Métricas de integração essenciais para melhorar a experiência dos funcionários e os seus resultados
Uma boa integração prepara o terreno para uma experiência de trabalho e um rendimento notáveis.
Mas como é que sabe que o seu processo de integração é "bom" sem o acompanhar?
Tomemos como exemplo a Online Optimism. Sem acompanhar o seu processo de integração, não teriam reparado que mantiveram mais empregados que receberam apresentações ao pessoal não departamental do que aqueles que não receberam.
Alasco, Roadsurfer, e Storyblok poderiam identificar alterações no tempo de produtividade dos novos contratados, na satisfação dos trabalhadores e no seu empenhamento, medindo as métricas de integração.
Leia este artigo para saber como medir o onboarding para melhorar o seu percurso de onboarding, o resultado do trabalho e as taxas de retenção de talentos. Tal como fizeram Alasco, Online Optimism e Roadsurfer .
Quais são as métricas e os KPIs de integração de funcionários?
As métricas de integração medem o desempenho e o progresso do seu processo de integração de colaboradores.
Alguns exemplos de métricas de integração são:
- tempo de conclusão do processo de integração;
- melhores desempenhos;
- taxa de conclusão da formação dos novos contratados;
- tempo para a produtividade, etc.
Geralmente, as suas métricas de integração serão mais operacionais. Os KPIs de integração, por outro lado, medem o desempenho com base nas principais metas de negócios, objetivos e necessidades organizacionais. Portanto, seus KPIs devem ser mais estratégicos por natureza.
Imaginemos que a sua empresa pretende melhorar a retenção de colaboradores. Os principais indicadores incluiriam:
- pontuação de envolvimento dos trabalhadores;
- índice de satisfação na primeira semana, e
- pontuação do promotor líquido dos empregados.
Alguns exemplos adicionais de KPIs de integração são:
- taxa de rotação dos novos contratados;
- taxa de satisfação profissional dos novos contratados;
- poupança de recursos graças à automatização do processo de integração.
Nem todas as métricas são KPIs, mas todos os KPIs são métricas. Os indicadores estão ligados aos objectivos e necessidades da sua empresa.
Mas tanto as suas métricas de integração como os KPIs revelarão o grau de sucesso e eficácia do seu processo.
Existem vários métodos para medir o progresso e o impacto do seu processo de integração.
Por exemplo, pode enviar um inquérito de integração após ou durante a integração para medir a satisfação e o grau de preparação dos trabalhadores.
Outro método consiste em utilizar uma solução de software para acompanhar o progresso dos seus empregados.
Por exemplo, quantas etapas foram concluídas no seu percurso de integração?
Sugestão: Ao utilizar um software de integração, pode facilmente integrar um inquérito eNPS como passo final do percurso de integração e agregar os dados em todo o grupo de novos membros.
3 Principais benefícios do acompanhamento das métricas de integração
Melhorar a experiência de integração dos trabalhadores
A principal vantagem de acompanhar o seu processo de integração é compreender a forma como os colaboradores percepcionam o percurso de integração da sua empresa.
Conhecer os seus sentimentos sobre a viagem e as acções que evocaram esses sentimentos pode ajudá-lo a melhorar a experiência de integração dos seus empregados.
A HBR afirma que melhores experiências de integração conduzem a um maior envolvimento dos novos funcionários, à retenção de talentos e à confiança nas novas contratações.
Assim, se acompanhar correctamente, descobrirá:
- O que faz com que os novos contratados fiquem satisfeitos ou insatisfeitos com a sua experiência.
- As etapas de integração com que se debatem.
- Tempo específico de conclusão da tarefa.
- Que acções aumentam ou diminuem a retenção.
- Razões para o baixo tempo de produtividade.
Identificação de incoerências entre departamentos
Também pode segmentar as suas métricas em coortes (um grupo de pessoas com uma característica comum) e efectuar uma análise mais aprofundada.
Por exemplo, pode medir a forma como as experiências de integração diferem entre departamentos, gestores e antecedentes dos empregados. Desta forma, pode identificar a causa principal da boa ou má experiência de integração de cada colaborador.
Por exemplo, pode descobrir que as más experiências de integração estão relacionadas com um gestor e não com um processo da empresa.
Para além disso, se os empregados estiverem satisfeitos com a sua experiência, tornar-se-ão defensores da sua empresa, o que atrai talentos de qualidade.
Aumentar a retenção
"O acompanhamento da integração permitiu-nos compreender melhor os nossos novos contratados, a rapidez com que os podemos integrar, os processos que precisam de ser simplificados ou alterados e o que os entusiasma no seu trabalho e na empresa." Mark Seemann, fundador da StaffCircle, uma plataforma de gestão de RH.
A Online Optimism, uma agência de marketing, também se centra na retenção. Flynn Zaiger, Director Executivo da Online Optimism, sublinha:
"O acompanhamento das métricas de integração ajudou a nossa empresa a detectar oportunidades para aumentar a retenção. Também nos ajuda a identificar imediatamente os trabalhadores com fraco desempenho para lhes dar formação ou recontratá-los. Queremos fazer com que os funcionários se sintam bem, para que não voltem a procurar emprego."
➡️ Aqui estão alguns modelos de integração para o ajudar a criar experiências mais estruturadas e gratificantes para os empregados.
9 KPIs e métricas para medir a eficácia e o sucesso da integração
Índice de satisfação dos trabalhadores (ESI)
O índice de satisfação dos trabalhadores mede a satisfação de um trabalhador com uma determinada situação para perceber se está satisfeito com a sua integração.
Se o ESI for baixo, saberá que o seu processo de integração precisa de ser melhorado.
É possível calcular esta métrica através de três perguntas principais:
- Qual é o seu grau de satisfação com o processo de integração?
- Em que medida é que a sua integração corresponde às suas expectativas?
- Quão próximo está (estava) o seu actual onboarding do seu ideal?
Sugestão n.º 1: Pode decidir se opta por uma escala de 1 a 10 ou de 1 a 5.
Sugestão n.º 2: Pode incluir mais perguntas consoante os dados de que necessita.
Para calcular o ESI:
Digamos que envia um questionário de 10 escalas e 5 perguntas.
Multiplicar o número de perguntas do inquérito pela pontuação máxima possível: 5 x 10 = 50.
De seguida, some as pontuações de cada pergunta (de um empregado), digamos 35. Divida o resultado pelo núcleo multiplicado, que é 50 = 0,7. Em seguida, multiplique 70%. O ESI dos empregados seleccionados é de 70%.
Para obter o ESI para todos os trabalhadores, somar todos os ESIs individuais e dividir pelo número total de trabalhadores.
Pontuação do promotor líquido dos empregados (eNPS)
Esta métrica mede se os seus empregados são defensores da marca e se isso está relacionado com o seu onboarding. Esta métrica ajuda-o a compreender se a sua integração afecta a lealdade e a defesa dos empregados.
Para medir o eNPS:
- Pergunte: "Com base na sua experiência recente, qual é a probabilidade de recomendar esta empresa a um amigo ou colega?"
- Em seguida, uma pergunta complementar pergunta: "Qual é a principal razão para a sua pontuação?"
- Por fim, "Gostaria que o seu gestor o contactasse sobre a sua experiência? Em caso afirmativo, adicione as suas informações de contacto abaixo."
Para calcular o eNPS:
Em primeiro lugar, é necessário compreender três palavras-chave: promotores, passivos e detractores.
- Os promotores são os empregados que respondem com 9 ou 10 no inquérito.
- Os passivos são os empregados que respondem entre 7 e 8, o que mostra que são neutros
- Os detractores são os trabalhadores que obtêm uma pontuação inferior a 6.
% de promotores = Somar todos os 9 e 10 a dividir pelo número de empregados que os escolheram e depois multiplicar por 100.
% de detractores = Somar todos os números abaixo de seis e dividir pelo número de trabalhadores que o escolheram.
eNPS = % de promotores - % de detractores. A percentagem ou a soma dos passivos não é necessária.
Taxa de rotação dos novos contratados
A taxa de rotação de novos contratados mede o número de novos contratados que deixaram a empresa após um período específico (um mês, trimestre ou ano).
As taxas de rotatividade indicam a saúde da experiência dos trabalhadores da sua empresa, desde o recrutamento, aos benefícios da experiência dos trabalhadores e à remuneração.
A taxa de rotatividade dos novos contratados pode incluir empregados que saíram voluntária ou involuntariamente da sua empresa.
Para calcular a taxa de rotação dos novos contratados:
Número total de trabalhadores que saíram num determinado período, dividido pelo número total de trabalhadores que a empresa contratou nesse período, multiplicado por 100
É possível decidir calcular apenas o número de empregados (contratados num determinado período) que saíram involuntariamente (ou voluntariamente) dividido pelo número total de empregados contratados nesse período vezes cem.
Taxa de retenção de novos contratados
A taxa de retenção de novas contratações mede o número total de novas contratações que uma empresa reteve durante um período específico.
Tal como a sua taxa de rotatividade, a sua taxa de retenção aponta para a saúde da experiência dos seus empregados/pessoas e da sua estratégia de retenção de empregados.
Para calcular a taxa de retenção de novos contratados:
Divida o número total de empregados recentes que permaneceram na sua empresa pelo número total de empregados contratados nesse período.
Taxa de conclusão da formação
A taxa de conclusão da formação mede a percentagem de pessoas que concluíram a sua formação de integração.
Utilize esta métrica para avaliar o grau de envolvimento dos seus programas e materiais de integração e a sua relação com o tempo de produtividade dos novos colaboradores.
Para calcular a taxa de conclusão da formação:
Divida o número total de empregados que concluíram a formação de integração pelo número total de empregados afectos à formação e multiplique por 100.
Tempo para a produtividade
O tempo até à produtividade mede o tempo que as pessoas contratadas demoram a começar a gerar valor para a empresa ou o tempo que demoram a fazer bem o trabalho para o qual as contratou.
O cálculo desta métrica não é tão simples como o de outras. Primeiro, é necessário determinar os KPIs de cada função ou tarefa.
Para calcular o tempo até à produtividade:
Depois de atribuir uma tarefa a uma nova contratação, calcule os dias que demora a concluir a tarefa ou a atingir os KPI a partir da data de início (não quando atribuiu a tarefa). Inclua também os dias utilizados para revisão.
Para calcular a média de todas as novas contratações de um determinado período, adicione o número total de dias de todas as novas contratações de um determinado período e divida-o pelo total de novas contratações.
Também se pode multiplicar por 100 para encontrar a percentagem.
Esta métrica também pode revelar se incluiu os materiais necessários para que os funcionários concluam o trabalho e se o fez no formato correcto.
Custo da produtividade óptima
O custo de atingir uma produtividade óptima mede o investimento no recrutamento e na formação de um novo trabalhador para realizar um trabalho. Ajuda-o a calcular quanto custa contratar e integrar um empregado e quanto tempo é necessário para que ele seja produtivo.
Calcular o custo de uma produtividade óptima:
Somar o custo do recrutamento com o custo da formação.
Alguns destes custos podem incluir o seguinte:
- Publicidade
- Honorários do recrutador
- Testes de drogas
- Perda de vendas/operações enquanto as posições não foram preenchidas
- Controlo de antecedentes, etc.
Ajuda-o a determinar o ROI do seu software de integração e o tempo que lhe poupou.
Poupança de tempo em tarefas administrativas
O tempo poupado é o número de horas poupadas ao utilizar o software de integração para automatizar o seu processo de integração. Ajuda-o a determinar o ROI do seu software de integração e o tempo que lhe poupou.
O cálculo desta métrica é mais trabalho mental do que matemático.
Tente calcular quanto tempo gastou a integrar manualmente os funcionários e quanto tempo gastou a utilizar uma ferramenta de automatização de integração.
Tempo de conclusão do percurso de integração
O tempo de conclusão do percurso de integração refere-se ao tempo que os novos contratados utilizam para concluir o seu percurso de integração.
Pode obter rapidamente esta métrica a partir do seu software de integração.
Dica n.º 1: Pergunte aos candidatos o que esperam do seu processo de integração desde a fase da entrevista.
Dica #2: Crie também inquéritos de acompanhamento para identificar os pontos fracos do processo de integração.
Dica #3: Por fim, utilize as avaliações do Glassdoor para conhecer as experiências dos novos contratados.
Depois de acompanhar a sua integração, a Online optimism criou um sistema buddy para ajudar os novos funcionários a conviver com o pessoal não departamental e melhorar a retenção de funcionários.
📏 4 formas de medir a integração para melhorar a retenção de funcionários
Existem duas formas principais de medir o seu processo de integração: inquéritos e software de integração.
Pode enviar vários tipos de inquéritos para obter informações sobre o seu processo de integração; no entanto, vamos concentrar-nos em três tipos principais.
Inquérito de integração de novos contratados
É possível enviar este tipo de questionário durante ou após a integração de um empregado.
Sugestão: Para obter respostas honestas, a melhor prática é torná-las anónimas.
Este questionário ajuda-o a melhorar e a decidir:
- O grau de satisfação do trabalhador com o processo de integração.
- A compreensão dos seus objectivos e responsabilidades
- Como se habituam aos materiais, ferramentas e equipamentos.
- Compreendem a visão, a missão e a cultura da empresa.
As perguntas do seu inquérito de integração de novos trabalhadores dependem do que pretende saber do seu empregado.
Eis dez perguntas a fazer durante um inquérito de integração:
- Foram-lhe fornecidas informações suficientes sobre a empresa durante o recrutamento?
- Como podemos melhorar o processo de recrutamento?
- Quais são as suas três razões para se juntar a esta organização?
- Quais são as três melhores coisas de ser empregado da [nome da empresa]?
- O que é que poderíamos alterar ou acrescentar para melhorar o nosso processo de integração?
- As descrições de funções e responsabilidades explicadas no início reflectem correctamente a sua experiência profissional?
- Vê-se a si próprio a permanecer nesta empresa durante cinco anos?
- Sente-se confiante ao utilizar o software, as ferramentas e os sistemas da empresa?
- As pessoas que o rodeiam ajudam-no a ter sucesso no seu trabalho?
- As suas experiências até agora corresponderam às suas expectativas?
Sugestão: Mantenha os inquéritos curtos (10 perguntas no máximo) e realize vários inquéritos de integração durante as várias fases da integração.
Inquéritos de pulso
Os inquéritos de pulso aos empregados são inquéritos curtos e rápidos com uma frequência determinada (semanal, mensal ou trimestral). Abordam temas como a satisfação dos empregados, as relações de trabalho e o ambiente de trabalho.
É possível utilizar inquéritos de pulso para determinar:
- Satisfação no local de trabalho;
- Sentimento de pertença;
- Pontuação do promotor líquido do empregado (eNPS);
- Bem-estar;
- Crescimento e desenvolvimento;
- Alinhamento com a cultura da empresa, etc.
Eis algumas perguntas a fazer no âmbito do inquérito de pulso:
- "Qual é a probabilidade de recomendar este local de trabalho a um amigo ou colega?"
- "O que é que a minha empresa deve começar a fazer/continuar a fazer/parar de fazer?"
- "Estou satisfeito com a frequência com que eu e o meu director comunicamos."
- "Sinto-me à vontade para dar opiniões e feedback ao meu gestor."
- "Tenho um stress controlável no trabalho."
- "Sinto que os meus objectivos individuais estão fortemente alinhados com os objectivos da nossa equipa."
Inquéritos de envolvimento dos trabalhadores
Os inquéritos de envolvimento são perfeitos para avaliar o entusiasmo e a dedicação de um empregado ao seu trabalho.
Pode realizar um inquérito sobre o envolvimento trimestral ou anualmente:
- Dar voz aos empregados,
- Determinar o grau de satisfação ou insatisfação com o seu trabalho,
- Aumentar o envolvimento.
Eis algumas perguntas a fazer no seu inquérito sobre o envolvimento dos trabalhadores:
- Até que ponto está satisfeito com a sua capacidade de aplicar as suas competências nesta função?
- Está orgulhoso do seu papel nesta equipa?
- Qual é o seu grau de satisfação relativamente à relação com o seu chefe?
- Sente-se motivado pelo trabalho que faz para a empresa?
- A sua integração preparou-o suficientemente para a sua função?
Software de integração
O software de integração é uma ferramenta que pode utilizar para automatizar e simplificar o processo de integração da sua empresa.
As soluções de software permitem melhores experiências de integração para os trabalhadores e menos trabalho administrativo, bem como informações de maior qualidade para os gestores de pessoas.
Roadsurfer e Storyblok utilizaram o software de integração da Zavvy para controlar métricas como:
- tempo de conclusão do processo de integração;
- classificações de integração dos trabalhadores;
- tempo para a produtividade;
- taxas de envolvimento.
Utilizando um bom software de onboarding, pode medir métricas como:
- Tempo até à conclusão: Quanto tempo é que os empregados demoram a concluir o conteúdo?
- Taxa de conclusão: Quantas etapas foram concluídas?
- Os melhores desempenhos: quem está mais e quem está menos empenhado?
- Taxa de conclusão para gestores: Que gestores demoram mais ou menos tempo com as suas novas contratações?
- Tempo gasto numa viagem de integração: Quanto tempo é que os novos contratados passam a utilizar o software?
- Envolvimento: Os utilizadores regressam ao conteúdo de integração após algum tempo?
💡 6 práticas recomendadas para tirar o máximo partido das suas métricas de integração
Definição de uma métrica adequada e accionável
Decida as métricas que precisa de acompanhar com base nas metas, necessidades e objectivos da sua empresa.
Para definir os seus objectivos:
- Escreva a razão pela qual pretende acompanhar a sua integração. Por exemplo, melhorar a taxa de retenção, o processo de integração e a experiência do empregado, ou diminuir o tempo de produtividade dos novos contratados.
- Descubra quais as actividades de integração que afectam o(s) seu(s) objectivo(s).
Por exemplo, o tempo de produtividade incluiria o tempo de conclusão, a conclusão da primeira tarefa, o feedback sobre a primeira tarefa, etc.
Todas estas são as suas métricas activas e adequadas ligadas às necessidades da empresa.
"O meu conselho para quem quer acompanhar as experiências de integração é adaptar as suas métricas à forma como a sua empresa funciona. Aprenda com as experiências passadas e altere-as em conformidade.
Acredito que o erro mais comum que os gestores cometem quando fazem o onboarding é ter objectivos ou expectativas pouco claros do processo." Mark Seemann, fundador da StaffCircle.
Consultar as partes interessadas
Flynn Zaiger, CEO da Optimism, disse tudo:
"Fale com os líderes sobre as suas necessidades de relatórios antes de decidir sobre as métricas de integração a seguir. Os líderes individuais podem identificar as principais métricas que desejam medir, que são muito mais difíceis de implementar após o facto."
Criar sistemas de medição centrados nas pessoas
Crie objectivos e KPIs de integração da empresa com base nas necessidades dos funcionários para terem uma boa experiência e não apenas no que as partes interessadas pretendem medir.
Entreviste os empregados durante o recrutamento e pergunte-lhes: "O que é para si uma boa integração?" e "O que precisa para se sentir bem-vindo e pronto para a sua primeira missão?"
Documentar as métricas de forma clara e transparente
Documentar as suas métricas ajuda-o a ter um registo histórico exacto da forma como a sua integração mudou ao longo do tempo. Além disso, ajuda-o a testar se as suas novas práticas de integração estão a dar frutos.
Flynn Zaiger sugere:
"Encontrar uma plataforma que facilite a elaboração de relatórios e lhe permita exportar os seus dados. As partes interessadas podem mudar ao longo do tempo e exigir medições diferentes. Exportar os seus dados para uma folha de cálculo ou outro sistema permitirá uma maior interoperabilidade ao longo do tempo."
Evitar métricas de vaidade
Nem todas as métricas merecem ser monitorizadas.
Defina métricas adequadas e accionáveis com base nos seus objectivos comerciais.
"Muitas vezes, os gestores gostam de medir coisas em que sabem que são perfeitos, como a velocidade de integração. Embora isto seja bom para aumentar a confiança do gestor, não o ajuda a determinar o impacto que a integração tem no seu pessoal." Flynn Zaiger.
Alinhar a integração com o feedback e o desempenho
A eficácia da integração acontece quando se integra o processo com o feedback e o desempenho.
Pode associar métricas de integração e feedback construtivo de 360º para ajudar os empregados a descobrir a formação adicional de que necessitam.
Pode utilizar os resultados do feedback 360º e as medidas que identificou (por exemplo, formação suplementar sobre produtos) e criar um plano de desenvolvimento.
➡️ Assegure experiências de integração mais gratificantes com Zavvy
Os indicadores de integração são uma forma de feedback. Por isso, utilize este feedback em conformidade para melhorar a experiência dos empregados e os objectivos da empresa.
Lembra-se do optimismo em linha?
Depois de acompanhar a sua integração, a Online Optimism criou um sistema buddy para ajudar os novos funcionários a conviverem com o pessoal não departamental. Esta nova abordagem ajudou-os a melhorar a retenção dos seus empregados.
Mas lembre-se de que cada funcionário é diferente e necessita de diferentes níveis de apoio, por isso, obtenha feedback directamente dos mesmos sobre o seu percurso e como melhorar a sua experiência.
ZavvyO software de integração da empresa irá ajudá-lo:
- Reduzir o tempo gasto na integração de funcionários.
- Automatizar a recolha de métricas.
- Ligue os percursos de integração dos seus novos contratados ao seu software de feedback 360º para obter uma visão completa do crescimento e da experiência do seu empregado.
Veja tudo isto em ação numa demonstração gratuita com os nossos especialistas em onboarding.