Modèle de plan d'accueil pour les nouveaux employés : Créez un programme d'accueil que vos nouveaux employés vont adorer
Saviez-vous que 88% des employés estiment que leur entreprise ne fait pas un bon travail dans le cadre du processus d'intégration ?
Et qu'une expérience d'intégration positive augmente de 69 % la probabilité que les employés restent dans l'entreprise pendant trois ans ?
Conclusion : vous avez besoin d'un processus d'intégration solide pour ne pas perdre vos employés au profit de vos concurrents.
Un processus d'intégration solide est une pierre angulaire souvent négligée sur la voie de la réussite d'une entreprise. Outre le fait qu'il favorise la fidélisation des employés, il a également des répercussions positives sur la productivité.
Cet article vous guidera dans la mise en place d'un processus d'intégration des employés réussi.
Vous repartirez avec une liste de contrôle prête à l'emploi pour l'intégration des employés.
📄 Qu'est-ce qu'un plan d'intégration ?
Un plan d'intégration décrit les étapes de l'intégration d'un nouveau salarié. L'ensemble du processus peut durer de quelques mois à un an.
Nous suggérons d'utiliser un plan de 90 jours pour aider vos nouveaux employés à gagner en confiance et à se sentir prêts à travailler de manière indépendante - et à tout casser dans leurs nouvelles fonctions !
Idéalement, le plan d'intégration commence avant le premier jour de travail de l'employé afin qu'il se sente le bienvenu et qu'il se calme.
📊 Pourquoi avez-vous besoin d'un plan d'intégration ?
Si un nouvel employé entrait en fonction demain, sauriez-vous comment l'intégrer au mieux ?
Un processus d'accueil réfléchi est nécessaire pour que votre entreprise atteigne les 12 % d'entreprises les plus performantes en matière d'accueil. Et ce processus comprend un certain nombre d'étapes : l'intégration préalable comprend à elle seule plus de 75 tâches chez Twitter.
Avec un plan d'intégration détaillé en place, vous n'avez pas à vous inquiéter.
Gagnez du temps en l'automatisant !
Même si vous êtes très occupé par les délais et les réunions avec les parties prenantes, il vous suffit de quelques clics pour offrir à vos nouveaux employés une excellente expérience d'intégration - encore et encore. Vous aurez l'impression d'avoir passé des heures à préparer leur arrivée (ne vous inquiétez pas, votre secret est bien gardé !).
Le processus étant très complexe et impliquant de nombreuses parties prenantes, il est primordial de suivre chaque étape.
En plus d'informer le nouvel employé de l'ordre du jour, vous devez vous assurer que chaque personne participant à l'opération - le manager, le chef d'équipe et le mentor - sait exactement ce que vous attendez d'elle et à quel moment.
Un processus d'intégration sans heurts aide vos nouveaux employés :
- Se sentir bienvenu et inclus dès le premier jour.
- Soyez plus rapide.
- Comprendre les attentes.
- Suivez leurs objectifs et leur rythme.
- Ils apprennent tout ce dont ils ont besoin et renforcent leurs nouvelles compétences.
- Comprendre la culture et les valeurs de l'entreprise et s'y aligner.
En outre, cela permet d'éviter les pièges les plus fréquents de la part de l'employeur, tels que l'oubli de commander un nouvel ordinateur portable ou de demander l'accès au logiciel approprié.
📝 Exemple de plan d'intégration et de liste de contrôle modifiable
Voici notre suggestion de plan complet à inclure dans vos programmes d'intégration.
Téléchargez notre liste de contrôle pour les nouveaux embauchés et notre exemple de plan d'intégration pour les nouveaux employés afin de créer facilement votre processus d'intégration personnalisé.
En règle générale, chaque activité est liée à l'un des cinq C de l'intégration.
Conseil : si vous modifiez le modèle de liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants, vérifiez que la tâche relève d'au moins un des cinq C : conformité, clarification, culture, connexion et vérification.
Préparation
Documents
- Envoyer les documents nécessaires à la signature.
- Assurez-vous que les documents ont été signés.
Accès et matériel
- Commander du matériel (par exemple, ordinateur portable, téléphone, tablette - et équipement de bureau le cas échéant).
- Préparer les comptes et les droits d'accès.
- Préparer les autres actifs.
Préparation de l'équipe
- Prévenez vos collègues et organisez des réunions. Idéalement, vous devriez fixer un rendez-vous avec chaque membre de l'équipe au cours de la semaine d'introduction.
- Les réunions d'introduction sont essentielles pour les équipes distribuées qui manquent de discussions spontanées à la pause-café.
- Réservez du temps dans votre calendrier. Vous voudrez organiser une réunion de bienvenue avec votre nouvel employé au cours de sa première journée et réserver du temps pour des rencontres rapides au cours de sa première semaine.
S'assurer que le contenu est à jour
- Planifiez la première semaine - Décrivez tous les cours de formation et les tâches à accomplir par votre recrue.
- Rassemblez les documents relatifs à la culture de l'entreprise. N'oubliez pas d'inclure les vidéos d'intégration.
- Présentez les départements clés. Présentez les principales parties prenantes à votre nouvel employé : le chef de service, les chefs d'équipe, le mentor/coach et (facultatif) le PDG/directeur.
- Produit et paysage - Concentrez-vous sur les réponses aux questions suivantes :
✔️ Quels sont vos produits et services ?
✔️ Quelle est la position concurrentielle de votre entreprise sur le marché ?
✔️ Quelle est la mission de votre entreprise et de vos produits ?
✔️What est la marque de votre marché ?
- Politiques internes, y compris la politique de travail hybride - En période post-pandémique, de nombreuses entreprises proposent des modalités de travail flexibles permettant au personnel de travailler une partie de leurs heures à domicile. Veillez à clarifier votre politique en matière de travail à domicile.
➡️ Consultez notre modèle de politique de travail à domicile : Une structure simple et les meilleures pratiques pour votre politique hybride ou de travail à domicile.
- Mettre à jour la documentation relative à la conformité (si nécessaire).
- Rassembler le contenu spécifique au rôle.
- Veillez à inclure une formation à la protection de la vie privée et des données. Prévoyez une personne de contact : À qui le nouvel employé s'adressera-t-il en cas de problèmes techniques ?
➡️ Contrôlez la conformité avec le modèle de formation à la sécurité des données prêt à l'emploi de Zavvy. Il couvre des sujets tels que le phishing, la gestion des mots de passe, le GDPR, et plus encore.
Pré-embarquement
Un onboarding réussi commence par un preboarding.
Envoyer un colis de bienvenue
- L'envoi d'un dossier de bienvenue jette les bases de la satisfaction des employés dès le premier jour.
- Outre le ménage et les informations essentielles, vous pouvez inclure des éléments supplémentaires tels que des produits dérivés de l'entreprise, des coupons-repas ou même un bouquet de fleurs.
Envoyer un message de bienvenue
- Parlez de la culture, de l'équipe et des avantages - Cela permet à votre nouvel employé d'être impatient de commencer !
- Prévisualiser le programme du premier jour - Avoir une image mentale de ce qui les attend le premier jour permet d'atténuer le stress et l'anxiété.
- Indiquez la date, l'heure et le lieu de prise de fonction - Même si vous l'avez déjà mentionné. Votre nouvel employé a beaucoup de choses à gérer. Peut-être a-t-il également déménagé pour ce poste, alors rendez-lui la vie aussi facile que possible !
- Proposez de répondre à toutes les questions.
Créer des relations
- Encourager le travail en réseau - En fonction de sa personnalité, votre nouvel employé peut se sentir plus ou moins obligé d'entrer en contact avec d'autres personnes.
- Les nouveaux employés peuvent souffrir du syndrome de l'imposteur et penser qu'ils doivent faire leurs preuves avant d'entrer en contact avec d'autres personnes. Faites-leur savoir que leur opinion est appréciée dès le premier jour et cherchez des moyens de les faire participer à des événements de réseautage.
Jour 1
Organiser une réception mémorable
Vous n'avez qu'une seule chance de faire une première impression, alors faites en sorte qu'elle soit bonne !
- Célébrez l'événement avec un message de présentation de l'équipe.
- Dites bonjour en personne (ou lors d'un appel).
- Organisez un déjeuner (virtuel).
- Encouragez les moyens de partager sur les médias sociaux - Laissez les membres de l'équipe partager les nouvelles excitantes de votre nouveau membre sur Twitter ou LinkedIn.
- Partager sur les réseaux internes et la lettre d'information - Si vous utilisez un réseau interne, accueillez votre nouvel employé en lui adressant un message d'appréciation. Vous pouvez y inclure des détails sur son rôle et son parcours et dire à quel point vous êtes heureux de l'avoir parmi vous.
Conseil : encouragez les membres de l'équipe à réagir au message et à exprimer leur enthousiasme.
Distribuer l'accès à
- Carte d'accès / ID / Clé ;
- Matériel ;
- Outils.
Les mettre sur la bonne voie
- Présentation des objectifs et des projets de l'entreprise - Accent mis sur les objectifs trimestriels et annuels et sur les principaux projets/produits en cours.
- Présenter les indicateurs clés de performance de l'entreprise et le paysage concurrentiel. N'oubliez pas que vous pouvez déléguer ces tâches aux membres de votre équipe, même aux plus jeunes. Ils se sentiront appréciés et comblés lorsqu'on leur demandera d'enseigner à un nouvel employé.
- Présentation des services et des processus - Même si votre recrue vient d'une entreprise ou d'un poste similaire, le flux de travail peut avoir été très différent.
- Veillez à couvrir les routines de communication - quelle est la hiérarchie ? Quel type de support de messagerie convient à quel type de message ? Certaines communications sont plus efficaces par courrier électronique, tandis que d'autres sont plus fluides par le biais de chats directs tels que Slack.
Onboarding buddy
- Présentez-les à leur compagnon d'intégration (et préparez-les tous les deux). Le rôle du binôme d'intégration est plus informel que celui du chef d'équipe. Il s'agit d'une personne qui n'est pas en mesure d'évaluer les performances, mais plutôt d'un point de contact pour toute question. Au début, il peut sembler moins intimidant de parler à un collègue plutôt qu'à un supérieur hiérarchique.
Conseil : dans l'idéal, le compagnon d'intégration incarne les valeurs de l'entreprise et connaît le rôle de votre nouvel employé.
Semaine 1
Formalités
- Faites-leur signer les politiques de conformité.
Clarté
- Premières conversations 1:1 - Commencer un nouvel emploi peut être accablant. Précisez donc à votre nouvel employé qu'il peut s'adresser à vous s'il a des questions. Des prises de température régulières sont essentielles au cours du processus d'intégration.
Socialisation
- Veillez à ce qu'il assiste à toutes les réunions pertinentes. Vous ne voulez pas entendre "quelle réunion ?" et découvrir que vous avez oublié d'inviter votre nouvel employé.
- Encouragez la mise en réseau. Comme indiqué précédemment, invitez votre recrue à des événements de mise en réseau internes et externes. Une rencontre sectorielle est peut-être imminente ?
Conseil : faire un effort supplémentaire peut faire la différence et transformer vos employés en promoteurs enthousiastes de votre lieu de travail. Des employés heureux se traduisent par une baisse du taux de rotation du personnel et une augmentation des recettes.
Processus
- Créer ou communiquer un plan à 30-60-90 jours.
Conseil : le plan doit être remis à votre nouvel employé dès que possible.
Productivité
- Créer une mission initiale. Les meilleurs processus d'intégration comprennent une expérience pratique le plus tôt possible.
- Proposer des ressources utiles au quotidien. Quelles sont les ressources supplémentaires pour faciliter la procédure d'apprentissage ?
Voici quelques exemples : un podcast, un cours en ligne gratuit ou même un jeu, en fonction de ce que votre employé apprend.
Appréciation
- Célébrez la première semaine avec un petit message. La première semaine est, on l'espère, passionnante et intéressante, mais elle peut aussi être intense. Il y a beaucoup de nouvelles informations à retenir et de visages à reconnaître. Votre employé peut se demander s'il a été à la hauteur de vos attentes. Un petit message d'appréciation et d'encouragement peut faire beaucoup !
30 premiers jours
Retour d'information
- Demandez un retour d'information. Utilisez une enquête d'intégration pour recueillir des informations,
- Focus sur : Comment trouvent-ils le processus jusqu'à présent ? La communication, l'enseignement et l'intégration sociale ?
- Restez ouvert et reconnaissant pour tout retour d'information - c'est une information précieuse à apporter à vos prochains embarquements.
Orientations
- Envoyez régulièrement des conseils au quotidien. Cela peut aller d'une formule Excel pratique facilitant les calculs quotidiens à la saveur la plus savoureuse de la machine à café.
- Combiner des informations pratiques et des anecdotes amusantes permet d'impliquer davantage les nouveaux embauchés.
💡 Découvrez 11 bonnes pratiques pour stimuler l'engagement des nouveaux employés.
Copain
- Contrôler le compagnon d'intégration et lui donner des conseils.
- S'assurer que tout se passe bien et, si nécessaire, donner des instructions sur la manière de procéder.
60 premiers jours
Formation aux rôles
À l'issue du premier mois, vous et votre nouvel employé devriez avoir terminé la plupart des tâches ménagères. Votre employé peut maintenant se plonger plus profondément dans ses tâches. C'est ici que la formation spécifique à la fonction occupe une place plus importante dans les tâches d'intégration.
- Développer la formation liée au rôle. Naturellement, la première semaine est essentiellement consacrée aux tâches administratives et à l'apprentissage de nouveaux systèmes et de nouvelles routines.
- Ajoutez des tâches d'introduction au travail pour rendre la formation encore plus pertinente.
Examen des objectifs
- Examinez les premiers objectifs et procédez par itération. L'intégration est une procédure délicate. Vous ne voulez pas intimider votre nouvel employé, mais vous voulez quand même lui faire connaître les attentes en matière de performances.
- Envisagez de lier chaque tâche d'intégration à un objectif. Examinez les objectifs dès le début et voyez ce qui doit être affiné.
90 premiers jours
Développement continu
Au cours du dernier mois de l'intégration, la transition entre le nouvel employé et le membre principal de l'équipe doit avoir lieu.
L'avantage d'un processus d'intégration de 90 jours est que votre employé n'aura pas l'impression d'être jeté dans le grand bain et d'être censé tout savoir.
- Assurer une transition en douceur vers le processus de développement global.
- Encouragez l'employé à créer son premier plan de croissance.
- Les contrôles réguliers et le retour d'information propres à l'intégration sont remplacés par le système standard de retour d'information et d'évaluation.
Retour d'information
- Recueillez à nouveau des informations en retour, cette fois pour l'ensemble du processus d'intégration.
Copain
- Organisez la dernière réunion avec le binôme d'intégration pour recueillir des informations sur l'utilité du programme de binôme.
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➡️ Abandonnez les listes de contrôle fastidieuses pour une expérience d'intégration dont vos employés se souviendront grâce à un flux de travail d'intégration automatisé.
➡️ Exécutez un plan d'intégration que vos nouveaux employés adoreront en mode automatique.
L'intégration des employés est un investissement dans votre personnel et, par conséquent, dans votre entreprise.
Un bon plan d'intégration doit être complet, mais il n'a pas besoin d'être compliqué du point de vue administratif.
Utilisez un outil d'automatisation pour créer une expérience d'intégration qui se démarque et fournit des informations et une intégration qui vont au-delà de ce qu'une feuille de calcul terne peut transmettre. Cela se traduira par des employés plus fidèles - et vous fera gagner du temps pour vous concentrer sur votre zone de génie. Tout le monde y gagne !
Zavvy vous permet de créer un processus d'accueil automatisé tout en offrant une expérience mémorable, avec une touche humaine. Beaucoup de nos clients apprécient la facilité d'utilisation de Zavvy, même pour les employés qui ne sont pas férus de technologie :
Le temps, c'est de l'argent - et nous sommes heureux de voir comment l'un de nos clients, Storyblok, a économisé 15 heures par semaine tout en développant son entreprise !
Imaginez ce que vous pourriez créer avec 15 heures hebdomadaires supplémentaires.
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❓FAQs
Comment puis-je utiliser le modèle de plan d'intégration ?
Vous pouvez vous en inspirer - nous vous conseillons de le modifier et de vous l'approprier. Utilisez-le comme base pour planifier votre flux de travail automatisé pour l'accueil des nouveaux arrivants.
Quelle est la durée de l'onboarding ?
Généralement de 3 à 6 mois, mais parfois une année entière. La durée du processus d'intégration dépend de facteurs tels que la complexité de la fonction et la quantité de formation nécessaire. Les ressources auxquelles vous avez accès sont également importantes. De nombreuses entreprises ont des processus d'intégration beaucoup trop courts, ce qui entraîne un manque de confiance et de productivité.
Quelles sont les phases de l'onboarding ?
Les quatre phases de l'intégration sont les suivantes
- Pré-embarquement
- Orientation des nouveaux embauchés
- Formation spécifique à un rôle
- Faciliter la transition
Que vous vous en teniez à trois mois ou à une année entière, n'oubliez pas d'inclure ces éléments dans votre processus d'intégration.