20 Melhores Práticas para o Feedback dos Colaboradores para Criar uma Cultura de Trabalho Envolvente
Dar e receber feedback é uma parte essencial da experiência do empregado. Mas dar um feedback significativo e construtivo nem sempre é fácil.
Como é que garante que os seus empregados recebem bem o feedback, mesmo quando o seu conteúdo não é 100% positivo?
E como é que se garante que eles podem efectivamente aplicar o feedback para melhorarem a sua situação?
Dar feedback é uma das melhores formas de mostrar aos seus empregados que valoriza o seu trabalho e as suas contribuições. No entanto, convocá-los para uma avaliação anual impessoal do desempenho não é suficiente.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Descubra a nossa lista de boas práticas de feedback dos colaboradores que o ajudarão a dar feedback com elegância, especialmente quando nem tudo é positivo.
Porque é que o feedback dos trabalhadores é crucial para o sucesso da empresa?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
O princípio fundamental do feedback dos trabalhadores é tratar os trabalhadores como seres humanos. Não como engrenagens sem rosto de uma máquina de fazer dinheiro, mas como pessoas com as suas esperanças, ambições e sonhos.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
É por isso que empresas gigantes como a Google, a Cisco, a Microsoft e a Salesforce investem tanto no envolvimento dos colaboradores. Elas sabem que os seus lucros e crescimento - ou seja, a sua sobrevivência - dependem disso.
Desenvolver uma força de trabalho empenhada significa também criar uma forte cultura de feedback na sua empresa.
Os colaboradores precisam de sentir que podem dar - e receber - feedback sem repercussões. Precisam de saber que os RH e os seus chefes se preocupam e ouvem as suas vozes.
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Menos absentismo;
- Melhoria da produtividade;
- Menos rotatividade;
- Empregados mais saudáveis e mais felizes;
- Maiores lucros;
- Maior satisfação do cliente;
- Crescimento mais rápido;
- Inovação mais rápida.
É uma fórmula simples: empregados empenhados = melhores resultados empresariais.
O feedback dos trabalhadores é uma das chaves para desbloquear esse potencial.
14 Boas práticas para dar feedback aos empregados
Dar feedback aos colaboradores é uma arte, não uma ciência. Ainda assim, existem algumas práticas recomendadas testadas e comprovadas que as equipas de RH podem seguir para garantir que o seu feedback é sempre adequado.
1. Começar o feedback com um objectivo claro em mente
Primeiro, dê um passo atrás e pense no que está a tentar alcançar com o seu feedback.
Quer dar um reforço positivo? Talvez precise de abordar uma questão específica? Ou simplesmente ajudar um empregado a crescer numa determinada área?
Dica: Seja o mais específico possível.
Evite comentários gerais como: "Está a fazer um óptimo trabalho!" ou "Temos de falar sobre a sua atitude".
Em vez disso, tente algo do género:
"Reparei na forma como lidou com a reclamação do cliente sobre o envio tardio. Óptimo trabalho!" ou
"Estou preocupado com a sua recente série de ausências no mês passado. Podemos falar sobre o que se está a passar?"
2. Enquadrar o feedback de forma construtiva
Não pode controlar a forma como os empregados recebem o seu feedback, mas pode controlar a forma como o dá .
Dica: Nunca se pode errar ao enquadrar o feedback de forma construtiva, especialmente quando se pretende resolver um problema.
Eis como transformar o feedback "negativo" em feedback construtivo:
- Negativo: "Não podemos contar consigo para chegar a horas".
- Construtivo: "Reparei que tens chegado tarde ultimamente. Há alguma coisa que possamos fazer para o ajudar a chegar a horas?"
- Negativo: "Não está a conseguir cumprir a sua quota de vendas".
- Construtivo: "Verifiquei os números e não está exactamente onde precisamos que esteja. Vamos debater algumas estratégias para poder fechar mais negócios."
- Negativo: "Está a ser preguiçoso no trabalho".
- Construtivo: "Reparei que não está a aceitar tantos projectos como antes. Está a acontecer alguma coisa em que o possamos ajudar?"
Dica #1: Repare como o feedback construtivo transforma o problema numa oportunidade de crescimento.
Dica n.º 2: Dar feedback construtivo também mostra que está mais interessado em ajudar o empregado a ter sucesso do que em atribuir-lhe culpas.
3. Não usar absolutos
Quando estiver a dar feedback no local de trabalho, evite usar termos absolutos como "sempre", "nunca" e "sempre".
Em primeiro lugar, raramente é verdade e muitas vezes é apenas um exagero. Em segundo lugar, é ofensivo.
Dica #1: Ninguém quer sentir que é incapaz de melhorar.
Dica n.º 2: Volte ao objectivo específico que definiu para o feedback. Fale sobre o comportamento específico que pretende abordar e utilize exemplos concretos em vez de generalizações.
Por exemplo, quer falar com ele sobre os seus atrasos? Cite quantos dias ele se atrasou no último mês em vez de lhe dizer: "Chegas sempre atrasado".
Dica #3: Inicie uma conversa produtiva em vez de a fechar.
4. Não dê aos empregados uma sandes de elogios
Uma "sanduíche de elogios" é quando se introduz um comentário negativo no meio de um feedback positivo, pensando que isso tornará a pílula mais fácil de engolir.
Normalmente é mais ou menos assim:
"Está a ir muito bem no geral, mas tem de melhorar as suas capacidades de gestão do tempo. Reparei que tens chegado muito tarde ultimamente. A propósito, excelente trabalho no grande projecto da semana passada!"
O problema com esta abordagem é que os empregados percebem logo o que está a acontecer. Eles sabem que está apenas a tentar adoçar as más notícias. Também faz com que o "elogio" pareça falso.
Dica n.º 1: Vá directo ao assunto em vez de desperdiçar o seu fôlego (para não falar do tempo deles).
Dica #2: Seja directo, honesto e respeitoso ao dar feedback. E desde que esteja a tentar dar um feedback construtivo, está no bom caminho.
5. Adapte o tom do seu feedback à relação de trabalho
O seu feedback deve ter em conta a sua relação de trabalho com o colaborador. Por exemplo, é seu colega, subordinado directo ou supervisor?
Se estiver a dar feedback ao seu supervisor ou gestor, deve ser mais formal e profissional.
Por outro lado, se estiver a dar feedback a um colega, pode dar-se ao luxo de ser um pouco mais informal.
E se estiver a dar feedback a um subordinado directo, deve encontrar um equilíbrio entre os dois.
Sugestão: Adaptar o tom do seu feedback à relação de trabalho ajudará a garantir que é bem recebido.
6. Fazer do feedback uma conversa bidireccional
Dar feedback eficaz no local de trabalho é apenas metade da batalha.
A outra metade é garantir que os empregados estão realmente a ouvir o que está a dizer. E não apenas a acenar com a cabeça.
Dica: Para garantir que o feedback é recebido, é necessário praticar a escuta activa. Transforme a sessão de feedback de uma palestra unidireccional num diálogo bidireccional.
Aqui estão algumas dicas adicionais para uma escuta activa:
- Repita o que o trabalhador disse para se certificar de que compreendeu.
- Fazer perguntas para obter esclarecimentos.
- Evitar interromper.
- Tomar notas.
A escuta activa mostra aos empregados que respeita a sua opinião e que quer ouvir o que eles dizem.
7. Não esperar pela revisão anual
Se as suas políticas de RH apenas exigem que dê feedback durante uma revisão anual, está a fazê-lo de forma errada.
Uma sessão de feedback por ano significa que tem pouca ou nenhuma ideia do desempenho diário dos seus empregados.
Dica #1: Dê feedback continuamente, não apenas uma vez por ano. Desta forma, os empregados podem corrigir o curso à medida que avançam e pode evitar surpresas na altura da avaliação.
Dica n.º 2: Utilize o feedback 360º para obter uma imagem completa e com mais nuances.
Cabe-lhe a si decidir o que é "feedback regular" para si, mas aqui estão algumas dicas que pode incorporar no seu processo:
- Reuniões de balanço pós-projecto: Marque uma reunião com a sua equipa após cada grande projecto para discutir o que correu bem e o que pode ser melhorado.
- Reuniões individuais: Realize reuniões individuais semanais ou quinzenais com os subordinados directos. Utilize estas reuniões para verificar se estão a enfrentar desafios ou se precisam de apoio.
- Verificações informais: Trata-se de conversas breves e improvisadas que pode ter com os empregados ao longo do dia. Por exemplo, pode perguntar-lhes como está a correr o dia ou como se sentem em relação a um determinado projecto.
- Reuniões de equipa: Mantenha-se em contacto com cada equipa, agendando reuniões de equipa regulares. Estas reuniões são uma boa altura para dar feedback sobre projectos recentes e debater ideias para o futuro.
8. Não criticar coisas que estão fora do controlo do empregado
Não vale a pena criticar um empregado por algo que está fora do seu controlo.
Por exemplo, não o criticaria por um cliente não pagar a fatura a tempo. A única coisa que um colaborador pode fazer para melhorar esta situação é contactar o cliente e, se necessário, resolver o problema. (Pode introduzir um software de faturação no seu fluxo de trabalho, que enviará um lembrete de pagamento).
Em vez disso, concentre o seu feedback em aspectos que o empregado pode mudar e melhorar.
Eis alguns exemplos:
- a sua atitude;
- a sua ética de trabalho;
- o seu estilo de comunicação;
- a sua capacidade de seguir direcções.
Estes são todos os aspectos em que um trabalhador pode trabalhar, independentemente da situação.
9. Cuidado com o viés de feedback
O enviesamento do feedback acontece quando as experiências e atitudes pessoais em relação ao colaborador que está a avaliar moldam o feedback em vez de factos objectivos e mensuráveis.
As ideias preconcebidas sobre a idade, o sexo ou a origem de uma pessoa podem sobrepor-se aos factos concretos quando se trata de dar feedback.
➡️ Aborde o preconceito de feedback compreendendo as suas causas profundas e comece a agir com as nossas 5 dicas para ultrapassar o preconceito inconsciente no local de trabalho.
10. Estabelecer etapas claras para a melhoria
Já deu feedback aos seus empregados. E agora?
Não basta apenas dizer a um empregado o que ele precisa de fazer - é preciso também fornecer-lhe um plano de acção claro.
Criar um plano de acção pode significar:
- estabelecer pequenos objectivos;
- marcação de reuniões de acompanhamento;
- atribuindo-lhes uma tarefa específica para trabalharem.
Desta forma, eles sabem que o seu crescimento é importante e serão responsabilizados pelo cumprimento dos objectivos que definiram em conjunto.
11. Acompanhamento após dar feedback ao empregado
Trate o feedback dos colaboradores como um processo evolutivo e não como um evento único.
Sugestão: Depois de dar feedback, faça um acompanhamento numa data posterior para ver como o empregado está a progredir. Mostre que está empenhado em ajudá-lo a melhorar.
Eis como pode fazer um acompanhamento eficaz:
Definir uma data e hora específicas para a reunião de acompanhamento.
Preparar-se com exemplos do progresso (ou falta dele) do trabalhador.
Estar aberto a ouvir a perspectiva do trabalhador.
Evitar parecer agressivo.
Se fizer um acompanhamento adequado, pode utilizar as sessões de feedback como uma oportunidade para criar confiança e reforçar as suas relações com os empregados.
12. Incluir feedback em tempo real
Para além das sessões de feedback programadas, faça também um esforço para dar aos empregados feedback em tempo real.
Por exemplo, se vir um empregado a fazer algo bem feito, informe-o imediatamente. Isso mostrará que está a prestar atenção e que aprecia o seu trabalho árduo.
Dica: Reconhecer os progressos dos empregados também os encorajará a manter o bom trabalho no futuro.
13. Não criticar em público
Precisa de dar um feedback negativo a um empregado? Evite fazê-lo em público. Não quer embaraçar o empregado e torná-lo defensivo.
Dica n.º 1: Pergunte às pessoas se estão disponíveis para falar em privado. Depois, marque uma reunião ou envie-lhes uma mensagem directa. Desta forma, as pessoas podem ouvir o que tem para dizer sem se sentirem pressionadas.
Por outro lado, elogie em público. Receber um feedback positivo em frente da equipa ou dos clientes pode fazer maravilhas para aumentar o moral e a motivação.
Dica n. º 2: Certifique-se de que o funcionário se sente à vontade para estar no centro das atenções. Mesmo que o feedback seja positivo, se apanhar o funcionário desprevenido, o desconforto pode ofuscar o reconhecimento que está a receber. Mais uma vez, o facto de conhecer o seu colaborador é muito importante para dar feedback.
14. Registar as reacções e os progressos dos trabalhadores
A documentação é fundamental para todas as interacções com os RH, o que inclui o feedback dos colaboradores.
Sugestão n.º 1: Registe no processo do trabalhador quando dá feedback. Ter um registo escrito da conversa pode ser útil se houver algum problema.
Para além de documentar a sessão de feedback, acompanhe também o progresso do colaborador. Por exemplo, estão a cumprir os objectivos que definiu? Houve alguma alteração depois de lhes ter dado feedback?
Sugestão n.º 2: O registo destas informações ajudá-lo-á a avaliar a eficácia da sua estratégia de feedback e a fazer os ajustes necessários.
Dica #3: Associar o feedback ao plano de crescimento do empregado será ainda mais significativo. O feedback está correlacionado com as suas aspirações de crescimento e pode fornecer passos concretos para chegar ao nível seguinte das suas competências ou na escada da carreira.
➡️ Está com dificuldades em encontrar as palavras certas para dizer? Aqui estão mais de 35 elogios positivos ao feedback dos colaboradores para o inspirar! Por outro lado, utilize estes 45 exemplos de feedback negativo aos colaboradores para fazer críticas com tato.
6 Melhores práticas para obter feedback dos trabalhadores
Os seus empregados são a sua fonte de informação mais rica.
Quer saber o que realmente se passa no seu local de trabalho? Eis como obter um feedback honesto dos empregados.
Incentivar o anonimato
Alguns empregados são simplesmente demasiado tímidos para falar, por muito que os tranquilize. Outros têm medo de retaliações.
A protecção do anonimato pode incentivar os empregados a serem mais abertos às suas opiniões, sugestões e queixas.
Existem algumas formas de o fazer:
- Utilizar um formulário de feedback anónimo em linha.
- Criar uma linha de denúncia anónima.
- Distribua um inquérito anónimo de opinião aos trabalhadores.
- A boa e velha caixa de sugestões dos empregados.
Os melhores métodos não exigem que os utilizadores coloquem o seu nome no feedback, nem que iniciem sessão no seu correio electrónico ou na intranet da empresa.
Facilitar a apresentação de comentários
Não obrigue os empregados a fazer tudo para partilharem as suas ideias consigo.
Sugestão: Quanto mais fácil for dar feedback negativo e positivo, maior será a probabilidade de o fazerem.
Elimine barreiras como formulários longos ou processos de início de sessão complicados. E certifique-se de que tem uma boa combinação de canais para os empregados escolherem, incluindo:
- Reuniões presenciais;
- Conversas individuais;
- Reuniões de grupo;
- Inquéritos em linha;
- Fóruns ou quadros de mensagens na Intranet.
Realização de inquéritos regulares aos trabalhadores
Um inquérito de pulso aos empregados é um pequeno inquérito que mede a satisfação dos empregados numa base contínua.
Os inquéritos de pulso podem ajudá-lo a manter-se a par do sentimento dos empregados e a identificar problemas numa fase inicial. Também funciona para qualquer tópico do local de trabalho, como por exemplo:
- Comunicação;
- Equilíbrio entre vida profissional e pessoal;
- Reconhecimento e apreciação;
- Oportunidades de desenvolvimento profissional;
- Envolvimento com os valores da empresa.
Pode até enviar um inquérito de pulso sobre o processo de feedback para saber a opinião dos empregados sobre a forma como está a decorrer.
Organizar conversas de "nível de salto"
Uma conversa de "nível intermédio" é uma reunião entre um colaborador e o chefe do seu chefe. Chama-se "skip-level" porque permite aos empregados contornar a cadeia de comando e falar directamente com um líder sénior.
Esta pode ser uma experiência inestimável para ambas as partes.
Por um lado, dá ao trabalhador a oportunidade de dizer o que pensa sem receio de represálias.
Também permite que os líderes obtenham feedback negativo e positivo sobre a empresa sem filtros.
As conversas de nível de salto podem ser conduzidas individualmente ou em pequenos grupos.
Sugestão: Se optar pela via do grupo, mantenha a conversa concentrada e evite ser desviado por tópicos não relacionados.
Permitir que os empregados criem os seus próprios inquéritos
Ninguém compreende melhor a experiência dos trabalhadores do que eles próprios.
Então, porque não aproveitar esse conhecimento?
Coloque o poder nas mãos dos trabalhadores, permitindo-lhes fazer um brainstorming e escrever os seus próprios inquéritos, que deverão ser aprovados pelos RH. Confie neles para elaborarem perguntas que vão ao cerne dos problemas com que se deparam.
Para além de se sentirem mais empenhados, os empregados também se sentirão donos do processo de feedback - o que só os pode encorajar a participar mais.
Sugestão: Certifique-se de que os empregados querem participar. Forçá-los pode ser contraproducente.
Actue de acordo com as reacções dos trabalhadores que recebe
A forma mais rápida de nunca mais receber feedback é ignorar o feedback que se recebe.
Se os empregados virem as suas sugestões a serem ignoradas, rapidamente perderão a confiança no processo.
Mostre que está a levar a sério o feedback dos funcionários, agindo de acordo com ele, por exemplo:
- Resolver o problema que eles levantaram;
- Pedir esclarecimentos sobre algo que disseram;
- Agradecer-lhes o seu contributo;
- Dar seguimento às suas sugestões;
- Partilhar com eles os resultados do seu feedback.
No caso do feedback anónimo, nem sempre é possível tomar medidas directamente com o empregado. No entanto, pode mostrar-lhe que a sua opinião é valorizada, partilhando-a com outros departamentos ou utilizando-a para informar mudanças em toda a empresa.
➡️ Crie uma cultura de local de trabalho cativante com a solução de feedback da Zavvy
O feedback dos trabalhadores é precioso não só para as avaliações de desempenho, mas também para uma cultura de trabalho positiva e centrada nas pessoas.
O nosso software de feedback 360 pode ajudá-lo a recolher, analisar e agir facilmente com base no feedback dos colaboradores.
Comece já a colher os benefícios do feedback dos colaboradores.
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