5 kroków do skutecznego systemu zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach
Zarządzanie wydajnością to coś więcej niż coroczny przegląd. To ciągły proces, który rozwija potencjał pracowników i napędza sukces organizacji.
Oczekiwania pracowników wobec oceny wyników zmieniają się. Postrzegają je jako okazję do rozwoju.
Suman RudraHR z ponad 20-letnim doświadczeniem, mówi, że każdy chce wiedzieć, jak daleko może się posunąć i jaka może być jego przyszłość w organizacji. W tym miejscu pojawiają się kompetencje. Kompetencje są futurystyczne. Dzięki kompetencjom ustalonym z wyprzedzeniem dla różnych ról, pracownicy mają jasną ścieżkę długoterminowego rozwoju w swoich obecnych i następnych rolach.
Zobaczmy, jak można połączyć kompetencje z zarządzaniem wydajnością.
Ten artykuł:
- Wyjaśnij koncepcję zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach i czym różni się ono od tradycyjnego zarządzania wydajnością.
- Oferuje szczegółowe kroki wdrażania systemu zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach.
- Omówienie głównych wyzwań stojących przed firmami przy wdrażaniu systemu zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach oraz sposobów ich uniknięcia.
Czym jest system zarządzania wydajnością oparty na kompetencjach?
System zarządzania wydajnością oparty na kompetencjach to podejście do oceny i poprawy wydajności pracowników w oparciu o rozwijanie i demonstrowanie określonych umiejętności, wiedzy i zachowań, zwanych kompetencjami. Kompetencje te są powiązane z pomyślnym wykonywaniem obowiązków służbowych i osiąganiem celów biznesowych.
Zamiast skupiać się wyłącznie na wynikach, ten system zarządzania wydajnością kładzie nacisk na procesy i zachowania, w które angażują się pracownicy, aby osiągnąć te wyniki. Umożliwia bardziej holistyczną, zrównoważoną ocenę wydajności pracowników, obejmującą zarówno "co" pracownicy osiągają, jak i "jak" to osiągają.
Podejście do zarządzania wydajnością oparte na kompetencjach:
- Wspiera ciągłe uczenie się i doskonalenie.
- Promuje rozwój zawodowy.
- Dostosowuje indywidualne wyniki do celów organizacyjnych.
Tradycyjne a oparte na kompetencjach zarządzanie wydajnością
5 kroków do wdrożenia systemu zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach
1. Mapowanie kompetencji
Pierwszym krokiem jest rozpoczęcie od mapowania kompetencji dla każdej roli. Stwórz listę wszystkich ról w organizacji i zdefiniuj funkcjonalne (techniczne lub domenowe) i kluczowe kompetencje dla każdej roli.
➡️ Po co wpatrywać się w pustą stronę? Pobierz darmowy szablon matrycy kompetencji, aby rozpocząć pracę.
Uwaga: Nie traktuj procesu mapowania kompetencji jako jednorazowego ćwiczenia.
Kompetencje do pełnionych ról ewoluują wraz z upływem czasu.
Ponadto z czasem, w miarę rozwoju firmy, dodawane są nowe role. Te role również wymagają mapowania kompetencji i opisu stanowiska, który jest zgodny z mapowaniem.
2. Tworzenie ścieżek kariery opartych na kompetencjach
Ścieżki kariery oparte na kompetencjach to wyraźny wykres kompetencji potrzebnych do pełnienia obecnych i przyszłych ról.
Przykładowo, młodszy programista będzie potrzebował umiejętności komunikacyjnych na podstawowym poziomie.
Z drugiej strony, potrzebują zaawansowanych kompetencji w zakresie zarządzania czasem, aby dobrze planować wyniki, aby zostać liderem zespołu.
3. Edukacja menedżerów i pracowników
Ten krok jest kluczowy dla funkcjonowania całego systemu. Edukacja pracowników i menedżerów w zakresie:
- Podstawy ram kompetencji.
- Jak tworzone są plany rozwoju w oparciu o kompetencje.
- Jak działają ścieżki kariery oparte na kompetencjach.
- Jak oceniać w oparciu o kompetencje.
- Jak przenieść rozmowę z oceny na coaching.
Zespół HR może być właścicielem tej inicjatywy i przeprowadzać sesje, aby pracownicy i menedżerowie byli na tej samej stronie. Możesz także przeprowadzić dalsze szkolenia, aby rozwinąć niezbędne umiejętności menedżerów w zakresie coachingu pracowników.
4. Umożliwienie rozwoju kompetencji
Zanim zaczniesz oceniać pracowników, daj im możliwość rozwoju.
Pracownicy mogą odbywać indywidualne spotkania z menedżerami i definiować plany rozwoju w oparciu o kompetencje.
Dwa główne sposoby nauki to:
1. Projekty praktyczne: Menedżerowie mogą przydzielać dowolne dodatkowe zadania z regularnych rezultatów lub zadania pomocnicze, w ramach których pracownicy mogą uczyć się kompetencji.
2. Szkolenia: Zespół ds. uczenia się i rozwoju może również zapewnić dodatkowe szkolenia i programy rozwojowe (online, offline) w zakresie kompetencji.
5. Zainicjowanie oceny wyników opartej na kompetencjach
Wreszcie, po wykonaniu całej pracy bazowej, możesz zainicjować ocenę opartą na kompetencjach.
Rozmowy są teraz bardziej skoncentrowane na rozwoju, a niekoniecznie na komunikacji odgórnej.
Zdecydowanie zalecamy zbieranie informacji zwrotnych 360 (informacje zwrotne od rówieśników, juniorów i menedżerów) w celu uzyskania wszechstronnych informacji zwrotnych.
➡️ Potrzebujesz skrótu do pierwszej oceny opartej na kompetencjach? Zapoznaj się z naszym szablonem oceny kompetencji, aby rozpocząć.
7 wyzwań, których należy być świadomym przy wdrażaniu systemu opartego na kompetencjach i jak je przezwyciężyć
Niekompletne mapowanie kompetencji
Definiowanie kompetencji nie jest najłatwiejszym zadaniem.
Słowa takie jak kompetencje, umiejętności i zachowania są często używane zamiennie.
Pierwszym krokiem jest posiadanie praktycznej definicji każdej kompetencji związanej z rolą i jej wpływu na pracę.
Poniżej znajduje się przykładowa definicja i poziomy biegłości wspólnej kompetencji: Zarządzanie czasem.
Definicja: Umiejętność ustalania priorytetów zadań, dotrzymywania terminów i efektywnego wykorzystywania czasu.
Poziomy biegłości:
- Podstawowe: Potrafi ustalać priorytety zadań i zarządzać swoim czasem.
- Średniozaawansowany: Potrafi ustalać priorytety zadań i zarządzać czasem mniejszych zespołów.
- Zaawansowany: Potrafi ustalać priorytety zadań i zarządzać czasem większych zespołów.
- Biegłość: Potrafi zoptymalizować czas zespołu.
- Ekspert: Potrafi zoptymalizować czas organizacji.
Innym błędem popełnianym przez organizacje jest definiowanie wyłącznie kompetencji technicznych i ignorowanie kompetencji podstawowych, takich jak komunikacja, zarządzanie czasem itp. Obie te umiejętności są ważne, aby dana osoba mogła osiągać jak najlepsze wyniki.
Niekompletne mapowanie tworzy słabą podstawę do zarządzania wydajnością.
Rozwiązanie: Ukończ proces mapowania, korzystając z naszego przewodnika mapowania kompetencji krok po kroku. Zawiera on szczegółowe kroki, począwszy od sporządzenia listy ról i sposobu definiowania kompetencji dla każdej z nich.
Dla skrótu, skorzystaj z naszych ram kompetencji z kompetencjami opartymi na rolach dla 10 różnych działów.
Trudno jest odejść od tradycyjnych systemów
Przejście od tradycyjnych systemów do systemów opartych na kompetencjach jest czasochłonne.
Przekształcenie całego systemu wymaga zmian w procesach, narzędziach, a przede wszystkim w sposobie myślenia.
Możesz również spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy czują się komfortowo w istniejących systemach i nie postrzegają tej zmiany jako szansy na rozwój.
Rozwiązanie: Nie oczekuj, że wszystko będzie idealne w jednej iteracji. Zacznij od działającego modelu w pierwszym kwartale i dalej go ulepszaj w oparciu o informacje zwrotne. Dopracowanie procesu i przyzwyczajenie do niego pracowników wymaga czasu.
Słabe zrozumienie systemu
Toshi Jain, lider HR z ponad 17-letnim doświadczeniem, mówi, że największym problemem wdrożeniowym, jaki zaobserwowała, był brak zrozumienia przez pracowników zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach.
Menedżerowie i członkowie zespołów mogą utknąć w swoim sposobie działania i nie rozumieć, dlaczego muszą teraz gonić za tą nową rzeczą, "kompetencjami".
Rozwiązanie: Regularne sesje poświęcone zarządzaniu kompetencjami i przeglądom wyników.
Toshi Jain postawiła sobie za cel przeprowadzenie co najmniej jednej kwartalnej sesji szkoleniowej zawierającej przegląd systemów zarządzania wydajnością w jej obecnej organizacji.
Niezrozumienie znaczenia kompetencji
Megan Leasher, wielokrotnie nagradzany psycholog przemysłowy i organizacyjny, mówi, że liderzy HR twierdzą, że organizacje napotykają opór ze strony pracowników, ponieważ wielu z nich nie rozumie, czym są kompetencje i dlaczego nagle mają znaczenie.
Rozwiązanie: Zanim zaczniesz mówić lub edukować na temat systemu zarządzania wydajnością, zacznij od podstaw. Porozmawiaj o tym, jak ważne są kompetencje i jak wiążą się one z celami biznesowymi i indywidualnym rozwojem.
Brak aktywnych działań na rzecz rozwoju kompetencji
Matthew Brown, Chief People & Culture Officer w Schoox, podkreśla główną przyczynę rozdźwięku, z jakim spotykają się pracownicy podczas wdrażania nowego i ulepszonego systemu zarządzania wydajnością: Jest to dostrzeganie kompetencji tylko raz na jakiś czas podczas rekrutacji/przeglądów, a następnie brak programów uczenia się i rozwoju w tym zakresie. Jak można oceniać pracowników pod kątem czegoś, nad czym nie pracują?
Rozwiązanie: Planowanie nauki opartej na kompetencjach dla pracowników. Wspieranie pracowników za pomocą planów rozwoju i szkoleń w celu opanowania kompetencji związanych z ich rolą lub rolami, do których dążą.
Przeniesienie rozmowy z oceny na coaching
Najtrudniejszym wyzwaniem dla menedżerów jest zmiana sposobu myślenia z oceniania wyników na coaching pracowników i prowadzenie ich do poprawy.
Toshi wypowiedziała się na ten temat i powiedziała, że głównym problemem, jaki zaobserwowała, było ścisłe powiązanie zarządzania wydajnością z ocenami rocznymi.
Po pierwsze, pracownikom trudniej jest dokonać uczciwej samooceny, gdy wiedzą, że ma to bezpośredni wpływ na wynagrodzenie.
Menedżerowie są również zmuszani do postrzegania przeglądów wyłącznie przez pryzmat oceny, a nie coachingu pracowników (co jest ważne, aby przeglądy zarządzania wydajnością oparte na kompetencjach działały).
Prawda jest taka, że na ocenę wpływa wiele parametrów: rynek, wyniki firmy i wiele innych.
Rozwiązanie: Oddzielenie ocen rocznych od przeglądów wyników. Tak czy inaczej, rok to dość długo, by pozostawić pracowników bez informacji zwrotnej. Przeprowadzaj kwartalne przeglądy wyników oparte na kompetencjach i utrzymuj pętlę ciągłej informacji zwrotnej.
🅰️ Firma Adobe opanowała sztukę ciągłego przekazywania informacji zwrotnych. Więcej informacji można znaleźć w naszym studium przypadku dotyczącym zarządzania wydajnością w firmie Adobe.
Powiązanie mapowania kompetencji z całym cyklem życia pracownika
Organizacjom trudno jest powiązać mapowanie kompetencji z całym cyklem życia pracownika: rekrutacją, szkoleniami i zarządzaniem wydajnością.
Rozwiązanie: Możesz wykonać poniższe trzy kroki:
- Zacznij od korzystania z ram kompetencji przy zatrudnianiu. Opracuj opisy stanowisk dla wszystkich ról w oparciu o kompetencje.
- Dodaj szkolenia związane z kompetencjami do swojego systemu zarządzania nauczaniem.
- Na koniec należy wdrożyć system zarządzania wydajnością oparty na kompetencjach.
🏆 5 Zalety zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach
Zapewnia przejrzystość
Zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach przede wszystkim zapewnia pracownikom jasność co do tego, czego się od nich oczekuje. Czy jest coś gorszego niż odkrycie, że pod koniec roku, podczas oceny wyników, wszystko robiłeś źle?
Ponadto zapewnia menedżerom jasność w zakresie ustalania realistycznych oczekiwań.
"Systemy oparte na kompetencjach zapewniają, że nie oczekujesz, że ryba wejdzie na drzewo" - Madiha Mouchtak, założycielka i dyrektor zarządzająca Answer Inside.
W tradycyjnych systemach nie ma żadnych standardów dotyczących ustalania celów, co czyni je subiektywnymi.
Jednak w systemach opartych na kompetencjach menedżerowie wiedzą, co oceniać i jakie są cele pracowników.
Zapewnia jasne plany rozwoju
Dzięki modelom kompetencji pracownicy wiedzą, co robić, aby rozwijać się w swojej obecnej roli i jak przejść na wyższy poziom.
Ponownie zacytuję Madiha:"Co jest gorsze niż omawianie celów z menedżerem podczas oceny wyników, praca nad nimi przez cały rok i powrót w następnym roku tylko po to, by dowiedzieć się, że teraz oczekują czegoś nowego".
Modele kompetencji umożliwiają pracownikom tworzenie konkretnych i wykonalnych planów rozwoju.
Na przykład starszy marketer, który chce zostać szefem marketingu, będzie wiedział, że musi rozwinąć umiejętności analityczne, aby poradzić sobie ze wszystkimi danymi, które otrzymuje z różnych kanałów marketingowych i nauczyć się podejmować strategiczne decyzje.
Ułatwia planowanie sukcesji
Tylko 1 na 5 firm planuje sukcesję w sposób, w jaki powinno się to robić. Kiedy zapytano o wyzwania, najważniejsze z nich to:
- Brak ustandaryzowanego procesu.
- Brak wiedzy.
- Uzyskanie poparcia ze strony pracowników i liderów.
Ramy kompetencji wspierają planowanie sukcesji poprzez lepsze strategie dla kluczowych ról i rozwijanie kompetencji z wyprzedzeniem dla tych ról wśród pracowników.
Umożliwia lepsze recenzje
Menedżerowie boją się spotkań jeden na jeden, często bardziej niż pracownicy.
Stuart Hearn, przedsiębiorca z branży HR Tech, twierdzi, że mapa kompetencji staje się dobrym narzędziem do przeprowadzania indywidualnych spotkań oceniających wyniki. Stanowi podstawę do dyskusji, a menedżerowie mają ściągawkę, do której mogą wrócić i omówić cele.
Tworzy organizację o wysokiej wydajności
Umiejętności wymagane na stanowiskach pracy zmieniają się. Oczekuje się, że do 2027 r. zmienią się one o 50%.
Regularne mapowanie kompetencji dla stanowisk i mierzenie wydajności w oparciu o kompetencje zapewnia budowanie umiejętności pracowników, aby pomóc nadążyć za zmieniającymi się wymaganiami i uniknąć luk w umiejętnościach.
➡️ Zavvy umożliwia zarządzanie wydajnością w oparciu o kompetencje
Zavvy wykorzystuje największe wyzwanie związane z zarządzaniem wydajnością: powiązanie kompetencji z całym cyklem życia pracownika.
Dzięki Zavvy możesz:
- Łatwe definiowanie kompetencji na różnych poziomach i rolach dzięki Zavvy AI.
- 🗺️ Tworzenie ścieżek kariery opartych na kompetencjach, aby pracownicy mieli pełną przejrzystość tego, czego się od nich oczekuje.
- Opracowanie planów rozwoju dla każdej kompetencji.
- Przypisywanie kursów do każdej kompetencji.
- Regularne przeprowadzanie opartych na kompetencjach przeglądów wyników w celu wspierania pracowników.
Zarezerwuj bezpłatną rozmowę. Jeden z ekspertów przeprowadzi Cię przez cały proces.
Najczęściej zadawane pytania
W jaki sposób kompetencje łączą się z zarządzaniem wydajnością?
Kompetencje to umiejętności i zachowania, których dana osoba potrzebuje, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Na przykład, inżynier ds. zapewnienia jakości potrzebuje solidnego zrozumienia testowania oprogramowania, komunikacji i kompetencji w zakresie pracy zespołowej. Dążenie do poprawy firmy i kompetencji specyficznych dla danego stanowiska pozytywnie wpływa na indywidualne wyniki i ostatecznie buduje zespoły o wysokiej wydajności.
Jaka jest różnica między wydajnością a kompetencjami?
Kompetencje to umiejętności i zachowania, których dana osoba potrzebuje, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Z drugiej strony, wydajność to ocena tego, jak dana osoba wykonała swoją pracę. Mówiąc prościej, kompetencje to oczekiwany cel, a wydajność to rzeczywisty wynik.
Czy kompetencje i KPI są takie same?
Mówiąc najprościej: kompetencje i KPI to nie to samo. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) są często powiązane z działami lub całą firmą.
Na przykład, przychód lub zysk na pracownika, wskaźnik wykorzystania i średni wskaźnik wykonania zadania są powszechnymi wskaźnikami KPI. Możesz ustawić KPI dla poprawy kompetencji: np. poprawić umiejętności negocjacyjne, co pokazuje wskaźnik zamknięcia sprzedaży twoich przedstawicieli handlowych.
Jaka jest rola kompetencji w rozwoju wydajności?
Mapowanie kompetencji identyfikuje umiejętności lub zachowania, których dana osoba potrzebuje, aby odnieść sukces w swojej roli. Po wykonaniu mapowania kompetencji staje się ono podstawą rozwoju pracowników. Z czego należy ich szkolić, a co weryfikować.
Jakie jest 5 kluczowych kroków w procesie mapowania kompetencji?
Pięć kluczowych kroków w procesie mapowania kompetencji to:
1. Sporządzenie listy ról w organizacji.
2. Znalezienie kluczowych kompetencji dla każdej roli.
3. Określenie kompetencji funkcjonalnych dla każdej roli.
4. Stwórz idealny profil kompetencji z listą oczekiwanych kompetencji podstawowych i funkcjonalnych dla każdej roli.
5. Przydziel kompetencje wszystkim pracownikom. Oceń, na jakim etapie są obecnie i do czego należy dążyć.
Jakie jest 6 podstawowych kompetencji kierowniczych?
Najważniejsze kluczowe kompetencje menedżerów to:
1. Zarządzanie czasem: Umiejętność ustalania priorytetów zadań i zarządzania czasem swoim i zespołu.
2. Komunikacja: Umiejętność efektywnego dzielenia się pomysłami i przekazywania informacji zespołowi.
3. Akceptacja zmian: Umiejętność radzenia sobie ze zmieniającymi się wymaganiami, zarządzanie niepokojem i prowadzenie zespołu przez zmiany.
4. Przywództwo: Umiejętność wspierania rozwoju jednostek i osiągania celów zespołowych.
5. Realistyczne wyznaczanie celów: Umiejętność wyznaczania osiągalnych celów dla zespołu, które są zgodne z wymaganiami biznesowymi.
6. Perswazyjność: Umiejętność skutecznego przedstawiania swoich opinii członkom zespołu i wpływania na ich decyzje w najlepszym interesie firmy.
Jaki jest przykład zarządzania wydajnością opartego na kompetencjach?
Jedna z największych korporacji technologicznych, IBM, od lat korzysta z modelu kompetencji. Gigant technologiczny mapuje kompetencje dla różnych ról. Najważniejszym celem dla pracowników IBM jest doskonalenie się w tych kompetencjach.