Kompleksowy przewodnik po udzielaniu konstruktywnych informacji zwrotnych
Informacja zwrotna jest niezbędna w dobrze funkcjonującym miejscu pracy. Promuje rozwój firmy, rozwój indywidualny i uczciwą kulturę firmy.
Produktywność, rozwój kariery i zatrzymanie pracowników - wszystkie te czynniki czerpią korzyści ze skutecznej informacji zwrotnej, która jest jak GPS dla rozwoju pracowników.
Co sprawia, że informacja zwrotna jest skuteczna? Po pierwsze, informacja zwrotna musi być konstruktywna.
Oxford Languages definiuje konstruktywny jako "służący użytecznemu celowi; mający tendencję do budowania". Brzmi to całkiem prosto. A jednak udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych nie zawsze jest łatwe.
Możesz obawiać się, że odbiornik:
- będą negatywnie odbierać informacje zwrotne;
- zmieni ich nastawienie do ciebie i stworzy niekomfortowe środowisko pracy;
- nie będą w stanie poradzić sobie z wprowadzanymi danymi, co spowoduje spadek morale i wydajności;
- nie skorzystają z informacji zwrotnej (zwłaszcza jeśli zrobili to już w przeszłości);
- zniechęci ich i skłoni do szukania nowej pracy.
Jednak przy odpowiednim nastawieniu i wytycznych, proces przekazywania informacji zwrotnych nie będzie negatywnym doświadczeniem!
Dowiedz się, jak skutecznie wykorzystywać konstruktywne informacje zwrotne i napędzać kulturę rozwoju w swojej firmie.
Czym jest konstruktywna informacja zwrotna w miejscu pracy?
Specjaliści HR muszą wiedzieć, kiedy korzystać z informacji zwrotnych od pracowników i, co ważniejsze, jak z nich korzystać.
Znalezienie równowagi między pochwałą a krytyką jest kluczowe dla zachęcania do poprawy bez szkody dla morale.
Istnieje kilka kluczowych elementów udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej w miejscu pracy. Są to:
- Zachęcanie do pozytywnych aspektów.
- Identyfikacja obszarów wymagających poprawy.
- Sugerowanie rozwiązań mających na celu poprawę tych obszarów.
Wskazówka #1: Upewnij się, że twoja krytyka służy użytecznemu celowi. Nie udzielaj informacji zwrotnych dla samego udzielania informacji zwrotnych. Zamiast tego pamiętaj o celu końcowym (poprawa wydajności pracownika) i pracuj nad jego osiągnięciem.
Wskazówka nr 2: Ważne jest, aby zrównoważyć pozytywne i negatywne informacje zwrotne, aby utrzymać morale, jednocześnie wskazując możliwości poprawy.
Wskazówka nr 3: Pamiętaj, aby oferować rozwiązania i wskazówki. Wskazywanie problemów nie wystarczy, aby konstruktywnie sformułować informację zwrotną.
Wskazówka nr 4: Pamiętaj, aby informacje zwrotne były konstruktywne, nawet jeśli dotyczą poważnych kwestii lub zachowań.
🙅♂️ Konstruktywna a destrukcyjna informacja zwrotna
Przeciwieństwem konstruktywności jest destruktywność.
Zdecydowanie należy unikać destrukcyjnego feedbacku: Udzielanie destrukcyjnych informacji zwrotnych może sprawić, że pracownicy będą mniej produktywni.
Niestety, jeśli chodzi o korygujące informacje zwrotne w miejscu pracy, wiele emocji działa przeciwko tobie: strach, smutek, zakłopotanie i duma, by wymienić tylko kilka.
Jeśli informacja zwrotna nie jest konstruktywna, ryzykujesz nie tylko zmarnowanie czasu, ale także uzyskanie odwrotnego efektu poprzez negatywny wpływ na morale pracownika.
Kilka rzeczy, które można zrobić, aby uniknąć destrukcyjnego sprzężenia zwrotnego to:
- Skup się na działaniu, a nie na osobie.
- Oferuj wsparcie i rozwiązania.
- Unikaj niejasnych problemów lub nierealistycznych rozwiązań.
- Staraj się nie mikrozarządzać.
Niektórzy pracownicy są bardziej podatni na informacje zwrotne niż inni, zarówno pozytywne, jak i negatywne.
Inni mogą szybko stać się defensywni w sytuacjach, w których ktoś kwestionuje ich wyniki.
Ale konstruktywna informacja zwrotna zawsze będzie ukierunkowana na zachowania, a nie na konkretną osobę i jej charakter.
Unikanie destrukcyjnej krytyki
Podczas identyfikowania problemów należy również pamiętać o oferowaniu wsparcia i rozwiązań. Samo wskazanie problemu lub słabego punktu bez żadnej porady dotyczącej jego poprawy nie jest zbyt konstruktywne.
Pracownik może nie wiedzieć, jak naprawić problem, więc staraj się przekazywać informacje zwrotne, które można wykorzystać, gdy tylko jest to możliwe.
Niejasne lub nierealistyczne oczekiwania mogą być szybkim sposobem na wywołanie stresu i wypalenia u pracowników.
Na przykład, ważne jest ustalenie jasnych oczekiwań i realistycznych celów dla pracowników na stanowiskach kierowniczych. Bez osiągalnych celów i jasnej ścieżki do ich osiągnięcia, pozostawiasz swoich pracowników samym sobie i wątpisz w ich umiejętności.
Połączenie stresu, zwątpienia w siebie i niejasnych celów jest receptą na niskie morale i negatywne odczucia dotyczące projektu lub ogólnie pracy.
Jednocześnie nie chcesz mikrozarządzać prostymi lub oczywistymi zadaniami po drodze.
Mikrozarządzanie może negatywnie wpłynąć na przepływ pracy i postawę pracownika. Oferuj wskazówki wraz z informacją zwrotną, ale nie odbieraj pracownikowi autonomii, chyba że potrzebuje on konkretnej pomocy.
🏆 Dlaczego warto udzielać konstruktywnej krytyki?
Ostatecznym celem konstruktywnej krytyki jest poprawa wyników i ułatwienie rozwoju.
Próbujesz skorygować działania lub usprawnić przepływ pracy bez poświęcania morale lub wzbudzania wątpliwości.
Tworzenie pozytywnej kultury informacji zwrot nej w miejscu pracy zachęca do doskonalenia i uczenia się wśród współpracowników.
Prawidłowo udzielona konstruktywna informacja zwrotna może sprawić, że pracownik poczuje się doceniony i pozytywnie wpłynie na jego morale. Bez regularnych informacji zwrotnych pracownicy zastanawiają się, czy dobrze wykonują swoją pracę.
Informacje zwrotne skoncentrowane na wynikach są niezbędne do rozwoju zawodowego, ponieważ pomagają wyznaczać cele i zachęcają do podnoszenia kwalifikacji.
Bez celów rozwojowych i informacji zwrotnych, pracownikom łatwo jest utknąć w tej samej starej rutynie. Podczas gdy niektórym może nie przeszkadzać brak różnorodności, inni mogą szukać zmian.
➡️ Zastanawiasz się, jakie są przykłady celów rozwojowych i sposobów ich osiągnięcia? Mamy dla Ciebie 14 konkretnych przykładów.
⬇️ Chcesz pójść o krok dalej? Sprawdź nasz darmowy szablon planu rozwoju.
Różne rodzaje informacji zwrotnych
Opanowanie różnych rodzajów konstruktywnej informacji zwrotnej jest sztuką.
Zrozumienie różnicy między krytyką a konstruktywną informacją zwrotną jest ważne dla People Operations.
Krytyka, z samej swojej natury, jest terminem negatywnym.
Posiadanie umiejętności przywódczych pozwalających zrównoważyć negatywną krytykę z konstruktywnymi wskazówkami jest kluczem do skutecznego przekazywania informacji zwrotnych.
Wskazówka #1: Używaj pozytywnych zwrotów do pracowników wraz z krytyką.
Przeglądanie przykładów konstruktywnej informacji zwrotnej może być świetnym ćwiczeniem. Zebraliśmy listę 35 przykładowych zwrotów, abyś mógł się nimi zainspirować.
Negatywna informacja zwrotna od pracownika jest potrzebna do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Z kolei pozytywne informacje zwrotne poprawiają morale, wskazując mocne obszary wymagające niewielkiej lub żadnej poprawy.
Wskazówka nr 2: Sztuczka polega na utrzymaniu ogólnie pozytywnego nastawienia przy jednoczesnym zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy.
Wskazówka nr 3: Chociaż istnieją różne style przekazywania informacji zwrotnej, podstawowa koncepcja pozostaje taka sama: konstruktywna komunikacja, która sugeruje działania mające na celu ograniczenie typowych błędów i wyznaczenie celów rozwojowych.
➡️ Czy nadal zastanawiasz się: Który rodzaj informacji zwrotnej jest najbardziej pomocny? Dowiedz się, jaki rodzaj informacji zwrotnej jest najbardziej pomocny w różnych sytuacjach.
10 najlepszych praktyk udzielania konstruktywnej krytyki
Istnieje wiele poziomów jakości informacji zwrotnej, które zapewniają przekazanie niezbędnej wiadomości przy jednoczesnym zminimalizowaniu negatywnego wpływu. Oto dziesięć najlepszych praktyk i dodatkowych wskazówek dotyczących udzielania konstruktywnej krytyki:
1. Określenie konkretnego obszaru wymagającego korygującej informacji zwrotnej
Może się to wydawać oczywiste, ale musisz mieć pewność, że masz uzasadniony powód, jeśli chodzi o przekazywanie korygujących informacji zwrotnych. Udzielanie krytyki dla samej krytyki raczej nie przyniesie pozytywnych efektów.
Wskazówka #1: Upewnij się, że zajmujesz się konkretną kwestią, którą pracownicy mogą poprawić.
Niejasna lub niepotrzebna krytyka doprowadzi jedynie do frustracji pracownika.
Wskazówka #2: Używaj krytyki, aby rozwiązać problem, a nie tworzyć problem, aby mieć co krytykować.
2. Podaj cel swojej opinii
Udzielając informacji zwrotnej, pamiętaj o podaniu powodu i celu końcowego.
Wskazówka#1: Udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej w ramach zaplanowanej oceny jest w porządku, ale konstruktywna informacja zwrotna musi być zasłużona i wartościowa.
Celem końcowym prawie zawsze będzie poprawa pracownika, co wpłynie również na wyniki finansowe firmy.
Wskazówka: Daj swoim pracownikom do zrozumienia, że chcesz, aby się doskonalili i rozwijali na swoich stanowiskach, dlatego informacje zwrotne na temat wyników są niezbędne.
3. Udzielanie praktycznych porad
Wskazywanie problemu bez rozwiązania lub wskazówek może przynieść więcej szkody niż pożytku.
Co więcej, wskazywanie na niemożliwy do rozwiązania problem może nadszarpnąć zaufanie pracownika i niepotrzebnie go obciążyć.
Wskazówka: Sformułuj bardziej produktywną rozmowę, podczas której będziecie mogli wspólnie opracować plan działania.
Na przykład, zamiast mówić "to jest problem", spróbuj zapytać "jak możemy rozwiązać ten problem?".
4. Pinpoint obszary wymagające poprawy i zaoferować konkretne sugestie
Jako osoba zarządzająca zasobami ludzkimi nie zawsze możesz znać odpowiedź na każdy problem. Wyspecjalizowane umiejętności i wiedza pracownika w jego dziale prawdopodobnie oznaczają, że ma on większą wiedzę niż ty podczas rozwiązywania problemu.
Wskazówka #1: Jeśli nie jesteś w stanie samodzielnie zaproponować rozwiązania, udziel rady i zapytaj pracownika, w jaki sposób mógłby rozwiązać problem.
Wskazówka nr 2 : Możesz również zapytać, czy jest coś, czego potrzebują, aby pokonać przeszkody na swojej drodze. W końcu Twoim celem jest nie tylko zwiększanie wydajności, ale także wspieranie pracowników. Pokaż pracownikowi, że jesteś po jego stronie, a nie przeciwko niemu.
5. Używaj doceniającego tonu i dostosuj styl informacji zwrotnej do pracownika.
Znajomość pracownika jest pomocna przy opracowywaniu dla niego informacji zwrotnej. Niektórzy mogą przyjmować informacje zwrotne na temat wydajności z entuzjazmem, podczas gdy inni mogą postrzegać je jako negatywne doświadczenie. Nie zawsze będziesz mieć osobistą relację z każdym pracownikiem (nowo zatrudnieni, pracownicy zdalni), więc wykorzystaj wczesne interakcje, aby dowiedzieć się o nich więcej.
W każdym przypadku upewnij się, że przekazujesz, że pomagają tobie i firmie, będąc otwartym na jakościowe opinie.
Wskazówka: Pozytywne nastawienie i doceniający język mogą znacznie przyczynić się do powstrzymania negatywnych emocji.
6. Daj osobie możliwość odpowiedzi i bądź otwarty na jej obawy.
Postaraj się wcześnie ustalić, że rozmowa jest dwukierunkowa.
Załóżmy, że przekazujesz krytykę bez odpowiedzi. W takim przypadku tracisz wgląd pracownika, który może rzucić światło na przyczynę wszelkich problemów.
Jeśli podadzą uzasadnienie problemu, skup się na jego rozwiązaniu, zamiast traktować je jako wymówkę. Przy odrobinie szczęścia uda ci się dotrzeć do pierwotnej przyczyny i opracować plan jej rozwiązania.
7. Nie przesładzaj swoich opinii
Utrzymanie morale jest niezbędne w przypadku informacji zwrotnych od pracowników. Jednak w ostatecznym rozrachunku, krytyczna informacja zwrotna musi zostać przekazana.
Wskazówka: Przeciąganie sprawy lub bagatelizowanie problemu tylko po to, by pojawił się on później, nie prowadzi do niczego dobrego.
Istnieje spora szansa, że pracownik jest już świadomy problemu lub tego, gdzie leżą jego słabe strony. Identyfikując słabe obszary i oferując sugestie, możesz pomóc w ich przezwyciężeniu. Może to zaowocować bardziej wydajnym i zadowolonym pracownikiem - w naszej książce wygrana-wygrana.
8. Unikaj uogólnień
Jak wspomniano wcześniej, krytyka powinna mieć jasny cel.
Wskazówka #1: Lepiej jest powiedzieć pracownikowi w rocznej ocenie wyników, że nie ma się nic do niego, niż wymyślać problem tam, gdzie go nie ma.
Za każdym razem, gdy przekazujesz niepotrzebną krytykę, ryzykujesz, że zaszkodzisz morale i wydajności.
Wskazówka #2: Zawsze pamiętaj o konkretnym problemie, rozwiązaniu i celu końcowym. Mówienie komuś, że jest dobry w swojej pracy lub mógłby wykonać zadanie lepiej bez wskazówek lub uzasadnienia, nie zapewnia żadnej wartości.
Ciągła informacja zwrotna, zwłaszcza bez zrównoważonej perspektywy, może szybko doprowadzić do przeciążenia informacją zwrotną.
9. Powtórzenie wyrazów wsparcia i wdzięczności
Po przekazaniu pozytywnych i negatywnych informacji zwrotnych, pamiętaj, aby powtórzyć, że doceniasz poświęcenie czasu na pracę nad rozwojem zawodowym i dzielenie się własnymi opiniami.
Wskazówka: Pracownik wykazujący się ambicją i chęcią do nauki jest cennym zasobem dla Twojej firmy. Należy pielęgnować te cechy.
Rozważ wykorzystanie ankiet zwrotnych, aby dowiedzieć się, co pracownicy lubią, a czego nie lubią w procesie przekazywania informacji zwrotnych.
Możesz nawet stworzyć szablon spotkania dla swojego zespołu kierowniczego. Dodatkowo, stwórz i udostępnij przykłady konstruktywnych informacji zwrotnych jako inspirację - nie musisz pozostawiać ich w niepewności.
10. Podsumowanie i ustalenie terminu dalszych działań
Po przejrzeniu wszystkiego i, miejmy nadzieję, opracowaniu planów i rozwiązań, nie wstydź się przejrzeć i podsumować.
Wskazówka #1: Możesz nawet być w stanie napisać plan ataku, aby iść naprzód. Opracuj plan zawierający wszystkie działania wynikające z informacji zwrotnej.
Wskazówka nr 2: Zaplanuj przyszłe spotkania i rozważ przedstawienie szczegółowej listy omawianych kwestii. Potraktuj to jako plan rozwoju pracownika i doświadczenie edukacyjne, a nie mikrozarządzanie.
Wskazówka nr 3: Chcesz zaszczepić koncepcję ciągłej informacji zwrotnej, unikając jednocześnie zmęczenia informacją zwrotną.
🧑🏻💻 5 wskazówek dotyczących przekazywania informacji zwrotnych pracownikom zdalnym
Chociaż wiele z tych porad jest uniwersalnych, mogą one być bardziej skomplikowane w zależności od kanału komunikacji i modeli pracy.
Na przykład w zdalnych miejscach pracy przekazywanie wyrazów uznania za pośrednictwem tekstu (np. wiadomości e-mail) może być trudne.
Ponadto, myśląc o informacji zwrotnej jako filarze rozwoju pracowników, jej rola jest jeszcze bardziej cenna dla pracowników zdalnych.
Podczas pracy zdalnej jest mniej miejsca na naukę poprzez obserwację i aktywne słuchanie rozmów w przestrzeni biurowej. Pracownicy nie mogą sami określić, czy są na właściwej ścieżce.
Istnieje również minimalna możliwość uzyskania nieformalnej informacji zwrotnej, która może na przykład nastąpić poprzez przedstawienie niektórych pomysłów współpracownikom.
Wskazówka nr 1 : Informacje zwrotne stają się jeszcze ważniejsze dla pracowników zdalnych, aby mogli się doskonalić i radzić sobie z wyzwaniami lub błędami. Upewnij się, że pracownicy zdalni otrzymują informacje zwrotne na czas.
Wskazówka nr 2: Przekazywanie informacji zwrotnych za pośrednictwem czatu wideo może zmniejszyć ryzyko negatywnej interpretacji. Pozytywny i przyjazny czat wideo to doskonały sposób na zrównoważenie potencjalnej negatywności konstruktywnej krytyki w porównaniu z suchym i bezosobowym e-mailem.
Wskazówka nr 3: Prawdopodobnie masz mniej interakcji interpersonalnych z pracownikami zdalnymi, jeśli nie dzielisz z nimi miejsca pracy, więc wykorzystaj spotkania z pracownikami zdalnymi jako okazję do nawiązania z nimi kontaktu.
Wskazówka nr 4 : Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy zdalni mają mniej okazji do interakcji i uczenia się umiejętności zawodowych od swoich współpracowników. Dlatego jeszcze ważniejsze jest ustanowienie regularnego systemu informacji zwrotnej.
Wskazówka nr 5 : Ustal standardowy czas na spotkania jeden na jeden. Możesz na przykład wykorzystać te spotkania do omówienia obszarów wymagających poprawy i przeprowadzenia burzy mózgów na temat alternatywnych rozwiązań dla każdego zadania, które nie poszło zgodnie z planem.
➡️ Stwórz kulturę informacji zwrotnej w swoim miejscu pracy z Zavvy
Udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej może być wyzwaniem, ale mówi się, że nic, co warto robić, nie jest łatwe.
Konstruktywna informacja zwrotna jest niezbędna do znaczącego doskonalenia, ponieważ pomaga zidentyfikować możliwości wzrostu i rozwoju.
Jeśli jednak polegasz wyłącznie na corocznych ocenach wyników w celu przekazywania informacji zwrotnych, tracisz możliwość promowania nastawienia na rozwój.
Zavvy może pomóc wzmocnić kulturę firmy dzięki naszemu oprogramowaniu do oceny 360 stopni. Nasze narzędzie wspierające zmienia krytykę w okazję do rozwoju.
Odkryj wiele korzyści płynących z kultury feedbacku i dowiedz się, jak Zavvy może pomóc Ci ją stworzyć.
Zarezerwuj bezpłatne 30-minutowe demo z naszymi specjalistami i dowiedz się, jak działa nasze oprogramowanie do oceny 360 opinii.