Jak napisać ocenę pracownika: 7 kroków do sukcesu
Kiedy siadasz do sporządzenia oceny wyników, spoczywa na tobie duża odpowiedzialność.
Może się zdarzyć, że będziesz wpatrywać się w pusty ekran, nie wiedząc, od czego zacząć lub jak skutecznie sformułować swoje myśli.
Szczególnie trudno jest znaleźć idealną równowagę między przekazywaniem pozytywnych informacji zwrotnych a konstruktywną krytyką.
Jednak przy odpowiednim podejściu i wskazówkach, pisanie skutecznych i wnikliwych ocen wyników jest zarówno osiągalne, jak i stanowi okazję do wzmocnienia pozycji członków zespołu .
Niniejszy przewodnik zawiera:
- Pokazuje dokładnie, jak napisać ocenę wydajności pracownika.
- Zapoznaj się z praktycznymi strategiami i technikami, aby pewnie poruszać się po procesie i tworzyć skuteczne recenzje, które napędzają sukces indywidualny i organizacyjny.
🕵️♀️ Jaki wpływ mają oceny wyników pracowników?
Oceny wydajności pracowników cieszą się złą reputacją.
Badania Workhuman pokazują, że 55% pracowników nie uważa, by tradycyjne oceny poprawiały ich wyniki.
Aby temu przeciwdziałać, firmy takie jak Netflix, Adobe i Deloitte dokonały już przeglądu swoich procesów przekazywania informacji zwrotnych, aby dostosować je do współczesnych potrzeb. Niektóre z nich całkowicie zrezygnowały z corocznych ocen wyników.
Jednak dobrze opracowane oceny wyników mogą mieć ogromny wpływ na pracowników i organizacje w następujący sposób:
- Zapewnienie ustrukturyzowanej informacji zwrotnej.
- Ustalenie jasnych oczekiwań.
- Oferowanie możliwości wzrostu i rozwoju.
- Wspieranie zaangażowania pracowników.
- Zwiększenie wydajności.
- Poprawa ogólnej wydajności.
Wskazówka: Wiedza o tym, jak napisać ocenę wyników pracownika, jest istotną częścią tego procesu. Ale zanim zaczniesz pisać, upewnij się, że masz skuteczny system zarządzania wydajnością.
6 kroków do przygotowania się do oceny wyników pracowników
1. Zrozumienie opisu roli pracownika i wymaganych kompetencji
Zapoznaj się z opisem stanowiska pracownika i jego kluczowymi kompetencjami.
Ten punkt odniesienia zapewni ci jasne zrozumienie oczekiwań i obowiązków związanych z ich stanowiskiem.
Dostosowując przegląd do tych kryteriów, łatwiej jest ocenić, jak dobrze pracownik radził sobie w odniesieniu do swoich wymagań zawodowych.
➡️ Oto szablon oceny wyników oparty na kompetencjach, który można wypróbować.
2. Określenie bieżących celów wydajnościowych pracownika
Oceń indywidualne cele wydajnościowe swojego pracownika. Wyznaczysz te cele poprzez:
- Ustalenie ich w poprzednich przeglądach wyników.
- Omawianie i weryfikowanie ich w ramach trwających dyskusji 1:1.
- Przedstawienie ich podczas wdrażania.
Oceń, czy pracownik poczynił znaczące postępy w osiąganiu swoich celów lub zanotuj potencjalne obszary do poprawy.
➡️ Potrzebujesz pomocy w wyznaczaniu celów? Skorzystaj z metody celów SMART, aby zdefiniować konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie cele dotyczące wydajności.
3. Sprawdzenie danych i umów dotyczących oceny wyników
Uzyskaj kompleksowy przegląd historii informacji zwrotnych pracownika, przeglądając poprzednie rozmowy dotyczące oceny wyników i wszelkie umowy, które zawarłeś lub zawarli z poprzednim menedżerem.
Ten krok zapewnia kontekst i umożliwia całościową ocenę trajektorii wydajności pracownika.
Jeśli wyznaczyłeś konkretne cele lub wskaźniki, oceń, jak dobrze pracownik je zrealizował.
Dyrektor operacyjny Max Wesman wyjaśnia, jak to działa w GoodHire:
"Ustal z pracownikami, jakie wskaźniki będą analizowane z wyprzedzeniem. Może to oznaczać zgodę na skupienie się na realizacji zadań, dotrzymywaniu terminów, jakości pracy, rozwijaniu umiejętności, rozwoju i uczeniu się lub innych konkretnych wskaźnikach, które pozwolą wam obojgu śledzić konkretne wyniki i podkreślać obszary mocnych i słabych stron".
➡️ Chcesz stworzyć formularz oceny wydajności, którego Twoi pracownicy nie będą się bać? Sprawdź nasz przewodnik.
4. Zapoznanie się z uwagami dotyczącymi wydajności w połowie cyklu
Bez względu na to, jaki jest rytm formalnego systemu oceny wyników, zdecydowanie zalecamy, aby traktować informacje zwrotne jako proces ciągły i sporządzać szczegółowe notatki w trakcie całego cyklu.
Dokument dowolny:
- nieformalne rozmowy rozwojowe;
- notatki związane z wydajnością, które mogą pojawić się w 1:1;
- powtarzające się informacje zwrotne i obserwacje.
Twoje notatki posłużą jako cenne źródło informacji, pozwalając ci odnieść się do konkretnych przypadków, osiągnięć lub obszarów wymagających poprawy.
Wskazówka: Zachowanie poufności i wykorzystanie tych notatek wyłącznie w celu poprawy wyników pracownika ma kluczowe znaczenie.
5. Żądanie i przegląd samooceny pracownika
Przekształć proces oceny wyników w dwukierunkowy (przynajmniej) dialog, zapraszając recenzentów do wypełnienia samooceny. Takie podejście oparte na współpracy zachęca pracowników do
- Refleksja nad wynikami pracy.
- Określ ich mocne i słabe strony.
- Zapewnienie wglądu we własną perspektywę.
Wskazówka: Przejrzyj samoocenę pracownika i swoją ocenę, aby zrozumieć luki lub rozbieżności.
Zapoznaj się z dziewięcioma przykładami formularzy samooceny dla pracowników.
6. Ustanowienie celów rozwojowych podczas spotkań oceniających wyniki
Zaplanowanie spotkania 1: 1 między oceniającym (menedżerem) a ocenianym (pracownikiem) to szansa na wspólne omówienie wyników oceny.
Spotkanie to stanowi okazję do:
- Wyjaśnij wszelkie opinie.
- Odpowiedzi na pytania lub wątpliwości.
- Ustanowienie celów w zakresie wydajności i rozwoju na przyszłość.
Zaangażowanie pracownika w wyznaczanie celów tworzy poczucie odpowiedzialności i zaangażowania w jego rozwój zawodowy.
Upewnij się, że cele są zgodne z aspiracjami zawodowymi pracownika i celami organizacji.
7 najlepszych praktyk pisania skutecznej oceny wyników dla pracowników
Stwórz ocenę wyników, która łączy się z pracownikami, postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi oceny wyników. Dołączyliśmy przykłady dla każdego z nich, aby pomóc ci w pisaniu.
Używaj jasnego, obiektywnego języka
Język używany w ocenach wyników może znacząco wpłynąć na to, jak odbierane są opinie pracowników. Używaj jasnego, obiektywnego języka, który zawiera konkretne przykłady zachowań, które chcesz podkreślić.
Netflix jest doskonałym przykładem firmy, która robi to dobrze, zawsze wybierając informacje zwrotne:
- jasne;
- wykonalne;
- w dobrej wierze.
Netflix nie jest jednak jedyną firmą, która stosuje te wartości.
Darryl Stevens, CEO Digitech Web Design, również podzielił się z nami swoimi radami:
"Unikanie żargonu lub zbyt technicznej terminologii może sprawić, że informacja zwrotna będzie bardziej przystępna dla bezpośredniego podwładnego. Ponadto należy podać konkretne przykłady sukcesów lub obszarów wymagających poprawy. Pomoże to twojemu bezpośredniemu podwładnemu zrozumieć, co robi dobrze, a także zidentyfikować obszary wymagające rozwoju.
Aby upewnić się, że twój bezpośredni podwładny otrzymuje informację zwrotną w pozytywny sposób, używaj języka, który jest zarówno bezpośredni, jak i wspierający. Takie podejście pozwala na jasne określenie oczekiwań bez wydawania się zbyt surowym lub krytycznym".
Oto kilka jasnych, obiektywnych przykładów informacji zwrotnych, które można zawrzeć w ocenach wyników pracy.
Przykład pozytywnego sprzężenia zwrotnego
Twój wkład podczas spotkań zespołu w tym miesiącu był wyjątkowy. Podczas burzy mózgów w zeszłym tygodniu, twoja sugestia wdrożenia nowej strategii marketingowej wywołała ożywioną dyskusję i zainspirowała zespół do innowacyjnych pomysłów. Twoja zdolność do jasnego wyrażania swoich myśli, nawet podczas przekazywania negatywnych informacji zwrotnych, zmotywowała współpracowników do aktywnego uczestnictwa i pracy na rzecz wspólnego celu. Wkład ten przyczynił się do postępów zespołu i sprzyjał atmosferze współpracy i produktywności.
Przykład konstruktywnej informacji zwrotnej
W tym miesiącu nie dotrzymałeś oczekiwanych terminów realizacji zadań. Przykładowo, raport, który miał być gotowy w zeszły piątek, został przesłany z trzydniowym opóźnieniem, co spowodowało opóźnienia w kolejnych etapach projektu. Aby iść naprzód, ważne jest, aby skutecznie ustalać priorytety zadań i zarządzać czasem. Staraj się szukać wsparcia lub informować o wszelkich wyzwaniach, które mogą się pojawić, aby zapewnić terminowe zakończenie pracy.
➡️ Sprawdź więcej przykładów informacji zwrotnych, w tym jak przekazywać konstruktywne informacje zwrotne, co może być wyzwaniem.
Przyjęcie nastawienia na rozwój
Informacja zwrotna może być problematyczna, ponieważ tak wiele szczegółów skupia się na tym, co recenzent osiągnął w przeszłości.
Ale w kontekście pisania recenzji wyników, nastawienie na rozwój zapewnia pozytywne nastawienie i skupienie się na potencjale przyszłych wyników, zamiast rozwodzić się nad tym, co już się wydarzyło.
Wskazówka: Chodzi o to, aby słabe strony traktować jako możliwości rozwoju i stosować podejście feedforward do oceny wyników.
Przykład sprzężenia zwrotnego
Jednym z obszarów, na których warto się skupić w ramach doskonalenia swoich umiejętności, jest delegowanie zadań i efektywna praca zespołowa. Aktywnie poszukując możliwości delegowania zadań i współpracy z członkami zespołu, można rozwijać swoje zdolności przywódcze i wspierać poczucie współodpowiedzialności w zespole.
Zachęcam do wzięcia udziału w odpowiednich programach szkoleniowych lub warsztatach, którymi podzielę się jako kolejnym działaniem. Dodatkowo, polecam zbadanie relacji mentorskich lub coachingowych w organizacji. Poszukiwanie wskazówek od doświadczonych kolegów może zaoferować cenne spostrzeżenia i perspektywy, które pomogą ci w rozwoju zawodowym. Ich wiedza może pomóc w radzeniu sobie z wyzwaniami, rozwijaniu nowych umiejętności i uwalnianiu pełnego potencjału.
Aby śledzić Twoje postępy, ustalmy konkretne i mierzalne cele związane z delegowaniem projektów i pracą zespołową. Będziemy regularnie oceniać twoje wyniki w odniesieniu do tych celów, aby monitorować twój rozwój i identyfikować obszary wymagające dalszej poprawy.
Używaj konstruktywnego i zorientowanego na działanie języka
W ocenach wyników nie chodzi tylko o świętowanie zwycięstw i dostrzeganie możliwości poprawy. Chodzi w nich o to, aby poruszyć igłę za pomocą znaczących planów działania. Kluczem jest tutaj dostarczenie informacji zwrotnej zorientowanej na działanie, która umożliwi pracownikowi poczynienie namacalnych postępów.
Praktyczny przykład pozytywnej informacji zwrotnej
Twoje badania i analizy dla Projektu X przyniosły wnikliwe wyniki, które poprawiły nasze zrozumienie potrzeb klientów. Kiedy zasugerowałeś przeprowadzenie ankiet w celu zebrania bezpośrednich opinii od klientów, dostarczyło nam to cennych informacji na temat ich preferencji i bolączek. Twoje dogłębne umiejętności analizy danych pozwoliły nam również zidentyfikować pojawiające się trendy i odpowiednio dostosować nasze podejście marketingowe. Zalecenia, które przedstawiłeś na podstawie swoich ustaleń, miały namacalny wpływ na wyniki zadowolenia naszych klientów i znacząco przyczyniły się do naszego ogólnego sukcesu. Zachęcam Cię do dalszego rozwijania swojej wiedzy analitycznej w celu identyfikowania nowych możliwości i ciągłego doskonalenia naszych strategii marketingowych.
Praktyczny przykład konstruktywnej informacji zwrotnej
Nie korzystałeś konsekwentnie z naszego systemu zarządzania projektami, co spowodowało opóźnienia w realizacji zadań. Na przykład, gdy odszedłeś od wyznaczonego narzędzia do śledzenia zadań i użyłeś osobnego arkusza kalkulacyjnego do aktualizacji postępów, doprowadziło to do nieporozumień i zamieszania wśród członków zespołu. Pójdźmy naprzód, angażując się w nasze ustalone procesy i narzędzia zarządzania projektami. Pozwoli to zachować przejrzystość, usprawni przepływ pracy i zapewni efektywną współpracę w zespole.
Uwzględnianie doświadczeń z pierwszej ręki zamiast pogłosek
Jako kierownik możesz nie być w stanie obserwować każdego aspektu codziennej pracy swojego pracownika. Jednak podczas pisania oceny wydajności plotki z biura nie mogą wpływać na twoją zdolność do dostarczenia obiektywnej oceny. Pisz o tym, co widziałeś i czego doświadczyłeś, zamiast polegać na pogłoskach.
Oznacza to aktywne poszukiwanie dowodów z pierwszej ręki w celu zwiększenia dokładności i wzmocnienia recenzji:
- Korzystaj ze wskaźników opartych na danych, aby ilościowo określić wydajność i zweryfikować swoje wnioski za pomocą nowych spostrzeżeń.
- Dołącz komentarze z pierwszej ręki od współpracowników lub członków zespołu bezpośrednio zaangażowanych w projekt.
- Przejrzyj próbki pracy i dokumenty pracownika, aby lepiej zrozumieć jego wydajność.
Przykład informacji zwrotnej z pierwszej ręki
Podczas okresu ewaluacji starałem się uważnie obserwować waszą pracę. Oto kilka przykładów tego, co widziałem i czego doświadczyłem z pierwszej ręki:
Projekt X: Byłem świadkiem wyjątkowych umiejętności rozwiązywania problemów i radzenia sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami podczas realizacji projektu X. Twoja zaradność i szybkie myślenie pozwoliły nam dotrzymać napiętych terminów i dostarczyć wysokiej jakości wyniki.
Współpraca zespołu: Zaobserwowałem twoją efektywną współpracę z członkami zespołu podczas ostatniej kampanii marketingowej. Twoja gotowość do słuchania, przekazywania konstruktywnych informacji zwrotnych i wspierania współpracowników miała kluczowe znaczenie dla budowania pozytywnego i produktywnego środowiska zespołowego.
Prezentacja klienta: Uczestniczyłem w prezentacji dla klientów, podczas której zaprezentowałeś swoje doskonałe umiejętności komunikacyjne. Twoja zdolność do jasnego i zwięzłego wyrażania złożonych pomysłów wywarła silne wrażenie na klientach. Wyrazili oni zadowolenie z poziomu profesjonalizmu i wiedzy, które zademonstrowałeś.
Pamiętaj o uprzedzeniach
Uprzedzenia są nieświadomą formą uprzedzeń, które mogą nieświadomie wkradać się do ocen wydajności. Występuje w wielu formach, w tym:
- Tendencyjność: Recenzenci mogą mieć tendencję do skupiania się na wydarzeniach, które miały miejsce ostatnio i pomijania wcześniejszych osiągnięć.
- Efekt aureoli: Dobre wyniki w jednym obszarze mogą prowadzić do tego, że pracownik będzie oceniany bardziej przychylnie w innych obszarach, niezależnie od dowodów.
- Tendencyjność potwierdzająca: Recenzenci mogą skupiać się na incydentach, które potwierdzają ich preferowaną opinię o pracowniku, zamiast obiektywnie oceniać jego wydajność.
Aby temu zaradzić, należy przechowywać notatki pracowników przez cały cykl przekazywania informacji zwrotnych. Notatki te pomogą ci pozostać skupionym i zapewnią wszechstronną ocenę, odzwierciedlającą wyniki pracownika w całym okresie (a nie jednorazowe wydarzenia).
Przykład notatek w połowie cyklu
- Data: mm/dd/rrrr
- Pracownik: Jane Barnes
- Obserwacje: Dobrze pracowała podczas codwutygodniowych spotkań zespołu marketingowego, słuchając pomysłów swoich kolegów i ulepszając je
- Sugerowane ulepszenia: Rozwijanie umiejętności wystąpień publicznych
➡️ Poznaj inne sposoby przeciwdziałania uprzedzeniom w informacjach zwrotnych w naszym kompleksowym przewodniku.
Potwierdzenie postępów i poprawy
Kluczem do udanego przeglądu wyników jest uznanie postępów pracownika w czasie, a nie tylko patrzenie na jego obecny status. Może to zachęcić pracowników do dążenia do wyższych standardów i pokazać, że zależy ci na ich rozwoju. Jack Underwood, dyrektor generalny i współzałożyciel Circuit, opisuje, jak zrobić to dobrze podczas pisania oceny wyników:
"Wspomnij: "Wyróżniasz się w X i chcielibyśmy, aby było tego więcej". Albo: "Dziękujemy za zwiększenie wydajności o X, tak jak rozmawialiśmy podczas ostatniej oceny. To imponujący postęp!
Zwróć uwagę na świetne zachowanie i uczyń je tak konkretnym, jak to tylko możliwe, aby pomóc pracownikowi poczuć się zauważonym za jego ciężką pracę. Nie pozwól, by pozytywna informacja zwrotna umknęła uwadze, ale uczyń ją integralną częścią procesu".
Praktyczny przykład potwierdzenia postępów
Poczyniłeś ogromne postępy od czasu ostatniego przeglądu i cieszę się, że widzę, jak bardzo się rozwinąłeś. Szczególnie godna pochwały jest twoja umiejętność radzenia sobie ze złożonymi zadaniami i dodatkowymi obowiązkami. Na przykład zgłosiłeś się na ochotnika do kierowania planowaniem projektu dla klienta X. Pracowałeś sumiennie, aby zapewnić ukończenie planu na czas i w ramach budżetu. Cieszy mnie twoje zaangażowanie w rozwijanie nowych umiejętności i rozwój zawodowy. Jestem przekonany, że w przyszłości nadal będziesz wykazywać się takim zaangażowaniem i doskonałością w swojej pracy.
Zobowiązanie do wsparcia rozwoju
Przegląd powinien kończyć się wyraźnym wsparciem rozwojowym. Takie przyszłościowe intencje świadczą o zaangażowaniu w rozwój pracowników i służą jako bodziec motywujący pracowników.
Zrób to przez:
- Sugerowanie zasobów, takich jak programy szkoleniowe, kursy online i inne formy wsparcia pomagające w rozwoju pracowników.
- Wyznaczanie konkretnych celów wydajnościowych, aby pomóc pracownikom śledzić ich postępy.
- Określenie, w jaki sposób pracownik może wykorzystać swoje mocne strony do osiągnięcia wyznaczonych celów.
Praktyczny przykład wsparcia rozwojowego
Jestem przekonany, że masz potencjał, aby doskonalić się w swojej roli i zalecam następujące kroki w celu rozwoju:
Krok 1 - Wzmocnienie umiejętności: Rozważ zapisanie się na programy szkoleniowe, takie jak "Zaawansowane strategie zarządzania pracą", aby zwiększyć swoje umiejętności w zakresie organizacji przepływu pracy. Program ten słynie z kompleksowego programu nauczania i praktycznego podejścia, które moim zdaniem zapewni ci narzędzia do doskonalenia się w swojej roli.
Krok 2 - Mentoring: Proponuję poszukać mentora u naszej starszej menedżer ds. marketingu, Sarah Johnson. Sarah ma bogate doświadczenie w branży. Z powodzeniem prowadziła wiele kampanii podobnych do tych, w które byłeś zaangażowany. Jej spostrzeżenia i wskazówki będą nieocenione w udoskonalaniu strategicznego myślenia i podnoszeniu wiedzy marketingowej na wyższy poziom.
Krok 3 - Wyznaczanie celów: Chciałbym współpracować z Tobą, aby ustalić jasne, mierzalne cele, które ułatwią Ci ciągły rozwój. Na przykład, możesz dążyć do zwiększenia współczynnika konwersji o 10% w ciągu następnego kwartału lub ukończenia naszych wewnętrznych programów certyfikacji marketingu cyfrowego w ciągu dwóch cykli. Cele te zapewnią ci jasny kierunek i namacalną miarę postępów w dalszym doskonaleniu się na swoim stanowisku.
➡️ Zwiększ wydajność i rozwój pracowników dzięki systemowi rozwoju 360° firmy Zavvy
Zavvy oferuje wybór narzędzi przeznaczonych do rozwoju pracowników w ich karierze zawodowej.
- Nasze oprogramowanie do oceny wydajności umożliwia przeprowadzanie najlepszych w swojej klasie ocen pracowników bez bólu głowy. Odblokujesz nowy poziom wglądu w ludzi, zapraszając współpracowników, menedżerów, bezpośrednich podwładnych, klientów i partnerów biznesowych do udziału w 360-stopniowych cyklach opinii.
- Nasze oprogramowanie do rozwoju talentów pozwala rozwiązać problem rozwoju pracowników za pomocą jednego kliknięcia. Połącz obszary zainteresowania z praktycznymi działaniami, wraz z terminami, aby stymulować wyniki i pozytywne działania wynikające z informacji zwrotnych na temat wydajności.
Gotowy do wspierania kultury ciągłego rozwoju w swojej organizacji?
Wypróbuj Zavvy, rezerwując demo już dziś.