Comment rédiger une évaluation des performances d'un employé : 7 étapes pour réussir
Lorsqu'on s'assoit pour rédiger un bilan de performance, on assume une lourde responsabilité.
Vous pouvez vous retrouver devant un écran vide, ne sachant pas par où commencer ou comment formuler vos idées de manière efficace.
Il est particulièrement difficile de trouver l'équilibre parfait entre le retour d'information positif et la critique constructive.
Mais avec la bonne approche et les bons conseils, la rédaction d'évaluations de performances percutantes et perspicaces est à la fois réalisable et une occasion de responsabiliser les membres de votre équipe .
Ce guide vous permettra :
- Vous montre exactement comment rédiger une évaluation des performances d'un employé.
- Découvrez des stratégies et des techniques pratiques pour naviguer en toute confiance dans le processus et créer des évaluations efficaces qui favorisent la réussite des individus et de l'organisation.
🕵️♀️ Quel est l' impact des évaluations des performances des employés?
Les évaluations des performances des employés souffrent d'une mauvaise réputation.
L'étude de Workhuman révèle que 55% des employés ne pensent pas que les évaluations traditionnelles améliorent leurs performances.
Pour lutter contre ce phénomène, des entreprises comme Netflix, Adobe et Deloitte ont déjà remanié leurs processus de retour d'information pour s'aligner sur les besoins modernes. Certaines ont carrément supprimé les entretiens annuels d'évaluation.
Pourtant, des entretiens d'évaluation bien conçus peuvent avoir un impact considérable sur les employés et les organisations, et ce de plusieurs manières :
- Fournir un retour d'information structuré.
- Fixer des attentes claires.
- Offrir des possibilités de croissance et de développement.
- Favoriser l'engagement des salariés.
- Améliorer la productivité.
- Améliorer les performances globales.
💡 Conseil : Savoir comment rédiger un bilan de performance pour un employé est une partie essentielle du processus. Mais assurez-vous de disposer d'un système de gestion des performances efficace avant de commencer à rédiger.
🪜 6 étapes pour préparer l'évaluation des performances des employés
1. Comprendre la description du rôle de l'employé et les compétences requises
Familiarisez-vous avec la description du poste de votre employé et ses compétences clés.
Ce référentiel vous permettra de comprendre clairement les attentes et les responsabilités liées à leur poste.
En alignant l'examen sur ces critères, il est plus facile d'évaluer les performances de l'employé par rapport aux exigences de son poste.
➡️ Voici un modèle d'évaluation des performances basé sur les compétences que vous pouvez essayer.
2. Déterminer les objectifs de performance actuels de l'employé
Évaluez les objectifs de performance individuels de votre employé. Vous fixerez ces objectifs en :
- Les établir dans les examens de performance précédents.
- Les discuter et les réviser dans le cadre de discussions individuelles permanentes.
- Les décrire dans les grandes lignes lors de l'accueil des nouveaux arrivants (onboarding).
Évaluez si l'employé a fait des progrès significatifs dans la réalisation de ses objectifs ou notez les domaines dans lesquels il pourrait s'améliorer.
➡️ Besoin d'aide pour fixer des objectifs ? Utilisez la méthode SMART pour définir des objectifs de performance spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
3. Vérifier les données et les accords relatifs à l'évaluation des performances
Obtenez une vue d'ensemble de l'historique du feedback de l'employé en examinant les entretiens d'évaluation précédents et les accords que vous avez conclus ou qu'il a conclus avec un ancien supérieur hiérarchique.
Cette étape fournit un contexte et permet une évaluation globale de la trajectoire des performances de l'employé.
Si vous avez fixé des objectifs ou des paramètres spécifiques, évaluez les performances de l'employé par rapport à ceux-ci.
Chef des opérations Max Wesman explique comment cela fonctionne chez GoodHire:
"Décidez à l'avance avec les employés des paramètres qui seront examinés à l'avance. Cela pourrait signifier que vous convenez de vous concentrer sur l'achèvement des tâches, le respect des délais, la qualité du travail, l'empilement des compétences, la croissance et le développement de l'apprentissage, ou toute autre mesure spécifique qui vous permettra à tous deux de suivre des performances spécifiques et de mettre en évidence les points forts et les faiblesses."
➡️ Vous voulez créer un formulaire d'évaluation des performances que vos employés ne redouteront pas ? Consultez notre guide.
4. Consulter les notes de performance à mi-parcours
Quelle que soit la cadence de votre système d'évaluation formelle des performances, nous vous recommandons vivement de considérer le retour d'information comme un processus continu et de prendre des notes détaillées tout au long du cycle.
Document quelconque :
- des conversations informelles sur le développement;
- les notes relatives à la performance qui pourraient figurer dans un rapport 1:1;
- un retour d'information et des observations récurrentes.
Vos notes constitueront une ressource précieuse, vous permettant de vous référer à des cas spécifiques, à des réalisations ou à des domaines d'amélioration.
Conseil : il est essentiel de préserver la confidentialité et de veiller à ce que ces notes ne servent qu'à améliorer les performances de l'employé.
5. Demander et examiner l'auto-évaluation de l'employé
Transformez votre processus d'évaluation des performances en un dialogue à double sens (au moins) en invitant les personnes évaluées à remplir une auto-évaluation. Cette approche collaborative encourage les employés à :
- Réfléchir à leurs performances professionnelles.
- Identifier leurs forces et leurs faiblesses.
- Fournir des informations sur leur propre point de vue.
Conseil : Examinez l'auto-évaluation de l'employé et votre évaluation pour comprendre les lacunes ou les divergences.
🪞 Consultez ces neuf exemples de formulaires d'auto-évaluation des salariés.
6. Fixer des objectifs de développement lors des réunions d'évaluation des performances
L'organisation d'un entretien individuel entre l'évaluateur (le manager) et la personne évaluée (l'employé) est l'occasion de discuter ensemble des résultats de l'évaluation des performances.
Cette réunion est l'occasion de :
- Clarifier tout retour d'information.
- Répondre aux questions ou aux préoccupations.
- Fixer des objectifs de performance et de développement pour l'avenir.
L'implication de l'employé dans la définition des objectifs crée un sentiment d'appropriation et d'engagement dans son développement professionnel.
Veillez à ce que les objectifs correspondent aux aspirations professionnelles de l'employé et aux objectifs de l'organisation.
💡 7 Meilleures pratiques pour rédiger un entretien d'évaluation efficace pour vos employés
Rédigez un entretien d'évaluation qui soit en phase avec vos employés en suivant ces meilleures pratiques d'évaluation des performances. Nous avons inclus des exemples pour chacune d'entre elles afin de vous guider dans votre rédaction.
Utiliser un langage clair et objectif
Le langage utilisé dans les évaluations des performances peut influencer de manière significative la manière dont les commentaires des employés sont reçus. Utilisez un langage clair et objectif qui inclut des exemples spécifiques des comportements que vous souhaitez mettre en évidence.
Netflix est l'exemple parfait d'une entreprise qui fait cela bien, en choisissant toujours un retour d'information qui l'est :
- claire ;
- actionnable ;
- de bonne foi.
Mais Netflix n'est pas la seule entreprise à adopter ces valeurs de retour d'information.
Darryl StevensPDG de Digitech Web Design, a également partagé ses conseils avec nous :
"En évitant le jargon ou une terminologie trop technique, vous rendrez le feed-back plus accessible à votre subordonné direct. En outre, veillez à fournir des exemples concrets de réussites ou de domaines d'amélioration. Cela aidera votre subordonné direct à comprendre ce qu'il fait bien et à identifier les domaines dans lesquels il doit progresser.
Pour vous assurer que votre subordonné direct reçoit un feed-back positif, utilisez un langage à la fois direct et encourageant. Cette approche vous permet d'exprimer clairement vos attentes sans paraître trop sévère ou critique".
Voici quelques exemples clairs et objectifs de feedback que vous pouvez écrire dans vos entretiens d'évaluation.
Exemple de retour d'information positif
Vos contributions aux réunions d'équipe de ce mois-ci ont été exceptionnelles. Lors de la séance de brainstorming de la semaine dernière, votre suggestion de mettre en œuvre une nouvelle stratégie de marketing a suscité une discussion animée et inspiré des idées novatrices à l'équipe. Votre capacité à formuler clairement vos idées, même lorsque vous donnez des commentaires négatifs, a motivé vos pairs à participer activement et à travailler à la réalisation d'un objectif commun. Ces contributions ont permis à l'équipe de progresser et ont favorisé une atmosphère de collaboration et de productivité.
Exemple de retour d'information constructif
Vous n'avez pas respecté les délais prévus pour l'achèvement des tâches ce mois-ci. Par exemple, le rapport prévu pour vendredi dernier a été remis avec trois jours de retard, ce qui a entraîné des retards dans les étapes suivantes du projet. Pour aller de l'avant, il est essentiel que vous établissiez des priorités entre les tâches et que vous gériez efficacement votre temps. Essayez de demander de l'aide ou de communiquer les difficultés qui peuvent survenir afin de vous assurer que le travail est terminé dans les temps.
➡️ Découvrez d'autres exemples de feedback de performance, y compris comment fournir un feedback constructif, ce qui peut être un défi.
Adopter un état d'esprit de croissance
Leretour d'information peut être problématique, car une grande partie des détails se concentre sur ce que la personne évaluée a accompli dans le passé.
Mais dans le contexte de la rédaction des évaluations des performances, un état d'esprit de croissance vous permet de rester positif et de vous concentrer sur le potentiel des performances futures plutôt que de vous attarder sur ce qui s'est déjà passé.
Conseil : il s'agit de considérer les faiblesses comme des opportunités de développement et d'utiliser une approche ascendante pour les évaluations de performances.
Exemple d'anticipation
L'un des domaines sur lesquels vous devez vous concentrer pour améliorer vos compétences est la délégation de projets et le travail d'équipe efficace. En recherchant activement des occasions de déléguer des tâches et de collaborer avec les membres de l'équipe, vous pouvez développer vos capacités de leadership et favoriser un sentiment de responsabilité partagée au sein de l'équipe.
Je vous encourage à participer à des programmes de formation ou à des ateliers pertinents, que je partagerai dans le cadre d'une action de suivi. En outre, je vous recommande d'explorer les relations de mentorat ou de coaching au sein de l'organisation. Demander conseil à des collègues expérimentés peut offrir des perspectives et des points de vue précieux qui contribueront à votre développement professionnel. Leur expertise peut vous aider à relever les défis, à développer de nouvelles compétences et à libérer tout votre potentiel.
Pour suivre vos progrès, fixons des objectifs spécifiques et mesurables en matière de délégation de projets et de travail en équipe. Nous évaluerons régulièrement vos performances par rapport à ces objectifs afin de suivre votre évolution et d'identifier les points à améliorer.
Utiliser un langage constructif et orienté vers l'action
Les entretiens d'évaluation ne servent pas seulement à célébrer les réussites et à repérer les points à améliorer. Il s'agit de faire avancer les choses grâce à des plans d'action significatifs. L'essentiel est de fournir un retour d'information orienté vers l'action qui permette à l'employé de réaliser des progrès tangibles.
Exemple concret de retour d'information positif
Votre recherche et votre analyse pour le projet X ont produit des résultats intéressants qui nous ont permis de mieux comprendre les besoins des clients. Lorsque vous avez suggéré de mener des enquêtes pour recueillir les réactions directes des clients, nous avons obtenu des informations précieuses sur leurs préférences et leurs points faibles. Vos compétences approfondies en matière d'analyse de données nous ont également permis d'identifier les tendances émergentes et d'adapter notre approche marketing en conséquence. Les recommandations que vous avez présentées sur la base de vos conclusions ont eu un impact tangible sur la satisfaction de nos clients et ont contribué de manière significative à notre succès global. À l'avenir, je vous encourage à continuer à développer votre expertise analytique afin d'identifier de nouvelles opportunités et d'améliorer continuellement nos stratégies de marketing.
Exemple concret de retour d'information constructif
Vous n'avez pas utilisé notre système de gestion de projet de manière cohérente, ce qui a entraîné des retards dans l'exécution des tâches. Par exemple, lorsque vous vous êtes écarté de l'outil de suivi des tâches désigné et que vous avez utilisé une feuille de calcul distincte pour mettre à jour les progrès accomplis, cela a entraîné des problèmes de communication et une certaine confusion parmi les membres de l'équipe. Allons de l'avant en nous engageant à respecter les processus et les outils de gestion de projet établis. Cela permettra de maintenir la transparence, de rationaliser le flux de travail et de garantir une collaboration efficace au sein de l'équipe.
Incorporer des expériences de première main plutôt que des ouï-dire
En tant que manager, vous n'êtes peut-être pas en mesure d'assister à tous les aspects du travail quotidien de votre employé. Mais lorsque vous rédigez un rapport d'évaluation, les ragots de bureau ne doivent pas influencer votre capacité à fournir une évaluation objective. Écrivez sur ce que vous avez vu et expérimenté plutôt que de vous fier à des ouï-dire.
Cela signifie qu'il faut rechercher activement des preuves de première main pour améliorer la précision et renforcer votre examen :
- Utilisez des mesures fondées sur des données pour quantifier les performances et valider vos conclusions à l'aide d'informations nouvelles.
- Inclure des commentaires de première main de collègues ou de membres de l'équipe directement impliqués dans le projet.
- Examinez les échantillons de travail et les documents de l'employé pour mieux comprendre ses performances.
Exemple de retour d'expérience
Au cours de la période d'évaluation, je me suis fait un devoir d'observer votre travail de près. Voici quelques exemples de ce que j'ai vu et expérimenté de première main :
Projet X: J'ai été témoin de vos compétences exceptionnelles en matière de résolution de problèmes et de votre capacité à relever des défis inattendus au cours de la mise en œuvre du projet X. Votre ingéniosité et votre rapidité d'esprit nous ont permis de respecter des délais serrés et de fournir des résultats de grande qualité.
Collaboration de l'équipe: J'ai observé votre collaboration efficace avec les membres de l'équipe lors de la récente campagne de marketing. Votre volonté d'écouter, de fournir un retour d'information constructif et de soutenir vos collègues a été cruciale pour favoriser un environnement d'équipe positif et productif.
Présentation du client: J'ai assisté à la présentation aux clients, au cours de laquelle vous avez fait preuve d'excellentes compétences en matière de communication. Votre capacité à formuler des idées complexes de manière claire et concise a laissé une forte impression sur les clients. Ils ont exprimé leur satisfaction quant au niveau de professionnalisme et d'expertise dont vous avez fait preuve.
Attention aux préjugés
La partialité est une forme inconsciente de préjugé qui peut se glisser involontairement dans les évaluations des performances. Ils se présentent sous de nombreuses formes, notamment
- Le biais de récence: Les évaluateurs peuvent avoir tendance à se concentrer sur les événements les plus récents et à négliger les réalisations antérieures.
- Effet de halo: De bonnes performances dans un domaine peuvent conduire à ce que l'employé soit jugé plus favorablement dans d'autres domaines, quelles que soient les preuves.
- Biais de confirmation: Les examinateurs peuvent se concentrer sur les incidents qui confirment l'opinion qu'ils ont de l'employé plutôt que d'évaluer objectivement ses performances.
Surmontez ce problème en conservant les notes de l'employé tout au long de vos cycles de retour d'information. Ces notes vous aident à rester concentré et à fournir une évaluation complète, reflétant les performances de l'employé sur l'ensemble de la période (et non des événements ponctuels).
Exemple de notes de milieu de cycle
- Date: mm/jj/aaaa
- Employée: Jane Barnes
- Observation: A bien travaillé lors de la réunion bihebdomadaire de l'équipe marketing en écoutant les idées de ses collègues et en les améliorant.
- Amélioration suggérée : Développer les compétences en matière de prise de parole en public
➡️ Découvrez d'autres moyens de contrer les biais de rétroaction dans notre guide complet.
Reconnaître les progrès et les améliorations
La clé d'une évaluation réussie des performances est de reconnaître les progrès de l'employé au fil du temps plutôt que de se contenter d'examiner sa situation actuelle. Cela peut encourager les employés à viser plus haut et montrer que vous vous souciez de leur développement. Jack UnderwoodPDG et cofondateur de Circuit, explique comment bien faire cela lors de la rédaction d'un entretien d'évaluation :
Mentionnez : "Vous excellez dans X, et nous aimerions que cela continue". Ou encore : "Merci d'avoir augmenté vos performances de X, comme nous en avons discuté lors de votre dernier entretien. C'est un progrès impressionnant !
Mettez l'accent sur les bons comportements et soyez aussi précis que possible pour aider votre employé à se sentir reconnu pour son travail acharné. Ne laissez pas les commentaires positifs passer inaperçus, mais faites en sorte qu'ils fassent partie intégrante du processus".
Exemple concret de reconnaissance des progrès accomplis
Vous avez fait de grands progrès depuis votre dernière évaluation et je suis heureux de constater à quel point vous avez évolué. Votre capacité à gérer des tâches complexes et des responsabilités supplémentaires est particulièrement louable. Par exemple, vous vous êtes porté volontaire pour diriger la planification du projet pour le client X. Vous avez travaillé avec diligence pour garantir l'achèvement du plan dans les délais et le respect du budget. Je suis heureux de constater votre engagement à développer de nouvelles compétences et à évoluer professionnellement. À l'avenir, je suis convaincu que vous continuerez à faire preuve d'un tel dévouement et d'une telle excellence dans votre travail.
S'engager à soutenir le développement
L'analyse doit se conclure par un soutien clair en matière de développement. Ces intentions tournées vers l'avenir témoignent d'un engagement en faveur de l'épanouissement des employés et servent à les motiver.
Pour ce faire, il faut
- Proposer des ressources telles que des programmes de formation, des cours en ligne et d'autres formes de soutien pour favoriser le développement des employés.
- Fixer des objectifs de performance spécifiques pour aider les employés à suivre leurs progrès
- Indiquer comment l'employé peut utiliser ses points forts pour atteindre les objectifs fixés.
Exemple concret de soutien au développement
Je suis convaincu que vous avez le potentiel pour exceller dans votre fonction et je vous recommande les étapes suivantes pour votre développement :
Étape 1 - Amélioration des compétences: Envisagez de vous inscrire à des programmes de formation tels que "Stratégies avancées de gestion du travail" pour améliorer vos compétences en matière d'organisation des flux de travail. Ce programme est réputé pour son programme complet et son approche pratique, et je pense qu'il vous fournira les outils nécessaires pour exceller dans votre rôle.
Étape 2 - Mentorat : Je vous suggère de demander l'aide de notre directrice principale du marketing, Sarah Johnson. Sarah possède une grande expérience dans le secteur. Elle a mené avec succès de nombreuses campagnes similaires à celles auxquelles vous avez participé. Ses idées et ses conseils seront précieux pour affiner votre réflexion stratégique et élever votre expertise en matière de marketing au niveau supérieur.
Étape 3 - Fixation des objectifs : J'aimerais travailler avec vous pour fixer des objectifs clairs et mesurables afin de faciliter votre croissance continue. Par exemple, vous pourriez chercher à augmenter votre taux de conversion de 10 % au cours du prochain trimestre ou à terminer nos programmes de certification interne en marketing numérique en deux périodes de cycle. Ces objectifs vous donneront une orientation claire et une mesure tangible des progrès accomplis alors que vous continuez à exceller dans votre rôle.
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