Den viktigaste guiden till virtuell träning 2024
Eftersom fler och fler organisationer återgår till arbete på kontoret i år kan man tro att virtuell utbildning är på väg att minska.
Inte alls.
Personlig utbildning ökar 2024, men det gör även virtuell utbildning, vilket återspeglar den numera permanenta hybridarbetskraften.
När ditt team för lärande och utveckling (L&D) anpassar sig till detta nya arbetssätt är det dags att göra en inventering av din strategi för virtuell utbildning.
Många organisationer hade inte tid att planera för den snabba övergången till fjärrstyrning i kölvattnet av COVID-19. Men nu är det dags att för gott införliva taktik för distansutbildning i din strategi för personalutveckling.
I den här guiden får du veta allt om virtuell utbildning, t.ex. vilka de största utmaningarna är och vilka bästa metoderna och verktygen du kan använda för att införa virtuell utbildning på ditt företag.
🏋🏼 Vad är virtuell utbildning?
Med virtuell utbildning menas alla utbildningstillfällen på företag som äger rum online. Begreppet kallas ibland för distansutbildning och kan hänvisa till en rad olika sätt att hjälpa anställda att utveckla sina färdigheter och kompetenser.
Här är några exempel på virtuell utbildning:
- Ett live, instruktionsstyrt webbseminarium eller en Zoom-presentation
- En självgående onlinekurs
- En serie videor eller andra resurser som är tillgängliga för de anställda.
När arbetsgivarna anpassar sig till ett nytt, hybridiserat arbetssätt är virtuell utbildning viktigare än någonsin. Med en virtuell utbildningsplattform som Zavvy kan du skapa nya sätt att utbilda alla anställda oavsett hur ditt kontor ser ut.
Hur skiljer sig distansutbildning från utbildning på plats?
Förutom det uppenbara - personlig utbildning sker ansikte mot ansikte, medan virtuell utbildning inte gör det - finns det några olika för- och nackdelar med varje utbildningsform.
Många yrkesverksamma inom L&D lovordar utbildning på plats som ett mer interaktivt format. De anställda kan ställa frågor och få omedelbar feedback. De har också möjlighet att informellt dela med sig av sina kunskaper.
Men utbildning på plats är ofta längre och mindre effektiv än utbildning på distans. Utan upprepning riskerar de anställda att förlora sina färdigheter. Utan personlig anpassning till varje medarbetares karriärmål kommer du att få mindre motivation och engagemang för utbildning bland dina medarbetare.
Virtuell utbildning är dock ett mer lättillgängligt och varierat sätt att hjälpa dina anställda att utvecklas i sin framtida karriär. Med fler alternativ för de anställda kan du anpassa utbildningsplanerna till specifika kompetensluckor och hitta fler sätt att förstärka de mest kritiska färdigheterna för dina anställda.
⚡ 3 Stora utmaningar för virtuell träning
Virtuell utbildning ger många möjligheter till bättre tillväxt och utveckling för medarbetarna.
Men det betyder inte att virtuell träning är utan utmaningar.
I allmänhet har företagsutbildningen vissa negativa uppfattningar. Anställda kan tycka att utbildningen inte har någon koppling till deras faktiska arbete. Eller så kan tung arbetsbelastning och dålig tidsplanering leda till att de anställda inte har en timme eller mer att ägna åt en direktsänd utbildningssession.
Virtuell utbildning måste övervinna dessa allmänna utbildningsutmaningar och sin egen uppsättning av problem som är unika för en avlägsen miljö. Här är några av de största utmaningarna som du måste ta itu med när du utvecklar din virtuella träningsplan:
- Flexibla och hybrida arbetsmiljöer: Även om fjärrteam ger många företag många fördelar, gör de olika arbetsmiljöerna det svårt att skapa konsekventa utbildningsmetoder. Variationer i scheman och tidszoner kan göra virtuell utbildning nästan omöjlig för vissa företag.
- Avkoppling av anställda: Bristen på personlig interaktion i en fjärr- eller hybridarbetsmiljö kan göra att vissa anställda känner sig avskärmade från sina chefer eller kollegor. Denna klyfta gör det svårare för cheferna att identifiera utbildningsbehov för varje anställd. Den institutionella kunskapen blir också sämre utan informella möjligheter att föra information vidare.
- Tekniska problem: Det verkar som om tekniska problem plågar alla försök till virtuell utbildning. Allt från inkompatibilitet med webbläsare till problem med internetanslutning och trasiga mikrofoner - dessa problem avskräcker de anställda från att delta fullt ut i virtuell utbildning.
Även om dessa virtuella utbildningsutmaningar är betydande är de inte oöverkomliga. Genom att förstå hur man gör virtuell utbildning mer engagerande och anpassad till ditt team kan du övervinna många av dessa problem och skörda fördelarna med kontinuerligt lärande på jobbet.
📈 7 bästa metoder för att skapa engagerande virtuell utbildning
Det finns dussintals sätt att skapa effektiva virtuella utbildnings- och utvecklingsprogram. Exakt vilka verktyg och medel som används för att underlätta ditt virtuella utbildningsprogram beror på logistiken på ditt kontor och din gruppstruktur.
Ditt virtuella utbildningsprogram bör följa dessa bästa metoder, oavsett om ditt kontor är helt fjärrstyrt eller om du går över till en hybridmodell.
Bedöm dina utbildningsbehov
Innan du utformar en enda del av ditt virtuella utbildningsprogram är det viktigt att göra en bedömning av utbildningsbehovet.
Den här detaljerade processen hjälper teamet för lärande och utveckling (L&D), avdelningen för personalverksamhet och företagets ledning att förstå vilken utbildning som behövs, vilka problem som ska lösas och hur utbildningen bäst ska tillhandahållas för att tillgodose behoven hos de anställda som behöver den mest.
Börja med att fundera på varför du vill genomföra virtuell utbildning. Finns det en specifik utmaning som du försöker övervinna? Ett tjänsteområde som du försöker förbättra? Tänk på hur din utbildningsplan kommer att påverka varje intressent och deltagare och organisationen som helhet.
En bedömning av utbildningsbehov är en lång och komplex process. När du väl har definierat syftet kan du dela in bedömningen i tre stora faser:
- Analysera kompetens- och färdighetsgapet
- Utvärdera virtuella utbildningsalternativ för varje grupp
- Utveckla personliga utbildningsplaner för varje anställd
För att hjälpa dig att hålla reda på hela processen kan du använda Zavvy:s guide och mall för bedömning av utbildningsbehov. Den innehåller frågeformulär, blanketter och andra resurser som hjälper dig att samla in den mest relevanta informationen från dina anställda.
Det kan vara frestande att skynda sig igenom planerings- och bedömningsfasen för virtuell utbildning - det är trots allt ett stort åtagande. Men utan en solid förståelse för hur din utbildningsplan kommer att uppfylla både företagets och de anställdas behov är det mycket mer sannolikt att alla ytterligare investeringar i utbildning kommer att stöta på motgångar och utmaningar.
Skapa kompetensmodeller för att förstå talangbehoven
Om du gör en grundlig bedömning av talangbehovet kommer du troligen att upptäcka att kompetensmodeller för varje roll eller avdelning är användbara.
En kompetensmodell tittar på de kunskaper, färdigheter och förmågor som krävs för att prestera bra i en viss roll. Eftersom den visar vilka kompetenser organisationen behöver på varje nivå kan medarbetarna också använda modellen för att förstå sina potentiella karriärvägar och hur de kan uppnå dem.
Genom att tänka på utbildning för kompetenser snarare än färdigheter säkerställer man att de anställda kan uppfylla organisationens behov samtidigt som de presterar bra i specifika uppgifter.
När du utvecklar en kompetensmodell bör du vända dig till branschresurser och experter för att få vägledning. Chefer inom datavetenskapliga områden och roller kan till exempel förlita sig på IBM:s kompetensmodell för datavetenskapliga färdigheter för att se till att deras förväntningar stämmer överens med industristandarderna.
De som arbetar med mångfald och integration kan å andra sidan titta på Yales kompetensmodell för detta yrke. Modellen visualiserar sambanden mellan kompetenserna och stöder sedan varje kompetens med detaljerade definitioner och motiveringar.
Det är klokt att regelbundet jämföra din kompetensmodell med industritrender. Men ännu viktigare är att du regelbundet söker feedback om hur de anställda upplever sin erfarenhet av kompetensmodellen.
En kompetensmodell är utformad för att hjälpa de anställda att lyckas i organisationen och följa en karriärväg. Det innebär att deras feedback är den mest värdefulla för att veta om du uppfyller dina virtuella utbildningsbehov.
Håll virtuella träningsprogram målinriktade
LinkedIns rapport 2022 Workforce Learning Report visar att anställda är mer motiverade att fullfölja utbildningsprogram, virtuella eller andra, som är kopplade till specifika karriärmål än de som inte har ett tydligt mål.
När du tänker, planerar eller skriver en virtuell utbildning, tänk på hur den uppfyller din anställdes mål. Du kan ta hänsyn till dessa mål på individ- eller gruppnivå, beroende på vilket syfte med utbildningen du definierade i din bedömning av utbildningsbehovet.
Använd SMART-målsramen för att skapa en ram för din virtuella utbildning kring de mest effektiva målen. Om du aldrig har hört talas om SMART-mål, eller om du behöver en snabb uppfräschning, får du här en kort förklaring:
- Specifikt: Ange exakta parametrar för var och hur målet ska uppnås under och efter träningen.
- Mätbar: Definiera vilka mått du kommer att använda för att avgöra om målet har uppnåtts.
- Uppnåeligt: Se till att det mål du sätter upp kan uppnås på ett rimligt sätt med hjälp av dina virtuella utbildningsverktyg och processer.
- Relevant: Beskriv exakt hur din virtuella utbildning hjälper medarbetarna att prestera bättre eller lära sig nya färdigheter som är tillämpliga på deras karriärmål.
- Tidsbunden: Välj en rimlig tidsram inom vilken du förväntar dig att medarbetarna kan uppnå målet.
En AI-driven virtuell träningsplattform som Zavvy kan hjälpa chefer på alla nivåer att utveckla personliga, målinriktade träningsalternativ för sina team.
Utnyttja mikrolärande
Google och andra framsynta företag har experimenterat med mikrolärande, ett effektivt sätt att leverera virtuell utbildning i små, lättsmälta delar.
Mikrolärande är en serie korta, regelbundet utspridda utbildningsaktiviteter som är utformade för att introducera eller förstärka begrepp för omedelbar tillämpning. En virtuell utbildningsplan för mikrolärande kan ta så lite som fem minuter en gång i veckan.
Här är några exempel på mikrolärande i praktiken:
- Googles "viskningskurser": L&D-experter på Google har utvecklat en 10-veckors e-postserie med åtgärder för chefer och anställda om ämnen som coachning, inkludering och att bygga upp en teamkultur.
- Bloomingdale's har spelifierat säkerhetsutbildningen: Bloomingdale's skapade en serie av 3-5 säkerhetsutbildningar som liknade frågesporter och spel som de anställda fick tillgång till via kassasystemet eller butikens surfplatta under sina arbetspass.
- Ciscos videobibliotek för IT-utbildning: Istället för att låta IT-arbetarna gå igenom långa utbildningar för att slutföra sina certifieringsprogram har Cisco ändrat sin kursplan till korta videoklipp som är grupperade kring specifika begrepp. Eleverna kan uppdatera de viktigaste koncepten utan att tappa fokus som de skulle kunna göra under en längre utbildningssession.
- Freeletics' Slack-ledarskapsutbildning: Fitnessappföretaget utnyttjade det befintliga meddelandeverktyget för att ge sina anställda små lektioner. Detta tillvägagångssätt hjälpte människor att ta sig tid för små doser av utbildning samtidigt som viktiga ledarskapsbegrepp förstärktes regelbundet.
Microlearning kan låta för bra för att vara sant. Bättre virtuell utbildning leder till att mindre tid läggs på utbildning totalt sett?
Men det fungerar. Googles viskningskursmetod förbättrade beteendeutfallet med 22-40 %. Bloomingdale's gamifierade säkerhetsutbildning nådde en frivillig deltagarfrekvens på 90 % och ledde till en 41 % minskning av säkerhetsanspråk mot företaget.
När mikrolärande används på rätt sätt kan det lösa många utmaningar inom personlig och virtuell utbildning. Här är skälen till detta:
- Det är lättare för de anställdaatt hitta fem minuter på dagen för en kort utbildning än att avsätta en timme eller mer för ett direktsänt webbseminarium eller en föreläsning.
- Flexibiliteten hos virtuellt mikrolärande gör det enkelt för anställda att få tillgång till mikrolärningsalternativ från kontoret, hemmet eller till och med från butikslokaler.
- Det är enklare att boka om eller återgå till en ny tid vid tekniska problem.
- Kortare lektioner med egen takt lämpar sig väl för att anpassa utbildningen till enskilda anställdas karriärmål.
- "Bite-size"-lektioner erbjuder ettkortfattat och konsekvent format för eleverna.
Det finns ännu mer till hemligheten bakom framgång med mikrolärande: vetenskap. Läs vidare för att lära dig mer om spaced repetition och andra principer som kan hjälpa dig att utforma det bästa virtuella utbildningsprogrammet för din organisation.
Användning av spaced repetition för att tidsbestämma virtuella utbildningsmoduler.
Mikrolärande är också framgångsrikt i virtuella utbildningsmiljöer eftersom det lämpar sig väl för tekniker med spaced repetition.
Spaced repetition är en strategi för inlärning och memorering där kunskap och färdigheter testas med gradvis längre intervaller för att hjälpa till att lagra informationen i långtidsminnet. Språkinlärningsplattformar som Duolingo och andra populära appar använder den här tekniken för att utveckla kursplaner.
Du kan tillämpa samma principer på virtuell utbildning i arbetslivet. Till exempel hjälper Zavvy:s programvara för medarbetarutveckling cheferna att på ett effektivt sätt planera en perfekt fördelad, personlig utvecklingsplan för varje teammedlem.
Genom att använda upprepning med mellanrum kan man lösa problemet med glömskekurvan, en inflytelserik minnesmodell som utvecklats av en tysk psykolog. Kurvan visar att vi förlorar upp till hälften av den kunskap vi har förvärvat bara en dag efter att vi har tagit till oss informationen.
Genom att erbjuda de anställda samma information med jämna mellanrum förbättras deras förmåga att behålla informationen dramatiskt på relativt kort tid.
En annan fördel med spaced repetition? Att göra utbildning till en del av teamets veckovisa rutin bidrar i hög grad till att skapa en kultur av lärande inom organisationen.
Inkludera socialt lärande
En av de svåraste sakerna för distansutbildning att kopiera är det informella kunskapsutbytet i personliga miljöer. Men genom att införliva frågor och svar, brainstorming-samtal och till och med isbrytare kan man ge värdefull kunskap till organisationen.
Interaktion mellan kamrater i virtuell utbildning är viktigt på grund av det sociala lärandet. Det är teorin att vi får en kognitiv boost av att få kunskap i en interaktiv och social miljö.
Med det stora utbudet av kommunikations- och samarbetsplattformar som finns på marknaden idag är det inte alls omöjligt att integrera socialt lärande i virtuell utbildning. Programvara som Zavvy kan integrera Slack i din virtuella utbildningsrutin för att omedelbart ge ett socialt element till dina anställdas utvecklingsvägar.
Spåra och fira träningsframsteg
Alla gillar att fira när de når ett mål. Se därför till att erkänna dina anställdas prestationer i deras utbildningsplaner och uppmuntra dem att gå vidare i sin karriärutveckling.
Med programvara för virtuell utbildning är det enkelt att omvandla utbildningsdata till uppmuntran för dina anställda. Till exempel erbjuder Zavvy:s virtuella utbildningsresor en automatisk framstegsindikator så att de anställda kan se hur långt de har kommit.
Ett annat sätt att fira framstegen i ditt virtuella utbildningsprogram är att hylla de anställda som har nått milstolpar i den virtuella utbildningen.
Som chef eller medlem av L&D-teamet kan du via Zavvy få tillgång till uppdateringar om hur dina anställda gör. Du kan använda denna information för att offentligt eller privat gratulera eller uppmuntra anställda som gör utmärkta framsteg eller behöver en liten uppmuntran.
🛠️ De fem bästa verktygen för att underlätta virtuell utbildning
De bästa metoderna för virtuell utbildning som beskrivs ovan bör hjälpa dig att förstå vilken typ av praktisk inställning du behöver för att närma dig personalutveckling.
Men bästa praxis är inte allt du behöver för att underlätta engagerande virtuell utbildning. Du behöver också rätt verktyg för att få ut det mesta av all virtuell utbildning som erbjuds.
För att kunna anpassa utbildningsplaner för varje anställd behöver du ett enkelt sätt att samla in och analysera kvalitativa och kvantitativa data om utbildningsbehov och effektivitet.
Med så många anställda kan det vara överväldigande med så mycket data. Många av dessa verktyg erbjuder sätt att organisera och automatisera datainsamling och analys för ditt utbildningsprogram.
Låt oss utforska de virtuella utbildningsverktyg som kommer att ta din personalutveckling till nästa nivå.
System för hantering av lärande
Det kanske mest kraftfulla virtuella utbildningsverktyget du kan ha till ditt förfogande är ett system för inlärningshantering som Zavvy.
Dessa webbaserade plattformar samlar flera funktioner som du behöver för att utveckla virtuell utbildning. Istället för att hacka ihop en rad olika verktyg kombinerar ett system för inlärningshantering skapande av kurser, projekthantering, schemaläggning med mera för att göra det enkelt att utveckla effektiva utbildningsplaner för varje anställd.
Här är vad ett system för hantering av lärande som Zavvy kan hjälpa dig att göra:
- ⏱️ Skapa snabbt flexibla och innovativa utbildningar.
- ⚙️ Tilldela automatiskt utbildningskurser baserat på anställningsstatus, roll eller tid sedan den senaste utbildningen.
- 📈 S påra omedelbart de anställdas eller hela företagets framsteg
- 💬 Skicka regelbundna påminnelser om att slutföra eller återuppta utbildningen.
- 🔬Incorporera vetenskapliga inlärningsprinciper som t.ex. upprepning med viss tidsintervall.
I slutändan hjälper ett system för hantering av lärande till att organisera och sätta igång utvecklingsplaner för dina anställda på alla nivåer.
Även om ett system för inlärningshantering är det bästa sättet att hålla koll på dina virtuella utbildningsbehov har vi några andra förslag på virtuella utbildningsverktyg som kan förbättra den totala utbildningsupplevelsen.
➡️ Fullständig fallstudie: "Skapa ett utbildningsprogram för ledarskap på Freeletics "
Formulärbyggare
Det är viktigt att utvärdera organisationens utbildningsbehov kontinuerligt. Du bör inte bara göra en preliminär bedömning av utbildningsbehovet, utan också regelbundet kontrollera med dina anställda att din virtuella utbildningsplan ger de avsedda resultaten.
För att underlätta denna bedömning kan du investera i ett verktyg för formulärkonstruktion med många alternativ för att anpassa frågorna. Några av de bästa verktygen för att bygga upp formulär är:
- Google Formulär
- Typeform
- Jotform
- SurveyMonkey
När du väljer ett verktyg för att skapa formulär för att hjälpa dig med dina virtuella utbildningsbehov bör du se till att det integreras väl med ditt lärplattformssystem eller andra verktyg som du använder.
Plattform för kommunikation och samarbete
När fitnessappföretaget Freeletics använde Zavvys Slack -integration till sin virtuella mikrolärandeplan ökade de engagemanget med ungefär 3x. Med automatiska påminnelser som skickades till ett lättillgängligt kommunikationsverktyg tyckte medarbetarna att det var mycket lättare att hålla koll på sina mikrolärande utbildningstillfällen.
Zavvyintegreringarna med Slack och Microsoft Teams hjälper dig också att införa principer för socialt lärande i din virtuella utbildning. Det välbekanta, avslappnade formatet hjälper medarbetarna att dela information eller komma med nya idéer med betydligt färre hinder än vid direkt utbildning.
Programvara för videoinspelning
Om du utvecklar dina egna virtuella kurser och program är verktyg för innehållsskapande otroligt användbara. Ofta kan du skapa skriftligt innehåll i ditt system för inlärningshantering, men du kan behöva ett externt verktyg för att skapa dina egna utbildningsvideor.
En nybörjarvänlig programvara för videoinspelning är Loom, som fokuserar på inspelning av skärmar. Det är lätt att demonstrera en programvarufunktion, ett nytt verktyg eller en ny plattform genom att börja spela in och använda enheten som du brukar göra.
Sedan kan du lägga till dina videor i ditt system för inlärningshantering eller i din interna kunskapsbas för framtida referens.
Resursbibliotek på nätet
Om din organisation är verksam inom en stor bransch kan du kanske undvika att uppfinna hjulet på nytt när det gäller utbildningsmaterial.
Många företag, till exempel Udemy och Coursera, erbjuder öppna onlineutbildningar inom affärsverksamhet, marknadsföring, teknik, ekonomi och mycket mer. En sådan resurs kan ge din organisation den expertkunskap de behöver i ett prisvärt och flexibelt format.
För att få ut det mesta av ett online-resursbibliotek kan du välja ut några av de bästa kurserna från din leverantör och införliva dem i dina utvecklingsplaner för specifika roller eller team.
Med Zavvy kan du få tillgång till ett bibliotek med tusentals lärresurser från dussintals leverantörer och överbrygga klyftan mellan utvecklingsmål och konkreta kurser - varje gång.
➡️ Kör kraftfull virtuell utbildning på Zavvy
I takt med att flexibla och hybrida arbetsstyrkor blir standard världen över är det viktigare än någonsin att skapa effektiva virtuella utbildningsprogram. Utvecklingsplaner för anställda måste anpassas till individen och till arbetets föränderliga karaktär i olika branscher.
Med en virtuell utbildningsplattform som Zavvy kan du enkelt utveckla och hantera mikrolärningsformat och andra distansutbildningsalternativ. Cheferna får en omedelbar inblick i vad deras anställda behöver och hur virtuell utbildning fyller kompetensluckorna.
Att skapa ett virtuellt utbildningsprogram är inte ett engångsprojekt. Du måste kontinuerligt förfina dina utbildningsbehov och program för att främja utvecklingen av varje anställd i din organisation.
Få en Zavvy-demo idag för att skapa en anpassningsbar virtuell utbildningsplan för din organisation.