Andrea Ibañez
Andrea Ibañez är frilansskribent för HR- och Fintech-företag. I sitt naturliga habitat kan du hitta henne när hon planerar sin nästa resa, lagar något mexikanskt eller irriterar sina katter.
Oengagerade anställda, hög omsättning och arbete av låg kvalitet. Låter det bekant? Enligt Lorman kan 70 % av dina anställda lämna ditt företag för en organisation som är känd för att investera i lärande och utveckling.
Så du måste ta steget innan det händer.
Utbildning på arbetsplatsen är en kostnadseffektiv strategi som hjälper anställda att utveckla de färdigheter som krävs för att utföra kvalitetsarbete.
Det förbättrar engagemanget, ökar tillfredsställelsen och stöder företagskulturen.
I den här artikeln diskuterar vi vad OJT är, dess för- och nackdelar, hur det fungerar och hur du kan integrera det i din övergripande utbildningsstrategi.
Utbildning på arbetsplatsen (OJT) är en praktisk inlärningsupplevelse som hjälper anställda att förvärva de färdigheter, kunskaper och kompetenser som de behöver för att lyckas i sina roller.
Utbildningen sker på arbetsplatsen, där en chef eller en erfaren anställd visar praktikanten hur man utför en uppgift och sedan övervakar praktikanten när han eller hon utför den själv.
Utbildaren ger då omedelbar feedback, vilket ger utrymme för att korrigera fel och för att den anställde ska lära sig sitt nya ansvar snabbare.
HR-experten Jennnifer Hartman ser OJT som ett sätt att öka en anställds chanser att lyckas:
"Genom att genomföra utbildning på arbetsplatsen kan man hjälpa anställda att lära sig nya färdigheter, bli mer engagerade och förbättra sina prestationer. Den här typen av utbildning gör det möjligt för de anställda att lära sig i en praktisk miljö, vilket kan hjälpa dem att utveckla bättre yrkeskunskaper och öka sina chanser att lyckas."
Till exempel lär erfarna golvarbetare nyanställda att montera, inspektera och packa delar i tillverkningsföretag. Sedan övervakar den erfarne arbetstagaren den nya arbetstagaren tills denne har fått tillräckliga färdigheter och kunskaper för att kunna göra det självständigt.
Ett annat exempel är successionen av en chefsposition. När en avdelnings- eller organisationsledare beslutar sig för att avgå går han eller hon ofta in i en övergångsperiod där han eller hon får handleda sin efterträdare för att säkerställa en smidig övergång till den nya positionen.
Den största skillnaden mellan utbildning på och utanför arbetsplatsen är att medan utbildning på arbetsplatsen sker på arbetsplatsen och har ett praktiskt tillvägagångssätt, sker utbildning utanför arbetsplatsen i ett klassrum och fokuserar på kunskapsinhämtning.
De skiljer sig också åt i följande avseenden:
Så vilken är bäst?
Det beror på vad du vill uppnå.
Utbildning på arbetsplatsen är bättre om:
Utbildning utanför arbetsplatsen är bättre om:
Utbildning sker på två olika sätt: strukturerad och ostrukturerad.
Ostrukturerad OJT uppstår när en anställd ber om hjälp när någon informellt lär honom eller henne hur han eller hon ska utföra en uppgift eller när han eller hon observerar hur en kollega utför sitt arbete.
Även om ostrukturerad OJT är kostnadsfri är den inte effektiv eftersom:
Å andra sidan är strukturerad utbildning på arbetsplatsen (S-OJT) utformad för att lära ut allt som den anställde behöver veta och har en strategi för att stödja det.
Med S-OJT vet både utbildare och praktikant vad som förväntas av dem. Samtidigt vet cheferna hur det går för den anställde och de kan spåra, mäta och förbättra utbildningen.
En framgångsrik S-OJT-strategi behöver:
Utbildning på arbetsplatsen hjälper nyanställda att komma in i sina nya positioner och anpassa sig till din företagskultur. Det ger dig också möjlighet att skapa en strategi för att berika arbetet och uppmuntra etablerade anställda att lära sig nya färdigheter och växa inom företaget.
Nina Pączka, Community Manager på Zety, förklarade hur utbildning ökar produktiviteten och förbättrar de anställdas uppfattning om företaget:
"[Utbildningen] ska engagera, motivera och skapa band. Ingenting ökar de anställdas produktivitet så mycket som relationer till företaget och andra anställda. De anställda känner sig uppskattade. Och om de ser att företaget bryr sig om dem, bryr de sig om företaget. Det är en enkel motprestation i positiv bemärkelse."
Väl avrundade utvecklingsplaner kräver också utbildning utanför arbetet för att komplettera utbildningen på arbetsplatsen, föra in nya idéer på arbetsplatsen och klargöra begrepp i den formella utbildningen.
Det finns många olika metoder för att genomföra utbildning på arbetsplatsen, t.ex:
Även om de har olika tillvägagångssätt för utbildning innebär de alla att den anställde utför uppgifter som han eller hon kommer att använda i sitt arbete och får omedelbar feedback på sin prestation.
Så här fungerar de.
Vid coachning analyserar utbildningsledaren hur en anställd utför sitt arbete och ger feedback. Denna en-till-en-strategi hjälper den anställde att utveckla och förbättra sin kompetens samtidigt som han eller hon får självförtroende och lär sig att ta ansvar för att slutföra uppgiften.
Till skillnad från coachning är mentorskap en informell utbildningsmetod. Den fokuserar på att utveckla en relation mellan praktikanten och chefen eller den sakkunniga medarbetaren. Mentorn stödjer och vägleder praktikanten för att lära sig de färdigheter som denne behöver för att ta över mentorns position när denne går i pension, byter roll eller lämnar företaget.
Under arbetsrotationer arbetar de anställda på olika avdelningar eller arbetsplatser inom företaget för att förstå hur företaget fungerar som helhet. Den här metoden hjälper tillverkningsföretag och lärlingsprogram.
Lärlingsutbildning är ett långsiktigt program som kombinerar OJT med utbildning i klassrummet. Det hjälper oerfarna anställda att lära sig de färdigheter de behöver för att utföra en specifik tjänst som företaget behöver tillsätta. De anställda får ett certifikat eller en licens som gör att de kan utföra jobbet utan övervakning.
Understudier förbereder en anställd för att ta på sig rollen som chef, vilket gör det till en viktig metod för successionsplanering. Den studerande lär sig hur deras handledare utför sitt arbete samtidigt som han eller hon observerar och assisterar dem och utvecklar relationer med anställda som stöder den roll som de kommer att ta på sig i framtiden.
Vid arbetsinstruktion - även känd som steg-för-steg-metoden - visar utbildaren hur man utför en uppgift steg för steg för den anställde. Därefter observerar utbildaren hur den anställde utför uppgiften, ger omedelbar feedback när de gör fel och uppmärksammar goda rutiner.
I kommittéuppdrag deltar vanligtvis många praktikanter. Utbildaren ger praktikanterna ett verkligt företagsproblem och ber dem lösa det. Den här typen av utbildning uppmuntrar till lagarbete, främjar företagskulturen och hjälper praktikanterna att utveckla nya färdigheter och relationer med sina medarbetare.
Praktikplatser är kortvariga program där praktikanter får bekanta sig med en ny bransch och skaffa sig allmänna kunskaper om den. Det hjälper praktikanterna att bekanta sig med den verksamhet som de skulle utföra om de gjorde karriär inom det området.
Nu när du förstår vad utbildning på arbetsplatsen är och vad den kan göra för din organisation, ska vi gå igenom några av de bästa metoderna som gör att detta tillvägagångssätt fungerar.
Hitta de personer som visar enastående prestationer och som har en djup kunskap om sitt arbete. Identifiera sedan vilka av dem som skulle bli bra utbildare.
Bra utbildare är villiga att dela med sig av sina kunskaper, har utmärkta kommunikationsfärdigheter och är intresserade av att utbilda nya medarbetare.
När du har identifierat dina potentiella tränare måste du utbilda dem så att de lär sig hur de ska göra:
För att din OJT ska bli framgångsrik behöver du en strukturerad plan som visar vad den anställde ska göra och hur han eller hon ska göra det.
Börja med att ha en detaljerad bild av den anställdes roll i organisationen.
Gör sedan en lista över de uppgifter, färdigheter och kompetenser som de behöver för att lyckas. Bedöm sedan gapet mellan den önskade profilen och den anställdes profil för att avgöra vad de behöver förbättra.
Proffstips: Det här steget är enklare om du har en kompetensmodell
Samarbeta därefter med utbildaren för att samla in och utveckla utbildningsmaterial och dokumentation för att stödja den anställdes lärande. Glöm inte att skapa en checklista för bedömning för att utvärdera den anställdes framsteg.
Gör allt med ett träningsschema så att alla kan hålla sig på rätt spår och veta vad de behöver jobba med.
Mät och följ upp medarbetarens resultat - t.ex. förändringar i kunskap, beteende och attityder.
Använd checklistan som du skapat för att mäta hur din anställde presterar under utbildningen. För att hålla din anställde engagerad och motiverad, erkänn vad de gör bra och ge feedback för att hjälpa dem att förbättra de färdigheter eller kompetenser som inte motsvarar förväntningarna.
Prata med utbildaren och deltagaren för att ta reda på vad som fungerade, vad som behöver förbättras och vad som inte fungerar alls. Skapa en enkät för utbildningsutvärdering som ger dig insikt i hur det går för din medarbetare och hur utbildaren gjorde sitt jobb.
Utifrån detta kan du bedöma vilka färdigheter de behöver utveckla ytterligare och hur du kan förbättra den övergripande utbildningsupplevelsen.
Under onboarding hjälper ett buddy system nyanställda att komma in i sin nya tjänst. En "buddy" är en anställd med enastående sociala färdigheter som delar med sig av sin kunskap, bästa praxis och sina erfarenheter till den nyanställde.
Ett buddy -system är ett utmärkt komplement till din OJT-plan. Det har en positiv inverkan på personalbindningen och hjälper den anställde att bli fullt produktiv på kortare tid.
Ett system för inlärningshantering (LMS) hjälper dig att organisera ditt utbildningsmaterial och skapa ett bibliotek som dina anställda kan använda närhelst de behöver lösa ett problem, konsultera en företagspolicy eller återkalla en process.
Det kan också automatisera uppgifter som att tilldela utbildning, skicka påminnelser och till och med tilldela rekryterbuddies.
Med Zavvy:s LMS kan du till exempel skapa en utbildningsresa på onboarding och automatiskt registrera nya anställda på den. Zavvy Systemet kombinerar inlärningsmetoder som spaced repetition, mikrolärning och socialt lärande för att hålla dina anställda engagerade och motiverade.
Men det finns mer: Zavvy låter dig skapa en övergripande utvecklingsprocess som kombinerar kompetensmodeller, utvecklingsplaner och feedback för att vägleda både dina utvecklingsstrategier på och utanför jobbet.
Ett av de bästa sätten att skapa en utbildningsplan är att använda ADDIE-ramen. ADDIE står för Assess, Design, Develop, Develop, Implement, and Evaluate (bedöma, utforma, utveckla, genomföra och utvärdera).
Genom att använda det här ramverket och de bästa metoder som vi har diskuterat kan du utforma och genomföra ett framgångsrikt utbildningsprogram på jobbet.
Att skapa en väl avrundad träningsplan kan verka skrämmande, men det behöver inte vara det. Börja med viktiga roller och arbeta dig neråt. Kom ihåg att utbildning inte enbart är personalansvarigas ansvar - rekryterachefer och nyckelpersoner som kan hjälpa dig att fastställa utbildningsbehov och utveckla utbildningsprogrammen.
Genom att genomföra en strukturerad utbildningsplan på jobbet kan du och din organisation bevara intern kunskap, öka medarbetarnas engagemang och behålla de bästa talangerna.
Är du redo att implementera din strategi för utbildning på arbetsplatsen? Med vår programvara för medarbetarutveckling kan du skapa, genomföra och mäta din utbildningsplan.
Boka en demo och frigör din medarbetares potential redan idag.