5 étapes pour un système efficace de gestion des performances basé sur les compétences
La gestion des performances est plus qu'un simple examen annuel. Il s'agit d'un processus continu qui permet de cultiver le potentiel des employés et de favoriser la réussite de l'organisation.
Les attentes des salariés en matière d'évaluation des performances évoluent. Ils les considèrent comme une occasion de progresser.
Suman RudraSuman Rudra, responsable des ressources humaines avec plus de 20 ans d'expérience, explique que tout le monde veut savoir jusqu'où il peut aller et quel pourrait être son avenir dans une organisation. C'est là que les compétences entrent en jeu. Les compétences sont futuristes. En définissant à l'avance les compétences pour les différents rôles, les employés disposent d'une voie claire pour une croissance à long terme dans leur rôle actuel et dans leur prochain rôle.
Voyons comment les compétences peuvent être associées à la gestion des performances.
Cet article :
- Expliquer le concept de gestion des performances basée sur les compétences et en quoi il diffère de la gestion traditionnelle des performances.
- Proposer des étapes détaillées pour la mise en œuvre d'un système de gestion des performances basé sur les compétences.
- Discuter des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées lors de l'adoption d'un système de gestion des performances basé sur les compétences et de la manière de les éviter.
🌟 Qu'est-ce qu'un système de gestion des performances basé sur les compétences ?
Un système de gestion des performances basé sur les compétences est une approche de l'évaluation et de l'amélioration des performances des employés basée sur le développement et la démonstration d'aptitudes, de connaissances et de comportements spécifiques, connus sous le nom de compétences. Ces compétences sont liées à l'accomplissement des responsabilités professionnelles et à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Plutôt que de se concentrer sur les produits ou les résultats, ce système de gestion des performances met l'accent sur les processus et les comportements que les employés adoptent pour atteindre ces résultats. Il permet une évaluation plus holistique et plus équilibrée des performances des employés, en intégrant à la fois "ce que" les employés accomplissent et "comment" ils l'accomplissent.
Une approche de la gestion des performances basée sur les compétences :
- Favorise l'apprentissage et l'amélioration continus.
- Favorise le développement professionnel.
- Aligne les performances individuelles sur les objectifs de l'organisation.
🆚 Gestion des performances traditionnelle ou basée sur les compétences
🪜 Processus en 5 étapes pour mettre en œuvre un système de gestion des performances basé sur les compétences
1. Cartographie des compétences
La première étape consiste à commencer par cartographier les compétences pour chaque rôle. Dressez une liste de toutes les fonctions de l'organisation et définissez les compétences fonctionnelles (au niveau technique ou du domaine) et les compétences de base pour chaque fonction.
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Note : Ne considérez pas le processus de cartographie des compétences comme un exercice ponctuel.
Les compétences pour les rôles évoluent avec le temps.
En outre, de nouveaux rôles viennent s'ajouter au fil du temps, au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Ces rôles doivent également faire l'objet d'une cartographie des compétences et d'une description de poste qui s'aligne sur la cartographie.
2. Créer des parcours professionnels fondés sur les compétences
Les parcours de carrière fondés sur les compétences sont un graphique clair des compétences nécessaires pour les fonctions actuelles et futures.
Par exemple, un développeur junior devra posséder des compétences de base en matière de communication.
D'autre part, ils doivent posséder des compétences avancées en matière de gestion du temps afin de bien planifier les produits à livrer pour devenir chef d'équipe.
3. Sensibiliser les responsables et les employés
Cette étape est cruciale pour le bon fonctionnement de l'ensemble du système. Sensibiliser les employés et les responsables à :
- Les bases des cadres de compétences.
- Comment les plans de croissance sont conçus sur la base des compétences.
- Comment fonctionnent les parcours de carrière fondés sur les compétences.
- Comment évaluer sur la base des compétences.
- Comment passer de l'évaluation à l'accompagnement.
L'équipe des RH peut prendre en charge cette initiative et organiser des sessions pour mettre les employés et les managers sur la même longueur d'onde. Vous pouvez également organiser des formations complémentaires pour développer les compétences nécessaires aux managers pour coacher les employés.
4. Permettre le développement des compétences
Avant d'évaluer les employés, donnez-leur la possibilité de se développer.
Les employés peuvent avoir des entretiens individuels avec leurs responsables et définir des plans de développement de l'apprentissage basés sur les compétences.
Les deux principaux modes d'apprentissage sont les suivants :
1. Projets pratiques : Les managers peuvent assigner des tâches supplémentaires à partir des livrables réguliers ou des missions d'observation où les employés peuvent apprendre la compétence.
2. Formation : L'équipe chargée de l'apprentissage et du développement peut également proposer des programmes de formation et de développement supplémentaires (en ligne, hors ligne) pour les compétences.
5. Mettre en place un système d'évaluation des performances basé sur les compétences
Enfin, après tout le travail de base que vous avez effectué, vous pouvez lancer une évaluation basée sur les compétences.
Les conversations sont désormais davantage axées sur la croissance et pas nécessairement sur une communication descendante.
Nous recommandons vivement de recueillir un retour d'information à 360° (retour d'information de la part des pairs, des juniors et des managers) afin d'obtenir un retour d'information complet.
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😟 7 Défis à relever lors de l'adoption d'un système basé sur les compétences et comment les surmonter
Cartographie des compétences incomplète
Définir les compétences n'est pas la tâche la plus facile.
Des mots tels que compétences, aptitudes et comportements sont souvent utilisés de manière interchangeable.
La première étape consiste à définir chaque compétence associée à la fonction et à déterminer l'impact qu'elle peut avoir sur le travail.
Voici un exemple de définition et de niveaux de maîtrise d'une compétence courante : La gestion du temps.
Définition: Capacité à hiérarchiser les tâches, à respecter les délais et à utiliser le temps de manière efficace.
Niveaux de compétence :
- Basique : Peut hiérarchiser les tâches et gérer son temps.
- Intermédiaire : Peut hiérarchiser les tâches et gérer le temps de petites équipes.
- Avancé : Peut hiérarchiser les tâches et gérer le temps d'équipes plus importantes.
- Compétent : Peut optimiser le temps de l'équipe.
- Expert : peut optimiser le temps de l'organisation.
Une autre erreur commise par les organisations est de ne définir que les compétences techniques et d'ignorer les compétences de base telles que la communication, la gestion du temps, etc. Les deux sont importantes pour qu'un individu puisse donner le meilleur de lui-même.
Une cartographie incomplète crée une base faible pour la gestion des performances.
💡 Solution : Complétez votre processus de cartographie en utilisant notre guide de cartographie des compétences étape par étape. Vous obtiendrez des étapes détaillées depuis l'établissement d'une liste de rôles jusqu'à la définition des compétences pour chaque rôle.
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Difficile d'abandonner les systèmes traditionnels
Le passage des systèmes traditionnels aux systèmes basés sur les compétences prend du temps.
La transformation de l'ensemble du système nécessite des changements au niveau des processus, des outils et, surtout, de l'état d'esprit.
Il se peut également que vous rencontriez des réticences de la part des employés qui sont à l'aise avec les systèmes existants et qui ne considèrent pas ce changement comme une occasion d'évoluer.
💡 Solution: Ne vous attendez pas à ce que tout soit parfait en une seule itération. Commencez par un modèle fonctionnel au cours du premier trimestre et améliorez-le ensuite en fonction du retour d'information. Il faut du temps pour perfectionner un processus et pour que les employés s'y habituent.
Mauvaise compréhension du système
Toshi Jainresponsable des ressources humaines avec plus de 17 ans d'expérience, déclare que le plus grand problème de mise en œuvre qu'elle a observé était le manque de compréhension de la gestion des performances basée sur les compétences chez les employés.
Les managers et les membres de l'équipe peuvent être bloqués dans leur façon de faire et ne pas comprendre pourquoi ils doivent maintenant se lancer à la poursuite de cette nouvelle chose, la "compétence".
💡 Solution : Organiser régulièrement des sessions sur la gestion des compétences et les examens de performance.
Toshi Jain s'est fait un devoir d'organiser au moins une session de formation trimestrielle pour donner une vue d'ensemble des systèmes de gestion des performances dans son organisation actuelle.
Ne pas comprendre l'importance des compétences
Megan Leasherpsychologue industrielle et organisationnelle primée, affirme que les responsables des ressources humaines constatent une résistance de la part des employés, car nombre d'entre eux ne comprennent pas ce qu'est une compétence et pourquoi elle est soudainement importante.
💡 Solution : Avant de parler ou d'informer sur le système de gestion des performances, commencez par les bases. Expliquez en quoi les compétences sont importantes et comment elles sont liées aux objectifs de l'entreprise et à la croissance individuelle.
Pas d'effort actif pour développer les compétences
Matthew BrownChief People & Culture Officer chez Schoox, souligne la raison principale de la déconnexion à laquelle les employés sont confrontés lorsqu'ils adoptent ce nouveau système amélioré de gestion des performances : Il s'agit de voir les compétences une fois de temps en temps lors des recrutements/examens et de ne pas avoir de programmes d'apprentissage et de développement pour ces compétences. Comment les employés peuvent-ils être évalués sur quelque chose pour lequel ils ne travaillent pas ?
💡 Solution: Planifier un apprentissage basé sur les compétences pour les employés. Soutenir les employés avec des plans de développement et des formations pour maîtriser les compétences associées à leur rôle ou aux rôles qu'ils visent.
Passer de la notation au coaching
Le défi le plus difficile pour les managers est de passer d'une logique d'évaluation des performances à une logique de l'accompagnement des employés et de les aider à s'améliorer.
Toshi s'est exprimée sur le sujet et a déclaré que le principal problème qu'elle avait observé était que la gestion des performances était étroitement liée aux évaluations annuelles.
Tout d'abord, il est plus difficile pour les employés de s'auto-évaluer honnêtement lorsqu'ils savent que cela affecte directement leur rémunération.
En outre, les cadres sont poussés à considérer les évaluations sous le seul angle de l'évaluation et non de l'accompagnement des employés (ce qui est important pour que les évaluations de la gestion des performances basées sur les compétences fonctionnent).
La dure réalité est que de nombreux paramètres influencent les évaluations : le marché, les performances de l'entreprise, etc.
Solution : Découpler les évaluations annuelles des évaluations des performances. De toute façon, une année est assez longue pour laisser les employés sans retour d'information. Procédez à des évaluations trimestrielles des performances basées sur les compétences et maintenez une boucle de retour d'information continue.
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Lier la cartographie des compétences à l'ensemble du cycle de vie du salarié
Les entreprises ont du mal à intégrer la cartographie des compétences dans l'ensemble du cycle de vie des employés : recrutement, formation et gestion des performances.
💡Solution: Vous pouvez prendre les trois mesures suivantes :
- Commencez par utiliser le cadre de compétences pour le recrutement. Rédigez des descriptions de poste pour tous les rôles sur la base des compétences.
- Ajoutez des formations liées aux compétences à votre système de gestion de l'apprentissage.
- Enfin, une fois le travail effectué, mettez en place un système de gestion des performances basé sur les compétences.
🏆 5 Avantages de la gestion des performances basée sur les compétences
Apporte de la clarté
La gestion des performances basée sur les compétences permet tout d'abord aux employés de savoir clairement ce que l'on attend d'eux. Qu'y a-t-il de pire que de se rendre compte, à la fin de l'année, que l'on a tout fait de travers lors des évaluations des performances ?
Il permet en outre aux responsables de fixer des attentes réalistes.
"Lessystèmes fondés sur les compétences permettent de ne pas attendre d'un poisson qu'il grimpe à un arbre", explique Madiha Mouchtak, fondatrice et directrice générale d'Answer Inside.
Dans les systèmes traditionnels, il n'y a pas de normes pour fixer les objectifs, ce qui les rend subjectifs.
En revanche, dans les systèmes fondés sur les compétences, les managers savent ce qu'il faut évaluer et quels sont les objectifs des employés.
Veiller à l'élaboration de plans de croissance clairs
Grâce aux modèles de compétences, les employés savent ce qu'ils doivent faire pour évoluer dans leur rôle actuel et comment passer au niveau supérieur.
Je cite à nouveau Madiha :"Il n'y a rien de pire que de discuter d'objectifs avec son supérieur lors d'un entretien d'évaluation, d'y travailler toute l'année et de revenir l'année suivante pour se rendre compte qu'il attend quelque chose de nouveau."
Les modèles de compétences permettent aux employés de créer des plans de croissance spécifiques et réalisables.
Par exemple, un responsable marketing senior souhaitant devenir chef du marketing saura qu'il doit développer des compétences analytiques pour traiter toutes les données qu'il reçoit des différents canaux de marketing et apprendre à prendre des décisions stratégiques.
Faciliter la planification des successions
Seule une entreprise sur cinq planifie les successions comme il se doit. Lorsqu'on les interroge sur les défis à relever, les principaux sont les suivants :
- Absence de processus normalisé.
- Manque de connaissances.
- Obtenir l'adhésion des employés et des dirigeants.
Un cadre de compétences soutient la planification de la relève en améliorant la stratégie pour les rôles clés et en développant les compétences à l'avance pour ces rôles au sein de la main-d'œuvre.
Permet de meilleures évaluations
Les cadres redoutent les entretiens individuels, souvent plus que les employés.
Stuart Hearnentrepreneur dans le domaine de la technologie des ressources humaines, explique qu'une carte des compétences devient un bon outil pour mener des entretiens individuels d'évaluation des performances. Elle sert de base à la discussion et les managers disposent d'une antisèche à laquelle ils peuvent revenir pour discuter des objectifs.
Créer une organisation performante
Les compétences requises pour les emplois évoluent. Elles devraient changer de 50 % d'ici à 2027.
La cartographie régulière des compétences pour les emplois et l'évaluation des performances sur la base des compétences garantissent que vous développez les compétences des employés pour vous aider à suivre l'évolution de la demande et à éviter les lacunes en matière de compétences.
➡️ Permettre une gestion des performances basée sur les compétences avec Zavvy
Zavvy s'attaque au plus grand défi de la gestion des performances : lier les compétences à l'ensemble du cycle de vie de l'employé.
Avec Zavvy, vous pouvez :
- 🤖 Définissez facilement les compétences en fonction des niveaux et des rôles avec Zavvy AI.
- 🗺️ Créer des parcours de carrière axés sur les compétences pour que les employés sachent en toute transparence ce que l'on attend d'eux.
- 🌱 Élaborer des plans de développement pour chaque compétence.
- Attribuer des cours pour atteindre chaque compétence.
- 🔄 Réaliser des évaluations de performance basées sur les compétences pour soutenir régulièrement les employés.
📅 Réservez un appel gratuit. L'un de vos experts vous guidera tout au long du processus.
❓ FAQ
Quel est le lien entre les compétences et la gestion des performances ?
Les compétences sont des aptitudes et des comportements dont une personne a besoin pour bien faire son travail. Par exemple, un ingénieur en assurance qualité doit avoir une bonne compréhension des tests de logiciels et des compétences en matière de communication et de travail en équipe. L'amélioration des compétences propres à l'entreprise et à l'emploi a un impact positif sur les performances individuelles et, à terme, sur la constitution d'équipes performantes.
Quelle est la différence entre performance et compétence ?
Les compétences sont les aptitudes et les comportements dont un individu a besoin pour bien faire son travail. D'autre part, la performance est l'examen de la manière dont une personne a fait son travail. En d'autres termes, la compétence est l'objectif attendu et la performance est le résultat réel.
Les compétences et les indicateurs clés de performance sont-ils les mêmes ?
En termes simples, les compétences et les indicateurs de performance clés ne sont pas les mêmes. Les indicateurs clés de performance (IC P) sont souvent liés à des départements ou à l'entreprise dans son ensemble.
Par exemple, le chiffre d'affaires ou le bénéfice par employé, le taux d'utilisation et le taux moyen d'achèvement des tâches sont des ICR courants. Vous pourriez fixer des ICP pour améliorer les compétences : par exemple, améliorer les compétences en matière de négociation, comme le montre le taux de conclusion des ventes de vos représentants.
Quel est le rôle des compétences dans le développement des performances ?
La cartographie des compétences identifie les aptitudes ou les comportements dont un individu a besoin pour réussir dans son rôle. Une fois la cartographie des compétences réalisée, elle devient la base du développement des employés. Sur quoi les former et sur quoi les réviser.
Quelles sont les 5 étapes clés du processus de cartographie des compétences ?
Les cinq étapes clés du processus de cartographie des compétences sont les suivantes :
1. Dressez une liste des rôles au sein de l'organisation.
2. Trouver des compétences de base pour chaque rôle.
3. Déterminer les compétences fonctionnelles pour chaque rôle.
4. Créez un profil de compétences idéal avec une liste des compétences essentielles et fonctionnelles attendues pour chaque rôle.
5. Attribuer des compétences à tous les employés. Évaluez leur situation actuelle et les objectifs à atteindre.
Quelles sont les 6 compétences clés du management ?
Les principales compétences de base des managers sont les suivantes
1. Gestion du temps : Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer son temps et celui de l'équipe.
2. La communication : La capacité à partager efficacement des idées et à transmettre des informations à l'équipe.
3. Accepter le changement : La capacité à faire face à des demandes changeantes, à gérer l'anxiété et à mener l'équipe à travers les changements.
4. Le leadership : La capacité à soutenir la croissance des individus et à atteindre les objectifs de l'équipe.
5. Fixation d'objectifs réalistes : La capacité à fixer des objectifs réalisables pour l'équipe en fonction des exigences de l'entreprise.
6. Persuasion : La capacité à présenter efficacement ses opinions aux membres de l'équipe et à influencer leurs décisions dans le meilleur intérêt de l'entreprise.
Quel est un exemple de gestion des performances basée sur les compétences ?
L'une des plus grandes entreprises technologiques, IBM, utilise le modèle de compétences depuis des années. Le géant de la technologie définit des compétences pour différents rôles. Le principal objectif de performance des employés d'IBM est d'exceller dans ces compétences.