Come e perché creare un programma di buddy onboarding (modello gratuito + lista di controllo)
Zuletzt aktualisiert:
9.1.2024
Lesezeit:
9 minuti
ultima attualizzazione
9.1.2024
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Ultimo aggiornamento:
9 gennaio 2024
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L'assunzione di nuovi dipendenti è un processo continuo in qualsiasi organizzazione fiorente. Questo momento può essere eccitante e stressante per entrambi, il nuovo assunto e il suo manager.
Sebbene un programma di onboarding efficiente crei struttura e sicurezza, è sempre saggio completarlo con un "amico" che possa togliere l'ansia e fungere da persona fidata con cui relazionarsi in ogni momento.
Questo garantisce un'esperienza positiva e produttiva. Un'esperienza particolarmente importante con i modelli di lavoro ibridi che stanno diventando la norma.
I programmi di affiancamento dei neoassunti sono tra le misure più semplici ed efficaci per creare una prima impressione duratura sul posto di lavoro.
Che cos'è un programma di affiancamento?
Un programma di affiancamento è esattamente quello che sembra: assegnare a un dipendente esistente il compito di accogliere e orientare i nuovi assunti nella vostra organizzazione.
I Buddies aiutano i nuovi assunti a conoscere tutte le informazioni essenziali e a condividere conoscenze non strutturate su argomenti come la cultura del luogo di lavoro, le politiche aziendali, i vantaggi e i benefici e altro ancora.
📈 14 motivi per cui avete bisogno di un sistema di amicizie
Secondo Digitate, i nuovi assunti sono due volte più propensi a cercare altre opportunità se l'esperienza di onboarding è negativa.
Un sistema di buddy non solo ha un impatto positivo sulla fidelizzazione, ma migliora anche la velocità di produzione. Anche se questo può sembrare ovvio, molte aziende non riescono a collegare i punti tra il successo di un dipendente e un programma di affiancamento.
Un alleato personale garantisce la sicurezza psicologica dei nuovi assunti che lavorano in remoto. Google ha definito questo aspetto come un "elemento chiave di un team di successo". Questo a seguito del successo del "Progetto Aristotele", che ha scoperto che i membri di un team si sentono al sicuro nel loro ruolo.
Gabrielle Schofield, Instructional Designer di Amazon, ha sottolineato ulteriormente i vantaggi di un programma di affiancamento per i neoassunti nel suo articolo su LinkedIn:
"Un compagno aiuta a a sviluppare le conoscenze standard che vengono comunicate nei corsi di onboarding e inoltre ampliare gli argomenti che non lo sono".
Come si traduce tutto ciò per i dipendenti sottoposti a onboarding virtuale?
Cindy Xinyi Zhang, data scientist di Pinterest, ha la risposta. Ha affrontato il suo processo di onboarding online e ha tratto grande beneficio dal programma di buddy. Racconta:
"Abbiamo tenuto incontri 1:1 ogni settimana per discutere i dettagli del progetto e la cultura di Pinterest. Il programma di Buddy Onboarding era stato pianificato per 6 settimane, ma abbiamo deciso di continuare in questo nuovo mondo virtuale.
È un tale sollievo sapere che un compagno di squadra esperto mi copre le spalle quando esploro un nuovo territorio. quando esploro un nuovo territorio".
Uno dei vantaggi sottovalutati del programma buddy è che aiuta notevolmente anche i compagni di lavoro. Condividere le conoscenze con i nuovi assunti approfondisce la comprensione del loro ruolo, rendendolo un modo efficace per sviluppare le loro capacità di leadership e manageriali.
🆚 Qual è la differenza tra un compagno e un mentore?
Su Pinterest, i confini tra un compagno e un mentore sembrano leggermente sfumati. Ma per la maggior parte, un amico e un mentore condividono un contesto diverso.
I buddy sono di solito coetanei che aiutano i neoassunti per un periodo breve e definito. Spesso provengono da un ruolo simile e a volte si concentrano piuttosto sugli aspetti culturali.
I mentori non sono pari, ma dipendenti esperti che si concentrano sugli obiettivi di carriera a breve e lungo termine.
È quindi importante introdurre un programma di buddy se si dispone già di un programma di mentor?
Sicuramente sì.
Il programma pilota di Microsoft ha scoperto che avere un compagno di lavoro è fortemente correlato alla soddisfazione dei nuovi dipendenti e fornisce un contesto che un mentore potrebbe non essere in grado di fornire.
🛠 Come creare un programma di onboarding (Modello + Lista di controllo)
Ci sono tre ingredienti per creare un programma di onboarding di successo:
L'amico giusto;
Il giusto flusso di lavoro;
Il sistema giusto.
Il compagno giusto: Scegliere i compagni di onboarding per i nuovi assunti
Il programma pilota di Microsoft ha stabilito che il compagno giusto dovrebbe avere:
Conoscenza sufficiente del ruolo del nuovo assunto;
Dovete scegliere i buddy o chiedere ai dipendenti di partecipare volontariamente al programma buddy?
Un documento presentato al Project Management Institute ha descritto il partner giusto come un dipendente che ha "la volontà e la capacità di fare da mentore agli altri".
Quindi si tratta di un po' di entrambe le cose.
Quando si sperimenta il programma buddy, sottolineatene i vantaggi per incoraggiare un maggior numero di dipendenti a parteciparvi. In seguito, è possibile applicare dei filtri per trovare i compagni più qualificati.
Il compagno di onboarding deve essere una persona che sostiene i valori dell'organizzazione. valori e che contribuisca a infondere un senso di orgoglio e lealtà lealtà nei nuovi assunti.
Dopo un'attenta osservazione dei dati e dopo aver parlato con persone che hanno partecipato a un programma di buddy, abbiamo creato questa lista di controllo gratuita per aiutarvi a scegliere il buddy giusto:
Inviateli ai nuovi assunti e ai potenziali dipendenti.
Create l'abbinamento perfetto in base a criteri come il ruolo, la disponibilità e molto altro.
Il giusto flusso di lavoro: Un esempio di flusso di lavoro
Per implementare un programma buddy non sono necessari grandi investimenti o risorse.
Tutto ciò che serve è una serie di risposte ad alcune domande che vi aiuteranno a progettare un programma che si adatti perfettamente alle esigenze dei nuovi assunti e della vostra organizzazione.
Abbiamo creato per voi un flusso di lavoro esemplificativo che serve da guida per definire un buon programma buddy.
Per iniziare, scrivete le risposte alle seguenti domande:
(Troverete anche delle risposte esemplificative che vi aiuteranno a orientarvi nella giusta direzione).
💡 È possibile scaricare gratuitamente il flusso di lavoro campione come lista di controllo in formato PDF qui.
Il sistema giusto: Trovare un sistema che funzioni per voi
Il programma buddy di Microsoft funziona su un sito interno e utilizza promemoria automatici per tutte le persone coinvolte per far avanzare il processo. Ma se questo non è possibile, non preoccupatevi.
L'importante è che vi prendiate il tempo necessario per assicurarvi di soddisfare i requisiti dei compagni selezionati, e soprattutto dei nuovi assunti.
Armati di una documentazione semplice e formale, seguite questa lista di controllo per implementare un programma buddy nella vostra organizzazione:
Questa lista di controllo funziona bene per le organizzazioni snelle o quando si sta sperimentando un programma per stabilirne l'efficacia. Ma tenete presente che per le organizzazioni in crescita e di grandi dimensioni, fare tutto questo manualmente richiede uno sforzo considerevole, rendendo difficile la scalabilità.
Se siete alla ricerca di una soluzione di onboarding per i dipendenti che si integri con Slack e sia completamente automatizzata, parlate con un esperto di onboarding di Zavvy e vi metteremo in contatto con noi.
E sì, potete anche automatizzare il processo di buddy! Abbiamo un modello pronto all'uso per voi.
📝 Esempi di modelli di programma buddy da implementare
È un dato di fatto che, per il successo di un programma di affiancamento dei neoassunti, è necessario selezionare compagni con le giuste qualità e capacità. È fondamentale stabilire in anticipo le linee guida per il compagno e per il neoassunto.
Poiché la pandemia COVID-19 era senza precedenti, la maggior parte dei programmi di buddy non è stata impostata per supportare l'attuale realtà lavorativa ibrida e remota. Pertanto, la scelta dei buddy giusti e la definizione di aspettative adeguate sono fondamentali. Può fare la differenza tra il fatto che un nuovo assunto si senta supportato o trascurato durante il suo inserimento.
➡️ Ecco un modello di come potrebbe essere il flusso di lavoro di un programma buddy.
💬 Messaggi di esempio per i vostri amici
Guidare sia gli amici che i nuovi assunti lungo il percorso è essenziale se si vuole che entrambe le parti traggano il massimo dall'esperienza, senza dover spendere troppo tempo per la preparazione.
Se utilizzate Zavvy, i nostri modelli sono pieni di esempi di messaggi che potete personalizzare. Ma anche se non lo fate, potete trarre ispirazione dagli esempi che seguono.
Messaggio campione - Giorno 1
Messaggio di esempio - Dopo 30 giorni
📊 Esempio di sondaggi sul programma buddy
Se state implementando il programma buddy per la prima volta nella vostra organizzazione, sapere cosa si aspetta un nuovo assunto è una sfida. Ed è naturale che si commettano degli errori lungo il percorso.
Creare un programma di buddy di cui i nuovi assunti possano beneficiare è un processo continuo. Per aiutarvi in questo percorso, abbiamo ideato un sondaggio che potrete utilizzare per migliorare il vostro programma.
È possibile salvare questi due sondaggi e condividerli con i nuovi assunti. Creano un canale di comunicazione efficace, aiutano a comprendere meglio le esigenze dei dipendenti e stabiliscono aspettative chiare.
Per i nuovi assunti
Per i dipendenti attuali (compagni)
💡 Cercate altre ispirazioni? Date un'occhiata ad altri 15 modelli di onboarding. Possiamo garantire che c'è qualcosa per voi.
🏢 Mini caso di studio: il programma buddy di Microsoft: Risultati principali
Microsoft ha continuamente modificato il suo processo di onboarding ed è giunta a una semplice conclusione:
I compagni di onboarding svolgono un ruolo fondamentale nelle esperienze di onboarding di successo.
Il loro programma pilota di buddy ha coinvolto 600 dipendenti in tutta l'organizzazione e ha portato a tre risultati chiave:
I compagni di onboarding forniscono il contesto necessario: I manuali per i dipendenti gettano le basi, ma i compagni di onboarding fanno un ulteriore passo avanti. Un manuale non può contenere regole non dette o la comprensione di come navigare nella matrice organizzativa e nelle norme culturali che portano a un'esperienza più agevole.
Gli incontri con i compagni di onboarding aumentano spesso la produttività: Esiste una forte correlazione tra gli incontri 1:1 con i compagni di onboarding e la percezione della velocità di produttività del nuovo assunto. Il 56% dei neoassunti che hanno incontrato almeno una volta il proprio compagno di onboarding nei primi 90 giorni ha contribuito "molto di più" al successo del proprio team.
I dipendenti con compagni di onboarding si dichiarano più soddisfatti: Rispetto ai dipendenti senza compagni, i neoassunti con compagni erano più soddisfatti del 23% dopo la prima settimana di lavoro. Al termine dei 90 giorni, i dipendenti con compagni hanno registrato un aumento del 36% della soddisfazione.
In seguito al successo del programma pilota, Microsoft ha deciso di espandere il programma di buddy onboarding per i nuovi assunti, creando un sito interno che consente ai responsabili delle assunzioni di abbinare i nuovi assunti con i dipendenti attuali.
📱 Mini caso di studio - Il programma buddy di Buffer: Imparare da un programma a distanza
BufferUn'azienda che opera in remoto si è presa il tempo necessario per perfezionare il suo programma di onboarding. Hanno sostituito il loro campo di addestramento di 45 giorni a favore di un processo di onboarding che promuove la diversità, offre sicurezza psicologica e consente ai nuovi assunti di godere degli stessi benefici degli altri dipendenti a tempo pieno.
Il loro sistema di buddy è incredibilmente unico. Buffer impiega un sistema di tre buddy con ruoli definiti e diverse frequenze di incontro per aiutare i nuovi assunti:
Leader-amico - membro del team con molte esperienze, simile a un manager.
Amico di ruolo - un dipendente che conosce il ruolo del nuovo assunto ed è un suo pari.
Amico della cultura - il compagno più esperto che aiuta i reclutatori a conoscere la visione, la cultura e la strategia dell'azienda.
Questo sistema è stato così utile ai nuovi assunti di Buffer che anche Google ha adottato un sistema simile.
Le aziende che desiderano implementare un programma simile di accompagnamento a distanza devono considerare due aspetti significativi:
Modalità di comunicazione: Tutte le comunicazioni non possono avvenire in modo sincrono. Adottate modalità di incontro asincrone. È fondamentale che sia i partner che i nuovi assunti abbiano tempo sufficiente per relazionarsi. Devono essere consapevoli che si tratta di una collaborazione a tempo.
Lo stack tecnologico come sostituto: Essere un compagno di lavoro per un nuovo assunto non deve sembrare un lavoro aggiuntivo. Guidate i dipendenti esistenti attraverso il processo, fornendo loro consigli e strutture proprio quando ne hanno bisogno e dove si trovano.
👥 Come (e perché) impostare il programma di accompagnamento dei nuovi assunti con Zavvy
Se avete intenzione di farlo bene, gestire un sistema di buddy può essere molto impegnativo. Il successo del vostro progetto dipenderà anche dal fatto che
Fornire a tutte le parti coinvolte una guida per ottenere il massimo dal programma.
Coinvolgere e ricordare le persone al momento giusto invece di sommergerle con una guida enorme
Raccogliere feedback per migliorare continuamente il flusso di lavoro
Con Zavvy, potete rendere i programmi di buddy onboarding una parte centrale del vostro processo di onboarding.
Passo 1: 👤 Trovare il compagno giusto per il nuovo assunto
Ci sono molti modi per decidere chi è l'amico del nuovo assunto. Ad esempio:
Scegliete i compagni e assegnateli individualmente a ogni nuovo assunto,
Inviare un sondaggio nella propria azienda e chiedere l'assegnazione casuale di volontari, oppure
Chiedete al manager di un nuovo assunto di scegliere un compagno.
🤖 È possibile automatizzare questo processo con la fase delle domande di Zavvy. Basta includere una domanda al manager del nuovo assunto qualche settimana prima della data di inizio del rapporto e chiedergli di rispondere con il nome di un compagno. In questo modo non dovrete perdere tempo a trovare un compagno per ogni nuovo assunto e potrete semplicemente assegnare il compagno proposto dal manager.
È possibile aggiungere il compagno del nuovo assunto in qualsiasi momento, anche dopo l'inizio del percorso di Onboarding.
Fase 2: 📅 Creare le fasi per i compagni nel percorso di onboarding
Ad esempio:
Giorno 1: 🚀 Accogliere il nuovo assunto
Giorno 5: 🌯 Andare a pranzo
Giorno 30: 🎉 Check-in
Siete liberi di creare ciò che meglio si adatta ai processi della vostra azienda. Tuttavia, per iniziare abbiamo creato una libreria di modelli per messaggi, compiti o domande da inviare ai vostri amici.
Fase 3: ⚙️ Eseguire tutto con il pilota automatico e rilassarsi
➡️ I programmi Buddy sono un modo semplice per migliorare il processo di onboarding.
Secondo HCI, l '87% delle organizzazioni che implementano un programma buddy riferisce di aver migliorato le competenze dei nuovi assunti, ma solo il 47% delle organizzazioni ne ha uno.
Con un piano solido, la sperimentazione e l'apertura al feedback, il programma buddy dell'organizzazione può aiutare a raggiungere gli obiettivi di onboarding in modo più rapido e semplice, garantendo una transizione senza intoppi a beneficio di tutte le parti coinvolte.
Non è necessario un programma di affiancamento complicato o esagerato. L'importante è essere in grado di offrire il giusto tipo di supporto ai nuovi assunti e di aiutarli a inserirsi nel loro nuovo ruolo. Il programma di affiancamento è solo uno dei pochi elementi essenziali di un programma di onboarding.
Per saperne di più su come accogliere i nuovi dipendenti in questi tempi remoti, prendete la nostra lista di controllo GRATUITA per l'onboarding dei dipendenti remoti qui.
Sneh è un ingegnere che si è trasformato in content marketer e ama le startup tecnologiche che si occupano di marketing. È Content Marketing Manager presso Animalz, lavora in nero come content marketer e stratega e conduce un podcast - Bet On People. Quando non è online, la si può trovare a leggere libri, accarezzare i suoi cani o ascoltare musica.