O que é a capacitação dos trabalhadores? (+7 formas de o adoptar)
"O segredo para uma excelente experiência do cliente é uma excelente experiência do funcionário." - Paul Marriott, Presidente de Sucesso do Cliente, SAP Ásia Pacífico Japão
Não poderíamos estar mais de acordo. A Experiência do Empregado ou EX tornou-se de grande importância estratégica, uma vez que os empregados estão finalmente a ser reconhecidos como fundamentais para a construção de uma empresa ágil e bem sucedida.
Mas não é possível conceber uma grande EX apenas através do envolvimento dos trabalhadores. As estratégias de envolvimento dos trabalhadores centram-se em motivar as pessoas a darem o seu melhor no trabalho.
Embora isso ainda seja importante e continue a sê-lo, a motivação é um recurso finito. De facto, os empregados podem estar empenhados no seu trabalho, mas não conseguirem atingir o seu potencial.
A solução? Investir na capacitação dos funcionários.
Temos de definir estes termos antes de avançar, porque a maioria das organizações tem um entendimento diferente do que estes termos significam, o que afecta a forma como a EX é concebida.
O que é a capacitação dos trabalhadores?
A capacitação dos empregados é melhor definida como uma prática estratégica para fornecer aos empregados tudo o que precisam para fazer o seu trabalho com o melhor das suas capacidades e criar um ambiente que lhes permita um desempenho óptimo.
Espera um pouco. Não estamos já a fazer isso?
A questão é a seguinte: estabelecemos expectativas com base nos recursos que os funcionários já têm, em vez de irmos ao seu encontro para lhes fornecer as ferramentas e os recursos de que necessitam para aumentar a produtividade.
Qual é a diferença entre a capacitação dos trabalhadores e o seu envolvimento?
De acordo com a SHRM, "o termo envolvimento dos colaboradores está relacionado com o nível de empenho e ligação de um colaborador a uma organização".
A capacitação dos colaboradores é a evolução da próxima geração do envolvimento.
A capacitação permite que os colaboradores continuem a produzir resultados de qualidade através de aprendizagem, orientação e formação personalizadas. Em contrapartida, o envolvimento dos trabalhadores centra-se na manutenção dos níveis de produtividade e na garantia de que os trabalhadores estão em sintonia com os objectivos da empresa.
E as organizações estão a aperceber-se do impacto que a capacitação tem nos funcionários.
O relatório 2020 Intelligent Workplace da NTT sugere que 86,6% das organizações irão conceber o futuro local de trabalho em torno da capacitação dos funcionários.
Qual é a diferença entre capacitação e empoderamento?
O empowerment consiste em dar aos empregados a autoridade para assumir riscos, resolver problemas e tomar decisões utilizando os recursos da organização para alcançar resultados.
Tecnicamente, o empowerment deve fazer parte da sua estratégia de envolvimento e capacitação. Mas, em conjunto, as organizações podem utilizar este poderoso trio para criar uma experiência fenomenal para os funcionários no local de trabalho moderno.
Porque é que a capacitação dos trabalhadores é importante?
A capacitação dos empregados é uma mudança do pressuposto de que os empregados precisam para saber o que eles precisam e, em seguida, dar-lhes esses recursos para serem bem sucedidos na sua função.
Para além dos benefícios aparentes, a capacitação tem um impacto positivo nas receitas e na produtividade. Também melhora a satisfação no trabalho e reduz o custo da rotatividade.
Enquanto muitos inquéritos se centram no impacto do empenho numa empresa, a empresa de consultoria de gestão, Korn Ferry, investiga o impacto tanto da capacitação como do empenho. O inquérito divide os trabalhadores em 4 segmentos, com base nos níveis relativos de envolvimento e capacitação em comparação com a referência global da Korn Ferry.
👉 Como passar do envolvimento para a capacitação: 7 passos fundamentais
Tudo isto soa bem na teoria, mas como é que se facilita a capacitação dos empregados?
Eis 7 passos fundamentais que deve seguir para o pôr em prática.
#1. Definir objectivos SMART + resultados pretendidos
Se decidir fazer da capacitação uma parte da sua estratégia para melhorar a EX, deve definir objectivos SMART.
Como é que os empregados, as equipas e a empresa beneficiarão com a mudança da capacitação para o envolvimento.
Pense nos resultados qualitativos e quantitativos dos três cenários e identifique-os com o plano.
#2. Descobrir as necessidades individuais de aprendizagem
É possível que já o tenha feito anteriormente para compreender quais as competências de que a empresa necessita para crescer e, em seguida, identificar as lacunas nas competências actuais dos trabalhadores para lhes proporcionar a formação necessária.
Mas para este exercício, terá de se concentrar nos empregados e nas suas necessidades individuais de aprendizagem.
Um excelente ponto de partida é perguntar aos empregados o seguinte:
- De que ferramentas e recursos já dispõe?
- Em que medida são úteis para o desempenho das suas funções?
- O que é que eles são incapazes de fazer?
- Impedem a sua capacidade de funcionar de forma óptima?
- Que ferramentas ou recursos gostaria que lhes permitissem fazer o seu melhor trabalho?
#3. Identificar áreas de melhoria no local de trabalho
A segunda parte da equação de capacitação é proporcionar um ambiente de trabalho aberto e colaborativo, onde os funcionários experimentam segurança psicológica e um sentido de community.
A capacitação é inútil se os funcionários não puderem utilizar as ferramentas e os recursos devido à falta de colaboração, às estruturas de equipa ou a outros problemas.
Realize um inquérito anónimo a toda a empresa para compreender os problemas que persistem e como pode integrar essas soluções no processo de capacitação.
#4. Eliminar os obstáculos dos processos existentes
Depois de identificar os potenciais obstáculos, optimize os seus fluxos de trabalho e processos para proporcionar aos empregados o ambiente adequado de que necessitam para serem bem sucedidos.
Considere o seguinte:
- Que funcionários e equipas estão a prosperar? Porquê?
- Como é que se pode alargar essa experiênciaao resto da empresa?
- Que funcionários/equipas estão a ficar aquém das expectativas? Porquê?
- Que factores conduzem a um desempenho abaixo do ideal?
- Que factores contribuem para indivíduos e equipas com elevado desempenho?
Estes fluxos de trabalho novos e melhorados devem passar a ser o SOP para ajudar tanto os empregados actuais como os novos contratados.
#5. Dar poder aos funcionários para se desviarem do PON
O seu SOP não deve limitar os empregados e impedi-los de pensar nos problemas de forma criativa. Em vez disso, deve permitir-lhes agir de forma autónoma quando necessário.
A capacitação não funciona sem que se diga aos empregados: "Confio em si".
Por mais circunstâncias que tenha em conta, o seu PON pode ficar aquém em muitas ocasiões. Uma forma de contornar este problema é envolver os empregados na sua criação e revê-lo trimestralmente. Mas é ainda melhor se lhes mostrar que confia nas suas capacidades e se os encorajar a sair do guião de vez em quando.
#6. Convidar debates abertos e aprendizagem em colaboração
A capacitação não é uma coisa que se faz de uma só vez. As conversas abertas e contínuas podem ajudar a melhorar os fluxos de trabalho existentes, introduzir novas ideias e até abrir caminho para a aprendizagem em colaboração.
O g2g (googler-to-googler) da Google é um programa de aprendizagem entre pares que funciona com base nos princípios da aprendizagem colaborativa.
Isto está muito longe de ser a criação de uma formação pré-requisito num sistema de gestão de recursos humanos desajeitado e esperar que os empregados cresçam. A regra de aprendizagem 70-20-10 também demonstra que os indivíduos apenas obtêm 10% do conhecimento através da aprendizagem formal.
#7. Criar uma base de conhecimentos aberta para a sua equipa pela sua equipa
Existem plataformas de conhecimento interno, mas com uma falha fundamental - são construídas com base no pressuposto de que é disso que os funcionários precisam. Para que a verdadeira capacitação ocorra, é necessário devolver o poder às pessoas com impacto directo - os seus empregados.
Incentive-os a criar uma base de conhecimentos que possa ser vista, editada e actualizada por todos. Crie um processo para definir quando e quem pode editar/actualizar recursos para evitar contratempos.
#8. Adaptar os programas de I&D para satisfazer as necessidades de aprendizagem
Não há dois empregados que aprendam da mesma forma, mas espera-se quase sempre que passem pelos mesmos programas de L&D.
Já fez o trabalho pesado ao identificar as necessidades de aprendizagem individuais. Agora é altura de adaptar as suas iniciativas de aprendizagem e desenvolvimento. Por exemplo, alguns colaboradores preferem a aprendizagem baseada em projectos, enquanto outros gostam de cursos a pedido.
Associar os objectivos de I&D ao seu modelo de aprendizagem preferido para permitir que os funcionários aprendam quando e como quiserem.
Como medir e melhorar a capacitação dos trabalhadores
Utilize os seus inquéritos e pesquisas pré-activação como base de referência para medir a capacitação dos empregados ou pensar em melhorá-la.
Mas o que é que deve medir? Um bom ponto de partida é fazer as seguintes perguntas aos empregados:
- Tem acesso a ferramentas e recursos para fazer bem o seu trabalho?
- Tem acesso a tecnologia para ter um desempenho óptimo?
- Tem acesso à informação de que necessita para ser bem sucedido na sua função?
- Os seus fluxos de trabalho e processos são eficientes?
- Tem autonomia para fazer escolhas e tomar decisões para desempenhar eficazmente as suas funções?
- A sua função faz bom uso das suas competências e capacidades?
- Está envolvido em decisões que afectam o seu trabalho?
- Está a receber a aprendizagem, a formação e o desenvolvimento necessários?
Juntamente com as avaliações de desempenho e os dados que recolhe através de inquéritos de envolvimento e reuniões individuais, terá uma imagem clara da forma como a capacitação está a ajudar os empregados e a empresa a crescer.
Estes inquéritos alargados também revelarão áreas de melhoria que podem ser estudadas para melhorar a capacitação contínua. E se configurar correctamente a capacitação, os próprios empregados dir-lhe-ão sem que tenha de solicitar uma resposta.
Na Zavvy, entendemos que as pessoas são o nosso maior ativo e devem ser tratadas como tal. Por isso, para apoiar o futuro do trabalho, estamos a oferecer consultas gratuitas às empresas que pretendam adotar a capacitação dos funcionários. Marque já a sua chamada.