13 HR-utmaningar som små företag står inför och hur man löser dem
Småföretagare har många roller på sig och kan ofta skjuta personalfrågor åt sidan när de jonglerar med andra ansvarsområden.
Men att ignorera personalfrågor kan få allvarliga konsekvenser.
Att ignorera personalutmaningar kan dock få allvarliga konsekvenser, bland annat hög omsättning, rättsliga påföljder och dålig moral.
I den här artikeln belyses småföretagens vanligaste HR-utmaningar och vi erbjuder praktiska lösningar för att hjälpa dig att övervinna dem .
Från att attrahera och behålla de bästa talangerna till att följa komplexa HR-bestämmelser ger vi expertråd för att hjälpa dig att få ditt lilla företag att fungera smidigt och framgångsrikt.
Oavsett om du är en erfaren småföretagare eller om du precis har börjat, kommer den här guiden att hjälpa dig att ta itu med HR-utmaningar på ett säkert sätt.
- 🧲 Attrahera talanger och hitta rätt personer till rätt jobb.
- 👩💼 Att behålla kvalificerade arbetstagare
- 🌱 Erbjuder utvecklingsmöjligheter
- 💪 Genomförande av effektiva utbildningsinitiativ
- 🚍 Brist på automatisering
- ⚖️ Genomföra en rättvis process för prestationsbedömning
- 🏝️ Håll dig uppdaterad om trenderna för personalförmåner
- 🔐 Dataintegritet och datasäkerhet
- 💼 Ge cheferna möjlighet att agera som coacher
- 🏢 Förändringshantering (och förändringsledarskap)
- 🌈 Bygga en mångfaldig och inkluderande kultur för en hybridarbetskraft
- 🧘 Fokus på välbefinnande och hälsa
- 🤹 Hantering av distansarbete och flexarbete
🤝 6 faktorer som leder till HR-utmaningar i småföretag
De flesta utmaningar på personalområdet är ett resultat av sex viktiga faktorer.
Brist på en solid kultur och fasta processer
Små företag är ofta yngre, så det saknas ofta solida processer. Detta kan leda till dåliga anställningar, högre omsättning och brist på arbetsflöden på onboarding .
Tillit till manuella processer
Många små och medelstora företag använder fortfarande 100 % manuella eller pappersbaserade processer, så de förlitar sig på kalkylblad, PDF-filer osv.
Intressant nog har 14 % av alla deltagare i en UKG-undersökning automatiserat alla HR-processer i ett enda system. I jämförelse med detta använder 15 % alla manuella processer.
"HR-avdelningar i små och medelstora företag måste inse att vägen till strategisk påverkan går via automatisering. Utan automatisering kommer HR-avdelningen för alltid att vara fastlåst i administrativa uppgifter med lågt mervärde." UKG, The State of the HR Function in Small to Mid-sized Businesses.
Liten eller ingen dedikerad HR-grupp
När du lägger ut dina HR-processer på andra än HR-personal eller när en enda HR-specialist måste hantera verksamheten under hela den anställdas livscykel kan det leda till utbrändhet, dåliga anställningsbeslut och otillräcklig personalhantering.
Brist på eller felaktigt utnyttjande av personuppgifterna
Samma UKG-undersökning visade att 29 % av HR-specialisterna är reaktiva snarare än proaktiva när det gäller personalrelaterade uppgifter. Samtidigt är det 25 % som inte använder någon personuppgift alls.
Låg budget
Små och medelstora företags begränsade budgetar begränsar också hur mycket de kan investera i sitt HR-team och sina HR-processer.
Snabba och flytande organisationer
De flesta små och medelstora företag är snabba och kräver att de anställda tar på sig flera roller. Denna snabba rytm kan öka frustrationen hos de anställda och minska produktiviteten och omsättningen.
🤯 13 utmaningar inom personalfrågor som små företag står inför
Vi diskuterar 13 utmaningar som små företag står inför på personalområdet och deras lösningar.
🧲 Attrahera talanger och hitta rätt personer till rätt jobb.
Den pandemiledda frenesi för distansarbete är en plåga för organisationer världen över. Önskan att arbeta hemifrån och på en flexibel arbetsplats gör att företag av alla storlekar konkurrerar om begåvade medarbetare, och små företag lider mest.
Ernest Bogore, grundare av NerdyJoe, delar med sig:"Ett av de största problemen för småföretagare som jag är att fylla våra lediga platser med rätt personer. Som du vet innebär småföretagande begränsade resurser, särskilt om du är en startup-företagare.
Du vill bygga upp ett team av högpresterande personer som tar ansvar och förstår hur deras beslut påverkar verksamheten. Ändå är det svårt att hitta sådana personer."
När han funderar på varför det är svårt för små företag att locka till sig talanger, lyfter han fram fyra viktiga faktorer:
"- Om du lägger ut ett jobb på LinkedIn får du bara in olämpliga kandidater: Följden blir att du får massor av ansökningar som du inte vet hur du ska behandla och att du till slut fattar fördomsfulla beslut.
- Ett CV är inte en bra indikator på en persons kulturella passform: Vissa kandidater är A-kandidater på pappret men passar inte in i praktiken. De kan till och med klara alla tester men misslyckas kapitalt när du anställer dem.
- Budgeten är också en fråga. De flesta kandidater vill ha en FAANG-lön: följden blir att man anställer nybörjare eftersom det är vad budgeten tillåter.
- Som nybliven företagare är det svårt att sätta upp en korrekt intervju- och färdighetstestprocess för att granska kandidaterna: följden blir att man anställer fel kandidat."
Här är några lösningar för att övervinna denna utmaning
Varumärkesprofilering: Varumärkesprofilering hjälper företag att driva försäljning och återkommande affärer, men också att attrahera och behålla de bästa talangerna. Nya talanger dras naturligt till företag med ett positivt arbetsgivarvarumärke. Arbetsgivaren kan trots allt ge dem en känsla av tillhörighet och stolthet. Små företag bör därför investera i varumärkesbyggande från dag ett.
Företag som Eventbrite, Chipotle och PetSmart har använt varumärkesbyggande för att locka till sig talanger av hög kvalitet.
Diversifiera din rekryteringsprocess: Investera i verktyg som hjälper dig att hitta talanger med olika bakgrund, som Vervoe.
Tips: Undvik personliga eller företagsrelaterade fördomar i din rekryteringsprocess.
Se till att teamet passar ihop: Inkludera frågor om kulturell anpassning i rekryteringsprocessen och se till att de anställda har positiva attityder. Det är lätt att utbilda människor, men det är svårt att påverka om en person är i linje med teamets värderingar eller passar in i organisationens mål.
Investera i en karriärsida: Skapa en sida där ni presenterar era mål, evenemang och kultur för att uppmuntra talanger att arbeta hos er.
🌟 Vi gillar till exempel Shopifys karriärsida.
👩💼 Att behålla kvalificerade arbetstagare
Små företag erbjuder traditionellt sett lägre ersättningar än större organisationer.
Anställda i små företag måste ofta jonglera med fler arbetsuppgifter och bördor, vilket kan leda till utbrändhet och uppmuntra den anställde att leta efter bättre jobb.
25 % av de svarande i Achiever Workforce Institute:s undersökning säger att de kommer att utforska nya organisationer som erbjuder bättre balans mellan arbete och privatliv.
Här är några lösningar för att övervinna denna utmaning.
Medlemmar i stödteamet
Natasha Maddock, medgrundare av Events Made Simple, berättar hur de behåller sina anställda. Hon säger: "Ben, vår medgrundare och evenemangschef, arbetar tillsammans med resten av teamet och transporterar utrustning och ställer upp evenemang, så det finns en känsla av kamratskap i vårt team."
Erbjuda förmåner till befintliga anställda
Att ge gåvor kan få de anställda att känna sig uppskattade och omhuldade. De kommer att vara mer benägna att arbeta med dig (och bjuda in sina vänner till företaget). De kommer också att lämna goda omdömen om ditt företag, vilket kan bidra till att locka till sig rätt talanger.
Till exempel, Scott Kimberlyägare till en advokatbyrå med fem anställda, ger sina medarbetare skräddarsydda kostymer varje år.
Erkänna bra arbete
Medarbetarnas engagemang är en viktig faktor för att behålla sina anställda.
Mer än 20 % av de anställda i Achievers-rapporten säger att deras engagemang påverkas av att deras arbete inte uppskattas tillräckligt.
Andra rekommendationer
Förbättra företagskulturen, skapa handböcker för de anställda, erbjuda en bättre kompensationsplan och lyssna på de anställdas problem och ta itu med dem.
🏆 Upptäck 25 bästa metoder för att behålla dina bästa talanger.
🌱 Erbjuder utvecklingsmöjligheter
De anställda vill ha mer än ett månatligt utbildningsbidrag.
En betydande investering i personalutveckling kan bidra till att driva på företagets tillväxt.
Om en person inte utvecklas eller klättrar på stegen mot karriärtillväxt kommer han eller hon att hitta ett annat jobb.
Men karriärutvecklingen är kanske inte lika lätt i mindre företag om de inte befinner sig i en tillväxtfas.
Men även om det inte är möjligt att göra karriärutveckling finns det fortfarande utrymme för kompetensutveckling.
Här är några lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Webbinarier och utbildningssessioner online: Webbinarier minskar utbildningskostnaderna, t.ex. för resor, lokaler och logi. Gör webbinariet interaktivt - inkludera omröstningar, dela enkäter och låt de anställda ställa frågor och ge svar.
- Aktivera mentorskap: Para ihop nyanställda med högre chefer. Cheferna bör ge professionell vägledning och erbjuda svårförtjänta insikter för att hjälpa nyanställda att prestera bättre.
- Integrera lärande och kompetensutveckling i de anställdas vardag: 85 % av L&D-experterna förväntar sig att se mer lärande på jobbet genom projekt och spelningar under de kommande åren.
🌱 Upptäck en samling tips och metoder för att förbättra personalens utveckling på ditt företag.
💪 Genomförande av effektiva utbildningsinitiativ
Enligt SHRM säger 48 % av de anställda att utbildningsmöjligheterna är viktiga när de väljer arbetsplats.
Men små företag har små budgetar och resurser, vilket leder till ett begränsat utbildningsutbud.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Satsa på högkvalitativa men billigare färdiga kurser om viktiga ämnen som cybersäkerhet, kommunikation och målsättning. Coursera och EdX är bra platser att börja på.
- Samla in synpunkter från de anställda, ta reda på vad de är intresserade av och hitta billiga kvalitetskurser eller mentorskap för dem.
🚍 Brist på automatisering
Småföretagare och chefer jonglerar med många olika uppgifter, vilket gör att automatisering ofta får stå tillbaka.
På grund av de begränsade resurserna har små företag dessutom ofta en personalavdelning bestående av en enda person. (Ibland har de inga HR-specialister alls.)
Detta team hanterar olika HR-uppgifter, från löner till rekrytering och utbildning, vilket leder till utbrändhet, lågt engagemang och missnöje bland de anställda.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Identifiera de mest krävande HR-uppgifterna - t.ex. att leta efter framstående talanger, onboarding, eller rekrytering - och börja med det.
- Ordna alla dokument på ett ställe - det kan spara huvudbry i framtiden.
- Välj rätt lösning: Välj en programvara som löser dina problem med den tillgängliga budgeten. Se till att den är enkel att använda och har potential att växa med din verksamhet.
Studier visar att automatisering kan minska de administrativa kostnaderna med 30 % för HR-personal och 49 % för arbetsgivare.
Exempel på HR-automatisering är lönehantering, hantering av närvaro och registrering av förmåner.
💬 DataGuard använder Zavvy för att automatisera sin komplexa process onboarding , utbildning och kunskapsdelning.
⚖️ Genomföra en rättvis process för prestationsbedömning
Prestationsbedömningar hjälper till att analysera de anställdas prestationer. Det hjälper också till att motivera befordringar och belöningar.
Men om ditt lilla företag bara har en handfull anställda kan det vara en utmaning att skapa och följa komplexa byråkratiska rutiner för att utvärdera anställda.
Men prestationsstyrningssystem har potential att bli effektivare, mer strukturerade och mer målinriktade, vilket ger långtgående fördelar.
Och det är något som ditt lilla företag definitivt kommer att dra nytta av.
En annan utmaning är att chefer i små företag kanske saknar utbildning för att ge empatibaserade recensioner till anställda.
Här är några möjliga lösningar för att lösa denna komplexa utmaning.
- Skapa ett internt dokument med bästa praxis för ledare och chefer som ger utvärderingar. Att ge en effektiv bedömning kräver både lednings- och kommunikationsförmåga för att lämna en positiv upplevelse för båda parter.
Några tips som du kan ta med är:
#1 Cheferna bör förbereda sig i god tid före mötet.
#2 Se till att ditt företag har en dokumenterad process för prestationsbedömning. Var tydlig med intentioner, önskade resultat och nyckelområden som du vill utvärdera den anställde på.
#3 Dina chefer bör vara empatiska från början. De bör visa dina medarbetare var de har gjort bra ifrån sig och på vilka områden de släpar efter.
- Diskutera företagets mål och låt medarbetarna sätta upp utvecklingsmål för sig själva.
- Om du till exempel utfärdar en plan för förbättring av prestationen, ska du tydligt definiera de områden som behöver förbättras och tillhandahålla resurser för att stödja den anställde.
- Skapa en kultur av öppen kommunikation och feedback som en tvåvägskonversation.
Om prestationsstyrning är helt nytt för dina medarbetare och ledare måste alla vara överens om att stödja ditt nya tillvägagångssätt. Zavvy förenklar denna anpassning genom att erbjuda utbildningsresor.
🏝️ Håll dig uppdaterad om trenderna för personalförmåner
MetLife visar att 55 % av småföretagarna anser att deras personalförmåner är viktigare efter en pandemi.
Men småföretagare arbetar med en liten budget. Därför försummar de ofta förmånspaket. De är också mindre benägna att ge de anställda ledigt på grund av sin begränsade personalstyrka.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Skapa en enkät om förmåner. Var kreativ och låt dina anställda ange vad de vill ha. Erbjud förmåner som måltider på jobbet, sjukförsäkring, flexibla arbetstider och betald ledighet. Fråga dem hur du kan vara en bra arbetsgivare på lågstressiga dagar.
- Sätt upp tydliga normer: Låt dem veta när de inte kan vara berättigade till vissa förmåner. Deltidsanställda medlemmar har till exempel inte rätt till betald ledighet.
📈 Är du intresserad av att ta del av de senaste trenderna inom förmåner för anställda? Då har vi resursen för dig, där vi täckte 12 trender inom förmåner för anställda.
🔐 Dataintegritet och datasäkerhet
Många småföretagare tror att de inte är attraktiva för cyberbrottslingar. Därför avsätter de bara en del av sin budget för dataskydd och datasäkerhet.
Tyvärr gör denna felaktiga prioritering dem sårbara för hackare och orsakar problem påcompliance .
Verizons rapport om utredningar av dataintrång visar att 46 % av alla dataintrång drabbade företag med färre än 1 000 anställda.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Be de anställda att installera grundläggande säkerhetsprogram - antivirusprogram. Installera även kryptering och system för säkerhetskopiering av data (t.ex. säkerhetskopieringsprogram för VMware från NAKIVO). Se till att programmen uppdateras regelbundet.
- Implementera ett MFA-program (Multifactor Application Program) - som låter användarna ange en unik kod när de vill logga in.
- Utbilda de anställda i hur hackare kan komma åt företagets information och hur de kan skydda sig mot dem. Låt dem förstå grundläggande cyberattacker som DDos, APT, Phishing, lösenordsattacker och Ransomware.
- Inskriv dem i utbildning om datasäkerhet som omfattar viktiga ämnen som
🔐 Använd vår kostnadsfria mall för utbildning i datasäkerhet för att komma igång.
💼 Ge cheferna möjlighet att agera som coacher
I en liten organisation där alla har flera olika uppgifter är det också viktigt att ha chefer som kan fungera som coacher eftersom det ökar produktiviteten och engagemanget.
Enligt Gallup kan bra chefer öka medarbetarnas engagemang med 70 %.
För att bli framgångsrika ledare måste cheferna behärska konsten att motivera sitt team och agera som coacher.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Se till att dina högre chefer stöder nya chefer. Investera i deras personliga utveckling eftersom den påverkar företagets tillväxt.
- Se regelbundet över företagets mål och se till att compliance.
- Ställ tydliga förväntningar på de anställda och ge konstruktiv feedback.
- Lär dig att identifiera varje medarbetares unika talanger och styrkor och bygga vidare på deras svagheter.
💼 Vi utformade ett mikrocoachingprogram där chefer regelbundet kan lära sig mer om ledarskapstekniker. Du kan prova det gratis.
🏢 Förändringshantering (och förändringsledarskap)
De flesta småföretagare har en dålig förståelse för förändringshantering.
Steven Kohnke, tidigare utbildningschef på Prosci, säger att när han frågar småföretagare om förändringshantering är det typiska svaret: "Det handlar väl om att hantera förändringar i verksamheten?".
Förändringshantering säkerställer att dina medarbetare är engagerade och motiverade att ge sitt bästa även under förändringar och osäkerhet.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Investera i ledarnas utbildning i förändringshantering - förändring börjar uppifrån.
- Få medarbetarna att köpa in förändringen - att bygga upp en ny kultur och införa nya färdigheter kommer inte att lyckas om inte medarbetarna deltar i förändringen.
- Kommunicera förändringen till de anställda - visa dem syftet och fördelarna med förändringen, förbered en handlingsplan och hur de kan delta i processen. Använd appar för att dela status och framsteg dagligen eller veckovis.
💪 Använd vår utbildning i förändringsledarskap för snabbare resultat.
🌈 Bygga en mångfaldig och inkluderande kultur för en hybridarbetskraft
Förutom otillräckliga medel och resurser har små företag svårt att genomföra DEI (mångfald, jämlikhet och inkludering) på grund av sin struktur. Små företag saknar ofta kunskap om var de ska börja med att införa en mångfaldig eller inkluderande arbetsplats. De har inte heller budget för att anställa en chef för mångfaldsansvarig.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Ge cheferna kontinuerligt stöd - erbjud DEI-utbildning och fortbildning så att de kan prestera på topp och genomföra framgångsrika DEI-initiativ i hela organisationen.
- Skapa konkreta riktlinjer som gör det möjligt att integrera DEI i de dagliga samtalen. Dessa riktlinjer kan omfatta rutinrutiner för bemanning, ledarskap, utnämning av chefer osv.
- Ta itu med fördomar som hindrar integration och vidta meningsfulla åtgärder för att se till att anställda med olika bakgrund och kön behandlas rättvist.
🌈 Lär dig hur du främjar mångfald, jämlikhet och integration på arbetsplatsen.
🧘 Fokus på välbefinnande och hälsa
I små företag är arbetsbördan hög för varje anställd, vilket oftast leder till utbrändhet. Och på grund av den lilla arbetsstyrkan i startupföretag påverkar oförutsägbara arbetstider de anställdas psykiska hälsa eller leder till utbrändhet.
När Gallup frågade de anställda vad de skulle prioritera när de arbetar med en annan organisation var lön och välbefinnande i topp.
61 % vill ha balans mellan arbete och privatliv - devill kunna välja när, var och hur de vill utföra sina jobb.
Här är några lösningar för att övervinna denna utmaning.
- Istället för att erbjuda sjukförsäkringar bör du bygga upp en kultur av total hälsa - undvik att låta de anställda arbeta orimligt många timmar och ge dem sjuk- och föräldraledighet.
- Ledare bör föregå med gott exempel - skicka inte meddelanden till de anställda klockan 4 på morgonen och be dem om orimliga datum för att lämna in uppgifter, utan be dem gå hem till familjen vid lämpliga tidpunkter.
- Skapa en miljö som stödjer hälsosamma levnadsvanor - inför lagar mot rökning och öl på arbetsplatsen och ordna med hälsosamma kosttillskott till lunchen.
- Bygga upp en sund kultur genom att:
-> Kontrollera de anställda regelbundet.
-> Uppmuntra de anställda att ta pauser när de känner sig trötta.
-> Ge möjligheter att knyta kontakter med kollegor utanför arbetet.
-> Att hålla utkik efter dåliga hälsovårdsmetoder och varna för dem.
🧘 Dela vårt program för ökat välbefinnande med ditt team.
🤹 Hantering av distansarbete och flexarbete
Att erbjuda personalförmåner är ett problem för små företag som anställer distansanställda, eftersom den anställdes plats avgör arbetsplatspolicyn. Dessutom kan onboarding anställda till appar ta flera veckor för mindre företag jämfört med större företag med bättre arbetsflöden.
Dessutom är det ofta svårt att få nyanställda att komma igång. Det är till exempel alltid en stor utmaning för personal- och IT-teamen att skicka företagets fysiska verktyg, som bärbara datorer, till nyanställda, särskilt när de nyanställda befinner sig i ett annat land.
Här är några möjliga lösningar för att övervinna denna utmaning:
- Använd bra appar för hantering för att effektivisera din erfarenhet av fjärrstyrning på onboarding .
- Erbjuda flexibla arbetstider. Var öppen för att justera arbetsflödet så länge som de anställda utför uppgiften med den kvalitet som krävs.
💼 Lär dig hur du blir en bra ledare på distans, övervinner utmaningar och inspirerar ditt team.
➡️ Zavvy gör det möjligt för små företag och deras personal att
Zavvy är en holistisk HR-lösning för småföretagare som tar itu med sina HR-utmaningar och möjliggör en nöjd, engagerad och produktiv personalstyrka:
- 💪 Med vår utbildningslösning hjälper du dina anställda att få de färdigheter och kunskaper de behöver för att lyckas i sina roller och bidra till organisationens mål. Det finns en stor samling externa utbildningsresurser. Du kan också bädda in dina interna utbildningsresurser.
- 🚀 Med våra arbetsflöden på onboarding kan du automatisera allt från förberedelser och utbildning av nya medarbetare till utvärderingar av provanställningsperioder och målsättning.
- 📈 Med resultatbedömningar kan du koppla de anställdas mål till de större organisationsmålen.
- 🔁 Med automatiserade 360-graders feedbackcykler kan du dela med dig av regelbunden feedback för att se till att medarbetarna uppfyller förväntningarna i sina roller och arbetar mot organisationens mål.
- 🧭 Med karriärramar kan du skapa och kommunicera karriärvägar för alla på ett öppet sätt så att alla vet hur de kan växa i takt med att företaget växer.
- 🌱 Med våra tillväxtplaner kan du kombinera mål och faktiska utvecklingsåtgärder.
- 👩💻 Med enkätbyggaren kan du kontinuerligt mäta välbefinnande, engagemang på distans med mera.
Utveckla din personal och ditt företag med Zavvy. Kom igång med en kostnadsfri demo och konsultation med vårt team.