Quando uma empresa passa de 60 para 100 empregados em apenas 1 ano, alguns processos têm de ser alterados. E a integração de funcionários é um deles.
Fundada em 2018, Alasco tem a missão de permitir que os proprietários de imóveis maximizem seu ROI e minimizem sua pegada por meio de fluxos de trabalho e decisões baseadas em dados. E a startup com sede em Munique parece ter bastante sucesso nisso.
Este sucesso reflecte-se também no número de pessoas que trabalham continuamente em Alasco:
Até ao final de 2022, o plano é aumentar para mais de 280 trabalhadores. Tudo isto ao mesmo tempo que se passa de um modelo de trabalho pré-pandémico, exclusivamente de escritório, para um modelo de trabalho híbrido.
Na fase inicial da empresa, a integração não tinha sido um grande problema:
Quando um novo funcionário entrava para a empresa, recebia uma introdução pessoal completa a todos os tópicos importantes - desde conhecimentos sobre a indústria a demonstrações de produtos e um mergulho profundo na visão e missão da Alasco. Todas estas apresentações eram efectuadas por colegas. Além disso, o sistema HRIS enviava 5 a 10 mensagens de correio electrónico com tarefas administrativas, ligações para páginas importantes e listas de verificação para os novos colegas analisarem nas primeiras semanas.
Embora essa possa não ter sido a solução mais criativa do mundo, funcionou bem na altura.
Mas quando a empresa teve de se tornar remota e, ao mesmo tempo, entrar numa fase de crescimento rápido, foi difícil acompanhar todos os novos participantes e proporcionar a todos a mesma experiência de alta qualidade.
- Nas reuniões de integração em linha, o envolvimento não foi tão elevado: As pessoas hesitavam mais em fazer perguntas e a experiência parecia unilateral.
- A falta de estrutura tornou-se mais evidente: Muito pouca orientação, muito pouca visão de conjunto. Muitas reuniões acabaram por nunca se realizar. As listas de controlo e as ligações perderam-se nas caixas de entrada.
- À medida que o número de novos aderentes aumentava todos os meses, também aumentava a quantidade de trabalho manual necessário para as reuniões, repetindo sempre as mesmas coisas.
"Tivemos de criar um processo de integração mais sistemático e estruturado. A nossa prioridade era garantir que todos os funcionários passavam pelos mesmos passos, pelas mesmas percepções. E enviar uma série de e-mails não resultava numa experiência divertida ou agradável."
A simplificação do processo de integração tornou-se um objectivo fundamental para o departamento de RH.
"No recrutamento, falamos sempre da experiência do candidato. Mas quando alguém começa a trabalhar, é muitas vezes deixado completamente sozinho. Se considerarmos o período de experiência, a integração é uma parte importante dessa experiência global. No mercado de trabalho actual, não é fácil encontrar grandes talentos. E negligenciar esta ligação é um erro".
Uma nova ferramenta de integração para Alasco tinha de cumprir alguns requisitos essenciais:
A solução resume-se a 3 pilares principais:
Um processo sistematizado que é a mesma experiência, igual e consistente para cada funcionário. Todos recebem as mesmas informações gerais - com uma configuração de ferramentas que funciona para todos.
As diferentes equipas têm o seu próprio conjunto de necessidades de integração. As vendas, a engenharia e o marketing são fundamentalmente diferentes. E as suas jornadas reflectem isso mesmo, colocando os novos membros da equipa a par das ferramentas individuais, das melhores práticas e de outras garantias funcionais.
Em vez de trazer mais uma ferramenta para a mesa, Zavvy combina-as todas num único local. O resultado:
... que incorporam directamente vídeos de imagem da empresa do Youtube, e vídeos de introdução do fundador feitos em Loom, inquéritos de feedback de Typeforme documentos no Google Drive. E, além disso, mensagens envolventes são enviadas via Slack.
... que dá às pessoas elementos passo a passo, progresso visível e um sentimento de realização. O conteúdo anteriormente estático no Google Drive e em Notion, "agora parece uma verdadeira viagem".
A Slack integração é tão fixe - e queremos tirar todo o partido dela: Desde a criação automática de canais para novos grupos até à recordação e envolvimento de todas as partes interessadas envolvidas."
Do ponto de vista da produtividade, as viagens específicas de cada equipa estão a dar frutos:
Os novos empregados são agora produtivos em 2 semanas, em vez de 4.
E, para além da produtividade, há a experiência:
"Estou muito orgulhoso da nossa experiência de integração. O nosso objectivo era melhorar a experiência do candidato e criar um processo inovador. E conseguimos. O feedback que estamos a receber dos novos colegas é óptimo!" afirma Nina.
O que os novos contratados mais valorizam é 1) a estrutura clara, 2) a rica mistura de formatos envolventes e 3) o progresso visível.
Outra vantagem é o facto de as pessoas poderem agora decidir de forma flexível quando querem analisar os conteúdos e fazê-lo no seu próprio tempo, em vez de estarem presas a um calendário fixo.
Do ponto de vista das operações de pessoal, o Zavvy permitiu-lhes poupar horas todos os meses, automatizando partes repetitivas do processo. Desta forma, a equipa pode ter a certeza de que todos têm uma experiência sólida - sem ter de se preocupar com convites, lembretes, reuniões, compliance, ou qualquer outra coisa.
Estatísticas principais:
- Classificação média de 4,7/5 dos novos funcionários que adoram o novo processo de integração na Alasco
- Reduzir para metade o tempo até à produtividade
- Uma experiência globalmente melhorada para os candidatos
- Horas poupadas à integração manual todos os meses
- As pessoas recebem toda a informação de que necessitam para poderem começar de imediato
Tal como Zavvy, Alasco considera que a integração híbrida (remota e no local) é a base do sucesso dos seus funcionários. Para o futuro, planeiam libertar todo o potencial da ligação Slack, integrar 20 pessoas todos os meses e aumentar o foco na transmissão remota dos seus valores organizacionais.
Com o lançamento da sincronização automática de dados do Zavvycom o Personio, até os convites e as atribuições podem agora ser pré-configurados.
E independentemente do facto de irem contratar 200 ou 2000 pessoas no próximo ano, podem enfrentar o desafio com tranquilidade.
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