Användning av betyg på anställdas prestationer: Experter väger in för- och nackdelar

Endast 14 % av de anställda är helt överens om att deras resultatbedömningar hjälper dem att utvecklas. 

Det betyder att de flesta organisationer använder sig av fel betygsättning av medarbetarnas prestationer. Eller så använder de dem inte alls.

Men hur ska organisationer använda betygsättningen av medarbetarnas prestationer på rätt sätt? 

Ännu viktigare är frågan om du ska hålla dig till prestationsbedömningar eller till mer fria former av kvalitativ feedback?

Vi pratade med ett par experter inom HR och People Ops för att få deras syn på för- och nackdelar med betygsättning av medarbetares prestationer och bästa metoder för att skapa dem.

Om du inte överväger att använda prestationsbetyg, tittar vi också på alternativ. 😉

🔢 Vad är betygsättning av medarbetarnas prestationer?

Betyg på anställdas prestationer är en standardiserad metod för att utvärdera en anställds arbetsprestationer mot en uppsättning förutbestämda kriterier eller förväntningar. 

Dessa betyg hjälper organisationer att mäta hur väl de anställda utför sina arbetsuppgifter och bidrar till företagets mål. 

Som ett resultat av detta kan cheferna kvantifiera de anställdas prestationer i termer av effektivitet, input och output. 

Dessutom kan cheferna fastställa tydliga prestationsmål och checklistor för åtgärder genom att sätta prestationen på en skala. Dessa mål ger medarbetarna konkret vägledning för att slutföra uppgifter och utveckla färdigheter.

Prestationsbedömningar innebär vanligtvis att man använder en skala eller ett poängsystem för att mäta olika aspekter av en anställds prestationer, t.ex. produktivitet, arbetskvalitet, kommunikation, lagarbete, problemlösning, anpassningsförmåga och följsamhet till företagets värderingar. 

Betygsskalorna kan variera men innehåller ofta numeriska poäng eller beskrivande kategorier som "överträffar förväntningarna", "uppfyller förväntningarna", "behöver förbättras" eller "otillfredsställande".

Prestationsbedömningar kan också vara till hjälp vid beslut om:

• kampanjer; 
• löneökningar; 
• utbildning; 
• Planering av efterträdare;
• uppsägningar.

Vanliga betygsskalor som du bör överväga

En av de mest populära bedömningsskalorna för anställda som du bör överväga att lägga till i din "verktygsstapel" är den numeriska bedömningsskalan. Den vanligaste skalan sträcker sig från ett till fem (1-5), där ett är det sämsta betyget och fem är det högsta betyget. 

Chefer vill använda en numerisk betygsskala eftersom den erbjuder en snabb och standardiserad metod för att utvärdera medarbetarnas prestationer i olika arbetsroller eller avdelningar.

Likert-skalan för anställdas prestationer är ett annat alternativ med bedömningar i form av påståenden som "Instämmer inte alls", "Instämmer inte", "Instämmer" och "Instämmer helt". Dessa är bättre lämpade för att tydligt mäta uppfattningar eller känslor om ett visst ämne eller en viss fråga.

Vad är kompetensbedömningsskalor?

Kompetensbedömningsskalor är en metod för att mäta anställdas prestationer som är inriktad på specifika kompetenser eller färdigheter. De är perfekta för att bedöma om en arbetskandidat eller anställd uppfyller kraven i sin roll. 

De är till exempel idealiska om du vill ge ditt team bättre utbildningsmöjligheter och om du vill nyanställa eller befordra någon. 

Varje skala är skräddarsydd för den specifika arbetsrollen och mäter de anställdas kompetens inom områden som anpassningsförmåga, kommunikation, problemlösning med mera. 

Förutom att utvärdera prestationer kan betygsskalor också hjälpa anställda att identifiera sina karriärmål genom att titta närmare på vad de behöver arbeta med för att utvecklas professionellt.

Bedömningen av kompetenser kan följa en fem- eller fyrgradig skala, till exempel den här:

1 - Behöver förbättras

2 - Under förväntningarna

3 - Uppfyller förväntningarna

4 - Överträffar förväntningarna

5 - Expert (sätter en ny standard)

Vad är beteendemässigt förankrade skattningsskalor?

Beteendeförankrade betygsskalor (även kallade BARS) är en mindre känd metod för utvärdering av anställdas prestationer som syftar till att ge dig en objektiv mätning av dina anställdas prestationer. Den använder flera kriterier och en mer detaljerad skala [jämfört med Likert-skalor eller 1-5 skalor] som sträcker sig från utmärkt till otillfredsställande för att bedöma medarbetarnas arbete.

BARS syftar till att ge mer exakta, objektiva och tillförlitliga utvärderingar av en anställds arbetsprestationer genom att fokusera på specifika, observerbara beteenden som är direkt relaterade till arbetets krav och önskade resultat.

Med andra ord är det en mer händelsespecifik skala som berör exakta beteenden i prestationen. 

I stället för breda uttalanden som "uppfyller inte förväntningarna" kommer skalan att vara detaljerad, till exempel på följande sätt: "följer inte riktlinjerna när det gäller att kommunicera med kunderna".

🔍 Bör du betygsätta de anställdas prestationer?

Men när är den bästa tidpunkten för att utvärdera dina anställdas prestationer? Och varför ska du göra det?

Prestandahantering är en grundpelare i alla strategier för talanghantering och personalfrågor. 

Hayley Jayne, grundare och huvudcoach på Cultsure.co, konstaterar att:

"Genom att använda betygsskalor skapas en känsla av bekvämlighet, klarhet och förväntningar för de anställda.

Det kan ge validitet och trovärdighet åt hela processen och de uppgifter som produceras. Att erbjuda de anställda validering och en stark förståelse för vad, varför och hur kan drastiskt öka acceptansen och engagemanget för förändring."

Men att betygsätta prestationer är inte samma sak som att mäta prestationer.

Vanesa Cotlar, vice vd för personal och kultur på PolicyMe, säger att det beror på din speciella situation om du ska bedöma de anställdas prestationer eller inte:

"När det gäller bedömning av anställda är det viktigaste öppenhet och tydlighet. Vad betyder betygen? Hur kommer de att användas? Vad är deras syfte och värde?

Om en organisation ser ett verkligt behov och en verklig effekt av att ha dem och använder dem väl kan de vara ett effektivt verktyg. Utan en strategi och tydlig kommunikation kan de dock vara mycket ineffektiva. Cheferna kan till exempel använda betygen på olika sätt: en topppresterande person kan få ett undermåligt betyg och sedan bli demotiverad och mer."

Shimrit Paley Markette, Chief People Officer på Second Nature, påpekar också att "om det primära målet med prestationsbedömningar är att ge feedback om prestationer som kan användas (och det bör det vara), kan det ofta leda till att man inte fokuserar på detta genom att knyta prestationsbedömningar och betyg till kompensationsbeslut."

I samma anda, Cynamon Voe Scott, expert på personalfrågor, säger att hon inte skulle betrakta betygsättning och prestationsmätning som samma sak:

"Betygssystem kan mäta prestationer, men det är inte den enda mätning som finns tillgänglig. Betygsättning bygger vanligtvis på andras subjektiva åsikter, och därför skulle subjektiviteten i uppgifterna göra betygsättning till en form av mätning som är öppen för många okontrollerade variabler som kommer med individuella perspektiv."

➡️ Lär dig varför prestationsmätning bara är ett steg i hanteringen av prestationer.

🏆 F ördelarna med att använda betygsskalor för anställdas prestationer

Att använda skalor för att bedöma medarbetarnas prestationer har sina fördelar och nackdelar. Vi diskuterar först fem viktiga fördelar med skalor för anställdas prestationer och hur experter får bästa möjliga resultat.

De gör det lättare för cheferna att översätta och analysera data. 

70 % av de anställda säger att de inte får behärska de färdigheter som de behöver för att utföra sitt arbete.

Cynamon Voe Scott rekommenderar att man använder data för att stödja personalbeslut: "Betygsskalor kan stödja personalbeslut, oavsett om det handlar om en befordran för positiva prestationer eller en plan för förbättring av prestationer för bristande prestationer."

Cynamon påpekar också att resultatdata är nödvändiga för att se till att ledarna driver medarbetarnas prestationer på ett rättvist sätt och fokuserar på faktorer som rör medarbetarnas prestationer, inte på faktorer som rör den mänskliga profilen. 

Genom att fokusera på objektiva data när man utvärderar prestationer kan man få insikter som gör det möjligt att förbättra deras prestationer.

De hjälper dig att identifiera de bästa och de sämsta resultaten.

Betygsskalor möjliggör modeller som 9-box grid, där chefer enkelt kan dela in anställda i grupper baserat på nivåer av förmåga och potential.

Med dessa grupper kan du samarbeta med dina medarbetare för att skapa skräddarsydda träningsplaner för varje grupp.

De stöder beslut om ersättning och befordran. 

Cheferna kan få en objektiv bild av prestationer och nivåindelning genom att använda ett konsekvent betygssystem. 

Detta bidrar i sin tur till att skapa enhetlighet vid bedömningen av kvalifikationer för befordringar och löneförhöjningar, vilket skapar förtroende mellan chefer och anställda:

"Resultatdata är också nödvändiga för att se till att ledarna driver medarbetarnas prestationer på ett rättvist sätt och fokuserar på medarbetarnas prestationer och inte på faktorer som rör den mänskliga profilen. Genom att fokusera på data för utvärdering av prestationer kan man få insikter som förbättrar prestationerna." Cynamon Voe Scott.

👻 Den mörka sidan av betygsättningen av medarbetarnas prestationer

Det är inte bara solsken och rosor när det gäller betygsättning av anställdas prestationer.

Det beror på att det kan vara svårt att sätta upp skattningsskalor.

Låt oss se vilka vanliga utmaningar som andra HR-experter har ställts inför och hur de löste dem.

De kan skapa fördomar

Shimrit Paley Markette säger att prestationsbedömningar inte är immuna mot subjektivitet och fördomar om återkoppling: 

"Utan tydliga kompetenser och gemensamma ramar för utvärdering får cheferna ofta dra sina egna slutsatser om hur de ska bedöma medlemmarna i sitt team."

Panagiota Hatzis, grundare och vd för Kati Kalo Consulting, rekommenderar att man motverkar fördomar genom att publicera ett "varför-utlåtande" när någon får en befordran på jobbet:

"När någon ska befordras fyller personens närmaste chef i ett formulär som bekräftar varför personen ska befordras. Handledaren tar fram anteckningar från utvärderingar, hur den anställde har levt in i företagets värderingar och vilka de största bidragen har varit." 

Panagiota påpekar också att detta format bidrar till att skydda mot fördomar, eftersom direkta handledare ger goda skäl för att nominera och stödja en anställds befordran:

"Genom att publicera detta bidrar vi till att främja öppenhet så att alla vet hur de kan bli befordrade. Det gör det också möjligt att verkligen hylla den person som blir befordrad. Det stöder resan och inte bara resultatet, vilket jag anser vara en grundpelare i en sund kultur."

De kan leda till meningsskiljaktigheter mellan bedömare.

Det finns bevis för att ständiga meningsskiljaktigheter alltid är oundvikliga när man utvärderar anställda. Oftast beror detta på befintliga relationer mellan de som bedöms och de som bedömer (t.ex. kan en kollega som bedömer sin lagkamrat ha en mer positiv syn på honom eller henne). 

Dessutom säger Cynamon Voe Scott att subjektivitet kan leda till snedvridna uppgifter:

"Snedvridna data är en möjlig begränsning när det finns mänsklig interaktion med datainmatningen. Data från skattningsskalor kan bli snedvridna under datainsamling, kodning, beräkning, analys eller till och med under presentationsfasen. 

Även om uppgifterna samlades in virtuellt kan det fortfarande finnas begränsningar på grund av de många variabler som kan påverka datauppgifterna, t.ex. trasiga beräkningar och formler, programmering och programvaruproblem som mottagaren kanske inte ens är medveten om."

De gör det möjligt för företagen att slippa utbilda bedömare i skalorna.

Om man inte instruerar bedömarna ordentligt om hur man använder och mäter skalor är deras betydelse i slutändan upp till tolkning. 

Därför kan det uppstå fler meningsskiljaktigheter i större grupper där flera bedömare är involverade i granskningsprocessen.

Om du vill göra det lilla extra för att se till att alla bedömare är på samma sida kan du införa ett kalibreringssteg i dina prestationsbedömningar.

De kan förlita sig på svaga kriterier för att utvärdera betyg.

Kriterierna kan ofta vara alltför vaga och svaga för att bedöma medarbetarnas prestationer korrekt. 

Det kan till exempel handla om mjuka färdigheter som kommunikation och samarbete, som kan vara svåra att mäta objektivt:

"Uppgifter utvärderas ofta utan fullständigt sammanhang, och betyg från anställda kan användas orättvist mot anställda utan sammanhang. På arbetsplatsen skyddar bristen på kultur- eller mångfaldsuppgifter vanligtvis en specifik grupp. Utan detta sammanhang kan uppgifterna i sig ändå bara berätta en begränsad historia.

Ofta görs betydande antaganden utifrån begränsade uppgifter som representeras i arbetsplatsens resultatmätningar för anställda." Cynamon Voe Scott.

Därför måste du ge dina bedömare tydliga utvärderingskriterier när du använder prestationsbedömningar. Och sträva efter att samla in kvalitativa uppgifter för att lägga till det sammanhang som Cynamon betonar så mycket.

Du vill inte demotivera värdefulla medarbetare. 

De kan avskräcka anställda

Människor är drastiskt olika och oförutsägbara. Genom att utnyttja detta på arbetsplatsen kan vi optimera vår förmåga att svänga och förutsäga framgång.

Om detta ämne, Hayley Jayne ger råd:

"Ibland kan skalor, strukturerade intervjuer och enhetslösningar avskräcka anställda.

Enligt min erfarenhet kan lådor (förutbestämda kriterier och skalor) inte skära bort viktiga komponenter från processen och utmana innovation. Dessutom tycker människor inte om att bli stoppade i dem. Detta resulterar i mindre engagemang för processen och de resulterande uppgifterna."

🆚 F ör- och nackdelar med betygsskalor för anställdas prestationer i ett nötskal

➡️ Behöver du fler bästa metoder för dina resultatbedömningar? Vi har samlat ihop vetenskapligt underbyggda råd för att genomföra strategiska prestationsbedömningar.  

📈 Hur man väljer den bästa betygsskalan för prestationsbedömning

Om du bestämmer dig för att prestationsbedömningar är rätt val för din organisation är det dags att välja den exakta skalan som kommer att fungera i ditt fall! 

När ska man välja Likert-skalor?

Välj dem när du vill rangordna saker som svårighetsgrad av uppgifter, tillgängliga resurser, en anställds förmåga att anpassa sig till förändringar och mycket mer. 

De är utmärkta för att kvantifiera anställdas prestationer och en persons attityd till ett ämne eller en utmaning.

➡️ Skapa ett formulär för prestationsbedömning som möjliggör meningsfulla samtal och utveckling. 

När ska man välja 1-5 skattningsskalor?

Du kan använda den här skalan för att mäta en anställds prestationer på ett korrekt sätt. 

Det passar bra för jobb med högt tryck eller i högt tempo som kräver snabba beslut eller nya roller där framgången ännu inte är klar.

Till exempel kan en liten till medelstor byrå för programmatisk marknadsföring där teamen samarbetar kring olika projekt som skapande av innehåll, kampanjer på sociala medier och digital annonsering dra nytta av den här skalan.

I den här situationen kan en skala på 1-5 hjälpa till att bedöma de anställdas prestationer inom nyckelområden som:

1. Kreativitet: Förmåga att skapa innovativa idéer och koncept för kundkampanjer eller projekt.
2. Samarbete: Arbeta effektivt med gruppmedlemmar, dela idéer och resurser för att uppnå gemensamma mål.
3. Tidshantering: Prioritera uppgifter, hålla tidsfrister och hantera flera projekt samtidigt.
4. Tekniska färdigheter: Användning av relevanta verktyg och programvaror för att skapa högkvalitativt marknadsföringsmaterial och analysera kampanjernas resultat.
5. Kommunikation med kunder: Kommunicera effektivt med kunderna, förstå deras behov och tillhandahålla lämpliga lösningar. Använd en kundportal, en livechatt och andra sätt att hjälpa kunderna varje gång de stöter på problem.

När ska man välja skalor för bedömning av kompetens?

Du bör använda dig av kompetensbedömningsskalor när du objektivt behöver jämföra anställdas prestationer (t.ex. vid årliga utvärderingar eller befordringar). De sporrar de anställda att se över sina roller, förstå sina prestationsstandarder och aktivt sträva efter att utveckla sina färdigheter.

När ska man välja beteendeförankrade skattningsskalor?

Använd BARS om du behöver en fullständig uppdelning av hur de anställda bidrar till teamets övergripande framgång och om de är på väg att nå sina förutbestämda mål.

Du kan till exempel använda BARS för att bedöma ditt kundsupportteam utifrån olika dimensioner, t.ex. kommunikationsförmåga, problemlösningsförmåga, empati och följsamhet till företagets policyer. 

Denna utvärderingsmetod hjälper till att säkerställa att medarbetarna ger utmärkt kundservice och uppfyller organisationens standarder.

Du kan också använda BARS för att utvärdera projektledare. Du kan fokusera på projektplanering, riskhantering, kommunikation med intressenter och projektgenomförande. 

BARS kan hjälpa organisationen att identifiera områden som behöver förbättras och ge projektledare målinriktat stöd för att förbättra sina färdigheter.

När ska du välja öppna frågor?

En våg är inte ett måste. Du kan få liknande positiva resultat även med öppna frågor. 

Dessa ger dina anställda större frihet att leka med sina svar utan att begränsas av de alternativ som du erbjuder. 

Dessa frågor är inte kvantifierbara men ger dig en mer detaljerad bild av de anställdas prestationer och feedback.

Här är ett exempel på en fråga som syftar till att få en tydlig bild av vilka färdigheter varje anställd har förvärvat på sitt jobb under en viss tidsperiod: 

Nämn tre unika styrkor som du har utvecklat i din nuvarande tjänst under de senaste tre månaderna.

➡️ Oavsett vilken betygsskala du väljer stöder vi den! Och vi kanske till och med tillhandahåller några mallar för att hjälpa dig med det.

😕 Om inte prestationsbedömningar, vad då?

Det kan vara en utmaning att använda betygsättningen av medarbetarnas prestationer i specifika situationer, t.ex: 

1. Komplexa arbetsroller: När en anställd har flera olika ansvarsområden, färdigheter eller kompetenser som är svåra att kvantifiera eller utvärdera kan det vara svårt att ge ett rättvist och korrekt betyg.
2. Subjektiva resultatkriterier: Om prestationskriterierna är subjektiva eller öppna för tolkning kan det leda till inkonsekvenser i bedömningarna och potentiella fördomar.
3. Små team eller platta organisationsstrukturer: Medarbetare kan ha mindre definierade roller och ansvarsområden i små team eller organisationer med en platt struktur, vilket gör det svårt att skapa standardiserade prestationsbedömningar.
4. Kortsiktiga eller tillfälliga roller: Det kan vara svårt att samla in tillräckliga uppgifter eller observationer för att ge ett meningsfullt betyg för anställda med kortvariga eller tillfälliga anställningar.
5. Distansarbete eller virtuellt arbete: När anställda arbetar på distans eller virtuellt kan det vara svårt för cheferna att observera deras prestationer direkt, vilket kan påverka betygens noggrannhet.

Låt oss ta reda på några av de bästa alternativen!

Erbjuda kontinuerlig feedback från de anställda

Kontinuerlig feedback från medarbetarna ger cheferna värdefulla insikter från varje teammedlem, vilket ger ovärderliga evidensbaserade data och insikter som underlättar beslutsprocessen.

Dessutom kan chefer som förstår sina anställdas behov och önskemål aktivt bygga upp program för att öka engagemanget och eliminera känslor av bristande kontakt som kan leda till missnöje eller utbrändhet.

Metoden i praktiken: Cisco delar in sitt system för kontinuerlig feedback till sina anställda i ett par regelbundna aktiviteter, t.ex. dagliga check-in-möten, karriärdiskussioner i mitten av året, deras egna månatliga Performance Snapshot-sessioner och mycket mer.

➡️ Ta reda på om resultatbedömningar eller processer för kontinuerlig feedback är bättre lämpade för din organisation.

Användning av feedback från flera bedömare 

Detta alternativ, som även kallas 360-graders feedback, gör att du kan gå från en chefskontrollerad process till en mängd insikter som du kan få från kollegor, kunder och till och med de som ska utvärderas själva. 

Dessa uppgifter ger dig en fullständig bild av de anställdas styrkor och svagheter så att du kan följa deras framsteg över tid. 

Genom att få feedback från flera olika källor kan du öka medarbetarnas engagemang: 

• Det uppmuntrar till deltagande utöver den direkta chefen. 
• Det gör det möjligt för de anställda att bättre förstå hur andra uppfattar dem (och deras arbete).

Ett roligt faktum är attNetflix helt och hållet har skippat sina årliga prestationsbedömningar till förmån för 360-feedback-bedömningar. På så sätt byggde de ett holistiskt system för prestationshantering som bygger på insikter från den anställdes kollegor, direktrapporter och chefer.

Att välja kompetensbaserade utvärderingar 

Kompetensbaserade prestationsbedömningar hjälper cheferna att göra en rättvis bedömning av de anställdas färdigheter och kunskaper. 

Istället för att titta på enskilda uppgifter fokuserar kompetensbaserade utvärderingar på bredare områden, t.ex. tekniska färdigheter, ledarskapsförmåga, interpersonell kommunikation och problemlösning. 

Genom den här typen av utvärderingssystem får de anställda mer objektiv återkoppling baserad på en förutbestämd uppsättning kriterier än subjektiva åsikter.

Förvaltning genom mål 

Det första steget i Adobes ramverk för prestationsstyrning är att sätta upp rätt mål och förväntningar.

Chefer och anställda fastställer, följer upp och granskar tydliga mål regelbundet. De träffas sedan ofta för att: 

• Tydliggör rollerna. 
• Definiera kriterier för framgång.
• Dokumentera förväntningar och resultat.

Resultatet av denna målbaserade plan? 

Alla är på samma sida och har tillgång till insikter i realtid.

➡️ Driv höga prestationer och tillväxt med Zavvy

Vitsord eller inte, Zavvy är den bästa partnern för att driva prestanda och tillväxt. 

Utför bästa resultatbedömningar i klassen med färdiga mallar från våra läromedelsforskare.

Lås upp nya insikter om människor genom att identifiera toppresterande personer och talangtäthet, fylla ut ditt rutnät med giltiga data, upptäcka giftiga ledare och mycket mer!

Med Zavvy kan du också enkelt belöna goda prestationer och skapa talangutvecklingsplaner för att hjälpa dina anställda att växa.

• Skapa utvecklingscykler för hela företaget.
• Definiera karriärutveckling och kompetens.
• Skapa planer som kombinerar mål och faktiska åtgärder.
• Gör framsteg synliga hela tiden för att motivera de anställda.
• Och fler funktioner som gör att ditt team kan hålla sig engagerat och aktivt i alla faser av medarbetarnas resa!

Vill du förbereda dina chefer?

Vi erbjuder också kurser om hur man ger och tar emot feedback för att se till att meningsfull feedback flödar i alla riktningar och leder till betydande beteendeförändringar. 

Boka en demo av vår Zavvy-svit för feedback och prestationsbedömning idag!

❓ Vanliga frågor

Vilken är den bästa skalan för prestationsbedömning?

Ett av de bästa alternativen för chefer är en femgradig skala som tar hänsyn till hela skalan av arbetsprestationer, från utmärkt till otillfredsställande. Den är också tillräckligt detaljerad för att ge cheferna en bättre inblick i de anställdas arbete än andra betygsskalor, t.ex. tiopunktsskalor. Det femgradiga systemet är idealiskt för chefer som enkelt vill se och utvärdera bidrag, vilket gör att de kan fatta välgrundade beslut om framtida planer för utveckling eller befordran av anställda.

Vilken betygsskala används mest?

Den femgradiga betygsskalan är den bästa och mest populära lösningen för att utvärdera anställdas prestationer. 

Den här skalan har blivit det bästa systemet för chefer som vill förstå sina gruppmedlemmars olika färdigheter och identifiera förbättringsområden. 

Dessutom använder HR-chefer dem för att identifiera goda resultat och främja tillväxt, vilket ger bättre organisatoriska beslut.