Odkryj 11 głównych metod i technik udzielania informacji zwrotnej i dowiedz się, jak skutecznie ją przekazywać.
Droga do słabych wyników pracowników jest wybrukowana dobrymi intencjami. Nie chcesz być powodem niezaangażowania pracownika, udzielając mu informacji zwrotnej. Tłumisz więc swoje obawy i pozwalasz im powtarzać błędy.
Odwracając się od problemu, pracownicy nie będą wiedzieć, jak dobrze lub słabo sobie radzą. Stwarza to przestrzeń dla niskiego morale. Pracownicy nie będą mieli motywacji do osiągania celów, co ostatecznie doprowadzi do tego, czego starałeś się uniknąć.
Kluczowym wnioskiem z tego scenariusza jest to, że informacja zwrotna jest niezbędna dla każdej organizacji dążącej do pozostania na szczycie. Co ważniejsze, informacje zwrotne należy przekazywać we właściwy sposób.
Załóżmy, że mimo wszystko zdecydujesz się udzielić informacji zwrotnej, ale okaże się ona zbyt osobista lub surowa. Takie podejście może mieć katastrofalne skutki dla ciebie, pracownika i organizacji.
Ten artykuł szczegółowo wyjaśnia różne typy sprzężeń zwrotnych i techniki zapobiegania takim katastrofom.
Dlaczego właściwa informacja zwrotna ma znaczenie
Tylko 2% pracowników angażuje się po otrzymaniu informacji zwrotnej.
Skuteczna informacja zwrotna to jednak coś więcej niż tylko zaaranżowana sesja przeglądu między menedżerami a ich bezpośrednimi podwładnymi.
Zamiast tego jest to ciągły proces charakteryzujący się wymianą konstruktywnych informacji zwrotnych, planowaniem działań następczych i wyznaczaniem celów SMART.
Wszystkie te czynniki gwarantują, że złe nawyki nie wykiełkują i nie staną się poważniejszymi problemami w przyszłości.
Nie wszyscy pracownicy są tacy sami, więc uniwersalna technika nie jest idealna. Właściwe metody przekazywania informacji zwrotnych uwzględniają dynamiczną naturę pracowników i pomagają podejmować świadome decyzje w rozwiązywaniu problemów.
Niektórzy pracownicy to ekstrawertycy, którzy bez skrupułów siadają z tobą twarzą w twarz, aby otrzymać konstruktywną informację zwrotną.
Inni mogą być zbyt nieśmiali, aby spojrzeć ci w oczy i wolą to zrobić anonimowo za pośrednictwem opinii 360.
Rodzaje informacji zwrotnych od pracowników
Przez dostawcę
Self-feedback oznacza przekazywanie sobie informacji zwrotnej.
Pytania samooceny zachęcają pracowników do uzyskania wglądu w swoje wyniki poprzez identyfikację mocnych i słabych stron oraz osiągnięć. Pomaga to określić kolejne kroki w stawaniu się lepszym, jednocześnie uzyskując wsparcie od współpracowników.
Wzajemna informacja zwrotna (lub ocena 360) odnosi się do wymiany informacji zwrotnych między pracownikami.
Wzajemna ocena może odbywać się anonimowo. Rówieśnicy zazwyczaj dzielą się spostrzeżeniami za pomocą formularzy ankiet stworzonych przez menedżerów lub działy personalne.
Informacje zwrotne od rówieśników mogą koncentrować się na umiejętnościach i kompetencjach specyficznych dla danej roli lub na bardziej ogólnych obszarach, takich jak współpraca, wkład w zespół itp.
Pracownicy rozwijają poczucie solidarności, gdy wszyscy wykonują podobne zadania i codziennie dzielą to samo miejsce pracy. Ta bliska relacja w pracy sprawia, że znają się lepiej, czasem nawet lepiej niż menedżerowie.
Ponadto stawia ich to w najlepszej pozycji do przekazywania sobie nawzajem wnikliwych informacji zwrotnych.
Informacja zwrotna od menedżera, znana również jako informacja zwrotna w górę, przenosi się z dołu hierarchii na górę.
Tutaj pracownicy przekazują informacje zwrotne swoim menedżerom, a nie odwrotnie.
Ten typ informacji zwrotnej pomaga menedżerom:
- odkryć martwe punkty;
- zająć się wadami umiejętności menedżerskich, które mogą powodować lub przyczyniać się do słabych wyników lub braku zaangażowania pracowników.
Sprzężenie zwrotne w dół to przepływ informacji zwrotnych od góry do dołu hierarchii.
Może to polegać na przeprowadzaniu przez menedżerów indywidualnych ocen wyników z ich bezpośrednimi podwładnymi lub wypełnianiu przez nich ankiet.
Po zebraniu informacji zwrotnej menedżer informuje pracownika o tym, jak dobrze sobie radzi, w jakich obszarach nie radzi sobie dobrze i co może zrobić, aby się poprawić.
Według formatu
Nieformalna informacja zwrotna odnosi się do informacji zwrotnej, którą przekazujesz w sposób swobodny, a nie profesjonalny. Nie musisz ustalać terminu ani go planować, ponieważ może się to zdarzyć przypadkowo.
Na przykład, współpracownicy mogą dzielić się nieformalnymi opiniami przy kawie w pokoju socjalnym.
Formalna informacja zwrotna wymaga planowania i jest ciągła. Formalne oceny są również obowiązkowe, co oznacza, że wszyscy pracownicy muszą w nich uczestniczyć. Przykładem mogą być coroczne oceny wyników pracy lub informacje zwrotne od przełożonych i współpracowników.
Formatywna informacja zwrot na działa jak test pilotażowy. Odbywa się przed lub w trakcie wdrażania lub szkolenia pracowników. Jego celem jest pomoc menedżerom w uzyskaniu odpowiedzi od pracowników na temat tego, czego brakuje w szkoleniu i jak można je dostosować do ich potrzeb.
Na przykład, formatywna informacja zwrotna odpowiada na pytania takie jak: "Czy tematy szkolenia są nauczane ze zrozumieniem?", "Czy istnieją oznaki, że cele szkolenia zostaną osiągnięte?".
Podsumowująca informacja zwrotna pojawia się po zakończeniu programu szkoleniowego. Jest to reakcja pracowników, której menedżerowie używają do pomiaru skuteczności szkolenia.
Na przykład menedżerowie będą testować pracowników w oparciu o tematy szkoleń, aby ocenić znaczącą poprawę umiejętności i biegłości pracowników. Wyniki wpłyną następnie na decyzje menedżerów dotyczące najlepszego kursu na przyszłość.
Jakość
Konstruktywna informacja zwrotna łączy fakty i obserwacje zamiast plotek lub założeń. Celem jest pomoc odbiorcy w zrozumieniu tego, co robi dobrze lub źle i jaki ma to wpływ na organizację. Informuje go również, że ma możliwość naprawienia swoich błędów, pomagając mu wyznaczyć cele.
W międzyczasie osoba udzielająca informacji zwrotnej pozostaje obiektywna i odkłada na bok osobiste uczucia wobec odbiorcy, co zwiększa jej skuteczność.
Na przykład: "Sarah, podziwiam to, jak głośna jesteś podczas spotkań. Myślę, że najlepiej byłoby nie przerywać kolegom, dopóki nie skończą mówić. Następnym razem możesz spróbować zasygnalizować to przewodniczącemu, aby uniknąć zakłóceń. Jak to brzmi?"
Potrzebujesz więcej przykładów? Zebraliśmy 30 dodatkowych przykładów konstruktywnej informacji zwrotnej dla konkretnych umiejętności i zachowań. Dołączyliśmy także kilka praktycznych wskazówek dla menedżerów.
Destrukcyjna informacja zwrotna to taka, która bezpośrednio atakuje osobowość pracownika lub żeruje na jego wadach. Nie mówi odbiorcy, na czym polega problem, w jaki sposób i dlaczego stanowi on problem oraz co może zrobić, aby go rozwiązać.
Na przykład: "Sarah, za dużo mówisz".
Feedback doceniający to rodzaj feedbacku skupiający się na docenieniu pracownika. Celem jest docenienie ich ciężkiej pracy i wkładu w miejsce pracy.
Na przykład: "Dziękuję za sprawdzanie mnie i pomoc w byciu na bieżąco z projektami. Jesteś świetnym koordynatorem zespołu".
👩🏫 5 Techniki przekazywania informacji zwrotnych
Kanapka z informacją zwrotną
Kanapki są przekładane warstwami:
- komplement na górze;
- negatywne stwierdzenie w środku;
- kolejne pozytywne stwierdzenie na dole.
Oto jak to wygląda:
Top bun: Thomas, podobała mi się twoja prezentacja na temat skuteczniejszego wdrażania nowych pracowników.
Mięso: Uważam jednak, że powinno być bardziej wciągające. Spróbuj to skrócić i działać bardziej żywo.
Podstawowa bułka: Ale ogólnie świetna robota! Tak trzymać!
Ta technika unikania oceny pochodzi od starożytnych greckich filozofów Demokryta i Arystypa. Opracowali oni teorię na temat tego, że ludzką naturą jest maksymalizowanie przyjemności i unikanie bólu we wszystkich momentach naszej egzystencji.
Obecnie wielu pracodawców stosuje tę technikę, aby złagodzić krytykę pracowników.
Ale kanapka z informacją zwrotną nie jest najsmaczniejsza do przełknięcia.
Chociaż działa to jak kula u nogi dla menedżerów, główne przesłanie informacji zwrotnej gubi się w tranzycie. Twoi pracownicy mogą zacząć myśleć: "Czy zrobiłem to dobrze, czy źle? Jestem zdezorientowany".
Następnym razem, gdy spróbujesz przekazać informację zwrotną, mogą spodziewać się złych wiadomości po pozytywnych, zmniejszając w ten sposób zaufanie.
Aby temu zaradzić:
- Zacznij od pozytywów;
- wnieść konstruktywny wkład;
- Zakończ informację zwrotną konkretnymi rozwiązaniami, które pracownicy mogą wykorzystać do naprawienia sytuacji, zamiast mieszać swój główny punkt z kolejnymi komplementami.
Dialogi doskonalące
Dialogi doskonalące to zabawne metody przekazywania informacji zwrotnych, które pozwalają skłonić pracowników do rozmowy bez naciskania ich pytaniami. Gra jest prosta. Ty i jeden z pracowników siadacie razem, aby losować ze stosu kart lub wybierać z listy z zapisanymi na wpół ukończonymi dialogami.
Każde stwierdzenie reprezentuje inny temat.
Na przykład: "Osiągam lepsze wyniki, gdy..." (czynniki wpływające na wyniki), "Chcę dowiedzieć się więcej o..." (potrzeby szkoleniowe).
Kiedy pracownicy wybierają stwierdzenie, muszą je dokończyć, cokolwiek przyjdzie im do głowy.
Na przykład: "Osiągam lepsze wyniki, gdy pracuję w środowisku opartym na współpracy".
Następnie musisz odpowiedzieć własnym stwierdzeniem.
Ten wkład utrzymuje piłkę w ruchu i pomaga budować rozmowę z twoim wkładem. W ten sposób można zebrać wystarczającą ilość informacji na dany temat.
Po osiągnięciu tego celu gra jest kontynuowana, a pracownik dobiera kolejną kartę lub wybiera inne oświadczenie.
Skrypt DESC
Nieefektywne informacje zwrotne są niejasne i nieskoncentrowane, co stanowi dwa istotne problemy, które skrypt DESC stara się rozwiązać.
Akronim DESC oznacza " Opisz, Wyraź, Określ i Konsekwencje". Jego celem jest nakreślenie idealnego obrazu problemu dla odbiorcy informacji zwrotnej i pomoc mu w zrozumieniu preferowanego rezultatu.
Opisowa część informacji zwrotnej koncentruje się na zachowaniu, które osoba przekazująca osobiście zaobserwowała, a nie na zbiorowych obserwacjach kolegów.
Otrzymywanie indywidualnych spostrzeżeń eliminuje wszelkie szanse na to, że odbiorca poczuje się atakowany przez swoich rówieśników.
Faza ekspresji techniki DESC polega na tym, że mówisz odbiorcy, jak dana sytuacja sprawiła, że poczułeś się lub negatywnie na niego wpłynęła. Następnie określasz, co chciałbyś, aby zrobili w przyszłości i mówisz im o wynikach tego, co sugerujesz (zarówno pozytywnych, jak i negatywnych).
Na przykład: "Ethan, zostałem wczoraj w biurze, aby dokończyć nasz projekt. Z tego powodu wróciłem do domu późno. Czułem się zestresowany odpowiedzialnością związaną z naszymi zadaniami. Wolałbym, gdybyśmy w przyszłości ściśle ze sobą współpracowali. W ten sposób moglibyśmy ukończyć projekty wcześniej i uzyskać przewagę nad następnym".
Co i dlaczego
Technika "Co i dlaczego" jest prosta.
Za każdym razem, gdy chcesz przekazać pozytywną informację zwrotną lub konstruktywną krytykę, skup się na tym, co pracownik zrobił (co), a następnie powiedz mu, dlaczego było to skuteczne lub nieskuteczne (dlaczego).
Ta technika usuwa wątpliwości i obawy każdego pracownika, ponieważ wie, że nie chodzi o jego osobowość. Zamiast tego chodzi o coś, co zrobił i zobaczyłby konsekwencje tego działania.
Idąc dalej, powinno być im łatwiej przyjmować więcej takich pozytywnych postaw lub unikać powtarzania błędów.
Na przykład: "Nadia, czuję, że twoje uważne podejście do naszego klienta sprawiło, że poczuli się komfortowo. Widziałem, że czuli się docenieni i chętniej rozmawiali o interesach".
Naprzód
Feedforward bardziej koncentruje się na przyszłości niż feedback, gdzie nacisk kładziony jest na przeszłe lub obecne zachowania.
Celem tej techniki jest odwrócenie uwagi od działań, których nie możemy zmienić.
Błędy i działania, które już zostały podjęte, są niezmienne. Ponieważ nie można cofnąć się w czasie, aby je zmienić, najlepszym rozwiązaniem jest rozszerzenie możliwości na przyszłość. Feedforward ma na celu zapobieganie popełnieniu kolejnego błędu.
Feedforward nie mówi: "Mike, spóźniałeś się do pracy przez ostatnie trzy dni". Zamiast tego mówi: "Przez kilka następnych tygodni, Mike, sugeruję, abyś jeździł z Thomasem. Zawsze udaje mu się dotrzeć do biura wcześniej".
4 wskazówki dotyczące udzielania bardziej skutecznych informacji zwrotnych
1. Bądź konkretny
Łatwo jest zrzucić winę na innych i przywołać listę błędów popełnionych przez pracowników w ciągu ostatnich kilku tygodni.
Informacje zwrotne stają się jednak nieaktualne i nieskuteczne, gdy są owijane w bawełnę.
Zamiast tego skoncentruj się na jednym zachowaniu, które pracownicy przejawiali w ostatnim czasie, a następnie wyjaśnij, dlaczego to zachowanie stanowi problem.
Nie zakładaj, że znają wszystkie konteksty. Mogą nawet nie zdawać sobie sprawy, że jest to poważna kwestia, dopóki jej nie wskażesz.
Na przykład, nie mów: "Anna, zawsze mi przerywasz, gdy mówię".
Sprawia to, że pracownik przyjmuje postawę obronną, zastanawiając się, kiedy to się stało.
Wtedy są zmuszeni udowodnić, że się mylisz.
Oto lepszy sposób podejścia do problemu.
"Anna, dziś rano podczas spotkania zespołu, przerwałaś moje przemówienie....".
Podejście to określa czas, kiedy sytuacja miała miejsce i gdzie się wydarzyła. Dzięki temu pracownikom łatwiej jest zapamiętać i poprawić swoje błędy.
2. Słuchaj
34% pracowników twierdzi, że ich przełożeni nie słuchają ich opinii.
Menedżerowie często łapią się na tym, że mówią swoim pracownikom, co robią dobrze, a co źle. Ważne jest jednak, aby zatrzymać się na chwilę i posłuchać. Sam możesz przyczynić się do powstania problemu.
Wsłuchiwanie się w punkt widzenia pracowników może ujawnić błędy, których nawet nie jesteśmy świadomi.
Pomoże to również w tworzeniu realistycznych rozwiązań problemów w miejscu pracy.
3. Udzielanie praktycznych porad
Zawsze kończ informacje zwrotne, sugerując rozwiązania, aby pomóc pracownikom poznać następny krok.
Nie zawsze potrafią czytać w myślach.
Możesz więc powiedzieć: "Chcę, żebyś poprawił swoje projekty U.I.", a oni nie będą wiedzieli, o co ci chodzi.
Postaw się w ich sytuacji, a następnie doradź, jak byś do niej podszedł.
Co najważniejsze, niech te rozwiązania będą wykonalne i spersonalizowane.
Niefortunne byłoby doradzanie im, aby rejestrowali się na drogie kursy szkoleniowe, których ich budżet i harmonogramy nie są w stanie pomieścić.
4. Być konsekwentnym
Zbuduj kulturę feed backu, w której wszyscy oczekują informacji zwrotnej i są na nią przygotowani. Wspieraj nastawienie na rozwój w swojej organizacji, oferując programy szkoleniowe z zakresu feedbacku. W ten sposób każdy nauczy się prawidłowo udzielać i otrzymywać informacje zwrotne, od najwyższych szczebli struktury organizacyjnej po najniższe.
Ogólnie rzecz biorąc, nie ograniczaj się do jednego kanału przekazywania informacji zwrotnych. Zamiast tego wykorzystaj wiele metod i technik przekazywania informacji zwrotnych, aby zapewnić komfort każdemu pracownikowi.
Wskazówka: Korzystaj z oprogramowania 360 feedback i włącz ustawienia ścisłej anonimowości dla osób nieśmiałych. Ponadto, do omawiania wyników wykorzystuj interakcje jeden na jeden.
➡️ Stwórz kulturę informacji zwrotnej, aby zwiększyć wydajność i rozwój
Jakkolwiek przerażająca może wydawać się myśl o przekazywaniu informacji zwrotnej, jest to najskuteczniejszy sposób na budowanie zaufania między Tobą a Twoimi pracownikami.
Pracownicy będą ci bardziej ufać, tworząc bezpieczną przestrzeń do dzielenia się swoimi uwagami i wykorzystując je do zmiany sytuacji w organizacji. W rezultacie staną się zaangażowani i oddani swoim rolom oraz osiąganiu wyników.
Dobrze prosperująca kultura feedbacku wymaga jednak czegoś więcej niż schematów blokowych czy zaplanowanych spotkań. Wszystkie ręce muszą być na pokładzie, a zaangażowane procesy muszą odpowiadać potrzebom wszystkich, ponieważ nie wszystkie rodzaje informacji zwrotnych są sobie równe.
Nasze rozwiązanie w zakresie informacji zwrotnej pozwala stworzyć kulturę informacji zwrotnej, która jest zgodna z DNA Twojej organizacji.
Dziel się informacjami zwrotnymi z pracownikami w sposób ciągły i częsty, nie tylko podczas spotkań 1:1 i cykli oceny wyników.
Porozmawiaj z naszymi ekspertami, aby uzyskać wersję demonstracyjną.