Como escrever descrições de funções significativas como base para a clareza das funções e o desenvolvimento das pessoas
Atualizado:
28.2.2024
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14 minutos
última atualização
28.2.2024
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Última atualização:
28 de fevereiro de 2024
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A sua equipa está cheia de estrelas e de profissionais principiantes com muito potencial e vontade de fazer as coisas. No entanto, os prazos continuam a não ser cumpridos.
Um projecto importante fracassou porque ninguém quis assumir a sua responsabilidade.
As pessoas estão constantemente a debater sobre quem é responsável por esta ou aquela tarefa. Assim, dá por si a ter de atribuir pessoalmente tarefas aos empregados todos os dias antes de estes poderem começar a trabalhar.
Está farto de fazer reuniões para resolver esta situação e de se perguntar o que fazer a seguir.
Temos a resposta para as suas dificuldades: descrições de funções claras para todos os cargos da sua empresa.
Mas parece-me mais fácil falar do que fazer.
Saiba como criar descrições de funções detalhadas para cada cargo e comunicá-las à sua equipa.
O que é uma descrição de funções?
O que vem à mente de muitas pessoas quando pensam em descrições de funções é o texto escrito nos anúncios de emprego para explicar aos potenciais candidatos o que uma posição implica.
Mas uma descrição de funções é mais do que algo que se cria para efeitos de contratação e se esquece quando a função é preenchida.
Trata-se de um documento vivo e vivo que fornece informações claras sobre as responsabilidades que um trabalhador deve assumir enquanto ocupa uma determinada função.
As descrições de funções ajudam os empregadores a determinar os melhores candidatos para um determinado cargo e a identificar quando um membro da equipa está a ter um desempenho superior ou a não corresponder às expectativas do trabalho.
As competências e os conhecimentos necessários para realizar essas tarefas.
A forma como a sua posição e actividades contribuem para os objectivos e o sucesso globais da empresa.
Com quem se vão associar para cumprir as suas responsabilidades.
A quem se reportam.
5 Benefícios da definição das responsabilidades das funções
Definir claramente as funções e responsabilidades de cada membro da equipa pode ter um impacto positivo nas operações da sua empresa de várias formas.
1. Eliminação da confusão
Quando cada empregado compreende as expectativas exactas para o âmbito do trabalho diário, menos distracções roubam tempo ao cumprimento das suas tarefas.
Em vez de se perguntarem o que têm na lista de tarefas do dia ou de esperarem que um gestor lhes atribua tarefas, podem acordar todos os dias e assumir o controlo do seu trabalho.
Podem criar um plano para atingir os seus objectivos sem serem microgeridos.
Podem utilizar o seu tempo de forma sensata e concentrar-se nas tarefas específicas relevantes, o que resulta num melhor desempenho e produtividade.
2. Maior satisfação no trabalho e menor rotatividade
Os trabalhadores que sabem exactamente o que se espera deles no seu trabalho têm mais probabilidades de sofrer baixos níveis de stress e tensão.
Estão também mais confiantes nas suas capacidades. A razão para tal é o facto de saberem o que precisam para desempenhar as tarefas essenciais pelas quais são responsáveis, mesmo que isso implique adquirir novas competências ou conhecimentos.
E quando os empregados se sentem confiantes com o seu trabalho e com o percurso de progressão na carreira para a sua função, estarão menos motivados para começar a procurar um novo emprego noutro lugar.
3. Coesão e sucesso da equipa
A ambiguidade em torno das funções e responsabilidades pode limitar a capacidade dos indivíduos e das equipas para funcionarem eficazmente, dificultando ou mesmo impossibilitando a consecução dos objectivos comuns.
As tarefas serão esquecidas porque há confusão sobre a quem pertencem. Mas definir claramente as funções e distribuí-las entre os membros da equipa irá melhorar o desempenho geral da equipa.
Os novos empregados já estão nervosos com a possibilidade de se saírem bem nas suas novas funções. Então, porque não tornar a transição mais fácil para eles? Como?
Pode criar cartões de funções aprofundados que estabeleçam as expectativas exactas para a função e o que seria o sucesso na mesma.
Deste modo, ajudará não só os novatos, mas também toda a equipa. Todos compreenderão as funções e responsabilidades dos novatos e quem deve ajudá-los se precisarem de ajuda em várias tarefas.
5. Redução da utilização dos recursos da empresa
Suponhamos que ninguém sabe ao certo o que é suposto fazer. Nesse caso, diferentes funcionários podem desperdiçar o tempo e o dinheiro da sua empresa ao trabalharem nas mesmas tarefas. Ou, pior ainda, as pessoas trabalham em tarefas que já estão concluídas.
Para não falar dos conflitos interpessoais que podem surgir devido à sobreposição de responsabilidades.
Descrições de funções bem definidas ajudam a eliminar estas ineficiências operacionais e a gerir melhor os recursos humanos.
🕵️ Onde utilizar as descrições de funções
As descrições de funções não são um assunto que se resolve de uma vez por todas.
Existem muitas instâncias e casos de utilização a que os pode aplicar depois de os criar, tais como:
Descrições de funções para anúncios de recrutamento.
Identificação de lacunas de aprendizagem e concepção de planos de formação e desenvolvimento para funções específicas.
Traçar trajectórias de crescimento e progressão na carreira para os cargos da organização.
Normas de avaliação para avaliar potenciais contratações e determinar a mobilidade interna dos trabalhadores existentes.
✍️ Como escrever as responsabilidades de uma descrição de funções em 8 passos simples
Siga estas práticas recomendadas para redigir as responsabilidades das funções em descrições de funções que sejam claras para os potenciais candidatos, as novas contratações e as suas equipas e gestores internos.
1. Envolver os gestores e os membros da equipa
Consoante a sua formação, poderá não ser capaz de definir plenamente o que implica uma determinada função.
Poucas pessoas de operações ou gestores não técnicos conseguem descrever em pormenor o que faz um engenheiro de pilha completa ou um especialista em marketing de produtos. E isso é perfeitamente normal.
É por isso que precisa de todos para tornar as suas descrições de funções significativas e garantir que atingem todos os objectivos certos.
Por isso, peça aos gestores de pessoal, chefes de equipa e outras funções relevantes para o cargo sobre o qual está a escrever para participarem. Eles podem explicar melhor a razão da existência de uma função e o valor que ela proporciona no dia-a-dia.
2. Adicionar um título do cargo e uma descrição geral da função
A sua empresa pode ter títulos únicos para funções específicas - por exemplo, Gestor Principal da Felicidade em vez de Director de Recursos Humanos.
No entanto, ao descrever essa função para um anúncio de emprego externo, talvez seja melhor evitar a linguagem da empresa e optar por um título simples que dê aos candidatos interessados uma ideia do que se trata.
O título da função deve ser acompanhado de um resumo de três a cinco frases que realce o objectivo principal da função.
O resumo também pode incluir as principais qualidades do candidato certo, o que torna a função importante e por que razão vale a pena candidatar-se à sua empresa.
3. Identificar as responsabilidades da função
Enumere os deveres e responsabilidades das funções em formato de marcador e por ordem de importância, para que seja fácil de digitalizar.
A secção relativa às responsabilidades deve abranger de forma exaustiva:
As expectativas quotidianas para a função,
As ferramentas que o trabalhador irá utilizar,
Com quem vão trabalhar.
O objectivo é ajudar o empregado a compreender:
O que estarão a fazer.
Como é que a sua posição afecta a empresa.
Como funcionarão como parte das operações da empresa.
4. Especificar as competências obrigatórias em relação às que são agradáveis para o posto de trabalho
Pode ser tentador exigir que a pessoa ideal para uma função tenha décadas de experiência, vários diplomas e domínio de todas as tecnologias relevantes, incluindo as que ainda não foram inventadas.
No entanto, pedir demasiadas qualificações pode limitar significativamente a sua reserva de talentos ou mesmo fazer com que os empregados que ocupam actualmente a função se sintam impostores.
Seja realista ao definir os critérios para uma função e seja claro quanto às competências obrigatórias para o cargo e às competências que são desejáveis mas não necessárias de imediato.
Pode apresentar cinco a sete pontos de competências obrigatórias com base em:
o nível de educação;
anos de experiência no sector;
certificações e licenças;
competências técnicas;
conhecimento das plataformas tecnológicas que a função exige.
5. Descrever as características do sucesso na função
O que é que isso significa se a pessoa que ocupa esse cargo satisfizer e exceder as suas expectativas comerciais?
Pense nos resultados que quer ver como consequência do trabalho de um determinado cargo e enumere-os.
Definir o que é o sucesso pode ajudá-lo a si e ao proprietário da função a medir o desempenho e a criar um plano de acção para chegar ao futuro que imaginou.
6. Indicar os responsáveis pela função
Embora a cadeia de comando possa não ser relevante para anúncios de emprego externos, pode beneficiar os actuais empregados que pretendam candidatar-se a anúncios internos.
Ao definir a hierarquia das funções, será mais fácil para todos saberem a quem se devem reportar e a quem devem reportar.
Também ajudará as pessoas a ver como poderá ser a sua progressão na carreira, para que possam começar a planear como avançar.
7. Incluir informações sobre salário, benefícios e localização
Se estiver a escrever as responsabilidades das funções para a descrição de funções, poderá ser útil incluir pormenores sobre:
a faixa salarial;
benefícios da empresa;
onde a função está sediada ou onde os empregados podem trabalhar.
Adicione esta informação se estiver a anunciar cargos não executivos a candidatos externos. Poupará o tempo de todos e permitir-lhe-á atrair candidatos mais qualificados e satisfeitos com a sua oferta.
8. Comunicar correctamente
Depois de redigir as descrições de funções para os cargos da sua empresa, não se esqueça de as partilhar com as equipas e os próprios indivíduos.
Uma comunicação adequada garantirá que não haja qualquer desfasamento entre o que as operações ou os gestores de pessoal pensam que uma função ou equipa deve fazer e o que a função ou equipa realmente faz.
Para facilitar o acesso, considere a possibilidade de publicar a descrição das funções e responsabilidades num local onde todos possam encontrá-la sempre que quiserem.
6 passos para escrever descrições de funções centradas no crescimento que criam clareza para todos
Numa fase inicial de arranque, pode ter-se safado com uma estrutura de equipa plana, em que todos fazem um pouco de tudo e ajudam em qualquer capacidade que seja necessária todos os dias.
No entanto, à medida que a sua empresa cresce, a falta de estrutura irá prejudicar mais a sua empresa e os seus empregados do que beneficiar.
Por isso, é necessário abraçar a transparência e criar uma verdadeira estratégia para definir descrições de funções e construir quadros de carreira que sejam claros e optimizados para o crescimento.
Estas descrições de funções orientadas para a estrutura são aprofundadas quando se trata de competências individuais. Esta abordagem difere das descrições de funções dos anúncios de emprego, que dão uma breve visão geral dos "porquês", "o quê" e "como" de uma posição específica.
A ligação entre as descrições de funções e os quadros de carreira ajudará os empregados a descobrir como progredir ou crescer horizontalmente, mesmo que não estejam interessados ou não se dirijam a uma carreira de gestor.
Então, como é que se constrói uma estratégia de descrição de funções que melhore a clarificação das funções, defina competências e apoie o desenvolvimento dos colaboradores?
Comece com estes passos.
1. Escreva os seus objectivos organizacionais
A utilização de um quadro de responsabilidades de funções eliminará a confusão de funções, reduzirá a contratação e os preconceitos, desenvolverá o talento da equipa e criará um ambiente de trabalho baseado no mérito.
Escrever o que pretende alcançar com a sua estrutura pode ajudá-lo a decidir como estruturá-la para atingir esse objectivo.
2. Enumerar todas as funções ou níveis dentro de cada equipa
Escreva todas as funções que compõem cada equipa por ordem hierárquica ascendente.
Sugestão: Adicione cada função uma vez, mesmo que tenha várias pessoas nessa posição.
Por exemplo, se tiver cinco redactores de conteúdos juniores, não precisa de incluir a função cinco vezes, apenas uma.
Em alternativa, pode utilizar um sistema escalonado para:
Divida cada função em diferentes níveis.
Mostrar as expectativas específicas para cada nível.
Mostre como os empregados podem progredir de um nível para outro com base na experiência, conhecimentos e desempenho.
Por exemplo, a equipa de Engenharia de Buffer utiliza uma estrutura de seis níveis para descrever e avaliar as funções e responsabilidades dos Criadores (não gestores).
3. Criar colunas relevantes com base num quadro existente ou na vibração que pretende reflectir
As colunas que criar orientarão a forma como organiza e estrutura a informação nas suas descrições de funções.
Por exemplo, a Zavvy tem modelos prontos de quadros de carreira com descrições de funções. Estes contêm o cargo e o nível num eixo e modelos de competências(competênciasnucleares, funcionais e técnicas) no outro eixo.
Como pode ver, o exemplo de descrição de funções para uma equipa de Sucesso do Cliente apresenta colunas e linhas para:
níveis de funções;
competências essenciais, tais como: resolução de problemas e pensamento metódico;
competências funcionais: tais como ser um conselheiro de confiança e ser um especialista em produtos.
Ao criar o seu próprio, pode optar por utilizar:
papéis;
âmbito do trabalho;
valores;
complexidade;
colaboração;
supervisão e apresentação de relatórios.
Tudo depende do tipo de informação que pretende incluir.
Quanto mais pormenores sobre a função escrever, maior será a clareza.
Dica: Em vez de passar semanas ou mesmo meses a criar as suas descrições de funções a partir do zero, pode basear-se em modelos existentes que já estão a ser utilizados com sucesso por outras empresas.
Tudo o que tem de fazer é editá-las e aplicá-las à situação da sua empresa e da sua equipa.
4. Identificar as responsabilidades de cada função dentro da equipa
Quer lhe chame competências, âmbito de trabalho ou responsabilidades, é essencial escrever o que considera serem os deveres fundamentais de cada função.
Se não tiver a certeza do que incluir, pesquise a função e faça uma lista das suas principais responsabilidades.
É sempre uma boa ideia incluir os chefes de equipa e os membros neste exercício para garantir que as responsabilidades de cada função são cobertas de forma adequada e precisa.
Por exemplo, pode organizar uma reunião presencial ou virtual para discutir cada função e responsabilidade.
Pode até criar um documento partilhado para recolher informações.
Por exemplo, peça às pessoas de cada função que escrevam o que sabem sobre as suas responsabilidades e o que pensam ser as responsabilidades das outras funções na sua equipa.
5. Avaliar as responsabilidades das funções
Depois de todos escreverem as suas ideias, dedique algum tempo a discutir as diferentes perspectivas.
Se verificar que uma área de responsabilidade pertence a mais do que uma função, decida quem será responsável por ela no futuro. Para que não haja mais sobreposições.
Descubra se cada proprietário de função concorda ou discorda das ideias de outras pessoas sobre a sua função.
Sugestão: Se alguém numa determinada função não aceitar que determinadas responsabilidades lhe pertençam, crie uma secção não atribuída e transfira essas tarefas para lá. Depois, peça aos membros da equipa para debaterem as razões pelas quais as funções específicas podem ou não absorver as responsabilidades não atribuídas.
No final do dia, poderá ter de redefinir algumas funções para incluir estas tarefas não reclamadas ou criar uma nova função responsável por elas.
6. Utilize estas informações para preencher as colunas de descrição de funções
Chegou a altura de introduzir todos os pormenores que recolheu sobre as várias funções nas colunas apropriadas e obter o apoio da gestão de topo.
Depois de obter a sua aprovação, pode partilhar as novas descrições de funções com todos os intervenientes relevantes.
Modelos gratuitos de descrição de funções que pode utilizar
Pretende criar um anúncio de emprego para uma posição para a qual está a contratar?
Ou está a pensar em conceber cartões de funções abrangentes que explicam o que cada função de uma equipa faz.
Veja estes modelos de descrição de funções prontos a usar que pode preencher sempre que necessário.
Modelo de descrição de funções para anúncios de emprego
[Título do emprego].
Designer UX
Visão geral do trabalho:
A Cracker Inc é uma das plataformas de patrocínio de newsletters com crescimento mais rápido no mercado. Ajudamos marcas de topo como a Apple, Spotify e Netflix a alcançar audiências diversificadas e empenhadas através de newsletters patrocinadas por correio eletrónico em publicações líderes.
Estamos à procura de um designer UI/UX versátil para conceber e proporcionar excelentes experiências aos clientes e melhorar a usabilidade dos nossos produtos. Nesta função, trabalhará em estreita colaboração com um designer de produtos e um gestor de produtos para dirigir todos os aspectos do nosso processo de desenvolvimento de produtos, desde o conceito inicial até ao lançamento.
Responsabilidades:
Conceber, criar protótipos e iterar novas funcionalidades e actualizar a IU/UX das funcionalidades existentes.
Desenvolver soluções de design através de wireframes, sitemaps, maquetas, storyboards, fluxos de ecrã e protótipos interactivos.
Utilizar os dados dos utilizadores, os testes e o feedback das partes interessadas para compreender melhor as necessidades dos utilizadores, os fluxos de trabalho e os pontos problemáticos.
Trabalhar de forma independente e em estreita colaboração com várias equipas para encontrar soluções elegantes mas práticas para os desafios de concepção e de usabilidade.
Apresentar e defender as necessidades e estratégias de concepção junto dos programadores, da equipa de produtos e de outras partes interessadas.
Requisitos: Competências obrigatórias
Mínimo de 3 anos de experiência em design UI/UX para produtos B2B e SaaS.
Competência na concepção de fluxos de utilizadores, maquetas, wireframes e criação de activos e especificações para integrar produtos digitais em dispositivos móveis e na Web.
Capacidade para solicitar feedback dos utilizadores directamente aos clientes e indirectamente através do acompanhamento da utilização pelos clientes e do impacto nas vendas através de ferramentas analíticas como Google Analytics, Mixpanel e Salesforce/Copper.
Experiência de trabalho com uma equipa para gerar ideias, pensar de forma crítica e criativa sobre projectos de concepção, enviar projectos e analisar resultados.
Exemplos de trabalhos de design visual e interactivo de alta qualidade numa carteira de design.
Responde perante: O UX Designer dependerá do Director de Produtos.
Salário, benefícios e localização:
O salário é de $90.000 - $110.000, proporcional à experiência.
Os benefícios incluem 100% de cobertura de seguro de saúde, odontológico e oftalmológico, 401K, participação nos lucros, benefícios de transporte, feriados da empresa, tempo livre remunerado (PTO), bónus baseado no desempenho e muito mais.
Esta é uma posição remota aberta apenas a candidatos que residam e estejam autorizados a trabalhar nos EUA.
Para o perfil de competências e cartões de funções
Eis um modelo de quadro de carreira fácil de utilizar para uma empresa com 50-200 trabalhadores.
Todos os clientes Zavvy obtêm automaticamente acesso a todos os nossos modelos.
Este modelo pode ser utilizado para definir e estruturar as expectativas de funções para vários cargos e equipas.
🏢 4Exemplos de descrição de funções
Por função
Não há nada de errado com as descrições de funções tradicionais que se concentram em clarificar as funções individuais dentro de uma equipa e em explicar como é que uma função evolui para a outra. Eis alguns exemplos:
Desdobramento das principais responsabilidades da função.
Explicação da forma como o trabalho deve ser efectuado.
A forma como o trabalhador irá colaborar e comunicar com os outros.
Descrição da função do gestor de produtos
Esta descrição da função criada por Liefery abrange em pormenor os principais requisitos, deveres, expectativas e indicadores de desempenho de um gestor de produto de nível 1. Não deixa margem para ambiguidade ou confusão sobre o que a função deve alcançar.
Por empresa
Algumas empresas têm sistemas únicos para descrever as suas funções porque as descrições tradicionais de funções podem, por vezes, ser inadequadas às suas necessidades.
Eis alguns exemplos brilhantes de empresas com estratégias personalizadas de descrição de funções e quadros de progressão na carreira:
Kickstarter
O Kickstarter utiliza um sistema de escada para as suas descrições de funções em várias equipas. Os principais deveres de cada função dentro da equipa, até à posição final de gestão superior, estão bem definidos e descritos em prosa clara e cativante.
Sábio
O quadro de descrição de funções da empresa fintech agrupa as diferentes funções e cargos dentro dos departamentos em seis níveis.
Em seguida, a Wise fornece especificações pormenorizadas das funções para cada nível e um contexto sobre os KPI, as responsabilidades de liderança e os resultados necessários para que um colaborador possa progredir para o nível seguinte.
Crie clareza de funções e dê início a processos de desenvolvimento de pessoas mais significativos . Com Zavvy
A clareza de papéis não acontece de um dia para o outro.
É preciso intenção e prática para criar um ambiente de trabalho em que os membros da equipa compreendam o que se espera que façam e aquilo por que os seus colegas são responsáveis.
Dê aos seus empregados a propriedade de funções e responsabilidades específicas. Depois, veja-os fazer o seu trabalho com mais confiança, eficiência e pontualidade.
Como resultado, terão mais sucesso do que nunca.
Pronto para criar uma cultura de responsabilidade e de elevado desempenho?
Precious Arinze é uma profissional de marketing de conteúdos na MediaBerry que escreve sobre marketing, tecnologia, automação e desenvolvimento de colaboradores para empresas SaaS e B2B. Quando não está a elaborar estratégias e a executar ideias sobre como fazer crescer uma marca utilizando o conteúdo como veículo de promoção, pode encontrá-la a trabalhar em poemas e ensaios.