criar o seu quadro de carreira. Por exemplo, o modelo de quadro de empregos. Também pode utilizar as folhas de cálculo do Google. A solução mais conveniente e completa é a funcionalidade "career pathing" do Zavvy.
Receia que os quadros de carreira se transformem num grande projeto? O Zavvy AI permite-lhe criar percursos para cada função e nível em minutos.
- Mantenha o seu quadro de carreira actualizado. As organizações são caracterizadas por peças em constante movimento. Por isso, o seu quadro deve acomodar todos, tanto os novos como os antigos. Pode fazer este exercício no primeiro trimestre, semestralmente ou anualmente.
- Promover a responsabilização. Coloque um perito da organização como responsável. Se não se lembrar de ninguém, recorra a um perito externo.
4. Criar um processo de desenvolvimento
A criação de um processo de desenvolvimento transformará o seu orçamento de formação numa experiência de capacitação mensurável. Ao organizar actividades de desenvolvimento e ao fornecer materiais de aprendizagem, estará a dar-lhes as ferramentas de que necessitam para se desenvolverem.
Em seguida, pode agendar sessões de feedback de acompanhamento para obter informações sobre o desempenho dos empregados. Os empregados também podem ser avaliados através de um feedback de 360 graus para lhe dar uma visão completa do seu pessoal.
Siga estes passos para criar um processo de desenvolvimento único na sua organização:
- Conceber um modelo. Veja os nossos modelos gratuitos de plano de desenvolvimento dos trabalhadores para se inspirar.
- Tenha uma conversa aberta com os seus empregados. Descubra as suas aspirações de carreira. Ter um quadro de carreira nesta altura fará com que seja claro para eles saberem como se movimentar dentro da estrutura da empresa. Falámos sobre isto na secção anterior.
- Conduzir programas de orientação dos funcionários para os manter actualizados sobre a evolução da organização.
- Utilizar quadros de carreira para definir os deveres e as expectativas dos trabalhadores.
- Ter uma discussão individual com os empregados sobre as áreas de formação escolhidas. Para que a experiência de formação seja significativa, deve haver um consenso entre as perspectivas dos empregados e dos gestores.
- Siga o princípio 70-20-10 para os planos de desenvolvimento. A formação deve incluir 70% de aprendizagem no local de trabalho, 20% de aprendizagem formal e 10% de aprendizagem através de feedback.
5. Testar e avaliar o progresso
Criar uma matriz de formação antes do início da formação para conhecer as qualificações actuais de cada empregado e o estado das qualificações. Ou seja, se os empregados as atingiram ou não.
Partilhe o seu modelo matricial com todos os membros da organização para os manter actualizados. Após a formação, utilize testes de simulação para avaliar o que aprenderam com a experiência.
Estabeleça regras orçamentais para definir o que acontece quando os empregados não utilizam os seus orçamentos. Por exemplo, se um colaborador estiver a fazer uma pausa, tem de dar formação ao colaborador seguinte que o vai substituir.
Se o seu orçamento for reduzido, utilize métodos de formação menos dispendiosos, como a tutoria entre pares, em que um colega dá formação a um funcionário menos experiente, como veremos na secção seguinte.
Como formar pessoas com um orçamento reduzido
Por vezes, o orçamento é apertado. Infelizmente, isto significa que não pode dar aos empregados os fundos adequados para iniciarem a sua formação. Mas é também a sua deixa para ser criativo.
Não tem necessariamente de gastar muito dinheiro para dar formação prática aos empregados. Em vez disso, comece por fazer cedências e substituir os custos de formação dispendiosos por alternativas mais baratas.
- Investirem formação virtual. Os funcionários nem sempre precisam de estar fisicamente presentes. Podem fazer videochamadas com gestores e formadores a partir do conforto do seu sofá, eliminando os custos de deslocação e alojamento.
Por exemplo, a Amazon oferece formação virtual para trabalhadores remotos. A empresa fornece-lhe um computador portátil com todos os recursos informáticos de que necessita para o processo. Você pode usar ferramentas populares como Zoom e Microsoft Teams para iniciar o treinamento virtual em sua organização. - Procure plataformas que ofereçam cursos gratuitos. A EdApp é um exemplo de uma plataforma de formação de funcionários premiada. Existem outras como a Coursera, a GoSkills e a OpenLearn.
- Obter subsídios para a formação dos trabalhadores. Por exemplo, o Canada Job Grant (CJG) e os subsídios de formação de competências do Departamento do Trabalho dos EUA. Também pode estabelecer parcerias com outras organizações ou empresas que ofereçam programas de formação e desenvolvimento. A AT&T criou o seu próprio Mestrado em Ciências online. Também oferece outros programas relacionados para os funcionários.
- Incentivar a formação cruzada. Ensine um empregado a ensinar os restantes. Por exemplo, os funcionários podem ter reuniões de almoço e aprendizagem todos os meses. Durante esse tempo, podem trocar competências e conhecimentos.
- Optar pela compra de recursos reutilizáveis. Por exemplo, vídeos, ficheiros áudio, diapositivos PowerPoint, etc.
➡️ Melhore o valor do tempo de vida dos funcionários com a Zavvy
Para obter um melhor ROI, as organizações com visão de futuro planeiam o desenvolvimento dos seus empregados desde o recrutamento. Deve calcular as melhores formas de melhorar as competências e reter os novos talentos e o que isso lhe custará desde o início.
À medida que se esforça continuamente por aperfeiçoar os seus orçamentos de formação, utilize os Sistemas de Gestão da Aprendizagem (LMS) para acompanhar e registar cada passo do percurso.
O nosso software de aprendizagem e desenvolvimento tudo-em-um ajudá-lo-á a criar um plano de desenvolvimento que não deixa ninguém para trás. Pode:
- Utilize o Zavvy AI para criar microcursos.
- 🗺️ Criar percursos de carreira para que os empregados tenham total transparência sobre o que se espera deles.
- Desenvolver planos de crescimento, incluindo medidas concretas de formação.
- Atribuir cursos para cada competência.
- Realizar trimestralmente avaliações de desempenho baseadas em competências 360 para apoiar os funcionários regularmente.