Comment organiser des entretiens trimestriels d'évaluation des performances qui favorisent l'épanouissement et la motivation de vos collaborateurs ?
Les évaluations trimestrielles des performances sont comme des arrêts au stand dans une course de Formule 1. Bien menés, ils peuvent raviver l'enthousiasme de votre équipe, changer les pneus des stratégies dépassées et gagner quelques secondes dans la course vers les objectifs de votre entreprise.
Mal fait ? Disons simplement que personne ne veut être laissé dans la poussière.
Alors, comment faire pour bien faire ?
Comment transformer ces critiques en tremplins pour la réussite et non en pierres d'achoppement ?
Cet article dissèque le "quoi" et le "comment" d'un examen trimestriel efficace. De la préparation du terrain à la plongée dans les détails, tout est là.
À la fin de votre lecture, vous saurez comment transformer les examens trimestriels en catalyseurs de motivation et en phares de croissance.
📊 Qu'est-ce qu'un entretien trimestriel d'évaluation?
Un examen trimestriel des performances est une évaluation formelle des performances d'un employé, réalisée tous les trois mois au cours d'une année.
Ce type d'évaluation fait partie du système de gestion des performances d'une organisation. Il vise à évaluer et à soutenir le travail, les réalisations et les défis d'un employé au cours du trimestre.
Il s'inscrit dans une perspective plus courte que le bilan annuel et se concentre davantage sur des étapes et des réalisations spécifiques au cours des trois derniers mois.
Bien qu'il s'agisse toujours d'un examen des performances, un examen trimestriel des performances comporte des éléments de retour d'information continu.
🆚 Consultez notre article pour en savoir plus sur la différence entre les entretiens d'évaluation et le retour d'information continu.
Quel est l'objectif d'un examen trimestriel ?
Les évaluations trimestrielles offrent de multiples possibilités de retour d'information et d'amélioration au cours de l'année. Ils permettent de suivre les progrès réalisés tout au long de l'année et d'identifier les facteurs de performance avec plus de précision que les examens annuels.
En multipliant les points de contact, les entreprises peuvent maintenir un dialogue cohérent avec leurs employés, ce qui favorise une culture organisationnelle plus souple et plus réactive et garantit que les employés restent en phase avec leurs objectifs individuels et ceux de l'équipe et de l'organisation.
Des évaluations régulières contribuent également à renforcer la relation entre le manager et l'employé, à motiver les employés et à favoriser un esprit d'équipe et une culture du travail sains.
🏆 Les avantages des entretiens trimestriels (par rapport aux entretiens annuels)
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les organisations passent d'un entretien annuel à un entretien trimestriel. Le principal inconvénient des entretiens annuels est le retard dans le retour d'information.
Naturellement, les entretiens annuels d'évaluation s'accompagnent d'un décalage entre l'événement et le retour d'information.
Supposons, par exemple, que vous constatiez une baisse d'un ICP 11 mois avant un examen annuel des performances. Dans ce cas, il peut être difficile de se souvenir de la cause de cette baisse de performance.
En revanche, les examens trimestriels vous permettront de mettre le doigt sur ce qui s'est passé et sur les moyens d'éviter que cela ne se reproduise.
Les avantages d'un cycle de révision plus fréquent sont les suivants :
- Un retour d'information en temps utile : Plus le retour d'information est fréquent, mieux c'est ! Si un employé n'est pas sur la bonne voie, plus vite vous pourrez corriger le tir, mieux ce sera. Il en va de même pour le retour d'information positif. Vous voudrez doubler ce qui fonctionne rapidement ! (Remarque complémentaire : voir le concept de feedforward dans la section suivante).
- Agilité : Les choses évoluent de plus en plus vite sur les marchés actuels. Il est important de rester flexible et d'être capable de pivoter si nécessaire. Grâce à des cycles de révision fréquents, vous pouvez informer vos employés et modifier les objectifs, les stratégies ou les méthodes si nécessaire.
- L'engagement des salariés : Comme mentionné dans l'introduction, l'engagement des employés est faible dans le monde entier. L'un des principaux facteurs de motivation des salariés est le retour d'information régulier. Le retour d'information permet aux employés de se sentir considérés et valorisés.
- Augmentation des performances : Vous avez peut-être entendu dire qu'une tâche prend autant de temps que nous lui en consacrons. C'est ainsi que fonctionne l'esprit humain. Ainsi, même les employés les mieux intentionnés peuvent ralentir le rythme s'ils savent qu'ils n'auront pas de retour sur leurs performances dans 11 mois. Avec des évaluations trimestrielles, il est plus pertinent de rester sur la bonne voie.
- Alignement sur les objectifs de l'entreprise : La réussite d'une entreprise dépend de celle de chacun de ses employés. Il est essentiel d'aligner les employés sur les objectifs de l'entreprise pour qu'ils comprennent l'importance de leur contribution unique. Un manque d'alignement peut conduire à l'épuisement professionnel ou à l'inexploitation du potentiel.
- Alignement sur les trimestres de l'entreprise : L'année commerciale comprend les trimestres 1 et 4. Il est donc logique de considérer les performances d'un employé sous cet angle.
- Mettre l'accent sur les performances et le développement plutôt que sur la rémunération : Les entretiens annuels se concentrent souvent sur la rémunération, ce qui détourne l'attention de l'employé des autres éléments abordés. Lors d'un entretien trimestriel, il est libre de se concentrer entièrement sur le retour d'information.
🧩 Que doit comprendre un entretien trimestriel d'évaluation ? 9 éléments clés d'un entretien trimestriel réussi .
1. Mesures de performance
L'évaluation trimestrielle des performances doit permettre de déterminer dans quelle mesure l'employé a atteint les objectifs fixés pour les indicateurs de performance. C'est également l'occasion d'évaluer si les indicateurs de performance sont toujours pertinents pour les responsabilités du poste.
Nous recommandons également une auto-évaluationoù les employés sont invités à réfléchir à leurs performances au cours des trois derniers mois.
Si vous ne recueillez pas d'auto-évaluations écrites, veillez à en informer votre employé dans l'invitation à la réunion, afin qu'il ait le temps de rassembler ses idées avant la réunion d'évaluation trimestrielle.
❓ Choisissez les meilleures questions d'auto-évaluation des employés de notre liste pour votre prochain examen trimestriel.
🌡️ Pour en savoir plus sur l'amélioration de la performance des employés, consultez notre guide.
2. Alignement des objectifs futurs
Des examens plus fréquents permettent de vérifier plus facilement que les employés sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs. En cas d'imprévu, comme une perte ou l'arrivée d'une ressource dans l'équipe ou de nouveaux clients, l'examen trimestriel est une excellente occasion d'ajuster les objectifs en conséquence.
3. Examen des objectifs antérieurs
Dans quelle mesure l'employé a-t-il atteint ses objectifs antérieurs ?
Ces objectifs sont-ils toujours plausibles et pertinents, compte tenu des changements inattendus survenus au cours du dernier trimestre ?
🎯 Consultez notre guide sur la définition d'objectifs efficaces pour les employés. Nous vous recommandons également de consulter nos exemples d'objectifs de performance pour un peu plus d'inspiration.
4. Rétroaction et anticipation
Outre la vérification des indicateurs clés de performance et des objectifs, les évaluations trimestrielles des performances devraient inclure un retour d'information plus large. Il peut s'agir d'un examen à 360°, dans lequel l'employé reçoit des commentaires de chaque membre de l'équipe ou d'autres personnes avec lesquelles il a travaillé en étroite collaboration.
Le retour d'information peut également être plus qualitatif et porter sur des éléments qui ne peuvent être mesurés par des indicateurs de performance clés, tels que la rapidité avec laquelle l'employé répond aux messages et autres formes de communication, le travail d'équipe, la motivation et l'alignement sur les valeurs de l'entreprise.
Plus important encore, l'examen trimestriel doit être l'occasion d'un retour d'information réciproque.
Encouragez vos employés à faire part de leurs commentaires concernant leur chef d'équipe ou leur supérieur hiérarchique, leurs collègues, leurs clients, leur charge de travail et leur développement professionnel. Vous pouvez vous inspirer des différents domaines de développement des employés pour déterminer ce qu'il convient d'aborder.
Un concept similaire, plus habilitant, qui gagne en popularité est le feedforward. Ce concept met l'accent sur le potentiel futur plutôt que sur les performances passées. Il est donné au moment où l'opportunité se présente.
Au lieu d'avoir une mentalité de division "nous contre eux", elle favorise la collaboration et la résolution collective de tous les problèmes.
🙌 Consultez notre guide pour découvrir d'autres méthodes et techniques de retour d'information.
5. Identifier les possibilités de développement professionnel
Nous avons mentionné précédemment que la reconnaissance est un facteur essentiel de la motivation des employés. Un autre facteur clé est la croissance. Les employés ne se contentent plus d'un simple salaire - ils veulent un plan de carrière clair au sein de l'entreprise.
Au cours de l'entretien trimestriel, vous pouvez discuter des ambitions, des rêves et de la satisfaction de l'employé quant à son évolution professionnelle. Vérifiez également les ressources ou la formation dont il a besoin pour atteindre le niveau suivant.
Les objectifs de développement peuvent donner un but et une orientation au développement de la carrière. C'est un peu comme si vous vous renseigniez sur la destination avant de partir en voyage.
Les objectifs de développement diffèrent des objectifs de performance parce que leur destination est un poste de travail particulier ou des compétences spécifiques. La destination des objectifs de performance est l'augmentation des bénéfices.
6. Poser des questions stratégiques et promouvoir un dialogue ouvert
La qualité des réponses que vous obtenez de vos employés est directement proportionnelle à la qualité des questions que vous posez.
Conseils supplémentaires : Pratiquez l'écoute active en renvoyant à l'employé ce qu'il vient de dire. Approfondissez vos connaissances lorsque vous sentez qu'il y a plus de choses sous la surface.
Lorsque vous posez des questions plus profondes, la première réponse est souvent automatique, et c'est ce que nous avons l'habitude de répondre. Demander "Pouvez-vous développer ?" ou "Y a-t-il autre chose ?" nous permet d'atteindre ces moments d'émerveillement.
❓ Pour vous inspirer dans le choix des bonnes questions stratégiques, consultez notre collection de plus de 70 questions à poser lors d'un entretien d'évaluation.
Enfin, laissez la place à un dialogue ouvert si l'employé a quelque chose de plus à l'esprit. Même si vous avez demandé un retour d'information plus tôt, certaines personnes ont besoin de temps pour s'échauffer ou sont plus à l'aise pour partager ouvertement que pour donner un retour d'information sur une personne ou une situation spécifique.
7. Définir des actions concrètes
À ce stade, vous avez vérifié les performances, échangé des informations, parlé de développement professionnel, posé des questions stratégiques et entretenu un dialogue ouvert. Enfin, il est temps de passer des mots à l'action !
Ella Washington, PDG d'Ellavate Solutions, déclare : "Lorsque je repense aux meilleures et aux pires conversations de feedback, j'ai l'impression que les pires sont celles où je ne savais tout simplement pas de quoi nous parlions. J'avais l'impression qu'on me félicitait, mais je ne savais pas exactement ce que j'étais censée faire de ces informations pour non seulement m'améliorer en tant que professionnelle, mais aussi pour obtenir davantage au sein de cette organisation."
Nous avons tous eu ce genre de conversation. Évitez-les en étant clair et précis sur ce que vous attendez de vos employés et à quel moment. Veillez à documenter ce sur quoi vous vous êtes mis d'accord. Si vous devez assurer le suivi de ressources ou d'une aide particulière, rédigez un rappel afin de ne pas l'oublier.
💡 Comment préparer un entretien trimestriel d'évaluation : 6 bonnes pratiques pour les managers
Préparer à l'avance
Les managers et les employés doivent tous deux être prêts pour l'évaluation. Fixez les attentes en envoyant l'ordre du jour de la réunion par courrier électronique bien à l'avance. Informez vos employés de ce qu'ils doivent faire et posez-leur toutes les questions auxquelles ils auraient dû réfléchir auparavant.
✍🏻 Apprenez à rédiger une évaluation des performances dans notre guide détaillé.
Favoriser un environnement de communication ouvert
Si vous devez aborder des sujets délicats avec lesquels vous ne vous sentez pas à l'aise, entraînez-vous avant la réunion et réfléchissez aux différentes réactions que vous pourriez avoir et à la manière de les gérer avec empathie et professionnalisme.
Si vous avez l'air de vouloir vous enfuir, vous n'obtiendrez probablement pas les réponses profondes dont vous avez idéalement besoin pour faire surface.
Équilibrer les compliments et le retour d'information constructif
Comment trouver le bon équilibre entre les compliments et les commentaires constructifs? Cela dépend de l'employé qui se trouve en face de vous. Certains salariés acceptent de recevoir un retour d'information constructif. Ils le prennent pour ce qu'il est : professionnel et non personnel. D'autres peuvent prendre le même feedback de manière personnelle et se décourager.
Dans ce dernier cas, une bonne idée est d'utiliser l'approche en sandwich : commencer par des louanges, partager un retour d'information constructif et terminer sur une note positive. Cela vous permet de transmettre tous les commentaires, mais avec une empreinte émotionnelle plus positive.
Fixer des objectifs réalisables pour le prochain trimestre
La définition des objectifs de performance des employés est une science en soi, mais il convient de noter qu'ils doivent suivre la règle SMART : spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps. Cela évite que les choses se perdent dans la traduction et incite l'employé à quitter la réunion avec enthousiasme, prêt à s'investir !
Se méfier et éviter le biais de récence (se concentrer excessivement sur les dernières semaines)
Il peut être facile de tomber dans le piège du biais de récence et de ne parler que de ce qui s'est passé au cours des deux dernières semaines, en ignorant les dix semaines restantes de la période d'évaluation.
Lors de la préparation de l'examen, revenez sur les événements critiques, les échéances importantes ou les acquisitions de clients, et assurez-vous que vous savez comment l'employé y a contribué.
Maintenir la cohérence des examens
Pour instaurer un climat de confiance avec vos employés, essayez de ne pas déplacer la réunion une fois que vous l'avez programmée. Un examen peut être éprouvant pour les nerfs et vous ne voulez pas l'annuler à la dernière minute.
Veillez également à effectuer les évaluations suivantes après 3, 6, 9 et 12 mois, et ainsi de suite, même si vous êtes dans une période chargée. N'oubliez pas à quel point un retour d'information fréquent est crucial pour la satisfaction des employés et, par conséquent, pour l'avenir de votre entreprise !
💡 Pour d'autres conseils pratiques, consultez nos meilleures pratiques en matière d'évaluation des performances.
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Il comprend
- Des étapes claires pour les phases avant, pendant et après l'examen.
- Des espaces pour un retour d'information détaillé, couvrant les réalisations, les domaines à améliorer et les performances globales.
- La section sur la fixation des objectifs s'appuie sur les principes SMART pour plus de clarté et de réalisabilité.
- Un segment dédié au retour d'information des employés, pour s'assurer que leur voix est entendue et valorisée.
- Lignes directrices pour des opportunités d'apprentissage et de développement exploitables.
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💬 Comment procéder à un examen trimestriel individuel des performances ?
L'expression "évaluation des performances" peut parfois sembler décourageante. Un examen réussi ne doit pas nécessairement être formel !
Au contraire, une approche plus détendue peut mettre vos employés à l'aise et les encourager à s'ouvrir.
Optez pour un cadre décontracté
Éloignez-vous de la salle de réunion ou du bureau. Réalisez vos évaluations dans un environnement neutre ou plus détendu, par exemple dans un café, un parc ou au cours d'une promenade.
En changeant de décor, la conversation peut ressembler moins à une évaluation qu'à une discussion franche.
De grandes entreprises comme Spotify organisent régulièrement des "discussions autour d'un café", c'est-à-dire des entretiens informels entre les cadres et les employés autour d'un café.
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Maintenir un agenda flexible en tenant compte de l'avis des employés
S'il est important de préparer les points clés, il faut aussi faire preuve de souplesse en ce qui concerne le déroulement de la discussion. Laissez l'employé fixer certains points de l'ordre du jour ou diriger certaines parties de la conversation.
La copropriété de l'ordre du jour encouragera une discussion plutôt qu'une session de rapports.
Posez des questions ouvertes et laissez vos collaborateurs exprimer leurs idées sur les progrès, les défis et les aspirations.
Adopter un ton conversationnel
Laissez de côté le jargon et les formalités de l'entreprise pour mettre l'employé à l'aise et encourager un dialogue honnête et réciproque.
Commencez par des sujets non liés au travail, en discutant de vos centres d'intérêt ou de vos loisirs communs, afin de briser la glace et d'humaniser l'interaction.
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Mettre l'accent sur la croissance et le développement
Encadrez la conversation autour du développement et de l'évolution de carrière de l'employé plutôt qu'autour de ses performances passées.
Discutez de leurs passions, de leur vision de l'avenir et de la manière dont vous et l'organisation pouvez les aider. Peut-être même commencerez-vous à élaborer un plan de développement de carrière.
Parlez des possibilités d'apprentissage, et pas seulement de l'achèvement d'une tâche ou de la réussite d'un projet.
Considérez les victoires et les défaites comme des leçons précieuses.
Mettre en place des contrôles informels réguliers
Inscrire l'examen trimestriel dans le cadre d'un dialogue permanent. Organisez des rencontres régulières, moins structurées, pour suivre les progrès accomplis sans la pression d'un examen formel.
Grâce à ces sessions fréquentes et informelles, l'examen trimestriel proprement dit sera perçu comme une discussion naturelle et cumulative, ce qui réduira l'anxiété et la formalité.
Cisco, qui est régulièrement élu meilleur employeur, a abandonné les évaluations annuelles rétrogrades au profit d'entretiens hebdomadaires informels.
En outre, ils ont des entretiens de carrière en milieu d'année qui sont axés sur le développement professionnel.
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À ce jour, vous avez, je l'espère, remarqué la pertinence des entretiens trimestriels - et peut-être aussi leur complexité. Et s'il existait un processus d'évaluation trimestrielle des performances qui ferait le travail à votre place ?
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Voici quelques-unes des caractéristiques qui faciliteront vos examens trimestriels :
- Cycles de retour d'information automatisés: avec rappels et programmation. Effectuez la configuration une fois que vous avez intégré un nouvel employé, puis oubliez-la !
- Des analyses pour une vue d'ensemble : avec la 9box, la matrice des compétences et les profils de compétences au niveau de l'individu, de l'équipe, du département et de l'organisation, vous disposerez d'une multitude d'informations pour approfondir les capacités et le potentiel de vos collaborateurs.
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- Résumés automatisés du retour d'information : grâce aux résumés du retour d'information alimentés par l'IA, vous pouvez aider les employés à comprendre plusieurs types de retour d'information provenant d'un plus grand nombre d'évaluateurs.
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❓ FAQ
Un examen trimestriel a-t-il lieu tous les trois mois ?
Oui, une évaluation trimestrielle est organisée tous les trois mois par le directeur et l'employé.
Quelle est la différence entre un examen trimestriel et un examen annuel ?
La différence la plus évidente est la fréquence. Par ailleurs, les entretiens trimestriels ne portent généralement pas sur la rémunération. Ils peuvent être plus informels et donner lieu à des discussions plus approfondies que les entretiens annuels ne permettent pas toujours.