Come implementare una settimana lavorativa di 4 giorni: Esempi e strategie
La COVID-19 ha cambiato completamente la forza lavoro globale. Se un tempo la settimana lavorativa era quella standard dal lunedì al venerdì, oggi vediamo settimane lavorative di quattro giorni, lavoro completamente a distanza e una flessibilità senza precedenti per quanto riguarda gli orari di lavoro.
La flessibilità sul posto di lavoro è destinata a rimanere.
In effetti, molti datori di lavoro hanno notato un aumento della produttività dopo aver introdotto orari flessibili o opzioni di lavoro remoto/ibrido.
Le settimane lavorative di quattro giorni stanno diventando strumenti di flessibilità molto diffusi per migliorare il morale e aumentare la produttività, al fine di soddisfare meglio l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
In un accordo che prevede una settimana lavorativa di quattro giorni, i dipendenti riducono l'orario senza subire una riduzione della retribuzione. L'orario varia in genere tra le 32 e le 36 ore settimanali, il che significa che ogni settimana ci sono tre giorni di fine settimana.
Una configurazione niente male se si cerca una maggiore flessibilità lavorativa.
Ma la settimana lavorativa di 4 giorni è uno dei cambiamenti più drastici che un'azienda possa fare sul posto di lavoro. E per attuarlo non basta inviare un promemoria a tutta l'azienda.
In pratica, dovrete reinserire l'intera azienda.
Alcuni esempi sono:
- Gestione tattica del cambiamento,
- ottenere un consenso dall'alto verso il basso,
- e riallineare le aspettative.
Quindi, come si fa a implementare con successo il sistema in tutta l'organizzazione?
➗ Pro e contro di una settimana lavorativa di quattro giorni
➕ Vantaggi
Equilibrio tra lavoro e vita privata
Secondo la Sloan Management Review, il passaggio a una settimana lavorativa di quattro giorni rispetto a una di cinque aumenta la produttività e il morale dei dipendenti. È logico: nessuna riduzione di stipendio, fine settimana più lunghi, migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Produttività
Alcuni studi hanno dimostrato che in una settimana lavorativa tradizionale di 40 ore, i dipendenti sono produttivi solo per circa 15 ore alla settimana.
Quando i dipendenti si sentono costretti ad attenersi a un orario di lavoro tradizionale, la produttività può diminuire drasticamente. Ma è interessante notare che, come dimostra lo studio, giornate lavorative più lunghe rispetto a giornate lavorative meno numerose aumentano la produttività.
Attrazione di talenti
Le aziende con una settimana lavorativa di quattro giorni spesso reclutano talenti migliori rispetto ai concorrenti con una settimana lavorativa di cinque giorni.
Il dipendente moderno vuole flessibilità e attenzione all'esperienza dei dipendenti. In un mercato globale dei talenti molto caldo, i datori di lavoro intelligenti dovrebbero puntare sulla flessibilità del posto di lavoro.
Cons
Sebbene i vantaggi di una settimana lavorativa di quattro giorni siano numerosi e ovvi, ci sono anche degli svantaggi da considerare prima di effettuare la transizione.
Aumento della pressione
Dopo una sperimentazione di una settimana lavorativa di quattro giorni in Nuova Zelanda, i dipendenti hanno riferito di avvertire un aumento dello stress e della pressione sulle prestazioni lavorative. Le ore di lavoro possono essere diminuite, ma la quantità di lavoro è sempre la stessa.
Se non si seguono le giuste strategie di implementazione, un elevato volume di lavoro per un numero inferiore di ore può facilmente portare a un ulteriore stress. Questi risultati indicano quanto sia importante il giusto approccio.
Non funziona per tutti i settori
La settimana lavorativa di quattro giorni potrebbe non essere adatta a tutti i modelli. Per esempio, le aziende di vendita al dettaglio che richiedono interazioni quotidiane con i clienti potrebbero non essere in grado di adottare una settimana lavorativa di quattro giorni, ma questo non significa che la flessibilità del posto di lavoro non sia un'opzione.
🏢 E sempi di successo della settimana lavorativa di quattro giorni
Grandi aziende e persino interi Paesi hanno sperimentato la settimana lavorativa di quattro giorni, con grande successo.
Sebbene l'adozione permanente della settimana lavorativa di quattro giorni sia ancora agli inizi per molti datori di lavoro, questi studi sono esempi eccellenti di come una settimana lavorativa di quattro giorni possa essere vantaggiosa sia per i dipendenti che per l'azienda.
Concentrandosi sull'equilibrio tra lavoro e vita privata e sulla salute mentale, l'amministratore delegato diBuffer Joel Gascoigne ha annunciato una sperimentazione di un mese nel maggio 2020. E da allora non sono più tornati indietro.
La sperimentazione iniziale ha avuto un tale successo da estendere la settimana lavorativa di quattro giorni fino alla fine del 2020. Dopo aver ascoltato i dipendenti e aver constatato un aumento della produttività, la settimana lavorativa di quattro giorni è ora a tempo indeterminato dalla fine dell'anno.
I dipendenti Microsoft in Giappone hanno registrato un aumento della produttività senza precedenti, pari al 40%, dopo aver introdotto una settimana lavorativa di quattro giorni. Non solo la produttività è aumentata drasticamente, ma i costi complessivi dell'elettricità sono diminuiti di quasi il 25%.
La sperimentazione è stata attiva nell'estate del 2019 e, sebbene abbia avuto un grande successo, non ci sono stati ulteriori movimenti da parte di Microsoft per quanto riguarda ulteriori tentativi o una modifica permanente.
L'Islanda (sì, il Paese) ha sperimentato una settimana lavorativa di quattro giorni con quasi 3.000 lavoratori dal 2015 al 2019, ben prima della pandemia globale COVID-19.
La ricerca ha dimostrato che la produttività è rimasta invariata o è addirittura migliorata per la maggior parte dei lavoratori coinvolti nella sperimentazione.
La sperimentazione prevedeva il passaggio a settimane lavorative di 35 o 36 ore su quattro giorni. Grazie al successo dell'esperimento, oltre l '80% della forza lavoro islandese è passata a un sistema di 4 giorni senza riduzione della retribuzione o lo farà in futuro.
Altri Paesi, come la Spagna e il Regno Unito, hanno condotto sperimentazioni con risultati simili.
Il Belgio ha introdotto per legge il diritto a una settimana lavorativa di 4 giorni nel febbraio 2022.
📈 Perché la gestione del cambiamento è fondamentale per un'implementazione di successo
Implementare una settimana lavorativa di quattro giorni è molto più che inviare un'e-mail a tutta l'azienda. La gestione del cambiamento è un approccio strutturato e personalizzato per diffondere il cambiamento in tutta l'organizzazione.
Sfruttare gli strumenti, la comunicazione coerente e la creazione di relazioni, la gestione del cambiamento è un'abilità cruciale che spesso viene trascurata e sottovalutata.
Si è tentati di inviare un'e-mail per presentare un cambiamento positivo ai propri dipendenti. L'invio di un'e-mail è divertente, genera un'eco e fa passare rapidamente il messaggio.
L'implementazione di un cambiamento così significativo e impattante come una settimana lavorativa di quattro giorni richiede tempo e un'attenta considerazione per essere attuato con successo.
Pensate a una campagna di comunicazione d'impatto per il vostro team, che si tratti di comunicazioni di persona, di una serie di e-mail e promemoria o di un percorso di cambiamento personalizzato attraverso il sito Zavvy.
Stiamo aiutando i nostri clienti a fare esattamente questo. E nei capitoli seguenti condivideremo il processo esatto.
📣 Come introdurre una settimana lavorativa di quattro giorni nella vostra azienda
🧠 Cambiare mentalità: Input vs. outcome
Passare a una settimana lavorativa di quattro giorni in azienda significa cambiare la definizione di successo. I team che sono strettamente allineati a una tradizionale settimana lavorativa di 40 ore sono spesso concentrati sul contributo visibile del team.
Ciò significa che la priorità è garantire che tutti registrino le 40 ore e siano fisicamente presenti per portare a termine i loro compiti.
Vi suona familiare?
Il pensiero basato sui risultati rappresenta un cambiamento radicale nel modo in cui il lavoro viene visto e conferisce flessibilità, equilibrio tra lavoro e vita privata e una maggiore soddisfazione generale da parte dei dipendenti.
Il lavoro basato sui risultati si concentra piuttosto sulla definizione chiara di obiettivi e traguardi e sulla possibilità per i dipendenti di raggiungerli nel modo migliore per loro.
Piuttosto che concentrarsi su un numero minimo di ore o sulla presenza fisica in un ufficio per completare compiti e incarichi, il lavoro basato sui risultati rimette la fiducia e la proprietà nelle mani della risorsa più preziosa: le persone. Vedete la differenza?
Passare a una settimana lavorativa di quattro giorni significa passare a un modello di lavoro basato sui risultati.
Per il successo di una settimana lavorativa di quattro giorni è necessario che il management, dall'alto verso il basso, abbracci il lavoro basato sui risultati.
Fidatevi del fatto che i vostri dipendenti possano svolgere i loro compiti nel modo migliore per loro.
Ecco alcuni consigli per i vostri responsabili del personale per gestire il cambiamento
1. Avere una chiara comprensione dei propri risultati
👉 Stabilire metriche chiare per i vostri team
In una cultura del lavoro basata sui risultati non c'è spazio per l'ambiguità; spostare gli obiettivi o cambiare i requisiti può danneggiare l'obiettivo generale di questo approccio, che è quello di facilitare la libertà e la risoluzione creativa dei problemi all'interno di un quadro solido.
Incoraggiate i responsabili delle persone a sforzarsi di misurare i risultati in modo accurato ed efficiente e a stabilire metriche specifiche e chiaramente definite per il vostro team.
⚙️ Come?
- Un modo per farlo è fissare delle scadenze. Le scadenze e i solidi obiettivi di output sono gli elementi principali che fanno funzionare un modello incentrato sui risultati.
- Assicurarsi che i risultati siano in linea con la missione e la visione aziendale e che siano assegnati ai ruoli giusti all'interno dei team.
2. Fidarsi del proprio team e resistere all'impulso di microgestire il lavoro.
👉 La fiducia porta i migliori risultati
Abbiate fiducia nel fatto che i membri del vostro team amino il loro lavoro e lo facciano.
⚙️ Come?
Gli aggiornamenti sui progressi possono essere inseriti in regolari incontri individuali, in cui il paziente può aggiornarvi sui suoi progressi e condividere con voi i suoi piani.
❌ Evitare il micromanagement vecchio stile
Non c'è posto in questa cultura del lavoro basata sui risultati. Non si può dare indipendenza, responsabilità e autonomia ai membri del team continuando a sorvegliare le loro spalle.
3. Assicurarsi che le competenze giuste siano nei ruoli giusti
👉 I membri del vostro team hanno le competenze giuste per raggiungere i risultati che avete stabilito?
- Prima di ottenere un vero e proprio successo di questa cultura dell'ambiente di lavoro, è necessario assicurarsi di aver assunto le competenze giuste nei ruoli giusti e che tutti i membri del team abbiano una formazione sufficiente.
- Assegnare la formazione dove necessario.
⚙️ Come?
Esaminate le competenze più necessarie e comunicate apertamente queste aspettative. Prima della sessione 1:1, cercate di pensare a un allenamento per ogni abilità.
4. Incoraggiare una comunicazione aperta ed empatica
👉 Ricordate che le persone sono prima di tutto esseri umani e poi dipendenti.
L'empatia nella comunicazione permette ai dipendenti di essere ascoltati, di sentirsi apprezzati e, in generale, di essere più produttivi.
⚙️ Come?
Guidate con empatia e cercate di capire davvero chi sono i vostri collaboratori e di cosa hanno bisogno: mettetevi nei panni dei vostri colleghi e capite che la vita si fa sentire.
🚨 Ricordate Anche se questa particolare cultura valorizza l'autonomia, i vostri diretti collaboratori devono comunque sentire di potersi rivolgere a voi per problemi e domande. Rendetevi disponibili per i membri del vostro team.
🕠 Massimizzare il vostro tempo (e quello degli altri)
Con un numero inferiore di giorni lavorativi (e spesso di ore lavorative), massimizzare il tempo del vostro team è essenziale.
1. Tagliare le riunioni
👉 Le riunioni devono aggiungere valore, non perdere tempo.
Troppo spesso usciamo da una riunione di un'ora pensando che il contenuto avrebbe potuto essere condensato in una sola e-mail.
Potrebbe essere meglio implementare una politica standard per le riunioni.
Ad esempio, richiedete che le riunioni abbiano una durata massima di 30 minuti o designate giorni e orari in cui non sono consentite riunioni. Disponete di ordini del giorno chiari e strutturati per guidare la conversazione e stabilire gli obiettivi di ogni singola riunione.
⚙️ Come?
Prima di una riunione, chiedetevi:
- Il tipo di informazioni che volete comunicare richiede una riunione o esiste un modo più semplice e meno dispendioso per trasmettere le informazioni (ad esempio, e-mail, slack, Asana, Miroboard, ecc.)?
- Esiste un altro modo per raggiungere il risultato desiderato?
- Questo problema può aspettare o ho davvero bisogno di organizzare subito un incontro?
- Qual è lo scopo e il formato giusto (ad es. 1:1, Brainstorming, Standup, Retro, ecc.)?
2. Preparare il pozzo
👉 Un ordine del giorno chiaro aiuta a essere più efficienti e a capire se la riunione è rilevante.
⚙️ Come?
- Stabilire un'agenda chiara
- Invitate solo chi ha davvero bisogno di essere presente. Chiedetevi: Come possono apportare o guadagnare valore partecipando a questa riunione?
- Includere lo scopo, l'obiettivo e l'ordine del giorno della riunione nell'invito al calendario.
- Condividere eventuali documenti/collegamenti da discutere durante la riunione.
- Informare i partecipanti se devono preparare qualcosa prima della riunione.
- Stabilite un lasso di tempo realistico e condividete il tempo da dedicare a questa attività.
3. Nominare un facilitatore
Il facilitatore è la persona che guida la riunione, aiuta i partecipanti a mantenere la rotta, interrompe le discussioni circolari, si assicura che la riunione si concluda con risultati chiari e passi successivi e tiene d'occhio il tempo.
4. Cronoprogramma delle attività
👉 Evitare che le discussioni vadano fuori controllo.
⚙️ Come?
Dedicate un certo tempo a ogni attività in agenda e rispettate questo programma.
Questo approccio costringe voi e il team a pensare in modo più efficiente, eliminando le discussioni circolari.
Gli intervalli di tempo per ogni attività devono essere sempre un po' troppo stretti, in modo che il cervello entri subito in modalità di soluzione, invece di oziare. Non sprecate l'energia del vostro team
5. Lavorare da soli, insieme
👉 Evitare il pensiero di gruppo, la contaminazione delle idee e i pregiudizi di gruppo.
⚙️ Come?
Ciòsignifica che si collabora in tempo reale allo stesso problema, ma invece di discutere apertamente le idee o fare brainstorming, le si annota silenziosamente su un foglietto adesivo (ad esempio su una Miroboard).
Quindi, invece di dare il via alla ricerca di soluzioni con una discussione aperta, date al team dei foglietti adesivi, impostate un timer e chiedete loro di annotare le idee e di discuterle in seguito, se necessario. Questa tecnica offre anche agli introversi e ai membri più giovani del team la possibilità di condividere liberamente le proprie idee.
6. Concludere sempre con una decisione
👉 Definizione di risultati chiari
⚙️ Come?
Lasciategli ultimi minuti di ogni riunione per discutere i passi successivi. Anche se non riuscite a giungere alla conclusione finale, al termine della riunione devono essere definiti chiaramente i passi successivi.
💡 Alcune strategie di riunione efficaci per garantire che le persone lascino la riunione con chiarezza e scopo:
- Assegnazione di elementi di azione o di follow-up a membri specifici del team.
- Programmare una scadenza e definire un calendario chiaro per tutti gli elementi d'azione.
- Se ci sono state discussioni collaterali che sono state parcheggiate, assicuratevi che vengano riattivate in modo che il vostro team possa scegliere come, quando e se continuare a farle girare.
7. Creare e condividere i verbali delle riunioni
👉 Massimizzare l'attrito con la trasparenza
⚙️ Come?
Il verbale della riunioneè un documento tangibile della riunione per i partecipanti e una fonte di informazioni per i membri che non hanno potuto partecipare.
Devono essere accessibili a tutti i membri del team (utilizzare strumenti come google docs, Asana, Miro, ecc.) e catturare l'essenza della riunione, compresi dettagli quali:
- decisioni prese
- le prossime tappe previste
- identificazione e tracciamento delle voci di azione
8. Chiarire le aspettative sul programma
👉 Stabilire orari chiari e flessibilità all'interno del team.
⚙️ Come?
Stabilire fin dall'inizio le giuste aspettative riguardo a giorni e orari di lavoro, orari individuali e procedure per la modifica degli orari, porterà l'intero team al successo.
La flessibilità è importante, ma è altrettanto importante comunicare in modo chiaro e diretto eventuali modifiche agli orari esistenti.
🔄 Raccogliere costantemente feedback. E agire di conseguenza
1. Mettere in ordine il sistema di feedback
👉 Incoraggiate il feedback verso l'alto lungo il processo.
⚙️ Come?
Programmare sondaggi di feedback in diverse fasi dell'implementazione del progetto.
- Subito dopo aver fatto il cambio
- 30 giorni dopo
- 60 giorni dopo
- ...
I sondaggi Pulse sono un modo per farlo nel tempo. Tuttavia, consigliamo almeno all'inizio di aggiungere 2-3 domande dedicate.
2. Rendere prioritaria la retros di squadra
👉 Rendere prioritaria l'attività di retros del team
I retro sono più efficaci alla fine dell'implementazione di un nuovo processo o procedura.
⚙️ Come?
I Retro sono strumenti potenti per raccogliere feedback, migliorare i processi e promuovere una comunicazione positiva con i dipendenti.
Considerate la possibilità di organizzare una sessione retrospettiva subito dopo l' implementazione per avere un riscontro su come è stata accolta la transizione, nonché sessioni multiple dopo l'implementazione per avere un riscontro sull'andamento della settimana lavorativa di quattro giorni.
Se siete alla ricerca di ispirazione per cambiare un po' le cose, ecco 10 idee di Miro.
🚀 Come Zavvy può aiutarci a farlo bene
L'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni implica il reinserimento dell'intera azienda.
È necessaria una gestione tattica del cambiamento, un piano di comunicazione e una guida pratica per tutti, soprattutto per i responsabili delle persone.
Ecco come Zavvy può aiutare:
- Contenuti su misura per guidare i vostri dipendenti nel passaggio a una settimana lavorativa di quattro giorni - personalizzando completamente il percorso per soddisfare le esigenze dei vostri dipendenti.
- Microlearning consente ai dipendenti di apprendere al proprio ritmo e di allineare l'intera organizzazione al cambiamento.
- Diversi tipi di contenuti, che consentono di adattarsi agli stili di apprendimento individuali dei dipendenti.
- Raccolta automatica di feedback raccolta ogni volta che lo si desidera
Create un percorso di microlearning completamente personalizzato con un modello precostituito. La creazione di contenuti è un gioco da ragazzi e concentratevi sull'implementazione di cambiamenti positivi nella vostra azienda con la piattaforma di formazione intuitiva di Zavvy.
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❓ FAQ
Come funziona una settimana lavorativa di quattro giorni?
La settimana lavorativa di quattro giorni è un concetto di flessibilità lavorativa piuttosto semplice. Invece di lavorare una settimana lavorativa standard di 40 ore su cinque giorni lavorativi, i dipendenti lavorano meno ore (in genere da 32 a 36 ore a settimana) su quattro giorni lavorativi.
I dipendenti hanno a disposizione un fine settimana di tre giorni ogni settimana. Gli studi hanno dimostrato che le settimane lavorative di quattro giorni portano a un aumento della produttività, a un miglioramento del morale dei dipendenti e a un'esperienza lavorativa complessivamente migliore sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.
I dipendenti lavorano meno ore?
Nella maggior parte degli accordi sulla settimana lavorativa di quattro giorni, i dipendenti lavorano meno ore senza una riduzione della retribuzione.
I dipendenti non sono produttivi per tutte le 40 ore settimanali, il che significa che spesso è possibile ridurre il numero di ore lavorative in una settimana senza incidere sulla produttività.
Tuttavia, ci sono aziende e settori che non sono in grado di ridurre l'orario di lavoro quando si passa a una settimana lavorativa di quattro giorni.
Ad esempio, i ruoli che richiedono un'interazione diretta con i clienti esterni potrebbero non essere in grado di ridurre l'orario di lavoro, ma potrebbero passare a una settimana lavorativa di quattro giorni.
Una settimana lavorativa di quattro giorni è meno produttiva?
In molti studi sulla settimana lavorativa di quattro giorni condotti in tutto il mondo, le prove sono schiaccianti. Non solo non c'è praticamente alcun impatto negativo sulla produttività, ma è addirittura comune vedere un aumento della produttività quando si implementa una settimana lavorativa di quattro giorni.