How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
Une étude de Manpower montre que la pénurie mondiale de talents a atteint son niveau le plus élevé depuis 16 ans, 75 % des employeurs ayant du mal à trouver les personnes dont ils ont besoin pour faire avancer leur entreprise.
Pourtant, à titre de comparaison, seuls 30 % des employeurs ont été confrontés à des défis similaires en 2009.
Par ailleurs, nous savons qu'un grand nombre d'emplois disparaîtront au cours des prochaines années, à mesure que l'automatisation et l'intelligence artificielle prendront le relais.
Selon Forbes, les robots effectueront des tâches telles que la coordination des données, la comptabilité, le service à la clientèle et l'assistance aux cadres plutôt que les humains.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles s'organiser et s'armer des compétences dont elles ont besoin pour progresser, saisir de nouvelles opportunités commerciales et rester compétitives sur le marché ? Et tout cela sans investir dans des compétences qui risquent de devenir rapidement obsolètes ?
Cela commence par une analyse des lacunes en matière de compétences.
Voyons ce que cela implique, quelles sont les meilleures pratiques et pourquoi ce processus fait partie intégrante de la réussite de l'entreprise.
🔍 D éfinition de l'analyse du déficit de compétences
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
En identifiant les lacunes dans les compétences, une entreprise peut prendre des mesures proactives pour combler ces lacunes et améliorer les performances des employés.
En règle générale, l'analyse des lacunes en matière de compétences est réalisée par l'un ou l'autre des acteurs suivants :
- Les équipes RH : Les professionnels des RH effectuent directement l'analyse.
- Responsables hiérarchiques : dans les grandes organisations, les équipes RH peuvent s'appuyer sur les responsables hiérarchiques pour collecter les données nécessaires à l'analyse.
- Évaluateurs externes: des évaluateurs externes peuvent fournir une évaluation impartiale des déficits de compétences.
En bref, un déficit de compétences mesure la différence entre l'état souhaité (DEVRAIT) et l'état actuel (EST).
Au niveau individuel, la meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser les compétences.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- La meilleure source d'information sur l'état du SI est le retour d'expérience à 360° basé sur les compétences.
Au niveau de l'équipe (ou de l'entreprise), nous vous recommandons d'examiner les résultats de votre feedback sous la forme d'une carte thermique ou d'une matrice de compétences.
Dans ce cas, plus la colonne est "rouge", plus la compétence manquante est importante, c'est-à-dire plus l'écart est grand.
📐 6 Méthodes d' analyse des déficits de compétences
Il n'y a pas de voie toute tracée pour réaliser une analyse complète des lacunes en matière de compétences. Au lieu de cela, intégrez une ou plusieurs des méthodes ci-dessous dans votre processus.
1. Les bilans de compétences
Souvent utilisés dans le cadre d'un processus de recrutement, les bilans de compétences formels évaluent les capacités, les connaissances et les compétences d'un individu dans un domaine particulier, comme les compétences mathématiques.
Les évaluations peuvent porter sur les points suivants
- des tests d'aptitude écrits ;
- des questions à choix multiples ;
- des démonstrations pratiques ;
- des échantillons de travail spécifiques à l'emploi.
L'objectif d'un bilan de compétences est d'identifier le niveau actuel de maîtrise d'une personne dans des compétences spécifiques et de comparer ce niveau aux compétences requises pour son rôle ou aux normes industrielles.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Évaluations comportementales
Une évaluation cognitivo-comportementale peut comporter des tâches telles que la réalisation d'une série d'énigmes, la résolution de problèmes mathématiques ou la réponse à des questions sur des scénarios de la vie réelle.
Il s'agit essentiellement de vérifier les compétences naturelles ou acquises qui montrent comment les employés réagissent à certaines situations dans le cadre de leur travail.
Par exemple, vos employés cèdent-ils à la pression ou restent-ils calmes et prennent-ils des décisions en connaissance de cause ?
Ce type d'évaluation permet d'évaluer des compétences telles que
- la pensée critique ;
- raisonnement ;
- mémoire ;
- la prise de décision ;
- la résolution de problèmes.
Les résultats de l'évaluation nous permettent d'interpréter les capacités cognitives d'un individu et de guider le développement de programmes de formation ciblés pour améliorer ces compétences.
3. Groupes de discussion et entretiens
L'interaction humaine peut nous en apprendre beaucoup sur les compétences d'un individu et sur les besoins de formation à l'échelle de l'entreprise.
Mais supposons que vous n'ayez pas le temps de mener des entretiens individuels avec les employés. Dans ce cas, les groupes de discussion peuvent fournir des informations sur les lacunes en matière de compétences que les méthodes fondées sur les données ne peuvent pas offrir.
Il est essentiel de s'entretenir avec des personnes issues de tous les secteurs d'activité lors d'une analyse des lacunes en matière de compétences.
Impliquer les employés, la direction et les parties prenantes pour comprendre les lacunes en matière de compétences individuelles et collectives, les attentes et les ressources disponibles.
4. Analyse des compétences liées au rôle
La clarté des rôles est essentielle à la réussite d'une organisation. L'évaluation des compétences requises pour chaque rôle est donc un excellent moyen de mesurer les lacunes en matière de compétences.
Commencez par passer en revue les tâches et responsabilités spécifiques d'un poste donné. Créez ensuite des descriptions de rôle claires et significatives pour chacune d'entre elles. À partir de là, vous saurez exactement quelles sont les compétences requises pour qu'un employé puisse remplir son rôle efficacement.
5. 360 Feedback
Un processus à 360 degrés recueille les commentaires des pairs, des responsables, des subordonnés directs et des partenaires commerciaux afin de fournir une vue d'ensemble des compétences et des performances d'un employé.
Cette approche de retour d'information multi-sources fait partie intégrante de l'identification des domaines d'amélioration et aide à créer un plan de développement personnalisé.
➡️ Consultez notre guide pour mettre en place votre propre système de rétroaction à 360°.
6. Examens des performances
L'examen des performances professionnelles d'un employé est l'occasion d'explorer les forces et les faiblesses individuelles afin d'identifier les lacunes en matière de compétences.
Directeur des personnes et de la culture, Grace Heexplique comment l'analyse des compétences va de pair avec les évaluations des performances sur TeamBuilding.com.
"Le développement de la base de compétences de notre personnel existant aide notre équipe à s'améliorer et à atteindre plus facilement ses objectifs quotidiens de travail et de carrière. J'encourage généralement nos cadres à procéder à un "audit des compétences" (examen des compétences et analyse des besoins en formation) dans le cadre du dialogue sur les performances (réunions individuelles et/ou examen annuel des performances), afin que nous puissions identifier les lacunes potentielles en matière de connaissances ou de compétences qui pourraient affecter les plans à long terme de l'entreprise ou la croissance de l'individu.
En évaluant régulièrement les connaissances et les compétences qui existent déjà au sein de notre personnel, nous pouvons contribuer au développement des carrières des employés existants et améliorer les taux de rétention tout en identifiant les compétences et l'expertise requises pour les nouveaux employés, ce qui concerne la planification de la succession pour l'équipe existante et l'acquisition de talents pour l'équipe future".
Conseil: Pour obtenir les meilleurs résultats, combinez les entretiens d'évaluation avec le feed-back à 360°. Apprenez à mettre en œuvre et à récolter les avantages des évaluations à 360° en 9 étapes faciles.
➡️ Découvrez les différences entre les évaluations de performance et le feedback continu et comment vous pouvez bénéficier de l'utilisation de ces deux types d'évaluation.
🪜 Votre guide en 7 étapes pour réussir l'analyse des écarts de compétences
Suivez ces sept étapes pour réaliser une analyse parfaite des écarts de compétences et vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos données :
Lay the foundation for your plan
Avant de vous lancer, planifiez les objectifs de votre analyse des déficits de compétences, qui repose sur une prise de décision prudente.
Envisager :
- L'étendue de l'audit du déficit de compétences: Allez-vous évaluer une équipe spécifique ou l'ensemble de votre organisation ?
- Qui effectuera l'audit: Prenez votre décision en fonction du temps et des ressources disponibles.
- Lorsque vous effectuez l'analyse: N'oubliez pas que vos résultats peuvent ne pas être valables longtemps en raison de l'évolution du secteur.
- Comment vous réagirez aux résultats : Veillez à disposer d'un plan pour combler les lacunes identifiées en matière de compétences.
- Les méthodes que vous utiliserez pour mener votre audit : Tenez compte du temps et du budget dont vous disposez.
- La manière dont vous communiquerez le processus à vos employés : Ils peuvent être préoccupés par les évaluations et les répercussions s'ils n'obtiennent pas d'excellents résultats aux tests spécifiques à leur poste.
Définir les objectifs futurs de votre organisation et les compétences requises
Dans un groupe de réflexion Sofigate réunissant des responsables des ressources humaines, l'un des scénarios prédits suggère que tous les travailleurs seront des indépendants d'ici 2030. Par conséquent, il n'y aura plus besoin de rôles spécifiques. Au lieu de cela, chaque personne apportera ses compétences à l'organisation.
Préparez-vous à cette prédiction en investissant dès maintenant dans les compétences dont votre organisation a besoin plutôt que dans les rôles de votre équipe.
Entamez des conversations internes sur les compétences, restez au fait des tendances de l'avenir du travail et dressez une liste des compétences essentielles dont votre organisation a besoin pour atteindre les principaux objectifs de l'entreprise.
➡️ Vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez les compétences non techniques indispensables au futur lieu de travail.
Réalisez votre audit de compétences
Une fois que vous avez identifié les compétences dont votre organisation a besoin, il est temps d'évaluer votre situation en dressant l'inventaire des compétences de votre main-d'œuvre actuelle.
➡️ Suivez notre processus complet, étape par étape, pour un audit complet des compétences.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Analyser les données relatives à votre déficit de compétences
Une analyse efficace des lacunes en matière de compétences comprend les éléments suivants
- A: le référentiel de vos compétences actuelles
- B : les compétences dont vous avez besoin pour être compétitif dans votre secteur et atteindre vos objectifs commerciaux.
Vous ne pouvez combler le fossé entre A et B qu'en comparant ces points de données et en comprenant les différences entre vos compétences actuelles et les compétences souhaitées ou requises.
Définir des parcours d'apprentissage pour les employés
Utilisez les réunions individuelles, les contrôles et les évaluations des performances pour communiquer vos résultats aux employés et discuter de la manière dont vous prévoyez d'utiliser votre analyse des compétences pour favoriser leur développement.
Conseil n° 1 : proposez des parcours d'apprentissage et de développement aux employés qui ont besoin d'une formation supplémentaire.
Conseil n° 2 : établissez des relations de mentorat ou d'observation pour améliorer les compétences existantes.
Conseil n° 3 : la clé est d'établir un dialogue ouvert et d'accueillir les commentaires et les idées des employés sur leur parcours professionnel.
➡️ Utilisez ces modèles de plans de formation robustes comme point de départ pour vos programmes de L&D.
Commencer à combler les lacunes
Élaborer des stratégies claires pour combler les lacunes en matière de compétences. L'objectif ?
Concentrez-vous sur les compétences qui ont le plus de sens pour votre organisation, puis donnez la priorité au comblement des lacunes le plus rapidement possible.
Quelques interventions à essayer :
- des programmes de formation et de développement ;
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- la gestion des performances.
L'allocation des ressources est au cœur de toutes ces interventions. Veillez donc à obtenir l'adhésion des parties prenantes et à disposer du temps, du budget et du personnel nécessaires à votre analyse des compétences.
Suivre et mesurer les résultats
Établir des plans d'amélioration des performances sur la base des compétences examinées afin d'aider le personnel à développer des niveaux de compétence et à atteindre des objectifs spécifiques.
Des examens réguliers permettront de s'assurer que les membres du personnel restent sur la bonne voie.
Tous les secteurs évoluent rapidement et l'analyse des pénuries de compétences n'est donc pas un exercice unique.
Au lieu de cela, intégrez dans votre calendrier annuel des vérifications régulières des compétences critiques et des audits complets.
Conseil : suivez les résultats de vos interventions, mesurez leur efficacité et procédez aux ajustements nécessaires en vue d'une future analyse des déficits de compétences.
📝 Modèle d'analyse des écarts de compétences
Suivez une approche structurée d'analyse des lacunes de compétences en téléchargeant notre modèle complet ici.
Vous gagnerez du temps, vous resterez cohérent et il vous sera facile de communiquer les résultats de votre recherche aux employés et aux parties prenantes.
🏆 8 Meilleures pratiques pour mener une analyse des lacunes en matière de compétences
Suivez les recommandations ci-dessous pour obtenir un exemple probant de la manière de mener une analyse des lacunes en matière de compétences.
1. S'attendre à des analyses régulières des lacunes en matière de compétences
Prouvez que l'apprentissage continu fait partie de la culture de votre entreprise en faisant de l'analyse des lacunes en matière de compétences une activité permanente.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Aligner l'analyse des déficits de compétences sur les objectifs de l'entreprise
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Se tenir au courant des tendances du secteur
Il y a quelques années, le mot "zoom" signifiait aller très vite quelque part, tandis que le mot "hybride" désignait un type de voiture.
Ces changements de vocabulaire illustrent la façon dont le paysage du travail et la technologie qui l'accompagne ont évolué de façon incommensurable en peu de temps.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Approfondir les compétences
Le terme "compétences" est un terme large qui englobe une variété de compétences techniques (telles que les compétences numériques et les compétences analytiques) ou de compétences non techniques (telles que l'empathie et les compétences en matière de communication).
Mais savoir quelles sont les compétences dont vous avez besoin ne doit être que le point de départ de votre analyse.
Approfondissez en identifiant le niveau de compétence idéal pour chaque compétence et celles que les employés ou les candidats possèdent.
Cette étape est une autre occasion d'utiliser les évaluations de compétences pour mesurer l'expertise spécifique dans un domaine plutôt que de compter sur les employés pour déclarer eux-mêmes leurs niveaux.
5. Établissez un ordre de priorité dans votre liste de compétences
Peu d'organisations disposent d'un budget illimité, vous devrez donc investir en priorité dans certaines compétences plutôt que dans d'autres.
Conseil : Dressez la liste des compétences les plus importantes qui vous permettront d'atteindre vos objectifs et déterminez les employés que vous devez former en priorité et qui apporteront le plus de valeur à votre entreprise.
6. Obtenir l'adhésion des principales parties prenantes
Consultez toujours les parties prenantes de l'entreprise avant, pendant et après votre analyse des lacunes en matière de compétences. La liste des parties prenantes diffère d'une entreprise à l'autre, mais elle peut inclure les éléments suivants
- les chefs d'équipe ;
- des experts en la matière ;
- la direction exécutive ;
- des pistes de recrutement.
Conseil : s'assurer que tout le monde s'engage dans le processus et est prêt à allouer des ressources en conséquence.
7. Fonder les décisions relatives aux compétences sur des données
Les données sont votre ami lorsqu'il s'agit d'analyser les lacunes en matière de compétences.
Rassemblez autant de données que possible et faites des calculs sur les employés actuels et potentiels, leurs niveaux de compétences et les besoins futurs en personnel de votre organisation.
Ensuite, quantifiez les besoins pour chaque compétence à partir de là.
Conseil : si votre intuition vous pousse à explorer le potentiel d'un autre domaine de compétences, étayez toujours vos décisions par des données concrètes.
8. Contrôler le déploiement de l'analyse des compétences
Vous êtes tenté de vous lancer tête baissée et d'analyser tout ce qui vous passe par la tête ? Au lieu de cela, abordez l'analyse de vos lacunes en matière de compétences par étapes, en commençant par le domaine qui a le plus d'impact, puis en élargissant à partir de là.
Conseil : cette approche mesurée vous permettra d'apprendre au fur et à mesure, ce qui vous fournira des informations précieuses sur la gestion du processus, le contrôle des coûts et la communication avec les employés.
👨💼 Pourquoi l'analyse des déficits de compétences est-elle importante pour les RH?
L'un des principaux objectifs des RH est de s'assurer que les employés possèdent les compétences nécessaires pour réussir dans leur travail.
Voici huit raisons essentielles pour lesquelles une analyse des lacunes en matière de compétences est déterminante pour les RH.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
Les initiatives de mise à niveau et de requalification des compétences amélioreront les compétences et l'engagement des employés, ce qui vous permettra de disposer d'un personnel plus motivé, plus satisfait de son travail et plus productif.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ Votre entreprise a-t-elle mis en place un plan de succession? Notre guide essentiel vous aidera à préparer la transmission des postes critiques.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Rappelez-vous cependant qu'il est possible de combler les lacunes en matière de compétences même si le budget dédié est serré.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Améliorez vos systèmes de gestion des performances grâce à nos meilleurs conseils.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
L'indice mondial des compétences numériques de Salesforce , qui comprend des données provenant de 19 pays, a révélé que les travailleurs ont obtenu 33 points sur 100 dans des domaines tels que les suivants :
- la préparation numérique ;
- l'accès aux ressources de L&D ;
- niveau de compétence ;
- la participation à la formation.
Une analyse des lacunes en matière de compétences encourage les équipes RH à garder un œil sur les tendances de la transformation numérique au sein de la main-d'œuvre et à surveiller les lacunes de leur entreprise.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
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ZavvyLa suite d'outils d'habilitation des employés de la Banque Scotia fera partie intégrante de votre analyse des lacunes en matière de compétences. Nous avons sélectionné ces solutions pour les intégrer à votre processus :
- 🌱 Plans de croissance: définissez la progression de carrière grâce à nos modèles personnalisables. Mettez les employés aux commandes de leur carrière et reliez les aptitudes et les compétences aux opportunités de L&D.
- 🧭 Cadres de carrière: donnez à vos employés une raison de s'engager dans la montée en compétences en définissant les rôles au sein de vos organisations et des parcours de carrière clairs entre eux.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- Logiciel de rétroaction à 360°: poursuivez les conversations sur le développement des compétences en les intégrant aux évaluations des performances et aux vérifications régulières. Utilisez les cycles à 360° pour recueillir les commentaires d'une large sélection de pairs afin de faciliter l'analyse continue des lacunes en matière de compétences.
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❓ FAQ
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.