Så håller du ett möte i slutet av året som dina medarbetare kommer att älska
Årets sista möte närmar sig! Vad ska du göra för att avsluta året på ett positivt sätt och ändå inte släppa några utmaningar?
I den här guiden får du lära dig allt du behöver för att hålla ett lyckat möte i slutet av året.
Fokus kommer att ligga på enskilda möten - men vi avslutar med inspiration för teammöten. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att känna dig säkrare på att leda ett enskilt möte i slutet av året och få idéer till en festlig avslutning på ditt teammöte.
💬 Vad är ett möte i slutet av året?
Ett bokslutsmöte är en sammankomst , vanligtvis ledd av organisationsledare eller avdelningschefer, som äger rum i slutet av verksamhetsåret. Syftet med mötet är att gå igenom årets prestationer, utmaningar och lärdomar.
Det är också en tid att:
- Erkänna personalens bidrag.
- Fira framgångar.
- Diskutera mål, förväntningar och strategier för det kommande året.
Ett möte i slutet av året är ett tillfälle för en chef och deras direktrapporterande medarbetare att reflektera över vad som gick bra och vad de kan förbättra.
I dagens snabba värld stannar vi sällan upp för att utvärdera hur saker och ting går. Ändå är det avgörande för varaktig framgång!
Även om konstruktiv kritik är viktigt, är det lika viktigt att ta vara på det som går bra. När vi uppskattar det som fungerar får vi mer av det.
Dessutom är anställda som känner sig uppskattade och bekräftade för sina insatser mer benägna att stanna kvar inom organisationen - så att visa uppskattning påverkar också ekonomin positivt!
Observera att mötet i slutet av året inte är samma sak som möte för utvecklingssamtal. Detta möte har en mer informell ton och är tänkt att vara en öppen och ärlig diskussion av mer fritt flödande karaktär.
Det handlar inte om prestation, utan om människor: syftet är att stärka relationen mellan den anställde och dennes direktrapporterande chef.
💡 Ett tips innan vi dyker in: Skicka en mötesagenda före mötet med de frågor du kommer att ta upp. Det hjälper dig att lugna nerverna och få ut mesta möjliga av mötet: du kan förvänta dig att dina medarbetare kommer förberedda.
🕵️♀️ Vad är syftet med ett möte i slutet av året?
Reflektera över det gångna året
Vad gick bra?
Vad kan förbättras?
Slutmötet är ett tillfälle för medarbetaren att uttrycka sig utanför den ganska begränsande "skalan 1-10" i prestationsbedömningar. Det ger utrymme för medarbetaren att uttrycka sig i mer subjektiva termer och dela med sig av sina känslor kring sin utveckling, teamet och företagskulturen.
Du kan titta på våra frågor för utvecklingssamtal som inspiration till mötet. Dessa kan användas i utvecklingssamtal, där medarbetare kan dela med sig av sina ambitioner till sina chefer.
Bokslutsmötet är en lättare version av ett utvecklingssamtal, som inte är avsett att täcka alla frågor.
Diskutera tillväxt- och utvecklingsmål
Vad är den anställde mest entusiastisk över när det gäller karriärutveckling och utveckling?
Finns det några specifika färdigheter som de ser fram emot att utveckla?
Hur kan du, som teamledare eller chef, hjälpa dem att utveckla dessa färdigheter? (Naturligtvis måste detta bedömas utifrån kraven i deras nuvarande roll).
Om det inte finns någon överensstämmelse mellan medarbetarens önskemål och vad som krävs för rollen, kan det vara en bra idé att överväga alternativa befattningar.
Du vill också täcka in utvecklingsmålen mer exakt. Utvecklingsmål fokuserar vanligtvis på att bygga upp specifika kompetenser. Helst ska de motivera dina anställda att göra ett bättre jobb.
💡 Observera att utvecklingsmål kan vara bredare och mindre specifika än prestationsmål.
Ett exempel på det första är "utveckla en stark kommunikationsförmåga", medan det andra kan vara "få 100 konverteringar per månad genom e-postmarknadsföring".
Erkännande av prestationer
Erkännande är en av de viktigaste faktorerna för medarbetarnas motivation och tillfredsställelse.
Beröm din medarbetare för vad hen gjorde bra. Kom också ihåg att alla blir motiverade av olika saker!
Bonuspoäng för att du känner dina medarbetare tillräckligt väl för att förstå vilken typ av erkännande som motiverar dem. Vissa människor trivs när deras intellektuella färdigheter värdesätts, medan andra uppskattas för sina sociala färdigheter eller samarbetsförmåga.
💡 Tips: Om du vill ha fler idéer för medarbetarigenkänning, kolla in vår guide!
Diskutera utmaningar
Vilka hinder mötte medarbetaren under året, och varför?
Vad kan du göra för att förhindra att dessa problem upprepas nästa år?
Planera för det kommande året
Fundera tillsammans med din medarbetare: vad skulle du vilja se tillbaka på om ett år?
Vilka prestationer vill du ha med på din lista?
Vilka färdigheter vill du ha? Vill du bli befordrad till en annan roll?
💡 Tips: Börja där din medarbetare vill vara om ett år och ta sedan fram de steg som behövs för att skapa en utvecklingsplan.
Åtgärderna bör anpassas till utvecklingsmålen men måste vara prestationsrelaterade och tidsbestämda.
🏆 De 4 bästa metoderna för personalmöten i slutet av året
Diskutera lärdomar som dragits under året
Vilka var de viktigaste lärdomarna från det gångna året?
Behöver din medarbetare stöd med att lära sig en ny färdighet, teknik eller något annat för att undvika att stöta på samma problem?
Eller behöver ni rekrytera ytterligare resurser?
Ju mer dina medarbetare tar för vana att reflektera över sina lärdomar, desto snabbare kommer de att integrera dem och undvika att upprepa samma misstag.
Diskutera mål för det kommande året
Detta gäller både på medarbetar- och teamnivå.
Vad är din medarbetare mest entusiastisk över att uppnå under det kommande året?
Har de en specifik roll i åtanke? Eller kanske ledarskap eller specialistutbildning?
Uppmana dem också att reflektera över sin roll i teamet. Utforska möjligheterna att omedelbart röra sig i önskad riktning.
Om de till exempel siktar på att bli teamledare, kan de då börja med att handleda en mer junior kollega nu? Eller vara involverad i introduktionen av nyanställda?
Anpassning till företagets strategi
Vart är ni på väg som företag?
Bidrar din medarbetares individuella mål till att nå dit?
Om det inte finns någon samsyn kan du undersöka hur du kan hitta en kompromiss.
Avsätt tid för öppen diskussion eller feedback
mötet bör ha en positiv ton för att motivera medarbetaren inför det nya året. Med detta sagt bör mötet också reda ut eventuella missförstånd eller kvardröjande konflikter.
📝 Stjäl vår mall för en agenda för ett enskilt möte i slutet av året som en genväg för din planering. Du hittar information om hur du startar ett möte i slutet av året, viktiga diskussionspunkter för medarbetarutveckling och mycket mer.
➡️ För fler mallar för enskilda möten, kolla in våra omfattande mötesguider, t.ex. veckovisa avstämningar och kompensationssamtal. Och om du behöver inspiration till frågor om enskilda möten så har vi något för dig också!
👯🏽 Vilka aktiviteter kan jag inkludera i ett årsavslutningsmöte på teamnivå för att göra det mer engagerande och meningsfullt?
Efter ett år av hårt arbete känns det bra att kröna årets sista teammöte med några lättsamma aktiviteter.
Här är några roliga och engagerande idéer som du kan ta med dig till ditt möte i slutet av året:
- Tacksamhetsvägg - Låt alla dela med sig av en sak de uppskattar till varje anställd! Valfritt: Skriv ner det och låt varje medarbetare få positiva kommentarer från sina kollegor. Detta kan göras i förväg, och tacksamhetskorten delas ut under mötet i slutet av året. Om du tror att ditt team skulle känna sig bekväma kan du låta alla dela med sig av sin positiva feedback under mötet. Du kan också använda programvara som Kudo och skapa en Kudo-tavla som varje medarbetare får behålla!
- Brainstorming för det kommande året - låt kreativiteten flöda! Helst delar du in dina teammedlemmar i mindre grupper som sedan kan träffas och dela med sig av sina resultat. Även om brainstorming kan förknippas med gränslöshet kan det vara en bra idé att nämna eventuella begränsningar, t.ex. budget och anpassning till företagets värderingar och regler. På så sätt utnyttjar du den kreativa energin på bästa sätt.
- En rolig, informell avslutning på året - Om du har ett team som arbetar på distans kan du ordna en virtuell happy hour. Skicka ett presentkort på mat (och dryck) till alla om budgeten tillåter. På så sätt kan alla välja mat och dryck som passar deras kostpreferenser, och ni kan dela en virtuell julmiddag.
- Företagsretreat - Om du har en budget att röra dig med och kan flyga in medarbetare på distans kan det vara en oförglömlig upplevelse att avsluta året med en retreat. Det hjälper dina anställda att knyta kontakter och stärka teamkänslan, vilket kan vara extra värdefullt om dina teammedlemmar aldrig har träffats personligen. Det kräver mycket mer planering och logistik (och ekonomi) än de andra alternativen, men belöningarna kommer att matcha!
- Ett roligt quiz för att lära känna dina kollegor bättre - Reglerna är enkla: alla turas om att berätta två sanningar och en lögn om sig själva, och låter de andra gissa vilken som är lögnen.
- Virtuella skattjakter kan skapa spänning och skratt och leda till intressanta samtal. Sätt en deadline och uppmana varje person att samla in udda saker. Överväg att lägga till en säsongsbetonad touch genom att inkludera en ful juldekoration eller en julmat. Ge priser till dem som samlat ihop flest saker inom tidsgränsen, och ha bonuspriser för kreativitet.
- Virtuellt escape room - Ett roligt sätt att få människor att tänka, lösa problem och samarbeta! Dela in dina medarbetare i team och låt dem gå igenom virtuella escape rooms. Många program och appar har färdiga rum med olika teman och svårighetsgrader.
👥 Hur avslutar man ett möte på ett positivt sätt?
Det sista intrycket är ofta det som dröjer sig kvar. Det betyder att även om du berättar nio positiva saker för din medarbetare men avslutar med något negativt, kommer de att lämna mötet med en lite dålig smak i munnen.
Lyckligtvis kan detta undvikas om du vet hur du avslutar mötet på ett positivt sätt!
Här är några exempel på vad du kan tänka dig att ha med på ditt teammöte i slutet av året:
- Gå igenom åtgärdspunkterna för varje person och lämna utrymme för frågor. Ingen vill lämna ett möte med en känsla av att vara mer förvirrad än före mötet. Men det finns en känsla av avslut och tillfredsställelse när ni lämnar mötet med klarhet om hur ni ska gå vidare som team, och alla vet vad de ska göra härnäst.
- Ställ en rolig fråga och turas om att svara. För mötet i slutet av året är en given fråga: vad ska du göra på semestern? Du kan också välja något mindre, som "vad var ett oväntat ögonblick som fick dig att skratta förra veckan?".
- Gör en kort andningsövning. Om du befinner dig i en intensiv period, t.ex. en lansering eller säljkampanj, kan några minuters avkoppling och lugnande andning göra stor skillnad för ditt allmänna humör och välbefinnande.
- Lyft fram de positiva prestationerna. Påminn dina medarbetare om hur långt ni har kommit sedan ett par veckor eller månader tillbaka. Tacka alla för deras hårda arbete och bidrag under året, och uppmuntra dem att vila och gå offline under sin ledighet. De förtjänar det!
➡️ Håll meningsfulla möten med Zavvy
Zavvy hanterar allt som rör dina personliga möten: planering, organisation, utskick av inbjudningar och påminnelser om möten, insamling av feedback och mycket mer.
Med vår programvara för personliga möten har du allt på ett ställe! Du behöver inte skapa flera kalkylblad som ingen känner till eller tittar på.
📅 Boka en demo för att se hur Zavvy kan hjälpa dig att hålla mer engagerande och produktiva möten.