Aujourd'hui, les entreprises conçoivent des processus de recrutement réfléchis et élaborés. Il s'agit notamment d'un processus de recrutement en sept étapes et de descriptions de poste détaillées.
L'expérience du candidat, comme la plupart des organisations en conviennent, est cruciale.
Seulement voilà : une fois qu'un nouvel employé a signé, il est souvent laissé à lui-même. Et tous les efforts déployés par les RH et les recruteurs pour soigner la première impression sont anéantis - avant même le premier jour.
Ce qui leur manque : Un processus de pré-embarquement décent.
Il y a une vérité universelle dans cette affirmation :
Si vous attendez le premier jour pour engager un nouvel employé, vous avez déjà pris du retard.
L'intégration des nouveaux employés ne se limite pas à la paperasserie. Une expérience d'intégration exceptionnelle doit être attrayante, facile à comprendre et mémorable.
Pourquoi ? Selon Gallup, seuls 13 % des employés dans le monde sont engagés, alors que l'engagement des employés est l'une des principales raisons pour lesquelles ils restent au sein d'une organisation.
Cela commence bien avant. Notre guide d'embarquement vous montre comment en tirer le meilleur parti.
La signature de la lettre d'offre ne garantit pas toujours que votre nouvel employé se présentera le premier jour. En fait, un nouvel embauché sur cinq ne se présentera pas.
Et parmi ces 80 %, 4 % des employés démissionnent après leur premier jour (HBR).
L'intégration préalable est la période qui s'écoule entre l'acceptation de l'offre d'emploi par le salarié et son premier jour de travail.
Dans le cadre de ce processus, vous pouvez demander à votre nouvel employé de remplir les formulaires nécessaires et envoyer un courriel de présentation à l'ensemble de l'entreprise. Vous pouvez également aller plus loin en envoyant un dossier de bienvenue ou en organisant une réunion autour d'un café afin que votre nouveau collaborateur puisse nouer des liens avec le reste de votre équipe.
Dans la suite de cet article, nous explorerons différentes stratégies pour mettre en place un processus d'intégration efficace. Mais avant cela, il convient de comprendre la différence entre le preboarding et l'onboarding.
La ligne de démarcation entre l'onboarding et le preboarding est assez floue. Beaucoup d'entreprises les utilisent de manière interchangeable ou se concentrent uniquement sur les activités d'onboarding.
Mais même si vous disposez déjà d'un excellent processus d'onboarding (à distance) pour les nouveaux employés, il est probable que vous laissiez beaucoup de choses sur la table dans votre processus de preboarding.
Lorsqu'un candidat passe un entretien dans votre entreprise, il est naturel qu'il postule également auprès d'autres entreprises. Et lorsque le déclic se produit, vous êtes prêt à envoyer votre lettre d'offre d'emploi.
Si le candidat se sent satisfait et accompli, il y a de fortes chances qu'il reste ouvert à d'autres offres. Et curieux de savoir comment elles se comparent à la vôtre.
Certaines personnes s'enthousiasment pendant la phase d'entretien et acceptent impulsivement l'offre d'emploi.
Mais avec le temps, les doutes peuvent s'installer.
Des questions telles que
En tant qu'employeur, vous pouvez éliminer un grand nombre de ces sentiments négatifs grâce à d'autres activités de préparation à l'embauche.
Au lieu d'envoyer simplement des documents officiels à votre nouvelle recrue, essayez de faire en sorte qu'elle se sente intégrée et impliquée tout au long de la phase d'intégration.
Le recrutement est déjà un processus étendu au sein d'une organisation, qui implique de nombreuses responsabilités. La mise en place d'un pré-accueil peut ajouter des étapes supplémentaires, mais elle permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent, tout en rationalisant le processus.
Leprocessus d'intégration de votre entreprise peut inclure tout ce qui est en rapport avec le rôle et le poste du nouvel employé. Il peut s'agir de personnaliser leur uniforme, de programmer une visite des bureaux ou de les inviter à des événements organisés par l'entreprise.
Bien qu'il n'y ait pas de règles pour concevoir un processus de pré-accueil, il est toujours préférable de l'adapter aux besoins de votre organisation. En fonction du service auquel appartient le nouvel employé, vous pouvez également modifier certaines étapes.
Cependant, certaines idées sont universellement applicables à tous les départements ; en voici quelques-unes pour commencer :
Objectif principal : faire en sorte que toutes les tâches administratives soient prises en charge et que toutes les parties prenantes soient informées
Cette activité de préintégration est un processus à double facette. D'une part, il s'agit de préparer les nouveaux employés à leur nouveau rôle dans votre organisation.
Il s'agit d'envoyer des informations de première main sur la culture de l'entreprise, les avantages et les politiques qui aident à définir les attentes spécifiques à l'emploi.
D'autre part, il est tout aussi essentiel que vous prépariez vos responsables du recrutement, la personne chargée des technologies de l'information ou les fondateurs à accueillir le nouvel employé.
Il n'y a rien de pire que de commencer un nouveau travail - et ni les services informatiques ni les services administratifs ne sont préparés.
Avec Zavvy, vous pouvez envoyer des messages automatisés aux équipes informatiques ou aux collègues de l'équipe.
De cette manière, toutes les parties sont automatiquement impli quées - et tous les formulaires sont automatiquement envoyés.
Objectif principal : dissiper les insécurités et offrir de l'aide
Il s'agit généralement d'un courriel de bienvenue ou de félicitations envoyé par le responsable du recrutement, voire par les fondateurs de l'entreprise. Il peut indiquer les vêtements à porter, l'heure d'arrivée, ce qu'il faut apporter, ainsi que des invitations à des réunions de présentation, des sessions d'intégration et des déjeuners.
Cela permet d'atténuer l'anxiété du premier jour et les doutes de vos nouvelles recrues. Toutefois, il est préférable de ne pas faire l'annonce trop longtemps avant l'arrivée de votre nouveau collègue afin de vous assurer qu'elle est bien présente dans l'esprit de votre équipe.
Le ton de votre courriel doit être chaleureux et accessible. Indiquez également clairement comment poser des questions à tout moment.
Objectif principal : répondre aux questions les plus fréquemment posées dans un lieu désigné.
Le premier jour d'un nouvel emploi est plein d'anxiété - positive et négative. Pendant cette période, un peu d'information peut grandement contribuer à atténuer le stress. Elle permet d'éviter les erreurs de communication, l'ambiguïté du poste et les maladresses du premier jour.
Nous vous recommandons vivement d'élaborer une foire aux questions pour les nouveaux embauchés, qui puisse être utilisée dans tous les services. Voici nos suggestions :
Partagez une liste de FAQ sur l'accueil et l'intégration avec vos nouveaux employés avant même qu'ils n'aient à poser des questions. Plus la date d'entrée en fonction est proche, plus la démarche est efficace.
Tout n'a pas sa place dans un message de bienvenue. Il s'agit en fait de donner aux gens la possibilité de répondre eux-mêmes à leurs questions.
Objectif principal : enthousiasmer les nouveaux embauchés (et les encourager à le partager sur les médias sociaux)
Votre sac d'entreprise est l'un des nombreux avantages sur le lieu de travail qui attirera de nouveaux talents dans votre organisation.
Il n'y a pas de règle pour concevoir un dossier de bienvenue. L'important est qu'il reflète le ton, la culture et l'éthique de votre entreprise de la bonne manière.
Quelques éléments à inclure :
Si vous êtes à la recherche d'inspiration pour la conception d'un dossier de bienvenue, nous avons rassemblé pour vous 10 idées passionnantes.
Objectif principal : créer des liens sociaux et un sentiment d'appartenance
L'organisation de "happy hours" quotidiens ou de "sundowners" décontractés le vendredi est devenue la norme dans de nombreuses organisations.
Cela permet de se détendre et de nouer des contacts avec des employés d'autres services. Si votre organisation organise de tels événements, c'est toujours une bonne idée d'inviter les nouveaux employés à y participer, surtout avant de commencer.
Cela leur permettra de faire connaissance avec leurs collègues, de se familiariser avec leur espace de travail et de définir les attentes spécifiques à leur poste.
Allez plus loin et organisez une réunion informelle entre les cohortes de nouveaux employés qui commencent le même jour.
Faire connaissance avec d'autres employés dans une situation similaire leur donne une raison de se réjouir et réduit l'anxiété liée à l'entrée dans une entreprise remplie de visages inconnus.
AirBnb propose une grande sélection d'événements virtuels et sur place pour le nouvel embauché et votre équipe.
Objectif principal : briser la glace
Encouragez vos nouveaux employés à prendre le contrôle de leur première impression grâce à une vidéo d'introduction personnalisée.
Il s'agit d'un excellent moyen d'engager la conversation entre vos nouveaux employés et vos collègues actuels. Le fait d'avoir un sujet de conversation en dehors du travail rapprochera vos collaborateurs, ce qui aura un impact visible sur leur productivité.
Vous pouvez donner à l'avance à vos nouveaux employés quelques conseils/idées sur les sujets qu'ils peuvent aborder :
Voici un excellent exemple de vidéo de présentation d'un employé de Wistia, une société de logiciels de marketing vidéo :
🎥 Trouvez plus d'inspiration pour votre vidéo d'accueil parfaite ici
Objectif principal : un processus structuré visant à rendre les personnes productives et à les installer.
Enfin, vous voudrez aider vos nouveaux employés à passer sans heurts de la phase de préintégration à la phase d'intégration globale de votre organisation.
Cela permet de s'assurer que le nouvel employé n'est plus étranger à son rôle ou à la culture de votre lieu de travail. En outre, cette étape devrait établir le fait qu'il est désormais un membre de l'équipe et qu'il est préparé à son nouveau rôle.
Pour faciliter cette transition, mettez-les toujours en contact avec la personne qui supervisera le processus d'intégration. Notre liste de contrôle détaillée sur l'intégration des travailleurs à distance couvre cette étape.
Il va sans dire que la façon dont vous accueillez les recrues reflète la culture de votre organisation, sa créativité et votre engagement à les fidéliser.
L'important est de disposer d'un plan d'accueil ou d'un protocole qui puisse être adapté à tous les services.
Ce guide est un point de départ pour vous aider à structurer votre plan d'embarquement.
Toutefois, si vous souhaitez obtenir des informations approfondies sur le processus de préembarquement, voici quelques-unes de nos meilleures recommandations :
Que vous élaboriez votre plan d'intégration à partir de zéro ou que vous improvisiez un plan existant, il est toujours bon d'avoir une liste de contrôle à portée de main. Cela vous aidera à créer un plan, à comprendre les besoins de vos recrues et à déterminer comment vous pouvez mettre en œuvre le programme dans votre organisation.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons déjà rédigé une liste de contrôle préliminaire ci-dessous.
Recrutement et signature du contrat
Pré-embarquement
Enfin, la mise en place d'un processus de préintégration reproductible garantit que tous les nouveaux employés partagent la même excellence au cours de leurs premières semaines. Prenez le temps de créer un plan d'intégration formel dont vos recrues pourront bénéficier.
1er jour
Si vous souhaitez obtenir la liste de contrôle complète pour l'intégration des employés de la signature du contrat au 90e jour - la voici!
La formation préalable des nouveaux employés leur permet de garder une longueur d'avance. Cela concerne principalement les développeurs et les ingénieurs qui passent beaucoup de temps à comprendre le fonctionnement du logiciel. En se familiarisant à l'avance avec le produit, ils seront plus efficaces et plus productifs.
Des erreurs seront commises si vous mettez en œuvre un programme de pré-accueil pour la première fois. Les enquêtes sur les nouveaux embauchés vous aideront à obtenir des informations précieuses sur la manière dont vous pouvez améliorer votre processus de pré-accueil existant.
Vousne voulez pas submerger votre recrue avec trop d'informations et de paperasserie. Au lieu de cela, il suffit d'établir un calendrier organisé sur plusieurs semaines, avec les coordonnées de la personne de contact.
Dèsque votre recrue commence à travailler, montrez-lui en quoi consiste sa première semaine. Cela le préparera à son nouveau rôle et fixera des attentes claires.
Bien qu'il existe un modèle et une liste de contrôle universels pour l'accueil des nouveaux employés, il est toujours agréable de les personnaliser en fonction de la culture unique de votre entreprise. Par exemple, les modèles de Zavvy vous permettent de créer des expériences mémorables pour vos nouveaux employés, comme une promenade de bienvenue ou une tasse de café.
La rencontrepréalable (à distance ou en personne) avec le responsable du recrutement/de l'évaluation mettra le nouvel employé plus à l'aise. En outre, il n'y a plus d'incertitude liée au fait de ne pas connaître l'attitude de travail de son supérieur.
C'est l'occasion d'être aussi créatif que vous le souhaitez. Le choix vous appartient, qu'il s'agisse d'organiser des vidéos en ligne ou des cours de cuisine ponctuels. Fixez votre budget et demandez à vos recrues quels sont leurs centres d'intérêt : vous saurez quoi faire.
Unprogramme d'intégration efficace ne se limite pas à l'envoi de tous les documents et de toute la paperasserie aux nouveaux employés. Il y a de fortes chances qu'ils aient des questions ou des doutes qui leur viennent à l'esprit. Soyez donc toujours là pour les éclaircir dès que possible.
Soyezaux côtés de vos nouveaux collègues dès le jour où ils signent - et engagez-les au fil du temps avec de petites pépites d'information et d'enthousiasme.
Que cesoit pour les juniors ou les cadres de haut niveau, le trac du premier jour est bien réel. Au cours de la phase de préintégration, ils doivent savoir à quoi s'attendre, terminer toutes les tâches administratives et en apprendre davantage sur leurs collègues.
L'utilisation d'une application de préembarquement peut aider efficacement les recrues à se familiariser avec leur nouveau lieu de travail, en particulier si vous avez souvent plusieurs personnes qui commencent simultanément. De cette façon, vous pouvez à la fois créer une expérience plus riche et cohérente et gagner du temps grâce à des automatisations intelligentes.
La mise en place d'un parcours d'intégration va au-delà des responsabilités des RH. Il est essentiel d'impliquer un membre de l'équipe, le responsable correspondant ou même les fondateurs dans l'accueil des nouveaux talents au cours de leur préintégration.
Nous comprenons que s'occuper de tout cela représente beaucoup de travail, surtout lorsqu'il s'agit de faire savoir à tout le monde ce qu'il faut faire en premier lieu.
Avec Zavvy, vous pouvez facilement :
➡️ Cliquez ici pour découvrir comment cela fonctionne - et comment épater les nouveaux embauchés avec le logiciel de pré-accueil de Zavvy.
Les humains sont des êtres émotionnels. Même à l'ère du numérique, ils attendent de leur employeur une expérience de travail plus personnelle et plus humaine - et cela se produit lorsque les gens établissent des liens et ont le sentiment d'appartenir à un groupe. Le processus d'intégration de votre entreprise est la première étape de la création de liens significatifs avec vos nouveaux talents.
En mettant en place un processus d'intégration, votre nouvel employé se sentira valorisé et sera enthousiaste à l'idée de commencer son travail. En outre, vous serez en mesure de prendre en charge le processus administratif, en veillant à ce que votre nouveau talent soit prêt à assumer des responsabilités dès le premier jour.
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