Quanto tempo deve demorar o Onboarding? Melhores práticas e cronograma ideal
"Nunca se tem uma segunda oportunidade para causar uma primeira impressão." - Fatos de Botânica
Proporcionar uma experiência de integração eficaz é a sua oportunidade de causar uma boa primeira impressão nos seus novos talentos. De facto, 93% dos empregados concordam que uma integração eficaz é fundamental para a retenção de empregados.
As empresas com excelentes programas de integração registam um aumento de 2,5% nas receitas e de 1,9% na margem de lucro, em comparação com as empresas com processos de integração deficientes. Se isso não for motivação suficiente, o primeiro também conduz a níveis de produtividade mais elevados e a taxas de aquisição de conhecimentos mais rápidas.
E, no entanto, 63% das empresas não prolongam os seus programas de integração para além do primeiro mês. Este é um grande erro, considerando que as novas contratações levam oito meses para se tornarem totalmente produtivas.
Então, quanto tempo deve demorar o onboarding?
Os profissionais de RH e os gestores de contratação concordam que uma integração eficaz demora pelo menos três meses. No entanto, esta não é a norma. O que importa é que o seu processo de integração seja adaptado às necessidades da sua empresa e dos seus colaboradores.
Mostrar-lhe-emos como determinar a duração ideal do processo de integração para a sua empresa. Em vez de lhe darmos o peixe, ensinar-lhe-emos os meandros da pesca, os truques e as melhores práticas, para que possa preparar o seu empregado para o sucesso.
As 4 fases do onboarding
Compreender as diferentes fases de integração ajudá-lo-á a criar uma estratégia sólida para envolver os novos funcionários, melhorar a retenção e ajudá-los a adaptarem-se à cultura e aos procedimentos da sua empresa. Vejamos as quatro fases de um onboarding eficaz.
Fase 1: Orientação
A fase de orientação apresenta os novos contratados à sua organização, à direção e aos colegas. Dá uma imagem clara do que a sua organização representa e estabelece expectativas para os seus novos talentos.
A orientação inclui os seguintes elementos:
- Discurso de boas-vindas dos líderes seniores
- Visão geral do manual e da conformidade
- Lições sobre a cultura, as políticas, a história e os valores da empresa
- Esforços de diversidade e inclusão
Esta fase de integração é também muito flexível. Embora as apresentações presenciais sejam recomendadas, pode adotar estratégias diferentes para outros elementos de orientação. Por exemplo, utilizar tecnologias como a realidade aumentada e a realidade virtual para envolver os funcionários e dimensionar o seu programa de integração. Aqui estão 17 ideias interessantes para tornar o seu onboarding divertido e criativo.
Lembre-se que este é um momento crucial para os candidatos. Mesmo uma pequena falha de comunicação e um mal-entendido podem levá-los a duvidar da sua decisão de se juntarem à sua empresa. Mas se os fizer sentir bem-vindos e os gerir bem, eles sentir-se-ão mais entusiasmados em contribuir para o crescimento da sua empresa.
Além disso, certifique-se de que todos os empregados preenchem a documentação necessária antes de passar à fase seguinte.
Fase 2: Formação de funções
Esta fase envolve ensinar aos novos empregados as suas tarefas diárias e prepará-los para o sucesso a longo prazo. É outra fase importante da integração, uma vez que está diretamente relacionada com o sucesso que os empregados terão noutros aspectos do seu trabalho. Quando os novos contratados tiverem uma ideia clara do que se espera deles, farão o seu trabalho com mais confiança.
A formação para a função inclui os seguintes elementos:
- Definir expectativas de desempenho
- Formação técnica e de processos
- Acompanhamento no local de trabalho
- Formação em segurança no local de trabalho
É mais provável que os empregados prosperem com a formação formal, uma vez que esta conduz a um melhor moral e desempenho dos empregados. Uma verdadeira forma de mostrar que se preocupa com o seu desenvolvimento.
Fase 3: Transição de funções
Os trabalhadores entram na fase de transição após 60-120 dias de entrada na sua empresa.
Aqui, o novo contratado está a fazer a transição para a sua função permanente sob a supervisão direta do seu "amigo" ou "mentor" designado. Para além do supervisor direto, os gestores da empresa e os líderes da linha da frente também devem tomar a iniciativa de ensinar os novos contratados:
- Estratégias de crescimento e melhoria
- Comunicação eficaz
- Genuinidade e autenticidade
Os gestores também podem definir objectivos SMART para ajudar os empregados a visualizarem o que é o sucesso, a qualidade e a produtividade na sua empresa. Mais uma vez, deve definir as suas expectativas de trabalho da forma mais clara possível para evitar mal-entendidos.
Fase 4: Desenvolvimento em curso
Na última e derradeira fase da integração, é necessário criar um plano a longo prazo. Isto assegura que todos os novos empregados seguem um crescimento profissional e pessoal contínuo. Isto envolve a definição de marcos e permite que os funcionários vejam como podem contribuir positivamente para a sua organização e crescer profissionalmente.
Desta forma, tanto o novo contratado como a sua empresa podem atingir os objectivos individuais e organizacionais.
O desenvolvimento em curso inclui os seguintes elementos:
- Mapeamento de carreiras
- Avaliação de competências
- Definição de objectivos pessoais e profissionais
- Planeamento e estratégia de desenvolvimento individual
- Realização periódica de avaliações de desempenho para reconhecer os esforços dos funcionários
- Ajudar os novos contratados a melhorar o seu desempenho, se necessário.
Quanto tempo demora normalmente o onboarding?
Como já foi referido, os gestores de contratação e os gestores de RH concordam que a integração dos trabalhadores deve durar, no mínimo, três meses. Uma a duas semanas não é certamente tempo suficiente para pôr os empregados à vontade no escritório e esperar que cumpram as suas funções.
Os novos funcionários prosperam quando se familiarizam com a cultura da empresa, conhecem e compreendem as políticas, os procedimentos e a tecnologia da empresa e se adaptam à experiência de aprendizagem. É por isso que a integração deve ocorrer continuamente no primeiro ano após a contratação de um novo funcionário.
Não esqueçamos também o quão alienante é começar do zero.
Os novos contratados não só têm de conhecer a equipa e a direção e preencher a papelada, como também têm de se habituar a um ambiente totalmente novo, perceber como as coisas funcionam e, de um modo geral, encontrar o seu lugar na empresa.
Se um ano parece demasiado longo para si, outros profissionais de RH concordam que os funcionários também podem aprender muito sobre a sua nova função e sentir-se "em casa" nos primeiros seis meses de entrada na empresa. Considere a possibilidade de criar um programa de desenvolvimento e integração centrado nos primeiros seis meses para ajudar os funcionários a fazer a transição sem problemas, após o que devem estar prontos para trabalhar a solo.
O desenvolvimento de uma estratégia de integração eficaz leva tempo. Mas como é que se descobre qual é a mais adequada para a sua empresa? O processo de integração deve demorar três meses, seis meses ou um ano?
8 Factores para determinar quanto tempo deve demorar o onboarding na sua empresa
Se está à procura de um processo de integração simples, temos uma novidade para si: não existe nenhum.
Cada empresa e cada colaborador são únicos, e é por isso que seguir cegamente as estatísticas não vai resultar num onboarding eficaz. É necessário personalizar o processo com base em factores específicos.
1. Função
O objetivo da integração é esclarecer os novos funcionários sobre o seu trabalho, como fazê-lo, o que se espera deles, a quem se devem dirigir e a quem devem pedir ajuda, e as "regras não ditas" que normalmente fazem parte da cultura de uma empresa.
Normalmente, este processo demora os primeiros 30 dias, mas pode ser mais longo. Também pode fornecer aos seus empregados modelos e manuais para garantir uma integração consistente e centrada na experiência.
A duração da integração também depende do facto de se tratar de transferências internas ou de contratações externas.
Dependendo da dimensão da sua empresa, a cultura de um departamento pode ser significativamente diferente da de outro. Embora queira acomodar estas mudanças, não quer que um funcionário transferido se sinta como um novato na sua própria organização.
Para evitar que isso aconteça, precisam de diferentes sistemas de formação, feedback e socialização para uma transição suave.
2. Complexidade da empresa
O objetivo é fornecer aos novos contratados uma visão geral da missão e dos valores da sua empresa, da sua linha de produtos, do público-alvo e dos problemas que o seu produto resolve. Familiarizá-los com a estrutura organizacional geral, processos, sistemas, infra-estruturas, instalações, ferramentas e interfaces é igualmente importante.
Naturalmente, quanto mais complexa for a informação, mais tempo será necessário para que os empregados aprendam a utilizá-la.
3. Meios de integração
Como parte da integração, pode dar aos empregados manuais ou mostrar-lhes vídeos para os informar sobre as políticas da empresa.
Embora os manuais dos trabalhadores sirvam de guia prático e de referência para as políticas e procedimentos da empresa, não são tão cativantes.
O nosso cérebro está programado para se lembrar de conteúdos visuais. A investigação revelou que o espetador médio retém 95% de uma mensagem quando a vê, por oposição a uma taxa de retenção de apenas 10% quando a lê. Uma razão pela qual a inclusão de formação baseada em vídeo no seu programa de integração torna todo o processo mais cativante e também económico.
4. Integração relacional
A integração não é um processo transacional. Não se pode pedir aos novos contratados que preencham a documentação necessária, leiam o manual do funcionário e pronto. Não é assim que funciona.
É necessário ter em conta a integração relacional, em que os novos empregados são acarinhados e acolhidos e recebem o apoio necessário. Também se pretende que os novos empregados estabeleçam relações fortes com os colegas de trabalho e os ajudem a adaptar-se rapidamente à cultura e aos processos da empresa.
5. Contratações remotas ou internas
A integração remota é mais complicada do que a integração presencial.
Quando se faz o onboarding online, o acesso aos novos contratados é limitado. Não pode simplesmente aparecer e perguntar à pessoa "Como está a correr?" ou inclinar-se para a pessoa na secretária ao lado e dizer "Deixe-me mostrar-lhe como se faz outra vez".
É preciso estar mais atento e esforçar-se mais para garantir que as novas contratações começam com o pé direito durante a integração remota.
Pelo contrário, o onboarding presencial é mais flexível e prático. Pode ler a linguagem corporal do recém-contratado para perceber até que ponto ele se sente confortável e pode ir acompanhando-o ao longo do dia para facilitar a transição.
6. Tecnologia e infra-estruturas
As novas contratações devem ter o equipamento e o acesso aos sistemas correctos para que a formação seja eficaz, especialmente para forças de trabalho remotas ou híbridas.
Muitas empresas optam por dar aos empregados orientações passo a passo sobre como utilizar um novo software. Assim, garantem que não se perde tempo valioso na formação do sistema. No entanto, algumas destas ferramentas têm uma curva de aprendizagem mais acentuada, o que, mais uma vez, afecta o tempo necessário para a integração.
Também existe tecnologia que reduz o tempo gasto com procedimentos de integração transaccionais, como o preenchimento de documentos, a abertura de contas e a concessão de autorizações. Obviamente, as empresas que utilizam estas tecnologias terão uma integração mais rápida do que aquelas que não o fazem.
7. Orientações necessárias para a formação específica
Um processo de integração bem sucedido também permite uma aprendizagem de nível superior.
Uma integração intensiva dá aos novos contratados mais tempo para absorverem informações e mais oportunidades para desenvolverem competências avançadas que podem beneficiar a sua organização. Também pode formar os funcionários para desenvolverem competências técnicas e transversais para garantir o seu desenvolvimento pessoal.
Outro fator que influencia a duração do processo de integração é a disponibilidade de oportunidades de aprendizagem em colaboração.
Atribuir um "amigo" aos seus empregados é um ótimo exemplo de aprendizagem colaborativa. Este sistema garante que os funcionários não terão de passar pelo processo de integração sozinhos, dando-lhes a oportunidade de se relacionarem com outros colegas, partilharem experiências e compreenderem o seu papel na empresa.
8. Entusiasmo dos empregados
O último fator que afecta a duração do processo de integração é também o mais complicado: o entusiasmo do novo empregado.
Se a sua integração for apenas um processo transacional, não ligará os empregados à sua empresa. Se for mais colaborativo e envolvente, os seus empregados ficarão totalmente envolvidos com a empresa. Gostarão do seu trabalho, sentir-se-ão empenhados na empresa e esforçar-se-ão mais no seu trabalho.
Tempo para a produtividade vs. tempo para a integração
Eis a nossa opinião sobre quanto tempo deve demorar o onboarding:
A duração do processo de integração depende de uma série de factores, mas a investigação sugere que os colaboradores podem beneficiar mais de processos de integração mais longos e estruturados.
Isto não significa que os seus empregados demorem sempre mais tempo a ser produtivos.
Vamos explicar.
A maioria dos profissionais de RH concentra-se na métrica "tempo até à integração", quando deveria concentrar-se noutra métrica de RH chamada "tempo até à produtividade".
O tempo até à produtividade mede o tempo necessário para que os empregados se tornem operacionais e produtivos. Indica o tempo que decorre entre o primeiro dia de trabalho do empregado e o momento em que este é totalmente produtivo e contribui ativamente para a organização.
Naturalmente, quanto mais curto for o tempo de produtividade da sua empresa, mais rápido será o seu onboarding e vice-versa.
O software de experiência de integração de funcionários da Zavvy simplifica e estrutura a integração, fornecendo aos novos contratados as ferramentas e os modelos de que necessitam para serem bem sucedidos. Isto ajuda a reduzir o seu tempo de produtividade e a melhorar a experiência dos candidatos.
Leia o nosso estudo de caso detalhado sobre como ajudámos a Alasco a reduzir para metade o tempo até à produtividade.
De acordo com a nossa experiência, um processo de integração eficaz demora pelo menos um mês e, normalmente, prolonga-se até aos seis meses, altura em que termina a experiência e se espera que as pessoas trabalhem em pleno.
Recomendamos vivamente a realização de mais sessões de feedback individuais, check-ins e reflexões de quadros de pontuação depois de os novos funcionários completarem os três meses na sua empresa para melhorar a retenção.
Cronograma ideal: Marcos mais importantes no percurso de um colaborador
Abaixo está a nossa opinião final sobre como deve ser uma experiência de integração bem sucedida. Dividimos todo o processo em 4 períodos de tempo diferentes para uma melhor compreensão.
A. Pré-embarque
Para que o empregado se sinta confortável e preparado para o seu primeiro dia de trabalho, terá de o familiarizar com a empresa e a sua cultura durante a fase de pré-embarque.
- 1-2 semanas antes: Enviar um pacote de boas-vindas e uma lista de verificação de documentos ao empregado, apresentando-o à empresa e a alguns membros da equipa.
- 5 dias antes: Dê aos empregados um resumo pormenorizado da cultura e dos processos da empresa - o que é e o que faz, as regras e regulamentos do escritório, o horário de trabalho e defina as expectativas.
- 1 dia antes: Envie-lhes um plano para o primeiro dia e assegure-se de que os empregados têm acesso a todos os sistemas e documentos necessários.
B. Fase 1 do processo de integração
Esta fase centra-se na primeira semana em que o colaborador entra na sua empresa. Pretende apresentá-lo à equipa e ao escritório e familiarizá-lo com os seus parceiros, clientes e concorrentes.
- Dia 1: Dê as boas-vindas oficiais ao funcionário. Apresente-o à equipa, à cultura e aos valores da empresa e à linha de produtos. Certifique-se de que ele preenche a documentação necessária.
- Dia 2: Exponhaas expectativas em relação ao trabalho e o que espera que eles realizem na primeira semana. Explique os KPIs e OKRs que irá utilizar para medir o desempenho deles.
- Dia 3: Apresente-os a outros departamentos e diga-lhes a quem se devem dirigir para obter ajuda. Atribuir um "amigo" ao trabalhador para o ajudar a adaptar-se.
- Dia 4: Fale-lhes dos parceiros, clientes e concorrentes da empresa. Também pode entregar ao empregado documentos que expliquem estes aspectos com mais pormenor.
- Dia 5 e dia 6: Incentive-os a participar ativamente e a envolverem-se na empresa.
- Dia 7: Faça uma reunião individual com o empregado e reflicta sobre a sua primeira semana de trabalho. Aprecie as suas realizações e esclareça quaisquer dúvidas que possa ter.
C. Fase 2 do processo de integração
Esta fase abrange o primeiro mês do trabalhador na sua empresa. O seu objetivo é torná-lo mais participativo e produtivo, bem como fornecer-lhe feedback para facilitar a sua transição.
- Dia 9: Explique a cultura de feedback da empresa, bem como os canais utilizados para o fornecer. Faça com que o empregado se sinta confortável com o processo de receber e dar feedback.
- Dia 12: Organizar uma pausa para o café com o colega que lhes foi atribuído para dar feedback.
- Dia 14: Realizar uma breve sessão de reflexão, abrangendo os acontecimentos da semana anterior. Pode também realizar um pequeno teste de aprendizagem para testar os conhecimentos sobre a empresa.
- Semana 3: Convide-os para a reunião intra-departamental. Lembre-os de voltar a consultar os documentos da empresa.
- Semana 4: Faça o check-in do primeiro mês e dê o feedback necessário. Pode também enviar-lhes um inquérito para lhes perguntar como está a correr a sua integração.
D. Fase 3 do processo de integração
Esta fase abrange o segundo ao sexto mês do trabalhador na empresa. O processo aqui envolve sessões regulares de 1:1 e de feedback para os levar a contribuir mais para o crescimento da empresa. Também se pretende conhecer os seus planos futuros para alinhar os seus interesses com os objectivos da empresa.
- Segundo mês: Nesta altura, a formação interna deverá estar concluída. Incentive o empregado a participar em mais reuniões de equipa, a partilhar as suas opiniões e a sugerir melhorias. Realize regularmente sessões individuais e de feedback e um check-in mensal.
- Terceiro mês: No terceiro mês, os trabalhadores devem ser capazes de diagnosticar problemas e propor soluções. Atribua-lhes projectos e incentive a autonomia. Pense em elaborar um inquérito que pergunte aos empregados quais as competências que estão interessados em desenvolver. Realize regularmente sessões individuais e de feedback e um check-in mensal.
- Quarto mês: Torne-o um "aluno-sombra" e incentive-o a pensar em direcções futuras. Realizar regularmente sessões individuais e de feedback e um check-in mensal.
- Quinto mês: Peça ao empregado para criar um plano de desenvolvimento e monitorizar as suas actividades. Realize regularmente sessões individuais e de feedback e um check-in mensal.
- Seis meses: Peça-lhes que criem um plano para o ano seguinte e peça-lhes feedback. Faça uma avaliação semestral do seu desempenho.
Ao fim de seis meses, o seu empregado deverá ter sido integrado com êxito. É claro que o processo pode ser mais curto ou mais longo com base nos factores que explicámos acima - o calendário acima representa apenas o que consideramos serem os marcos mais importantes num percurso de integração bem sucedido.
Estudo de caso: Cronograma de integração no Mailchimp
96% dos funcionários da Mailchimp dizem que é um ótimo local para trabalhar, em comparação com 59% dos funcionários de uma empresa típica sediada nos EUA. Isto deve-se principalmente ao facto de a empresa ter efectuado alguns ajustes eficazes ao seu processo de integração ao longo dos anos.
A Mailchimp integra mais de 200 novos funcionários todos os anos e criou um programa de "Associados de integração de funcionários" para facilitar a integração. Estes associados são responsáveis por fornecer aos novos contratados todos os recursos de que necessitam para trabalhar e por os fazer sentir bem-vindos.
Alguns dos destaques deste programa incluem:
- Sacos de brindes
- Almoços de cortesia
- Visita ao escritório
- Conversa com dois dos co-fundadores
Antes do primeiro dia, cada funcionário tem de preencher um formulário com a lista dos seus petiscos, cores, passatempos preferidos e muito mais, que é depois utilizado para preparar o seu espaço de trabalho. Os directores também lhes enviam saudações em postais para dar um toque pessoal.
No primeiro dia, os novos funcionários fazem uma visita guiada ao escritório principal e, em seguida, preenchem a papelada. Também lhes é dado o calendário de integração para a semana, que inclui almoços gratuitos, visões gerais dos departamentos e discussões que explicam o público-alvo da Mailchimp.
Todos os recém-contratados são também informados do que se espera deles até ao final da semana. Isto pode incluir a aquisição de conhecimentos gerais sobre a empresa e o seu funcionamento, a configuração do computador ou uma reunião com a equipa.
Além disso, os novos contratados almoçam com os novos colegas na primeira semana e participam em reuniões informais. Isto ajuda a quebrar o gelo, permitindo-lhes integrarem-se mais rapidamente e sem problemas na organização.
A experiência de integração cultural da Mailchimp tem lugar pessoalmente durante a primeira semana, mas na realidade a integração dura três meses. Isto permite que os funcionários compreendam melhor o que a equipa faz e qual é o seu papel, bem como a forma como podem desempenhar eficazmente as suas funções.
Outra razão pela qual o onboarding da Mailchimp é tão eficaz é o facto de a gestão estar sempre aberta ao feedback e à iteração para criar uma experiência mais impactante para os novos funcionários.
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Um bom processo de integração não é longo nem curto - é eficaz e tem impacto. Por isso, em vez de se concentrar em concluir a integração num determinado número de meses só porque um estudo o diz, descubra o que funciona para os seus funcionários e empresa.
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O resultado final é a satisfação dos empregados, a redução das despesas gerais e uma integração mais rápida e eficaz.