La guida essenziale per creare un'e-mail di annuncio di promozione efficace
Le e-mail di annuncio di promozione sono più di una semplice formalità. Sono un'opportunità per riconoscere i risultati di un individuo, per ispirare il team e per dare un tono alla crescita futura.
Creare un messaggio d'impatto richiede una riflessione attenta e un pizzico di creatività.
Questo articolo:
- Offrite unaguida completa alla creazione di un'e-mail di annuncio di promozione convincente.
- Spiegate perché promuoverete una cultura del riconoscimento e dell'ambizione padroneggiando l'arte dell'e-mail di annuncio della promozione.
- Illustrate i componenti chiave di un'e-mail di annuncio di promozione efficace , che celebra il successo e motiva il vostro team.
- Condividere suggerimenti per una comunicazione efficace.
- Offrite esempi per ispirare i vostri annunci.
Il nostro obiettivo? Aiutarvi a creare un annuncio che celebri la persona promossa e incoraggi gli altri ad aspirare a una crescita simile.
🗣 Cos'è un annuncio di promozione?
Un annuncio di promozione è un messaggio, scritto o parlato, che comunica la notizia dell'avanzamento di un dipendente all'interno dell'organizzazione.
In genere si tratta di dettagli:
- il nuovo ruolo del dipendente;
- nuove responsabilità;
- i risultati che hanno portato alla promozione.
L'annuncio avviene dopo che il dipendente ha ricevuto e accettato l'offerta di promozione e prima che assuma la nuova posizione.
Le aziende possono condividere gli annunci di promozione in vari modi, ad esempio tramite e-mail, newsletter aziendali, riunioni di team o anche piattaforme di social media.
Questi annunci non solo celebrano i risultati ottenuti dal singolo, ma comunicano anche i cambiamenti nelle responsabilità al resto dell'organizzazione.
Essi riflettono l'impegno dell'azienda per lo sviluppo dei dipendenti e la progressione di carriera.
È compito del reparto Risorse Umane trasmetterla a tutta l'azienda. Tuttavia, anche i dirigenti possono fare questa dichiarazione.
Gli annunci promozionali rispondono alle seguenti domande:
- Chi viene promosso?
- Perché vengono promossi?
- Quali sono le loro nuove responsabilità?
- Cosa significa questa promozione per i compagni di squadra?
Gli annunci di promozione si rivolgono alla popolazione generale dell'organizzazione e non al singolo individuo. Inoltre, arrivano dopo che il singolo è stato messo al corrente della promozione prima di chiunque altro.
💌 Utilizzate una lettera di aumento di stipendio per informare e congratularvi personalmente con i dipendenti prima dell'annuncio.
⬆️ 5 modi per annunciare una promozione
Il mezzo scelto per annunciare le promozioni dei dipendenti dipende dalle dimensioni e dalla struttura della vostra organizzazione. Potete anche combinare più metodi per ottenere i migliori risultati.
Di seguito sono riportati alcuni esempi.
Un'e-mail di annuncio di promozione al personale è la soluzione più comune ed efficace per le grandi organizzazioni.
Le e-mail assicurano che tutti siano aggiornati ovunque si trovino e che abbiano una traccia personale delle notizie.
Potete anche inoltrarli a clienti, sponsor o partner che hanno investito nell'organizzazione in merito a modifiche della sua struttura interna.
Inoltre, le e-mail funzionano con la maggior parte degli strumenti di gestione del posto di lavoro. Questa funzione consente ai dipendenti di seguire e passare le conversazioni tra i diversi canali.
Riunioni di tutto il personale
Le riunioni di tutto il personale o le riunioni cittadine sono l'occasione perfetta per annunciare le promozioni.
La consegna è più personale perché i dipendenti possono vedervi e percepire meglio l'impatto delle vostre parole.
In genere, le piccole organizzazioni possono permettersi di ospitare una riunione del personale. Pianificarla è più facile con un numero inferiore di dipendenti.
In un'azienda di grandi dimensioni, con molte parti in movimento, il tempo a disposizione potrebbe non essere sufficiente. Inoltre, è più difficile tenere traccia di chi ha partecipato o meno alla riunione.
Sulle piattaforme di messaggistica interna
A differenza delle riunioni di tutte le mani, non è necessaria un'intensa pianificazione per inviare un messaggio. Slack e altri strumenti di lavoro consentono di inviare un messaggio generale istantaneo e di ottenere risposte rapide.
È un'ottima alternativa per fare annunci e informare i lavoratori su questioni non urgenti quando non è possibile incontrarsi di persona. Inoltre, possono reagire ai messaggi nel loro tempo libero e farvi riferimento in futuro.
I colleghi possono anche inviare messaggi diretti alle persone promosse per congratularsi con loro.
Newsletter aziendale
Le newsletter aziendali sono ottime per condividere gli ultimi avvenimenti all'interno di un'organizzazione. Promuovono l'inclusività e sostituiscono i messaggi di massa che potrebbero perdersi nelle caselle di posta dei dipendenti.
Se fatte bene, le newsletter sono strumenti preziosi per creare lavoratori impegnati che si sentono legati alla missione e al percorso dell'azienda.
Sito web o SoMe
La celebrazione di una promozione di un dipendente sul sito web dell'azienda o sui social media offre ai nuovi e potenziali assunti un'idea della cultura lavorativa. Saranno motivati a rimanere quando vedranno come l'organizzazione dà priorità ai lavoratori, riducendo i tassi di turnover.
Allo stesso tempo, aumenta la fidelizzazione dei clienti, poiché il trattamento riservato al personale determina la percezione del marchio.
💡 6 elementi indispensabili per la vostra email di annuncio di promozione
Nota: ci concentriamo sull'e-mail perché è il modo più comunemente usato.
Inoltre, potete facilmente adattare i nostri suggerimenti, esempi e modelli per le newsletter o le app di messaggistica interna.
Presentare i dipendenti promossi
La presentazione è un'occasione per aiutare il personale ad associare un nome a un volto in caso di incontro personale. I dettagli chiave da includere in questa sezione sono:
- il nome completo del dipendente;
- il loro ruolo precedente;
- la nuova posizione.
Ad esempio:
"Caro staff,
Sono lieto di annunciare la promozione di Jane Baker da Marketing Manager a Direttore Marketing".
- 🟢 Fare: Usate parole positive come "eccitato", "contento" e "onorato". Danno un tono formale ma cordiale.
- 🔴 Non fatelo: Usare frasi come "super entusiasta" o "estremamente felice". Esagerano la situazione e potrebbero risultare poco professionali.
Inoltre, evitate le emoji e il gergo che possono compromettere la serietà dell'e-mail. Se dovete usare emoji o GIF, fate attenzione alla frequenza.
Discutere l'evoluzione della carriera dei dipendenti promossi
Questa parte dell'e-mail deve essere incentrata sul periodo di lavoro del promotore. Illustrate il modo in cui il promotore è cresciuto nell'azienda.
Anche i colleghi imparano a conoscerli meglio e a capire quanto tempo devono dedicare alla formazione e all'auto-miglioramento per ottenere una promozione.
Ad esempio:
"Jane ha trascorso tre anni con [il nome dell'azienda]. Ha iniziato il suo percorso come stagista SEO e in questo periodo è diventata SEO Manager. La sua mentalità orientata ai dati e le sue capacità di pensiero critico l'hanno portata a essere promossa a partire dal 7 marzo 2023".
Ecco alcuni suggerimenti per la stesura di questa sezione:
- Ricontrollare i fatti: Rivedere la cronologia con il promotore per evitare errori.
- Siate brevi: due o quattro frasi sono sufficienti per coprire questa sezione. Non deve diventare una biografia. Altrimenti, si sposta l'attenzione da altri elementi.
- Non andate sul personale: Compleanni e indirizzi di casa sono informazioni irrilevanti. Concentratevi sui momenti della carriera che hanno portato alla promozione.
Dichiarare i risultati ottenuti dai dipendenti promossi
Menzionare i principali risultati ottenuti dal promotore dall'inizio del suo percorso.
Indicate una cosa (o due) che hanno fatto che si distingue.
Aiuta il personale a capire perché merita la promozione, soprattutto se altri candidati erano in corsa per il ruolo.
CEO di SporesMDChris Looney, afferma che: "È importante usare un linguaggio specifico e misurabile per evidenziare i loro contributi. Ad esempio, invece di dire "John ha fatto un ottimo lavoro", si potrebbe dire "John ha superato i suoi obiettivi di vendita del 25% ed è stato determinante per l'acquisizione di un importante cliente". Questo tipo di linguaggio trasmette risultati concreti e dimostra il valore che il dipendente apporta all'organizzazione".
Nuove posizioni e nuove responsabilità
Quando un dipendente passa a una nuova posizione, la struttura organizzativa ne risente.
I compagni di squadra devono adattarsi, soprattutto se il promotore ricopriva una posizione dirigenziale o di livello superiore. Qualcun altro dovrà sostituirlo e guidare la squadra.
Per comunicare efficacemente questi cambiamenti, è necessario...
- Indicare le nuove responsabilità del promotore.
- Comunicare agli ex compagni di squadra a chi fanno capo (e a chi li sostituisce, se del caso).
- Specificare la data di inizio della promozione.
Ad esempio:
"A partire dal 5 giugno 2023, Jane gestirà il reparto Marketing e tutte le sue iniziative future. Riporterà a John Doe, il Direttore Marketing. Al suo posto, Anna Wilson guiderà il [ex team/reparto]".
Invitate i membri del team a congratularsi con i dipendenti appena promossi.
L'annuncio della promozione deve includere un invito all'azione che motivi i dipendenti a congratularsi con i promossi.
Tuttavia, non deve sembrare che li stiate obbligando a farlo o che sia un requisito.
Ad esempio:
- "Vi prego di unirvi a me nel congratularvi con Jane per la sua promozione".
- "Incoraggio tutti a festeggiare Jane nel momento in cui passa al suo nuovo ruolo".
💡 Suggerimenton. 1: un modo strategico per fare gli auguri è pianificare un evento o utilizzarne uno imminente per completare l'annuncio.
Sebastian Montoya, cofondatore di MNA Community, afferma che:
"Per esempio, potete includere nella vostra e-mail che avete preparato un semplice programma, oppure i dipendenti possono utilizzare la giornata di riconoscimento più vicina per congratularsi formalmente con il personale promosso".
Suggerimento n. 2: per i team remoti, organizzate una roulette del caffè. Per i lavoratori interni, l'happy hour o la pausa pranzo vanno bene.
Tenete presente che non tutti amano i riflettori.
Suggerimento n. 3: anche se le vostre intenzioni sono pure, conoscere la personalità dei dipendenti può evitarvi di metterli in imbarazzo.
I promotori introversi potrebbero non voler sorridere, stringere la mano e sentirsi dire ripetutamente "congratulazioni".
In questo caso, dovreste:
- Discutete l'annuncio con i promossi: Questo vi aiuterà a capire se annunciare in silenzio o se fare le cose in grande.
- Informare: Se avete in programma un evento, non prendete alla sprovvista i promotori e gli altri dipendenti. Informateli invece in anticipo, in modo che possano preparare qualche parola.
- Siate flessibili: Incoraggiate i dipendenti a trasmettere gli auguri in modi alternativi. Ad esempio, un canale Slack , e-mail o una bacheca dei complimenti.
Incoraggiare i dipendenti a fare domande
Se qualcuno ha delle domande, ha bisogno di una persona di riferimento a cui rivolgersi. Assicuratevi che sia chiaro chi sia questa persona.
Ad esempio:
"Se avete domande sul nuovo ruolo di Jane e su come influisce sul flusso di lavoro, contattate Ron Doe, delle Risorse Umane".
Per incoraggiare i dipendenti a porre domande, adottate le seguenti misure:
- Considerate la tempistica: Scegliete un momento conveniente per inviare l'e-mail tra l'annuncio e la promozione. In questo modo, i dipendenti non si sentiranno affrettati nel dare un feedback.
- Metteteli a loro agio: Fornite soluzioni alternative alle riunioni di persona. Ad esempio, suggerite ai dipendenti di discutere le questioni tra di loro e di nominare un portavoce che li rappresenti.
- Follow-up: monitorare le reazioni prima della data di promozione. In seguito, organizzare incontri o interviste post-annuncio per valutare i motivi per cui i dipendenti non danno un feedback.
📢 3 email di annuncio di promozione al personale esempi da cui trarre ispirazione
Ecco tre esempi di e-mail di annuncio di promozione per ispirarvi nella stesura della vostra:
Esempio #1: e-mail di annuncio di una promozione casuale
Oggetto: Annuncio emozionante: Trevor Wilson si trasferisce!
Buona giornata a tutti,
Salutate il nostro nuovo responsabile delle vendite, Trevor Wilson. È entrato a far parte di [nome della società] nel 2019 come rappresentante commerciale e da allora è cresciuto in modo significativo.
Nel 2020, Trevor ha contribuito notevolmente al nostro successo. Si è dimostrato attento alle esigenze dei clienti e ha portato la soddisfazione al 90%. Nel 2022, le vendite sono aumentate del 40%, grazie alla sua ingegnosa strategia inbound.
Ora condividerà la sua magia con il reparto vendite, allenando e monitorando i rappresentanti per massimizzare il loro potenziale. A partire da lunedì 4 marzo 2023, Trevor assumerà la sua nuova posizione e riferirà al Direttore vendite, Ron Doe.
Se avete domande sul nuovo ruolo di Trevor e sulle sue conseguenze, contattatemi o inviate un messaggio all'indirizzo Slack.
Nel frattempo, unisciti a me nel congratularti e dargli il benvenuto nel suo nuovo ruolo! Sei una risorsa preziosa per l'azienda, Trevor, e ti auguro il meglio.
Salute,
[Nome e posizione]
Esempio #2: e-mail di annuncio formale di promozione
Oggetto: Annuncio di promozione per il nuovo direttore delle vendite.
Al personale di [nome della società],
Sono onorato di annunciare la promozione di Trevor Wilson da rappresentante a direttore vendite. Trevor ha trascorso otto anni in azienda e in questo periodo ha dimostrato capacità operative esemplari.
La sua capacità di risolvere i problemi, la gestione del tempo e gli schemi di vendita strategici gli sono valsi la promozione, a partire dal 1° gennaio 2023.
Trevor ha conseguito una laurea in Business Administration presso l'Arizona State University. È un avido lettore che ama stare da solo e dedica il suo tempo al lavoro.
In futuro, Trevor guiderà tutte le attività del reparto. Inoltre, guiderà i nostri programmi di formazione e tutoraggio per sviluppare il team di vendita.
Unitevi a me nel congratularvi con Trevor per la meritata promozione.
Cordiali saluti,
[Nome e posizione]
[Nome della società]
Esempio #3: e-mail che annuncia la promozione di più dipendenti
Oggetto: Annunciamo le nostre recenti promozioni
Caro staff,
Sono lieto di annunciare che cinque dipendenti hanno ricevuto una promozione all'interno del reparto Marketing. Unitevi a me nel congratularvi con loro.
Trevor Wilson, Robert Sulley e Grace Stevens sono stati promossi da addetti alle vendite a responsabili delle vendite.
Ognuno di loro ha iniziato il proprio percorso lavorando per [nome della società] il [rispettive date di assunzione]. Da allora, hanno fatto carriera grazie alla resilienza e alla fedeltà ai valori della nostra azienda. Ma soprattutto, i promossi hanno contribuito enormemente al nostro successo attraverso l'innovazione.
Nell'ultimo anno, Trevor ha identificato significativi colli di bottiglia nel nostro imbuto di vendita. Ha usato sapientemente i test A/B sui contenuti per aumentare i tassi di generazione di lead e di conversione del 70%.
Robert è il genio dietro il nostro software di automazione del marketing e il motivo per cui i processi sono ora ottimizzati.
Non possiamo dimenticare l'ampio spirito di ricerca di Grace e il modo in cui ha contribuito a ridurre il nostro ciclo di vendita.
Sono orgoglioso e fiducioso che eccelleranno nelle loro nuove posizioni. A partire dal 3 giugno 2023, i due riporteranno a Ron Doe, Direttore Vendite.
Invito tutti a congratularsi con loro per la promozione. Inoltre, se avete domande sui loro nuovi ruoli o responsabilità, non esitate a contattare me o Ron.
Cordiali saluti,
[Nome e posizione]
[Nome della società]
📝 Modello di email di annuncio di promozione
Di seguito è riportato un modello pronto all'uso per l'annuncio di promozioni. Potete modificarlo in base alla formalità della vostra organizzazione:
Oggetto: Congratulazioni a [nome del dipendente] per la sua promozione.
Salve a tutti,
Sono entusiasta di annunciare la promozione di [nome completo del dipendente] da [vecchia posizione] a [nuova posizione]. [Nome del dipendente] ha lavorato con [nome dell'azienda] per [periodo di lavoro]. È entrato a far parte dell'azienda nel [data di assunzione] come [titolo della prima posizione] e da allora ha fornito un valore eccezionale all'azienda.
Prima di entrare a far parte dell'azienda, [nome del dipendente] ha conseguito [laurea/certificazione] presso [nome dell'università o dell'organizzazione] e ha iniziato la sua carriera in [settore/azienda precedente] il [data di inizio].
Le sue [citare da una a tre competenze o risultati] hanno [come hanno influito sull'azienda attuale], portando alla sua promozione il [data di inizio della promozione]. Come [nuova posizione], [nome del dipendente] sarà responsabile di [nuove responsabilità] pur continuando a [vecchie responsabilità, se pertinenti].
Se avete domande su [nome del dipendente], contattate me o [un altro membro del personale]. Nel frattempo, vi invito a congratularvi con [nome del dipendente] per la sua promozione! Siamo entusiasti di avere [lei/lui] nel nostro team.
Cordiali saluti / Salute / Con sincero apprezzamento,
[Il suo nome completo]
[La sua posizione e il suo dipartimento]
🏆 Perché inviare un' e-mail di annuncio di promozione?
Le e-mail di annuncio di promozione sono molto più di un semplice strumento per comunicare che qualcuno sta salendo nella scala aziendale. I vostri annunci di promozione possono:
- Promuovere una cultura del riconoscimento.
- Motivare le persone.
- Promuovere la trasparenza in tutta l'organizzazione.
Promuovere una cultura del riconoscimento
Una ricerca di JobVite rivela che la cultura aziendale influenza del 23% le candidature di chi cerca lavoro. (Il 21% è dovuto al turnover dei dipendenti).
Ma la maggior parte dei datori di lavoro preferisce offrire stipendi elevati e abbonamenti in palestra per creare dipendenti felici.
Le e-mail di annuncio di promozione sono parte integrante di una sana cultura aziendale. Mostrano ai dipendenti che non sono solo pezzi degli scacchi su una scacchiera.
Inoltre, disegnano il quadro generale (obiettivi e valori fondamentali dell'azienda) e il modo in cui sono riusciti a inserirsi in esso. Per questo motivo, i dipendenti sviluppano un senso di sicurezza e di appartenenza anche quando l'organizzazione sta attraversando cambiamenti drammatici.
🧐 Se la cultura della vostra azienda non è ancora al livello che vorreste, utilizzate questi sette esempi aziendali per ispirarvi a ciò che serve per costruire una grande cultura aziendale.
Motivare il personale sui potenziali percorsi di crescita
Gli annunci di promozione tracciano una chiara linea di demarcazione tra il punto di partenza dei dipendenti e i loro recenti risultati.
Vedere che i loro colleghi vengono promossi in base ai loro risultati può ispirare gli altri dipendenti a lottare per un successo simile.
Di conseguenza, gli annunci di promozione possono motivare altri dipendenti a lavorare di più e a sviluppare le proprie competenze per ottenere un riconoscimento simile.
Ad esempio, un Associato addetto alle comunicazioni che vuole ottenere la stessa posizione manageriale del promotore lavorerà di più per accumulare esperienza e rafforzare le competenze specifiche.
Garantire la trasparenza
Quando un'organizzazione annuncia pubblicamente una promozione, fornisce chiarezza agli altri dipendenti sui criteri per ottenerla. La chiarezza e la trasparenza possono aumentare la fiducia dei dipendenti nel processo di promozione, in quanto possono vedere che le promozioni si basano su qualifiche e risultati specifici.
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❓ FAQ
Come annunciate le promozioni dei dipendenti?
Potete annunciare una promozione ai dipendenti tramite e-mail, piattaforme di messaggistica, newsletter o riunioni di tutti i dipendenti.
La scelta del canale dipende dalle dimensioni e dalla struttura dell'organizzazione.
Le piattaforme di messaggistica sono le migliori per una comunicazione informale e veloce.
Per un tocco più personale, è consigliabile utilizzare riunioni di persona. Questo metodo funziona meglio per le organizzazioni più piccole che hanno una visione a 360 gradi dei dipendenti.
Anche una newsletter funziona a questo scopo; potete condividerla come copia fisica o via e-mail.
Un'e-mail è l'ideale se si vuole condividere l'annuncio internamente ed esternamente.
Come si annuncia una promozione di un dipendente in un'e-mail?
Per avere successo, l'e-mail di annuncio della promozione deve contenere i seguenti elementi:
- Congratulazioni al promotore.
- Presentazione del promotore e storia della sua carriera.
- I risultati più recenti o più importanti ottenuti all'interno dell'organizzazione.
- La loro nuova posizione e le responsabilità.
- La data di inizio della promozione.
- Incoraggiare il personale a dare il benvenuto o a congratularsi con loro.
Cosa dice quando viene annunciata la sua promozione alla squadra?
Un discorso formale di ringraziamento dopo una promozione non è obbligatorio. Tuttavia, è una cosa educata da fare.
Per creare il discorso perfetto, riflettete su come ci siete arrivati e sulle persone che vi hanno aiutato.
Utilizzate quindi il seguente modello per iniziare:
- Ringraziare: Voglio ringraziare tutti per il loro sostegno e per il loro contributo a questa promozione. Soprattutto, vorrei ringraziare il mio manager, [il suo nome], per avermi promosso a questo nuovo ruolo.
- Esprimere gratitudine: Sono grato per la sua supervisione e il suo feedback, soprattutto durante [indicare un progetto o un momento in cui l'ha sostenuta], quando [menzionare come l'ha sostenuta]. Se altre persone vi hanno aiutato, questo è il momento di menzionarle.
Guardare al futuro: Sono entusiasta di / non vedo l'ora di [menzionare le vostre nuove responsabilità]. Ancora una volta, vi ringrazio per il vostro contributo al mio ultimo traguardo. Prometto di fare del mio meglio / mi impegnerò a [lavorare sodo / dare il meglio delle mie prestazioni] per il nostro successo.