Jak przeprowadzać kwartalne oceny wyników, które rozwijają i motywują pracowników?
Kwartalne przeglądy wyników są jak pit-stopy w wyścigu Formuły 1. Prawidłowo przeprowadzone mogą podsycić entuzjazm zespołu, zmienić opony przestarzałych strategii i skrócić o kilka sekund wyścig do celów firmy.
Zrobione źle? Powiedzmy, że nikt nie chce zostać w tyle.
Jak więc zrobić to dobrze?
Jak przekształcić te recenzje w punkty wyjścia do sukcesu, a nie przeszkody?
W tym artykule przeanalizujemy "co" i "jak" skutecznych przeglądów kwartalnych. Od przygotowania sceny po zagłębienie się w szczegóły - wszystko jest tutaj.
Pod koniec lektury będziesz wiedział, jak zmienić kwartalne przeglądy w katalizatory motywacji i sygnały wzrostu.
Czym jest kwartalny przegląd wyników?
Kwartalna ocena wyników to formalna ocena wydajności pracownika, przeprowadzana co trzy miesiące w ciągu roku.
Ten rodzaj przeglądu jest częścią systemu zarządzania wydajnością organizacji. Ma on na celu ocenę i wsparcie pracy, osiągnięć i wyzwań pracownika w danym kwartale.
Ma krótszą perspektywę niż przegląd roczny, koncentrując się bardziej na konkretnych kamieniach milowych i osiągnięciach w ciągu ostatnich 3 miesięcy.
Chociaż nadal liczy się jako ocena wyników, kwartalna ocena wyników zawiera elementy ciągłej informacji zwrotnej.
Zapoznaj się z naszym artykułem, aby dowiedzieć się więcej o różnicy między oceną wyników a ciągłą informacją zwrotną.
Jaki jest cel przeglądu kwartalnego?
Przeglądy kwartalne dają wiele możliwości uzyskania informacji zwrotnej i poprawy w miarę upływu roku. Pomaga to śledzić postępy w ciągu roku iidentyfikować czynniki wpływające na wyniki z większą precyzją niż w przypadku przeglądów rocznych.
Dzięki częstszym punktom kontaktowym firmy mogą prowadzić spójny dialog z pracownikami, wspierając bardziej elastyczną i elastyczną kulturę organizacyjną oraz zapewniając pracownikom zgodność z ich indywidualnymi celami oraz celami zespołu i organizacji.
Regularne przeglądy pomagają również wzmocnić relacje między kierownikiem a pracownikiem, motywują pracowników i wspierają zdrowego ducha zespołu i kulturę pracy.
🏆 Korzyści płynące z kwartalnych ocen wyników (w porównaniu z ocenami rocznymi)
Istnieje kilka powodów, dla których organizacje przechodzą z rocznych na kwartalne oceny wyników. Główną wadą trzymania się corocznych przeglądów jest opóźniona informacja zwrotna.
Naturalnie, coroczne przeglądy wyników wiążą się z opóźnieniem między wydarzeniem a przekazaniem informacji zwrotnej.
Załóżmy na przykład, że na 11 miesięcy przed corocznym przeglądem wyników zaobserwowano spadek wskaźnika KPI. W takim przypadku może być trudno przypomnieć sobie, co spowodowało niższą wydajność.
Z drugiej strony, dzięki kwartalnym przeglądom będziesz w stanie określić, co się stało i jak możesz temu zapobiec.
Korzyści z częstszego cyklu przeglądu są następujące:
- Informacje zwrotne na czas: Im częstsze informacje zwrotne, tym lepiej! Jeśli pracownik zbacza z kursu, im szybciej można go skorygować, tym lepiej. Dotyczy to również pozytywnych informacji zwrotnych. Będziesz chciał szybko podwoić to, co działa! (Uwaga dodatkowa: sprawdź koncepcję feedforward w następnej sekcji).
- Zwinność: Na dzisiejszych rynkach sytuacja zmienia się coraz szybciej. Ważne jest, aby pozostać elastycznym i być w stanie obrócić się w razie potrzeby. Dzięki częstym cyklom przeglądu możesz aktualizować swoich pracowników i zmieniać cele, strategie lub metody, jeśli zajdzie taka potrzeba.
- Zaangażowanie pracowników: Jak wspomniano we wstępie, zaangażowanie pracowników jest niskie na całym świecie. Jednym z głównych czynników wpływających na motywację pracowników jest regularna informacja zwrotna. Informacje zwrotne sprawiają, że pracownicy czują się dostrzegani i doceniani.
- Zwiększenie wydajności: Być może słyszałeś, że zadanie zajmuje tyle czasu, ile na nie przeznaczamy. Tak właśnie działa ludzki umysł. Dlatego nawet pracownicy o najlepszych intencjach mogą zwolnić, jeśli wiedzą, że nie otrzymają informacji zwrotnej na temat wydajności przez kolejne 11 miesięcy. Dzięki kwartalnym przeglądom, utrzymanie się na dobrej drodze wydaje się bardziej istotne.
- Dostosowanie do celów biznesowych: Sukces firmy zależy od jej pracowników. Kluczowe jest dostosowanie pracowników do celów firmy, aby widzieli, jak ważny jest ich unikalny wkład. Brak dopasowania może prowadzić do wypalenia lub niewykorzystania potencjału.
- Dostosowanie do kwartałów biznesowych: Rok biznesowy składa się z I-IV kwartału, więc postrzeganie wyników pracownika przez ten sam pryzmat również ma sens.
- Koncentracja na wynikach i rozwoju zamiast na wynagrodzeniu: Coroczne przeglądy często koncentrują się na wynagrodzeniu, odwracając uwagę pracownika od innych omawianych elementów. Podczas przeglądu kwartalnego mogą oni skupić się wyłącznie na informacjach zwrotnych.
Co powinien zawierać kwartalny przegląd wyników? 9 Kluczowych elementów udanego przeglądu kwartalnego
1. Wskaźniki wydajności
Kwartalny przegląd wyników powinien obejmować ocenę tego, w jakim stopniu pracownik osiągnął cele w zakresie wskaźników wydajności. Jest to również okazja do oceny, czy wskaźniki wydajności są nadal istotne dla obowiązków na danym stanowisku.
Zalecamy również samoocenęw ramach której pracownicy są proszeni o zastanowienie się nad swoją wydajnością w ciągu ostatnich 3 miesięcy.
Jeśli nie zbierasz pisemnych samoocen, pamiętaj, aby poinformować o tym pracownika w zaproszeniu na spotkanie, aby miał czas na zebranie myśli przed kwartalnym spotkaniem oceniającym.
Wybierz najlepsze pytania do samooceny pracowników z naszej listy do następnego przeglądu kwartalnego.
🌡️ Dowiedz się więcej o poprawie wydajności pracowników z naszego przewodnika.
2. Dostosowanie przyszłych celów
Częstsze przeglądy ułatwiają sprawdzenie, czy pracownicy realizują wyznaczone cele. Jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, na przykład utrata lub dodanie zasobu do zespołu lub nowych klientów, kwartalny przegląd jest doskonałą okazją do odpowiedniego dostosowania celów.
3. Przegląd poprzednich celów
Jak dobrze pracownik zrealizował poprzednie cele?
Czy cele te są nadal wiarygodne i istotne, biorąc pod uwagę nieoczekiwane zmiany w ostatnim kwartale?
Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat wyznaczania skutecznych celów dla pracowników. Zalecamy również zapoznanie się z naszymi przykładami celów wydajnościowych, aby uzyskać dodatkową inspirację.
4. Sprzężenie zwrotne i wyprzedzające
Oprócz sprawdzania wskaźników KPI i celów, kwartalne przeglądy wyników powinny obejmować szersze informacje zwrotne. Można to zrobić w formie przeglądu 360, w którym pracownik otrzymuje informacje zwrotne od każdego członka zespołu lub innych osób, z którymi ściśle współpracował.
Informacje zwrotne mogą być również bardziej jakościowe i ukierunkowane na rzeczy, których nie można zmierzyć za pomocą wskaźników KPI, takie jak terminowość, z jaką pracownik odpowiada na wiadomości i inne formy komunikacji, praca zespołowa, motywacja i zgodność z wartościami korporacyjnymi.
Co najważniejsze, kwartalny przegląd powinien być okazją do dwustronnej informacji zwrotnej.
Zachęcaj swoich pracowników do dzielenia się opiniami na temat ich kierowników/ bezpośrednich podwładnych, współpracowników, klientów, obciążenia pracą i rozwoju zawodowego. Możesz przyjrzeć się różnym obszarom rozwoju pracowników, aby zainspirować się tym, co należy uwzględnić.
Podobną, bardziej wspomagającą koncepcją, która zyskuje na popularności, jest feedforward. Feedforward koncentruje się na przyszłym potencjale, a nie na przeszłych wynikach. Jest on przekazywany w momencie, gdy pojawia się okazja.
Zamiast dzielącej mentalności "my kontra oni", sprzyja to współpracy i wspólnemu rozwiązywaniu wszelkich problemów.
Zapoznaj się z naszym przewodnikiem, aby odkryć więcej metod i technik przekazywania informacji zwrotnych.
5. Identyfikacja możliwości rozwoju zawodowego
Wspomnieliśmy wcześniej, że uznanie jest kluczowym czynnikiem w motywacji pracowników. Kolejnym kluczowym czynnikiem jest rozwój. Pracownicy nie zadowalają się już tylko pensją - chcą widzieć jasną ścieżkę kariery w firmie.
Podczas kwartalnego przeglądu możesz omówić ambicje, marzenia i satysfakcję pracownika z jego rozwoju zawodowego. Sprawdź również, jakich zasobów lub szkoleń potrzebuje, aby osiągnąć kolejny poziom.
Cele rozwojowe mogą nadać cel i kierunek rozwojowi kariery. To jak badanie miejsca docelowego przed wyruszeniem w podróż.
Cele rozwojowe różnią się od celów wydajnościowych, ponieważ ich celem jest konkretne stanowisko pracy lub określone kompetencje. Przeznaczeniem celów wydajnościowych jest zwiększenie zysków.
6. Zadawanie strategicznych pytań i promowanie otwartego dialogu
Jakość odpowiedzi uzyskiwanych od pracowników jest wprost proporcjonalna do jakości zadawanych pytań.
Dodatkowe wskazówki: Ćwicz aktywne słuchanie, odzwierciedlając pracownikowi to, co właśnie powiedział. Gdy czujesz, że pod powierzchnią kryje się coś więcej, drąż temat głębiej.
Kiedy zadajesz głębsze pytania, często pierwsza odpowiedź jest automatyczna i jest tym, do czego jesteśmy przyzwyczajeni. Pytanie: "Czy możesz to rozwinąć?" lub "Czy jest coś jeszcze?" pozwala nam dotrzeć do tych momentów aha.
Aby uzyskać inspirację do wyboru właściwych pytań strategicznych, zapoznaj się z naszą wyselekcjonowaną kolekcją ponad 70 pytań, które należy zadać podczas oceny wyników.
Wreszcie, pozostaw miejsce na otwarty dialog, jeśli pracownik ma jeszcze coś do powiedzenia. Nawet jeśli poprosiłeś o opinię wcześniej - niektórzy ludzie potrzebują czasu, aby się rozgrzać lub mogą czuć się bardziej komfortowo, dzieląc się otwarcie niż udzielając opinii na temat konkretnej osoby lub sytuacji.
7. Ustalenie konkretnych działań
Do tej pory sprawdziłeś wyniki, wymieniłeś informacje zwrotne, rozmawiałeś o rozwoju zawodowym, zadawałeś strategiczne pytania i prowadziłeś otwarty dialog. Wreszcie, nadszedł czas, aby przejść od słów do czynów!
Dr Ella Washington, CEO Ellavate Solutions, mówi: " Kiedy patrzę wstecz na najlepsze i najgorsze rozmowy dotyczące informacji zwrotnych, czuję, że najgorsze były te, w których po prostu nie wiedziałam, o czym rozmawiamy. Czułam się jak poklepana po plecach, ale nie miałam jasności, co mam zrobić z tymi informacjami, aby nie tylko stać się lepszym profesjonalistą, ale także osiągnąć więcej w tej organizacji".
Wszyscy prowadziliśmy takie rozmowy. Unikaj ich, jasno i konkretnie określając, czego i kiedy oczekujesz od swoich pracowników. Upewnij się, że dokumentujesz to, co uzgodniliście. Jeśli potrzebujesz konkretnych zasobów lub pomocy, napisz przypomnienie, aby o tym nie zapomnieć.
Jak przygotować się do kwartalnego przeglądu wyników? 6 najlepszych praktyk dla menedżerów
Przygotuj się z wyprzedzeniem
Zarówno menedżerowie, jak i pracownicy powinni być przygotowani do przeglądu. Ustal oczekiwania, wysyłając program spotkania pocztą elektroniczną z dużym wyprzedzeniem. Poinformuj pracowników, co muszą zrobić i podziel się z nimi wszelkimi pytaniami, nad którymi powinni się wcześniej zastanowić.
✍🏻 Dowiedz się, jak napisać recenzję wydajności w naszym szczegółowym przewodniku.
Wspieranie otwartego środowiska komunikacji
Jeśli musisz omówić drażliwe tematy, z którymi nie czujesz się komfortowo, poćwicz przed spotkaniem i zastanów się nad różnymi reakcjami, które możesz uzyskać i jak sobie z nimi poradzić z empatią, a jednocześnie profesjonalizmem.
Jeśli wyglądasz, jakbyś chciał uciec, prawdopodobnie nie uzyskasz dogłębnych odpowiedzi, które idealnie powinny się pojawić.
Równowaga między pochwałą a konstruktywną informacją zwrotną
Jak zachować równowagę między pochwałą a konstruktywną informacją zwrotną? To zależy od pracownika, którego masz przed sobą. Niektórzy pracownicy nie mają nic przeciwko otrzymywaniu konstruktywnych informacji zwrotnych. Postrzegają ją jako coś profesjonalnego, a nie osobistego. Inni ludzie mogą odebrać dokładnie taką samą informację zwrotną osobiście i zniechęcić się.
Dobrym pomysłem w tym drugim przypadku jest zastosowanie podejścia kanapkowego: zacznij od pochwały, podziel się konstruktywną informacją zwrotną i zakończ pozytywnym akcentem. Pomaga to w przekazywaniu wszystkich informacji zwrotnych, ale z bardziej pozytywnym wydźwiękiem emocjonalnym.
Wyznacz wykonalne cele na następny kwartał
Ustalanie celów związanych z wydajnością pracowników jest nauką samą w sobie, ale należy pamiętać, że muszą one być zgodne z zasadą SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Zapobiega to gubieniu się w tłumaczeniach i inspiruje pracownika do opuszczenia spotkania z entuzjazmem, gotowym do działania!
Uważaj i unikaj tendencyjności (nadmiernego skupiania się na ostatnich kilku tygodniach).
Łatwo jest wpaść w pułapkę tendencyjności i mówić tylko o tym, co wydarzyło się w ciągu ostatnich 2 tygodni, ignorując pozostałe 10 tygodni okresu oceny.
Przygotowując się do przeglądu, spójrz wstecz na krytyczne wydarzenia, ważne terminy lub przejęcia klientów i upewnij się, że wiesz, w jaki sposób pracownik się do nich przyczynił.
Utrzymanie spójności w przeglądach
Aby budować zaufanie wśród pracowników, staraj się nie przesuwać spotkania po jego zaplanowaniu. Ocena może być stresująca i nie chcesz odwoływać jej w ostatniej chwili.
Upewnij się również, że faktycznie dokonasz kolejnych przeglądów za 3, 6, 9 i 12 miesięcy, i tak dalej - nawet jeśli jesteś w gorączkowym okresie. Pamiętaj, jak ważna jest częsta informacja zwrotna dla zadowolenia pracowników, a tym samym dla przyszłości Twojej firmy!
Aby uzyskać więcej praktycznych wskazówek dla menedżerów, zapoznaj się z naszymi najlepszymi praktykami dotyczącymi oceny wyników.
Darmowy szablon kwartalnego przeglądu wydajności
Co by było, gdyby istniała mapa drogowa pozwalająca przekształcić kwartalne rozmowy na temat wyników w potężne katalizatory rozwoju i osiągnięć?
Nie trzeba szukać dalej niż nasz skrupulatnie opracowany szablon kwartalnej oceny wyników - narzędzie do transformacyjnej sesji informacji zwrotnej
Nasz szablon to nie tylko przewodnik. Towarzyszy ci w tej podróży rozwoju zawodowego. Jest podzielony na intuicyjne sekcje, obejmujące wszystko, od przygotowań po wyznaczanie nowych celów.
Obejmuje ona:
- Jasne kroki dla fazy przed, w trakcie i po przeglądzie.
- Miejsca na szczegółowe informacje zwrotne, obejmujące osiągnięcia, obszary wymagające poprawy i ogólną wydajność.
- Sekcja wyznaczania celów oparta na zasadach SMART dla jasności i osiągalności.
- Dedykowany segment dla opinii pracowników, zapewniający, że ich głos jest słyszany i doceniany.
- Wytyczne dotyczące praktycznych możliwości uczenia się i rozwoju.
- Końcowe notatki dokumentujące plan działania na przyszłość, zapewniające, że żadne zobowiązanie lub genialny pomysł nie umknie uwadze.
Pobierz nasz darmowy szablon kwartalnej oceny wyników!
Możesz go dowolnie modyfikować, aby dostosować go do potrzeb swojej organizacji.
Zbliża się ocena roczna lub chcesz wiedzieć, co uwzględnić w ocenie 360? Mamy tutaj bibliotekę szablonów oceny wyników!
💬 Jak przeprowadzać kwartalny przegląd wyników jeden na jednego ?
Termin "ocena wyników" może czasem brzmieć zniechęcająco. Udana ocena niekoniecznie musi być formalna!
Wręcz przeciwnie - bardziej zrelaksowane podejście może sprawić, że pracownicy poczują się bardziej komfortowo i zachęcić ich do otwarcia się.
Postaw na swobodną atmosferę
Odejdź od sali konferencyjnej lub biura. Przeprowadzaj oceny w neutralnym lub bardziej zrelaksowanym środowisku, takim jak kawiarnia, park lub podczas spaceru.
Zmiana scenerii może sprawić, że rozmowa będzie mniej przypominać ocenę, a bardziej szczerą dyskusję.
Duże firmy, takie jak Spotify, regularnie organizują "czaty przy kawie" - nieformalne spotkania menedżerów i pracowników przy kawie.
Zapoznaj się z naszym studium przypadku dotyczącym zarządzania wydajnością pracowników w Spotify i ich unikalną filozofią opartą na odpowiedzialności, zwinności, innowacyjności i rozwoju.
Utrzymywanie elastycznego harmonogramu z uwzględnieniem wkładu pracowników
Chociaż przygotowanie kluczowych punktów jest ważne, bądź elastyczny w kwestii przebiegu dyskusji. Pozwól pracownikowi ustalić niektóre punkty porządku obrad lub poprowadzić część rozmowy.
Współwłasność agendy zachęci do dyskusji, a nie sesji sprawozdawczej.
Zadawaj otwarte pytania i pozwól pracownikom wyrazić swoje przemyślenia na temat postępów, wyzwań i aspiracji.
Przyjmij ton konwersacyjny
Odłóż na bok korporacyjny żargon i formalności, aby pomóc pracownikowi poczuć się swobodnie, zachęcając do dwustronnego, szczerego dialogu.
Otwórz się na tematy niezwiązane z pracą, omawiając zainteresowania lub wspólne hobby, aby przełamać lody i uczłowieczyć interakcję.
Sprawdź nasze zestawienie najlepszych pytań na spotkania. Pomogą one menedżerom budować silniejsze więzi ze swoimi zespołami.
Nacisk na wzrost i rozwój
Oprzyj rozmowę na rozwoju i ścieżce kariery pracownika, a nie tylko na jego dotychczasowych wynikach.
Omów ich pasje, gdzie widzą siebie w przyszłości i jak Ty i organizacja możecie pomóc. Może nawet zacznij przygotowywać wstępny plan rozwoju kariery.
Mów o możliwościach uczenia się, a nie tylko o ukończeniu zadania lub sukcesie projektu.
Przemyśl zarówno zwycięstwa, jak i porażki jako cenne lekcje.
Nieformalne, regularne spotkania kontrolne
Uczyń kwartalny przegląd częścią trwającego dialogu. Organizuj regularne, mniej ustrukturyzowane spotkania kontrolne lub "nadrabianie zaległości", aby śledzić postępy bez presji formalnego przeglądu.
Te częste, nieformalne sesje sprawią, że faktyczny przegląd kwartalny będzie przypominał naturalną, skumulowaną dyskusję, zmniejszając niepokój i formalność.
Firma Cisco, która wielokrotnie była wybierana najlepszym miejscem pracy, zrezygnowała z ocen rocznych na rzecz nieformalnych cotygodniowych spotkań.
Ponadto w połowie roku odbywają się dyskusje na temat kariery, które koncentrują się na rozwoju zawodowym.
Dowiedz się więcej o ocenach wydajności pracowników w Cisco oraz rytuałach i procesach, które napędzają wysoką wydajność.
➡️ Skonfiguruj i przeprowadzaj kwartalne przeglądy wydajności za pomocą kilku kliknięć dzięki Zavvy
Mamy nadzieję, że zauważyłeś już znaczenie kwartalnych przeglądów - a może także ich złożoność. Co by było, gdyby istniał proces kwartalnej oceny wyników, który wykonałby ciężką pracę za Ciebie?
To właśnie otrzymasz z Zavvy!
Zavvy oferuje zintegrowane rozwiązanie do oceny wyników, w którym wszystko znajduje się w jednym miejscu. Zaoszczędzisz mnóstwo czasu i będziesz mógł przełączać się między arkuszami Excela, a pracownikami siedzącymi nad potrzebnymi informacjami.
Oto kilka funkcji, które ułatwią przeprowadzanie przeglądów kwartalnych:
- Zautomatyzowane cykle informacji zwrotnych: z przypomnieniami i harmonogramem. Wykonaj konfigurację po wdrożeniu nowego pracownika, a następnie zapomnij o tym!
- Analityka zapewniająca całościowy widok: dzięki 9box, matrycy umiejętności i profilom kompetencji na poziomie indywidualnym, zespołowym, działowym i organizacyjnym, będziesz mieć mnóstwo wglądu w możliwości i potencjał swoich pracowników.
- Konfigurowalne szablony: dzięki naszej galerii szablonów stworzonych przez naszych naukowców, możesz znaleźć inspirację i pierwszy szkic dla różnych recenzji (np. opartych na kompetencjach, z ocenami lub bez, z wieloma oceniającymi, anonimowymi lub nie).
- Zautomatyzowane podsumowania opinii: dzięki podsumowaniom opinii opartym na sztucznej inteligencji możesz pomóc pracownikom zrozumieć wiele rodzajów opinii od większej liczby recenzentów. Aby było jeszcze lepiej, sztuczna inteligencja automatycznie przeanalizuje wszystkie opinie, aby zaproponować obszary rozwoju na pulpicie nawigacyjnym rozwoju pracownika!
- Możesz również korzystać z naszych funkcji do spotkań jeden na jeden i informacji zwrotnych 360 w swoich kwartalnych przeglądach.
Zarezerwuj demo już dziś, aby je wypróbować - bez zobowiązań!
Najczęściej zadawane pytania
Czy przegląd kwartalny odbywa się co 3 miesiące?
Tak, kwartalny przegląd jest organizowany przez kierownika i pracownika co 3 miesiące.
Jaka jest różnica między przeglądem kwartalnym a rocznym?
Najbardziej oczywistą różnicą jest częstotliwość. Poza tym przeglądy kwartalne zazwyczaj nie koncentrują się na wynagrodzeniu. Mogą być bardziej nieformalne i otwierać się na głębsze dyskusje, na które nie zawsze jest miejsce w przeglądach rocznych.