13 desafios de RH que as pequenas empresas enfrentam e como resolvê-los
Os proprietários de pequenas empresas têm muitos papéis a desempenhar e podem, muitas vezes, deixar de lado as questões de RH enquanto fazem malabarismos com outras responsabilidades.
Mas ignorar os desafios de RH pode ter consequências graves.
No entanto, ignorar os desafios que se colocam aos RH pode ter consequências graves, incluindo uma elevada taxa de rotatividade, sanções legais e um moral baixo.
Este artigo destaca os desafios de RH mais comuns das pequenas empresas e oferece soluções práticas para o ajudar a ultrapassá-los .
Desde a atracção e retenção de talentos de topo até ao cumprimento de regulamentos complexos de RH, forneceremos aconselhamento especializado para o ajudar a manter a sua pequena empresa a funcionar sem problemas e com sucesso.
Quer seja um proprietário experiente de uma pequena empresa ou esteja apenas a começar, este guia ajudá-lo-á a enfrentar com confiança os desafios de RH.
- Atrair talentos e encontrar as pessoas certas para os empregos certos
- 👩💼 Retenção de trabalhadores qualificados
- Oferecer oportunidades de desenvolvimento
- Implementação de iniciativas de formação eficazes
- 🚍 Falta de automatização
- ⚖️ Implementação de um processo justo de avaliação do desempenho
- 🏝️ Acompanhar as tendências em matéria de benefícios para os trabalhadores
- Privacidade e segurança dos dados
- Capacitar os gestores para actuarem como treinadores
- Gestão da mudança (e liderança da mudança)
- Criar uma cultura diversificada e inclusiva para uma força de trabalho híbrida
- 🧘 Foco no bem-estar e na qualidade de vida
- Gerir o trabalho remoto e flexível
🤝 6 Factores que levam a desafios de RH nas pequenas empresas
A maioria dos desafios em matéria de recursos humanos resulta de seis factos fundamentais.
Falta de uma cultura e de processos sólidos
As pequenas empresas são muitas vezes mais jovens, pelo que é frequente não existirem processos sólidos. Esta lacuna pode levar a más contratações, a taxas de rotatividade mais elevadas e à falta de fluxos de trabalho de integração.
Dependência de processos manuais
Muitas PME ainda utilizam processos 100% manuais ou baseados em papel, pelo que dependem de folhas de cálculo, PDF, etc.
Curiosamente, de todos os participantes num inquérito da UKG, 14% das organizações têm todos os processos de RH automatizados num único sistema. Em comparação, 15% utilizam todos os processos manuais.
"Os departamentos de RH das PME têm de reconhecer que o caminho para o impacto estratégico passa pela automatização. Sem automatização, os RH ficarão para sempre atolados em tarefas administrativas de baixo valor acrescentado." UKG, O estado da função de RH nas pequenas e médias empresas.
Pouca ou nenhuma equipa de RH dedicada
Quando subcontrata os seus processos de RH a pessoal não pertencente aos RH ou quando um único especialista de RH tem de gerir as operações ao longo de todo o ciclo de vida do trabalhador, isso pode levar ao esgotamento, a más decisões de contratação e a uma gestão inadequada dos recursos humanos.
Falta de utilização ou utilização incorrecta dos dados pessoais
O mesmo inquérito da UKG revelou que 29% dos especialistas de RH são reactivos e não proactivos em relação aos dados relacionados com as pessoas. Entretanto, 25% não utilizam de todo os dados relativos às pessoas.
Baixo orçamento
O orçamento reduzido de que as PME dispõem também limita o investimento que podem fazer na sua equipa e nos seus processos de RH.
Organizações com ritmo acelerado e fluido
A maior parte das PMEs tem um ritmo acelerado, exigindo que os empregados assumam múltiplas funções. Este ritmo acelerado pode aumentar a frustração dos empregados e diminuir a produtividade e a taxa de rotatividade.
13 desafios de RH que as pequenas empresas enfrentam
Debatemos 13 desafios que as pequenas empresas enfrentam em matéria de RH e as respectivas soluções.
Atrair talentos e encontrar as pessoas certas para os empregos certos
O frenesim do trabalho remoto provocado pela pandemia é uma dor de cabeça para as organizações de todo o mundo. O desejo de trabalhar a partir de casa e num local de trabalho flexível faz com que empresas de todas as dimensões estejam a competir por trabalhadores talentosos, sendo as pequenas empresas as mais afectadas.
Ernest Bogore, fundador da NerdyJoe, partilha: "Uma das maiores preocupações dos proprietários de pequenas empresas como eu é preencher as nossas vagas com as pessoas certas. Como sabem, as pequenas empresas implicam recursos limitados, especialmente se forem de raiz.
Queremos criar uma equipa de alto desempenho que assuma a responsabilidade e compreenda o impacto das suas decisões na empresa. No entanto, é difícil encontrar pessoas assim".
Reflectindo sobre as razões pelas quais a atracção de talentos é um desafio para as pequenas empresas, ele destaca quatro factores principais:
"- Publicar um emprego no LinkedIn só traz candidatos desajustados: A consequência é que acaba por ter uma tonelada de candidaturas que não sabe como processar e acaba por tomar decisões tendenciosas.
- Um currículo não é um bom indicador da adequação cultural de uma pessoa: Alguns candidatos são A's no papel e desajustados na prática. Podem até passar em qualquer teste, mas falham miseravelmente quando os contratamos.
- O orçamento também é um problema. A maioria dos candidatos quer um salário de FAANG: a consequência é que se acaba por contratar principiantes porque é isso que o orçamento permite.
- Como proprietário de uma empresa pela primeira vez, é difícil estabelecer o processo adequado de entrevista e de teste de competências para avaliar os candidatos: como resultado, acaba-se por contratar o candidato errado."
Eis algumas soluções para ultrapassar este desafio
Marca: Embora o branding ajude as empresas a impulsionar as vendas e a repetir negócios, também ajuda a atrair e a reter os melhores talentos. Os novos talentos são naturalmente atraídos por empresas com uma marca de empregador positiva. Afinal de contas, o empregador pode dar-lhes um sentimento de pertença e orgulho. Por conseguinte, as pequenas empresas devem investir no branding desde o primeiro dia.
Empresas como a Eventbrite, a Chipotle e a PetSmart utilizaram o branding para atrair talentos de qualidade.
Diversifique o seu processo de recrutamento: Invista em ferramentas que ajudem a encontrar talentos de diferentes origens, como a Vervoe.
Dica: Evite preconceitos pessoais ou empresariais no seu processo de recrutamento.
Assegurar a adequação da equipa: Inclua perguntas de adequação à cultura no seu processo de recrutamento e procure atitudes positivas por parte dos funcionários. É fácil dar formação às pessoas, mas é difícil garantir que alguém se alinha com os valores de uma equipa ou se enquadra nos objectivos da sua organização.
Investir numa página de carreiras: Crie uma página que apresente os seus objectivos, eventos e cultura para incentivar os talentos a trabalhar consigo.
Por exemplo, gostamos muito da página de carreiras da Shopify.
👩💼 Retenção de trabalhadores qualificados
Tradicionalmente, as pequenas empresas oferecem remunerações mais baixas do que as grandes organizações.
Além disso, os trabalhadores das pequenas empresas têm frequentemente de fazer malabarismos com mais cargas de trabalho e encargos, o que pode causar esgotamento e incentivar o trabalhador a procurar melhores posições.
25% dos inquiridos pelo Achiever Workforce Institute afirmam que irão explorar novas organizações que ofereçam um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
Eis algumas soluções para ultrapassar este desafio.
Membros da equipa de apoio
Natasha Maddock, co-fundadora da Events Made Simple, partilha a forma como retêm os empregados. Segundo ela, "Ben, o nosso co-fundador e director de eventos, trabalha ao lado do resto da equipa, transportando o equipamento e organizando eventos, pelo que existe um sentimento de camaradagem entre a nossa equipa."
Oferecer regalias aos actuais funcionários
A oferta de presentes pode fazer com que os empregados se sintam valorizados e acarinhados. Eles estarão mais inclinados a trabalhar consigo (e a convidar os seus amigos a juntarem-se à empresa). Também deixarão boas críticas sobre a sua empresa, o que pode ajudar a atrair os talentos certos.
Por exemplo, Scott Kimberlyproprietário de um escritório de advogados com cinco pessoas, oferece aos membros da sua equipa fatos personalizados todos os anos.
Reconhecer o bom trabalho
O empenho dos trabalhadores é um factor essencial para a retenção.
Mais de 20% dos trabalhadores incluídos no relatório Achievers afirmam que a subvalorização do contributo do seu trabalho está a afectar o seu empenho.
Outras recomendações
Melhorea cultura da empresa, crie manuais de instruções para os empregados, ofereça um melhor plano de remuneração e ouça as preocupações dos empregados e resolva-as.
🏆 Descubra 25 práticas recomendadas de retenção de funcionários para manter os seus melhores talentos.
Oferecer oportunidades de desenvolvimento
Os trabalhadores querem mais do que uma bolsa de formação mensal.
Um investimento significativo no desenvolvimento dos trabalhadores pode ajudar a impulsionar o crescimento da empresa.
Se uma pessoa não está a desenvolver-se ou a subir a escada para o crescimento na carreira, encontrará outro emprego.
Mas a progressão na carreira pode não ser tão fácil nas empresas mais pequenas, a menos que estejam em fase de crescimento.
No entanto, mesmo que a progressão na carreira não seja possível, ainda há espaço para o desenvolvimento de competências.
Eis algumas soluções para ultrapassar este desafio:
- Webinars e sessões de formação em linha: Os webinars reduzem as despesas de formação, como viagens, local e alojamento. Mantenha o webinar interactivo - inclua sondagens, partilhe inquéritos e permita que os empregados façam perguntas e dêem respostas.
- Permitir mentores: Colocar os recém-contratados em contacto com executivos seniores. Os executivos devem fornecer orientação profissional e oferecer conhecimentos adquiridos com muito esforço para ajudar os novos funcionários a terem um melhor desempenho.
- Integrar a aprendizagem e o desenvolvimento de competências na experiência quotidiana dos empregados: 85% dos especialistas em L&D esperam ver mais aprendizagem no local de trabalho através de projectos e trabalhos nos próximos anos.
🌱 Descubra uma colecção de dicas e métodos para melhorar o desenvolvimento das pessoas na sua empresa.
Implementação de iniciativas de formação eficazes
De acordo com a SHRM, 48% dos trabalhadores afirmam que as oportunidades de formação são importantes na escolha do local de trabalho.
No entanto, as pequenas empresas têm orçamentos e recursos reduzidos, o que se traduz em ofertas de formação limitadas.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Opte por cursos de qualidade, mas mais baratos, sobre temas essenciais como a cibersegurança, a comunicação e a definição de objectivos. Coursera e EdX são bons sítios para começar.
- Recolha as opiniões dos empregados, descubra o que lhes interessa e encontre cursos de qualidade a baixo custo ou orientação para eles.
🚍 Falta de automatização
Os proprietários e gestores de pequenas empresas têm de fazer malabarismos com várias tarefas, pelo que a automatização fica muitas vezes para segundo plano.
Além disso, devido aos recursos disponíveis, as pequenas empresas têm frequentemente um departamento de RH com uma só pessoa. (Por vezes, nem sequer têm especialistas em RH).
Esta equipa ocupa-se de várias tarefas de RH, desde o processamento de salários ao recrutamento e formação, o que resulta em esgotamento, baixo envolvimento dos trabalhadores e descontentamento.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Identifique as tarefas de RH mais morosas - por exemplo, a procura de talentos excepcionais, a integração ou o recrutamento - e comece por elas.
- Organize todos os documentos num único local - isto pode poupar-lhe dores de cabeça no futuro.
- Escolha a solução correcta: Escolha um software que resolva os seus problemas com o orçamento disponível. Certifique-se de que é simples de utilizar e tem potencial para crescer com a sua empresa.
Estudos indicam que a automatização pode reduzir os custos administrativos em 30% para os profissionais de RH e em 49% para os empregadores.
Exemplos de automatização de RH incluem gestão de salários, gestão de assiduidade e inscrição em benefícios.
💬 DataGuard utiliza o Zavvy para automatizar o seu complexo processo de integração, formação e partilha de conhecimentos.
⚖️ Implementação de um processo justo de avaliação do desempenho
As avaliações de desempenho ajudam a analisar o desempenho dos trabalhadores. Também ajuda a justificar promoções e prémios.
Mas se a sua pequena empresa emprega apenas alguns funcionários, pode ser difícil criar e seguir procedimentos burocráticos complexos para avaliar os funcionários.
No entanto, os sistemas de gestão do desempenho criam o potencial para serem mais eficientes, estruturados e objectivos, com benefícios de grande alcance.
E isso é algo de que a sua pequena empresa irá certamente beneficiar.
Outro desafio é o facto de os gestores das pequenas empresas poderem não ter a formação necessária para efectuar avaliações orientadas para a empatia dos trabalhadores.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio complexo.
- Criar um documento interno com as melhores práticas para líderes e gestores que fazem avaliações. A realização de uma avaliação eficaz requer competências de gestão e de comunicação para proporcionar uma experiência positiva para ambas as partes.
Algumas dicas que pode incluir são:
#1 Os gestores devem preparar-se bem antes da reunião.
#2 Certifique-se de que a sua empresa tem um processo de avaliação do desempenho documentado. Defina claramente as intenções, os resultados desejados e as principais áreas em que pretende avaliar o trabalhador.
#3 Os seus gestores devem ser empáticos desde o início. Devem mostrar aos seus colaboradores onde se saíram bem e em que áreas estão a ficar para trás.
- Discuta os objectivos da empresa e permita que os empregados estabeleçam objectivos de desenvolvimento para si próprios.
- Se emitir um plano de melhoria do desempenho, por exemplo, defina claramente as áreas que necessitam de ser melhoradas e disponibilize recursos para apoiar o empregado.
- Criar uma cultura de comunicação aberta e de feedback como uma conversa bidireccional.
Se a gestão do desempenho for totalmente nova para os seus colaboradores e líderes, todos devem estar em sintonia para apoiar a sua nova abordagem. Zavvy simplifica este alinhamento oferecendo jornadas de formação.
🏝️ Acompanhar as tendências em matéria de benefícios para os trabalhadores
A MetLife revela que 55% dos proprietários de pequenas empresas consideram que os benefícios dos seus empregados são mais importantes após a pandemia.
Mas os proprietários de pequenas empresas trabalham com um orçamento reduzido. Como resultado, negligenciam frequentemente os pacotes de benefícios. Também é menos provável que concedam folgas aos empregados devido ao seu número limitado de funcionários.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Crie um inquérito sobre benefícios. Seja criativo e peça aos seus empregados que identifiquem o que pretendem. Ofereça benefícios como refeições no trabalho, seguro de saúde, horários de trabalho flexíveis e folgas pagas. Pergunte-lhes como pode ser um excelente empregador em dias de pouco stress.
- Estabeleça normas claras: informe os trabalhadores sobre as situações em que podem não ter direito a determinadas prestações. Por exemplo, os membros a tempo parcial podem não ter direito a férias pagas.
📈 Está interessado em descobrir as últimas tendências em matéria de benefícios para os trabalhadores? Então, temos o recurso para si, onde cobrimos 12 tendências em benefícios dos empregados.
Privacidade e segurança dos dados
Muitos proprietários de pequenas empresas pensam que não são atractivos para os cibercriminosos. Por isso, afectam apenas uma parte do seu orçamento à privacidade e segurança dos dados.
Infelizmente, esta prioridade desajustada torna-os vulneráveis aos piratas informáticos e causa problemas emcompliance .
O relatório de investigação de violações de dados da Verizon revela que 46% de todas as violações de dados afectaram empresas com menos de 1000 funcionários.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Peça aos empregados para instalarem software de segurança básico - aplicações antivírus. Instale também sistemas de encriptação e de cópia de segurança de dados (como o software de cópia de segurança VMware da NAKIVO). Certifique-se de que as aplicações são actualizadas regularmente.
- Implementar um Programa de Aplicação Multifactor (MFA)- que permite aos utilizadores introduzir um código único quando pretendem iniciar sessão.
- Educar os empregados sobre os pontos de acesso dos hackers às informações da empresa e como se protegerem contra eles. Permita-lhes compreender os ciberataques básicos, como DDos, APT, Phishing, ataques com palavras-passe e Ransomware.
- Inscreva-os em acções de formação sobre segurança de dados que abranjam temas fundamentais como
Utilize o nosso modelo gratuito de formação em segurança de dados para começar.
Capacitar os gestores para actuarem como treinadores
Numa pequena organização em que todos lidam com várias tarefas, é também essencial ter gestores que possam actuar como formadores, porque isso aumenta a produtividade e o empenho.
De acordo com a Gallup, os grandes gestores podem aumentar o empenho dos empregados em 70%.
Assim, para se tornarem líderes de sucesso, os gestores devem dominar a arte de motivar a sua equipa e agir como treinadores.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Assegure-se de que os seus líderes seniores apoiam os novos gestores. Invista no seu desenvolvimento pessoal porque isso afecta o crescimento da empresa.
- Rever regularmente os objectivos da empresa e assegurar compliance.
- Defina expectativas claras para os trabalhadores e dê-lhes feedback construtivo.
- Aprenda a identificar os talentos e pontos fortes únicos de cada funcionário e a desenvolver os seus pontos fracos.
Concebemos um programa de micro-coaching onde os gestores podem aprender regularmente sobre técnicas de liderança. Pode experimentá-lo gratuitamente.
Gestão da mudança (e liderança da mudança)
A maior parte dos proprietários de pequenas empresas tem um conhecimento deficiente da gestão da mudança.
Steven Kohnkeantigo director de formação da Prosci, diz que quando pergunta aos proprietários de pequenas empresas sobre a gestão da mudança, a resposta típica é: "Bem, trata-se de gerir as mudanças no negócio, certo?"
A gestão da mudança garante que os seus colaboradores se mantêm empenhados e motivados para dar o seu melhor, mesmo durante a mudança e a incerteza.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Investir na formação dos gestores em gestão da mudança - a mudança começa no topo.
- Obter a adesão dos trabalhadores à mudança - a criação de uma nova cultura e a adopção de novas competências não serão bem sucedidas sem a participação das pessoas na mudança.
- Comunique a mudança aos empregados - mostre-lhes o objectivo e os benefícios da mudança, prepare um plano ou acção e como podem participar no processo. Utilize aplicações para partilhar o estado e o progresso numa base diária ou semanal.
Utilize a nossa formação em liderança da mudança para obter resultados mais rápidos.
Criar uma cultura diversificada e inclusiva para uma força de trabalho híbrida
Para além da insuficiência de fundos e recursos, as pequenas empresas têm dificuldade em implementar a DEI (diversidade, equidade e inclusão) devido à sua estrutura. Muitas vezes, as pequenas empresas não têm o know-how necessário para começar a implementar um local de trabalho diversificado ou inclusivo. Também não dispõem de orçamento para contratar um director de diversidade.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Fornecer apoio contínuo aos gestores - oferecer formação e educação em matéria de DI para que possam dar o seu melhor e implementar iniciativas de DI bem sucedidas em toda a organização.
- Criar políticas concretas que permitam que a DEI seja incluída nas conversas diárias. As políticas podem incluir práticas de rotina em matéria de pessoal, liderança, nomeação de gestores, etc.
- Abordar os preconceitos que impedem a inclusão e tomar medidas significativas para garantir que os trabalhadores de diferentes origens e géneros são tratados de forma justa.
Aprender a promover a diversidade, a equidade e a inclusão no local de trabalho.
🧘 Foco no bem-estar e na qualidade de vida
Nas pequenas empresas, a carga de trabalho é elevada para cada empregado, o que conduz frequentemente ao esgotamento. E devido à pequena força de trabalho das empresas em fase de arranque, os horários de trabalho imprevisíveis afectam a saúde mental dos empregados ou levam ao esgotamento.
Quando a Gallup perguntou aos empregados o que dariam prioridade ao trabalhar com outra organização, a remuneração e o bem-estar ocuparam o primeiro lugar.
61% anseiam pelo equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada -querem escolher quando, onde e como realizar o seu trabalho.
Eis algumas soluções para ultrapassar este desafio.
- Em vez de oferecer um seguro de saúde, crie uma cultura de saúde total - evite permitir que os empregados trabalhem durante horas excessivas e conceda licenças por doença e licenças parentais.
- Os líderes devem dar o exemplo - não enviem mensagens de trabalho aos empregados às 4:00 da manhã, pedindo datas de entrega não razoáveis, e digam-lhes para irem para casa ter com as suas famílias nas horas apropriadas.
- Crie um ambiente que apoie uma vida saudável - implemente leis contra fumar ou beber cerveja no local de trabalho e providencie suplementos alimentares saudáveis ao almoço.
- Construir uma cultura saudável:
-> Verificar regularmente os empregados.
-> Incentivar os trabalhadores a fazerem pausas quando se sentem cansados.
-> Proporcionar oportunidades para criar laços com os colegas fora do trabalho.
-> Estar atento às más práticas sanitárias e alertar para as mesmas.
Partilhe o nosso programa de promoção do bem-estar com a sua equipa.
Gerir o trabalho remoto e flexível
A oferta de benefícios aos empregados é um problema para as pequenas empresas que contratam equipas remotas porque a localização do empregado determina a política do local de trabalho. Além disso, a integração de funcionários em aplicações pode demorar várias semanas para as pequenas empresas do que para as grandes empresas com um melhor fluxo de trabalho.
Por outro lado, é muitas vezes difícil preparar as novas contratações. Por exemplo, enviar as ferramentas físicas da empresa, como computadores portáteis, para os novos contratados é sempre um grande desafio para as equipas de RH e TI, especialmente quando o novo contratado está noutro país.
Eis algumas soluções possíveis para ultrapassar este desafio:
- Utilize boas aplicações de gestão para simplificar a sua experiência de integração remota.
- Proporcionar horários de trabalho flexíveis. Estar aberto a ajustamentos no fluxo de trabalho, desde que os trabalhadores concluam a tarefa em causa com a qualidade exigida.
Aprenda a ser um grande líder remoto, a superar desafios e a inspirar a sua equipa.
➡️ Zavvy permite às pequenas empresas e aos seus colaboradores
Zavvy é uma solução holística de RH para que os proprietários de pequenas empresas possam enfrentar os seus desafios de RH e permitir uma força de trabalho satisfeita, empenhada e produtiva:
- Com a nossa solução de formação, ajudará os funcionários a adquirir as competências e os conhecimentos de que necessitam para serem bem sucedidos nas suas funções e contribuírem para os objectivos da organização. Existe uma vasta colecção de recursos de formação externos. Também pode incorporar os seus recursos de formação internos.
- Com os nossos fluxos de trabalho de integração, pode automatizar tudo, desde preboarding e a formação de novos funcionários até às revisões do período probatório e à definição de objectivos.
- Com as avaliações de desempenho, é possível ligar os objectivos dos trabalhadores aos objectivos organizacionais mais amplos.
- Com os ciclos de feedback 360 automatizados, poderá partilhar feedback regular para garantir que os funcionários estão a corresponder às expectativas das suas funções e a trabalhar para os objectivos organizacionais.
- Com os quadros de carreira, é possível criar e comunicar de forma transparente os percursos profissionais de cada um, para que todos saibam como podem crescer à medida que a empresa cresce.
- Com os nossos planos de crescimento, é possível combinar objectivos e medidas de desenvolvimento reais.
- 👩💻 Com o criador de inquéritos, pode medir continuamente o bem-estar, o envolvimento remoto e muito mais.
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